Вы находитесь на странице: 1из 16

Логотип Название Компании

Компании ИТ подразделение Компании

РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО


ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ КОМПАНИИ

для служебного пользования


Логотип
Компании Название Компании
ИТ подразделение Компании

Владелец документа

Ф.И.О.

Подразделение

Должность

Ф.И.О. непосредственного руководителя

Должность непосредственного руководителя

Контроль версий

Номер Статус Дата Автор Описание изменений

РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ КОМПАНИИ


для служебного пользования
Стр. 2 из 16
Логотип
Компании Название Компании
ИТ подразделение Компании

СОДЕРЖАНИЕ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.......................................................................................................................4
1.1. Введение.......................................................................................................................................4
1.2. Термины и сокращения...............................................................................................................4
1.3. Область применения....................................................................................................................4
1.4. Ответственность..........................................................................................................................4
1.5. Источники разработки.................................................................................................................4
1.6. Методология.................................................................................................................................5
2. ОБЩАЯ СХЕМА ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В СЭД.........................................................6
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ В СЭД КОМПАНИИ.................................................................7
4. СТРУКТУРА УСЛОВНО – ПОСТОЯННОЙ ИНФОРМАЦИИ.......................................................8
5. ОПИСАНИЕ РОЛЕЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ СЭД................................................................................9
6. ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ И КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ В СЭД КОМПАНИИ...............10
7. ПРИНЦИПЫ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С ДЗО....................................................................................11
8. ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ.........................................................12
9. ДОКУМЕНТАЦИЯ И ОТЧЕТНОСТЬ..............................................................................................13
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1. Общая схема прохождения документов в СЭД Компании..................................14
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2.Владельцы справочников СЭД...............................................................................15

РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ КОМПАНИИ


для служебного пользования
Стр. 3 из 16
Логотип
Компании Название Компании
ИТ подразделение Компании

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Введение
Настоящий документ «Регламент использования электронного документооборота в
делопроизводстве Компании» (далее - Регламент) является частью системы управления
информационными технологиями Компании» (далее – Компания).
Настоящий Регламент определяет:
 описание общей схемы прохождения документов;
 описание ролей участников документооборота;
 описание условно-постоянной информации;
 принципы организации контроля исполнения документов;
 принципы взаимодействия с ДЗО.
Целью настоящего Регламента является повышение скорости, надежности и безопасности работы
электронного документооборота в делопроизводстве Компании.

1.2.Термины и сокращения
Применяемые в настоящем Регламента термины и сокращения используются в соответствии с
единым справочником терминов и сокращений в области информационных технологий Компании.

1.3.Область применения
Действие настоящего Регламента распространяется на корпоративный центр Компании, также
настоящий Регламент может использоваться для формирования собственных регламентов организации
электронного документооборота в ДЗО.

1.4.Ответственность
Ответственность за выполнение настоящего Регламента несет Руководитель ИТ подразделения
Компании.

1.5.Источники разработки
При подготовке настоящего Регламента за основу были взяты следующие материалы Компании:
 Документы регламентирующие ведение делопроизводства в Компании;
 Документы регламентирующие обеспечение сохранности служебной и коммерческой тайны в
Компании;
 Организационная структура Компании;
 Документы описывающие правила работы с СЭД компании.

РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ КОМПАНИИ


для служебного пользования
Стр. 4 из 16
Логотип
Компании Название Компании
ИТ подразделение Компании

1.6.Методология
Настоящий Регламент разработан специалистами Компании, на основе следующих подходов:
 СТ РК ИСО 15489-1 «Информация и документация. Оперативный учет. Часть 1. Общие
положения»;
 Закон Республики Казахстан “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”.

РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ КОМПАНИИ


для служебного пользования
Стр. 5 из 16
Логотип
Компании Название Компании
ИТ подразделение Компании

2. ОБЩАЯ СХЕМА ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В СЭД

Порядок прохождения документов в СЭД Компании ведется в соответствии с Документами


регламентирующими ведение делопроизводства в Компании.
Участие в процессе документооборота принимают все пользователи СЭД Компании, а также в случае
интеграции СЭД, пользователи СЭД в ДЗО. В общем виде участников документооборота можно
разделить на следующие роли:
Автор – пользователь СЭД, создающий документ и контролирующий процесс исполнения
документа;
Руководитель автора – руководитель Автора документа уровнем не ниже Руководителя
функционального подразделения;
Исполнитель – работник Компании, ответственный за исполнение документа;
Руководитель исполнителя – руководитель исполнителя документа уровнем не ниже Руководителя
функционального подразделения;.
Прохождение документов в СЭД Компании состоит из следующих этапов:
1. Автор документа создает документ в соответствии со своими полномочиями и служебными
обязанностями. Для документов требующих исполнения, формируется карточка задания,
содержащая требования к исполнению документа.
2. Руководитель автора согласовывает документ и передает его на дальнейшую работу
Руководителю исполнителя.
3. Руководитель исполнителя получает документ на исполнение и направляет его для работы одному
либо нескольким работникам своего подразделения.
4. Исполнитель документа по получению документа начинает работу над ним в соответствии с
условиями, оговоренными в документе. В рамках данного этапа возможно выполнение работ,
предоставление информации, ознакомление с содержимым документа и т.д. Этап исполнения
может производиться параллельно либо последовательно несколькими работниками Компании.
5. В ходе исполнения документа, Автор и Руководитель исполнителя ведут контроль исполнения
документа.
6. Приемка документа проводится Автором который определяет качество выполненных работ и в
случае удовлетворения всех требований оговоренных в документе снимает документ с контроля.
Общая схема прохождения документов в СЭД Компании, представлена в Приложении №1.Общая
схема прохождения документа в СЭД Компании.
Данная схема описывает общий процесс прохождения документов, в связи с этим следует учесть
следующие особенности:
 Исполнением может являться любое действие с документом (согласование, ознакомление,
предоставление информации и т.д.);
 Пользователь может выполнять одну либо более ролей одновременно.

РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ КОМПАНИИ


для служебного пользования
Стр. 6 из 16
Логотип
Компании Название Компании
ИТ подразделение Компании

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ В СЭД КОМПАНИИ

Для организации делопроизводства в СЭД каждое из подразделений Компании имеет собственную


базу данных Библиотека рабочих документов (далее – БРД). В БРД запрещается создавать и хранить
документы, не имеющие отношения к работе Компании, а также конфиденциальную информацию.
Структура БРД должна быть логически понятной и удобной для работы. Ответственность за
поддерживание структуры БРД в актуальном состоянии возлагается на работника подразделения
ответственного за делопроизводство. Изменения в структуру БРД должны вноситься только по
согласованию с руководителем подразделения.
Структура БРД будет состоять из обязательных и необязательных элементов. Обязательные
элементы структуры БРД, устанавливаются администратором СЭД и включают категоризацию по типам
документов и годам создания (Рисунок 1. Структура БРД).
БРД
Приказы Протокола Письма Служебные
записки

2008 2008 2008 2008

2009 2009 2009 2009

2010 2010 2010 2010

... ... ... ...

Рисунок 1. Структура БРД


Наличие и состав необязательных элементов БРД определяется самостоятельно в рамках каждого
подразделения.
Представления информации в базах данных БРД будет организована по следующим категориям:
 автор;
 исполнитель;
 дата;
 тип документа;
 проект;
 исполненные/неисполненные документы.

РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ КОМПАНИИ


для служебного пользования
Стр. 7 из 16
Логотип
Компании Название Компании
ИТ подразделение Компании

4. СТРУКТУРА УСЛОВНО – ПОСТОЯННОЙ ИНФОРМАЦИИ

В соответствии с функциональными обязанностями для каждого из справочников СЭД должно быть


назначено подразделение владелец. Список владельцев справочников приведен в Приложении № 2.
Владельцы справочников СЭД. Владелец справочника будет ответственен за поддержание справочника в
актуальном состоянии, в соответствии со следующими принципами:
 создание и редактирование элементов справочника будет производиться в соответствии с
правилами наименования;
 исключение дублирования элементов справочника.
Редактирование справочника производиться только его владельцем, на основании запросов от
структурных подразделений Компании. В запросе указывается характер и причина требуемых изменений.

РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ КОМПАНИИ


для служебного пользования
Стр. 8 из 16
Логотип
Компании Название Компании
ИТ подразделение Компании

5. ОПИСАНИЕ РОЛЕЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ СЭД

В СЭД Компании в зависимости от функциональных обязанностей пользователей назначаются


следующие роли:
 Работник подразделения – позволяет просматривать документы общего доступа, создавать и
отслеживать статус исполнения курируемых документов;
 Делопроизводитель подразделения1 – позволяет редактировать структуру БРД;
 Руководитель подразделения – позволяет просматривать все документы, создаваемые либо
исполняемые работниками подразделения, а также утверждать и распределять документы на
исполнение;
 Администратор справочника – позволяет редактировать данные справочника;
 Пользователь справочника – позволяет просматривать данные справочника;
 Работник канцелярии – позволяет принимать, регистрировать, распределять входящие документы
Компании контролировать ход исполнения контрольных документов, а также регистрировать
исходящие документы;
 Администратор СЭД – позволяет редактировать список учетных записей пользователей, изменять
структуру представления и обработки документов в СЭД.
Одному пользователю могут быть назначены одна или более ролей.
Каждая из перечисленных ролей может включать один или более наборов прав.

Для исполнения своих служебных обязанностей делопроизводителю подразделения также рекомендуется


предоставить права, Руководителя подразделения.

РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ КОМПАНИИ


для служебного пользования
Стр. 9 из 16
Логотип
Компании Название Компании
ИТ подразделение Компании

6. ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ И КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ В СЭД


КОМПАНИИ

С целью обеспечения выполнения требований своевременности и качества исполняемых документов,


в СЭД Компании должны быть определены следующие принципы контроля исполнения документов:
 При создании документа срок его исполнения устанавливается Автором документа в соответствии
со служебной необходимостью.
 В автоматическом режиме проводится напоминание Исполнителю и Автору о документах срок
исполнения, которых истекает.
 Исполнитель регулярно обновляет статус выполнения документа и своевременно извещает о
проблемах, возникших в ходе выполнения документа своего руководителя и Автора документа.
 Руководитель исполнителя проводит постоянный мониторинг работы своего подразделения
посредством обновляемой в режиме реального времени информации о ходе реализации
порученных к исполнении документов, работниками подразделения.
 В случае если документ не исполнен в срок либо исполнен ненадлежащим образом, о данном
факте, в автоматическом режиме уведомляется Руководитель исполнителя.
 В конце каждого месяца данные обо всех нарушений касательно сроков либо качества исполнения
документов в разбивке по подразделениям, в автоматическом режиме предоставляются
Руководителям функциональных направлений Компании.

РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ КОМПАНИИ


для служебного пользования
Стр. 10 из 16
Логотип
Компании Название Компании
ИТ подразделение Компании

7. ПРИНЦИПЫ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С ДЗО

Организация взаимодействия с ДЗО посредством СЭД должна быть организована на основе


следующих принципов:
 Независимость от платформы. Для интеграции СЭД Компании и ДЗО должны использоваться
общепринятые технологические стандарты.
 Прозрачность процесса. Работники Компании, курирующий исполнение документа в ДЗО,
должены получать информацию о назначенном исполнителе и статусе исполнения документа.
 Единство справочной информации. В процессе работы работники Компании и ДЗО по
возможности должны использовать общие регулярно обновляемые справочники.
 Единая точка приема/отправки документов. Обмен документами должен происходить через
соответствующие канцелярии Компании и ДЗО. Канцелярии Компании и ДЗО должны быть,
ответственны за контроль и регистрацию входящей/исходящей корреспонденции.

РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ КОМПАНИИ


для служебного пользования
Стр. 11 из 16
Логотип
Компании Название Компании
ИТ подразделение Компании

8. ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ

Настоящий Регламент согласовывается (порядок утверждения документов в соответствии с


внутренними политиками и распоряжениями Компании).
Пересмотр и обновление настоящего Регламента производится на ежегодной основе, а также в
случае внесения изменений в:
 функционал СЭД Компании;
 Организационная структура Компании;
 Документы регламентирующие ведение делопроизводства в Компании;
 Документы регламентирующие обеспечение сохранности служебной и коммерческой тайны в
Компании.
Работа по пересмотру настоящего Регламента вносится в ежегодный план работы ИТ подразделения
Компании. Об изменениях в настоящем Регламенте должны быть уведомлены все заинтересованные лица
структурных подразделений Компании.

РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ КОМПАНИИ


для служебного пользования
Стр. 12 из 16
Логотип
Компании Название Компании
ИТ подразделение Компании

9. ДОКУМЕНТАЦИЯ И ОТЧЕТНОСТЬ

В процессе организации делопроизводства в СЭД Компании применяются формы документов в


соответствии с Документами регламентирующими ведение делопроизводства в Компании.

РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ КОМПАНИИ


для служебного пользования
Стр. 13 из 16
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1. Общая схема прохождения документов в СЭД Компании

РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ КОМПАНИИ


для служебного пользования
Стр. 14 из 16
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2.Владельцы справочников СЭД

Справочник Владелец Описание Правила наименования

РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ КОМПАНИИ


для служебного пользования
Стр. 15 из 16
Лист согласования

Ф.И.О. Дата Подпись

РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ КОМПАНИИ


для служебного пользования
Стр. 16 из 16