СТП СМК 7.5.

01 - 2019
ВЕРСИЯ 02
ООО СТРАНИЦА 1 ИЗ 60
«СКБ «РАДИОТЕХПРОЕКТ»
ДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ 15.04.2020
ВЗАМЕН СТП СМК 7.5.01 – 2019, ВЕРСИЯ 01
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ

УТВЕРЖДЕНО
Приказ
КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР ООО «СКБ «Радиотехпроект»
№ от 15.04.2020 г.

СТП СМК 7.5.01–2019

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ
 Содержание
1 Область применения....................................................................................................................3
2 Нормативные ссылки...........................................................................................3
3 Определения, обозначения и сокращения........................................................................3
4 Общие положения................................................................................................4
5 Управление документированной информацией СМК................................................6
6 Управление документированной информацией внешнего происхождения....9
7 Управление организационно-распорядительной документацией.......................13
8 Управление должностными инструкциями...................................................................16
9 Ответственность, полномочия и взаимодействия.......................................................19
Приложение А.......................................................................................................21
Приложение Б........................................................................................................22
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ....................................................................................23
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ...............................................................24
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ПЕРИОДИЧЕСКИХ ПРОВЕРОК.......................................25
 1 Область применения

1.1Настоящий стандарт разработан с учетом требований ISO 9001:2015,

п.7.5.
1.2 Настоящий стандарт устанавливает порядок:
–идентификации и описания;
–установления формата и носителя;
– анализа и одобрение с точки зрения пригодности и адекватности;
–обеспечения доступности и пригодности документированной
информации, где и когда она необходима;
–установления требований для достаточной защиты документированной
информации в т.ч. от несоблюдения конфиденциальности, от ненадлежащего
использования или потери целостности.
–распределения, обеспечения доступности и поиска документированной
информации, а также её использования;
–хранения и защиты, включая сохранение разборчивости;
–управление изменениями;
–соблюдение сроков хранения и порядка уничтожения;
– утверждения документов на предмет их адекватности до выпуска;
– анализа и обновления документации, по мере необходимости;
– управление внешней документацией.
1.3 В настоящем стандарте описана процедура управления следующей
документированной информацией:
– документы системы менеджмента качества (СМК);
– управление документами внешнего происхождения;
– внутренние документы, необходимые организации для обеспечения
выполнения процессов и управления ими.
1.4Требования настоящего стандарта предназначены для всех
подразделений организации.
1.5Если какое-либо требование настоящего стандарта нельзя применить
ввиду специфики подразделения и его деятельности, допускается его
исключение.

2 Нормативные ссылки

2.1 В настоящей документации использованы ссылки на следующие

технические нормативные правовые акты (ТНПА):
–ISO 9001:2015Система менеджмента качества. Требования;
–СТБ 6.38 -2016 «Унифицированные системы документации Республики
Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»;
–«Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных
организациях», утверждена Постановлением Министерства юстиции Республики
Беларусь19.01.2009 N 4;

3
 - Общие положения Единого квалификационного справочника должностей
служащих (в ред. постановлений Минтруда и соцзащиты от 28.12.2012 N 126, от
30.06.2014 N 54, от 28.11.2016 N 69, от 15.06.2018 N 57)
Трудовой кодекс Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. N 296-З (в ред.
Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 N 124-З, от 18.07.2019 N 219-З).
Примечание – Если ссылочные ТНПА заменены (изменены), то при
пользовании настоящим стандартом, следует руководствоваться
замененными (измененными) ТНПА. Если ссылочные ТНПА отменены без
замены, то положение, в котором дана ссылка на них, применяется в части, не
затрагивающей эту ссылку.

3Определения, обозначения и сокращения

3.1 В настоящем стандарте используют следующие термины с

соответствующими определениями:
Внешняя документация – документация, разработанная внешними
организациями.
Внутренняя документация – документация, разработанная в
организации.
Документированная информация – информация, для которой требуется,
чтобы она управлялась и поддерживалась в рабочем состоянии организацией, и
носитель, на котором она содержится.
Документ – информация и соответствующий носитель.
Запись – документ, содержащий информацию о достигнутых результатах
или свидетельства осуществленной деятельности.
В настоящем стандарте применяют следующие обозначения и сокращения:
ДИ – должностные инструкции;
МС – международный стандарт;
НПА – нормативные правовые акты;
СМК – система менеджмента качества;
ТНПА – технические нормативные правовые акты.

4 Общие положения

4.1 Документированная информация

4.1.1 Документированная информация включает внутренние документы

СМК (политика, цели, стандарты, руководство по качеству, карты процессов,
конструкторская и технологическая документация, должностные инструкции),
документы внешнего происхождения (ТНПА, НПА).
4.1.2 Управление документированной информацией, применяемой на
предприятии, в общем случае включает следующие этапы:
4.1.2.1Разработка:
– определение потребности в документах;
– планирование разработки, идентификация или приобретение
документов;

4
 – разработка документов;
– проверка документов на адекватность до их выпуска;
– согласование;
– утверждение.
4.1.2.2Внедрение:
– регистрация;
– тиражирование;
– рассылка;
– ознакомление;
– внедрение.
4.1.2.3Применение, актуализация и пересмотр:
– применение;
– контроль и выполнение требований;
– актуализация и пересмотр, проведение коррекции и корректирующих
действий;
– отмена.
4.1.2.4Хранение и изъятие:
– учет;
– хранение;
– изъятие из обращения;
– контроль изъятия;
– списание (предотвращение непреднамеренного использования
устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких
документов, оставленных для каких-либоцелей).
4.1.3 Установленный порядок управления документированной
информацией предназначен для:
– обеспечения единых требований к разработке, согласованию, проверке,
утверждению, тиражированию, актуализации, архивированию и аннулированию
документов системы менеджмента качества, действующей ворганизации;
– обеспечения гарантированного применения на каждом рабочем месте
только актуализированных документов.

5 Управление документированной информациейСМК

5.1 Планирование разработки документированной информации СМК

5.1.1 Планирование разработки документированной информации СМК

осуществляется на основании предложений специалистов структурных
подразделений организации.
5.1.2 Потребность в рабочих документах по различным видам
деятельности (положения, инструкции) СМК и планирование их разработки
осуществляются в процессе работы при отсутствии нормативных актов,
конкретизирующих данный участок работы.
5.1.3 Координацию и организацию работ по разработке документов
системы менеджмента качества выполняет начальник группы административно-
хозяйственного и технического обеспечения –ответственный исполнитель по
СМК.
5
 5.1.4 Ответственность за разработку документов СМК возложена на
специалистов структурных подразделений организации по функциональной
принадлежности.
5.1.5 Описания процессов разрабатываются владельцами процессов.
5.1.6 Ответственность за нормоконтроль, проверку документов на
адекватность до их выпуска возлагается на начальника группы
административно-хозяйственного и технического обеспечения.
5.2 Порядок согласования, утверждения и введения в действие
документированной информации СМК
5.2.1 Документы СМК утверждает директор личной подписью на
титульном листе документа со ссылкой на дату и номер приказа по утверждению
документа СМК.
СТП подписываются разработчиком, согласовываются при необходимости
с руководителями структурных подразделений по функциональной
принадлежности.
5.2.2 Анализ документов СМК на адекватность требованиям МС
ISO 9001:2015 может проводить сторонняя консалтинговая организация.
5.3Требования к построению и изложению документированной
информации СМК
5.3.1 Руководство по качеству разрабатывается с целью описания СМК и
установления требований и повторяет разделыМСISO 9001:2015.
5.3.2 Политика в области качества разрабатывается в соответствии с
требованиями п. 5.2МС ISO 9001:2015 и оформляется как самостоятельный
документ.
5.3.3 Структура документов СМК предусматривает элементы, указанные в
таблице1.

6
Таблица 1 – Структура документов СМК

Наименование
№ Требования к содержанию и оформлению
элемента
1 2 3
Оформляют в соответствии с титульным листом
1 Титульный лист
настоящего стандарта.
Приводят порядковые номера и заголовки разделов,
2 Содержание
подразделов и приложений.
Указывают, какой вид деятельности регламентируется
Назначение и
данным документом и в соответствии, с каким
3 область
разделом МС ISO 9001:2015 разработан настоящий
применения*
документ.
Нормативные Приводят обозначения и наименования ТНПА, на
4
ссылки* которые в тексте документа дана ссылка.
Приводят в алфавитном порядке применяемые в
Термины, документе термины с соответствующими
5 определения и определениями и перечень сокращений (за
сокращения* исключением общепринятых) с необходимыми
пояснениями и расшифровками.
Определяют ответственности должностных лиц за
проведение работ, регламентированных настоящим
6 Ответственность документом. По усмотрению разработчика раздел
может быть оформлен в текстовой или в табличной
форме (матрица распределения ответственности).
Устанавливают требования к порядку осуществления
описываемой деятельности, приводят очередность и
подробное описание работ, взаимодействие
Описание
исполнителей. При наличии в организации документа,
деятельности
содержащего подробное описание выполняемых работ,
(наименование
7 на него дается ссылка.
раздела
При описании деятельности могут применяться:
конкретизируется
– текст;
разработчиком)
– таблица с алгоритмической блок-схемой;
– матрица распределения ответственности;
– комбинация из указанных вариантов.
Определяют номенклатуру записей, документируемых
при выполнении, регламентированных настоящим
документом работ, (например, договор, протокол, акт,
приказ, свидетельство, перечень и т.п.). Для каждого
8 Записи
вида записи следует также определить форму
документа, должностное лицо, ответственное за
ведение (оформление) записи, место и срок хранения
документа.

7
Продолжение таблицы1
1 2 3
Приводят материалы (таблицы, формы бланков,
журналов и др.), дополняющие положения стандарта. В
тексте документа на все приложения должны быть
9 Приложения* ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на
них в тексте документа и обозначают буквами
русского алфавита (исключая буквы Ё, З, И, Й, О, Ч,
Щ, Ъ, Ы, Ь).
*В случае необходимости, элементы могут не приводится.

5.3.4 Процессы СМК описываются картами процессов, в которых для

каждого процесса должны быть определены:
– цель;
– владелец;
– ответственные исполнители;
– входные данные;
– выходные данные;
– планирование;
– контрольные точки;
– менеджмент ресурсов;
– показатели качества;
– записи;
– улучшение процесса.
5.3.5 Карта процесса должна содержать следующие обязательные
приложения:
– схема процесса;
– форма отчета по мониторингу и анализу процесса.
Карта процесса должна содержать такие структурные элементы, как:
– лист согласований;
– лист ознакомления;
– лист регистрации изменений.
Форма этих листов соответствует внешнему виду листов настоящего
стандарта.

6Управление документированной информацией внешнего

происхождения

6.1Управление ТНПА

6.1.1 Управление ТНПА (технические регламенты, технические кодексы

установившейся практики, государственные стандарты и т.п.) включает в себя
следующие этапы:
8
 – установление ТНПА, подлежащих управлению в организации;
– приобретение новых печатных изданий ТНПА и изменений к ним, либо
посредством информационного обслуживания с организацией Госстандарта РБ –
БелГИСС;
– ознакомление и выдача рабочих экземпляров ТНПА(при необходимости)
в соответствии с журналом выдачи ТНПА и присвоением статуса экземпляра.
6.1.2 Ответственность за учет и обеспечение ТНПА на предприятии несет
начальник группы административно-хозяйственного и технического
обеспечения - ответственный исполнитель по СМК.
6.1.3 Процедура управления ТНПА представлена в таблице 2.
Таблица 2 – Процедура управления ТНПА
№ Действие Результаты деятельности Ответственность
1 2 3 4
Заключение
договоров на
информационное
обслуживание/ директор, заместитель
1 Договор
договоров на директора
приобретение
печатных изданий
ТНПА
Руководители
структурных
подразделений,
Заявка от специалистов в
заместитель директора,
Приобретение произвольной форме, с
2 начальник группы
новых ТНПА перечислением требуемых
административно-
ТНПА.
хозяйственного и
технического
обеспечения
Запрос о приобретении ТНПА Заместитель директора,
в организацию, начальник группы
Оформление заказа
осуществляющую административно-
3 на приобретение
информационное обеспечение хозяйственного и
ТНПА
ТНПА/ реализацию ТНПА на технического
бумажном носителе. обеспечения
Начальник группы
Перечень ТНПА, подлежащих
административно-
Получение и управлению в организации в
4 хозяйственного и
регистрация ТНПА электронном виде (или на
технического
бумажном носителе).
обеспечения

9
Продолжение таблицы 2
1 2 3 4
Контрольные экземпляры ТНПА
хранятся в электронной технической
Начальник группы
библиотеке (или на бумажном
административно-
Архивирование носителе), идентифицируются в
5 хозяйственного и
фонда ТНПА соответствии с перечнем ТНПА,
технического
подлежащих управлению и не
обеспечения
подлежат внесению изменений в текст
документа.
начальник группы
административно-
Ознакомление с Ведомость ознакомления сотрудников с
6 хозяйственного и
ТНПА ТНПА по принадлежности.
технического
обеспечения
Отметка в журнале выдачи ТНПА
делается только в случае, если
работник организации хочет иметь Начальник группы
копию ТНПА на своем рабочем месте. административно-
7 Выдача ТНПА Все выданныеэкземпляры ТНПА хозяйственного и
подлежат регистрации, при этом технического
устанавливается статус экземпляра обеспечения
путем нанесенияштампа «Рабочий экз.
№__» на титульный лист ТНПА.
Ежеквартально проверяется наличие
изменений в ТНПА через сайт
http://tnpa.by/.
В случае выявления наличия изменений
в ТНПА отправляются запросы в
организацию, осуществляющую
информационное обеспечение ТНПА с
получением:
– текста изменений в ТНПА (далее
согласно п.10 настоящей таблицы);
начальник группы
информации об отмене ТНПА (далее
административно-
Актуализация согласно п.11 настоящей таблицы);
8 хозяйственного и
фонда ТНПА информации о продлении срока
технического
действия ТНПА с обязательным
обеспечения
внесением изменений в перечень
ТНПА, подлежащих управлению и
извещении владельца рабочего
экземпляра, и соответствующей
отметке в журнале выдачи ТНПА, если
выдавались рабочие экземпляры;
–информация о замене ТНПА, с
текстом заменяющих ТНПА (далее
согласно п.5, 6, 7, 8 и 11 настоящей
таблицы).

10
Продолжение таблицы2
1 2 3 4
Внесение информации о наличии
изменения в Перечень ТНПА,
подлежащих управлению. начальник группы
Внесение изменений Извещение всех владельцев административно-
9 в действующие рабочих экземпляров (если хозяйственного и
ТНПА выдавались рабочие экземпляры) и технического
наличии изменений и выдача обеспечения
изменений к ТНПА в соответствии
с п.8 настоящей таблицы.
Внесение сведений об
аннулировании ТНПА, изменений в
перечень ТНПА, подлежащих
начальник группы
управлению.
административно-
Аннулирование Отметка в журнале выдачи ТНПА.
10 хозяйственного и
ТНПА Извещение владельцев рабочих
технического
экземпляров об отмене ТНПА (если
обеспечения
выдавались рабочие экземпляры) и
проставление на титульном листе
штампа «Аннулировано».
Контрольные экземпляры,
отмененных ТНПА, хранятся в начальник группы
электронной библиотеке (или на административно-
Хранение
11 бумажном носителе) в рубрике хозяйственного и
отмененных ТНПА
«Аннулированные ТНПА. Срок технического
хранения замененных или обеспечения
отмененных ТНПА – 5 лет.

Управление НПА осуществляется посредствоминформационной системы

«Консультант», «Бизнес-Инфо».

7 Управление организационно-распорядительной документацией

7.1 Организационно-распорядительная документация

7.1.1 Настоящий раздел стандарта распространяется на
регламентированные государственными стандартами следующие
организационно-распорядительные документы:
–распорядительные (приказы, распоряжения, решения);
–организационные (правила, положения, должностные инструкции);
– справочно-информационные (письма, справки, протоколы, акты,
служебные записки).
7.1.2 Требования к оформлению перечисленных организационно-
распорядительных документов регламентируются СТБ 6.38«Унифицированные
системы документации Республики Беларусь. Система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению
документов»и«Инструкция по делопроизводству в государственных органах,

11
иных организациях» утвержденной Постановлением Министерства юстиции
Республики Беларусь19.01.2009 N 4.
7.1.3 Юридическим основанием возникновения организационно–
распорядительных документов являются:
–законы, указы, постановления и распоряжения руководящих органов
Республики Беларусь;
–осуществление исполнительской и распорядительной деятельности в
целях выполнения организацией возложенных на нее задач;
–потребность правового регулирования работы аппарата управления,
структурных подразделений организации.
7.1.4 Все издаваемые на предприятии управленческие документы должны
оформляться на бланках установленной формы в соответствии с «Инструкцией
по делопроизводству в государственных органах, иных организациях»
утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики
Беларусь19.01.2009 N 4.
7.1.5 Приказы, распоряжения вступают в силу с момента его издания
(принятия), если иное не оговорено в приказе.
7.2Порядок подготовки, согласования и утверждения организационно-
распорядительной документации
7.2.1 Согласование внутренних и исходящих документов производится
путем визирования. Визы проставляются слева на последнем листе первого
экземпляра документа ниже подписи или на оборотной стороне последнего
листа документа. Второй вариант наиболее удобен при визировании
распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), т.к.
при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на
них не воспроизводятся. В исходящих документах (письмах, справках,
служебных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в
делопроизводстве организации.
Виза включает в себя название должности визирующего, личную подпись,
расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования.
7.2.2 Решение наиболее важных вопросов, как правило, фиксируется
приказами (решениями, распоряжениями).
7.2.3 Проекты распорядительных документов подготавливают структурные
подразделения.
При составлении проекта необходимо:

12
 – указать содержащиеся в них предложения со ссылкой на ранее изданные
по данному вопросу документы во избежание повторений или противоречий.
Если в подготавливаемом проекте предусматривается изменение или отмена
ранее изданных нормативных документов, то об этом должна быть сделана
конкретная запись;
– наметить конкретные задания и мероприятия с указанием исполнителей
и сроков исполнения;
– указать конкретных должностных лиц, на которых возлагается контроль
исполнения данного распорядительного документа.
7.2.4 Проект распорядительного документа (решения, распоряжения,
приказа) согласовывают с должностными лицами, ответственными за его
выполнение. Срок согласования не более трех дней для каждого структурного
подразделения.
7.2.5 Распорядительный документ может содержать одно или несколько
приложений. Приложения могут быть выполнены в форме ведомостей,
мероприятий и т.д.

7.3Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение

установленных правил и порядка работы с документами в организации, их
сохранность

7.3.1 Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение

установленных правил и порядка работы с документами в структурных
подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей
этих подразделений.
7.3.2 Ответственность за контроль, учет, хранение организационно–
распорядительных документов несут руководители структурных подразделений
и сотрудники, отвечающие за делопроизводство.
7.3.3 Сотрудники организации несут персональную ответственность за
выполнение требований «Инструкции по делопроизводству в государственных
органах, иных организациях» утвержденной Постановлением Министерства
юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 N 4, сохранность находящихся у них
служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается
руководителю структурного подразделения.
7.3.4 При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у
него документы и дела передаются по решению руководителя организации или
соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту
приема-передачи документов и дел.

8Управление должностными инструкциями и положениями о

подразделениях

8.1 Должностные инструкции

8.1.1 Под должностной инструкцией понимается локальный правовой акт

(ЛПА), который определяет правовое положение служащего в организации, его
13
трудовую функцию (обязанности), права и ответственность (ч. 2 - 3 п. 10 Общих
положений ЕКСД).
8.1.2 Должностные инструкции являются правовой основой для
определения соответствия работника занимаемой должности, а также его
ответственности (дисциплинарной, материальной) за исполнение своих
обязанностей.
8.1.3 Должностные инструкции разрабатываются на служащих
организации (ч. 2 п. 1 Общих положений ЕКСД). Должность служащего - род
трудовой деятельности в соответствии со служебным положением,
должностными обязанностями, определенными на основании ЕКСД (абз. 2 ч. 1
ст. 1 ТК).
8.1.4 При разработке проекта должностной инструкции важно соблюдать
правила делопроизводства. В частности, ответственное за разработку лицо
должно руководствоваться требованиями:
- Инструкции по делопроизводству № 4;
- СТБ 6.38-2016.

8.2Предназначение должностных инструкций

8.2.1 Должностные инструкции предназначены для:

– четкого определения служебного положения, обязанностей и прав,
персональной ответственности, объективной оценки работы руководителей,
специалистов и др. служащих;
– подбора, рациональной расстановки и использования кадров в
соответствии со специальностью и квалификацией;
– материального и морального стимулирования кадров в зависимости от
количества и качества вложенного труда;
– поддержание и укрепления трудовой дисциплины, правильного
применения мер дисциплинарного, материального и морального воздействия к
лицам, не выполняющим возложенных должностных обязанностей.
8.2.2 Должностную инструкцию для каждого сотрудника разрабатывает
руководитель структурного подразделения, согласовывает юрисконсульт,
заместитель директора и утверждает директор.
8.2.3 Структура ДИ должна предусматривать элементы, представленные в
таблице 3.

Таблица 3 – Структура должностных инструкций

Наименование
№ Требования к содержанию
элемента
1 2 3
– Категория должности (специалист, руководитель);
1 Общие – порядок назначения и освобождения от должности;
положения – форма оформления трудовых отношений (например,
контракт между работником и нанимателем);
– квалификационные требования;
14
 – кто замещает данное должностное лицо в случае его
отсутствия;
– чем он должен руководствоваться в работе:
перечень основных НПА, ТНПА, организационно–
распорядительных, методических и т.п. документов.
В перечне документов, обязательных к применению,
указываются:
– НПА Республики Беларусь;
– действующий устав организации.
Перечисляются обязанности, которые поручаются
работнику, занимающему соответствующую должность
служащего. Основой для разработки главы является раздел
"Должностные обязанности" квалификационной
Должностные
2 характеристики должности служащего(ч. 1 п. 10 Общих
обязанности
положений ЕКСД).
С учетом специфики работы перечень должностных
обязанностей может быть сокращен или, наоборот,
расширен для конкретной должности служащего.
Включается информация о полномочиях, которые
предоставляются сотруднику для надлежащего исполнения
3 Права возложенных на него обязанностей. Например, это право
получать необходимую для работы информацию,
подписывать или визировать документы и др.
указывается:
- подчиненность работника. Как правило, работник
непосредственно подчиняется руководителю своего
подразделения (управления, отдела и пр.). Однако не
исключены случаи подчинения непосредственно
Взаимоотношения руководителю организации или иным лицам;
(связи по - все связи работника с сотрудниками своего и других
4
должности подразделений, а также с внешними организациями.
служащего) Например, какая документация и от кого поступает
работнику, какие документы и кому следует передать.
Также здесь может быть отражена информация о сроках
подготовки и передаче документации.
Работник взаимодействует с другими подразделениями по
вопросам, входящим в его компетенцию.

Продолжение таблицы 3
1 2 3
Результаты работы сотрудника оцениваются лицом,
которому он непосредственно подчинен.
Прописывается ответственность работника (ч. 3 п. 10
Общих положений ЕКСД).
Оценка работы и
5 В разделе регламентируется персональная
ответственность
ответственность сотрудника за несоблюдение своих
должностных обязанностей, нарушение внутренних
документов, нарушение требований
законодательства.
15
 8.2.4 Положения о структурных подразделениях и должностные
инструкции руководителей, специалистов и служащих должны соответствовать
требованиям МС ISO 9001:2015, квалификационному справочнику должностей
служащих. В должностной инструкции следует установить задачи в области
качества, меру ответственности и полномочия, определить круг должностей (или
подразделений) и в каких случаях они должны взаимодействовать при решении
поставленных задач.
8.2.5 Вновь принятые работники перед подписанием контракта должны
быть ознакомлены с должностной инструкцией.
8.2.6 Должностные инструкции и положения о структурных
подразделениях хранятся главного бухгалтера, копииположений о структурном
подразделении и должностные инструкции хранятся у руководителя
структурного подразделения.
Учет и хранение контрольных экземпляров должностных инструкций
осуществляет главный бухгалтер.
8.2.7 Актуализация положений производится по мере необходимости, но
не реже одного раза в пять лет.
9 Ответственность, полномочия и взаимодействия
9.1 Ответственность за управление документацией на уровне руководства
организации несет представитель руководства по качеству, за управление
документацией в структурных подразделениях – руководители структурных
подразделений, относящихся к СМК.
9.2 Ответственность за управление политикой и целями в области качества
организации несет директор. Ответственность за организацию работ по
управлению политикой и целями в области качества на уровне организации
несет представитель руководства по качеству – назначается приказом директора.
9.3 Ответственность за определение и достижение целей в области
качества в структурных подразделениях несут руководители структурных
подразделений, относящихся к СМК.
9.4 Матрица распределения ответственности и полномочий процедуры
«Управление документацией» представлена в «Приложении Б».

16
 Приложение А
(справочное)
Кодификатор документов СМК
№ Обозначение
Наименование документа
п/п документа системы
1 2 3
1 Руководство по качеству РК СМК 7.5–2019
Карты процессов:
Разработка и производство специального
2 КП СМК 01–2019
программного обеспечения
Разработка и производство аппаратных
3 средств (блоков, модулей), аппаратно- КП СМК 02-2019
программных комплексов и систем
Стандарты предприятия
Управление документированной
4 СТП СМК 7.5.01–2019
информацией
5 Управление внутренним аудитом СТП СМК 9.2.01–2019
Управление несоответствующей
6 СТП СМК 8.7.01–2019
продукцией
СТП СМК 10.2.01–
7 Корректирующие действия
2019

17
 Система менеджмента качества
СТП СМК 7.5.01-2019
Управление документированной
информацией

Приложение Б
(справочное)
Матрица распределения ответственности и полномочий по процедуре «Управление документацией СМК»
Подпроцесс 3

выполнения тре-
Подпроцесс 1 Подпроцесс 2 «Применение, Подпроцесс 4
«Разработка» «Внедрение» актуализация и «Хранение и изъятие»
пересмотр»

2 Планирование

адекватность5 Проверка на

3 Актуализация и
2 Контроль
1 Определение

предупр. дейсвий пересмотр, прове-

изъятия4 Контроль
потребности в

дение коррект. и
2Тиражирование
разработки и
Ответственныелица

6 Утверждение
4Согласование

1 Применение
1 Регистрация

3 Изъятие из
3 Разработка

5 Внедрение
4 Обучение

2 Хранение

5 Списание
3 Рассылка

обращения
за выполнение

6 Отмена

1 Учет
бований
разработке

идентификация

Директор О Р Р И И Р И И Р Р
Представитель
руководства по У О Р О У О О О О У У О О У У Р
качеству
Руководитель
подразделения,
О У У У У О О У У У У
относящегося к СМК

Ответственный по
О О О О О
кадрам
Внутренние
И О И И И О
аудиторы
Примечание: в матрице использованы следующие обозначения:
Р – принимает решение; У – участвует; И – получает информацию; О – отвечает.

18
 Система менеджмента качества
СТП СМК 7.5.01-2019
Управление документированной
информацией

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

СОГЛАСОВАНО РАЗРАБОТАНО

19
 ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

Номера листов (страниц) Всего Основание

№ из- Дата Подпись лица,
листов для
мене- заме- аннули- утверждения производившег
новых в внесения
ния ненных рованных изменения о изменение
документе изменения
1 2 3 4 5 6 7 8
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

20
 ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ПЕРИОДИЧЕСКИХ ПРОВЕРОК

Дата Должность и Ф.И.О Результаты

Подпись
проверки проверяющего проверки

21