Вы находитесь на странице: 1из 6

http://lifehacker.

ru/2014/12/11/8-priyomov-raboty-v-excel/

Excel-лайфхаки для тех, кто занимается отчётностью и обработкой данных


Артём Леднёв
11 декабря 2014
Артём Леднёв
Советы
107 530
8

В этом посте Ренат Шагабутдинов, ассистент генерального директора издательства


«Манн, Иванов и Фербер», делится классными Excel-лайфхаками. Приведённые советы
будут полезны для всех, кто занимается различной отчётностью, обработкой данных и
созданием презентаций.
8,3k
Gonzalo Saenz/Flickr.com

Gonzalo Saenz/Flickr.com

Ренат уже не в первый раз выступает гостевым автором на Лайфхакере. Ранее мы


публиковали отличный материал от него о том, как составить план тренировок: основные
книги и онлайн-ресурсы, а также пошаговый алгоритм создания тренировочного плана.

В этой статье собраны несложные приёмы, позволяющие упростить работу в Excel.


Особенно они пригодятся тем, кто занимается управленческой отчётностью, готовит
разнообразные аналитические отчёты, основанные на выгрузках из 1С и других отчётах,
формирует из них презентации и диаграммы для руководства. Не претендую на
абсолютную новизну — в том или ином виде эти приёмы наверняка обсуждались на
форумах или упоминались в статьях.
Простые альтернативы ВПР и ГПР, если искомые значения не в первом столбце таблицы:
ПРОСМОТР, ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ

Функции ВПР (VLOOKUP) и ГПР (HLOOKUP) работают только в том случае, если
искомые значения находятся в первом столбце или строке той таблицы, из которой вы
планируете получить данные.

В остальных случаях есть два варианта:

Использовать функцию ПРОСМОТР (LOOKUP).


У неё следующий синтаксис: ПРОСМОТР (искомое_значение; вектор_просмотра;
вектор_результата). Но для её корректной работы нужно, чтобы значения диапазона
вектор_просмотра были отсортированы по возрастанию:excel
Использовать сочетание функций ПОИСКПОЗ (MATCH) и ИНДЕКС (INDEX).
Функция ПОИСКПОЗ возвращает порядковый номер элемента в массиве (с её
помощью вы можете найти, в какой строке таблицы искомый элемент), а функция
ИНДЕКС возвращает элемент массива с заданным номером (который мы и узнаем с
помощью функции ПОИСКПОЗ).excelСинтаксис функций:
• ПОИСКПОЗ (искомое_значение; массив_поиска; тип_сопоставления) — для нашего
случая нам нужен тип сопоставления «точное сопоставление», ему соответствует цифра 0.
• ИНДЕКС (массив; номер_строки; [номер_столбца]). В данном случае номер столбца
указывать не нужно, так как массив состоит из одной строки.

Как быстро заполнить пустые ячейки в списке

Задача — заполнить ячейки в столбце со значениями сверху (чтобы тематика стояла в


каждой строке таблицы, а не только в первой строке блока книг по тематике):

excel

Выделяем столбец «Тематика», нажимаем на ленте в группе «Главная» кнопку «Найти и


выделить» → «Выделить группу ячеек» → «Пустые ячейки» и начинаем ввод формулы
(то есть ставим знак равно) и ссылаемся на ячейку сверху, просто нажимая стрелку вверх
на клавиатуре. После этого нажимаем Ctrl + Enter. После этого можно сохранить
полученные данные как значения, так как формулы больше не нужны:

ezgif.com-resize
Как найти ошибки в формуле
Вычисление отдельной части формулы

Чтобы разобраться в сложной формуле (в которой в качестве аргументов функции


используются другие функции, то есть одни функции вложены в другие) или найти в ней
источник ошибок, часто нужно вычислить её часть. Есть два простых способа:

Чтобы вычислить часть формулы прямо в строке формул, выделите эту часть и нажмите
F9:
ezgif.com-resize (1)
В данном примере была проблема с функцией ПОИСК (SEARCH) — в ней были
перепутаны местами аргументы. Важно помнить, что если вы не отмените вычисление
части функции и нажмёте Enter, то вычисленная часть так и останется числом.
Нажмите на кнопку «Вычислить формулу» в группе «Формулы» на ленте:

Excel
В появившемся окне можно вычислять формулу по шагам и определить, на каком этапе
и в какой функции возникает ошибка (если она есть):
ezgif.com-resize (2)

Как определить, от чего зависит или на что ссылается формула

Чтобы определить, от каких ячеек зависит формула, в группе «Формулы» на ленте


нажмите на кнопку «Влияющие ячейки»:

Excel

Появляются стрелки, указывающие, от чего зависит результат вычислений.

Если отображается символ, выделенный на картинке красным цветом, то формула зависит


от ячеек, находящихся на других листах или в других книгах:

Excel

Щёлкнув на него, мы увидим, где именно находятся влияющие ячейки или диапазоны:
Excel

Рядом с кнопкой «Влияющие ячейки» находится кнопка «Зависимые ячейки»,


работающая аналогично: она отображает стрелки от активной ячейки с формулой к
ячейкам, которые зависят от неё.

Кнопка «Убрать стрелки», расположенная в том же блоке, позволяет убрать стрелки к


влияющим ячейкам, стрелки к зависимым ячейкам или же оба типа стрелок сразу:

Excel
Как найти сумму (количество, среднее) значений ячеек с нескольких листов

Допустим, у вас есть несколько однотипных листов с данными, которые вы хотите


сложить, посчитать или обработать как-то иначе:

Excel Excel

Для этого в ячейку, в которой вы хотите видеть результат, введите стандартную формулу,
например СУММ (SUM), и укажите в аргументе через двоеточие название первого и
последнего листов из списка тех листов, что вам нужно обработать:

Excel

Вы получите сумму ячеек с адресом B3 с листов «Данные1», «Данные2», «Данные3»:

Excel

Такая адресация работает для листов, расположенных последовательно. Синтаксис


следующий: =ФУНКЦИЯ (первый_лист:последний_лист!ссылка на диапазон).
Как автоматически строить шаблонные фразы

Используя базовые принципы работы с текстом в Excel и несколько простых функций,


можно готовить шаблонные фразы для отчётов. Несколько принципов работы с текстом:

Объединяем текст с помощью знака & (можете заменить его функцией СЦЕПИТЬ
(CONCATENATE), но в этом нет особого смысла).
Текст всегда записывается в кавычках, ссылки на ячейки с текстом — всегда без.
Чтобы получить служебный символ «кавычки», используем функцию СИМВОЛ
(CHAR) с аргументом 32.

Пример создания шаблонной фразы с помощью формул:

Excel

Результат:

Excel

В данном случае, кроме функции СИМВОЛ (CHAR) (для отображения кавычек)


используется функция ЕСЛИ (IF), позволяющая изменять текст в зависимости от того,
наблюдается ли положительная динамика продаж, и функция ТЕКСТ (TEXT),
позволяющая отобразить число в любом формате. Её синтаксис описан ниже:

ТЕКСТ (значение; формат)

Формат указывается в кавычках точно так же, как если бы вы вводили пользовательский
формат в окне «Формат ячеек».

Автоматизировать можно и более сложные тексты. В моей практике была автоматизация


длинных, но рутинных комментариев к управленческой отчётности в формате
«ПОКАЗАТЕЛЬ упал/вырос на XX относительно плана в основном из-за роста/снижения
ФАКТОРА1 на XX, роста/снижения ФАКТОРА2 на YY…» с меняющимся списком
факторов. Если вы пишете такие комментарии часто и процесс их написания можно
алгоритмизировать — стоит один раз озадачиться созданием формулы или макроса,
которые избавят вас хотя бы от части работы.
Как сохранить данные в каждой ячейке после объединения

При объединении ячеек сохраняется только одно значение. Excel предупреждает об этом
при попытке объединить ячейки:

Excel

Соответственно, если у вас была формула, зависящая от каждой ячейки, она перестанет
работать после их объединения (ошибка #Н/Д в строках 3–4 примера):

Excel

Чтобы объединить ячейки и при этом сохранить данные в каждой из них (возможно, у вас
есть формула, как в этом абстрактном примере; возможно, вы хотите объединить ячейки,
но сохранить все данные на будущее или скрыть их намеренно), объедините любые
ячейки на листе, выделите их, а затем с помощью команды «Формат по образцу»
перенесите форматирование на те ячейки, которые вам и нужно объединить:

ezgif.com-resize (3)
Как построить сводную из нескольких источников данных

Если вам нужно построить сводную сразу из нескольких источников данных, придётся
добавить на ленту или панель быстрого доступа «Мастер сводных таблиц и диаграмм», в
котором есть такая опция.

Сделать это можно следующим образом: «Файл» → «Параметры» → «Панель быстрого


доступа» → «Все команды» → «Мастер сводных таблиц и диаграмм» → «Добавить»:

Excel

После этого на ленте появится соответствующая иконка, нажатие на которую вызывает


того самого мастера:

Excel

При щелчке на неё появляется диалоговое окно:


Excel

В нём вам необходимо выбрать пункт «В нескольких диапазонах консолидации» и нажать


«Далее». В следующем пункте можно выбрать «Создать одно поле страницы» или
«Создать поля страницы». Если вы хотите самостоятельно придумать имя для каждого из
источников данных — выберите второй пункт:

Excel

В следующем окне добавьте все диапазоны, на основании которых будет строиться


сводная, и задайте им наименования:

ezgif.com-resize (4)

После этого в последнем диалоговом окне укажите, где будет размещаться отчёт сводной
таблицы — на существующем или новом листе:

Excel

Отчёт сводной таблицы готов. В фильтре «Страница 1» вы можете выбрать только один из
источников данных, если это необходимо:

Excel
Как рассчитать количество вхождений текста A в текст B («МТС тариф СуперМТС» —
два вхождения аббревиатуры МТС)

В данном примере в столбце A есть несколько текстовых строк, и наша задача —


выяснить, сколько раз в каждой из них встречается искомый текст, расположенный в
ячейке E1:

Excel

Для решения этой задачи можно воспользоваться сложной формулой, состоящей из


следующих функций:

ДЛСТР (LEN) — вычисляет длину текста, единственный аргумент — текст. Пример:


ДЛСТР (“машина”) = 6.
ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE) — заменяет в текстовой строке определённый текст
другим. Синтаксис: ПОДСТАВИТЬ (текст; стар_текст; нов_текст). Пример:
ПОДСТАВИТЬ (“автомобиль”;“авто”;“”)= “мобиль”.
ПРОПИСН (UPPER) — заменяет все символы в строке на прописные. Единственный
аргумент — текст. Пример: ПРОПИСН (“машина”) = “МАШИНА”. Эта функция
понадобится нам, чтобы делать поиск без учёта регистра. Ведь
ПРОПИСН(“машина”)=ПРОПИСН(“Машина”)

Чтобы найти вхождение определённой текстовой строки в другую, нужно удалить все её
вхождения в исходную и сравнить длину полученной строки с исходной:

ДЛСТР(“Тариф МТС Супер МТС”) – ДЛСТР(“Тариф Супер”) = 6

А затем разделить эту разницу на длину той строки, которую мы искали:


6 / ДЛСТР (“МТС”) = 2

Именно два раза строка «МТС» входит в исходную.

Осталось записать этот алгоритм на языке формул (обозначим «текстом» тот текст, в
котором мы ищем вхождения, а «искомым» — тот, число вхождений которого нас
интересует):

=(ДЛСТР(текст)-
ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(ПРОПИСН(текст);ПРОПИСН(искомый);“”)))/ДЛСТР(искомый)

В нашем примере формула выглядит следующим образом:

=(ДЛСТР(A2)-
ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(ПРОПИСН(A2);ПРОПИСН($E$1);“”)))/ДЛСТР($E$1)

Excel
Смотрите также:

Несколько распрост