Способы отчетности в Project Server и Project Online

Алексей Просницкий, РМР, MVP

Всегда Заказчика при внедрении Project Server / Project Online интересует какой способ отчетности
исполнителей выбрать, для того чтобы сопротивление отчитывающихся было минимально, или
для того чтобы правильно держать руку на пульсе проектов, или вообще просто Заказчик не знает
какой способ выбрать.

Поэтому я решил в данной статье описать какие есть способы отчетности в Project Server / Project
Online и как нужно настраивать тот или иной способ отчетности, а также какой способ отчетности
выбирать в зависимости от видов проектов (строительных, ИТ, организационных).

В Project Server / Project Online есть два способа отчетности:

1. Отчетность только по задачам проекта. Ведется в представлении «Задачи».

2. Отчетность по задачам проекта и административным (организационным/непроектным)
часам. Ведется в представлении «Расписание».

Выбирать способ отчетности только по задачам проекта, нужно в том случае, если вашу компанию
интересует, чем занимаются ваши сотрудники/подрядчики по проектам, и соответственно не
интересует, чем занимаются сотрудники в своей непроектной/административной (учеба, отпуск,
техническая поддержка) деятельности.

Выбирать отчетность в представлении «Расписание» нужно если вас также будет интересовать,
чем занимаются ваши сотрудники в свободное от проектов время, или вы платите, или вам платят
заработную плату на основании фактически отработанных часов

Итак, рассмотрим более подробно способ отчетности по задачам проекта.

1. Отчетность в представлении «Задачи»

Есть три способа отслеживания задач проекта, которые могут быть выбраны на уровне настроек
Project Server / Project Online:

 Процент завершения по трудозатратам.

 Фактические трудозатраты и оставшиеся трудозатраты.
 Часы трудозатрат за период, Рисунок 1.

Рисунок 1. Способы отслеживания задач проектов в Project Server / Project Online

В случае, же если нет обязательств на уровне настроек по использованию того или иного способа,
каждый руководитель проекта при создании проекта должен выбрать способ отчетности для
собственного проекта, Рисунок 2.

Рисунок 2. Выбор способа отслеживания задач в проекте

1.1. Способ отчетности «Процент завершения по

трудозатратам»
Способ отчетности «Процент завершения по трудозатратам» используется если вам не интересно
знать сколько конкретно времени (часов, дней) отработали ваши исполнители по задачам проекта,
а вас устраивает приблизительная оценка сколько было сделано в процентах и сколько осталось.
Почему приблизительная? Потому что оценить, что исполнитель отработал 35%, 40%, 45% очень
тяжело. Или как оценить процент выполнения 65%, 70% или 75%? Поэтому в данном способе
будет очень много субъективизма, несмотря на то, что он самый легкий и быстрый для
отчитывающегося. Также преимуществом данного способа является возможность, при интеграции
Project Server / Project Online с Exchange Server / Exchange Online, отчитываться непосредственно в
Outlook. В профиле каждого исполнителя можно отчитаться по задачам проекта именно этим
способом, Рисунок 3.

Рисунок 3. Отчетность по задачам исполнителя в профиле исполнителя

Для комфортного ввода данных и для того, чтобы держать руку на пульсе всех изменений по
задачам проекта, необходимо, для раздела «Задачи» создать новое представление со следующими
столбцами:

 Название проекта;
 Иерархия задачи (показывает название суммарной задачи);
 СДР;
 Название задачи;
 Базовое начало (без права редактирования) для назначения;
 Фактическое начало для назначения;
 % трудозатрат;
 Оставшиеся трудозатраты для назначения;
 Фактическое окончание для назначения;
 Состояние процесса.

При отчетности по проценту завершения по трудозатратам, информация об исполнении по задаче

собирается следующим образом:

1. Вводится фактическое начало задачи;

2. Вводится оценочный процент завершения по трудозатратам;
3. Если задача не окончена, корректируется значение оставшихся трудозатрат;
4. Если задача окончена, вводится фактическая дата окончания задачи.

Рисунок 4. Представление для отчетности через процент завершения по трудозатратам

Стоит обратить внимание, что если по проекту выбран способ отчетности «Процент завершения
по трудозатратам» возможен ввод только процента исполнения по трудозатратам, так как система
блокирует ввод фактических трудозатрат.

Важным недостатком данного способа является то, что компании будет очень тяжело накопить
базу знаний по фактической длительности или фактическим часам для создания типовых
шаблонов с заранее определенными примерными длительностями и часами. Как следствие,
внедрить в компании ресурсное управление, когда внутри компании никто не знает фактически
потраченное время, будет невероятно сложно.

1.2. Способ отчетности «Фактические трудозатраты и

оставшиеся трудозатраты»
Способ отчетности «Фактические трудозатраты и оставшиеся трудозатраты» является немного
более трудоемким способом, чем «Процент завершения по трудозатратам», так как исполнителю
нужно не писать «субъективный» процент завершения, а писать сколько он часов уже отработал
по той или иной задаче, т.е. задумываться о фактически потраченных часах, что невероятно
сложно, так как «вскрывается» подноготная занятости, а это многим может не понравиться.

Для комфортного ввода данных и для того, чтобы держать руку на пульсе всех изменений по
задачам проекта, необходимо создать новое представление со следующими столбцами:

 Название проекта;
 Иерархия задачи (показывает название суммарной задачи);
 СДР;
 Название задачи;
 Базовое начало (без права редактирования) для назначения;
 Фактическое начало для назначения;
 Фактические трудозатраты для назначения;
 Оставшиеся трудозатраты для назначения;
 Фактическое окончание для назначения;
 Состояние процесса.

При отчетности по фактическим и оставшимся трудозатратам, информация об исполнении по

задаче собирается следующим образом:

1. Вводится фактическое начало задачи;

2. Вводится фактические число отработанных часов;
3. Если задача не окончена, корректируется значение оставшихся трудозатрат;
4. Если задача окончена, вводится фактическая дата окончания задачи.

В случае если в вашей компании выбран способ отчетности «Фактические трудозатраты и

оставшиеся трудозатраты» система блокирует ввод процента завершения по трудозатратам и
разблокирует ввод фактически отработанных часов.

Недостатком данного метода является тот факт, что если задача длится больше двух учетных
периодов, то исполнителю нужно будет к сумме фактически введенных часов за первый учетный
период, прибавлять сумму отработанных часов за новый учетный период, поэтому чтобы вести
учет фактически отработанных часов за каждый учетный период, используется третий способ
отслеживания «Часы трудозатрат за период».

1.3. Способ отслеживания «Часы трудозатрат за период»

Данный способ отслеживания наиболее трудоемкий для исполнителя, так требует, чтобы
исполнитель вводил фактические отработанные часы за каждый рабочий день по той или иной
задаче проекта. А это не просто, так как к концу учетного периода (например, к пятнице) можно
забыть, чем ты занимался в начале учетного периода (например, в понедельник).

Но этот способ наиболее четко и ясно позволяет видеть кто, что, когда и в какой день сделал по
той или задаче как во временном измерении, так и в объемах. Так если у вас стоит задача, чтобы
вносилась информация, сколько кубов бетона было залито каждый день за неделю или сколько
часов каждый день за неделю было отработано подрядчиком, то единственный способ
отслеживания, который будет вас удовлетворять, это данный способ отслеживания «Часы
трудозатрат за период».

Также, если в вашей компании стоит задача внедрения ресурсного управления по проектам,
только при данном способе отслеживания вы сможете видеть, кто и сколько времени потратил в
разрезе любого временного периода.
При данном способе отчетности, необходимо, чтобы администратор настроил вам представление
по задачам со следующими столбцами:

 Название проекта;
 Иерархия задачи (показывает название суммарной задачи);
 СДР;
 Название задачи;
 Базовое начало для назначения (без права редактирования);
 Базовые трудозатраты для назначения (без права редактирования);
 Фактические трудозатраты (будет заблокировано системой, но отображать фактические
трудозатраты с накопительным итогом)
 Оставшиеся трудозатраты для назначения;
 Состояние процесса, Рисунок 5.

Рисунок 5. Режим отчетности «Часы трудозатрат за период»

При отчетности «Часы трудозатрат за период», информация об исполнении по задаче собирается

следующим образом:

1. В повременное представление вводится фактическая информация об отработанных часах,

при этом день, когда были введены первые часы, будет считаться днем фактического
начала;
2. Если для задача не окончена в учетном периоде, при необходимости корректируется
значение оставшихся трудозатрат;
3. Если задача окончена, необходимо после ввода часов в повременном представлении
обнулить значение оставшихся трудозатрат.

В случае если в вашей компании выбран способ отчетности «Часы трудозатрат за период» система
блокирует ввод процента завершения по трудозатратам и фактических трудозатрат.

Важно помнить, что если вы в проекте поменяете способ отслеживания, то созданные до момента
смены способа отслеживания задачи по-прежнему будут использовать первоначально выбранный
способ, и только по вновь созданным задачам можно будет отчитываться по новому способу
отслеживания.

2. Отчетность в представлении «Расписание»

Выбирать способ отчетности в представлении «Расписание» необходимо в том случае:

1. Если вы хотите собирать отчетность не только по проектам, а по административной

деятельности;
 2. Если вас интересует еще управление задачами (например, техническая поддержка).
3. Если вы хотите внедрить ресурсное управление.

В принципе, третье вытекает из первого. Только поняв, куда «уходят» часы ваших сотрудников по
факту, вы сможете начать планировать загрузку вашего персонала.

Методология отчетности в представлении «Расписание» полностью идентично методологии

отслеживания задач по проектам через способ «Часы трудозатрат за период».

Т.е необходимо, чтобы администратор настроил вам представление для учета расписания со
следующими столбцами:

 Название проекта;
 Иерархия задачи (показывает название суммарной задачи);
 СДР (по желанию);
 Описание или название задачи;
 Базовое начало;
 Базовые трудозатраты;
 Фактические трудозатраты;
 Оставшиеся трудозатраты для назначения;
 Состояние процесса;
 Назначение (рабочий) Рисунок 6.

Рисунок 6. Отчетность через расписания

Кроме преимущества, что благодаря расписанию вы поймете кто чем занимается, для
исполнителей отчитываться в расписании удобней, так как исполнитель видит отдельно взятый
отчетный период и те задачи, на которые он запланирован в данном учетном периоде, в отличие от
отчетности по задачам, когда в представлении «Задачи» пользователь видит все задачи, что
нередко приводит к затрудненному поиску нужной задачи и перегруженности информацией. Но в
представлении «Расписание» нельзя вводить отчетность по материальным ресурсам, поэтому для
строительных проектов можно использовать совмещение способов отчетности как по задачам, так
по административным часам (Расписание).

Итак, подытожим:

1. Если вам нужно отслеживать исполнение только по проектам, то вы:

1. Выбираете способ отслеживания «Процент завершения по трудозатратам» если вам
достаточно просто быть в курсе статусов по задачам проектов и точность
предоставления фактических данных не важна;
 2. Выбираете способ отслеживания «Фактические трудозатраты и оставшиеся
трудозатраты», если вы хотите владеть информацией о том, сколько точно времени
исполнители тратят на задачи проекта.
3. Выбираете способ отслеживания «Часы трудозатрат за период», если вы хотите
знать, какими задачами по проектам в течении учетного периода с точностью до
часов в день занимались исполнители или вы хотите внедрять ресурсное управление
на уровне проектов.
2. Если вы хотите внедрять ресурсное управление на уровне организации или вам нужно
вести постоянный учет рабочего времени сотрудников, рекомендуется внедрять отчетность
через «Расписания».

Какие же бизнес-процессы вшиты в тот или иной способ отчетности можно узнать в следующей
статье «Бизнес процессы отчетности исполнителей в Project Server / Project Online»

Бизнес процессы отчетности исполнителей в Project Server /

Project Online
Алексей Просницкий, РМР, MVP

При работе в среде Microsoft Project Server или Microsoft Project Online очень часто у начинающих
пользователей, руководителей проектов, администраторов возникают вопросы связанные с
организацией процессов отчетности по задачам проекта и административным задачам.

В данной статье я опишу «зашитые» компанией Microsoft бизнес-процессы по отчетности

исполнителей.

Как вам может быть известно или не известно, в Microsoft Project Server 2013 и Microsoft Project
Online есть два способа отчетности:

1. Отчетность только по задачам проекта в представлении «Задачи»;

2. Отчетность по задачам проекта и непроектной деятельности в представлении
«Расписание».

Каждый из способов отчетности подразумевает определенную процедуру или бизнес-процесс

связанный с тем, что происходит после того, как исполнитель отчитался о своей работе и нажал
кнопку «Отправить», Рисунок 1.
 Рисунок 1. Способыотчетностив Microsoft Project Server и Project Online

Итак, давайте разберем, что же происходит после нажатия кнопки «Отправка» или «Отправить
состояние».

В случае, если в вашей компании отчитываются только по задачам проекта, а функционал

расписаний отключен и не используется, то при нажатии кнопки «Отправить состояние»
обновленное состояния задачи (например, информация о фактической дате начала, фактических
трудозатратах и др) уходит:

1. Или управляющему назначением по конкретной задаче, Рисунок 2. Обратите внимание,

уходит не руководителю проекта, а управляющему назначением.

Рисунок 2. Управляющие назначениями или утверждающие отчетность по задачам проекта

1. Или, если включены правила на автоматическое утверждение, обновления уходят в план-

график проекта, Рисунок 3.
 Рисунок 3. Правило с автоматическим утверждением состояния задач

В случае, же если в вашей компании ведется отчетность, как по задачам проекта, так и по
непроектному времени, бизнес-процессы отчетности должен выглядеть следующим образом:

1. Первый вариант:
1. После ввода отчетности по задачам в представлении «Задачи», исполнитель
сохраняет и отправляет на утверждение обновленные состояния по задачам
управляющему назначению;
2. Исполнитель переключается в представление «Расписание» и обязательно
импортирует данные о плановых и фактических часах по задачам;
3. Исполнитель отчитывается в представление «Расписание» об административных
задачах, сохраняет и отправляет на утверждение утверждающему расписания.
2. Второй вариант:
1. Исполнитель отчитывается в представлении «Расписание» об административных
задачах и задачах проекта, сохраняет и отправляет на утверждение «Расписание»
утверждающему расписания;
2. Исполнитель переключается в представление «Задачи» и обязательно импортирует
данные о фактических часах по задачам из представления «Расписание»;
3. Исполнитель сохраняет и отправляет на утверждение обновленные состояния по
задачам управляющему назначению, Рисунок 4.
 Рисунок 4. Бизнес процесс при стандартном режиме отчетности

При желании можно сократить количество «кнопконажатий». Для этого, в «Параметрах сервера –
Управление временем и задачами - Параметры и значения по умолчанию для расписания» нужно
поставить галочку «Режим одной задачи» (SingleEntryMode).

В этом случае, бизнес-процесс отчетности будет выглядеть следующим образом:

1. Исполнитель отчитывается в представлении «Расписание» об административных задачах и

задачах проекта;
2. Исполнитель сохраняет и отправляет обновленные данные утверждающему, Рисунок 5. Т.е.
данные по задачам уходят на утверждение утверждающему расписания, а данные по часам
уходят утверждающему назначения, после каждый утверждающий должен или утвердить
или отклонить полученные данные.
 Рисунок 5. Бизнес процесс при режиме отчетности «Режим одной задачи»

Единственное, нужно помнить, что при выбранном способе отчетности «Режим одной задачи»,
исполнители не смогут отчитываться через % завершения или фактические/оставшиеся часы. Им
будет дана возможность ввода фактических значений за каждый рабочий день или рабочую
неделю, в зависимости от настроек в представлении «Расписание». Также при режиме отчетности
«Режим одной задачи» рекомендуется из панели быстрого доступа убрать ссылку «Задачи», чтобы
у исполнителей не возникало постоянного желания и соблазна там отчитываться.