Подготовка Пресс-конференции

Пресс-конференция — встреча официальных лиц (представителей деловых,

общественных, правительственных кругов) с представителями средств
массовой информации с целью информирования общественности по
актуальным вопросам.Вместе с тем, это встреча журналистов с
представителями государственных учреждений, общественно-политических
организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ
фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о своей
деятельности.

Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей, получение

информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения
версий с помощью вопросов.

Отметим, что пресс-конференция — лишь один из способов передачи

информации прессе и используется в основном:

1) для передачи развернутой информации по особенно важной теме, по которой у

журналистов могут возникнуть вопросы;

2) при предпочтительности личных информационных контактов журналистов с

официальными лицами.

Если информация представляет собой малозначимую новость, она может быть

передана в СМИ пресс-релизом и необходимости в пресс-конференции нет.

В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяется несколько

этапов, каждый из которых имеет характерные особенности.

Когда проводить пресс-конференцию? По мнению Д. Доти, наиболее подходящие

дни пресс-конференций — со вторника по пятницу, лучшие часы — с 14.30 до
16.30. С точки зрения С. Блэка, пятница — всегда неудачный день применительно
к центральным газетам, а лучшее время- 11.00-11.30 или 14.30-15.00.

Успешная подготовка и проведение пресс-конференции следуют правилам:

Дата и время проведения пресс-конференции выбираются с учетом времени

освещения информации утренними и вечерними газетами, радио и телевидением.
Начало в 11.00 утра позволяет вечерним газетам сделать краткое сообщение в
этот же день вечером, а утренним — на следующий день. В этом случае
центральная пресса отстает от своих вечерних конкурентов и электронных СМИ,
что может не нравиться журналистам центральных газет. Начало в 14.00
позволяет утренним газетам подготовить развернутое сообщение о пресс-
конференции на следующий день, а вечерние газеты отстают. День проведения
назначается, если есть выбор, так, чтобы не было совпадения по времени с
другими важными для общественности мероприятиями, способными отвлечь
публику от события проведения пресс-конференции;

Применительно к российским условиям, в идеале лучшие дни — вторник, среда и

четверг. Пятница плоха лишь тем, что если ваш материал не попал в субботние
газеты, то в следующий выпуск (вторничный, поскольку в воскресенье и
понедельник газеты не выходят) он, скорее всего, тоже не попадет, так как
«состарится». А у понедельника наряду с известными минусами имеются и свои
плюсы: в условиях относительного информационного голода, образовавшегося за
выходные дни, СМИ идут на информационные контакты в начале недели
довольно охотно.

Касательно времени: если вы хотите увидеть материал о пресс-конференции в

утренних газетах, начинайте пресс-конференцию в 11.00, 12.00 или максимум в
13.00; если вы ориентируетесь на телевидение, радио, еженедельники и
ежемесячники, часы проведения пресс-конференции не имеют значения; если же
у вас в руках действительно "горячая" новость, проводите пресс-конференцию в
любое время (утром, вечером, ночью, в субботу, воскресенье и т. д. — СМИ все
равно соберутся), при промедлении новость «остынет».

Оповещение СМИ. Когда есть время «для разбега», первый анонс стоит дать за
неделю, дубль — за два дня до пресс-конференции. Распространение анонса
менее чем за сутки до пресс-конференции приводит к сложностям с явкой СМИ,
если, конечно, новость не является "горячей". Рассылку анонсов-приглашений
лучше осуществлять вечером и ночью (когда каналы связи наиболее свободны) в
режиме автоматического факса с дублированием по электронной почте.

Так или иначе, СМИ извещаются о предстоящей пресс-конференции заранее —

сначала почтой (желательно, электронной), а затем по телефону. Извещение
должно быть четким и ясным: предмет (тема), дата, время и длительность, место
проведения конференции, докладчик, имя и должность специалиста ПР для
контакта, номер телефона. Иногда следует сообщить некоторые подробности,
убеждающие редактора в целесообразности освещения события. Если позволяют
сроки, извещение должно достичь адресата за 7—10 дней до пресс-конференции.
За день до проведения следует сделать телефонный звонок-напоминание;

Не стоит играть в фаворитов — приглашать нужно представителей из всех

основных организаций, передающих новости. Это — редакторы отделов новостей
газет, радио и телевидения, а также представители информационных агентств,
располагающие ресурсами для оповещения своих подписчиков по каналам
Интернет или телетайпной связи.

Тексты всех докладов должны быть отпечатаны заранее и быть доступными на

пресс-конференции для всех присутствующих. По её окончании эти тексты
рассылаются в газеты и журналы, представители которых не присутствовали на
конференции;
Как уже отмечалось, не позднее чем за сутки до пресс-конференции
целесообразно сделать контрольный обзвон СМИ, во всяком случае ключевых,
для выяснения вопросов: получено ли приглашение? планируется ли явка? не
нужна ли какая-то дополнительная информация?

Некоторые специалисты считают, что пресс-конференция предназначена только

для журналистов. Скажем, С. Блэк пишет о нежелательности приглашения на нее
"посторонних лиц", так как «это обычно не нравится журналистам». Однако вполне
допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не
являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это
лишь поднимает статус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в
СМИ.

Пресс-конференцию следует проводить в комнате для встреч (заседаний,

собраний), но не в чьем-либо офисе. Административные аудитории и комнаты для
собраний, бизнес-центры в отелях — удачное место для пресс-конференций.
Всем репортерам должны быть обеспечены стулья, а для телевизионных команд
— место для размещения камер. Докладчика (докладчиков) следует посадить за
стол или поставить перед ним(и) кафедру — где обычно размещаются микрофоны
и диктофоны. Импровизированная пресс-конференция может проводиться в
аэропорту, у здания суда или прокуратуры, а также в иных местах, если у
интервьюируемого нет другой возможности представить свою позицию широкой
общественности;

Длительность пресс-конференции должна быть объявлена заранее — чтобы

репортеры знали, сколько у них будет времени для вопросов. Тогда никто не
сможет жаловаться на недостаток времени;

Для дополнения презентации докладчика стоит подготовить сопутствующую

информацию, — пресс-кит (медиа-кит), включающий все относящиеся к
докладчику, предмету и организации материалы;

За час до пресс-конференции. Для представителя СМИ пресс-конференция

начинается уже тогда, когда он отправляется по указанному в вашем приглашении
адресу. Понятно, что место встречи он непременно найдет, однако от того, как
долго он будет его искать, зависит настроение журналиста, которое, в свою
очередь, может отразиться на характере материала. Поэтому не стоит
пренебрегать таким моментом, как изготовление указателей: объявления на
входе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и
комнаты; стрелок с текстом «пресс-конференция» внутри здания, таблички на
двери пресс-конференционного помещения и указателя «регистрация» на столе,
где фиксируется прибытие журналистов.

Уместен указатель «раздевалка», особенно если она расположена не на виду, в

противном случае журналисты будут проходить в зал одетыми и развешивать
одежду на стульях. Нагрудные указатели (баджи) с названием структуры, которая
проводит пресс-конференцию, фамилией, именем и отчеством сотрудника
должны иметь все организаторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут
обратиться по различного рода процедурным и иным вопросам.

На стол, за которым будут сидеть участники пресс-конференции,

ставятся таблички с их данными. При всей кажущейся простоте вопроса о тексте
на этих табличках оптимальные варианты встречаются не слишком часто.
Оптимум нарушается в сторону «недогруза», когда вместо имени-отчества пишут
только инициалы; в сторону «перегруза» — когда указывают должности и титулы.
Фамилия, имя и отчество ньюсмейкера (англ. newsmaker — человек, «делающий»
новости, интересная личность или носитель новостей), написанные полностью,
достаточно крупно и повторенные на обратной стороне таблички (чтобы участник
пресс-конференции без проблем мог найти свое место за столом), — наиболее
приемлемый вариант.

На стене за столом участников располагается логотип организатора пресс-

конференции, в этом случае он с наибольшей вероятностью попадет в поле
зрения телевизионных камер. Если камер нет, логотип, или даже аккуратно
сделанную надпись с наименованием организации, все равно необходимы, чтобы
журналисты могли правильно обратиться к ведущим.

Желательно, чтобы каждому участнику пресс-конференции был предоставлен

персональный «джентльменский набор», включающий микрофон, бутылку
минеральной воды, стакан, бумагу и ручку для записей.