ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ОФИСА И АРХИВИРОВАНИЮ

ДОКУМЕНТОВ
Декабрь 16, 2016Магнитный стол
Продуктивность, эффективность и креативность на рабочем месте во многом зависят от того, как
организован ваш офис. Обстановка, в которой вы работаете, оказывает определенное влияние на
результаты вашей работы, и если вы хотите все успеть, организация, безусловно, является ключевым
фактором.

В зависимости от выполняемой работы организация может быть простой, а может включать в себя и
более сложные вещи. Хотя потребности различны, принципы примерно одинаковы, независимо от
того, чем вы занимаетесь. Мы расскажем вам, что нужно делать и какие вещи необходимо
предпринять, чтобы превратить ваш офис в настоящую машину эффективности.
Как поддерживать чистоту и порядок в офисе?
Если вы хотите иметь чистый и опрятный офис, вам достаточно приобрести канцелярские и офисные
товары для организации работы, а также завести некоторые правила и привычки. Организованный
стол - это значит всегда иметь место для всего и класть все на место после использования.
В первую очередь необходимо выбросить все предметы, которыми вы больше не пользуетесь и
которые занимают ненужное место. Помните, что недостаточно раз в неделю или раз в месяц
приводить в порядок бумаги, папки и предметы в офисе. Это должно стать ежедневной привычкой,
от которой вы никогда не отступаете.
Еще одна важная составляющая аккуратного офиса - это тщательная покупка. Подумайте,
действительно ли вам нужны те или иные вещи, прежде чем покупать их, чтобы они не занимали
место на вашем столе, не принося реальной пользы. Не все офисные гаджеты действительно
полезны, поэтому лучше взвесить каждую покупку, чтобы сэкономить место и деньги.
От того, как организован ваш офис, зависит ваш рабочий день. Чем чище в нем, тем быстрее вы
работаете. У вас всегда будут под рукой необходимые вещи, вы будете точно знать, где лежат те или
иные бумаги, и не будете тратить время на их поиски, а также не будете чувствовать себя
отягощенным кипами бумаг на столе.
Какие предметы не должны отсутствовать на нашем столе?
Оборудуйте свой стол местами для хранения - роллбоксами с выдвижными ящиками,
скоросшивателями, папками, файлами и лотками для организации. Это лишь некоторые из тех
вещей, которые вам совершенно необходимы, но все зависит от того, какая у вас работа и какие вещи
вам нужны ежедневно. Если программисту достаточно ноутбука, то архитектору, например,
потребуется гораздо больше предметов на рабочем столе.
Мало найдется профессий, где не нужен компьютер, поэтому первое, что должно быть на столе, - это
компьютер или ноутбук. Также совершенно необходим ежедневник, чтобы записывать, что нужно
сделать за день, и наводить порядок в делах. Заметки на листе бумаги также очень полезны, чтобы
напомнить себе о деталях, которые вы могли упустить.
На рабочем столе следует навести порядок, чтобы на нем находились только те вещи, которыми вы
пользуетесь постоянно. То, что используется реже, можно убрать в ящик или шкаф, чтобы оно не
загромождало стол без необходимости. Главный принцип - держать на столе только самое
необходимое.
Как организовать важные документы?
Строгая организация документов поможет Вам найти их в рекордно короткие сроки, когда они Вам
понадобятся. Вот что для этого нужно и каких правил следует придерживаться:
Файловые папки или папки-конверты и пластиковые листы - для каждой категории документов
используйте одну папку, напишите на ней, какие документы в ней находятся - договор и
дополнительные документы для клиентов, поставщиков, счета за различные услуги и т.д.
Папки-скоросшиватели - чрезвычайно полезны, поскольку помогают хранить и легко находить
важные документы. Например, если у вас в папке хранятся документы за год, вы можете поместить
их в скоросшиватель и быть уверенным, что найдете все документы и информацию о конкретном
клиенте, поставщике или другом типе партнера.
Места для хранения - именно там должны находиться скоросшиватели, они незаменимы в хорошо
организованном рабочем пространстве.
Для упорядочивания важных документов также необходимы степлер, дырокол, канцелярские скобы,
чтобы можно было сшивать и раскладывать по местам договоры, содержащие более одной страницы.

Еще один момент, который необходимо учитывать, - это выбор места для каждой категории
документов: на одной полке хранятся договоры с клиентами, на другой - с поставщиками, на третьей
- счета-фактуры и т.д.
Как хранить важные документы или вещи, о которых нужно срочно позаботиться?
Некоторые документы нужны регулярно, поэтому их следует держать под рукой, чтобы не тратить
время на их поиски. Поэтому, прежде чем приступить к организации, подумайте, что вам необходимо
на постоянной основе, чтобы держать их как можно ближе к себе.

В этом случае очень полезным будет шкафчик, расположенный прямо рядом с рабочим столом.
Кроме того, лотки для документов, пожалуй, наиболее удобны при хранении бумаг, требующих
срочной обработки. Полезны также настольные стеллажи с выдвижными ящиками, которые не
занимают много места на столе, но помогают всегда иметь под рукой необходимые бумаги.
Где хранить бумаги, которые не нужны постоянно?
В каждом офисе есть бумаги, которые не всегда используются. Их не следует хранить рядом с
рабочим местом, чтобы избежать ощущения захламленности и перегруженности. В идеале для таких
вещей должно быть выделено специальное помещение - архив. В нем шкафы должны быть
тщательно промаркированы, полки пронумерованы, а бумаги - упорядочены либо по алфавиту, либо
по какому-то другому определяющему критерию - год, с которого начинаются договорные
отношения, если это договор, то отношения между компаниями -
клиентами/поставщиками/сотрудниками и т.д.
Где еще можно записать важные вещи?
Блокноты, блокноты, записные книжки и стикеры незаменимы на рабочем столе, чтобы можно было
записать важные вещи, о которых не хочется забывать. В переговорных комнатах флипчарты и доски
также пригодятся для записи заметок, организации стратегий и составления схем важных процессов
компании.
Какие продукты мы используем для эффективного архивирования документов?
Эффективная организация подразумевает использование продуктов, специально предназначенных
для архивирования. Вот наиболее полезные продукты для эффективного архивирования документов:
закладки
картонные папки
пластиковые папки
подвесные папки
пластиковые файлы
архивные короба
архивные контейнеры
разделители
неопределенный
полки для бумаг
этикетки для скоросшивателей
пластиковые папки и портфели
картонные папки
Правила эффективного архивирования документов
В компании работает много людей, и некоторые сотрудники со временем могут меняться. Поэтому
для нормального функционирования компании необходимо знать правила эффективного
архивирования документов. Эти правила используются в большинстве компаний и учреждений и
соблюдаются именно потому, что они значительно облегчают организацию и поиск документов. Вот
эти правила:

В первую очередь необходимо классифицировать документы, найдя определяющий элемент, по

которому можно упорядочить документы:
название организации, выпустившей документ
наименования ответственных лиц и функций
дата (выдачи или получения с элементами: год, месяц, день, регистрационный номер (у эмитента или
получателя)
населенный пункт (эмитента или получателя)
наименование документа или его вид (расписка, протокол, решение и т.д.)
вопросы или темы
Второй шаг - выбор типа классификации - алфавитная или хронологическая - здесь существует
правило, которому должен следовать каждый - хронологически по убыванию или по возрастанию, по
алфавиту в соответствии с инициалами фамилии и т.д.
В каждой компании эти правила должны быть четко записаны на доске в картотеке, чтобы не было
пробелов в работе при приходе новых сотрудников. Конечно, в каждом учреждении, в зависимости
от его профиля, могут быть свои правила архивирования, но важно, чтобы они существовали и
соблюдались всеми, кто имеет доступ к архиву.