Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
города Ростова-на-Дону
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
30.09.2008 N 1001
Об утверждении стандартов
системы менеджмента качества
Администрации города Ростова-на-Дону
ПОСТАНОВЛЯЮ:
Постановление вносит
управление по вопросам
муниципальной службы и кадров
Приложение 1
к постановлению Мэра города
N 1001 от 30.09.2008
Стандарт организации
СТО-01
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
И ЗАПИСЯМИ
1. ЦЕЛЬ ПРОЦЕССА
2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
4. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
5. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
-------------------------T-------------------------T----------------¬
¦ Блок-схема ¦ Действие (со ссылкой ¦ Ответственный ¦
¦ ¦ на пункт подраздела 6.2 ¦ ¦
¦ ¦ настоящего стандарта) ¦ ¦
+------------------------+-------------------------+----------------+
¦ (------) ¦Начало (вход) процесса: ¦
¦ ¦Начало¦ ¦поступление информации, указывающей ¦
¦ (---T--) ¦на возможность или необходимость ¦
¦ V ¦разработки документа (п. 6.2.1) ¦
¦ -------¬ +-------------------------T----------------+
¦ ¦ 1 ¦ ¦1) Обоснование ¦Инициатор ¦
¦ L---T--- ¦целесообразности ¦проекта ¦
¦ ¦<----¬ ¦подготовки проекта ¦ ¦
¦ V ¦ ¦документа (п. 6.2.1) ¦ ¦
¦ -------¬ ¦ +-------------------------+----------------+
¦ ¦ 2 ¦ ¦ ¦2) Разработка ¦Инициатор ¦
¦ L--T---- ¦ ¦и оформление проекта ¦проекта ¦
¦ -------->¦ ¦ ¦документа (п. 6.2.2) ¦ ¦
¦ ¦ V ¦ +-------------------------+----------------+
¦ ¦ -------¬ ¦ ¦3) Согласование проекта ¦Согласующее ¦
¦ ¦ ¦ 3 ¦ ¦ ¦документа (п. 6.2.3) ¦(визирующее) ¦
¦ ¦ L--T---- ¦ ¦ ¦должностное лицо¦
¦ ¦ V ¦ +-------------------------+----------------+
¦ ¦ ---/\--¬ ¦ ¦4) Принятие решения ¦Согласующее ¦
¦ ¦ < 4 >--- ¦о необходимости доработки¦(визирующее) ¦
¦ ¦ L--\/---да ¦документа (п. 6.2.4) ¦должностное ¦
¦ ¦ нет¦ +-------------------------+----------------+
¦ ¦ V ¦5) Утверждение документа ¦Первое лицо ¦
¦ ¦ -------¬ ¦(п. 6.2.5) ¦Организации ¦
¦ ¦ ¦ 5 ¦ +-------------------------+----------------+
¦ ¦ L--T---- ¦6) Регистрация, ¦Руководитель ¦
¦ ¦ V ¦размножение, рассылка ¦подразделения, ¦
¦ ¦ -------¬ ¦и учет (п. 6.2.6) ¦уполномоченного ¦
¦ ¦ ¦ 6 ¦ ¦ ¦на учет и рас- ¦
¦ ¦ L--T---- ¦ ¦сылку документов¦
¦ ¦ ¦<-----¬ +-------------------------+----------------+
¦ ¦ V ¦ ¦7) Использование ¦Руководители ¦
¦ ¦ -------¬ ¦ ¦и хранение документа ¦подразделений ¦
¦ ¦ ¦ 7 ¦ ¦ ¦(п. 6.2.7) ¦ ¦
¦ ¦ L--T---- ¦ +-------------------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦8) Периодический анализ ¦Разработчик ¦
¦ ¦ V ¦ ¦документа (п. 6.2.8) ¦документа ¦
¦ ¦ -------¬ ¦ +-------------------------+----------------+
¦ ¦ ¦ 8 ¦ ¦ ¦9) Принятие решения ¦Разработчик ¦
¦ ¦ L--T---- ¦ ¦о внесении изменений, ¦документа ¦
¦ ¦ V ¦ ¦пересмотре, отмене ¦ ¦
¦ ---+-¬ ---/\--¬ ¦ ¦документа (п. 6.2.9) ¦ ¦
¦ ¦10.1¦<--< 9 >--- ¦ ¦ ¦
¦ L----- даL--\/---нет +-------------------------+----------------+
¦ да¦ ¦10.1) Внесение изменений,¦Разработчик ¦
¦ V ¦пересмотр документа; ¦документа ¦
¦ -------¬ ¦10.2) Отмена документа ¦ ¦
¦ ¦ 10.2 ¦ ¦(п. 6.2.10) ¦ ¦
¦ L--T---- ¦ ¦ ¦
¦ V +-------------------------+----------------+
¦ -------¬ ¦11) Архивирование ¦Руководители ¦
¦ ¦ 11 ¦ ¦документа (п. 6.2.11) ¦подразделений ¦
¦ L--T---- +-------------------------+----------------+
¦ V ¦Конец (выход) процесса: ¦Руководители ¦
¦ (------) ¦уничтожение документа ¦подразделений ¦
¦ ¦Конец ¦ ¦(п. 6.2.12) ¦ ¦
¦ (------) ¦ ¦ ¦
L------------------------+-------------------------+-----------------
--------------------T-----------------------------T-------------¬
¦ Блок-схема ¦ Действие ¦Ответственный¦
¦ ¦ (со ссылкой на пункт ¦ ¦
¦ ¦ подраздела 7.2) ¦ ¦
+-------------------+-----------------------------+-------------+
¦ (------) ¦Начало (вход) процесса: ¦
¦ ¦Начало¦ ¦определение необходимости в регистрации ¦
¦ (---T--) ¦информации и наличии установленной ¦
¦ ¦ ¦формы (п. 7.2.1) ¦
¦ V +-----------------------------T-------------+
¦ -------¬ ¦1) Установление форм записей ¦Руководители ¦
¦ ¦ 1 ¦ ¦ и их актуализация ¦подразделений¦
¦ L---T--- ¦(п. 7.2.2) ¦ ¦
¦ V +-----------------------------+-------------+
¦ -------¬ ¦2) Идентификация записей ¦Руководители ¦
¦ ¦ 2 ¦ ¦(п. 7.2.3) ¦подразделений¦
¦ L---T--- ¦ ¦ ¦
¦ V +-----------------------------+-------------+
¦ -------¬ ¦3) Ведение записей ¦Руководители ¦
¦ ¦ 3 ¦ ¦(п. 7.2.4) ¦подразделений¦
¦ L---T--- ¦ ¦ ¦
¦ V +-----------------------------+-------------+
¦ -------¬ ¦4) Использование записей ¦Руководители ¦
¦ ¦ 4 ¦ ¦(п. 7.2.5) ¦подразделений¦
¦ L---T--- ¦ ¦ ¦
¦ V +-----------------------------+-------------+
¦ -------¬ ¦5) Хранение и защита ¦Руководители ¦
¦ ¦ 5 ¦ ¦записей (п. 7.2.6) ¦подразделений¦
¦ L---T--- ¦ ¦ ¦
¦ V +-----------------------------+-------------+
¦ -------¬ ¦6) Восстановление ¦Руководители ¦
¦ ¦ 6 ¦ ¦записей (п. 7.2.7) ¦подразделений¦
¦ L---T--- ¦ ¦ ¦
¦ V +-----------------------------+-------------+
¦ (------) ¦Конец (выход) процесса: ¦Руководители ¦
¦ ¦Конец ¦ ¦изъятие и уничтожение ¦подразделений¦
¦ (------) ¦записей (п. 7.2.8) ¦ ¦
L-------------------+-----------------------------+--------------
---------------------------T----------------------------T-------¬
¦ Показатель ¦ Значение показателя ¦Оценка ¦
¦ ¦ ¦(баллы)¦
+--------------------------+----------------------------+-------+
¦Наличие в структурных под-¦Несоответствий нет ¦ 2 ¦
¦разделениях требуемых за- +----------------------------+-------+
¦писей ¦Выявлено менее 10 несоответ-¦ 1 ¦
¦ ¦ствий ¦ ¦
¦ +----------------------------+-------+
¦ ¦Выявлено 10 и более несоот- ¦ 0 ¦
¦ ¦ветствий ¦ ¦
+--------------------------+----------------------------+-------+
¦Соответствие записей уста-¦Несоответствий нет ¦ 2 ¦
¦новленной форме +----------------------------+-------+
¦ ¦Выявлено менее 10 несоответ-¦ 1 ¦
¦ ¦ствий ¦ ¦
¦ +----------------------------+-------+
¦ ¦Выявлено 10 и более несоот- ¦ 0 ¦
¦ ¦ветствий ¦ ¦
+--------------------------+----------------------------+-------+
¦Наличие на записях требуе-¦Несоответствий нет ¦ 2 ¦
¦мых идентификационных при-+----------------------------+-------+
¦знаков ¦Выявлено менее 10 несоответ-¦ 1 ¦
¦ ¦ствий ¦ ¦
¦ +----------------------------+-------+
¦ ¦Выявлено 10 и более несоот- ¦ 0 ¦
¦ ¦ветствий ¦ ¦
L--------------------------+----------------------------+--------
Управляющий делами
Администрации города С.Д. Синякова
Приложение 1
к стандарту СТО-01
Управляющий делами
Администрации города С.Д. Синякова
Приложение 2
к стандарту СТО-01
Управляющий делами
Администрации города С.Д. Синякова
Приложене 3
к стандарту СТО-01
----T-----------T-------------T---------------T----------------------------
T------------------¬
¦ N ¦Разработчик¦Положительное¦Возврат отделом¦ Административный регламент ¦
Стандарт услуги ¦
¦п/п¦ (район, ¦ Заключение ¦ аудита на ¦ ¦
(функции), ¦
¦ ¦ служба, ¦ ¦ доработку ¦ ¦
стандарт СМК ¦
¦ ¦ отдел) +-----T-------+---------T-----+--------T-------T-----T-----
+--------T---------+
¦ ¦ ¦ N ¦ дата ¦Замечания¦дата ¦Название¦Сокращ.¦ N ¦N от-
¦Название¦ N или ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦обо- ¦регл.¦расли¦
¦код стан-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦знач. ¦ ¦или Т¦
¦ дарта ¦
+---+-----------+-----+-------+---------+-----+--------+-------+-----+-----
+--------+---------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
11 ¦ 12 ¦
+---+-----------+-----+-------+---------+-----+--------+-------+-----+-----
+--------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦
L---+-----------+-----+-------+---------+-----+--------+-------+-----+-----
+--------+----------
--------------T-----------T-------------------------------------¬
¦Утверждающий ¦Дата введе-¦Внесение изменений, отмена документов¦
¦документ (по-¦ ния +-----T--------------T----------------+
¦становление, ¦регламента ¦Изме-¦ Утверждающий ¦ Дата введения ¦
¦распоряжение)¦ ¦нение¦документ (по- ¦ измене- ¦
¦ ¦ ¦ N ¦ становление, ¦ ния/отмены до- ¦
¦ ¦ ¦ ¦распоряжение) ¦ кумента ¦
+---T---T-----+-----T-----+ +---T---T------+-------T--------+
¦Вид¦ N ¦Дата ¦план ¦факт ¦ ¦Вид¦ N ¦ Дата ¦ план ¦ факт ¦
+---+---+-----+-----+-----+-----+---+---+------+-------+--------+
¦13 ¦14 ¦ 15 ¦ 16 ¦ 17 ¦ 18 ¦19 ¦20 ¦ 21 ¦ 22 ¦ 23 ¦
+---+---+-----+-----+-----+-----+---+---+------+-------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+---+-----+-----+-----+-----+---+---+------+-------+---------
Управляющий делами
Администрации города С.Д. Синякова
Приложение 2
к постановлению Мэра города
N 1001 от 30.09.2008
Стандарт организации
СТО-02
УПРАВЛЕНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЯМИ ТРЕБОВАНИЯМ К
ИСПОЛНЕНИЮ УСЛУГ И ФУНКЦИЙ
1. ЦЕЛЬ ПРОЦЕССА
2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
4. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
5. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
-------------------T------------------------------T------------------¬
¦ Блок-схема ¦ Действие (со ссылкой ¦ Ответственный ¦
¦ ¦ на пункт подраздела 6.2) ¦ ¦
+------------------+------------------------------+------------------+
¦ (------) ¦Начало (вход) процесса: появление несоответствий ¦
¦ ¦Начало¦ ¦или наличие фактов, указывающих на возможность ¦
¦ (--T---) ¦несоответствий ¦
¦ V +------------------------------T------------------+
¦ -------¬ ¦1) Выявление несоответствий ¦Руководители ¦
¦ ¦ 1 ¦ ¦или предположение о несоответ-¦и специалисты ¦
¦ L--T---- ¦ствиях (п. 6.2.1) ¦подразделений, ¦
¦ ¦ ¦ ¦контролирующие ¦
¦ V ¦ ¦органы, подразде- ¦
¦ -------¬ ¦ ¦ления, контролиру-¦
¦ ¦ 2 ¦ ¦ ¦ющие работу по ус-¦
¦ L--T---- ¦ ¦транению несоотве-¦
¦ ------>¦ ¦ ¦тствий,потребитель¦
¦ ¦ V +------------------------------+------------------+
¦ ¦ -------¬ ¦2) Регистрация несоответствий ¦Подразделения, ко-¦
¦ ¦ ¦ 3 ¦ ¦(п. 6.2.2) ¦нтролирующие рабо-¦
¦ ¦ L--T---- ¦ ¦ту по устранению ¦
¦ ¦ V ¦ ¦несоответствий, ¦
¦ ¦ ---/\--¬ ¦ ¦руководители орга-¦
¦ ¦ < 4 >---¬ ¦ ¦нов (подразделе- ¦
¦ ¦ L--\/---нет¦ ¦ ¦ний)-исполнителей ¦
¦ ¦ ¦да ¦ +------------------------------+------------------+
¦ ¦ V ¦ ¦3) Анализ несоответствий ¦Руководитель орга-¦
¦ ¦ -------¬ ¦ ¦(п. 6.2.3) ¦на (подразделе- ¦
¦ ¦ ¦ 5 ¦ ¦ ¦ ¦ния)-исполнителя ¦
¦ ¦ L--T---- ¦ +------------------------------+------------------+
¦ ¦ V ¦ ¦4) Принятие решения о возмож- ¦Руководитель орга-¦
¦ ¦ -------¬ ¦ ¦ности и необходимости разра- ¦на (подразделе- ¦
¦ ¦ ¦ 6 ¦ ¦ ¦ботки мероприятий по исправле-¦ния)-исполнителя ¦
¦ ¦ L--¦---- ¦ ¦нию несоответствий и устране- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦нию причин несоответствий ¦ ¦
¦ ¦ V ¦ ¦(п. 6.2.4) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦------------------------------+-------------------
¦ ¦нет---/\--¬ ¦ ¦5) Разработка мероприятий по ¦Руководитель орга-¦
¦ L---< 7 > ¦ ¦исправлению несоответствий ¦на (подразделе- ¦
¦ L--\/--- да¦ ¦и/или по устранению причин ¦ния)-исполнителя ¦
¦ ¦<------- ¦несоответствий (п. 6.2.5) ¦ ¦
¦ V +------------------------------+------------------+
¦ -------¬ ¦6) Выполнение мероприятий ¦Руководитель орга-¦
¦ ¦ 8 ¦ ¦по исправлению несоответствий ¦на (подразделе- ¦
¦ L--T---- ¦и по устранению причин ¦ния)-исполнителя ¦
¦ V ¦несоответствий (п. 6.2.6) ¦ ¦
¦ (------) +------------------------------+------------------+
¦ ¦Конец ¦ ¦7) Принятие решения о резуль- ¦Руководитель орга-¦
¦ (------) ¦тативности мероприятий по ис- ¦на (подразделе- ¦
¦ ¦правлению несоответствий и ме-¦ния)-исполнителя ¦
¦ ¦роприятий по устранению причин¦ ¦
¦ ¦несоответствий (п. 6.2.7) ¦ ¦
¦ +------------------------------+------------------+
¦ ¦8) Контроль выполнения ¦Подразделения, ¦
¦ ¦мероприятий по исправлению ¦контролирующие ¦
¦ ¦несоответствий и мероприятий ¦работу по устране-¦
¦ ¦по устранению причин ¦нию несоответствий¦
¦ ¦несоответствий (п. 6.2.8) ¦ ¦
¦ +------------------------------+------------------+
¦ ¦Конец (выход) процесса: ¦Подразделения, ¦
¦ ¦анализ результатов мероприятий¦контролирующие ¦
¦ ¦по исправлению несоответствий ¦работу по устране-¦
¦ ¦и мероприятий по устранению ¦нию несоответствий¦
¦ ¦причин несоответствий ¦ ¦
¦ ¦(п. 6.2.9) ¦ ¦
L------------------+------------------------------+-------------------
Таблица 1
-----------------------------T--------------------------T-------¬
¦Показатель результативности ¦ Значение показателя ¦Оценка ¦
¦ процесса ¦ ¦(баллы)¦
+----------------------------+--------------------------+-------+
¦1) Уменьшение количества не-¦Количество несоответствий ¦ 2 ¦
¦соответствий, выявленных в ¦уменьшилось хотя бы на од-¦ ¦
¦ходе проведения проверок в ¦ но ¦ ¦
¦одном и том же подразделении+--------------------------+-------+
¦ ¦Количество несоответствий ¦ 1 ¦
¦ ¦ осталось прежним ¦ ¦
¦ +--------------------------+-------+
¦ ¦Количество несоответствий ¦ 0 ¦
¦ ¦увеличилось хотя бы на од-¦ ¦
¦ ¦ но ¦ ¦
+----------------------------+--------------------------+-------+
¦2) Отсутствие повторных жа- ¦ Отсутствуют ¦ 2 ¦
¦лоб на оказание несоответст-+--------------------------+-------+
¦вующей услуги ¦ Имеются ¦ 0 ¦
+----------------------------+--------------------------+-------+
¦3) Наличие несоответствий по¦Несоответствия отсутствуют¦ 2 ¦
¦процессу "Управление несоот-+--------------------------+-------+
¦ветствиями", выявленных в ¦ 5 и менее несоответствий ¦ 1 ¦
¦ходе проведения внутренних +--------------------------+-------+
¦аудитов ¦ 6 и более несоответствий ¦ 0 ¦
+----------------------------+--------------------------+-------+
¦4) Степень выполнения кор- ¦ 90% - 100% ¦ 2 ¦
¦рекции +--------------------------+-------+
¦ ¦ 80% - 89% ¦ 1 ¦
¦ +--------------------------+-------+
¦ ¦ Меньше 80% ¦ 0 ¦
L----------------------------+--------------------------+--------
Таблица 2
-----------------------------T---------------------T-------¬
¦Показатель результативности ¦ Значение показателя ¦Оценка ¦
¦ процесса ¦ ¦(баллы)¦
+----------------------------+---------------------+-------+
¦1) Степень выполнения кор- ¦ 90% - 100% ¦ 2 ¦
¦ректирующих действий +---------------------+-------+
¦ ¦ 80% - 89% ¦ 1 ¦
¦ +---------------------+-------+
¦ ¦ Меньше 80% ¦ 0 ¦
+----------------------------+---------------------+-------+
¦2) Степень выполнения преду-¦ 90% - 100% ¦ 2 ¦
¦преждающих действий +---------------------+-------+
¦ ¦ 80% - 89% ¦ 1 ¦
¦ +---------------------+-------+
¦ ¦ Меньше 80% ¦ 0 ¦
+----------------------------+---------------------+-------+
¦3) Повторяемость несоответ- ¦Повторные отсутствуют¦ 2 ¦
¦ствий по результатам внут- +---------------------+-------+
¦ренних аудитов ¦ 5 и менее повторных ¦ 1 ¦
¦ +---------------------+-------+
¦ ¦ 6 и более повторных ¦ 0 ¦
+----------------------------+---------------------+-------+
¦4) Переход потенциального ¦ Случаи отсутствуют ¦ 2 ¦
¦несоответствия в фактическое+---------------------+-------+
¦ ¦ 5 и менее случаев ¦ 1 ¦
¦ +---------------------+-------+
¦ ¦ 6 и более случаев ¦ 0 ¦
L----------------------------+---------------------+--------
Приложение
к стандарту СТО-02
----T---------T-------T-----T------T------T------T------T--------¬
¦ N ¦ Орган ¦Содер- ¦Дата ¦Наиме-¦В хо- ¦Номер ¦Долж- ¦Меропри-¦
¦п/п¦(подраз- ¦ жание ¦выяв-¦нова- ¦ де ¦функ- ¦ност- ¦ятия по ¦
¦ ¦деление),¦ несо- ¦ ле- ¦ние и ¦каких ¦ции/у-¦ ное ¦ ис- ¦
¦ ¦в котором¦ответс-¦ ния ¦номер ¦меро- ¦ слу- ¦лицо, ¦правле- ¦
¦ ¦возникло ¦ твия ¦несо-¦доку- ¦ при- ¦ ги, ¦допус-¦нию не- ¦
¦ ¦или пред-¦ ¦ от- ¦мента,¦ ятий ¦ по ¦тившее¦ соот- ¦
¦ ¦полагает-¦ ¦вет- ¦ под- ¦выяв- ¦кото- ¦появ- ¦ ветст- ¦
¦ ¦ся несо- ¦ ¦ствия¦твер- ¦ лено ¦ рой ¦ление ¦ вия ¦
¦ ¦ответст- ¦ ¦ ¦ждаю- ¦несо- ¦выяв- ¦несо- ¦ (кор- ¦
¦ ¦вие (код ¦ ¦ ¦ щего ¦ответ-¦ лено ¦ответ-¦рекция) ¦
¦ ¦ органа ¦ ¦ ¦нали- ¦ствие ¦несо- ¦ствия ¦ ¦
¦ ¦(подраз- ¦ ¦ ¦ чие ¦ ¦ответ-¦ (код ¦ ¦
¦ ¦деления))¦ ¦ ¦несо- ¦ ¦ствие ¦долж- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ответ-¦ ¦ ¦ности)¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ствия ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+-------+-----+------+------+------+------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+---+---------+-------+-----+------+------+------+------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+---------+-------+-----+------+------+------+------+---------
--------T-------T-------T------T---------T-------T------T--------¬
¦Плано- ¦Резуль-¦Оценка ¦Причи-¦ Меро- ¦Плано- ¦Резу- ¦ Оценка ¦
¦ вый ¦ тат ¦резуль-¦на не-¦ приятия ¦ вый ¦льтат ¦резуль- ¦
¦ срок ¦(доку- ¦татив- ¦соот- ¦ по уст- ¦ срок ¦ и ¦тативно-¦
¦выпол- ¦ мент ¦ ности ¦ветст-¦ ранению ¦выпол- ¦ дата ¦сти кор-¦
¦нения, ¦ или ¦коррек-¦ вия ¦ причин ¦нения, ¦испол-¦ ректи- ¦
¦ответ- ¦ за- ¦ ции ¦ ¦ несоот- ¦ответ- ¦нения ¦рующего/¦
¦ствен- ¦ пись) ¦(выпол-¦ ¦ветствия ¦ствен- ¦ ¦ преду- ¦
¦ ный ¦и дата ¦нено - ¦ ¦(коррек- ¦ ный ¦ ¦преждаю-¦
¦испол- ¦испол- ¦ 2, не ¦ ¦ тирую- ¦испол- ¦ ¦ щего ¦
¦нитель ¦ нения ¦выпол- ¦ ¦щее/пред-¦ нитель¦ ¦действия¦
¦ (ФИО) ¦ ¦нено - ¦ ¦упреждаю-¦ (ФИО) ¦ ¦(выпол- ¦
¦ ¦ ¦ 0) ¦ ¦щее дей- ¦ ¦ ¦ нено - ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ствие) ¦ ¦ ¦ 2, не ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦выполне-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦но - 0) ¦
+-------+-------+-------+------+---------+-------+------+--------+
¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦ 16 ¦ 17 ¦
+-------+-------+-------+------+---------+-------+------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------+-------+-------+------+---------+-------+------+---------
Управляющий делами
Администрации города С.Д. Синякова
Приложение 3
к постановлению Мэра города
N 1001 от 30.09.2008
Стандарт организации
СТО-03
ВНУТРЕННИЕ АУДИТЫ
СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
1. ЦЕЛЬ ПРОЦЕССА
2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
4. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
5. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
---------------------------T-------------------------T---------------¬
¦ Блок-схема ¦ Действие (со ссылкой ¦ Ответственный ¦
¦ ¦на пункт подраздела 6.2) ¦ ¦
+--------------------------+-------------------------+---------------+
¦ (------) ¦Начало (вход) процесса: ¦Начальник ¦
¦ ¦Начало¦ ¦планирование внутренних ¦Управления ¦
¦ (--T---) ¦аудитов на год (6.2.1) ¦кадров ¦
¦ V +-------------------------+---------------+
¦ -------¬ ¦1) Планирование ¦Начальник ¦
¦ ¦ 1 ¦ ¦внутренних аудитов ¦отдела аудита ¦
¦ L--T---- ¦на квартал (6.2.2) ¦ ¦
¦ V +-------------------------+---------------+
¦ -------¬ ¦2) Подготовка ¦Старший аудитор¦
¦ ¦ 2 ¦ ¦к проведению внутреннего ¦ ¦
¦ L--T---- ¦аудита (6.2.3) ¦ ¦
¦ V +-------------------------+---------------+
¦ -------¬ ¦3) Проведение внутреннего¦Старший аудитор¦
¦ ¦ 3 ¦ ¦аудита (6.2.4) ¦ ¦
¦ L--T---- +-------------------------+---------------+
¦ V ¦4) Принятие решения ¦Старший аудитор¦
¦ ---/\--¬ да ¦о наличии несоответствий ¦ ¦
¦ < 4 >---¬ ¦(6.2.5) ¦ ¦
¦ L--\/--- ¦ +-------------------------+---------------+
¦ нет¦ ¦ ¦5) Оформление акта ¦Старший аудитор¦
¦ V V ¦о внутреннем аудите ¦ ¦
¦ -------¬ ------¬ ¦(6.2.6): ¦ ¦
¦ ¦ 5.1 ¦ ¦ 5.2 ¦ ¦5.1) оформление акта ¦ ¦
¦ L--T---- L--T--- ¦с отметками об отсутствии¦ ¦
¦ ¦ V ¦несоответствий ¦ ¦
¦ ¦ ------¬ ¦5.2) оформление акта ¦ ¦
¦ ¦ ¦ 6 ¦ ¦с отметками о наличии ¦ ¦
¦ ¦ L--T--- ¦несоответствий ¦ ¦
¦ ¦ V +-------------------------+---------------+
¦ ¦ ------¬ ¦6) Разработка мероприятий¦Руководитель ¦
¦ ¦ ¦ 7 ¦ ¦по исправлению несоответ-¦проверенного ¦
¦ ¦ L--T--- ¦ствий и по устранению ¦органа ¦
¦ ¦<-------- ¦причин несоответствий ¦(подразделения)¦
¦ V ¦(6.2.7) ¦ ¦
¦ -------¬ +-------------------------+---------------+
¦ ¦ 8 ¦ ¦7) Контроль выполнения ¦Начальник ¦
¦ L--T---- ¦мер коррекции, корректи- ¦отдела аудита ¦
¦ V ¦рующих и предупреждающих ¦ ¦
¦ -------¬ ¦действий (6.2.8) ¦ ¦
¦ ¦ 9 ¦ +-------------------------+---------------+
¦ L--T---- ¦8) Регистрация ¦Специалисты ¦
¦ V ¦результатов внутреннего ¦отдела аудита ¦
¦ ---/\--¬ ¦аудита (6.2.9) ¦ ¦
¦ <Конец > +-------------------------+---------------+
¦ L--\/--- ¦9) Оформление отчета ¦Начальник ¦
¦ ¦о внутренних аудитах ¦отдела аудита ¦
¦ ¦за квартал (6.2.10) ¦ ¦
¦ +-------------------------+---------------+
¦ ¦Конец (выход процесса): ¦Начальник ¦
¦ ¦представление отчета ¦Управления ¦
¦ ¦о внутренних аудитах ¦кадров ¦
¦ ¦за квартал Мэру города ¦ ¦
¦ ¦и ПРК Администрации ¦ ¦
¦ ¦(6.2.11) ¦ ¦
L--------------------------+-------------------------+----------------
------------------------T-----------------------------T-------¬
¦ Показатель ¦ Значение показателя ¦Оценка ¦
¦ результативности ¦ ¦(баллы)¦
¦ процесса ¦ ¦ ¦
+-----------------------+-----------------------------+-------+
¦1) Выполнение годового ¦Выполнение - 100% и больше (в¦ 2 ¦
¦плана проведения внут- ¦ случае внеплановых аудитов) ¦ ¦
¦ренних аудитов +-----------------------------+-------+
¦(факт/план) ¦ Выполнение от 80% до 99% ¦ 1 ¦
¦ +-----------------------------+-------+
¦ ¦ Выполнение меньше 80% ¦ 0 ¦
+-----------------------+-----------------------------+-------+
¦2) Выполнение кварталь-¦Выполнение - 100% и больше (в¦ 2 ¦
¦ных планов проведения ¦ случае внеплановых аудитов) ¦ ¦
¦внутренних аудитов +-----------------------------+-------+
¦(факт/план) ¦ Выполнение от 80% до 99% ¦ 1 ¦
¦ +-----------------------------+-------+
¦ ¦ Выполнение меньше 80% ¦ 0 ¦
+-----------------------+-----------------------------+-------+
¦3) Наличие актов о про-¦По всем аудитам оформлены ак-¦ 2 ¦
¦ведении внутренних ау- ¦ ты ¦ ¦
¦дитов +-----------------------------+-------+
¦ ¦Отсутствует хотя бы один акт ¦ 0 ¦
+-----------------------+-----------------------------+-------+
¦4) Повторяемость несо- ¦Повторные несоответствия от- ¦ 2 ¦
¦ответствий ¦ сутствуют ¦ ¦
¦(да - нет) +-----------------------------+-------+
¦ ¦ 5 и менее повторных несоот- ¦ 1 ¦
¦ ¦ ветствий ¦ ¦
¦ +-----------------------------+-------+
¦ ¦ 6 и более повторных несоот- ¦ 0 ¦
¦ ¦ ветствий ¦ ¦
L-----------------------+-----------------------------+--------
Управляющий делами
Администрации города С.Д. Синякова
Приложение 1
к стандарту СТО-03
УТВЕРЖДАЮ
Мэр города Ростова-на-Дону
(подпись) (И.О. Фамилия)
"____" ___________ 20 __ г.
----T----------------------T--------------------------¬
¦ N ¦Наименование проверяе-¦ Месяц проведения ¦
¦п/п¦ мого подразделения +-T-T-T-T-T-T-T-T-T--T--T--+
¦ ¦ ¦1¦2¦3¦4¦5¦6¦7¦8¦9¦10¦11¦12¦
+---+----------------------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+
¦ 1 ¦Управление по вопросам¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦муниципальной службы и¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦кадров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+
¦ 2 ¦Отдел информационных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦технологий ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+
¦...¦... ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+
¦...¦Администрация Совет- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ского района ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+
¦...¦... ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+----------------------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+---
СОГЛАСОВАНО:
Управляющий делами Администрации
города (представитель руководства
Администрации города по качеству ______________ _______________
(подпись, дата) (Ф.И. О.)
Управляющий делами
Администрации города С.Д. Синякова
Приложение 2
к стандарту СТО-03
----------------------T--------------------------------------¬
¦ Основание ¦- Плановый: ¦
¦для проведения аудита¦план работы Администрации города на ¦
¦ ¦_____ квартал 20 ____ года ¦
¦ ¦- Внеплановый: ¦
¦ ¦__________________________ ¦
¦ ¦ (указать основание) ¦
+---------------------+--------------------------------------+
¦ Цель аудита ¦ ¦
+---------------------+--------------------------------------+
¦ Группа аудита (Ф.И. ¦Старший аудитор ________________ ¦
¦ О.) ¦Аудиторы _____________________________¦
+---------------------+--------------------------------------+
¦Период (дата) и время¦ ¦
¦ проверки ¦ ¦
+---------------------+--------------------------------------+
¦ Этапы проверки ¦
+-----------T---------T--------T----------------T------------+
¦Подразделе-¦ Дата и ¦ Пункт ¦Критерии провер-¦ Аудиторы, ¦
¦ ние ¦ время ¦ИСО 9001¦ ки ¦ закреплен- ¦
¦ ¦проверки ¦ ¦(документы, тре-¦ные за эта- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ бования) ¦ пом ¦
+-----------+---------+--------+----------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+---------+--------+----------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+---------+--------+----------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------+---------+--------+----------------+-------------
Подготовил:
Старший аудитор ______________ _______________
(подпись, дата) (Ф.И. О.)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник управления по вопросам
муниципальной службы и кадров ______________ _______________
(подпись, дата) (Ф.И. О.)
Начальник отдела проведения
административной реформы,
внутреннего аудита и мониторинга ______________ _______________
(подпись, дата) (Ф.И. О.)
Управляющий делами
Администрации города С.Д. Синякова
Приложение 3
к стандарту СТО-03
ОПРОСНЫЙ ЛИСТ
для проведения внутреннего аудита N _____
Подразделение__________________________________________________
Ф.И. О. аудиторов ______________________________________
Дата проведения внутреннего аудита _____________Время__________
----T-----------------------T--------T-------------------------¬
¦ N ¦ Критерии проверки ¦Пункт МС¦Свидетельства аудита (ин-¦
¦п/п¦(документы, требования,¦ИСО 9001¦формация, записи, наблю- ¦
¦ ¦ вопросы) ¦ ¦ дения, факты) ¦
+---+-----------------------+--------+-------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------------------+--------+-------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------------------+--------+-------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------------------+--------+-------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+-----------------------+--------+--------------------------
Управляющий делами
Администрации города С.Д. Синякова
Приложение 4
к стандарту СТО-03
Представитель руководства
по качеству ______________ _______________
(подпись, дата) (Ф.И. О.)
Представитель подразделения,
сопровождавший группу аудита ______________ _______________
(подпись, дата) (Ф.И. О.)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник отдела проведения
административной реформы,
внутреннего аудита и мониторинга ______________ _______________
(подпись, дата) (Ф.И. О.)
_______________________ ______________ _______________
(должность руководителя проверенного (подпись, дата) (Ф.И. О.)
органа (подразделения))
Управляющий делами
Администрации города С.Д. Синякова
к стандарту СТО-03
-----T--------T-------T-----T--------T-------T---------T-------¬
¦Но- ¦Аудитор-¦Прове- ¦ Но- ¦ Крите- ¦Содер- ¦ Отметка ¦Отметка¦
¦мер ¦ ская ¦ряемое ¦ мер ¦рий, по ¦ жание ¦о повто- ¦об уст-¦
¦ и ¦ группа ¦ под- ¦несо-¦которому¦несоот-¦ряемости ¦ранении¦
¦дата¦ ¦разде- ¦ от- ¦выявлено¦ветст- ¦несоотве-¦несоот-¦
¦ау- ¦ ¦ление ¦вет- ¦несоот- ¦ вия ¦ тствия ¦ветст- ¦
¦дита¦ ¦ ¦ ст- ¦ветствие¦ ¦ (+/-) ¦ вия в ¦
¦ ¦ ¦ ¦ вия ¦ ¦ ¦ ¦ ходе ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦аудита ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (+/-) ¦
+----+--------+-------+-----+--------+-------+---------+-------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+----+--------+-------+-----+--------+-------+---------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+--------+-------+-----+--------+-------+---------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+--------+-------+-----+--------+-------+---------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+--------+-------+-----+--------+-------+---------+--------
------------T----------T------------T------------T----------¬
¦ Отметка о ¦Отметка о ¦ Отметка о ¦ Отметка о ¦Примечание¦
¦разработке ¦выполнении¦ разработке ¦ выполнении ¦ ¦
¦мер коррек-¦коррекции ¦ корректи- ¦корректирую-¦ ¦
¦ ции ¦ (+/-) ¦рующих/пред-¦ щих/преду- ¦ ¦
¦ (+/-) ¦ ¦упреждающих ¦ преждающих ¦ ¦
¦ ¦ ¦ действий ¦ действий ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (+/-) ¦ (+/-) ¦ ¦
+-----------+----------+------------+------------+----------+
¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦
+-----------+----------+------------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+----------+------------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+----------+------------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------+----------+------------+------------+-----------
Управляющий делами
Администрации города С.Д. Синякова