УДАЛЕННЫЕ СРЕДСТВА

КОММУНИКАЦИИ

ПАО «Газпром нефть»

Дирекция по геологоразведочным работам и развитию ресурсной базы

25.03.2020
Стандартные средства коммункации vs. «Удаленка»

● Календарь Outlook Календарь Outlook | Календарь Google

● Совещания Менеджеры задач

● Чаты Skype for business Чаты

● Стационарный телефон Мобильный телефон

● ВКС Cisco ВКС

● Электронная почта Microsoft Outlook Электронная почта

● СЭД СУДИР | Электронная почта

● Жесткий диск/сетевые папки Электронная почта

Газпром нефть 2
Основные правила
РАСПИСАНИЕ
РАБОТЫ
900 – 1800
По согласованию с руководителем
рабочий день может начинаться
так же в 800, 900 или в 1000
После 1800 работать
не рекомендуется
Все звонки планируйте
на период 1100 - 1600 часов
Сотрудники должны быть
доступны для звонков
в этот период
Асинхронная работа по времени –
неэффективна и нарушает темп
работы команды
Основной способ фиксации договоренностей
Почта Трекер задач
На все письма необходимо
отреагировать внутри дня
Для фиксации встреч и конференций
использовать
Календарь Чат
Если вы планируете присутствовать, то необходимо
ее принять
Если не планируете, то отклонить
Календарь должен быть открыт для просмотра
сотрудникам внутри команды
Перед тем, как позвонить по телефону или видеосвязи
коллеге сначала договоритесь по почте, в чате или
назначьте соотвестствующее событие в календаре
Газпром нефть 3
Основные принципы удаленных коммуникаций
ПОЧТА
Это основной инструмент фиксации
договоренностей
Если нет возможности дать полноценный ответ
внутри рабочего дня, то необходимо дать
уточняющий ответ со сроком, например:
— «Добрый день! С точным ответом
вернусь не позднее завтрашнего дня»
Для решения вопросов, в которые вовлечены
более 4 участников, следует использовать
конференц-звонки или более быстрые каналы
связи, например мессенджеры.
Все договоренности и итоги конференций
фиксируются в почте закрепляющим письмом,
коротким мемо.
Почта: Outlook (exchange сервер),
мобильная почта, СУДИР (СЭД)
ВЫЗОВЫ
При ведении операционной работы над
проектами, следует заводить отдельный
чат под каждый проект.
Мессенджеры теряют свою эффективность
при наличии в чате больше 10-12 человек.
Менеджерам проектов следует
модерировать активность в чатах.
Вопросы по проектам следует решать
в публичных чатах, а не в личных
сообщениях.
Важные ссылки, файлы и прочие материалы
лучше оформлять в Закрепленное
сообщение для быстрого доступа
Чаты: Whatsapp, Telegram, Slack
ВИДЕО-КОНФЕРЕНЦИИ
Звонок модерирует тот, кто создал приглашение.
В описании приглашения, обязательно укажите
повестку и перечень вопросов для обсуждения.
При общении в мессенджерах, отправляйте
ссылку на видеозвонок и в почту,
и в мессенджер. Всегда заранее проверяйте
наличие ссылки на подключение, чтобы не
сбивать тайминг. Желательно отключать звук
микрофона, если в данный момент вы не
разговариваете. Из-за вашего микрофона могут
быть шумы в конференции. При необходимости,
используйте функционал Демонстрации экрана
для презентаций.
После звонка, обязательно зафиксируйте
договоренности в закрепляющем письме
плюс таск-трекере
ВКС: Zoom, Skype
Газпром нефть 4
Trello – Web и Мобильное приложение

Газпром нефть 5
Доска задач
Цифровые проекты

Газпром нефть 6
Пример задачи

1 Создайте задачу

2 Назначьте исполнителя

3 Установите срок

4 Сделайте описание (если нужно)

5 Добавьте чек-лист

6 Вложите документ (если нужно)

7 Обсудите задачу с коллегами в чате Slack

8 После выполнения, переместите задачу

в «Done»

Газпром нефть 7
Чат Slack – обсуждение задачи с командой

Газпром нефть 8
ZOOM – система ВКС

Газпром нефть 9
 • Возможность
присоединиться до 100
пользователей
• Наличие мобильного
приложения
• Высокое качество связи
• Возможность трансляции
рабочего стола
• Интеграция с MS Outlook

ZOOM
Пример работы
сервиса

Газпром нефть 10
Telegram vs. WhatsApp

9k

Cоздание Telegram-канала ДГРРиРРБ ГПН Приложениe WhatsApp для ноутбука и

для общих оповещений смартфона

Газпром нефть 11
Cтандартный daily workflow vs. «Удаленка»

1. Приди в офис 1. Оставайся дома

2. Проверь почту Microsoft Outlook 2. Проверь почту Microsoft Exchange
3. Назначь еженедельное совещание 3. Проверь канал/группу Telegram Whatsapp
Microsoft Outlook 4. Назначь совещание в календарь
4. Проведи совещание: собери текущую Outlook Google
информацию, cформируй список задач, 5. Проведи совещание, собери текущую информацию
назначь ответственных
ВКС ZOOM Skype
5. Обсуди задачи с коллегами
6. Cформируй список задач, назначь ответственных
6. Проведи совещание с партнерами
Trello
Телефон ВКС Cisco
7. Обсуди задачи в чате Telegram Whatsapp Slack
7. Ответь на почту Microsoft Outlook
8. Ответь на почту Microsoft Exchange
8. Согласуй документы СЭД/SAP
9. Согласуй документы СУДИР MS Exchange
9. Подготовь документ/презентацию
Google Disk Облако mail.ru Яндекс.Облако
10. Отправь документ, презентацию
10. Подготовь документ/презентацию на ноутбуке
Microsoft Outlook
11. Отправь документ, презентацию Microsoft Exchange

Газпром нефть 12
Плюсы и минусы коммуникационных каналов в сравнении с
личным общением
+ −
● Можно организовать групповые чаты
● Нет ограничений по количеству принятых/отправленных
сообщений
● Доступна передача файлов
● Сотрудник может прочитать эту информацию не в любое
время, а не только на рабочем месте,
● Открывает возможности для менее общительных людей
● Сокращение времени и преодоления расстояния как
барьера для осуществления корпоративной
коммуникации
● Могут присутствовать функции голосовой и видеосвязи
● Руководство может периодически проводить опросы
(например, опрос с выбором места для проведения Дня
Геолога)
● Электронная переписка не всегда гарантирует
конфиденциальность
● За большим потоком сообщений может потеряться
что-то более важное
● Большой расход заряда аккумулятора при активном
подключении к сети
● Расход внутренней памяти устройства на хранение
переписки и обновлений мессенджера
● Требуется стабильное подключение к интернету
● Переписку можно трактовать неверно
● Большое количество писем полностью или частично
одинакового содержания может привести к их
игнорированию
● Может возникнуть излишняя увлеченность
работников перепиской
Газпром нефть 13
Пользовательский опыт использования приложений в условиях
удаленной работы
ЧТО ХОРОШО ЧТО ПЛОХО

• Все им пользуются и легко создаются чаты по общим • За большим потоком сообщений может потеряться что-то
WhatsApp интересам. более важное.
• Есть онлайн и декстоп-версии. • Сложно искать нужную информацию.

• Передача файлов любого формата. • Пользуются немногие.

• Безопасность. Авторы пообещали вознаграждение в 200.000$ • У кого есть, как правило, подписан на большое количество
Telegram тому, кто сумеет взломать код и прочитать их переписку. новостных telegram-каналов – рабочие вопросы теряются
• Есть возможность создавать каналы. в них.

• В бесплатном аккаунте есть все для успешной работы по • Не хватает интеграций с другими сервисами - например гугл
проектам. доксами или ватсапом.
Trello • Возможность применять канбан. • Не очень назойлив, соответсвенно если человек не
• Простой и удобный в освоении функционала. замотивирован работать в этом задачнике - будет забывать.

• «Не заходит», потому что появляется слишком много

• Удобен в качестве обсуждения задач и карточек из Trello
Slack приложений для обсуждения наряду с Trello, WhatsApp и т.д.
путем создания отдельных веток.
• Англоязычный интерфейс.

• Синхронизирован с рабочей почтой в Outlook. • Связь плохого качества.

Skype • Является корпоративным способом коммуникаций внутри • Чтобы создать встречу в Outlook нужен СУДИР, который
КСПД. работает нестабильно.

• Лучшее качество из всех доступных бесплатных сервисов

ZOOM • В бесплатной версии ограничение по сессии – 40 минут.
для видеоконференций.

Газпром нефть 14
Преимущества мессенджеров перед прочими средствами
электронной коммуникации

Знание номера телефона того, с кем

происходит общение.
Номеров телефона у человека чаще всего
не больше двух и он более долгосрочен, в
отличие от адреса электронной почты,
который легко сменить или забыть пароль.
Мгновенные уведомления на устройстве
пользователя, то есть уверенность в том, что
сообщение будет быстро прочитано гораздо выше.
Это особенно важно для принятия оперативных
решений.

В мессенджерах есть возможность оперативно

пересылать, не только текст, но и изображения,
Конфиденциальность — по сравнению с
видео, местоположение.
общением в прочих системах.
Плюс ко всему, присутствует возможность
В мессенджерах обеспечивается приватность
позвонить при необходимости абсолютно
необходимая для более личных вопросов.
бесплатно вне зависимости от региона,
в котором находятся участники коммуникации.

Возможность общения в реальном времени и с

задержкой, то есть если сообщение в
мессенджере было отправлено в нерабочее
время, то можно ответить как сразу, так и позже.
Это считается более-менее приемлемым.

Газпром нефть 15
Cравнение средств коммуникации и управления проектами

WhatsApp Telegram Trello Slack Skype ZOOM

Удобство эксплуатации

Групповые чаты

Групповые видеозвонки

Управление проектными
задачами

Обмен файлами

Конфиденциальность

Газпром нефть 16
Оптимальный набор, которого будет достаточно для организации
удаленной работы

Удаленный Осуждение Формирование Совместное Telegram- Оперативные Ежедневные

доступ к проектных задач и трекинг формирование канал командные планерки
корпоративной с привязкой проектных задач и редактирование ДГРРиРРБ коммуникации и совещания
почте к карточкам с указанием документов для общих без исполь- по видеосвязи
Trello ответственных оповещений зования
сотрудников информации КТ

Условно бесплатно

Газпром нефть 17
Предлагаемые действия

1 Установить на рабочие ноутбуки Trello ZOOM Skype

Зарегистрировать core team дирекции, создать доски по ключевым направлениям,

2
назначить администратора задач, создать общие правила для работы на досках задач Trello

3 Установить на ноутбуки и мобильные устройства сотрудников

Trello ZOOM Skype WhatsApp Telegram Slack
4 Создать учетные записи

5 Создать официальный канал в Telegram для уведомления Дирекции ГРР

Разрешить скачивать документы с жестких дисков на ноутбуки при условии не нарушения

7 режима КТ

8 Разрешить использование чатов/облачных сервисов при условии не нарушения режима КТ

9 Использовать для согласования документов рабочую почту вместо СЭД

10 Провести короткий курс обучения по работе со средствами связи

Газпром нефть 18
Полезные ссылки

Trello
http://www.trello.com/

Skype
https://www.skype.com/ru/

ZOOM
https://zoom.us/download

Whatsapp
https://www.whatsapp.com/download/

Telegram
https://tlgrm.ru/apps

Slack
https://slack.com/intl/en-ru/downloads/windows

Газпром нефть 19