Организационная структура ресторана

Мусатов Александр

Организационная структура ресторана

2019 г, - 102 с.

«Организационная структура ресторана» книга,

призванная помочь владельцам и управляющим
ресторанами навести порядок во
взаимоотношениях между менеджерами,
научиться планировать деятельность, выстроить
систему отчетности о выполненной работе.
Книга написана как практическое руководство,
которое позволит вам создать неформальную
организационную структуру ресторана и
разработать матрицу ответственности.

Мусатов Александр

(с) 2019 г

www.amusatov.com

amusatov.com 2
Организационная структура ресторана

Оглавление
Оглавление ................................................................................................................................ 3

Вступление ................................................................................................................................. 4

Чек-лист готовности команды к изменениям .............................................................. 6

Типы организационных структур ..................................................................................... 7

Организационная структура управления малых предприятий........................ 10

Создаем организационную структуру ......................................................................... 15

Задание №1. Нарисуйте организационную структуру своего ресторана .. 16

Как описывать структуру ...................................................................................................20

Календарь изменений ......................................................................................................... 22

Административное подчинение ...................................................................................... 24

Обязанности руководителей ........................................................................................... 25

Карты знаний ........................................................................................................................... 26

Создаем функционал руководителя ............................................................................. 33

Документация руководителя ............................................................................................ 53

Функциональное взаимодействие ................................................................................. 56

КЛО - карты личной ответственности ………………………………………………………………………..66

Собрания в ресторане ……………………………………………………………………………………………………74

KPI для HR …………………………………………………………………………………………………………………………….…94

amusatov.com 3
Организационная структура ресторана

Вступление

Как часто вам как руководителям приходилось в

своей работе тратить массу времени на наведение порядка
во взаимоотношениях между своими подчиненными,
менеджерами, руководителями департаментов? Битвы
менеджеров ресторана, конечно, не сравнятся с офисными
битвами в крупных компаниях, но тем не менее отнимают
много времени и сил на разрешение внутренних конфликтов.
Более того, во многих ресторанных компаниях, с
которыми мне доводилось работать, существует некоторая
«феодальная раздробленность», где каждый департамент,
каждый руководитель отвечает только за свой фронт работ
и не очень охотно идет на контакт с представителями других
подразделений. Так, менеджер смены практически не
взаимодействует с су-шефом. У них же разные задачи,
возразите вы и будете правы. Но что, если я вас спрошу
должен ли су-шеф предоставлять менеджеру смены какую-
либо информацию в течение смены? Или, наоборот. Скорее
всего, ответ будет положительным. Да, должен. Но вот
проблема. Су-шеф с менеджером «не дружат» и не по
личным причинам. Их не «подружили» в рамках
формализованных функциональных взаимодействий.
В результате все держится на личных связях,
которые, увы, совершенно не системны и не поддаются
анализу их эффективности.

amusatov.com 4
Организационная структура ресторана

Это правило необходимо запомнить и

вспоминать о нем каждый раз, когда вы
почувствуете соблазн что-то не
описать, не зафиксировать, не внести в
протокол. Не материализовать, другим словом.
Вербальные коммуникации самые неустойчивые,
неэффективные. Рисков искажения передачи и восприятия
информации очень много. Да, она самая простая (насколько
проще просто сказать, дать команду, чем что-то
фиксировать, писать, отправлять по почте или в
мессенджер), но и в тоже время самая опасная, с точки
зрения восприятия информации.
Я хочу предложить вам разработать и внедрить простую и
понятную схему наведения порядка во взаимоотношениях
ваших менеджеров (под менеджером я подразумеваю
любого руководителя, который исполняет 4 функции:
планирование, организация, мотивация, контроль). Подход
очень простой и доступный для большинства руководителей
любого ресторана. Есть единственное условие.
Необходимо, чтобы ваша команда соответствовала
некоторым критериям готовности к внедрению этого
подхода.
Вот они. Проанализируйте их и если вы получите
большинство галочек в следующем чек-листе, считайте,
система управления взаимоотношениями сотрудников у вас
в кармане.

amusatov.com 5
Организационная структура ресторана

Чек-лист готовности команды к изменениям

Отметьте здесь пункты, с которыми вы согласны

c Команда должна быть. Если у вас больше двух

руководителей в ресторане, можете начинать
c Члены вашей команды готовы к изменениям
c В вашей команде нет нерешаемых конфликтов
c У вас не прописана организационная структура
управления рестораном
c Организационная структура прописана, но она
формальна и не используется
c Не формализованы функциональные обязанности
руководителей
c Функциональные обязанности руководителей
прописаны формально или не полностью
c Ваши бизнес-процессы никак не связаны с
организационной структурой
c Ваши бизнес-процессы (стандарты работы) не
прописаны или прописаны частично

Если вы отметили все (или почти все) пункты из этого чек-

листа, можете продолжать читать. Я очень надеюсь, что
данная книга поможет вам построить эффективную команду
единомышленников и профессиональных менеджеров!

amusatov.com 6
Организационная структура ресторана

Типы организационных структур

Их великое множество. В интернете есть масса
сайтов, погружающих вас в мир типов организационных
структур, в зависимости от типа бизнеса, выпускаемого
продукта, регионального распространения компании и
прочих факторов. Все они служат одной цели – навести
порядок в бизнесе, процессах производства и реализации
продукции, повысить эффективность работы подразделений,
увеличить объемы продаж и сократить издержки. При
желании вы сможете более подробно ознакомиться с
различными типами организационных структур. В этой книге
мы сосредоточимся с вами на изучении одной из всех типов
структур – линейно-функциональной организационной
структуры, на мой взгляд, наиболее подходящей к понятию
ресторанный бизнес. Но, для начала, давайте разберемся с
азами понятий.
Под организационной структурой управления
понимается состав, взаимодействие, соподчиненность, а
также распределение работы по подразделениям и
управленческим органам, между которыми формируются
определенные отношения, связанные с реализацией
властных полномочий, потоков распоряжений и
информации.
Основой для появления и функционирования того
или иного типа организационной структуры управления на
предприятии, а также залогом увеличения

amusatov.com 7
Организационная структура ресторана

производительности является горизонтальное разделение

труда, при котором весь объем работы разбивается на
компоненты.
На практике существуют несколько типов организационных
структур управления предприятием: линейная,
функциональная, линейно-функциональная,
дивизиональная, матричная, комбинированная.
Линейная структура управления предприятием
подразумевает собой то, что каждым подразделением
руководит управленец, осуществляющий единоличное
руководство подчиненными сотрудниками и
сосредоточивший в себе все функции управления. Данный
управленец в свою очередь подчиняется вышестоящему
управленцу.

Руководитель
предприятия

Руководитель А Руководитель Б

Исполнители Исполнители

Функциональная - вид организационной структуры,

подразумевающий собой группирование конкретных
должностей в отделы на основе общих видов деятельности.

amusatov.com 8
Организационная структура ресторана

В зависимости от задач организации эти виды деятельности

могут быть разными. Ниже представлена
функциональная схема организационной структуры
предприятия.

Генеральный директор

Производство Сбыт Финансы Кадры

Линейно-функциональная структура в значительной

степени позволяет устранить недостатки как
функционального, так и линейного типов управления. При
данной структуре назначение функциональных служб
заключается в подготовке для линейных руководителей
данных, чтобы те в свою очередь могли
принять компетентное управленческое решение или
производственное. Ниже можно наблюдать пример
организационной структуры, рассматриваемой выше.

amusatov.com 9
Организационная структура ресторана

Управляющий директор

HR Бухгалтерия

Маркетинг Юрист

СБ

Шеф-повар Барменеджер Менеджер

Су-шеф Старший бармен Старший смены

Организационная структура управления малых

предприятий

Орг. структура частично средних, малых и сверхмалых

предприятий имеет следующие характеристики:

1. Низкое разделение труда, что зачастую является

причиной перегруженности работников из-за
совмещения большого количества служебных
обязанностей;

amusatov.com 10
Организационная структура ресторана

2. Непосредственное участие руководителя в

производстве;
3. Практически отсутствует деление на отделы;
4. Имеют место прямые короткие информационные
каналы между работниками;
5. Между работниками преобладают неформальные
отношения;
6. Работа координируется непосредственно
работниками путем прямых согласований;

Разберем вышеуказанные утверждения более подробно.

1. Низкое разделение труда, что зачастую является

причиной перегруженности работников из-за
совмещения большого количества служебных
обязанностей.
Помоги разгрузить товар, встреть гостей, помой пол,
налей пива, рассчитай гостя, приготовь суп, закажи
хоз. товары. Эти команды вы слышите практически
каждый день в своем ресторане. Они отдаются
менеджерами, су-шефами, барменами и даже
хозяюшками друг другу, каждому члену команды.
Здорово, когда все ваши сотрудники
взаимозаменяемы. С учетом того, что вы ведете
целенаправленную работу в этом направлении, а не
просто мечетесь в запаре, не умея организовать
смену. И именно поэтому вашу сотрудники

amusatov.com 11
Организационная структура ресторана

многофункциональны. Но, в этом случае, скорее

всего, низкоэффективные.
2. Непосредственное участие руководителя в
производстве.
Ну, тут и без комментариев все понятно. Менеджер,
засучив рукава, убирает грязную посуду со столов
гостей (и это здорово, хуже, если бы он просто стоял
и наблюдал, как новые гости садятся за грязный
стол). Шеф-повар стоит на линии (и мы требуем
этого), бар менеджер сам придумывает новые
коктейли (за что ему честь и хвала). Такой наш
бизнес. Без работы в команде, в том числе команде
менеджеров, мы с вами не станем успешным
рестораном.
3. Практически отсутствует деление на отделы.
В отличие от многих бизнесов, в ресторанах часто
отсутствует иерархия по отделам. Не многие
рестораны могут сказать «отдайте эту заявку на
закупку в отдел логистики», или «этот чек-лист надо
передать в отдел операционного контроля
качества». Скорее такое разделение существует (и
должно быть формализовано) в крупных компаниях,
сетевых бизнесах, где с учетом огромной
операционной текучки, по-другому бизнес
функционировать не будет. В небольших компаниях
вся операционка передается быстро, от

amusatov.com 12
Организационная структура ресторана

руководителя к руководителю, минуя

«бюрократические проволочки».
4. Имеют место прямые короткие информационные
каналы между работниками.
Собрания смены, группы в социальных сетях,
информационный стенд, да даже собрания
менеджеров или общие собрания всего ресторана.
Мы можем общаться друг с другом в ресторане
(Менеджер <–> линейный сотрудник, Менеджер <–>
Менеджер, линейный сотрудник <–> линейный
сотрудник) хоть каждый день. Я знаю одну компанию,
где собственник в самом начале пути встречался со
всеми сотрудниками своей команды каждый месяц.
Компания росла и встречи становились все реже.
Раз в квартал (квартальный отчет собственника
перед сотрудниками), потом раз полгода (анонс
планов на полугодие), потом раз в год (награждение
лучших и озвучивание целей компании на
следующий год). Через 7 лет существования
компании последняя встреча собственника с
командой прошла три года назад. Его заменили
ТОП-менеджеры компании, но владелец бизнеса
уже, конечно не знает в лицо каждого сотрудника,
как это было в самом начале пути. Учитывайте это.

5. Между работниками преобладают неформальные

отношения.

amusatov.com 13
Организационная структура ресторана

И речь не о том, что дети, зачатые на корпоративе,

автоматически зачисляются в штат компании. Дело в
том, что небольшой круг сотрудников (пока компания
не выросла и не разрослась) позволяет им общаться
очень тесно, много. Информация передается очень
быстро. Они общаются в курилках, создают чаты в
соц. сетях. Мне рассказывали менеджеры одной
компании, что их сотрудники создали закрытую
группу в фейсбуке, которую назвали «Уставшие, но
счастливые», куда не пускают менеджеров, сами
добавляют новичков, прошедших аттестацию, и
обсуждают все проблемы и события в ресторане.
Будьте уверены, они «моют вам косточки» и
обсуждают каждый ваш шаг и ваше решение. Не
вздумайте запрещать им делать это. Во-первых, это
неотъемлемая часть их способа общения друг с
другом, а во-вторых, это их способ организованной
коммунальной коммуникации. Лучше сделайте так,
чтобы они хвалили вас в своей переписке и
гордились тем, что работают с вами вместе!
6. Работа координируется непосредственно
работниками путем прямых согласований.
Большинство команд, выдаваемых менеджерами в
ресторане, осуществляется напрямую по каналу
«менеджер – подчиненный». Конечно, есть
стандарты и инструкции, есть чек-листы и прочие
инструменты контроля, но в большинстве случаев

amusatov.com 14
Организационная структура ресторана

преобладает устная коммуникация. Это ни хорошо,

ни плохо. Это просто характеристика небольшого
бизнеса, и эту специфику надо учитывать. Если вы
чувствуете, что устной коммуникации уже
недостаточно, пора задуматься о формализации
процессов и внедрения стандартов в работу.

Создаем организационную
структуру

Итак, мы подошли с вами к моменту формализации нашей

организационной структуры управления рестораном.
Линейно — функциональную организационную структуру
иногда называют традиционной или классической,
поскольку она была первой структурой, подвергшейся
изучению и разработке.
Подобные структуры базируются, с одной стороны, на
линейных полномочиях.
Линейные полномочия — это полномочия, которые
передаются непосредственно от начальника к
подчиненному и далее к другим подчиненным (иерархия
уровней управления).
Кроме того, в основе подобных структур управления лежит
принцип функциональной департаментализации (процесс
деления организации на отдельные элементы, каждый из

amusatov.com 15
Организационная структура ресторана

которых имеет свою четко определенную, конкретную

задачу и обязанности).
Ваше первое задание будет на следующей странице.

Задание №1. Нарисуйте организационную структуру

своего ресторана

Впишите в свободные ячейки названия должностей,

имеющиеся у вас на данный момент. Чуть позже мы
разберем с вами тему расчета необходимого количества
управленческих звеньев в ресторане.
Определите уровни подчинения – кто кого может брать на
работу, и кто кого может уволить, кто кому ставит цели и
задачи и кто кому отчитывается за их исполнение.
Для создания схемы иерархии рекомендую пользоваться
бесплатной программой для создания схем бизнес-
процессов и организационных структур draw.io
Если у вас есть аккаунт в Google и вы пользуетесь Google
Chrome у вас не возникнет проблем с освоением этой
программы.
Для этого введите в поисковой строке draw io и перейдите
по ссылке. Вам необходимо будет авторизоваться под своим
аккаунтом Google. Затем вам будет предложено создать
новую или открыть уже ранее созданную вами диаграммы.

amusatov.com 16
Организационная структура ресторана

Выберите нравящийся вам шаблон из предложенных.

Назовите ваш файл (например, Организационная
структура)
После чего нажмите кнопку Create

Вам откроется окно с шаблоном, который вы выбрали.

amusatov.com 17
Организационная структура ресторана

Вы можете работать в нем, а можете создать новую чистую

вкладку и разработать свой дизайн, перетаскивая из левой
части программы в правое окно элементы, стрелки и
пиктограммы.

amusatov.com 18
Организационная структура ресторана

Теперь, дело за малым. Собирайте вашу рабочую группу и

выполняйте первое задание.

amusatov.com 19
Организационная структура ресторана

Как описывать структуру

Позвольте дать вам несколько рекомендаций по той работе,

которую вы будете выполнять в ближайшее время.
1. Соберите рабочую группу и назначьте руководителя
проекта. Работайте с вашей командой управленцев.
Назначайте ответственных за ту или иную работу,
ставьте реальные сроки.
2. Не пытайтесь описать и утвердить организационную
структуру компании в одиночку. Вы столкнетесь с
сопротивлением, когда будете презентовать
выполненную работу. Поэтому сразу формируйте
рабочую группу из всех руководителей
департаментов вашего ресторана / компании.
3. Не переходите к следующему пункту обсуждения,
пока все не будут согласны с предыдущим. Эта
работа не должна быть быстрой. Вы закладываете
базу для организованной работы вашей компании,
поэтому отнеситесь к ней со всей серьёзностью и

amusatov.com 20
Организационная структура ресторана

ответственностью. Если кто-то из участников

рабочей группы, будет не согласен, но вы настоите
на своем и проигнорировав его, перейдете к
следующему пункту, будьте уверены – несогласный
сотрудник будет также игнорировать ваше решение
и в своей работе. Обсуждайте, аргументируйте,
приводите доводы. Добейтесь осознанного согласия
от всех участников вашей рабочей группы.
4. Спланируйте ваши встречи. Возможно, она будет не
одна. Ставьте реальные цели и сроки по
выполнению работ, не пытайтесь «съесть слона
целиком». Не забывайте, что у ваших подчиненных,
помимо тех заданий, которые вы выдадите им на
встрече, есть рабочая рутина и текучка, которую им
необходимо выполнять.
5. Внедряйте прописанные на бумаге изменения в
жизнь. Не ждите, что то, что вы создадите
«заработает само». Как только вы приняли какие-
либо изменения, сразу же внедряйте их в работу.
Иначе, все ваши гениальные решения и идеи так и
останутся на бумаге.
6. Озвучивайте свои решения вашим сотрудникам.
Весь персонал должен быть в курсе того, что вы
делаете. Конечно, когда речь идет о тех изменениях,
которые коснутся линейный персонал. Не стоит,
наверное, озвучивать на общих собраниях новый
порядок хранения приходных накладных от

amusatov.com 21
Организационная структура ресторана

поставщиков или новый регламент подачи

отчетности от шеф-повара управляющему. Если
изменения затрагивают устоявшийся порядок
работы линейных сотрудников, они вправе знать об
этом.

Календарь изменений

Рекомендую сразу вносить в

календарь ваши планы по
внедрению изменений. Таким
образом, во-первых, вы
зафиксируете ваши решения, а
во-вторых, нагляднее будет
виден ваш прогресс.
Вы можете пользоваться любым
типом календарей (как
бумажных, так и электронных
версий). Самый распространенный и бесплатный вариант
планирования мероприятий – Google Calendar.

amusatov.com 22
Организационная структура ресторана

amusatov.com 23
Организационная структура ресторана

Каждое событие вы можете раскрыть более подробно,

приглашать на него других пользователей, делиться
файлами и отслеживать выполнение задачи.

Административное подчинение

Как вы понимаете, просто нарисовать квадратики и вписать

туда наименование должностей недостаточно. Многие, кто
рисовали Орг. структуру задавали себе вопрос: зачем?
Зачем мы формализовали то, что и так понятно. Ведь
очевидно, что Су-шеф подчиняется Шеф-повару, что
Старший бармен может быть уволен Бар менеджером, а
решение брать на работу Менеджера или нет, будет
принимать Управляющий.
Здесь не все так очевидно и однозначно. Например,
взаимоотношения Шеф-повара и Управляющего. В
классическом варианте Шеф-повар подчиняется
Управляющему (административное, линейное подчинение).
Управляющий берет Шефа на работу, ставит ему цели и
задачи, контролирует исполнение им своих обязанностей.
Но, нередки случаи, когда Шеф-повар находится на одной
ступени управления в структуре. Например, «звездный»
Шеф, ресторан от Шеф-повара, Шеф-повар владелец и пр.
В этом случае, прямого подчинения управляющему не
происходит. И вам необходимо, учитывая вашу специфику

amusatov.com 24
Организационная структура ресторана

договориться об этом подчинении и отчетности со всеми

участниками управления. Решение придет к вам после того,
как вы определите кто из ваших руководителей за что
отвечает. То есть, какие функциональные обязанности на
него возложены.

Обязанности руководителей

Если вы справились с предыдущим заданием, то следующее

вам понравится еще больше.

С удивительным открытием я столкнулся несколько

лет назад и до сих пор сталкиваюсь. Оказывается, в очень
большом количестве ресторанов не существует
прописанных функциональных обязанностей у
руководителей департаментов. Прошу не путать с
Должностными инструкциями – документом, чаще всего,
несущим формальную смысловую нагрузку. Общие фразы,
общие положения, пункты, отвечающие на вопрос «что»
должен делать сотрудник, но не отвечающий на вопрос
«как» он это должен делать. Дальше больше.
Если в вашем ресторане два и более менеджера, это
вносит еще большую неразбериху в обязанностях. Ведь
должностная инструкция создается на должность, а не на
человека. Должность одна. Сотрудников несколько.
Обязанности одинаковые. В итоге никто ни за что не
отвечает. Знакомая ситуация?

amusatov.com 25
Организационная структура ресторана

Подход, который я вам предлагаю, в корне

отличается от того, с которым вам, возможно, приходилось
сталкиваться при описании должностных обязанностей.
Заодно, вы освоите еще одну полезную программу. Даже
больше, чем программу. Новый способ структурирования
большого объема информации.
Итак, сначала знакомимся с вами с Mind Map. Добро
пожаловать в Карты Знаний!

Карты знаний

Карты знаний - способ изображения

процесса общего системного мышления с
помощью схем. Также может
рассматриваться как удобная техника
альтернативной записи. В русских переводах
термин может звучать по-разному — карты
ума, карты разума, карты памяти, интеллект-
карты, майнд-мэпы.

Карты знаний — это удобная техника для

представления процесса мышления или структурирования
информации в визуальной форме. Цели создания карт могут
быть самыми различными: прояснение для себя какого-то
вопроса, сбор информации, принятие решения,
запоминание сложного материала, передача знаний
ученикам или коллегам и еще множество других.

amusatov.com 26
Организационная структура ресторана

Однако для того, чтобы хорошо разобраться с тем,

как интеллект-карты создаются и используются, лучше
всего начать с применения их для зрительного
представления процесса мышления.
В основе создания карт знаний лежит процесс
радиантного мышления. Суть его заключается в следующем:
берется какая-то определенная основная тема, а затем от
нее, как лучи от солнца или ветви от ствола дерева, строятся
различные идеи, так или иначе связанные с основной темой.
Устанавливаются также связи между различными ветвями.
Каждая новая идея (ветвь) становится исходной точкой для
продолжения этого процесса, то есть вновь от нее отходят
связанные с ней идеи.

amusatov.com 27
Организационная структура ресторана

Пример. Карта знаний. Обязанности Управляющего

amusatov.com 28
Организационная структура ресторана

Как видите, в центре карты знаний помещена основная

задача – Обязанности управляющего рестораном.
От центрального элемента отходят основные
направления работы Управляющего, каждое из которых
выражается в конкретных функциях, которые должен
исполнять Управляющий.
Рассмотрим основные принципы создания карт
знаний для описания обязанностей сотрудников (по
данному алгоритмы вы сможете описать функционал
абсолютно любой позиции).
Программ для создания карт знаний очень много.
Они отличаются друг от друга функциональностью,
дополнительными возможностями, стоимостью. Я предлагаю
вам пользоваться очень удобной, простой и бесплатной
программой www.coogle.it , которая не требует установки
на компьютер, а значит вы сможете создавать карты знаний
на любом компьютере, имеющим доступ в интернет. Также
вам понадобится ваш Google аккаунт. Этого достаточно для
того, чтобы создать вашу первую карту знаний.
Одно из преимуществ использования coggle.it в том,
что созданную карту знаний вы сможете сохранить не
только в виде картинки или pdf файла, но и, что более важно,
в текстовом формате, который потом сможете
редактировать в любом текстовом редакторе.
Итак, перед нами стоит задача создания
обязанностей, например управляющего рестораном. С чего
начать? Если бы мы не были знакомы с картами знаний, то

amusatov.com 29
Организационная структура ресторана

нам пришлось бы открыть чистый лист (новый документ) и в

строчку выписывать все обязанности, которые мы бы
пытались вспомнить. При этом риск, что мы что-то забудем
или упустим очень высок. Строчная подача информации
(особенно, если строк много) не эффективна. Гораздо
удобнее попробовать увидеть вю картину целиком. Именно
в этом нам поможет карта знаний.

Создание карт знаний в Coggle.it

Итак, открываем coogle.it, создаем новую карту знаний.

Перед нами откроется новое окно. Именно в нем мы и будем
работать. Называем нашу диаграмму, вписав это название в
центральный элемент. Именно это и будет та задача,
которую нам нужно будет решить. Например:

Все изменения сохраняются автоматически, так что не

ищите кнопку «Сохранить» и не бойтесь потерять вашу

amusatov.com 30
Организационная структура ресторана

работу (при условии стабильного доступа в интернет во

время работы в программе).
Следующий шаг.

Создаем ветки первого порядка. Это Основные

направления работы управляющего рестораном. На этом
этапе совершенно не важна последовательность. Важней
перечислить основные направления его работы, пока, не
вдаваясь в подробности.

Мы создаем эти ветки сразу же в программе, например:

Добавить новую ветку очень легко. Просто наведите курсор

на элемент, к которому вы хотите прирастить ветку и
нажмите на (+). Ветка появится и вам останется только дать
ей название.
Обращаю ваше внимание, что название
этих направлений работы вы можете менять
по своему усмотрению.

amusatov.com 31
Организационная структура ресторана

Определение функций, исполняемых Управляющим по

каждому направлению.

Очевидно, их будет гораздо больше, чем Направлений.

Раскрывайте каждое Направление настолько подробно,
насколько считаете необходимым. Позже вы сможете
удалить лишнее. Сейчас, на этом этапе, главное не упустить
ничего важного в работе Управляющего.
Теперь, необходимо функции, которые вы определили для
той или иной должности перевести в конкретные действия.
Это удобней делать в текстовом формате, поэтому сейчас
мы экспортируем нашу карту знаний в текст и будем
работать уже с ним.
Для этого в правом верхнем углу программы нажмите иконку
со стрелочкой вниз и выберите вариант экспорта «Простой
текст». Вы получите файл, с которым и будете дальше
работать.

amusatov.com 32
Организационная структура ресторана

Создаем функционал руководителя

Итак, открывайте полученный текстовый файл, копируйте

текст из него и вставляйте в редактор таблиц, например MS
Excel. У вас должно получиться нечто подобное:

Обязанности Управляющего

Финансы
Планирование бюджета
Расходы
Не контрлоируемые
Контролируемые
ФОТ
Ремонт / обслуживание
ТЖА (см.
оборудование)
Закупка товара
Расходники
Сырье (продукт)
Хозы / химия
Оборудование
Коммунальные платежи
Маркетинг
Продажи
Кейтеринг
Политкика компании по обслуживанию
Работа с планшетом
Цель по выручке
Недельная выручка

amusatov.com 33
Организационная структура ресторана

На день
Цель по транзакциям
Рецептура (см.ТК)
Лайн чек
score crads
Отчетность
P&L
ДДС
Персонал
Поиск и отбор
Приглашение на фин собеседование
Пре-скрин (iAuditor)
Требования к кандидату
Анкета канидата
Объявления
Пробный день
Графики работы
Обучение
Дисциплинарная политика
Мотивация
Коммуникация
Группа в соце сетях
Инфостенд
Собрания
Локальный Маркетинг
Постоянные гости
Стандарты экспозиции
Общение с Гостями
Акции / промо

amusatov.com 34
Организационная структура ресторана

Обновление меню
Решение конфликтов
Работа с отзывами
Планшет
Обзвон
Книга отзывов
Соц.сети
Новые гости
Лайт боксы
Листовки
Штендеры
Украшения фасада
Наружная реклама
Вода летом
Товар
Списание
Хранение
Заказ
Требования к товару
Расчет нормы заказа
Анализ товарные остатки
Анализ продаж
Условия от поставщиков
Прием
Качество / количество (Требования к товару)
Перемещение на места хранения
Стандарты организации рабочих мест
Лайн чек
Возрват /. отказ от товара

amusatov.com 35
Организационная структура ресторана

Приготовление блюд (см.качество)

Score Cards
ТК
Обучающая рецептура
Выкладка
Инвентаризация
Стоп / плей
Лист заготовки
Анализ
Перемещение
Тех.состояние
Инвентаризация инвентаря и
оборудования
Эксплуатация / ТБ
ТЖА
Ремонт
Качество
Блюда и напитки
Контроль выкладки
Рецептура / ТК
Снятие пробы
Score Cards
Сервис
политика по обслуживанию
КЛН
Принципы
Шаги / текст
Чистота и безопасность
Чек-листы

amusatov.com 36
Организационная структура ресторана

Обязанности открытия / закрытия

Карта уборки
Химия / инвентарь
Книга уборки
Дезинсекция / дератизация / дезинфекция
Сан книжки
Администрирование
Позиционирование (организация работы)
ДП
Режим работы
Графики работы
ЧС
Взаимодействие с контролирующими органами

Ваша задача пройти по каждому пункту, который вы указали

в карте знаний и экспортировали в текстовый документ и
представить функцию в виде конкретного действия, которое
должен выполнять руководитель, например:

Обязанности управляющего
Финансы
Составляет и утверждает бюджет
Планирование бюджета предприятия на месяц / квартал /
полугодие / год
Расходы
Не контролируемые
Контролируемые Устанавливает нормы расходов в бюджете
Ремонт обслуживание (в процентах или в абсолютных величинах)
ТЖА (см. оборудование)

amusatov.com 37
Организационная структура ресторана

Утверждает штатное расписание, ставки

оплаты, проценты оплаты, графики работы
сотрудников
Контролирует отработанные часы
ФОТ сотрудников по DLC и WLC
Осуществляет начисление / контролирует
начисление заработных плат сотрудникам
Контролирует и утверждает выплату
сотрудникам премий, пособий
Закупка товара
Планирует и контролирует расход на
Расходники
закупку товара / оборудования /
Сырье (продукция)
инвентаря согласно утвержденному
Хозы / химия
бюджету
Оборудование
Контролирует расход и проводит
Коммунальные платежи мероприятия по оптимизации расходов на
оплату коммунальных услуг

Как вы видите, теперь функции превратились в

конкретные действия управляющего. Чуть позже мы
определим с вами периодичность и частоту их
осуществления. Но, документ еще не закончен. Нам
необходимо провести еще один анализ, который позволит
создать полноценный, имеющий к реальной жизни прямое
отношение, документ. Анализу мы будем подвергать
действия, которые у вас получились в результате
предыдущей работы.

amusatov.com 38
Организационная структура ресторана

Анализ обязанностей руководителя

Добавьте одну колонку справа от всех действий

руководителя, которые вы перечислили и напротив каждого
пункта указывайте один из 4 вариантов решения:
1. Формализовать
2. Обучить
3. Контролировать
4. Делегировать
5. Удалить
Позвольте чуть более подробно объяснить значение
каждого пункта.
Формализовать. Выбирайте данное решение, если в
вашем ресторане (в вашей компании) процессы поэтому
пункту не формализованы. То есть, возможно, они
исполняются, но нигде не описаны (отсутствуют инструкции
и регламент выполнения этой работы). Вы помните правило
– то, что не формализовано, того не существует. Скорее
всего это процесс, «завязанный» на человека. То есть
процесс с высоким риском. Нет человека – нет процесса.
Необходимо описать этот процесс, то есть формализовать.
Обучить. Выбирайте данное решение в случае, если
этот процесс описан, но ваш руководитель не знает или не
умеет его выполнять. Требовать от сотрудника исполнения
работы, при этом, не обучив его исполнению, согласитесь,
странный и неэффективный подход к управлению.

amusatov.com 39
Организационная структура ресторана

Контролировать. Данное решение подойдет в

случае, если процесс описан, сотрудник обучен его
выполнению. Остается дело за малым – контролировать его
исполнение. Возможно, по данному действию вы сможете в
будущем установить «контрольные точки оценки
эффективности» исполнения данного процесса. Но, об этом
позже.
Делегировать. В ходе анализа обязанностей вы
можете прийти к выводу, что данную работу не обязательно
должен выполнять именно этот сотрудник. Более того, для
повышения эффективности руководителя и для развития
своих подчиненных, данную обязанность необходимо
делегировать. Помните о правилах делегирования!
Делегирование не подразумевает простое «спихивание»
своих обязанностей на своих подчиненных. Делегирование
должно сопровождаться обучением и постоянным
контролем исполнения делегируемых обязанностей.

Позвольте вам напомнить несколько важных

правил делегирования.

1. Делегируйте подчиненным такой уровень

полномочий, который является необходимым и
достаточным для выполнения порученных задач
2. Не выполняйте работу за исполнителя, а только, если
есть необходимость, помогайте.

amusatov.com 40
Организационная структура ресторана

3. Убедитесь, что сотрудники поняли задание.

4. Установите сроки начала и завершения работы.
Большие задания разбейте на этапы.
5. Обучите подчиненных новым обязанностям.
6. Не допускайте несанкционированных заданий, они
должны поступать в соответствии с иерархией
управления.
7. Поощряйте своих сотрудников за эффективное
выполнение порученных задач.
Кстати, многие руководители подчеркивают, что именно
соблюдение пункта 2 вызывает у них наибольшие трудности.
Да еще и эта поговорка, которая въелась нам в голову
мешает развивать своих сотрудников: «Хочешь сделать
хорошо, сделай это сам». Избавляйтесь от привычки все
делать самостоятельно. Рано или поздно вы замкнете все
процессы на себе, перестанете справляться с работой,
станете неэффективными и не сможете сформировать вокруг
себя команду профессионалов.
Дабы избежать этих и других трудностей при делегировании
помните о часто совершаемых ошибках и постарайтесь не
допускать их в своей работе.

amusatov.com 41