SAP ERP Financial Accounting and Controlling-pages-1-VN

Machine Translated by Google
Để thuận tiện cho bạn, Apress đã đặt một số vật liệu phía trước sau mục
lục. Vui lòng sử dụng các liên kết Đánh dấu và Nội dung trong nháy mắt để
truy cập chúng.
Nội dung trong nháy mắt
Giới thiệu về tác giả �� xxx
Lời cảm ơn�� xxiii
Giới thiệu�� xxv
■Chương 1: Tùy chỉnh cơ cấu tổ chức trong SAP ERP �� 1
■Chương 2: Xác định sơ đồ tài khoản �� 27
■Chương 3: Kiểm soát tài liệu �� 41
■Chương 4: Xác định nhóm dung sai cho tài khoản G/L và nhân viên�� 55
■Chương 5: Tạo Sổ cái tổng hợp (G/L)�� 65
■Chương 6: Xóa các mục đang mở�� 81
■Chương 7: Duy trì các loại tiền tệ và các cặp tiền tệ �� 101
■Chương 8: Xác định các tài khoản điều chỉnh để thanh toán bù trừ GR/IR�� 111
■Chương 9: Định nghĩa Ngân hàng Nhà�� 117
■Chương 10: Xác định thuế mua hàng và bán hàng �� 151
■Chương 11: Tùy chỉnh nhật ký tiền mặt �� 163
■Chương 12: Các phiên bản báo cáo tài chính (FSV)�� 173
■Chương 13: Tích hợp FI với các module SAP ERP khác �� 189
■Chương 14: Xác định tài khoản FI phải thu và tài khoản phải trả�� 203
■Chương 15: Xác định quy trình Dunning và thư từ �� 263
■Chương 16: Tùy chỉnh các giao dịch G/L đặc biệt�� 281
■Chương 17: Người dùng cuối - Đăng chứng từ kế toán �� 297
v
■ Tóm tắt nội dung
■Chương 18: Tùy chỉnh Mô-đun điều khiển�� 359
■Chương 19: Tùy chỉnh kế toán sổ cái tổng hợp mới �� 421
■Phụ lục A: Tài khoản sổ cái chung hữu ích�� 469
■Phụ lục B: Một số mã giao dịch hữu ích �� 547
Chỉ số�� 555
vi
Giới thiệu
Trong phần giới thiệu này, tôi giải thích ý nghĩa của từ viết tắt SAP, nguồn gốc của SAP và khái niệm triển
khai SAP. Chúng ta sẽ đi sâu hơn để xem xét Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vì nó liên quan đến SAP,
tầm quan trọng của SAP và các bước liên quan đến việc triển khai SAP ERP.
SAP là gì?
SAP (Hệ thống, Ứng dụng và Sản phẩm) trong xử lý dữ liệu là phần mềm ứng dụng kinh doanh ERP (Enterprise
Resource Planning) hàng đầu trên thị trường hiện nay. Phần mềm cung cấp một nền tảng thống nhất cho phép tích
hợp các quy trình kinh doanh. SAP được phát triển bởi SAP AG, một công ty phần mềm của Đức được thành lập năm
1972 bởi 5 nhân viên cũ của IBM. Với trụ sở chính tại Đức, SAP có văn phòng khu vực trên khắp thế giới.
SAP được nhiều công ty Fortune 500 trên toàn thế giới sử dụng như một giải pháp kinh doanh để xử
lý dữ liệu hoạt động và tạo báo cáo theo thời gian thực, giúp tất cả các cấp quản lý đưa ra quyết định tốt hơn
và cho phép họ quản lý quy trình kinh doanh một cách hiệu quả và năng suất.
ERP (Kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp)

ERP được thực hiện thông qua các gói phần mềm kinh doanh như SAP, được tạo thành từ các mô-đun ứng dụng mà các
công ty sử dụng để lưu trữ dữ liệu và quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh. Các mô-đun liên quan đến kế toán,
nhân sự, bảo mật, quản lý chuỗi cung ứng, v.v. Các mô-đun này được sử dụng để quản lý “8M” (Con người, Vật
liệu, Máy móc, Tiền bạc, Phương pháp, Biên bản, Quản lý và Tiếp thị). Ý tưởng là để cải thiện hiệu quả quản
lý nguồn lực doanh nghiệp.
Bên cạnh SAP, các gói ERP được sản xuất bởi Oracle (PeopleSoft), BAAN, JD Edwards và Siebel, cùng
nhiều công ty khác.
Tầm quan trọng của SAP ERP

Kể từ khi thành lập vào năm 1972, SAP đã được các tổ chức lớn trên toàn thế giới chấp nhận là gói giải pháp kinh
doanh được ưa thích nhất. SAP ERP được cấu trúc thành ba lớp, khiến nó trở thành một giải pháp phần mềm ERP
mạnh mẽ. Ngoài việc là phần mềm ứng dụng được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới hiện nay, việc sử dụng SAPERP
còn mang lại những lợi ích sau.
xxv
■ Giới thiệu
Kiến trúc ba tầng thời gian thực
SAP hỗ trợ kiến trúc ba tầng (R/3) thời gian thực được tạo thành từ ba lớp sau:
• Lớp trình bày: Đây là lớp đầu tiên trong kiến trúc ba lớp điển hình và nó
đóng vai trò là thiết bị đầu vào điều khiển hệ thống SAP. Đó là Giao diện người dùng đồ họa
(GUI) thân thiện với người dùng được người dùng cuối sử dụng để nhập dữ liệu vào hệ thống.
Nó cũng phục vụ như một thiết bị xuất dữ liệu. Lớp trình bày giao tiếp với lớp ứng dụng.
• Lớp ứng dụng: Lớp này đóng vai trò là người trung gian trong hệ thống SAP. Đó là nơi mọi quá
trình xử lý được thực hiện. Lớp ứng dụng có thể được gọi là bộ xử lý trung tâm (CPU). Nó
thu thập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, xử lý và chuyển nó đến lớp trình bày.
• Cơ sở dữ liệu: Cho phép lưu trữ, truy xuất và sửa đổi dữ liệu.
Kiến trúc ba tầng thời gian thực cho phép các quy trình kinh doanh riêng biệt hoạt động trong một hệ thống thông
tin quản lý kinh doanh tích hợp, duy nhất.
Giải pháp tùy chỉnh
SAP ERP 6.0 có khả năng mở rộng và phù hợp với các tổ chức vừa và lớn vì nó cung cấp giải pháp có thể tùy chỉnh bằng
ngôn ngữ lập trình có cấu trúc ABAP/4. Tính linh hoạt này cho phép các công ty tùy chỉnh hệ thống để đáp ứng nhu
cầu cụ thể của họ. Để cho phép khách hàng và đối tác tùy chỉnh ứng dụng SAP nhằm đáp ứng các yêu cầu kinh doanh cụ thể
của họ, SAP đi kèm với menu Truy cập dễ dàng và menu Hướng dẫn triển khai (IMG).
Dễ dàng truy cập
Menu Truy cập dễ dàng là điểm truy cập dành riêng cho người dùng vào hệ thống SAP. Đây là màn hình đầu tiên xuất hiện khi
bạn đăng nhập vào SAP. Nó được thiết kế theo cấu trúc cây chứa danh sách một số mục chính cung cấp các tùy chọn cho phép
bạn điều hướng hệ thống và thực hiện các nhiệm vụ cũng như quy trình kinh doanh. Ví dụ: bạn có thể thực hiện các giao
dịch, tạo báo cáo và truy cập địa chỉ web (nơi bạn có thể truy cập tài liệu từ máy chủ internet từ xa).
IMG (Hướng dẫn thực hiện)
IMG là một công cụ chung mà bạn có thể sử dụng để tùy chỉnh các quy trình và yêu cầu kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu
cụ thể của công ty. Bạn được cung cấp ba biến thể triển khai trong SAP:
• IMG tham khảo SAP. Đây là một công cụ phân cấp có cấu trúc tiêu chuẩn trong hệ thống R/3 (kiến
trúc ba tầng thời gian thực) chứa các quy trình tùy chỉnh các cài đặt quốc gia và mô-đun
ứng dụng khác nhau trong hệ thống SAP.
• Dự án IMG. Quá trình cấu hình có thể rất khó khăn. Để giúp quản lý
sự phức tạp liên quan khi sử dụng IMG tham chiếu, bạn có thể tạo từng dự án triển khai
dựa trên các chức năng cụ thể cần thiết cho các yêu cầu và quy trình kinh doanh. Ví dụ: bạn có
thể sử dụng nó để giảm phạm vi dự án thành các đối tượng cụ thể như quốc gia.
• Xem dự án IMG. Bạn chọn một số thuộc tính nhất định theo tiêu chí cụ thể để
tạo các khung nhìn để tổ chức các hoạt động dự án của bạn. Ví dụ: chế độ xem dự án có thể chứa
từng hoạt động được yêu cầu trong IMG của dự án.
xxvi
■ Giới thiệu
Mã trận đấu
Matchcode là chức năng tìm kiếm thân thiện với người dùng được thiết kế để giúp bạn tra cứu hoặc truy xuất các bản ghi dữ liệu
được lưu trữ trong hệ thống. Đó là một cách hiệu quả để tìm kiếm các bản ghi được lưu trữ trong hệ thống khi bạn không nhớ
khóa của chúng.
Hỗ trợ các hệ điều hành khác

SAPERP 6.0 EHP7 rất linh hoạt và hỗ trợ nhiều hệ điều hành khác nhau, như:
•Microsoft Windows 2000 chuyên nghiệp, Microsoft XP chuyên nghiệp và Microsoft

Máy chủ 2003
•HP UX 11.11 và HP UX 11.23
•Tiểu thuyết SUSE SLES9
•Mặt trời Solaris 9 và Mặt trời Solaris 1
•IBM AIX 5.2 và IBM AIX 5.3
Nền tảng hợp nhất
SAP cung cấp nền tảng nơi tất cả các quy trình kinh doanh được thực thi trong một hệ thống duy nhất và chia sẻ thông
tin chung.
Kết hợp nhiều ngôn ngữ và tiền tệ

SAP ERP lý tưởng cho các tổ chức đa quốc gia vì tính linh hoạt được tích hợp, cho phép hệ thống chạy trên nhiều loại tiền tệ và sử
dụng các ngôn ngữ khác nhau. Những tính năng này làm cho SAP trở thành một giải pháp phần mềm toàn cầu.
Giải pháp ERP tích hợp

SAPERP là gói ERP tích hợp kết hợp các mô-đun khác. Chúng bao gồm Tài chính (FI), Kiểm soát (CO), Quản lý vật tư
(MM), Bán hàng và phân phối (SD), Lập kế hoạch sản xuất (PP), Nhân sự (HR), Quản lý chuỗi cung ứng tài chính (FSCM),
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) ), và những người khác.
Giảm chi phí thực hiện

Có thể giảm chi phí và thời gian cần thiết để triển khai SAP bằng cách áp dụng các kỹ thuật triển khai nhanh bằng cách sử
dụng các mẫu chung và dành riêng cho ngành trong quá trình tùy chỉnh.
Hiện diện toàn cầu
Là công ty dẫn đầu thị trường về ERP, giải pháp SAPERP hiện được sử dụng trong hơn 28 lĩnh vực công nghiệp và có sự
hiện diện mạnh mẽ trên toàn cầu tại hơn 120 quốc gia trên toàn thế giới. Con số này được dự đoán sẽ tăng lên.
xxvii
■ Giới thiệu
SAP FICO
FICO là viết tắt của Tài chính (FI) và Kiểm soát (CO). Đây là hai mô-đun cốt lõi trong SAP và được tích hợp chặt chẽ để giúp ban quản lý
duy trì và tạo báo cáo tài chính nhằm đưa ra quyết định và lập kế hoạch chiến lược hiệu quả.
Tài chính (FI)
Mô-đun FI là một quy trình kinh doanh được thiết kế dành riêng cho các tổ chức để duy trì hồ sơ tài chính hàng ngày một cách hiệu
quả, để ban quản lý có thể xác định tình hình tài chính của họ và cho những người cần tạo báo cáo tài chính theo luật định cho các mục
đích bên ngoài nhằm đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan khác nhau trong thời gian thực.
Mô-đun FI bao gồm các mô-đun phụ khác, bao gồm: Sổ cái chung (G/L), Tài khoản phải thu (AR), Tài khoản phải trả
(AP), Kế toán ngân hàng, Kế toán tài sản, Sổ cái mục đích đặc biệt, Quản lý du lịch, v.v.
FI được tích hợp vào các mô-đun khác như Bán hàng và Phân phối (SD) và Quản lý Vật liệu (MM).
Các bài đăng được thực hiện trong các mô-đun này có ý nghĩa tài chính sẽ được đăng lên FI theo thời gian thực.
Kiểm soát (CO)
Mô-đun Kiểm soát được thiết kế đặc biệt để cung cấp thông tin vận hành cho ban quản lý nhằm hỗ trợ việc ra quyết định tốt hơn và
xây dựng kế hoạch chiến lược và hoạt động. Trong SAP ERP, mô-đun Kiểm soát bao gồm các mô-đun phụ sau: Yếu tố chi phí,
Trung tâm chi phí, Đơn đặt hàng nội bộ, Chi phí dựa trên hoạt động, Chi phí sản phẩm, Phân tích lợi nhuận và Trung tâm
lợi nhuận.
Tại sao có cuốn sách này?
Cuốn sách này xuất phát từ mong muốn chân thành của tôi là đơn giản hóa sự phức tạp liên quan đến cấu hình SAP FICO.
Đây cũng là một nỗ lực nhằm biến cấu hình SAP FICO trở thành một con đường sự nghiệp thú vị cho những người có khuynh hướng như vậy.
Là người đào tạo SAP ở cấp độ công ty và cá nhân, tôi đã học được rằng cách giảng dạy tốt nhất là thiết kế
một cách tiếp cận có hệ thống hướng dẫn người mới bắt đầu từng bước sử dụng tất cả các tài nguyên học tập có sẵn.
Điều này có thể làm cho việc học trở nên vui vẻ và thú vị. Đó là những gì tôi đã làm trong cuốn sách này.
Bạn sẽ thấy rằng Kế toán và kiểm soát tài chính SAP ERP: Quản lý cấu hình và sử dụng là một trong những cuốn sách SAP FI minh
họa nhất trên thị trường. Nó bao gồm nhiều ảnh chụp màn hình và ví dụ thực tế. Ngay cả những người không có kiến thức hoặc kỹ năng cấu
hình trước đó cũng có thể thực hiện từng bước một cách dễ dàng, đó là điều làm cho cuốn sách này trở nên độc đáo.
Để nâng cao sự hiểu biết tốt hơn về sự phức tạp và khái niệm của các hoạt động xuyên suốt cuốn sách, tôi đã áp dụng cách
tiếp cận dựa trên vấn đề nhằm cố gắng tái tạo các tình huống trong thế giới thực. Khi giải quyết từng vấn đề, bạn sẽ có được kinh
nghiệm thực tế cần thiết để trở thành chuyên gia trong thế giới SAP. Mọi vấn đề được sử dụng trong cuốn sách đều nhằm mục đích đáp ứng
các quy trình kinh doanh và yêu cầu riêng cho từng bước tùy chỉnh, nhưng mục tiêu tổng thể là trang bị cho bạn vai trò là nhà tư vấn chức
năng của SAP khi hoàn thành cuốn sách này.
Cuốn sách bao gồm mô-đun tài chính (FI), mô-đun kiểm soát (CO), mô-đun kế toán sổ cái chung (G/L) mới và một số khía cạnh của bài
đăng của người dùng cuối.
Cuốn sách này không giống những cuốn khác ở chỗ nó kết hợp IMG (Hướng dẫn triển khai) và kế toán. Phần IMG của hệ thống là nơi
thực hiện các cấu hình SAP và phần kế toán của hệ thống là nơi người dùng cuối nhập dữ liệu vào hệ thống. Nó cũng độc đáo trong việc
mang đến cho người đọc một cơ hội tuyệt vời để tìm hiểu đồng thời các kiến thức cơ bản về FI, CO, cách triển khai G/L mới và tính toán cho
người dùng cuối. Lợi ích của việc kết hợp triển khai SAP và Easy Access là bạn có cơ hội khám phá cả hai mặt của hệ thống để hiểu sâu hơn
về cách dữ liệu di chuyển trong hệ thống. Ngoài ra, các giảng viên sẽ tìm thấy cuốn sách tài liệu tuyệt vời dành cho những người chịu
trách nhiệm hướng dẫn người khác cách định cấu hình và sử dụng SAP FICO.
xxviii
■ Giới thiệu
Tổng quan nhanh về nội dung của cuốn sách

Mỗi chương cung cấp một trình tự cần tuân thủ trong việc tùy chỉnh SAP FICO từ đầu đến cuối. Trình tự đã được
sắp xếp để mang đến cho bạn cơ hội thực hiện dần dần vòng đời tùy chỉnh FICO hoàn chỉnh. Mỗi chương bao gồm tất cả
các khái niệm cấu hình hoặc hoạt động cần thiết cho việc tùy chỉnh hoặc dựa trên chương trước của bạn.
Chương 1 dựng bối cảnh bằng cách xem xét cơ cấu tổ chức và giải thích cách tạo các đối tượng khác nhau trong
SAPR/3. Điều này bao gồm cách tạo mã công ty, lĩnh vực kinh doanh, phân khúc, cài đặt theo quốc gia cụ thể, v.v.
chương 2 giải thích và xác định Bản ghi chính, bao gồm cách chỉnh sửa Sơ đồ tài khoản và cách gán mã công ty cho Sơ
đồ tài khoản. Nó khám phá thêm cách xác định tài khoản Nhóm tài khoản và Thu nhập giữ lại.
Chương 3 xem xét mục đích kiểm soát tài liệu và các dạng tài liệu khác nhau trong hệ thống SAP R/3. Nó cũng xem
xét các bước liên quan đến việc xác định phạm vi số và thiết lập các biến thể trạng thái trường.
Nó nhấn mạnh các nguyên tắc khác nhau cùng với tầm quan trọng của việc đăng khóa, thời gian đăng thông thường và đặc
biệt cũng như cách tạo các biến thể cho thời gian đăng.
Chương 4 khám phá ủy quyền đăng bài bằng cách thảo luận về mục đích ủy quyền đăng bài, xác định nhóm dung sai cho
tài khoản G/L và nhân viên, chỉ định người dùng vào các nhóm dung sai đã xác định và tạo tài khoản để xóa những khác biệt.
Chương 5 xem xét sổ cái chung và sổ cái phụ của nó. Nó đề cập đến thời điểm sử dụng mục hàng và quản lý mục
mở, cách tạo tài khoản G/L và cách đặt các cài đặt đối tượng khác cần xem xét khi tạo tài khoản G/L.
Chương 6 thảo luận về việc thanh toán các Vật phẩm mở và các loại vấn đề thanh toán vật phẩm mở khác
nhau. Nó bao gồm việc định cấu hình thanh toán bù trừ mục mở tự động, cài đặt chênh lệch tỷ giá hối đoái tối đa, tầm
quan trọng của việc định giá ngoại tệ, tài khoản bảng cân đối ngoại tệ và số dư tài khoản G/L được quản lý trên cơ sở
mục mở. Nó cũng xem xét các loại tỷ giá hối đoái và cách định giá các mặt hàng mở bằng ngoại tệ.
Chương 7 giải thích cách xác định nội tệ và ngoại tệ cho mã công ty, duy trì mối quan hệ giữa các loại
tiền tệ theo loại tiền tệ và mục đích của tỷ giá hối đoái. Nó cũng khám phá cách duy trì các loại tỷ giá hối đoái khác
nhau và cách xác định tỷ lệ chuyển đổi cho các giao dịch tiền tệ.
Chương 8 khám phá cách xác định GR/IR (Biên lai hàng hóa/Biên lai hóa đơn) và cách định cấu hình cài đặt GR/IR
trong hệ thống SAP R/3.
Chương 9 đề cập đến Ngân hàng Nhà nước và cách tạo ra các hồ sơ chính trong đó. Nó giải thích cách sử dụng ID
Ngân hàng Nhà và ID tài khoản, bảng sao kê ngân hàng được SAP hỗ trợ, tạo cài đặt chung cho bảng sao kê ngân hàng
điện tử, định cấu hình bảng sao kê ngân hàng thủ công, xác định khóa đăng và quy tắc đăng cho khoản tiền gửi séc cũng
như xác định các biến thể cho khoản tiền gửi séc.
Chương 10 xem xét thuế bán hàng và mua hàng, bao gồm VAT. Nó bao gồm cách tạo thuế mua bán trong SAP R/3,
cách chỉ định danh mục thuế trong tài khoản G/L mà thuế được đăng, cách gán mã thuế cơ bản cho bán hàng và mua hàng,
cách chỉ định tài khoản các loại thuế khác nhau được đăng và cách gán mã số thuế cho các giao dịch không chịu thuế.
chương 11 trình bày nhật ký tiền mặt bằng cách giải thích nó là gì và giải thích những khoản mục nào được
xác định khi thiết lập nhật ký tiền mặt mới. Nó xác định các loại tài liệu cho các khoản mục trong nhật ký tiền mặt,
giải thích cách tạo tài khoản G/L cho nhật ký tiền mặt và cách thiết lập nhật ký tiền mặt.
Chương 12 giải thích các Phiên bản Báo cáo Tài chính (FSV). Chương này hướng dẫn cách tạo một FSV
từ đầu, bao gồm các thông số kỹ thuật cần tiến hành khi xác định FSV, cách gọi các nút phân cấp FSV và cách chỉ định
tài khoản G/L thích hợp.
Chương 13 khám phá Sự tích hợp FI với các mô-đun khác trong SAP R/3. Điều này bao gồm tự động đăng tài liệu
lên FI, sử dụng lớp định giá của tài liệu làm chìa khóa để đăng tài liệu tài khoản G/L, cài đặt cho cấu hình đăng tự động,
cách tạo tài khoản hàng tồn kho bằng khóa giao dịch BSX, cách tạo các tài khoản tín dụng tương ứng cho tài khoản thanh
toán bù trừ GR/IR sử dụng khóa giao dịch WRX, cách tích hợp FI và SD, cách chuẩn bị xác định tài khoản doanh thu và
cách xác định tài khoản để kiểm soát chi phí chung.
xxxx
■ Giới thiệu
Chương 14 xử lý các khoản phải thu và các khoản phải trả, bao gồm các bước liên quan đến việc tạo
khoản phải trả/phải thu, chức năng của nhóm tài khoản, cách tạo ID cho nhân viên kế toán, cách tạo chi tiết nhà
cung cấp/khách hàng, cách giải quyết trùng lặp phạm vi số, v.v. Nó cũng đề cập đến các điều khoản thanh toán trong SAP,
mục đích xác định các điều khoản thanh toán trong SAP R/3 và cách tạo các gói trả góp. Chương này cũng xác định
phương pháp phân loại và điều chỉnh các tài khoản để tập hợp các khoản phải thu/phải trả và điều chỉnh tài khoản
các khoản phải thu/phải trả theo kỳ hạn. Cuối cùng, chương này chỉ cho bạn cách điều chỉnh hoặc đăng việc đảo ngược
tài liệu bằng phương pháp đăng bài phủ định và cách xác định lý do đảo ngược.
Chương 15 đề cập đến thư từ và giới hạn, bao gồm cách xác định các loại thư từ, thông tin chi tiết về
người gửi, các cấp độ khác nhau liên quan đến việc xác định giới hạn. Nó giải thích cách xác định các giao
dịch G/L đặc biệt để hệ thống có thể xử lý chúng.
Chương 16 xem xét lý do tại sao việc tiết lộ riêng các giao dịch G/L đặc biệt lại quan trọng bằng cách
sử dụng các tài khoản đối chiếu thay thế. Nó cung cấp giải thích về các giao dịch G/L đặc biệt, bao gồm bảo
lãnh, thanh toán trước và hối phiếu. Nó cũng bao gồm các khoản thanh toán theo chiều sâu.
Chương 17 xem xét cách tạo và thay đổi hồ sơ chính của nhà cung cấp/khách hàng trong Easy Access, cách đăng hóa
đơn trong hệ thống, cách xử lý các bản ghi nhớ tín dụng, cách giữ và đỗ tài liệu, cách quản lý các khoản thanh toán
đến và đi, cách xử lý các khoản thanh toán một phần và các khoản mục còn lại, cách tạo ra khoản nợ và cách quản
lý các bài đăng trên tạp chí tiền mặt.
Chương 18 khám phá một số mô-đun Kiểm soát, bắt đầu với cơ cấu tổ chức tổng thể.
Sau đó, nó xem xét kế toán yếu tố chi phí, kế toán trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận.
Chương 19 xem xét sổ cái chung mới và lợi ích của nó, sổ cái dẫn đầu/không dẫn đầu, cách xác định sổ cái và
tiền tệ, kịch bản là gì và cách gán chúng vào sổ cái. Nó cũng giải thích ngắn gọn các nguyên tắc kế toán và cách gán
chúng vào các nhóm sổ cái. Cuối cùng, nó đề cập đến việc tích hợp kiểm soát (CO) theo thời gian thực với FI,
cách xác định tài liệu để xem mục nhập trong sổ cái, phân loại tài khoản G/L để phân tách tài liệu, xóa số dư
bằng 0, v.v.
Phụ lục A bao gồm tất cả các tài khoản G/L thích hợp cần thiết cho cấu hình của bạn.
Phụ lục B cung cấp một số mã giao dịch hữu ích cho phép bạn truy cập các tác vụ một cách dễ dàng hơn là
đi qua đường dẫn menu, việc này có thể tốn thời gian.
xxx
Chương 1
Tùy chỉnh tổ chức

Cấu trúc trong SAP ERP
Trong chương này, bạn tìm hiểu cách tùy chỉnh các đơn vị tổ chức chính trong Kế toán tài chính (FI). Vào cuối
chương này, bạn sẽ có thể:
•Định nghĩa một công ty
•Xác định mã công ty
•Gán công ty cho mã công ty
•Xác định lĩnh vực kinh doanh
•Xác định một phân đoạn
•Xác định và gán các biến thể năm tài chính cho mã công ty
•Xác định các biến thể của giai đoạn mở và đóng và gán các biến thể cho mã công ty
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là một dòng mệnh lệnh chính thức được cấu trúc một cách có hệ thống để làm nổi bật thứ tự
quyền hạn, các mối quan hệ, vị trí, giao tiếp, nhiệm vụ, trách nhiệm và quy trình báo cáo trong một tổ chức.
Mục tiêu chính của một tổ chức là sử dụng các nguồn lực của mình một cách hiệu quả để tối đa hóa lợi nhuận
cho các cổ đông. Để làm được điều này, một tổ chức cần có một sơ đồ tổ chức chính thức (sơ đồ tổ chức) mô tả
cách phân bổ, điều phối và giám sát các nhiệm vụ và hoạt động. Ngoài ra, nó còn cho thấy thông tin được truyền
đi như thế nào giữa các cấp quản lý khác nhau.
SAP có xu hướng bắt chước cơ cấu tổ chức thông thường trong việc trình bày và phân bổ nhiệm vụ trong hệ
thống theo chức năng, phòng ban. Trong SAP, cơ cấu được tạo thành từ các đơn vị tổ chức giống như cơ cấu tổ
chức thông thường trong một doanh nghiệp.
Các đơn vị tổ chức trong FI trong SAP ERP được thiết kế đặc biệt nhằm đáp ứng các chức năng kinh doanh và
tạo báo cáo (báo cáo tài chính) cho các mục đích bên ngoài đồng thời đáp ứng các quy định pháp luật. Tạo một đơn
vị tổ chức là yêu cầu tối thiểu trong SAP FI.
Cơ cấu tổ chức trong FI mang tính đặc thù của mã công ty. Là một phần của việc tùy chỉnh cơ cấu
tổ chức trong hệ thống SAP, do đó, bắt buộc phải xác định các đơn vị tổ chức phù hợp trong hệ thống để hệ
thống có thể thực hiện các quy trình kinh doanh của bạn một cách hiệu quả.
1
Chương 1 ■ Tùy chỉnh cơ cấu tổ chức trong SAP ERP
Hình 1-1 mô tả các đơn vị tổ chức trong Kế toán tài chính và các phân hệ phụ trong Kế toán tài chính
trong SAP ERP bằng sơ đồ tổ chức. Các mô-đun phụ trong Kế toán tài chính bao gồm Tài khoản phải trả, Tài khoản phải
thu, Sổ cái chung, Kế toán tài sản, v.v. Dữ liệu được nhập ở cấp độ này hợp lệ cho tất cả các mã công ty và đơn vị
tổ chức trong ứng dụng khách.
Tài chính
Kế toán
Tài khoản Tài khoản Tài sản
Phải trả Phải thu Kế toán
Hình 1-1. Ví dụ về đơn vị tổ chức Kế toán tài chính trong SAP
Khách hàng
Khách hàng là một đơn vị độc lập trong SAP ERP với các bản ghi chính và bộ bảng riêng. Dữ liệu được nhập ở cấp độ này
hợp lệ cho tất cả các mã công ty (được xác định trong phần tiếp theo) và các đơn vị tổ chức trong ứng dụng khách.
Nói cách khác, tất cả mã công ty trong ứng dụng khách sẽ có quyền truy cập vào dữ liệu được tạo ở cấp độ này.
Vì lý do đó, máy khách được cho là cấp cao nhất trong hệ thống phân cấp hệ thống SAP. Lợi ích của khách hàng là
dữ liệu chỉ được nhập một lần, do đó loại bỏ sự trùng lặp, giảm sự dư thừa và tiết kiệm tài nguyên như không
gian lưu trữ. Vì tất cả các mã công ty trong máy khách đều có thể có quyền truy cập vào cùng một dữ liệu được tạo
ở cấp độ này nên nhu cầu tạo dữ liệu riêng lẻ cho từng mã công ty sẽ bị loại bỏ.
Mỗi khách hàng có khóa đăng nhập riêng, người dùng phải nhập khóa này để truy cập khách hàng và thực hiện
các quy trình kinh doanh.
Trong ứng dụng khách, bạn có thể xác định một hoặc nhiều mã công ty. Tương tự như vậy, một hoặc nhiều lĩnh vực kinh doanh có thể được
được gán cho một hoặc nhiều mã công ty, như được mô tả trong Hình 1-2.
Việc kinh doanh
Diện tích 1000

Công ty
0001
Việc kinh doanh
Một số Mã Công ty có thể

Khu vực 2000
Công ty được gán cho một hoặc nhiều
Khách hàng
0002 Lĩnh vực kinh doanh và phó
Việc kinh doanh
Diện tích 3000 ngược lại.
Công ty
0003 Việc kinh doanh
Khu vực 4000
Hình 1-2. Mối quan hệ nhiều-nhiều giữa mã công ty và lĩnh vực kinh doanh
Ma cong ty
Mã công ty là một thực thể pháp lý và độc lập riêng biệt cho phép bạn lập mô hình và điều chỉnh lại tổ chức
kinh doanh của mình dựa trên các yêu cầu báo cáo tài chính (chẳng hạn như báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối kế
toán). Mỗi mã công ty trong SAP ERP được thể hiện bằng một mã gồm bốn ký tự duy nhất. Mã này cho phép bạn xác định
một công ty trong một khách hàng. Đây là trường hợp trong môi trường mà bạn có nhiều mã công ty trong một máy
khách.
2
Trên thực tế, các tập đoàn toàn cầu có hoạt động ở một số quốc gia trên toàn cầu và theo luật,
các tập đoàn toàn cầu thường bắt buộc phải đáp ứng các yêu cầu pháp lý về báo cáo và công bố thông tin ở
mỗi quốc gia nơi họ hoạt động. Mỗi quốc gia đều có những quy định kế toán riêng mà các công ty hoạt động
trong biên giới của họ phải tuân thủ. SAP ERP có lợi ở khía cạnh này vì nó cho phép các đơn vị tổ
chức trong cùng một tổ chức công ty hoạt động ở nhiều quốc gia khác nhau hoạt động độc lập cho mục đích
báo cáo. Điều này cho phép bạn đáp ứng các yêu cầu báo cáo pháp lý và thuế cụ thể bằng cách cho phép
bạn sử dụng mã công ty duy nhất riêng biệt cho một công ty ở mỗi quốc gia.
Trong SAP ERP khi tùy chỉnh mã công ty, bạn xác định các mục sau:
•Tên công ty
•Quốc gia
•Phím ngôn ngữ
•Tiền tệ
Ngoài ra, mã công ty phải được chỉ định ít nhất một biểu đồ tài khoản hoạt động hoặc chính cần
thiết cho quy trình kinh doanh trong mã công ty. Đôi khi, có thể cần một sơ đồ nhóm tài khoản cho mục đích
kiểm soát và một sơ đồ tài khoản theo quốc gia cụ thể có thể cần thiết để đáp ứng các yêu cầu báo cáo của
từng quốc gia cụ thể. Biểu đồ nhóm tài khoản là tùy chọn. Bạn sẽ tìm hiểu chi tiết về biểu đồ tài
khoản trong Chương 2.
Hãy bắt đầu tùy chỉnh

Khi bạn đăng nhập vào SAP ERP, màn hình SAP Easy Access sẽ hiển thị (Hình 1-3).
Hình 1-3. Chọn Công cụ để bắt đầu tùy chỉnh
3
Màn hình Truy cập dễ dàng chứa danh sách các chức năng để bạn lựa chọn. Đây là điểm đầu tiên để vào SAP
ERP. Để mở màn hình Tùy chỉnh: Thực thi dự án, nơi bạn sẽ bắt đầu tùy chỉnh, hãy làm theo đường dẫn menu:
Truy cập dễ dàng SAP Công cụ Tùy chỉnh IMG Thực thi dự án (SPRO) Tham chiếu SAP IMG.
Một cách nhanh hơn để truy cập vào cùng một màn hình là sử dụng mã giao dịch. Mã giao dịch được sử dụng
để điều hướng tác vụ trong một bước duy nhất, bằng cách bỏ qua đường dẫn menu tiêu chuẩn bao gồm một số bước
tốn thời gian. Bạn sử dụng mã giao dịch (TC) để truy cập tác vụ bạn muốn thực hiện bằng cách nhập mã đó vào
Trường Lệnh, đây là trường trống được khoanh tròn màu đỏ ở phía trên bên trái màn hình trong Hình 1-3.
Mã giao dịch là bộ bảng chữ cái và số liệu tiêu chuẩn được hệ thống SAP công nhận, cho phép bạn truy cập các tác
vụ cụ thể trong SAP. Lợi ích của việc sử dụng mã giao dịch là truy cập các tác vụ hoặc vào không gian làm việc
tùy chỉnh mà bạn muốn thực thi trong SAP nhanh hơn.
Đối tượng tham chiếu dự án SAP (SPRO) là mã giao dịch tiêu chuẩn cho phép bạn truy cập vào màn hình
Tùy chỉnh: Thực thi dự án mà không cần sử dụng đường dẫn menu. SAP ERP đi kèm với một bộ bảng chứa mã giao
dịch. Bảng này có thể được đánh giá bằng cách nhập SE38 vào Trường Lệnh để đi tới ABAP Editor: Ban đầu, nơi bạn
sẽ tìm mã giao dịch bạn muốn sử dụng. Trình soạn thảo ABAP: Ban đầu nằm ngoài phạm vi của cuốn sách này. Tuy
nhiên, bạn cũng có thể truy cập mã giao dịch trên màn hình Truy cập dễ dàng bằng cách chọn Tiện ích bổ sung
Cài đặt trên thanh menu ở đầu màn hình hoặc chỉ cần nhấn Shift+F9 trên bàn phím. Màn hình Cài đặt bật lên với
một số tùy chọn để bạn lựa chọn. Chọn Hiển thị tên kỹ thuật, đây là mục cuối cùng trong danh sách các tùy chọn
khả dụng được hiển thị bằng cách đảm bảo rằng hộp kiểm được kích hoạt.
Sau đó nhấn Enter. Hành động này cho phép hệ thống hiển thị tên kỹ thuật trước mỗi chức năng. Danh sách các
mã giao dịch hữu ích có tại Phụ lục 2, bạn có thể tham khảo.
Để mở màn hình Tùy chỉnh: Thực thi dự án, hãy nhập SPRO vào Trường lệnh ngay bây giờ. Hình 1-4
sẽ xuất hiện. Màn hình này cho phép bạn đi tới màn hình IMG Display, nơi bạn có thể chọn từ danh sách các tác vụ
được hiển thị để bắt đầu tùy chỉnh.
Hình 1-4. Hướng dẫn triển khai tham khảo SAP
Ở phía trên bên trái màn hình này, bạn sẽ thấy nút SAP Reference IMG. IMG đơn giản là viết tắt
của Hướng dẫn triển khai để tùy chỉnh trong SAP R/3. Nút này sẽ đưa bạn đến danh sách tất cả các tác vụ
cấu thành việc triển khai trong hệ thống SAP ERP mà bạn có thể chọn trong quá trình cấu hình của mình.
Nhấn vào để chuyển đến màn hình Display IMG (Hình 1-5). Display IMG chứa danh sách các
bước tùy chỉnh có sẵn trong SAP ERP. Chọn Cấu trúc doanh nghiệp từ cấu trúc cây. Đây là nơi bạn sẽ bắt đầu cấu
hình cho hoạt động này.
4
Hình 1-5. Tùy chỉnh màn hình Display IMG
Trong Cấu trúc doanh nghiệp trong Kế toán tài chính, bạn sẽ xác định công ty, Mã công ty, Lĩnh vực kinh doanh
và Phân khúc của mình và gán mã công ty cho công ty của bạn.
Xác định một công ty

Trong SAP, công ty là một đơn vị tổ chức được coi là một thực thể pháp lý mà từ đó báo cáo tài chính được
tạo ra phù hợp với các yêu cầu pháp lý. Điều bắt buộc là một công ty ít nhất phải được xác định là một phần
của thành phần kế toán tài chính mà một hoặc nhiều mã công ty được gán trong hệ thống SAP ERP.
Bạn sẽ xác định một công ty ở giai đoạn đầu này và sau đó trong chương này bạn cũng sẽ xác định mã công ty và
gán mã công ty cho công ty đó.
Có hai cách để truy cập vào màn hình nơi công ty được xác định trong SAP R/3. Bạn có thể làm theo thực đơn này
đường dẫn: IMG Cơ cấu doanh nghiệp Định nghĩa Kế toán tài chính Xác định Công ty hoặc bạn có thể sử
dụng mã giao dịch OX15. Đây là mã giao dịch tiêu chuẩn để tạo tệp . Khi bạn sử dụng đường dẫn menu hoặc TC, màn
hình Thay đổi Chế độ xem “Đối tác Thương mại Nội bộ”: Tổng quan sẽ xuất hiện (Hình 1-6).
Đây là nơi bạn xác định các thông số cho công ty mới của mình. Màn hình này hiển thị danh sách mã công ty
trong hệ thống dưới dạng tổng quan trước khi bạn xác định mã công ty của riêng mình.
5
Hình 1-6. Xác định mã công ty
■ Lưu ý Lưu ý trong Hình 1-6 rằng danh sách mã công ty được hiển thị trên màn hình. Điều này là bình thường vì
các mã công ty khác có thể đã tồn tại trong hệ thống.
Nhấn vào để chuyển sang màn hình tiếp theo, được gọi là Mục nhập mới: Chi tiết về các mục
nhập đã thêm (Hình 1-7). Bạn sẽ xác định mã công ty của mình bằng bốn ký tự và thông tin chi tiết về công ty của bạn.
6
Hình 1-7. Màn hình Mục mới để nhập thông tin chi tiết về công ty của bạn
Màn hình Bài viết mới: Chi tiết về Bài viết đã thêm được chia thành hai phần. Phần đầu tiên chứa
các trường nơi bạn sẽ nhập mã công ty và tên công ty. Bạn có tùy chọn nhập công ty thứ hai trong phần này nếu bạn có nhiều
tên công ty. Phần thứ hai là phần thông tin chi tiết và nó chứa trường cho phép bạn nhập địa chỉ, khóa ngôn ngữ và đơn vị
tiền tệ của công ty bạn. Cập nhật các trường sau bằng thông tin này:
Công ty: Nhập bốn ký tự chữ và số làm mã công ty của bạn vào trường này. Mã này sẽ đóng vai
trò là mã định danh công ty của bạn trong môi trường có nhiều mã công ty tồn tại trong hệ thống.
Bạn có thể sử dụng tối đa bốn ký tự mà bạn thấy phù hợp.
Tên công ty: Nhập tên công ty của bạn vào trường này. Ví dụ: tên công ty chúng tôi sử dụng
trong hoạt động này là Công ty C900 Plc. Trường này cho phép tối đa 25 ký tự.
Thông tin chi tiết: Phần này cho phép bạn nhập thông tin về công ty của bạn. Thông tin chi
tiết được nhập ở đây có thể bao gồm địa chỉ thư tín và loại tiền tệ được sử dụng khi tạo báo
cáo tài chính mã công ty. Nhập địa chỉ, mã bưu điện, thành phố, mã quốc gia, khóa ngôn ngữ và mã
tiền tệ của công ty bạn vào các trường thích hợp.
7
■ Lưu ý Hệ thống SAP đi kèm với mã/chìa khóa tiêu chuẩn cho hầu hết các quốc gia:
—Mã/khóa quốc gia: Khóa này được thể hiện trong SAP ERP dưới dạng khóa quốc gia nơi công ty bạn đang
hoạt động. Ví dụ: mã của Vương quốc Anh là GB, mã của Hoa Kỳ là US, mã của Đức là DE, v.v.
—Mã/khóa ngôn ngữ: Đây là mã ngôn ngữ công ty của bạn. Ví dụ: mã ngôn ngữ của Vương quốc Anh là EN, của Hoa Kỳ
là EN, của Đức là DE, v.v. Nhập khóa ngôn ngữ công ty của bạn vào trường này.
Nếu bạn không chắc chắn về khóa ngôn ngữ của mình, bạn có thể tìm kiếm nó bằng chức năng tìm kiếm.
—Mã/khóa tiền tệ: Ví dụ: đối với Vương quốc Anh, mã là GBP, đối với Hoa Kỳ là USD, đối với Đức là EUR, v.v.
Sau khi bạn đã nhập mã và địa chỉ công ty của mình, hãy nhấn Enter trên bàn phím hoặc nhấp vào nút Enter ở phía trên bên
trái màn hình để xác nhận các mục nhập của bạn.
■ Lưu ý Bạn không thể sử dụng mã công ty hiện có. Nếu mã công ty của bạn đã tồn tại, hệ thống sẽ đưa ra thông báo lỗi khi
bạn nhấp vào nút Enter ở cuối màn hình. Bạn sẽ thấy “Một mục đã tồn tại với cùng một khóa” trên thanh trạng thái. Nếu
điều này xảy ra, hãy sử dụng bốn ký tự khác làm mã công ty của bạn.
Cuối cùng, nhấp vào Lưu. Hệ thống sẽ thông báo cho bạn trên màn trên thanh trạng thái ở cuối
hình.
Vì đây là bài tập cấu hình đầu tiên của bạn nên khi bạn cố lưu một mục mới tạo, Lời nhắc dành cho
Màn hình Yêu cầu tùy chỉnh sẽ bật lên. Yêu cầu tùy chỉnh cho phép hệ thống lưu trữ các mục nhập của bạn để vận chuyển đến các
hệ thống SAP khác. Điều này chỉ xảy ra một lần khi bạn lưu cấu hình của mình lần đầu tiên. Nếu màn hình này bật lên, hãy làm
theo các bước sau để tạo yêu cầu của bạn:
1. Nhấp vào biểu tượng Tạo Yêu cầu trên màn hình bật lên Yêu cầu Tùy chỉnh Lời nhắc. Điều này cho
phép bạn tạo yêu cầu thay đổi duy nhất của mình. Bạn có thể tạo số yêu cầu của riêng mình hoặc
chọn từ các số yêu cầu hiện có.
2. Màn hình Tạo yêu cầu được hiển thị. Màn hình này cho phép bạn nhập mô tả ngắn làm mô tả yêu cầu.
Nhập bất kỳ mô tả nào bạn chọn vào trường Mô tả ngắn và nhấp vào nút Lưu.
3. Hộp thoại Nhắc tùy chỉnh yêu cầu được hiển thị lại. Nhấn vào
Nút Enter để lưu cấu hình của bạn cho đến nay. Sau khi hệ thống đã lưu cài đặt của bạn, hệ thống
sẽ thông báo cho bạn rằng trên thanh trạng thái.
Bước tiếp theo trong quá trình cấu hình của bạn là quay lại Cấu trúc IMG để thực hiện một tác vụ tùy chỉnh khác. Bấm
vào nút Quay lại ở phía trên bên phải màn hình hai lần để quay lại Hướng dẫn triển khai cấu trúc IMG. Hướng dẫn triển khai
chứa danh sách tất cả các hành động yêu cầu triển khai trong SAP R/3.
số 8
Xác định mã công ty

Trong bài tập này, bạn xác định mã công ty của mình. Bạn có thể xác định nhiều mã công ty nếu cần.
Trong SAP ERP, mã công ty là một đơn vị tổ chức được sử dụng trong FI để cấu trúc quy trình kinh doanh
cho mục đích báo cáo tài chính. SAP FI cung cấp cho bạn tùy chọn chỉnh sửa (tạo từ đầu) mã công ty của bạn
hoặc sao chép các tham số của mã công ty hiện có và sửa đổi chúng để đáp ứng yêu cầu của bạn.
Trong hoạt động này, bạn sẽ tạo mã công ty của mình từ đầu thay vì sao chép các tham số mã công ty
hiện có. Chọn Chỉnh sửa dữ liệu mã công ty từ danh sách được hiển thị trong Hình 1-8. Thực hiện theo đường
dẫn menu: IMG Cơ cấu doanh nghiệp Định nghĩa Kế toán tài chính Chỉnh sửa, sao chép, xóa,
kiểm tra mã công ty hoặc sử dụng mã giao dịch OX02 để đến màn hình Chọn hoạt động.
Hình 1-8. Chỉnh sửa dữ liệu mã công ty
■ Lưu ý Nếu bạn chọn sao chép dữ liệu của công ty hiện có từ danh sách mã công ty được hiển thị trong hệ thống thay
vì tạo mã công ty mới từ đầu, hãy sử dụng hoạt động Sao chép, Xóa, Kiểm tra Mã Công ty trong Hình 1-8. Điều này cho
phép bạn sao chép dữ liệu mã của công ty hiện có đạt tiêu chuẩn trong SAP
hệ thống. Ví dụ về mã công ty tiêu chuẩn trong SAP là 0001, 1000, 2000, v.v. Mã công ty bạn đã sao chép sẽ giữ lại hầu
hết các đặc tính của mã công ty đã sao chép. Không phải tất cả tài sản đều được giữ lại,
vì vậy, hãy đảm bảo bạn thực hiện từng bước liên quan đến việc tùy chỉnh và cập nhật tất cả các thuộc tính kế thừa
của mã công ty được sao chép sang mã công ty của riêng bạn nếu thích hợp.
■ Mẹo Bạn nên tạo mã công ty của mình từ đầu, vì điều này sẽ giúp bạn có cơ hội thực hiện từng bước liên quan đến việc
tùy chỉnh mã công ty của mình.
Khi bạn chọn Chỉnh sửa dữ liệu mã công ty, màn hình Mục nhập mới: Chi tiết về mục nhập đã thêm
được hiển thị (Hình 1-9). Màn hình này cho phép bạn nhập chi tiết mã công ty của mình vào các trường thích hợp.
Chi tiết mã công ty bạn nhập vào màn hình này sẽ được hệ thống coi là dữ liệu công ty của bạn. Màn hình
được chia thành hai phần. Phần đầu tiên chứa các trường cho mã và tên công ty của bạn.
Phần thứ hai, là phần Dữ liệu bổ sung, chứa thành phố, quốc gia, đơn vị tiền tệ và ngôn ngữ của công ty bạn.
9
Hình 1-9. Màn hình Mục mới là nơi bạn thêm thông tin chi tiết về công ty của mình
Cập nhật màn hình Mục nhập mới: Chi tiết về màn hình Mục nhập đã thêm với dữ liệu mã công ty của bạn. Để nhập thêm
chi tiết địa chỉ, hãy nhấp vào nút Địa chỉ (Shift+F5) ở đầu màn hình. Hành động này sẽ mở màn hình Chỉnh sửa Địa chỉ (Hình 1-10).
Màn hình này cho phép bạn cập nhật bản ghi chính mã công ty của mình với các thông tin liên quan.
10
Hình 1-10. Màn hình nhập địa chỉ và thông tin liên hệ của công ty bạn
11
Màn hình này được chia thành năm phần: Tên, Cụm từ tìm kiếm, Địa chỉ đường phố, Địa chỉ hộp thư bưu điện và Thông tin
liên lạc. Cập nhật từng phần với thông tin mã công ty của bạn. Bạn không bắt buộc phải hoàn thành mọi trường trên màn hình này.
Chỉ cập nhật các trường có liên quan:
• Tên: Trong phần này bạn có thể nhập chức danh và tên công ty của mình vào các trường thích hợp. Ví dụ sử
dụng Công ty C900 Plc làm tên công ty. Tên bạn nhập vào đây sẽ đại diện cho tên mã công ty của bạn
trong hệ thống.
• Tìm kiếm Cụm từ 1 / 2: Bạn có thể lựa chọn nhập tối đa hai cụm từ tìm kiếm vào đây
phần. Đây là tùy chọn, nhưng tôi khuyên bạn nên sử dụng các thuật ngữ có ý nghĩa. Bạn có thể sử dụng
bốn ký tự đầu tiên trong tên công ty của mình. Ví dụ: nếu tên công ty của bạn là Công ty C900 PLC, bạn
có thể sử dụng COMP làm thuật ngữ tìm kiếm của mình, như trong Hình 1-10. Ưu điểm của việc sử dụng
thuật ngữ tìm kiếm là chúng cho phép bạn tìm kiếm mã công ty nhanh hơn trong trường hợp bạn có
nhiều mã công ty trong hệ thống.
• Địa chỉ đường: Phần này cho phép bạn nhập số đường/số nhà. Đây là
thường là số đường/số nhà, mã bưu chính/thành phố, quốc gia và khu vực của công ty bạn.
Khi nhập quốc gia và khu vực của bạn, hệ thống sẽ tự động hiển thị múi giờ và khu vực, đó là mã
thành phố của bạn. Đây thường là hai chữ cái đầu tiên trong mã thành phố của công ty bạn.
• Địa chỉ hòm thư: Nếu công ty bạn sử dụng địa chỉ hòm thư, bạn có thể nhập địa chỉ đó vào phần này.
Điều này có thể bao gồm hộp thư, mã bưu chính và mã bưu chính của công ty.
• Giao tiếp: Phần này cho phép bạn nhập ngôn ngữ, số điện thoại, số điện thoại di động, số fax, email,
v.v. được công ty bạn sử dụng để trao đổi thư từ và liên lạc.
Cập nhật màn hình Chỉnh sửa Địa chỉ như trong Hình 1-10. Nhấp vào nút Enter hoặc nhấn Enter trên bàn phím để xác nhận
các mục nhập của bạn. Màn hình Chỉnh sửa Địa chỉ biến mất và màn hình Mục nhập mới: Chi tiết về Mục nhập đã thêm chứa dữ
liệu mã công ty của bạn được hiển thị. Nhấp vào nút Lưu. Màn hình Nhắc tùy chỉnh yêu cầu bật lên. Nhấp vào nút Enter ở
cuối màn hình Nhắc tùy chỉnh yêu cầu. Sau đó, hệ thống sẽ lưu dữ liệu mã công ty của bạn và đưa ra thông báo rằng
trên thanh Trạng thái ở cuối màn hình Mục nhập mới: Chi tiết về mục nhập đã thêm.
Vì bạn vừa xác định mã công ty của mình nên bước tiếp theo trong hoạt động này là chỉ định công ty của bạn
mã cho công ty của bạn. Quay lại màn hình Hiển thị IMG bằng cách nhấp vào nút Quay lại hai lần để gán mã công ty bạn đã tạo cho
công ty của mình. Màn hình Display IMG là cấu trúc cây chứa tất cả các tác vụ tùy chỉnh trong SAP R/3. Chọn Gán Mã Công ty cho
Công ty từ danh sách các mục được hiển thị. Thao tác này sẽ đưa bạn đến màn hình nơi bạn sẽ gán mã công ty cho công ty của mình.
Gán mã công ty cho công ty

Để hoàn thành nhiệm vụ tùy chỉnh xác định mã công ty của bạn, bạn phải gán mã công ty cho công ty của mình. Toàn bộ quá trình
là một trình tự logic, đơn giản. Bạn xác định mã công ty của mình, đặt các giá trị cho mã công ty và gán mã công ty cho công
ty của bạn (Hình 1-11).
12
Định nghĩa
Ma cong ty
Đặt giá trị cho
Ma cong ty
Chỉ định công ty

Mã tới
Công ty
Hình 1-11. Các bước liên quan đến việc xác định và gán mã công ty cho một công ty
Bạn chỉ định mã công ty cho công ty của mình từ Chế độ xem thay đổi “Gán mã công ty -> Công ty”: Màn hình tổng quan
(Hình 1-12). Để truy cập màn hình này, hãy sử dụng đường dẫn menu: Cấu trúc doanh nghiệp
Nhiệm vụ Kế toán tài chính Gán Mã công ty cho Công ty hoặc sử dụng mã giao dịch OX16.
Hình 1-12. Chuyển nhượng công ty của bạn theo mã công ty
Màn hình Tổng quan “Gán mã công ty -> Công ty” trong Chế độ xem thay đổi chứa danh sách mã công ty trong hệ thống. Bạn có
thể có một số lượng lớn các công ty trong hệ thống. Thay vì phải cuộn để tìm kiếm công ty của bạn trong số các mã công ty trong hệ
thống, bạn chỉ cần nhấp vào nút ở cuối màn hình Thay đổi Chế độ xem “Gán mã công ty -> Công ty”: Tổng quan. Màn
hình Mục nhập khác bật lên. Nhập bốn ký tự nhận dạng tạo nên mã công ty của bạn vào trường mã công ty và nhấp vào nút Enter.
Mã công ty của bạn sẽ tự động được hiển thị ở đầu danh sách mã công ty trên màn hình Tổng quan “Chỉ định mã công ty -> Công ty”
trong Chế độ xem thay đổi.
13
■ Lưu ý Trong SAP ERP R/3, bạn có thể tạo nhiều mã công ty tùy theo nhu cầu của khách hàng.
Nếu bạn chọn xác định một mã công ty khác, hãy lặp lại các bước trước đó bằng cách xác định công ty
và mã công ty bằng cách sử dụng mã và tên công ty khác, sau đó gán mã công ty đó cho công ty.
Bạn sẽ nhận thấy rằng mã công ty của bạn được hiển thị trên đầu tất cả các mã công ty trong hệ thống.
Mã công ty và thành phố của bạn được hiển thị và trường công ty trống. Chỉ cần nhập mã công ty của bạn vào trường công
ty. Nếu bạn không thể nhớ mã công ty của mình, hãy sử dụng chức năng Tìm kiếm hoặc nút Mã khớp bên cạnh trường công ty
để tìm kiếm mã công ty của bạn, như được mô tả trong Hình 1-12. Sau khi bạn nhập mã công ty, hãy lưu cài đặt mã công
ty của bạn.
Bây giờ bạn đã gán mã công ty cho công ty của mình, hãy xem cách xác định doanh nghiệp
sẽ đóng vai trò là đơn vị tổ chức cho một phân đoạn cụ thể trong hoạt động kinh doanh của bạn. Bạn có thể sử dụng thông
tin này cho mục đích báo cáo nội bộ.
Khu vực kinh doanh
Khu vực kinh doanh là một đơn vị tổ chức đại diện cho một phân khúc kinh doanh cụ thể trong SAP xác định khu vực
chức năng hoạt động, nhà máy hoặc khu vực trách nhiệm. Ví dụ: lĩnh vực kinh doanh có thể là sản phẩm công ty bán, vị
trí địa lý, v.v. Lĩnh vực kinh doanh là tùy chọn và hoàn toàn dành cho báo cáo tài chính nội bộ. Chúng có thể được
sử dụng trên các mã công ty để báo cáo. Họ cũng được xem là những thực thể cân bằng có thể tạo ra bộ báo cáo tài chính
của riêng mình.
Bạn xác định một lĩnh vực kinh doanh trong SAP ERP bằng bốn ký tự. Một lĩnh vực kinh doanh có thể được gán
cho một mã công ty hoặc một số mã công ty. Tương tự, cũng có thể gán mã công ty cho một lĩnh vực kinh doanh hoặc một
số lĩnh vực kinh doanh. Ưu điểm của việc sử dụng lĩnh vực kinh doanh là nó cho phép ban quản lý tạo ra các báo cáo tài
chính nội bộ về một chức năng kinh doanh hoặc sự kết hợp của các chức năng kinh doanh. Những báo cáo này hỗ trợ ban
quản lý trong việc ra quyết định vì chúng giúp dễ dàng biết được một lĩnh vực kinh doanh đang hoạt động tốt như thế nào.
Bạn có thể tạo nhiều lĩnh vực kinh doanh, tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng. Trong bài tập tiếp theo, bạn sẽ
tạo hai khu vực kinh doanh: London và Manchester. Khi các lĩnh vực kinh doanh được tạo ra, bạn có thể tạo báo cáo lãi
lỗ và bảng cân đối kế toán cho các lĩnh vực kinh doanh dưới cấp mã công ty. Báo cáo tài chính được lập ở cấp độ này
chỉ nhằm mục đích nội bộ và giúp ban quản lý xác định hiệu quả hoạt động của từng lĩnh vực kinh doanh.
Xác định lĩnh vực kinh doanh
Vấn đề: Khách hàng của bạn muốn có thể truy cập vào hiệu suất của các bộ phận kinh doanh
của họ bằng cách tạo báo cáo hiệu suất nội bộ bao gồm P&L và bảng cân đối kế toán cho hai
lĩnh vực kinh doanh. Bạn đã được yêu cầu xác định hai lĩnh vực kinh doanh cho mã công ty
của bạn là Manchester và London để đáp ứng yêu cầu này.
Việc xác định lĩnh vực kinh doanh cho phép bạn hoàn thành các cài đặt cho phép công ty của bạn duy trì báo cáo tài chính theo
chức năng, khu vực bán hàng, nhà máy hoặc vị trí địa lý. Hãy xác định các lĩnh vực kinh doanh cho Manchester và London. Thực hiện
theo đường dẫn menu: IMG Cơ cấu doanh nghiệp Định nghĩa Tài chính hoặc sử dụng mã giao dịch OX03.
Màn hình Thay đổi Chế độ xem “Khu vực kinh doanh”: Tổng quan được hiển thị. Đây là bảng chứa danh sách các lĩnh
vực kinh doanh trong hệ thống. Nhấp vào nút ở phía trên bên phải màn hình để truy cập vào màn hình nơi bạn sẽ xác
định khu vực kinh doanh của mình. Màn hình Mục mới: Tổng quan về Mục đã thêm được hiển thị. Đây là một bảng trống
gồm một số hàng và hai cột cho phép bạn chỉ định mã khu vực kinh doanh của mình và thêm mô tả về khu vực kinh doanh của
bạn (Hình 1-13).
14
Hình 1-13. Màn hình chính xác định lĩnh vực kinh doanh
Cập nhật các trường sau:
• Khu vực kinh doanh: Nhập 4 ký tự cho khu vực kinh doanh. Mã này sẽ cho phép bạn xác định lĩnh vực kinh doanh
của mình. Hình 1-13 cho thấy chúng tôi đã tạo hai mã vùng kinh doanh: C100 cho London và C200 cho
Manchester.
• Mô tả: Trường này sẽ cho phép bạn nhập tên hoặc mô tả ngắn về
lĩnh vực kinh doanh của bạn.
Khi bạn hài lòng với cài đặt của mình, để đảm bảo rằng hệ thống chấp nhận các mục nhập của bạn, hãy nhấp vào
Nhập để xác nhận mục nhập của bạn. Sau đó lưu lại lĩnh vực kinh doanh của bạn.
Bộ phận
Một bộ phận được sử dụng để làm nổi bật các khoản mục được trình bày trong báo cáo tài chính theo bộ phận. Điều này trái
ngược với lĩnh vực kinh doanh, vốn là một phần của đơn vị tổ chức mà báo cáo tài chính được lập cho mục đích nội bộ.
Các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán (US GAAP, IFRS, IAS, v.v.) yêu cầu các công ty lập báo cáo bộ phận trong một số
trường hợp nhất định cho mục đích bên ngoài. Một phân khúc có thể là một bộ phận, sản phẩm hoặc vị trí địa lý. Báo cáo bộ
phận hoàn toàn nhằm mục đích minh bạch khi báo cáo tình hình lợi nhuận và rủi ro của các bộ phận trong doanh nghiệp. Lý
do cơ bản đằng sau yêu cầu này là để hỗ trợ người sử dụng thông tin tài chính đưa ra đánh giá tốt hơn về sự tham gia
của đơn vị vào các hoạt động khác nhau.
Kế toán bộ phận cho phép một công ty báo cáo hiệu quả hoạt động của từng bộ phận riêng lẻ. Tầm quan trọng của báo cáo phân
khúc là nó chú trọng hơn đến hiệu quả hoạt động của phân khúc.
Xác định một phân đoạn
Vấn đề: Công ty C900 muốn có thể tạo báo cáo phân đoạn cho hai bộ phận hoạt động của
họ. Nhiệm vụ của bạn là xác định hai phân khúc cho Công ty C900 như sau:
1. Hệ thống truyền hình và video SEG-A
2. Tủ lạnh và máy làm mát SEG-B
15
Trong SAP ERP, bạn có thể thực hiện tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu báo cáo theo phân khúc. Để xác định một
phân khúc, hãy làm theo đường dẫn menu sau: IMG Cấu trúc doanh nghiệp Định nghĩa
Kế toán tài chính Xác định bộ phận. (Thật không may, các phân đoạn không có mã giao dịch.) Chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn về
phân đoạn mà bạn xác định trong hoạt động này ở Chương 20, trong phần có tiêu đề “Trung tâm lợi nhuận”.
Màn hình Thay đổi “Phân đoạn cho báo cáo phân đoạn”: Màn hình Tổng quan được hiển thị. Đây là màn hình nơi bạn sẽ bắt đầu tùy
chỉnh các phân đoạn của mình để báo cáo phân đoạn. Nhấp vào nút ở đầu màn hình để chuyển sang màn hình tiếp theo (Hình 1-14).
Hình 1-14. Màn hình chính xác định phân đoạn
Bạn sẽ nhập phân khúc của mình vào hệ thống bằng cách cập nhật các trường sau:
• Phân đoạn: Nhập khóa phân đoạn vào trường này. Khóa này sẽ cho phép bạn xác định phân khúc trong
hệ thống. Chúng tôi đã sử dụng khóa phân đoạn SEG-A cho Hệ thống Truyền hình & Video và SEG-B cho
Tủ lạnh & Máy làm mát trong hoạt động này.
• Mô tả: Nhập tên phân đoạn hoặc mô tả của bạn vào trường này.
Khi bạn đã cập nhật các phân đoạn để báo cáo phân đoạn, hãy nhấp vào nút Enter ở đầu
màn hình để xác nhận các mục nhập của bạn và lưu cấu hình phân đoạn của bạn.
Bước tiếp theo trong hoạt động tùy chỉnh này là tạo một biến thể năm tài chính cho mã công ty của bạn.
Biến thể năm tài chính

Năm tài chính thể hiện năm kế toán hoặc kỳ kế toán năm. Một biến thể năm tài chính xác định các kỳ đăng ký kế toán của
công ty bạn. Một giao dịch kế toán doanh nghiệp thích hợp thường bao gồm khoảng thời gian 12 tháng. Quy tắc thông thường
là các giao dịch kinh doanh được ấn định vào khoảng thời gian giao dịch diễn ra. Biến thể năm tài chính được tùy chỉnh để
phù hợp với năm tài chính của công ty bạn, không nhất thiết phải giống với năm dương lịch thông thường (nghĩa là từ tháng 1
đến tháng 12). SAP ERP đủ năng động để phù hợp với lịch hoặc năm tài chính của công ty bạn.
Biến thể năm tài chính được xác định bằng các giai đoạn đăng bài. Thời gian đăng bài là thuật ngữ kỹ thuật được sử
dụng để chỉ tháng. Trong SAP ERP, năm tài chính được tạo thành từ 12 kỳ đăng ký. Ngoài 12 khoảng thời gian đăng thông thường,
bạn có thể xác định tối đa bốn khoảng thời gian đăng bài đặc biệt, được sử dụng để đăng các điều chỉnh cuối năm cho các khoảng
thời gian đã đóng. Ví dụ: nếu giai đoạn tài chính bình thường đã kết thúc, các điều chỉnh vẫn có thể được đăng ở một trong
bốn giai đoạn đặc biệt.
16
■ Lưu ý Trong SAP ERP, bạn không thể vượt quá tối đa 16 tiết tại bất kỳ thời điểm nào.
Trong SAP ERP, thời gian đăng bài được xác định theo ngày đăng. Như bạn có thể thấy trong Hình 1-15, một năm tài chính
biến thể có thể được định nghĩa là:
•Năm độc lập
•Năm cụ thể (phụ thuộc)
Năm tài chính
Khác nhau
Năm
Năm cụ thể
Độc lập
Không có lịch
Năm dương lịch
Năm
Hình 1-15. Các loại biến thể năm tài chính
Năm độc lập

Với năm độc lập, kỳ kế toán của một công ty vẫn giữ nguyên mỗi năm (nghĩa là năm báo cáo tài chính không đổi). Ví
dụ: năm tài chính của doanh nghiệp là từ tháng 1 đến tháng 12 hàng năm. Có hai loại biến thể năm tài chính độc lập trong
SAP:
• Năm dương lịch: Thời gian đăng bài bằng năm dương lịch, thông thường là 12 tháng. Thời
gian đăng bài kéo dài 12 tháng mỗi năm. Ví dụ: năm tài chính của Hoa Kỳ bắt đầu
vào tháng 1 và kết thúc vào tháng 12.
• Năm không dương lịch: Đây là khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc bất kỳ tháng nào trong năm, ngoại
trừ tháng Giêng và tháng Mười Hai. Ví dụ ở Anh, năm tài chính bắt đầu vào tháng 4 và
kết thúc vào tháng 3. Vì năm không theo lịch không bắt đầu vào ngày 1 tháng 1 nên bạn sử dụng
chỉ báo -1 hoặc +1 cho khoảng thời gian trong năm thuộc về năm tài chính cũ hoặc năm tài
chính sau đó.
■ Lưu ý Tháng 2 được tính là 29 ngày không phân biệt số ngày thực tế trong tháng 2 để hệ thống tính năm nhuận.
Hệ thống SAP đi kèm với các biến thể năm tài chính tiêu chuẩn. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng các biến thể
năm tài chính tiêu chuẩn do hệ thống cung cấp. Ví dụ: biến thể năm tài chính của Hoa Kỳ (tháng 1 đến tháng 12)
là K4 và biến thể năm tài chính của Vương quốc Anh (tháng 4 đến tháng 3) là V3.
Bạn có thể sao chép và sửa đổi biến thể năm tài chính tiêu chuẩn.
Nếu bạn quyết định xác định biến thể năm tài chính của riêng mình, hãy sử dụng mã định danh gồm hai chữ số của
lựa chọn làm biến thể của bạn và duy trì biến thể năm tài chính của bạn nếu thích hợp.
17
Năm cụ thể hoặc phụ thuộc vào năm
Năm cụ thể được sử dụng khi năm tài chính/giai đoạn đăng bài thay đổi theo từng năm. Điều này không phổ biến trong thực tế.
Một ví dụ về tình huống này sẽ phát sinh là khi thời gian đăng bài lớn hơn 12 tháng.
(năm tài chính kéo dài) hoặc dưới 12 tháng (năm tài chính rút ngắn). Nguyên nhân khiến năm tài chính bị rút ngắn có thể
là do công ty sắp phá sản hoặc bất kỳ lý do đặc biệt nào khác.
Duy trì biến thể năm tài chính
Sự cố: Nhóm kế toán đã yêu cầu bạn xác định biến thể tài chính theo năm dương lịch (tháng
1–tháng 12) cho mã công ty của bạn. Các đồng nghiệp của bạn khuyên bạn nên sao chép K4—
biến thể năm tài chính tiêu chuẩn do SAP cung cấp—và sửa đổi nó để đáp ứng yêu cầu này.
Để truy cập vào màn hình nơi bạn sẽ duy trì biến thể năm tài chính của mình, hãy sử dụng đường dẫn menu: IMG Kế toán
tài chính (Mới) Cài đặt chung về kế toán tài chính (Mới) Sổ cái Năm tài chính và kỳ đăng Duy trì biến thể
năm tài chính (Duy trì biến thể tài chính rút ngắn Năm). Mã giao dịch là OB29.
Màn hình Tổng quan về Chế độ xem Thay đổi “Biến thể Năm Tài chính” được hiển thị. Màn hình này được chia thành
hai phần, phần Cấu trúc hộp thoại và phần Biến thể năm tài chính (Hình 1-16), nơi bạn có thể tùy chỉnh năm tài chính
của mình. Vì bạn muốn sao chép biến thể năm tài chính K4 do SAP cung cấp vào hệ thống, bạn nên sử dụng (trong trường hợp
này là K4). nút ở dưới cùng để tìm kiếm biến thể năm tài chính bạn muốn sử dụng
Hình 1-16. Đang tìm kiếm biến thể năm tài chính mà bạn muốn sao chép
Khi bạn nhấp vào nút Vị trí, một hộp thoại có tên Mục nhập khác (Hình 1-17) sẽ bật lên. Hộp thoại này
cho phép bạn tìm kiếm biến thể năm tài chính do hệ thống cung cấp (K4) mà bạn muốn điều chỉnh cho phù hợp với biến thể
năm tài chính của mình.
18
Hình 1-17. Nhập biến thể năm tài chính
Nhập K4 vào FI. Trường Year Variant để gọi K4 từ danh sách các biến thể trong hệ thống.
Chọn K4 từ danh sách biến thể và nhấp vào nút Enter. Màn hình Thay đổi “Biến thể Năm tài chính”: Màn hình Tổng quan
được hiển thị (Hình 1-18). Màn hình này cho phép bạn sao chép năm tài chính hiện có do hệ thống cung cấp hoặc tạo biến thể
năm tài chính của riêng bạn từ đầu (xem mẹo sau để tạo biến thể năm tài chính của riêng bạn).
Để sao chép một biến thể năm tài chính, hãy chọn biến thể đó và nhấp vào biểu tượng Sao chép ở đầu màn hình. Khi sao chép một
biến thể năm tài chính, bạn cũng đang sao chép các cài đặt phụ thuộc của nó do SAP xác định.
Hình 1-18. Sao chép biến thể năm tài chính
■ Lưu ý Khi bạn sao chép một biến thể năm tài chính, bạn phải thay đổi khóa biến thể năm tài chính thành khóa của riêng bạn.
Nếu không, bạn sẽ không thể lưu biến thể năm tài chính mà bạn đã sao chép vì hệ thống không cho phép khóa năm tài chính trùng
lặp. Khi bạn đã sao chép K4, hãy thay đổi biến thể năm tài chính từ K4 thành bất kỳ biến thể nào bạn chọn.
Nếu có thể, hãy tránh sử dụng các chữ cái K hoặc V làm một phần của khóa biến thể năm tài chính của bạn vì nhiều khóa biến thể
năm tài chính tiêu chuẩn do hệ thống cung cấp bắt đầu bằng K hoặc V.
Để phù hợp với ví dụ chúng ta đang sử dụng trong Hình 1-19, hãy thay đổi nội dung của FV thành C4 và thay đổi
Trường mô tả cho Biến thể năm tài chính – C900.
19
Hình 1-19. Cập nhật biến thể năm tài chính
Khi bạn nhấp vào nút Enter hoặc nhấn Enter trên bàn phím, màn hình Chỉ định đối tượng được sao chép sẽ bật lên.
Màn hình này cho phép bạn chỉ sao chép các mục nhập phụ thuộc hoặc tất cả các mục nhập phụ thuộc của biến thể năm tài
chính mà bạn đã đánh dấu để sao chép.
Vì bạn muốn sao chép tất cả các mục nhập phụ thuộc của biến thể năm tài chính K4, hãy nhấp vào nút lệnh.
Hộp thoại Thông tin bật lên, cho bạn biết số lượng mục nhập phụ thuộc mà bạn đã sao chép từ biến thể năm tài
chính K4.
Nhấp vào nút Enter ở cuối màn hình bật lên thông tin hoặc nhấn Enter trên bàn phím để xác nhận.
Lưu biến thể của bạn. Hệ thống sẽ thông báo cho bạn trên thanh trạng thái rằng .
■ Mẹo Nếu bạn chọn xác định biến thể năm tài chính của riêng mình, hãy nhấp vào nút Mục nhập mới ở đầu màn hình trong
Hình 1-16 và cập nhật các trường sau:
FV: Nhập ký tự có hai chữ số làm khóa nhận dạng biến thể năm tài chính của bạn. Bạn nên sử dụng mã định danh bằng chữ và
số. Trong ví dụ ở phần này, biến thể năm tài chính tiêu chuẩn do SAP cung cấp trong hệ thống, K4 (năm dương lịch), đã được
sao chép và sửa đổi để đáp ứng yêu cầu mong muốn của chúng tôi.
Mô tả: Trường này cho phép bạn mô tả hoặc đặt tên cho biến thể năm tài chính của mình. Trong ví dụ ở phần này,
biến thể năm tài chính C900 đã được sử dụng.
Phụ thuộc vào Năm: Nếu năm tài chính/giai đoạn đăng bài thay đổi mỗi năm, hãy chọn hộp kiểm Phụ thuộc vào Năm. Điều này không
phổ biến lắm trong thực tế.
Năm dương lịch: Nếu năm tài chính giống với năm dương lịch bình thường mỗi năm, hãy chọn hộp kiểm Năm dương lịch.
Số thời gian đăng bài: Tại đây bạn chỉ định số thời gian đăng bài. Thông thường, thời hạn này sẽ là 12 tháng.
Số Kỳ đăng bài đặc biệt: Hệ thống SAP R/3 cho phép tối đa bốn kỳ đăng bài đặc biệt ngoài kỳ kế toán thông thường.
20
Gán Biến thể Năm Tài chính cho Mã Công ty

Bạn bắt buộc phải chỉ định năm tài chính cho mã công ty trong SAP. Vì bạn đã xác định hoặc sao chép biến thể năm tài
chính của mình nên bước tiếp theo là gán biến thể đó cho mã công ty của bạn. Cũng có thể chỉ định trực tiếp biến thể
năm tài chính tiêu chuẩn do SAP cung cấp trong hệ thống cho mã công ty của bạn mà không cần phải xác định biến thể năm
tài chính của riêng bạn. Thực hiện theo đường dẫn menu sau: IMG Kế toán tài chính (Mới) Cài đặt chung về kế toán
tài chính (Mới) Sổ cái Năm tài chính và giai đoạn đăng bài Gán Mã công ty cho Biến thể năm tài chính hoặc sử dụng
mã giao dịch OB37. Sau đó, bạn sẽ truy cập vào màn hình nơi bạn sẽ chỉ định năm tài chính mà bạn đã xác định cho mã công
ty của mình (Hình 1-20).
Hình 1-20. Gán mã công ty cho biến thể năm tài chính
Màn hình Thay đổi “Gán Mã Comp.Code -> Biến thể Năm Tài chính”: Màn hình Tổng quan được hiển thị. Để gán mã công
ty của bạn cho biến thể năm tài chính, hãy tìm kiếm mã công ty của bạn bằng cách sử dụng nút Vị trí
hoặc sử dụng mũi tên cuộn xuống và chỉ định biến thể năm tài chính của bạn cho phù hợp.
Nhập C4 vào cột Biến thể năm tài chính hoặc sử dụng chức năng Tìm kiếm để tìm kiếm năm tài chính của bạn
biến thể (trong trường hợp này là C4). Đảm bảo rằng năm tài chính của bạn được nhập vào cột Biến thể năm tài chính.
Nhấp vào nút Lưu để lưu phân công biến thể năm tài chính của bạn.
■ Lưu ý Hệ thống có thể đưa ra thông báo cảnh báo có nội dung 'Không thể đăng bài nếu không có năm tài chính' và
nút Lưu bị chặn. Điều này thường xảy ra khi một số mã công ty không được chỉ định biến thể năm tài chính. Nếu
điều này xảy ra, hãy nhấp vào nút Enter hoặc nhấn phím Enter trên bàn phím nhiều lần cho đến khi nút Lưu được kích
hoạt. Sau đó lưu công việc của bạn. Hệ thống sẽ thông báo trên thanh trạng thái rằng dữ liệu của bạn đã được lưu.
Thời gian mở và kết thúc đăng bài

Như đã đề cập trước đó, các giao dịch kế toán thường được gán cho các kỳ. Thời gian đăng bài được xác định trong
các biến thể năm tài chính. Lợi ích của việc xác định các biến thể của các kỳ mở là tránh vấn đề đăng các giao dịch
kế toán vào sai kỳ. Điều này đạt được bằng cách mở các giai đoạn hiện tại và đóng tất cả các giai đoạn khác. Khi
kết thúc kỳ hiện tại, kỳ này sẽ đóng lại và kỳ tiếp theo sẽ mở ra.
21
Điều bắt buộc là phải mở ít nhất hai khoảng thời gian đăng bài tại bất kỳ thời điểm nào. Mặt khác, bạn có thể mở nhiều kỳ
đăng bài cùng một lúc (nghĩa là nhiều hơn hai kỳ đăng bài).
Kỳ đăng bài độc lập với năm tài chính; nghĩa là chúng không phụ thuộc và không bị kiểm soát bởi năm tài chính.
Thời gian đăng bài được xác định ở cấp độ toàn cầu trong SAP ERP. Điều này làm cho họ có thể truy cập được vào một số mã
công ty trong hệ thống.
Trong SAP ERP, thời gian mở và đóng được phân biệt theo loại tài khoản. Điều này cho phép bạn xác định tài
khoản nào được đăng vào một khoảng thời gian đăng cụ thể. Ví dụ: việc đăng bài có thể được phép đối với các tài khoản phải
trả nhưng không được phép đối với các tài khoản phải thu. Bạn có thể chỉ định đồng thời một số loại tài khoản như một
phần trong khoảng thời gian mở tùy chỉnh của mình. Hình 1-21 liệt kê các loại tài khoản cơ bản trong SAP R/3.
+ Hợp lệ cho tất cả các loại tài khoản
MỘT Tài sản
D Con nợ
K Chủ nợ
M Nguyên vật liệu
S Sổ cái chung (G/L)
V. Tài khoản hợp đồng
Hình 1-21. Các loại tài khoản trong thời gian mở
Trong SAP ERP, bắt buộc đối với mỗi kỳ đăng bài, bạn phải chỉ định loại tài khoản tối thiểu '+' cho mỗi kỳ mở. Loại
tài khoản này hợp lệ cho tất cả các loại tài khoản. Lợi ích của việc áp dụng các loại tài khoản cho khoảng thời gian mở
là hệ thống có thể xác định liệu khoảng thời gian đăng bài được chỉ định trong biến thể khoảng thời gian đăng bài mà bạn
đã xác định có thể được đăng lên hay không bằng cách sử dụng ngày đăng bài đã nhập trong tiêu đề tài liệu.
Là một phần của việc tùy chỉnh thời gian mở và đóng, các mục sau được xác định:
•Xác định các biến thể cho thời gian đăng bài mở
•Gán các biến thể cho mã công ty
•Chỉ định thời gian đăng bài mở và đóng
Chúng ta hãy lần lượt xem xét từng cái.
Xác định các biến thể cho thời gian đăng bài mở
Vấn đề: Bạn cần xác định các biến thể cho khoảng thời gian đăng bài cho công ty C900 và gán
biến thể bạn đã xác định cho mã công ty.
Để xác định các biến thể cho thời gian đăng bài mở, hãy làm theo đường dẫn menu: IMG: Kế toán tài chính (Mới)
Cài đặt chung về Kế toán Tài chính (Mới) Sổ cái Năm tài chính và Kỳ đăng Kỳ đăng Xác định các biến thể cho Kỳ đăng
mở hoặc sử dụng mã giao dịch OBBO.
■ Lưu ý Mỗi mã công ty phải được gán một biến thể riêng cho thời gian đăng bài mở.
22
Màn hình Thay đổi Chế độ xem Thời gian Đăng: Xác định Biến thể: Màn hình Tổng quan được hiển thị. Đây là
màn hình nơi bạn xác định các biến thể để mở thời gian đăng bài. Bấm vào nút trên cùng của màn hình.
Màn hình Mục mới: Tổng quan về Mục nhập đã thêm được hiển thị (Hình 1-22). Màn hình này cho phép bạn chỉ định
mã biến thể mã công ty và tên biến thể của bạn. Trong thực tế, khóa biến thể thời gian đăng bài được xác định bằng
cách sử dụng mã công ty và tên công ty của bạn làm tên biến thể đăng bài.
Hình 1-22. Tổng quan về các mục được thêm vào
• Biến thể: Nhập bốn ký tự làm khóa biến thể đăng trong trường biến thể. Tốt nhất hãy biến nó
thành mã công ty của bạn. Mã bạn nhập vào đây sẽ được sử dụng khi gán các biến thể đăng
bài sau này cho mã công ty của bạn.
• Tên: Nhập mô tả hoặc tên biến thể mô tả đúng nhất biến thể của bạn trong
lĩnh vực này. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã sử dụng Biến thể thời kỳ mở – C900 làm tên biến thể.
Nhấp vào nút Nhập để xác nhận biến thể bạn đã nhập vào hệ thống. Nếu biến thể đã tồn tại trong hệ thống, hệ
thống sẽ thông báo cho bạn trên thanh trạng thái rằng “Một mục đã tồn tại với cùng một khóa”. SAP R/3 không cho
phép các khóa biến thể trùng lặp. Tất cả những gì bạn phải làm khi gặp phải vấn đề này là sử dụng một khóa biến
thể khác mà hệ thống sẽ chấp nhận. Nếu không, biểu tượng Lưu sẽ không hoạt động và bạn sẽ không thể lưu mẫu mã
của mình. Sau khi hệ thống chấp nhận biến thể của bạn, nút Lưu sẽ được kích hoạt và bạn có thể lưu tác phẩm của
mình. Lưu biến thể đăng bài của bạn.
Bước tiếp theo là gán biến thể thời gian đăng bài cho mã công ty.
Gán các biến thể cho mã công ty

Việc chỉ định các biến thể của giai đoạn đăng bài là một phần của việc tùy chỉnh các biến thể cho giai đoạn
mở đầu. Mỗi mã công ty trong SAP R/3 phải được chỉ định một biến thể thời gian đăng bài. Để truy cập vào màn
hình nơi bạn có thể gán mã công ty của mình cho một biến thể kỳ đăng bài, hãy sử dụng đường dẫn menu sau:
IMG: Kế toán tài chính (Mới) Cài đặt chung về kế toán tài chính (Mới) Sổ cái Năm tài chính và kỳ đăng bài
Khoảng thời gian đăng bài Gán các biến thể cho Mã công ty. Hoặc sử dụng mã giao dịch OBBP.
Màn hình Thay đổi “Gán mã Comp.Code -> Biến thể thời gian đăng”: Màn hình Tổng quan được hiển thị. Sử dụng
nút Vị trí ở cuối màn hình, tìm kiếm mã công ty của bạn và cập nhật các trường biến thể bằng cách nhập biến thể
cho các khoảng thời gian đăng bài mở mà bạn đã xác định (Hình 1-23).
23
Hình 1-23. Gán mã công ty cho biến thể thời gian đăng bài
Nhập biến thể gồm bốn chữ số của bạn—mã nhận dạng C900—vào trường biến thể được hiển thị trong Hình 1-23 và
lưu tùy chỉnh của bạn.
Chỉ định thời gian mở và đóng

Vấn đề: Bạn có thể xác định thời gian đăng bài của mình từ đầu hoặc bạn có thể sao chép thời gian
đăng bài hiện có và sửa đổi chúng để đáp ứng yêu cầu của bạn. Để đơn giản hóa cấu hình của bạn,
đồng nghiệp của bạn đã yêu cầu bạn sao chép các khoảng thời gian đăng bài từ mã công ty 1000 và
sửa đổi chúng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Như đã đề cập, thời gian đăng bài được mở theo các biến thể của năm tài chính. Bạn có thể mở và đóng đồng thời
nhiều giai đoạn đăng bài trong SAP R//3. Ưu điểm của thời gian mở và đóng là giúp bạn tránh việc đăng giao dịch sai
thời gian theo nghĩa chỉ những khoảng thời gian hợp lệ mới được mở. Bất kỳ khoảng thời gian nào không liên quan để
đăng đều bị đóng. Để chuyển đến màn hình nơi bạn có thể mở và đóng các khoảng thời gian đăng bài, hãy làm theo
đường dẫn menu sau: IMG: Kế toán tài chính (Mới) Cài đặt chung về kế toán tài chính (Mới)
Sổ cái Năm tài chính và Kỳ đăng bài Kỳ đăng bài Mở và đóng kỳ đăng bài hoặc sử dụng mã giao dịch OB52.
Màn hình Thay đổi “Thời gian đăng bài: Chỉ định khoảng thời gian”: Màn hình Tổng quan được hiển thị (Hình 1-24).
Chọn tất cả các tài khoản (+ ADKMS) thuộc mã công ty 1000 mà bạn muốn sao chép từ danh sách các biến thể được
hiển thị.
24
Hình 1-24. Sao chép khoảng thời gian đăng bài
Nhấp vào nút Sao chép ở phía trên bên trái màn hình hoặc chọn Chỉnh sửa Sao chép dưới dạng từ thanh menu để sao chép
các khoảng thời gian đăng đã chọn trong Hình 1-24. Hệ thống sẽ dán các biến thể mà bạn đã sao chép từ mã công ty 1000 sang Chế độ
xem thay đổi mới “Đăng bài: Chỉ định khoảng thời gian”; Màn hình tổng quan.
Cập nhật số nhận dạng biến thể 1000 bằng cách thay thế chúng bằng các biến thể C900 của riêng bạn, như được hiển thị
trên màn hình trong Hình 1-25.
Hình 1-25. Cập nhật khoảng thời gian đăng bài
■ Tip SAP có 12 kỳ đăng bài thông thường và có tới 4 kỳ đăng bài đặc biệt.
25
Nhập phạm vi khoảng thời gian mở và năm bằng cách sử dụng thông tin sau:
Từ Per. 1 năm cho mỗi. 1 năm
1 2010 12 Giai đoạn 1 đến 12 năm 2015 thể hiện giai đoạn kế toán là 12 tháng.
Các năm 2010-2015 được chỉ định. Lưu ý rằng phạm vi năm bạn chỉ định
phải bao gồm năm tài chính hiện tại của bạn (tức là năm 2012).
Nếu không, hệ thống sẽ cho rằng thời gian đăng bài đã đóng và bạn
sẽ không thể đăng bất kỳ giao dịch nào lên hệ thống.
Bốn kỳ đăng bài đặc biệt, sử dụng thông tin sau:
Từ Per. 1 năm cho mỗi. 1 năm
13 2012 16 Giai đoạn 13 đến 16 năm 2013 thể hiện các khoảng thời gian đặc biệt kéo dài bốn
tháng để công bố các điều chỉnh cuối năm cho năm tài chính đã đóng.
Các năm 2012 đến 2013 được chỉ định. Năm tài chính hiện tại là
từ tháng 1 đến tháng 12 năm 2012. Vì bạn muốn cho phép bốn tháng sau
thời gian đăng thông thường để cho phép đăng điều chỉnh vào cuối
năm, bạn nên chỉ định bất kỳ năm nào sau năm 2012 để cho phép có khoảng
thời gian đặc biệt.
Nhấp vào Enter ở đầu màn hình hoặc nhấn Enter trên bàn phím của bạn. Khi hệ thống đã chấp nhận trên thanh trạng thái.
mục nhập của bạn, nó sẽ thông báo cho bạn rằng Sau đó lưu công việc của bạn.
■ Lưu ý Nếu mục nhập của bạn bị từ chối, bạn đang sử dụng các khóa biến thể tồn tại trong hệ thống. Đảm bảo các khóa biến
thể của bạn là duy nhất cho mã công ty của bạn.
Bản tóm tắt

Chương này đề cập đến các yếu tố cơ bản của cấu hình kế toán tài chính trong cơ cấu Doanh nghiệp, là nền tảng cho cấu
trúc của các chương còn lại trong cuốn sách này. Là một phần của các hoạt động được đề cập trong chương này, bạn đã tìm
hiểu cơ cấu tổ chức là gì và cách tùy chỉnh các đơn vị tổ chức trong SAP ERP. Là một phần của quá trình tùy chỉnh, chương
này đã hướng dẫn bạn cách xác định mã công ty và biến thể năm tài chính cũng như cách gán năm tài chính cho mã công ty. Các
chủ đề khác được đề cập trong chương này bao gồm cách xác định thời gian đăng bài và cách áp dụng các loại tài khoản cho thời
gian mở.
Trong chương tiếp theo, bạn sẽ tìm hiểu cách tùy chỉnh dữ liệu chính, biểu đồ tài khoản và thu nhập giữ lại.
26
chương 2
Xác định sơ đồ tài khoản
Trong chương này, bạn sẽ tìm hiểu cách xác định sơ đồ tài khoản, tạo sổ cái chung và gán sơ đồ tài khoản cho mã công ty.
Vào cuối chương này, bạn sẽ có thể:
•Thể hiện sự hiểu biết về các biểu đồ tài khoản khác nhau được trình bày
trong SAP ERP.
•Tạo sơ đồ tài khoản.
•Gán mã công ty cho sơ đồ tài khoản.
•Xác định nhóm tài khoản trong sơ đồ tài khoản.
•Xác định tài khoản thu nhập giữ lại.
Biểu đồ tài khoản

Biểu đồ tài khoản là một công cụ tài chính cơ bản trong SAP ERP. Nó chứa danh sách các tài khoản sổ cái chung (G/L) được mã
công ty hoặc một số mã công ty sử dụng để đăng các hoạt động tài chính hàng ngày và để báo cáo kết quả hoạt động tài chính cho
báo cáo tài chính và bảng cân đối kế toán. Giao dịch được phân loại theo loại giao dịch trong sơ đồ tài khoản. Nó chứa thông
tin cơ bản về cấu trúc của tài khoản sổ cái chung trong hệ thống SAP ERP, chẳng hạn như số và tên tài khoản, cũng như các tham số
kiểm soát khác xác định cách tạo và hoạt động của tài khoản G/L trong SAP ERP.
Lợi ích của biểu đồ tài khoản là:
•Xác định cấu trúc cơ bản để tạo tài khoản G/L.
•Cung cấp cho bạn sự linh hoạt khi sử dụng cùng một biểu đồ tài khoản cho một số mã công ty.
Bạn có thể chỉ định thêm hai biểu đồ—theo quốc gia và nhóm—cho biểu đồ hoạt động bắt buộc tối thiểu của các tài khoản
trong mã công ty. Thêm biểu đồ tài khoản theo quốc gia cụ thể khi bạn muốn có thể tạo báo cáo để đáp ứng các yêu cầu báo cáo theo
quốc gia cụ thể và thêm biểu đồ nhóm tài khoản cho mục đích hợp nhất.
Ba bước liên quan đến việc định cấu hình biểu đồ tài khoản trong SAP R/3 (Hình 2-1).
27
Chương 2 ■ Xác định sơ đồ tài khoản
Hình 2-1. Các bước liên quan đến việc tùy chỉnh sơ đồ tài khoản
Để tạo sổ cái chung và gán nó cho mã công ty, bạn phải gán biểu đồ hoạt động của các tài khoản cho từng mã công
ty trong SAP ERP. Một sơ đồ hoạt động của tài khoản có thể được gán cho một số mã công ty nếu các mã công ty đó có
cấu trúc sổ cái chung giống hệt nhau.
Có ba biểu đồ tài khoản trong SAP ERP. Hình 2-2 hiển thị ba biểu đồ tài khoản và mục đích của chúng trong SAP R/3.
Hình 2-2. Biểu đồ tài khoản có sẵn trong SAP R/3
Chức năng của ba biểu đồ tài khoản trong SAP ERP được giải thích tại đây:
• Sơ đồ hoạt động của các tài khoản: Đây cũng được trong ngành gọi là sơ đồ tài khoản phổ biến .
sơ đồ tài khoản. Nó được sử dụng để đăng các giao dịch kế toán tài chính và kế toán chi phí
hàng ngày. Mỗi mã công ty phải được gán một sơ đồ hoạt động của các tài khoản.
• Sơ đồ nhóm tài khoản: Chứa các tài khoản G/L công ty áp dụng cho tất cả
mã công ty trong nhóm. Nó hoàn toàn là để báo cáo hợp nhất cho nhóm.
• Biểu đồ tài khoản theo quốc gia cụ thể: Biểu đồ tài khoản tùy chọn này rất quan trọng khi luật
pháp yêu cầu một công ty trong một tập đoàn phải lập báo cáo tài chính cụ thể để đáp ứng
các yêu cầu báo cáo của một quốc gia.
Vì bây giờ bạn đã biết biểu đồ tài khoản là gì và hiểu các biểu đồ tài khoản khác nhau có sẵn.
trong SAP ERP, bạn đã sẵn sàng tìm hiểu cách tạo biểu đồ tài khoản. Nguyên tắc mẫu có thể áp dụng cho sơ đồ ba tài
khoản khi tùy chỉnh. Sự khác biệt duy nhất là chúng được sử dụng để đáp ứng các yêu cầu báo cáo khác nhau.
28
Tạo biểu đồ tài khoản

Vấn đề: Nhiệm vụ của bạn với tư cách là nhà tư vấn SAP FI là tạo biểu đồ tài khoản cho
công ty C900 Plc và gán nó cho mã công ty của bạn.
Biểu đồ tài khoản bạn tạo sẽ chứa danh sách các tài khoản G/L được mã công ty của bạn sử dụng cho các hoạt động báo cáo và
đăng tải. Biểu đồ tài khoản được định cấu hình dưới dạng cài đặt chung. Điều này có nghĩa là biểu đồ tài khoản có sẵn cho tất cả các mã
công ty trong máy khách chứ không chỉ một mã. Đường dẫn menu sau sẽ đưa bạn đến màn hình nơi bạn có thể tùy chỉnh biểu đồ tài khoản
của mình: IMG: Kế toán tài chính (Mới) Kế toán sổ cái tổng hợp (Mới) Dữ liệu chính Tài khoản G/L Chuẩn bị Chỉnh sửa biểu đồ
danh sách tài khoản. Bạn cũng có thể sử dụng mã giao dịch OB13.
■ Lưu ý Bạn có thể tạo biểu đồ tài khoản của riêng mình hoặc có thể sao chép biểu đồ tài khoản tiêu chuẩn do SAP cung cấp.
Màn hình Thay đổi “Danh sách tất cả các biểu đồ tài khoản”: Màn hình Tổng quan được hiển thị (Hình 2-3). Màn hình này chứa danh sách
tất cả các biểu đồ tài khoản tồn tại trong hệ thống. Bạn có thể gán bất kỳ biểu đồ nào trong số này cho mã công ty của mình hoặc tạo biểu
đồ tài khoản của riêng bạn. Đây là vấn đề lựa chọn hoặc yêu cầu của bạn. Đây là nơi bạn tạo biểu đồ tài khoản của mình.
Hình 2-3. Màn hình ban đầu nơi bạn bắt đầu xác định biểu đồ tài khoản cho mã công ty của mình
29
Nhấn vào ở phía trên bên trái màn hình để chuyển đến màn hình Mục nhập mới: Chi tiết về mục nhập
đã thêm (Hình 2-4), nơi bạn sẽ nhập thông tin cho biểu đồ tài khoản mới.
Hình 2-4. Màn hình nơi bạn xác định sơ đồ tài khoản mới
Biểu đồ tài khoản: Nhập ID gồm bốn ký tự cho biểu đồ khóa tài khoản. Điều này sẽ cho
phép bạn xác định biểu đồ tài khoản của mình từ danh sách biểu đồ tài khoản trong hệ
thống. ID gồm bốn ký tự này là duy nhất cho biểu đồ tài khoản của bạn. Nó không thể
được sử dụng cho bất kỳ biểu đồ tài khoản nào khác trong hệ thống.
Mô tả: Nhập mô tả ngắn gọn về biểu đồ tài khoản của bạn vào trường này. Hoạt động này sử
dụng Sơ đồ tài khoản của Công ty C900 làm mô tả.
Thông số kỹ thuật chung: Trong SAP R/3, biểu đồ tài khoản được duy trì bằng ngôn
ngữ bạn chỉ định. Trong phần này, chọn ngôn ngữ bạn muốn sử dụng từ danh sách ngôn
ngữ trong tệp Maint. Lĩnh vực ngôn ngữ. Dữ liệu chính chỉ có thể được hiển thị và
duy trì bằng ngôn ngữ bạn chỉ định ở đây. Thứ hai, nhập độ dài số tài khoản G/L của
bạn vào trường Độ dài của Số tài khoản G/L.
Không có quy tắc cứng nhắc nào về độ dài của số tài khoản G/L. SAP mang đến cho bạn sự
linh hoạt khi sử dụng tối đa 10 chữ số. Độ dài tài khoản G/L được xác định theo sở
thích của công ty bạn. Độ dài bạn chỉ định ở đây sẽ xác định độ dài của số G/L trong
biểu đồ tài khoản của bạn. Ví dụ này sử dụng 10 cho độ dài tài khoản G/L.
30
Tích hợp: Như đã đề cập, bạn phải gán mã công ty của mình cho biểu đồ tài khoản. Bạn cũng
có thể chỉ định sơ đồ tài khoản theo quốc gia và/hoặc sơ đồ nhóm tài khoản để đáp ứng các
yêu cầu báo cáo nhất định. Biểu đồ theo quốc gia cụ thể được gán cho biểu đồ tài khoản
sử dụng số tài khoản thay thế. Trong SAP ERP, tất cả các tài khoản, cả nội bộ và bên
ngoài, đều được quản lý về mặt kỹ thuật bằng hệ thống kế toán tích hợp. Vùng Kiểm soát
sử dụng biểu đồ mã công ty tương ứng của các tài khoản để quản lý các yếu tố chi phí.
Việc chỉ định khu vực kiểm soát cho mã công ty được gọi là tích hợp.
Trong phần Tích hợp, bạn có thể chọn xem bạn muốn tích hợp kiểm soát duy trì các thành phần chi phí theo cách thủ
công hay tự động. Mặc dù hệ thống mặc định tạo các thành phần chi phí theo cách thủ công nhưng bạn có thể thay đổi điều này
thành tự động nếu cần. Tôi khuyên bạn nên sử dụng cách tạo thủ công các yếu tố chi phí mà bạn sẽ thấy trong Chương
18. Đây là những gì mỗi tùy chọn cho phép trong tương lai:
• Tạo thủ công thành phần chi phí: Hệ thống sẽ không tự động tạo thành phần chi phí chính khi bạn tạo tài
khoản G/L. Thay vào đó, bạn phải thực hiện việc này một cách thủ công.
• Tự động tạo thành phần chi phí: Khi một tài khoản G/L mới được lưu, các dữ liệu liên quan sẽ
các yếu tố chi phí được tạo tự động.
Hợp nhất: Nhập sơ đồ nhóm các tài khoản được nhóm công ty của bạn sử dụng.
Biểu đồ nhóm tài khoản bạn nhập ở đây sẽ được yêu cầu khi tạo tài khoản G/L công ty
được sử dụng để hợp nhất báo cáo báo cáo tài chính cho nhóm công ty.
Trạng thái: Phần này của màn hình cho phép bạn kích hoạt hộp kiểm bị chặn.
Chức năng này chặn các bài đăng lên tài khoản G/L trừ khi hộp kiểm này bị vô hiệu
hóa. Ví dụ: bạn có thể chặn đăng biểu đồ tài khoản của mình lên cho đến khi bạn hoàn
tất cấu hình của mình. Chúng tôi khuyên bạn không nên kích hoạt chức năng này, trừ khi công
ty hoặc khách hàng của bạn yêu cầu điều này.
Sau khi cập nhật màn hình Mục nhập mới: Chi tiết về mục nhập đã thêm, hãy nhấp vào nút Enter ở đầu
màn hình để xác nhận các mục nhập của bạn và lưu biểu đồ tài khoản của bạn.
Bước tiếp theo là gán mã công ty của bạn vào biểu đồ tài khoản bạn vừa tạo. Để thực hiện việc này, bạn phải quay lại
màn hình Display IMG. Bấm vào nút Quay lại ở đầu màn hình hai lần để quay lại màn hình Hiển thị IMG. Bạn sẽ chọn nhiệm vụ
tiếp theo từ danh sách các nhiệm vụ IMG được hiển thị trong bài tập tiếp theo.
Gán Mã Công ty vào Sơ đồ Tài khoản

Một số mã công ty có thể được gán cho một sơ đồ tài khoản, nhưng chỉ một sơ đồ tài khoản hoạt động được gán cho một mã công
ty (sơ đồ nhóm tài khoản để báo cáo tổng hợp và sơ đồ tài khoản theo quốc gia cụ thể để đáp ứng các yêu cầu báo cáo của
quốc gia cụ thể cũng có thể được chỉ định). được gán cho mã công ty). Trong hầu hết các trường hợp, có một số biểu đồ tài
khoản được xác định trước trong hệ thống mà bạn có thể gán cho mã công ty của mình. Để gán mã công ty của bạn cho biểu
đồ tài khoản, hãy làm theo đường dẫn menu sau: IMG: Kế toán tài chính (Mới) Kế toán sổ cái tổng hợp (Mới) Dữ liệu
chính Tài khoản G/L
Chuẩn bị Gán Mã Công ty vào Sơ đồ Tài khoản. Hoặc bạn có thể sử dụng mã giao dịch OB62.
Màn hình Thay đổi Chế độ xem “Gán mã công ty -> Biểu đồ tổng quan về tài khoản được hiển thị. Nhấp chuột
các ở cuối màn hình rồi tìm kiếm mã công ty của bạn. Bạn sẽ nhận thấy trường Chrt/Accts trong Hình
2-5 trống. Tìm kiếm biểu đồ tài khoản bạn đã xác định bằng cách nhấp vào nút chức năng Tìm kiếm bên cạnh trường Chrt/Accts
hoặc bằng cách nhập biểu đồ tài khoản của bạn vào trường Chrt/Accts.
31
Hình 2-5. Gán sơ đồ tài khoản theo mã công ty
■ Mẹo Bạn có tùy chọn gán các biểu đồ tài khoản bổ sung cho mã công ty của mình dựa trên nhu cầu báo cáo cụ
thể. Ví dụ: nếu bạn muốn cung cấp báo cáo tổng hợp của công ty, hãy gán biểu đồ nhóm tài khoản cho mã
công ty của bạn cùng với biểu đồ hoạt động của tài khoản. Tương tự, nếu mục tiêu của bạn là cung cấp các
nhu cầu báo cáo theo quốc gia cụ thể, bạn có thể chỉ định biểu đồ tài khoản quốc gia cho mã công ty của mình.
Nhập biểu đồ tài khoản của bạn vào trường Chrt/Accts rồi nhấp vào nút Enter ở phía trên bên trái
màn hình để xác nhận các mục nhập của bạn. Cuối cùng, nhấp vào nút Lưu để lưu biểu đồ tài khoản của bạn.
Bước tiếp theo là xác định các nhóm tài khoản cho biểu đồ tài khoản bạn vừa tạo. Nhóm tài khoản
cho phép bạn phân loại các tài khoản G/L mà bạn sẽ tạo trong Chương 5 vào đúng danh mục và gán dãy số
thích hợp.
Xác định nhóm tài khoản

Biểu đồ tài khoản chứa một số lượng lớn các loại tài khoản và chúng xác định cách tạo tài khoản G/L
trong SAP ERP. Để quản lý phù hợp, các tài khoản được phân loại một cách có hệ thống thành các nhóm tài
khoản thích hợp bằng cách nhóm các tài khoản có nhiệm vụ tương tự lại với nhau trong cùng một sổ cái.
Ví dụ: tất cả tài khoản G/L liên quan đến doanh thu được nhóm lại với nhau và được gán cùng một dãy số
(mảng số được gán cho một đối tượng). Các tài khoản G/L thuộc các nhóm tài khoản như Nợ phải trả,
Chi tiêu và Tài sản cũng được nhóm lại với nhau trong nhóm và phạm vi số thích hợp.
Hình 2-6 minh họa cách phân loại các loại tài khoản thành các nhóm tài khoản. Ví dụ, số
phạm vi 1–1000 được chỉ định cho nhóm tài khoản Tài sản và các loại tài khoản có liên quan như
Đất đai & Tòa nhà, Nội thất & Phụ kiện và Xe cơ giới được coi là tài sản trong kế toán. Tương
tự, phạm vi số 1001–2000 được gán cho nhóm tài khoản Doanh thu và nó chứa các loại tài khoản liên quan
như Doanh thu, Tiền lãi nhận được và Thu nhập khác. Cuối cùng, phạm vi số 2001–3000 được gán cho nhóm
tài khoản Chi tiêu và nó chứa các loại tài khoản như Tiền lương, Vật tư văn phòng, v.v.
32
Dãy số Nhóm tài khoản Loại tài khoản
Đất & Xây dựng
1-1000 Tài sản Phụ kiện nội thất
Xe cơ giới
Việc bán hàng
1001-2000 Doanh thu Tiền lãi nhận được
Thu nhập khác
Điện
2001-3000 Chi phí Lương
Văn phòng phẩm
Hình 2-6. Cách phân loại các loại tài khoản trong nhóm tài khoản
Tại sao nhóm tài khoản lại quan trọng? Có hai lý do chính:
• Chúng xác định dãy số được gán cho một tài khoản khi tạo tài khoản G/L.
•Họ xác định bố cục màn hình để tạo tài khoản G/L trong công ty
vùng mã.
Trong hoạt động này, thay vì tạo các nhóm tài khoản của riêng mình, bạn sẽ sao chép một số nhóm tài khoản
được xác định trước từ biểu đồ INT của các tài khoản do hệ thống cung cấp. INT là viết tắt của Biểu đồ tài khoản quốc
tế . Đây là các biểu đồ tài khoản phổ quát do SAP cung cấp. Chúng không phải là mã cụ thể của công ty; bạn có thể sử
dụng chúng trên các mã công ty.
■ Lưu ý Bạn có thể tạo nhóm tài khoản của riêng mình hoặc sao chép các nhóm tài khoản đáp ứng yêu cầu của bạn từ
danh sách được xác định trước rồi sửa đổi chúng để đáp ứng nhu cầu của bạn.
33
Vấn đề: Bạn cần xác định các nhóm tài khoản cho công ty C900 Plc bằng cách sao chép các
nhóm được xác định trước do SAP cung cấp từ biểu đồ tài khoản INT và sửa đổi chúng để
đáp ứng các yêu cầu của công ty C900 Plc.
■ Mẹo Việc sao chép các biểu đồ tài khoản được xác định trước và sửa đổi chúng để đáp ứng yêu cầu của bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều,
thay vì tạo biểu đồ tài khoản mới từ đầu.
Cho dù bạn muốn xác định nhóm tài khoản hay sao chép nhóm tài khoản, hãy thực hiện theo đường dẫn menu sau: IMG:
Kế toán tài chính (Mới) Kế toán sổ cái tổng hợp (Mới) Dữ liệu gốc Tài khoản G/L
Chuẩn bị Xác định nhóm tài khoản. Hoặc bạn có thể sử dụng mã giao dịch Obd4.
Màn hình Thay đổi “Nhóm tài khoản G/L”: Màn hình Tổng quan được hiển thị. Đây là nơi bạn xác định nhóm tài khoản của mình. Hệ
thống chứa một số nhóm tài khoản được xác định trước. Tìm kiếm nhóm tài khoản/biểu đồ tài khoản bạn muốn sao chép bằng cách nhấp vào nút
Vị trí ở cuối màn hình.
Hoạt động này sử dụng biểu đồ tài khoản được xác định trước gọi là INT (biểu đồ tài khoản quốc tế) do hệ thống cung
cấp. Khi bạn nhấp vào nút Vị trí, hộp thoại Mục khác (Hình 2-7) sẽ bật lên.
Hình 2-7. Hộp thoại Mục khác
Nhập INT vào trường Biểu đồ tài khoản và nhấp vào nút Enter ở dưới cùng. Tất cả biểu đồ của
các tài khoản INT và các nhóm tài khoản trong hệ thống được hiển thị như Hình 2-8. Chọn sơ đồ tài khoản đáp ứng yêu cầu
của bạn từ danh sách hiển thị. Bảng 2-1 chứa danh sách một số biểu đồ tài khoản mà bạn có thể sử dụng và tùy chỉnh.
34
Hình 2-8. Danh sách sơ đồ các tài khoản, nhóm tài khoản
Sử dụng dữ liệu trong Bảng 2-1, đánh dấu các biểu đồ được liệt kê của các tài khoản và nhóm tài khoản được hiển thị
trong Hình 2-9.
Bảng 2-1. Danh sách các giá trị bạn có thể sử dụng cho biểu đồ tài khoản của mình
Chrt/Accts Tên nhóm tài khoản Từ tài khoản đến tài khoản
INT BẰNG Tài khoản tài sản cố định 999999999
INT TIỀN MẶT Tài khoản quỹ thanh khoản 999999999
INT G/L Tài khoản G/L sổ cái chung 999999999
INT CHIẾU Tài khoản quản lý vật tư 999999999
INT PL Tài khoản P&L 999999999
INT RECN Trinh sát. Tài khoản đã sẵn sàng để nhập liệu 999999999
35
Hình 2-9. Danh sách biểu đồ tài khoản để lựa chọn
■ Lưu ý Không có hạn chế nào về danh sách tài khoản bạn có thể sử dụng. Chúng tôi sử dụng biểu đồ INT của tài khoản
trong hoạt động này vì chúng tôi tin rằng những biểu đồ tài khoản này là đủ cho mục đích này.
Bấm vào từng đối tượng bạn muốn sao chép trên màn hình bằng cách sử dụng các mục trong Bảng 2-1 làm mẫu để chọn
hoặc làm nổi bật chúng. Bạn sẽ nhận thấy rằng các mục đã chọn sẽ chuyển sang màu vàng. Nhấp vào nút Sao chép ở đầu màn hình để
sao chép biểu đồ tài khoản đã chọn từ danh sách. Hệ thống sẽ sao chép biểu đồ tài khoản INT đã chỉ định và yêu cầu bạn Sửa đổi
biểu đồ tài khoản đã sao chép bằng cách thay trên thanh trạng thái ở cuối màn hình.
đổi nội dung của trường Chrt/Accts từ INT sang biểu đồ tài khoản của riêng bạn mà bạn đã xác định trước đó. Hoạt động này sử dụng
biểu đồ tài khoản CA90, như trong Hình 2-10.
Hình 2-10. Cập nhật sơ đồ danh sách tài khoản
Khi bạn đã thay đổi biểu đồ tài khoản trong Chrt/Accts từ INT sang biểu đồ tài khoản của mình, hãy nhấp vào Enter ở đầu màn
hình để xác nhận các mục nhập và lưu công việc của bạn.
Bước cuối cùng trong hoạt động này là xác định tài khoản thu nhập giữ lại. Nó sẽ cho phép hệ thống chuyển lãi hoặc lỗ
ròng trong tài khoản P&L vào cuối năm sang bảng cân đối kế toán. Xem xét rằng nhóm tài khoản P&L được xác định trong biểu đồ tài
khoản, điều quan trọng là phải xác định riêng tài khoản lợi nhuận giữ lại để cho phép lãi hoặc lỗ cuối năm được chuyển vào bảng
cân đối kế toán dưới dạng lợi nhuận giữ lại hoặc sự mất mát. Nhấp vào nút Quay lại ở phía trên bên trái màn hình để quay lại cấu
trúc cây. Từ đó, bạn sẽ chọn nhiệm vụ tiếp theo trong cấu hình của mình (Xác định tài khoản thu nhập giữ lại). Bạn cũng có thể sử
dụng đường dẫn menu được mô tả trong phần sau.
36
Xác định tài khoản thu nhập giữ lại

Trong kế toán, một phần lợi nhuận được giữ lại vào cuối năm tài chính dưới dạng thu nhập giữ lại (lợi nhuận ròng) sau khi chia cổ tức
cho các cổ đông theo tỷ lệ đầu tư của họ vào một công ty. Thông thường, số liệu lãi ròng hoặc lỗ ròng được chuyển sang thu nhập giữ lại
trên bảng cân đối kế toán. Ví dụ, Hình 2-11 cho thấy khoản lợi nhuận giữ lại là 300 USD trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được
chuyển sang bảng cân đối kế toán.
Hình 2-11. Minh họa lợi nhuận giữ lại trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán
Số tiền chuyển tiếp sẽ được thêm vào vốn chủ sở hữu của cổ đông nếu lợi nhuận được ghi nhận hoặc được khấu trừ
từ vốn chủ sở hữu của cổ đông nếu phát sinh lỗ. Điều này cho thấy vị thế lợi nhuận của một công ty.
Khi bạn tùy chỉnh, thu nhập giữ lại được chỉ định cho loại tài khoản báo cáo lãi lỗ (P&L) được xác định trong
khu vực biểu đồ tài khoản của tài khoản P&L. Vào cuối năm, hệ thống sẽ tự động chuyển số dư tài khoản P&L sang tài
khoản thu nhập giữ lại. Để xác định thu nhập giữ lại trong SAP R/3, hãy làm theo đường dẫn menu sau: IMG: Kế toán tài chính
(Mới) Kế toán sổ cái tổng hợp (Mới) Dữ liệu chính Tài khoản G/L Chuẩn bị Xác định tài khoản Thu nhập giữ lại.
Hoặc bạn có thể sử dụng mã giao dịch OB53.

Hộp thoại Nhập biểu đồ tài khoản bật lên. Nhập mã tài khoản của bạn vào Chart of
Trường tài khoản. Sau đó nhấp vào nút Enter để gọi màn hình Duy trì cấu hình FI: Đăng bài tự động – Tài khoản
(Hình 2-12), nơi bạn chỉ định loại tài khoản cho thu nhập giữ lại cho tài khoản G/L trong biểu đồ tài khoản của mình.
Việc chuyển nhượng tài khoản này sẽ cho phép hệ thống sử dụng chức năng tự động để chuyển lợi nhuận giữ lại vào bảng cân
đối kế toán. Loại tài khoản điển hình thường được sử dụng trong SAP R/3 là X. Nếu bạn có nhiều thu nhập giữ lại để nhập
vào biểu đồ tài khoản trong các trường Báo cáo P&L trong biểu đồ tài khoản của mình, bạn có thể sử dụng loại tài
khoản Y và Z để thêm thu nhập giữ lại bổ sung trong biểu đồ tài khoản của bạn. Hoạt động này sử dụng X cho loại tài khoản
P&L và CA90 cho biểu đồ tài khoản, vì chúng tôi chỉ xem xét một khoản thu nhập giữ lại.
37
Hình 2-12. Màn hình nơi bạn chỉ định số dư tài khoản chuyển tiếp cho tài khoản P&L bằng loại tài khoản thích hợp
■ Note X là ký hiệu được sử dụng trong SAP để thể hiện loại tài khoản dành cho thu nhập giữ lại trong báo cáo P&L.
Nếu bạn có nhiều thu nhập giữ lại, bạn không thể sử dụng lại loại tài khoản X sau khi tài khoản đó đã được sử dụng.
Bạn phải chỉ định loại tài khoản thu nhập giữ lại tiếp theo là Y và loại Z tiếp theo.
Nhập loại tài khoản vào trường báo cáo P&L và tài khoản G/L thích hợp vào trường Tài khoản.
Ví dụ này sử dụng X làm loại tài khoản và 900000 làm tài khoản G/L. Nhấp vào Enter ở đầu màn hình để chấp nhận mục nhập của bạn.
■ Lưu ý Vì bạn chưa tạo tài khoản G/L cho thu nhập giữ lại nên hệ thống sẽ đưa ra thông báo cảnh báo trên thanh
trạng thái có nội dung . Nhấp vào nút Enter hai lần hoặc nhấn nút Enter trên bàn phím của bạn hai lần. Hệ thống sẽ tạm
thời chấp nhận tài khoản G/L của bạn để cho phép bạn tiếp tục tùy chỉnh. Trong Chương 5, bạn sẽ học cách tạo tài khoản
G/L.
Cuối cùng, hãy lưu thu nhập giữ lại của bạn. Hệ thống sẽ thông báo cho bạn thanh đó ở về trạng thái
cuối màn hình.
38
Bản tóm tắt

Chương này giải thích sơ đồ tài khoản là gì và cách bạn xác định sơ đồ tài khoản. Bạn cũng đã học cách tạo một biểu đồ tài
khoản, biểu đồ này sẽ đóng vai trò là cấu trúc cho các tài khoản G/L mà bạn tạo trong Chương 5. Bạn đã học cách gán biểu
đồ tài khoản bạn đã tạo cho mã công ty. Để hoàn thành hoạt động này, bạn đã sao chép các nhóm tài khoản cho biểu đồ tài khoản INT
(quốc tế), sau đó bạn đã sửa đổi biểu đồ này để đáp ứng nhu cầu của mình. Cuối cùng, bạn đã học cách xác định tài khoản thu nhập
giữ lại và loại tài khoản mà bạn đã chỉ định cho tài khoản P&L của mình. Điều này cho phép hệ thống tự động chuyển lãi ròng hoặc
lỗ ròng sau khi phân phối cổ tức vào bảng cân đối kế toán dưới dạng thu nhập giữ lại.
Chương tiếp theo xem xét tầm quan trọng của việc kiểm soát tài liệu trong SAP ERP và giải thích nó ảnh hưởng như thế nào
các tài liệu được đăng tải trên hệ thống.
39
Chương 3
Kiểm soát tài liệu
Trong chương này, bạn sẽ xem xét mục đích của việc kiểm soát tài liệu, ứng dụng của các loại tài liệu
quan trọng và tầm quan trọng của việc đăng khóa trong SAP ERP.
•Giải thích thế nào là kiểm soát tài liệu
•Xác định dãy số
•Xác định các biến thể trạng thái trường
Kiểm soát tài liệu

Hàng trăm tài liệu được các công ty tạo ra do các giao dịch phát sinh từ hoạt động kinh doanh. Để quản
lý các tài liệu được đưa lên hệ thống SAP, điều quan trọng là chúng phải được phân loại và lưu trữ tuần tự
để dễ dàng truy xuất. Sau khi giao dịch được đăng, hệ thống sẽ tạo tài liệu, gán số tài liệu cho tài liệu
được tạo và lưu tài liệu được tạo vào hệ thống.
Mỗi bài đăng trong hệ thống SAP đều tạo ra một tài liệu và tài liệu đó vẫn được mở cho đến khi được
xóa và lưu trữ. Ví dụ: khi một hóa đơn được đăng trong hệ thống, hệ thống sẽ tạo một tài liệu và gán số
tài liệu. Hóa đơn vẫn còn trong hệ thống dưới dạng một mục mở. Khi nhận được khoản thanh toán cho hóa đơn,
số tiền nhận được sẽ được nhập vào hệ thống và được xóa cùng với hóa đơn chưa thanh toán.
Như đã đề cập trước đó, hàng trăm giao dịch được đăng trong hệ thống ERP và việc xác định một tài
liệu trong số hàng trăm tài liệu có thể trở nên khó khăn. SAP sử dụng kỹ thuật kiểm soát tài liệu cho phép hệ
thống cấu trúc việc lưu trữ tài liệu một cách có hệ thống bằng cách sử dụng số tài liệu, mã công ty và năm tài
chính.
Số tài liệu được gán cho một tài liệu được lấy từ các khoảng phạm vi số mà bạn sẽ xác định sau trong hoạt
động này cho mã công ty và năm tài chính của công ty bạn. Do đó, một tài liệu chỉ có thể được xác định trong SAP
ERP bằng các mục sau:
• Số tài liệu: Đây là số duy nhất được gán cho một tài liệu
tự động bởi hệ thống trong quá trình đăng tài liệu hoặc bởi người dùng trong quá
trình nhập dữ liệu.
• Mã công ty: Đây là mã nhận dạng của công ty bạn.
• Năm tài chính: Đây là mã năm kế toán của công ty bạn. Đây thường là một
Thời hạn 12 tháng.
41
Chương 3 ■ Kiểm soát tài liệu
Trong quá trình nhập tài liệu người dùng phải chỉ định các phím điều khiển thích hợp cho từng tài liệu được đăng
trong hệ thống. Mọi tài liệu trong SAP ERP đều được kiểm soát bởi hai khóa quan trọng:
•Loại tài liệu
•Khóa đăng bài
loại tài liệu

Loại tài liệu đóng vai trò rất quan trọng trong SAP ERP và được xác định bằng các giá trị gồm hai ký tự. Khóa hai
ký tự này phân biệt giao dịch kinh doanh sẽ được đăng, chẳng hạn như hóa đơn của nhà cung cấp, hóa đơn của khách hàng,
thanh toán hóa đơn của nhà cung cấp, v.v. Nó cũng xác định việc lưu trữ tài liệu và tài khoản sẽ được đăng.
Ví dụ: loại tài liệu DR cho biết hóa đơn khách hàng được đăng vào tài khoản khách hàng. Hình 3-1 liệt kê một số loại
tài liệu quan trọng. Tầm quan trọng của loại tài liệu là nó xác định tài liệu sẽ được đăng, loại lưu trữ tài liệu
và loại tài khoản sẽ được đăng.
Các loại tài liệu
KR Hóa đơn bán hàng
KZ Thanh toán hóa đơn nhà cung cấp
KILÔGAM Bản ghi nhớ tín dụng của nhà cung cấp
DR Hóa đơn của khách hàng
DZ Thanh toán hóa đơn khách hàng
DG Bản ghi nhớ tín dụng của khách hàng
AB Tài liệu kế toán
SA Tài liệu tài khoản G/L
Hình 3-1. Các loại tài liệu quan trọng trong SAP R/3
Các loại tài liệu được xác định ở cấp độ toàn cầu, giúp chúng có sẵn cho tất cả các mã công ty
bên trong khách hàng. Các loại tài liệu được sử dụng để kiểm soát các giao dịch kinh doanh khác nhau trong SAP ERP.
Loại tài liệu kiểm soát những điều sau:
• Những giao dịch kinh doanh nào sẽ được đăng tải. Tầm quan trọng của việc này là việc hiển
thị chi tiết đơn hàng dựa trên loại giao dịch kinh doanh có liên quan sẽ dễ dàng hơn.
•Đăng lên các loại tài khoản khi bạn chỉ định loại tài liệu phù hợp cho doanh nghiệp
giao dịch. Ví dụ: loại tài liệu DR sẽ đăng lên tài khoản khách hàng; KR
sẽ đăng lên tài khoản nhà cung cấp; và như thế. Trong quá trình đăng tài liệu, bạn nhập
loại tài liệu vào trường tiêu đề tài liệu. Điều này cho phép hệ thống phân biệt giữa các tài
khoản sẽ được đăng.
•Phạm vi số dành cho số tài liệu. Hệ thống gán dãy số cho tài liệu trong khi đăng, sử dụng dãy số
bạn đã tạo. Dãy số cho phép hệ thống lưu trữ tài liệu trong hệ thống dựa trên dãy số tương
tự.
Do đó, dãy số kiểm soát việc lưu trữ tài liệu trong hệ thống.
42
■ Lưu ý SAP có các loại tài liệu tiêu chuẩn mà bạn có thể sử dụng làm loại tài liệu của mình. Một số loại
tài liệu tiêu chuẩn do SAP cung cấp được liệt kê trong Hình 3-1. Bạn cũng có thể tạo các loại tài liệu
của riêng mình, nhưng tốt hơn hết là sao chép các loại tài liệu tiêu chuẩn do SAP cung cấp thay vì
tạo các loại tài liệu của riêng bạn từ đầu. Lý do là khi tạo các loại tài liệu của riêng mình, bạn cũng cần
thực hiện các sửa đổi đối với bảng tiêu chuẩn do SAP cung cấp, việc này có thể tốn thời gian.
Bạn có hai tùy chọn khi xác định phạm vi số tài liệu trong SAP ERP:
Cho đến năm tài chính trong tương lai: Bạn xác định một phạm vi số lớn mà hệ thống
gán cho tài liệu một cách có hệ thống dưới dạng số tài liệu trong một năm tài chính.
Hệ thống chọn số trong dãy số xuất hiện tiếp theo cho đến khi hết dãy số. Phương pháp này có
nhược điểm là hết số khi sử dụng toàn bộ dãy số.
Mỗi năm tài chính: Bạn xác định một phạm vi số cho mỗi năm. Bạn có thể xác định
trước phạm vi số cho các năm trong tương lai. Vì vậy, vào đầu năm sau, hệ thống sẽ bắt
đầu từ số đầu tiên trong dãy số bạn đã xác định cho năm đó. Ưu điểm của phương pháp này
là dãy số luôn đủ.
Khóa đăng bài

Khóa đăng bài được xác định bằng một số có hai chữ số. Họ kiểm soát cấu trúc của các mục chi tiết đơn hàng trong SAP ERP.
Khóa đăng bài được xác định ở cấp độ khách hàng, giúp tất cả các mã công ty trong hệ thống có thể truy cập chúng.
(Nói cách khác, tất cả các mã công ty trong hệ thống trong cùng một khách hàng có thể sử dụng cùng một khóa đăng cùng
một lúc.) Tầm quan trọng của khóa đăng là nó xác định loại tài khoản (nghĩa là nếu loại tài khoản là ghi nợ hoặc tín
dụng ) và bố cục màn hình trong SAP ERP. Để hệ thống xác định cách một mục được đăng trong hệ thống, khóa đăng sẽ được
nhập trong quá trình nhập dữ liệu. Phím đăng bài kiểm soát những điều sau:
•Tài khoản sẽ được đăng
• Liệu chi tiết đơn hàng nên được đăng dưới dạng ghi nợ hay ghi có
•Cách dữ liệu bạn nhập vào hệ thống được cập nhật
SAP đi kèm với các khóa đăng bài được xác định trước. Một số khóa đăng quan trọng có giá trị khóa đăng mặc định
được liệt kê trong Hình 3-2.
Ghi nợ Tín dụng
Giao dịch GL 40 50
Hóa đơn của khách hàng 01 50
Hóa đơn bán hàng 40 31
Hình 3-2. Chìa khóa đăng bài quan trọng
43
Xác định dãy số
Vấn đề: Bạn phải chứng minh cho các chuyên gia tư vấn cấp dưới của FI cách xác định và sao chép
dãy số cho các bài đăng tài liệu.
Một tài liệu trong SAP ERP được gán một số duy nhất từ dãy số được xác định trước. Bạn xác định một phạm vi số theo thứ tự tuần
tự và gán nó cho loại tài liệu hai ký tự trong quá trình tùy chỉnh phạm vi tài liệu. Bạn có thể xác định dãy số theo hai cách trong SAP
ERP: bằng cách tạo dãy số của riêng bạn hoặc bằng cách sao chép dãy số tiêu chuẩn được cung cấp trong hệ thống.
■ Lưu ý Loại tài liệu có thể được biểu thị bằng số hoặc ký tự hoặc có thể là chữ và số.
Phạm vi số bạn xác định trong hoạt động này sẽ được hệ thống tự động gán cho tài liệu trong quá trình đăng tài liệu. Để đến
màn hình nơi bạn xác định phạm vi số, hãy sử dụng đường dẫn menu sau: IMG: Kế toán tài chính (Mới) Cài đặt chung về kế toán tài chính
(Mới) Tài liệu Phạm vi số tài liệu Tài liệu trong chế độ xem mục nhập Xác định phạm vi số tài liệu cho chế độ xem mục nhập . Hoặc
bạn có thể sử dụng mã giao dịch FBN1.
Màn hình Phạm vi số cho chứng từ kế toán được hiển thị (Hình 3-3). Màn hình này là nơi bạn tạo dãy số cho mã công ty của mình.
Nhập mã công ty gồm bốn chữ số của công ty bạn vào trường mã công ty trên màn hình, được khoanh tròn màu đỏ. Trong hoạt động này, mã công
ty là C900.
Hình 3-3. Dãy số cho một chứng từ kế toán
Để duy trì dãy số cho mã công ty của bạn, hãy nhấp vào nút được khoanh tròn màu đỏ
trên màn hình trong Hình 3-3. Thao tác này sẽ hiển thị màn hình Duy trì khoảng thời gian phạm vi số, nơi bạn sẽ tạo phạm vi số của
mình. Lưu ý rằng các trường nhập trên màn hình Duy trì khoảng thời gian số không hoạt động. Nhấn vào
ở phía trên bên trái màn hình để kích hoạt các trường nhập màn hình để chèn các khoảng số. Bây
giờ hãy cập nhật các trường sau trên màn hình Chèn Khoảng thời gian để khớp với các trường trong Hình 3-4.
44
Không: Đây là trường nơi bạn nhập mã định danh dãy số của mình. Ví dụ: bạn có
thể bắt đầu bằng 01, 02, v.v. Những con số này cho phép bạn xác định phạm
vi số của mình một cách có hệ thống.
Năm: Năm bạn nhập sẽ xác định tính hợp lệ của dãy số của bạn. Điều quan
trọng là bạn phải đưa năm hiện tại vào phạm vi số của mình. Điều này cho phép
hệ thống tự động chỉ định một phạm vi số từ giới hạn dưới trở lên cho mỗi năm
tài chính. Ưu điểm của phương pháp này là dãy số luôn đủ. Mặt khác, nếu bạn
muốn hệ thống sử dụng dãy số cho đến năm tài chính trong tương lai, hãy
nhập 9999 vào trường năm. Hệ thống sẽ luôn sử dụng số có sẵn tiếp theo từ
dãy số được xác định trước.
Từ số: Đây là giới hạn dưới cho các khoảng phạm vi số của bạn (nghĩa là điểm
bắt đầu của phạm vi số của bạn). Bạn có thể nhập tối đa 10 số vào trường này.
Ví dụ: 010000000.
Đến số: Đây là giới hạn trên cho các khoảng phạm vi số của bạn (nghĩa là
nơi phạm vi số của bạn kết thúc). Bạn có thể nhập tối đa 10 số vào trường này.
Ví dụ: 01999999999.
Số hiện tại: Không cần nhập vào trường này. Trường này hiển thị dãy số hiện
tại đã được hệ thống chỉ định. Trong quá trình cấu hình, con số này luôn được
mặc định là 0.
Ext: Khi chỉ báo hộp kiểm này được chọn, hệ thống sẽ cho phép người dùng gán
số bên ngoài cho tài liệu trong quá trình đăng. Nếu hộp kiểm trống, hệ thống
sẽ tự động gán số cho tài liệu từ các khoảng phạm vi số bạn chỉ định ở đây.
Hình 3-4. Đặc điểm kỹ thuật của khoảng phạm vi số
45
Nhấp vào nút Chèn được khoanh tròn màu đỏ ở phía dưới bên phải màn hình trong Hình 3-4 hoặc nhấn
Nhập trên bàn phím của bạn. Hệ thống sẽ chấp nhận thông số phạm vi số của bạn. Khoảng phạm vi số bạn chỉ định ở đây sẽ được
người dùng gán cho tài liệu trong quá trình đăng tài liệu. Trong ví dụ ở Hình 3-4, chúng tôi đã sử dụng 01 làm mã định danh dãy số,
2011 làm năm và 0100000000–
0199999999 làm khoảng phạm vi số.
Là một phần của bài tập này, hãy tiếp tục chỉ định các khoảng phạm vi số cho các năm 2012, 2013, 2014, 2015, ở phía trên bên trái
2016, 2017 và 2018. Để thực hiện việc này, hãy của màn hình để chỉ định phạm vi số
nhấp vào từng năm riêng lẻ (Hình 3-5).
Hình 3-5. Trang Duy trì khoảng thời gian phạm vi số
■ Lưu ý Nếu bạn muốn sử dụng phương pháp phạm vi số năm tài chính trong tương lai, hãy nhập 9999 vào cột năm.
Sau đó, hệ thống sẽ sử dụng khoảng số có sẵn bằng cách chọn số hiện tại từ dãy số xuất hiện tiếp
theo.
Khi bạn đã hoàn tất việc tùy chỉnh phạm vi số của mình, hãy lưu phạm vi số bạn đã xác định. Màn hình Khoảng thời gian phạm
vi số vận chuyển bật lên, cho bạn biết về việc vận chuyển phạm vi số của bạn. Chấp nhận bằng cách nhấp vào nút Enter. Sau đó hệ
thống sẽ thông báo cho bạn biết ở thanh trạng thái phía dưới màn hình. TRÊN
46
Cách hiển thị khoảng số

Để hiển thị các khoảng phạm vi số bạn đã tạo—để xem bạn đã làm gì—hãy nhấp vào nút Quay lại ở phía trên bên
trái màn hình để quay lại màn hình trước đó (nút Dãy số cho Kế toán trên màn hình. Dãy số của bạn sẽ được hiển
thị dưới dạng Tài liệu). Nhấp vào hiển thị trong Hình 3-6.
Hình 3-6. Trang Khoảng thời gian phạm vi số hiển thị
Cách xóa khoảng cách dãy số

Trước khi có thể xem cách sao chép các dãy số được xác định trước do SAP cung cấp trong hệ thống, trước tiên
bạn phải xóa các dãy số bạn vừa tạo. Đó là do hệ thống sẽ không cho phép bạn tạo dãy số có sẵn trong hệ thống.
Vì vậy, hãy xóa dãy số bạn đã tạo cho các năm 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 và 2018.
Trên màn hình Khoảng thời gian phạm vi số hiển thị trong Hình 3-6, nhấp vào nút Quay lại ở trên cùng bên phải
bên cạnh màn hình để quay lại màn hình Dãy số cho chứng từ kế toán.
Hệ thống sẽ tự động mặc định mã công ty của bạn vào trường Mã công ty. Nếu không thì,
nhập mã công ty bạn muốn vào trường mã công ty theo cách thủ công và nhấp vào nút để gọi
các khoảng số bạn đã tạo trước đó. Màn hình Duy trì khoảng thời gian số được hiển thị (Hình 3-7).
47
Hình 3-7. Xóa các khoảng phạm vi số
Một danh sách các khoảng phạm vi số bạn đã tạo sẽ được hiển thị. Chọn khoảng phạm vi số mà bạn muốn xóa.
Đối với hoạt động này, hãy chọn tất cả các khoảng phạm vi số được hiển thị—2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016,
2017 và 2018. Nhấp vào nút Xóa ở đầu màn hình để xóa chúng.
Sau khi xóa tất cả các khoảng phạm vi số được hiển thị, hãy lưu ý rằng màn hình Duy trì khoảng phạm vi
số trở nên trống và các trường trên màn hình không hoạt động, điều này cho biết bạn không thể nhập giá trị vào
các trường này. Nhấp vào nút Lưu để hoàn thành nhiệm vụ.
Cách sao chép dãy số tài liệu
Vấn đề: Bạn cần sao chép các khoảng phạm vi số tiêu chuẩn từ mã công ty 1000 và sửa
đổi chúng để đáp ứng yêu cầu khoảng phạm vi số của bạn.
Bây giờ, hãy xem cách sao chép các khoảng phạm vi số tiêu chuẩn từ mã công ty được xác định trước và sau đó sửa
đổi chúng để đáp ứng yêu cầu của bạn. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ sử dụng 1000 do SAP cung cấp trong hệ
thống. Bước này là tùy chọn nhưng chúng tôi sẽ thực hiện nó để bạn biết cách sao chép các dãy số được xác định trước.
Khoảng phạm vi số được sao chép hoạt động chính xác giống như khoảng phạm vi số mà bạn tạo.
Ưu điểm của việc sao chép các khoảng phạm vi số là việc sao chép đồng thời nhiều phạm vi số sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn thay vì phải
tạo từng phạm vi số năm tài chính riêng lẻ. Để chuyển đến màn hình nơi bạn xác định khoảng phạm vi số tài liệu, hãy làm theo đường
dẫn menu sau: IMG: Kế toán tài chính (Mới) Cài đặt chung về kế toán tài chính (Mới) Tài liệu Phạm vi số tài liệu Tài liệu
trong chế độ xem mục nhập Xác định phạm vi số tài liệu cho Chế độ xem mục nhập. Hoặc bạn có thể sử dụng mã giao dịch FBN1.
Màn hình Phạm vi số cho chứng từ kế toán được hiển thị (xem Hình 3-3 ở phần trước của chương). Đây là
nơi bạn sao chép các khoảng phạm vi số được xác định trước từ một công ty khác. Nhập mã công ty mà bạn muốn sao
chép dãy số vào trường mã công ty và nhấp vào nút Sao chép ở trên cùng bên phải của màn hình. Hộp thoại Sao
chép: Mã Công ty bật lên (Hình 3-8). Như bạn có thể thấy, trong hoạt động này, chúng tôi đã sao chép mã công ty
1000 chứa các dãy số được xác định trước. Nó không phải là cần thiết
48
bạn copy mã hãng 1000 dãy số. Đây hoàn toàn là vấn đề lựa chọn. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên sao chép một
trong các mã công ty sau: 0001, 1000, 2000 hoặc 3000. Đây là một số mã công ty tiêu chuẩn có dãy số được xác
định trước do SAP cung cấp. Trên màn hình Sao chép: Mã công ty, bạn chỉ định cả mã công ty mà bạn muốn sao chép
dãy số và mã công ty của mình.
Hình 3-8. Các khoảng dãy số mã công ty sao chép
Hệ thống sẽ mặc định mã nguồn công ty ở trường From. Nhập mã công ty của bạn vào trường Đến. Vì bạn đang sao chép các khoảng phạm
vi số của mã công ty 1000 sang mã công ty C900, hãy nhấp vào nút Sao chép được khoanh tròn màu đỏ ở cuối màn hình Sao chép: Công ty.
Hệ thống sẽ sao chép các dãy số từ mã doanh nghiệp 1000 sang mã doanh nghiệp C900 và đưa ra thông báo trên thanh trạng thái như sau: Bạn
có thể hiển thị các dãy số vừa sao chép bằng cách nhấn vào nút
.
cái nút
Hiểu và quản lý các biến thể trạng thái trường

Các biến thể trạng thái trường là các biến thể chứa Nhóm trạng thái trường trong SAP R/3. Nhóm trạng thái trường
xác định bố cục màn hình cho mục nhập tài khoản sổ cái chung và kiểm soát việc tạo tài liệu trong mã công ty.
Dựa trên thông số kỹ thuật của bạn, Nhóm trạng thái trường xác định trường nào chấp nhận đầu vào trong quá trình
nhập tài liệu, cũng như liệu một trường sẽ không hoạt động, bắt buộc hay là tùy chọn.
Trong SAP R/3, trạng thái trường được xác định là cài đặt chung và được chỉ định Nhóm trạng thái trường.
Các biến thể trạng thái trường độc lập với mã công ty (nghĩa là chúng có sẵn cho tất cả các mã công ty trong ứng
dụng khách), vì chúng được tạo ở cấp độ khách hàng. Nhóm trạng thái trường được nhập vào phần mã công ty của
tài khoản GL trong bản ghi chính tài khoản G/L trong quá trình tạo tài khoản G/L.
Nhóm Trạng thái Trường mà bạn xác định sẽ kiểm soát sự xuất hiện của các trường nhập dữ liệu nhất định trong màn hình dữ
liệu cho tài khoản G/L.
■ Lưu ý Tốt nhất chỉ cần sao chép các biến thể trạng thái trường tiêu chuẩn do SAP cung cấp.
49
Xác định các biến thể trạng thái trường
Sự cố: Sao chép các biến thể trạng thái trường được xác định trước cho mã công ty 1000 do hệ
thống cung cấp và sửa đổi chúng để đáp ứng yêu cầu của bạn.
Trong SAP R/3, một số mã công ty có thể sử dụng cùng một nhóm trạng thái trường. Là một phần của việc tùy chỉnh các biến thể trạng thái
trường, bạn có thể chỉ định các biến thể trạng thái trường và gán mã công ty của mình cho biến thể trạng thái trường mà bạn đã
xác định. Để tiếp tục đến màn hình nơi bạn xác định các biến thể trạng thái trường, hãy làm theo đường dẫn menu: Kế toán tài chính
(Mới) Cài đặt chung về kế toán tài chính (Mới) Sổ cái Trường Xác định các biến thể trạng thái trường. Thay vào đó, bạn có
thể sử dụng mã giao dịch OBC4 nếu muốn.
Màn hình Thay đổi “Biến thể trạng thái trường”: Màn hình Tổng quan được hiển thị (Hình 3-9). Màn hình này là nơi bạn duy
trì biến thể trạng thái trường của mình và chỉ định các nhóm trạng thái trường cho biến thể đó.
Hình 3-9. Sao chép các biến thể trạng thái trường
Tìm kiếm biến thể trạng thái trường 1000, đây là biến thể chúng tôi sẽ sử dụng để sao chép. Sau đó chọn nó và sao chép nó.
Khi sao chép các biến thể trạng thái trường do hệ thống cung cấp, bạn cũng sao chép mọi bảng và tham số liên quan.
■ Lưu ý Biến thể trạng thái trường 1000 chỉ đơn giản là biến thể chúng tôi đang sử dụng cho hoạt động này, nhưng bạn có thể sao
chép bất kỳ biến thể trạng thái trường nào từ danh sách các biến thể do SAP cung cấp, vì việc cố gắng tạo biến thể trạng thái
trường của riêng bạn có thể rất khó khăn và tốn thời gian . Ví dụ: bạn có thể sao chép biến thể trạng thái trường 0001, 2000, v.v.
và nhận được kết quả tương tự.
Nhấp vào biểu tượng Sao chép được khoanh tròn màu đỏ ở đầu màn hình. Chế độ xem thay đổi “Biến thể trạng thái trường”:
Tổng quan về màn hình Bộ đã chọn được hiển thị (Hình 3-10) hiển thị các biến thể trạng thái trường mà bạn đã sao chép.
50
Hình 3-10. Chỉnh sửa các biến thể trạng thái trường
Thay đổi nội dung của các trường sau:
FStV: Nhập khóa biến thể trạng thái trường của bạn vào trường này. Bạn có thể nhập tối đa bốn
ký tự làm khóa của mình. Vì bạn đã sao chép biến thể trạng thái trường từ mã công ty 1000, hãy thay
đổi biến thể trạng thái trường 1000 thành mã định danh biến thể trạng thái trường của riêng bạn là
C900.
Tên trạng thái trường: Trường này cho phép bạn cung cấp mô tả ngắn hoặc tên cho biến thể trạng thái
trường của bạn. Thay thế nội dung của trường này bằng mô tả biến thể trạng thái trường của riêng
bạn, ví dụ Biến thể trạng thái trường – C900.
■ Mẹo Bạn nên sử dụng mã công ty làm biến thể trạng thái trường của mình.
Nhấp vào nút Enter ở đầu màn hình hoặc nhấn Enter trên bàn phím để hệ thống chấp nhận các mục nhập của bạn. Một hộp thoại—Chỉ
định đối tượng sẽ được sao chép—bật lên, cho bạn biết số lượng mục nhập và mục nhập phụ thuộc mà bạn sắp sao chép. Bạn có thể sao chép
mục nhập có mục nhập phụ thuộc (nghĩa là biến thể trạng thái trường với các nhóm trạng thái trường mà nó chứa) hoặc chỉ sao chép chính mục
nhập đó mà không có mục nhập phụ thuộc. (Nếu bạn thực hiện cách tiếp cận thứ hai, bạn sẽ phải xác định các mục nhập phụ thuộc cho các biến
thể trạng thái trường của mình; nếu không, biến thể trạng thái trường của bạn có thể không hoạt động chính xác.) Nếu bạn muốn sao
chép các biến thể trạng thái trường với các mục nhập phụ thuộc, hãy nhấp vào nút Sao chép Tất cả các nút trên màn hình. Nếu bạn
không muốn sao chép các mục nhập phụ thuộc với các biến thể trạng thái trường, hãy nhấp vào nút Chỉ sao chép mục nhập trên
màn hình. Trong hoạt động này, đối tượng chúng ta đang sao chép bao gồm các mục nhập phụ thuộc. Bấm vào nút để sao chép đối tượng
cùng với tất cả các mục nhập phụ thuộc của nó. Hệ thống sẽ đưa ra màn hình Thông tin cho bạn biết số lượng mục nhập phụ thuộc được sao
chép. Nhấp vào nút Enter ở cuối màn hình Thông tin hoặc nhấn Enter trên bàn phím để xác nhận rằng bạn hài lòng với các mục đã sao chép.
Sau đó nhấp vào nút Lưu để lưu biến thể trạng thái trường của bạn.
51
Biến thể trạng thái trường hiển thị
Điều quan trọng là hiển thị Nhóm trạng thái trường mà bạn đã sao chép để xem bạn có hài lòng với việc tùy chỉnh của mình
hay không. Để thực hiện việc này, hãy ở lại Chế độ xem thay đổi “Biến thể trạng thái trường”: Màn hình tổng quan trong Hình 3-10.
Lưu ý rằng biến thể trạng thái trường của bạn nằm ở đầu danh sách hiển thị trên màn hình. Chọn hoặc đánh dấu trạng thái trường của bạn
từ danh sách các biến thể trạng thái trường và nhấp đúp vào phần Cấu trúc hộp thoại, ở phía bên trái
màn hình (Hình 3-11) để mở thư mục. Các nhóm trạng thái trường được gán cho biến thể trạng thái trường của bạn sẽ được hiển thị ở bên
phải màn hình.
Hình 3-11. Nhóm trạng thái trường bạn đã sao chép được hiển thị
Gán Mã Công ty cho các Biến thể Trạng thái Trường
Như đã đề cập trước đó, các biến thể trạng thái trường không phụ thuộc vào mã công ty vì chúng được tạo ở cấp độ toàn cầu. Biến
thể trường bạn vừa xác định—C900—có thể được gán cho nhiều mã công ty.
Bước tiếp theo trong hoạt động này là gán biến thể trạng thái trường cho mã công ty của bạn. Biến thể trạng thái trường được gán cho mã
công ty của bạn sẽ kiểm soát sự xuất hiện của trường nhập dữ liệu trong màn hình dữ liệu. Để chuyển đến màn hình nơi bạn có thể chỉ định
một biến thể trạng thái trường cho mã công ty của mình, hãy làm theo đường dẫn menu: IMG: Kế toán tài chính (Mới) Cài đặt chung về kế
toán tài chính (Mới) Sổ cái Trường Gán Mã công ty cho các biến thể trạng thái trường . Bạn có thể sử dụng mã giao dịch OBC5
nếu muốn.
Màn hình Tổng quan về Chế độ xem thay đổi “Gán mã công ty Biến thể trạng thái trường” được hiển thị
(Hình 3-12) với danh sách mã công ty. Tìm kiếm mã công ty của bạn bằng cách nhấp vào nút ở cuối màn hình.
52
Hình 3-12. Gán mã công ty cho một biến thể trạng thái trường
Gán biến thể trạng thái trường của bạn cho mã công ty của bạn. Trong hoạt động này, chúng tôi đã sử dụng C900. Lưu chuyển
nhượng mã công ty của bạn. Hệ thống sẽ thông báo cho bạn điều đó ở phía dưới màn hình trên thanh trạng thái.
Bản tóm tắt

Chương này giải thích việc kiểm soát tài liệu bằng cách xem xét loại tài liệu, khóa đăng bài cũng như chức năng của chúng trong SAP ERP.
Là một phần của bài tập tùy chỉnh, bạn đã học cách tạo dãy số, cách hiển thị dãy số bạn đã tạo và cách xóa một dãy số. Bạn cũng đã học
cách sao chép các dãy số được xác định trước do SAP cung cấp trong hệ thống. Bạn cũng đã biết được tầm quan trọng của các biến thể trạng
thái trường.
Cuối cùng, bạn đã tìm hiểu cách tạo các biến thể trạng thái trường của riêng mình bằng cách sao chép các biến thể trạng thái trường
được xác định trước do SAP cung cấp và tìm hiểu cách gán các biến thể trạng thái trường mà bạn đã tạo cho mã công ty của mình.
Chương 4 xem xét cách xác định nhóm dung sai cho tài khoản GL và xác định nhóm dung sai cho nhân viên. Chương 4 cũng hướng
dẫn các bước khác nhau liên quan đến việc tùy chỉnh các nhóm dung sai bằng cách trước tiên xác định chúng và sau đó chỉ định người
dùng cho chúng để tạo tài khoản nhằm xóa bỏ sự khác biệt.
53
Chương 4
Xác định nhóm dung sai cho

Tài khoản G/L và nhân viên
Trong chương này, bạn sẽ tìm hiểu mục đích của các nhóm dung sai và cách xác định chúng trong SAP R/3.
•Xác định nhóm dung sai cho tài khoản G/L
•Xác định các nhóm dung sai cho nhân viên
•Xác định nhóm dung sai cho nhân viên bằng khóa nhóm
•Chỉ định người dùng vào các nhóm dung sai
Nhóm dung sai

Các nhóm dung sai xác định các giới hạn làm cơ sở cho chênh lệch thanh toán có thể chấp nhận được. Trong quá trình đăng tài
liệu, hệ thống sẽ kiểm tra bất kỳ sự khác biệt nào và so sánh nó với các giới hạn đã xác định để xác định xem sự khác
biệt có nằm trong giới hạn đã chỉ định hay không và tự động đăng các chênh lệch vào tài khoản được xác định trước. Nếu
chênh lệch nằm ngoài giới hạn đã đặt, hệ thống sẽ tự động từ chối đăng bài.
Sự khác biệt về thanh toán xảy ra trong một giao dịch kinh doanh là một thông lệ kinh doanh bình thường. Điểm mấu
chốt ở đây là doanh nghiệp sẵn sàng chấp nhận mức chênh lệch thanh toán có thể chấp nhận được cho một giao dịch kinh
doanh nhất định là bao nhiêu? Điều này xảy ra khi số tiền hóa đơn được nhập vào hệ thống khác với số tiền thực tế nhận
được để xóa hóa đơn chưa thanh toán. Ví dụ: số tiền hóa đơn chưa thanh toán là 1.000 USD và số tiền được thanh toán
để thanh toán hóa đơn chưa thanh toán là 950 USD, khiến bạn còn lại khoản chênh lệch là 50 USD. Nếu giới hạn chấp nhận
được đối với nhóm dung sai của bạn là 45 USD, hệ thống sẽ từ chối bài đăng của bạn vì chênh lệch vượt quá giới hạn
chấp nhận được. Mặt khác, nếu khoản chênh lệch thanh toán là 45 USD trở xuống, hệ thống sẽ chấp nhận đăng ký của
bạn và gửi khoản chênh lệch vào một tài khoản được xác định trước vì chênh lệch nằm trong giới hạn chấp nhận được xác
định.
Có một số lý do tại sao sự khác biệt xảy ra. Một ví dụ điển hình là do hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận
chuyển làm giảm giá trị hàng hóa được giao. Điều này đưa ra khái niệm về tính trọng yếu, đó là những gì một doanh nghiệp
coi là những khác biệt trọng yếu hoặc đáng kể không thể bỏ qua hoặc bỏ qua. Để cho phép hệ thống thực hiện kiểm tra giới
hạn, công ty của bạn phải xác định mức chênh lệch thanh toán có thể chấp nhận được.
Dung sai là cần thiết chủ yếu cho mục đích kiểm soát. Trong SAP ERP, số tiền tối đa được doanh nghiệp coi
là có thể chấp nhận được xác định theo dung sai trong mã công ty và được gán cho nhóm dung sai.
Dung sai cho phép xác nhận chênh lệch thanh toán (nghĩa là dung sai tùy theo mã công ty và xác định số tiền mà nhân
viên kế toán được phép gửi lên hệ thống cho mỗi giao dịch để thanh toán hóa đơn). Dung sai cũng cho phép bạn chỉ
định cài đặt kiểm soát mức chiết khấu mà nhân viên kế toán có thể cấp cho mỗi hóa đơn cũng như bất kỳ dung sai nào đối
với khoản thanh toán.
55
Chương 4 ■ Xác định nhóm dung sai cho tài khoản G/L và nhân viên
Ưu điểm của việc sử dụng dung sai là trong quá trình đăng tải, hệ thống sẽ tự động xác định xem
chênh lệch thanh toán nằm trong giới hạn chấp nhận được mà bạn đã xác định. Nếu chênh lệch thanh toán nằm trong
hạn mức chênh lệch thanh toán thì hệ thống sẽ chấp nhận đăng. Nếu khoản chênh lệch thanh toán vượt quá giới hạn
quy định, hệ thống sẽ từ chối việc gửi. Dung sai làm giảm các lỗi ghi chép có thể xảy ra của nhân viên kế toán
trong quá trình nhập tài liệu.
Ba dung sai được thể hiện trong SAP ERP; chúng ta sẽ lần lượt xem xét từng thứ:
•Nhóm dung sai cho tài khoản G/L
•Nhóm dung sai cho nhân viên
•Dung sai đối với khách hàng/nhà cung cấp (được thảo luận ở Chương 14)
Ba mức dung sai được biểu thị trong SAP R/3 được mô tả trong Hình 4-1.
Nhóm dung sai
Tài khoản G/L Người lao động Khách hàng/Nhà cung cấp
Dung sai cho các nhóm Giới hạn trên cho việc đăng bài Giới hạn trên cho việc đăng bài
Tài khoản G/L ở địa phương thủ tục sự khác biệt
tiền tệ Được phép thanh toán Được phép thanh toán
Nợ/Tín dụng đăng sự khác biệt sự khác biệt
Gán người dùng vào nhóm dung sai
Hình 4-1. Ba cấp độ của nhóm dung sai
Xác định nhóm dung sai cho tài khoản G/L

Các nhóm dung sai cho tài khoản G/L xác định các giới hạn trong đó chênh lệch tín dụng và ghi nợ bằng nội tệ
được coi là có thể chấp nhận được. Sự khác biệt của các tài khoản được đăng tự động trong quá trình
thanh toán bù trừ tài khoản G/L. Các nhóm dung sai được xác định cho tài khoản G/L trong hoạt động này cuối cùng sẽ
được gán cho bản ghi chính của tài khoản sổ cái chung. Trong quá trình xóa tài khoản, hệ thống sẽ kiểm tra các nhóm
dung sai để xác định xem chênh lệch có nằm trong giới hạn chấp nhận được hay không, như được chỉ định bởi cài đặt của
bạn và tự động đăng các chênh lệch, nếu có, lên các tài khoản được xác định trước.
Vấn đề: Nhóm tài khoản tại công ty C900 plc muốn bạn xác định các chênh lệch thanh toán có
thể chấp nhận được, sau đó chúng sẽ tự động được đăng lên các tài khoản được xác định trước
phù hợp trong quá trình đăng tài liệu.
56
Trong hoạt động này, bạn sẽ xem xét hai bước liên quan đến việc tùy chỉnh nhóm dung sai cho tài
khoản G/L. Bạn sẽ tìm hiểu cách tùy chỉnh các nhóm dung sai mặc định cho tài khoản G/L và cách chỉ định một
nhóm cho các nhóm dung sai mà bạn đã xác định cho tài khoản G/L của mình.
Hai nhóm dung sai được xác định trong cấu hình dung sai cho các nhóm như sau:
• Nhóm dung sai mặc định. Đây là dung sai G/L không có nhóm dung sai. Bạn xác định điều
này bằng cách để trống Tolgroup (đây là nhóm dung sai mặc định và nó hợp lệ cho tất
cả các nhóm dung sai G/L trong hệ thống).
• Nhóm khoan dung. Ngược lại với các nhóm dung sai mặc định, đây là dung sai G/L có
nhóm dung sai. Ở đây, bạn chỉ định một nhóm dung sai cụ thể cho dung sai G/L.
Không giống như dung sai G/L không có nhóm dung sai, nhóm dung sai này chỉ có hiệu lực
đối với các nhóm dung sai G/L được chỉ định. Ví dụ: nếu nhân viên kế toán nhóm A được
chỉ định một số dung sai G/L nhất định, hệ thống sẽ không cho phép nhân viên kế toán
nhóm B đăng bài lên các tài khoản G/L này trong quá trình nhập tài liệu.
Chuyển đến màn hình nơi trước tiên bạn sẽ xác định nhóm dung sai mặc định bằng cách làm theo đường dẫn menu sau: IMG: Kế toán
tài chính (Mới) Kế toán sổ cái tổng hợp (Mới) Giao dịch kinh doanh Xóa mục mở Xóa chênh lệch Xác định nhóm dung sai cho G/
Tài khoản L. Bạn cũng có thể sử dụng mã giao dịch OBA0.
Chế độ xem Thay đổi “Dung sai cho các nhóm tài khoản G/L bằng nội tệ”: Màn hình tổng quan xuất
hiện (Hình 4-2).
Hình 4-2. Đây là nơi bạn xác định các nhóm dung sai cho tài khoản G/L
Một danh sách các nhóm dung sai hiện có được hiển thị trên màn hình. Để tạo nhóm dung sai mặc định,
nhấp vào phía trên bên trái màn hình. Màn hình Mục mới: Chi tiết về Mục nhập đã thêm được hiển
thị (Hình 4-3). Màn hình này là nơi bạn chỉ định dung sai cho các nhóm tài khoản G/L.
57
Hình 4-3. Xác định nhóm dung sai mặc định cho tài khoản G/L
Mã công ty: Nhập ký tự gồm bốn chữ số đại diện cho mã công ty của bạn vào trường này. Mã
công ty bạn nhập vào trường này phải là mã công ty của bạn hoặc mã công ty bạn muốn gán
cho nhóm dung sai của mình.
Nhóm dung sai: Đây là trường nơi bạn chỉ định nhóm dung sai cho tài khoản G/L của mình.
Thông số kỹ thuật bạn thực hiện trong trường này sẽ xác định chênh lệch thanh toán có
thể chấp nhận được được đăng vào tài khoản G/L. Vì bạn đang xác định nhóm dung sai mặc
định cho tài khoản G/L, hãy để trống trường này. Khi bạn để trống trường này, hệ thống sẽ
giả định rằng nhóm dung sai là nhóm dung sai mặc định và do đó hợp lệ cho tất cả các nhóm
dung sai G/L. Vì nhóm dung sai trống là nhóm dung sai mặc định nên bạn nên mô tả nhóm dung
sai của mình là “Mặc định” trong trường mô tả Nhóm dung sai được hiển thị trong Hình 4-3.
Trong phần Dung sai cho các nhóm tài khoản G/L bằng nội tệ trên màn hình, bạn có thể chỉ định chênh lệch ghi nợ/tín
dụng dưới dạng số tiền tuyệt đối hoặc theo tỷ lệ phần trăm. Hệ thống chỉ sử dụng một trong các thông số kỹ thuật này, số
lượng hoặc tỷ lệ phần trăm. Trong quá trình đăng tài liệu, hệ thống sẽ kiểm tra số tiền và tỷ lệ phần trăm bạn chỉ định
và tự động sử dụng số nào thấp hơn.

Sau khi cập nhật màn hình trong Hình 4-3, nhấp vào nút Enter ở góc trên bên trái của màn hình để
xác nhận các mục nhập của bạn và lưu dung sai của bạn cho các nhóm đối với tài khoản G/L.
Bước thứ hai trong hoạt động này là xác định dung sai G/L bằng nhóm dung sai. Đây là khi bạn chỉ định một nhóm cho
dung sai G/L. Chỉ nhóm được chỉ định mới có thể đăng những khác biệt trong giới hạn chấp nhận được trong hệ thống. Để chuyển
đến màn hình nơi bạn sẽ thực hiện cấu hình này, hãy nhấp vào nút Quay lại ở trên cùng bên trái của màn hình để quay lại màn
hình trước đó (Thay đổi Chế độ xem “Dung sai cho các nhóm tài khoản G/L bằng nội tệ”), được hiển thị trong Hình 4-2. Bạn sẽ
xác định khả năng chịu đựng của mình ở đó.
58
Trên màn hình Tổng quan về Chế độ xem Thay đổi “Dung sai cho các nhóm tài khoản G/L bằng nội tệ:”, hãy nhấp vào nút ở
các đầu màn hình. Màn hình Mục nhập mới: Chi tiết về màn hình Mục nhập đã thêm (Hình 4-3)
được hiển thị. Cập nhật các trường sau để khớp với các trường trong Hình 4-4:
Mã công ty: Nhập mã công ty gồm bốn chữ số mà bạn muốn áp dụng cho nhóm dung sai của
mình trong trường này.
Nhóm dung sai: Nhập ký tự gồm bốn chữ số bạn chọn làm khóa nhóm dung sai trong trường
này. Bạn có thể tạo bao nhiêu nhóm dung sai theo yêu cầu của công ty bạn. Khóa nhóm dung
sai mà bạn xác định ở đây sẽ được gán cho tên người dùng. Tên người dùng có thể được
gọi là ID đăng nhập người dùng được gán cho người dùng. Trong hoạt động này, chúng tôi
đã sử dụng CLK1 làm nhóm dung sai (Hình 4-4).
Hình 4-4. Xác định nhóm dung sai cho tài khoản G/L bằng nhóm dung sai
■ Lưu ý Mối quan hệ giữa ID người dùng và nhóm dung sai là mối quan hệ nhiều-một. Điều đó có nghĩa là một số ID
đăng nhập người dùng có thể được gán cho cùng một nhóm dung sai, nhưng một ID đăng nhập người dùng chỉ có thể được
gán cho một nhóm dung sai.
Trong phần Dung sai cho các nhóm tài khoản G/L bằng nội tệ của màn hình, hãy chỉ định
các bài đăng ghi nợ/tín dụng (bằng số tiền và tỷ lệ phần trăm) trong các trường thích hợp.
Nhấp vào nút Lưu để lưu nhóm dung sai của bạn cho tài khoản G/L.
Bước tiếp theo là xác định các nhóm dung sai cho nhân viên. Trong hoạt động này, bạn sẽ xác định các giới hạn mà hệ
thống sử dụng để xác định số tiền trên mỗi tài liệu (số tiền trong hóa đơn) và trên mỗi mục mở (số dư chưa thanh toán) mà
người dùng được phép đăng lên hệ thống.
59
Xác định nhóm dung sai cho nhân viên

Nhóm dung sai được đặt cho nhân viên xác định những gì nhân viên được phép đăng lên hệ thống. Để hệ thống tự động
xác định số lượng nhân viên có thể đăng lên hệ thống cho mỗi tài liệu và mỗi mục đang mở, bạn cần chỉ định các cài
đặt sau:
•Số lượng tối đa cho mỗi tài liệu mà nhân viên được phép đăng
•Số tiền tối đa nhân viên có thể nhập vào hệ thống cho mỗi mục mở trong mục tài khoản khách hàng/
nhà cung cấp
•Chiết khấu tiền mặt tối đa cho mỗi hạng mục mà nhân viên được phép cấp
một khách hàng hoặc nhà cung cấp
•Các khoản chênh lệch thanh toán được phép được phép
Các nhóm dung sai dành cho nhân viên là một phần của cài đặt chung và có thể được truy cập bằng một trong
các đường dẫn menu sau:
•IMG: Kế toán tài chính (Mới) Kế toán tổng hợp (Mới) Kinh doanh
Giao dịch Xóa mục mở Xóa chênh lệch Xác định dung sai
Nhóm dành cho nhân viên
•IMG: Kế toán tài chính (Mới) Cài đặt chung về kế toán tài chính
(Mới) Tài liệu Nhóm dung sai Xác định nhóm dung sai cho nhân viên
Vấn đề: Nhiệm vụ của bạn là xác định các nhóm dung sai cho nhân viên và gán người dùng vào
các nhóm dung sai mà bạn đã xác định.
Cần có hai nhóm dung sai liên quan đến nhân viên: một nhóm dung sai mặc định dành cho nhân viên (không có
khóa nhóm dung sai) và một nhóm dung sai có khóa nhóm nhân viên.
Xác định nhóm dung sai mặc định cho nhân viên
Cài đặt nhóm dung sai mặc định cho nhân viên là yêu cầu tối thiểu để xóa những khác biệt có giá trị đối với tất cả nhân viên trong nhóm.
Để xác định các nhóm dung sai mặc định cho nhân viên, hãy làm theo đường dẫn menu sau: IMG: Kế toán tài chính (Mới) Kế toán sổ cái
tổng hợp (Mới) Giao dịch kinh doanh Mở mục Xóa chênh lệch Xác định nhóm dung sai cho nhân viên. Hoặc sử dụng mã giao dịch
OBA4.
Màn hình Thay đổi “Nhóm dung sai FI cho người dùng”: Màn hình Tổng quan được hiển thị. Ở phía trên bên trái của
màn hình, nhấp vào nút. Sau đó, bạn sẽ chuyển đến màn hình nơi bạn sẽ tạo các nhóm dung sai mặc định cho nhân viên.
Trong màn hình Mục nhập mới: Chi tiết về mục nhập đã thêm (Hình 4-5), cập nhật các trường sau:
Nhóm: Để trống trường này. Việc để trống sẽ yêu cầu hệ thống coi mục nhập này
là nhóm dung sai mặc định. Nhóm dung sai mặc định là yêu cầu tối thiểu đối với tất
cả các nhóm nhân viên trong hệ thống. Điều này có thể áp dụng khi nhân viên không
được phân vào bất kỳ nhóm dung sai cụ thể nào.
Mã công ty: Nhập mã công ty của bạn vào trường này. Mã công ty bạn nhập sẽ đóng vai
trò là mã công ty cho các nhóm dung sai của bạn dành cho nhân viên.
60
Hình 4-5. Mục Nhóm trống, đặt mục này làm nhóm dung sai mặc định cho nhân viên
Trong phần Giới hạn trên cho Quy trình Đăng bài của màn hình này, nhập số tiền tối đa một
nhân viên có thể đăng lên hệ thống theo từng tài liệu. Điền vào các trường sau:
• Số tiền trên mỗi Tài liệu: Đây là số tiền tối đa cho mỗi tài liệu mà nhân viên được phép
đăng. Điều quan trọng cần lưu ý là nhân viên sẽ không thể vượt quá số tiền đã nhập
ở đây trong quá trình đăng tài liệu.
• Số tiền cho mỗi mục tài khoản mở: Đây là số tiền tối đa cho mỗi lần mở
mục mà nhân viên có thể nhập vào mục hàng trong tài khoản nhà cung cấp/khách hàng. Một
nhân viên chỉ có thể đăng số tiền tối đa số tiền được chỉ định được thực hiện ở đây cho
mỗi mục đang mở. Hệ thống sẽ từ chối mọi thứ vượt quá số lượng được chỉ định.
• Chiết khấu tiền mặt cho mỗi hạng mục: Đây là phần trăm chiết khấu tiền mặt tối đa cho mỗi
hạng mục mà nhân viên có thể cấp. Khi nhân viên đưa ra mức giảm giá trong khi đăng tài
liệu, hệ thống sẽ kiểm tra để đảm bảo rằng mức giảm giá được cấp nằm trong mức chấp
nhận được, theo mục hàng bạn xác định ở đây.
Trong phần Chênh lệch Thanh toán Được phép của màn hình này, hãy chỉ định Điều chỉnh Số tiền, Tỷ lệ phần trăm và Chiết khấu
Tiền mặt trong các trường Doanh thu/Chi phí làm chênh lệch thanh toán được phép. Trong quá trình đăng chênh lệch thanh toán, hệ thống
sẽ kiểm tra số tiền theo tỷ lệ phần trăm và tự động sử dụng số tiền nào ít hơn.
61
Sau khi cập nhật màn hình như Hình 4-5, nhấp vào nút Enter ở đầu màn hình hoặc nhấn
Nhập trên bàn phím của bạn. Hệ thống sẽ chấp nhận cài đặt của bạn. Cuối cùng, lưu cấu hình của bạn.
■ Lưu ý Dấu chấm (.) được dùng để phân cách hàng nghìn và dấu phẩy (,) được dùng để phân cách xu/xu.
Ví dụ: 190.222,22 được biểu thị trong SAP là 190,222,22.
Bước tiếp theo là tạo một nhóm dung sai khác cho nhân viên, lần này bằng khóa nhóm. Để chuyển đến màn hình nơi
bạn sẽ thực hiện cấu hình này, hãy nhấp vào nút Quay lại ở đầu màn hình để quay lại màn hình trước đó.
Xác định nhóm dung sai cho nhân viên bằng khóa nhóm
Khóa nhóm bạn xác định trong hoạt động này sẽ được gán cho một hoặc nhiều tên người dùng (ID đăng nhập)
trong hệ thống cho một nhóm dung sai. Điều này sẽ được thảo luận chi tiết ở Chương 19. Những nhân viên mà bạn chỉ
định vào nhóm dung sai trong hoạt động này sẽ bị hạn chế ở mức chênh lệch thanh toán được chỉ định trong nhóm dung sai.
Nói cách khác, trong quá trình đăng tài liệu, những nhân viên này sẽ không được vượt quá mức chênh lệch thanh toán
được phép mà bạn chỉ định.
Trên màn hình Thay đổi “Nhóm dung sai FI cho người dùng”: Tổng quan, hãy nhấp vào nút ở
phía trên của màn hình. Bạn sẽ đi tới màn hình Mục nhập mới: Chi tiết về mục nhập đã thêm, nơi bạn có thể chỉ định
cài đặt cho các nhóm dung sai cho nhân viên. Cập nhật màn hình trong Hình 4-6. Nhập khóa nhóm vào trường Nhóm.
Chúng tôi đã sử dụng CLK1 làm khóa nhóm cho hoạt động này.
Hình 4-6. Nhóm dung sai cho nhân viên có khóa nhóm
62
Nhấp vào nút Enter ở phía trên bên trái màn hình hoặc nhấn Enter trên bàn phím để có
hệ thống chấp nhận thông số kỹ thuật của bạn. Sau đó lưu cấu hình của bạn.
Sau khi đã cấu hình xong các nhóm dung sai cho nhân viên, bước tiếp theo là gán
ID người dùng cho các nhóm dung sai mà bạn vừa xác định.
Gán người dùng vào nhóm dung sai

Trong hoạt động này, bạn sẽ chỉ định một nhân viên vào một nhóm khoan dung đặc biệt để đăng và xóa các khoản chênh lệch thanh toán. Để
chuyển đến màn hình nơi bạn sẽ chỉ định nhân viên vào một nhóm dung sai, hãy làm theo đường dẫn menu sau: IMG: Kế toán tài chính (Mới)
Kế toán sổ cái tổng hợp (Mới) Giao dịch kinh doanh Mở mục xóa Xóa sự khác biệt Chỉ định người dùng vào nhóm dung sai . Hoặc
bạn có thể sử dụng mã giao dịch OB57.
Màn hình Thay đổi “Chỉ định người dùng Nhóm dung sai”: Màn hình Tổng quan được hiển thị. Màn hình này sẽ hiển
thị danh sách tên người dùng được gán cho các nhóm dung sai. Để chỉ định tên người dùng cho nhóm dung sai, hãy nhấp vào
nút ở đầu màn hình. Màn hình trong Hình 4-7 sau đó được hiển thị.
Hình 4-7. Gán người dùng vào các nhóm dung sai
Cập nhật các trường sau trên màn hình:
Tên người dùng: Nhập ID người dùng bạn muốn gán cho nhóm dung sai trong trường này.
Tên người dùng bạn nhập ở đây là ID đăng nhập của người dùng. Điều này sẽ cho phép người
dùng đăng một số tiền trong hệ thống lên đến giới hạn dung sai đã xác định được chỉ định
trong nhóm dung sai mà bạn đã chỉ định cho người dùng đó.
Nhóm dung sai: Nhập khóa nhóm dung sai mà bạn đã xác định trong Hình 4-6. Điều này sẽ cho
phép người dùng được chỉ định cho nhóm dung sai này đăng một số tiền trong giới hạn dung
sai được xác định cho nhóm dung sai này.
■ Lưu ý Tên người dùng phải là ID người dùng đăng nhập của bạn. Ví dụ: Sinh viên1, Sinh viên2, Sinh viên3, Người
dùng1, v.v.
63
Sau khi bạn đã chỉ định ID người dùng cho nhóm dung sai, hãy nhấp vào nút Enter ở phía trên bên phải
của màn hình hoặc nhấn Enter trên bàn phím và lưu cấu hình của bạn.
Bản tóm tắt

Chương này giải thích cách dung sai đóng vai trò là cơ chế kiểm soát trong SAP ERP. Bạn đã xem xét các bước liên
quan khi tạo dung sai. Bạn cũng đã xem cách hệ thống kiểm soát chênh lệch thanh toán thông qua giới hạn cho phép mà bạn
đặt ra trong quá trình tùy chỉnh.
Chúng tôi đã hướng dẫn bạn tất cả các quy trình tùy chỉnh liên quan đến việc tạo nhóm dung sai cho tài
khoản G/L. Điều này bao gồm việc xác định các giới hạn trong đó chênh lệch tín dụng và ghi nợ bằng nội tệ được hệ thống
xem xét trong quá trình đăng. Bạn cũng đã học cách tùy chỉnh cài đặt nhóm dung sai cho nhân viên. Bạn đã học
cách xác định các nhóm dung sai mặc định cho nhân viên và nhóm dung sai cho nhân viên bằng khóa nhóm.
Cuối cùng, như một phần của bài tập tùy chỉnh, bạn đã học cách chỉ định người dùng vào các nhóm dung sai mà
bạn đã xác định.
Trong chương tiếp theo, bạn sẽ tìm hiểu bản ghi chính G/L là gì và cách tạo tài khoản G/L trong SAP ERP.
64
Chương 5
Tạo Sổ Cái Chung (G/L)
Trong chương này, bạn tìm hiểu cách tạo tài khoản G/L, sử dụng mục hàng và mở quản lý mục trong G/L
tài khoản.
•Giải thích sổ cái chung là gì
•Mô tả bản ghi chính là gì
•Tạo bản ghi chính tài khoản G/L
•Sử dụng mẫu để sao chép tài khoản G/L
Sổ cái tổng hợp

Các giao dịch kinh doanh được sắp xếp và lưu trữ trong tài khoản G/L áp dụng nguyên tắc nhập kép—kiểm soát
kép (ghi nợ và tín dụng). Các giao dịch được ghi vào tài khoản G/L được phân loại thành tài sản, nợ phải trả,
thu nhập và chi tiêu, từ đó lập báo cáo tài chính.
Tất cả các giao dịch tài chính với các đối tác kinh doanh đều được đăng lên sổ cái phụ trong SAP ERP.
Các giao dịch tài chính được xử lý trong kế toán dưới dạng giao dịch ghi nợ hoặc tín dụng. Một số sổ cái phụ
được tạo trong SAP R/3 để lưu trữ các giao dịch kế toán tài chính trong hệ thống. Bản tóm tắt hoặc số dư
của sổ cái phụ sẽ được hệ thống tự động đăng theo thời gian thực vào các tài khoản đối chiếu (sổ cái chung)
dưới dạng số dư nợ hoặc số dư có. Ví dụ: trong Hình 5-1, số tiền 1.500 và 2.000 được ghi vào Xe cơ giới và
số tiền 5.000 được ghi vào Nội thất & Phụ kiện trong tài khoản sổ cái phụ. Hệ thống tự động đăng số dư của cả
hai sổ cái phụ vào tài khoản G/L theo thời gian thực.
Sổ cái phụ là một tập hợp con của sổ cái chung được sử dụng để ghi lại các khoản mục và giao dịch riêng lẻ
trong kế toán. Sổ cái phụ bao gồm các tài khoản cá nhân phải trả, tài khoản phải thu, tài sản và thông tin tài
khoản ngân hàng. Họ nắm giữ các thông tin chi tiết về tài khoản phải trả như tên nhà cung cấp, số lượng giao
dịch, ngày tháng, khoản chiết khấu và điều khoản thanh toán. Các giao dịch được đăng trong hệ thống khi chúng
phát sinh trong sổ cái phụ. Bảng tổng hợp hoặc số dư các sổ phụ được ghi vào tài khoản đối chiếu. Nói cách
khác, số dư trong sổ cái phụ được ghi vào tài khoản đối chiếu. Các tài khoản đối chiếu chứa số dư của các sổ
cái phụ để lập báo cáo tài chính. Ưu điểm của tài khoản đối chiếu là nó cung cấp cho bạn ảnh chụp nhanh của sổ
cái phụ.
65
Chương 5 ■ Lập sổ cái tổng hợp (G/L)
Hình 5-1. Tự động đăng số dư sổ cái phụ vào tài khoản đối chiếu
■ Lưu ý Tài khoản đối chiếu là tài khoản G/L chứa số dư sổ cái phụ. Tài khoản đối chiếu có thể được gọi là tài khoản
G/L chứa tổng số sổ cái phụ. Hệ thống tự động đăng tải tất cả các bài viết lên sổ cái phụ đối chiếu tài khoản G/L. Do đó,
tài khoản đối chiếu là bản tóm tắt tài khoản G/L của sổ cái phụ trong SAP R/3. Tài khoản đối chiếu được chỉ định cho
các đối tác kinh doanh trong hồ sơ chính của đối tác kinh doanh.
Người dùng không đăng bài lên tài khoản đối chiếu theo cách thủ công. Hệ thống tự động đăng lên tài khoản đối chiếu
theo thời gian thực.
Tiếp theo, bạn cần biết sổ cái tổng hợp là gì và nó kiểm soát kế toán như thế nào.
giao dịch trên sổ cái chung.
Bản ghi chính là gì?

Bản ghi chính chứa thông tin quan trọng được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu hệ thống kinh doanh và hầu như
không thay đổi trong một khoảng thời gian dài. Đây là trường hợp khi các bộ dữ liệu thường được truy cập, sử
dụng và chia sẻ bởi các cá nhân khác nhau cho các mục đích khác nhau trong toàn tổ chức nhằm thực hiện
các quy trình kinh doanh trong thời gian thực. Ví dụ: thông tin chi tiết về nhà cung cấp được lưu giữ trong hệ
thống có thể được nhiều bộ phận khác nhau sử dụng. Đội ngũ bán hàng cần thông tin chi tiết của nhà cung cấp để
gửi cho họ các ưu đãi bán hàng; bộ phận tiếp thị cần thông tin này để gửi các chương trình khuyến mãi tiếp thị;
bộ phận kế toán cần thông tin cho hóa đơn và các mục đích kế toán khác; và như thế.
Thông tin hỗ trợ các quy trình kinh doanh hiệu quả và có xu hướng không thay đổi thường xuyên (chẳng
hạn như tên và địa chỉ khách hàng/nhà cung cấp) được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu hệ thống. Ý tưởng đằng sau việc
duy trì bản ghi chính là tránh phải nhập lại cùng một thông tin nhiều lần, từ đó tiết kiệm thời gian đầu vào và
tránh lãng phí tài nguyên hệ thống và dư thừa không cần thiết (để giải phóng không gian lưu trữ và cải thiện
tốc độ hệ thống). Tốt hơn là không phải nhập hoặc lưu trữ cùng một dữ liệu trong cơ sở dữ liệu hệ thống ở nhiều nơi.
66
Một số ví dụ điển hình về dữ liệu chủ trong cơ sở dữ liệu SAP R/3 bao gồm dữ liệu khách hàng, dữ liệu nhà cung cấp, dữ liệu ngân hàng
dữ liệu, tài khoản G/L, dữ liệu vật chất, v.v.
• Dữ liệu giao dịch: Dữ liệu được kích hoạt do các sự kiện phát sinh hàng ngày
giao dịch kinh doanh. Dữ liệu giao dịch điển hình được định hướng theo thời gian với giá trị
số và thường đề cập đến một hoặc nhiều đối tượng trong hệ thống. Ví dụ về dữ liệu giao dịch trong
SAP R/3 bao gồm hóa đơn, thanh toán, thư báo ghi có và biên lai hàng hóa.
• Dữ liệu bảng: Tập hợp các bảng chứa dữ liệu về các đối tượng, chẳng hạn như điều khoản thanh toán,
dung sai, điều kiện giá cả, v.v.
Bây giờ bạn đã biết bản ghi chính là gì, hãy xem cách tạo bản ghi chính tài khoản G/L trong SAP ERP. Bản ghi chính AG/
L chứa dữ liệu liên quan đến tài khoản G/L vẫn còn trong hệ thống trong một thời gian. Dữ liệu được lưu giữ trong bản ghi
chính G/L kiểm soát hành vi của tài khoản sổ cái chung. Bản ghi chính G/L cũng chi phối việc xử lý và đăng tải các giao dịch
kế toán vào tài khoản G/L trong hệ thống.
Tạo bản ghi chính tài khoản G/L

Có nhiều tùy chọn khác nhau khi tạo bản ghi chính G/L trong SAP ERP:
• Tạo tài khoản G/L có tham chiếu: Điều này cho phép bạn sao chép tài khoản G/L hiện có từ mã công ty
khác sang mã của bạn. Mã công ty mà bạn đang sao chép tài khoản G/L từ đó được gọi là mã công ty
"nguồn" và mã công ty của bạn là mã công ty "đích". SAP đi kèm với biểu đồ tiêu chuẩn về tài khoản
và mã công ty trong hệ thống, cùng với bộ hồ sơ chính tài khoản G/L có thể được sao chép khi
tạo hồ sơ chính tài khoản G/L của bạn. Lợi ích của việc sao chép các bản ghi chính của tài khoản G/L
hiện có là các bản ghi chính của tài khoản G/L của bạn sẽ kế thừa các thuộc tính của chúng, giúp
tiết kiệm thời gian.
• Bàn làm việc truyền dữ liệu: Đây là khi bạn chuyển các bản ghi chính của tài khoản G/L từ hệ thống cũ.
Chức năng này lý tưởng khi bạn muốn chuyển tài khoản G/L từ hệ thống khác sang SAP.
• Bằng cách sao chép: Hệ thống cho phép bạn sao chép hồ sơ chính tài khoản G/L đã có trong hệ thống. Điều
này chỉ có thể thực hiện được khi bạn có sẵn sơ đồ tài khoản đáp ứng được yêu cầu của mình. Ví
dụ: biểu đồ tài khoản có cấu trúc khớp với bản ghi chính tài khoản G/L của bạn có thể được sao chép
theo cách này.
• Bằng cách tạo thủ công: Đây là khi bạn phải tạo các bản ghi chính tài khoản G/L riêng lẻ. Hạn chế của
phương pháp này là tốn thời gian, đặc biệt khi bạn phải tạo số lượng lớn tài khoản G/L.
Hãy xem cách tạo tài khoản G/L trong SAP ERP. Trong hoạt động này, bạn sẽ tạo tài khoản G/L theo cách thủ công. Điều này
sẽ giúp bạn hiểu cơ bản về cách tạo tài khoản G/L theo từng bước. Bạn cũng sẽ xem cách sao chép tài khoản G/L bằng cách sử dụng
tài khoản G/L hiện có làm mẫu.
■ Lưu ý Tất cả các giao dịch trong SAP FI đều hoạt động với tài khoản G/L. Trong các chương còn lại của cuốn sách
này, bạn sẽ tạo các tài khoản G/L để gán cho các đối tượng trong các cấu hình tiếp theo của mình.
67
Sự cố: Bạn được yêu cầu tạo tài khoản G/L cho các mục sau:
• Văn phòng phẩm
• Linh tinh. chi phí văn phòng
• Doanh thu ban hang
• Vốn cổ phần
Tạo tài khoản G/L: Đồ dùng văn phòng

Hãy bắt đầu bằng cách tạo tài khoản G/L cho vật tư văn phòng. Để tạo tài khoản G/L của bạn, hãy làm theo
đường dẫn menu sau: SAP Easy Access: Kế toán Kế toán tài chính Sổ cái tổng hợp Hồ sơ chính Tài khoản G/L
Xử lý riêng lẻ Tập trung. Hoặc sử dụng mã giao dịch FS00.
Màn hình Chỉnh sửa tài khoản G/L tập trung được hiển thị (Hình 5-2). Tài khoản G/L bạn tạo ở đây có sẵn
cho tất cả các mã công ty trong hệ thống. Điều này có nghĩa là tất cả các mã công ty trong hệ thống có cùng
sơ đồ hoạt động tài khoản và cùng cấu trúc G/L đều có thể sử dụng cùng một tài khoản G/L (nghĩa là một số
mã công ty có thể sử dụng một tài khoản G/L).
Hình 5-2. Chỉnh sửa tài khoản G/L một cách tập trung
68
Tài khoản G/L: Mỗi tài khoản G/L trong SAP ERP phải được gán một số, đóng vai trò là
số tài khoản G/L. Nhập số tài khoản G/L của bạn vào trường Tài khoản G/L. Số
tài khoản G/L mà bạn nhập ở đây bị giới hạn ở độ dài của số tài khoản G/L mà bạn
đã chỉ định khi tùy chỉnh phần “Tạo biểu đồ tài khoản” trong Chương 2. Số tài
khoản G/L được sử dụng để tham chiếu G/L /L tài khoản. Xem ghi chú sau.
Mã công ty: Mỗi công ty có mặt trong SAP ERP phải được gán một mã công ty. Mã
công ty được gán cho tài khoản G/L trong hệ thống.
Nhập mã công ty của bạn vào trường Mã công ty. Mã công ty bạn nhập vào trường này
sẽ cho phép bạn chỉ định tài khoản G/L cho công ty của mình.
■ Lưu ý Số bạn nhập vào trường Tài khoản G/L phải nằm trong khoảng phạm vi số mà bạn đã xác định cho nhóm tài khoản
của mình trong Chương 2.
Lưu ý rằng chỉ có trường mã công ty và sổ cái chung được mở để nhập dữ liệu trên màn hình này, trong
khi các trường còn lại (khoanh đỏ) trên màn hình không hoạt động. Điều này có nghĩa là các trường chưa sẵn sàng
để nhập dữ liệu.
■ Lưu ý Màn hình Chỉnh sửa tài khoản G/L tập trung có bốn nút quan trọng sẽ giúp bạn tạo và điều hướng tài
khoản G/L của mình:
Trưng bày . Nút này được sử dụng để hiển thị tài khoản G/L trong hệ thống.
Thay đổi . Nút này được sử dụng để thay đổi hoặc chỉnh sửa chi tiết tài khoản G/L.
Tạo nên . Nút này được sử dụng để tạo tài khoản G/L mới.
Nút này cho phép bạn sao chép tài khoản G/L hiện có trong hệ thống bằng mẫu.
Điều này có thể rất hữu ích nếu bạn đang sao chép các tài khoản G/L tương tự, vì nó cho phép hệ thống phân loại các
tài khoản G/L tương tự vào cùng một nhóm tài khoản và các khoảng phạm vi số.
Bước tiếp theo là cập nhật Kiểm soát trong phần Biểu đồ tài khoản của màn hình (Hình 5-3).
Để kích hoạt các trường nhập dữ liệu, nhấp vào nút Tạo ở bên phải màn hình.
69
Hình 5-3. Tạo tài khoản G/L tập trung—tab Loại/Mô tả
Nhóm tài khoản: Như đã giải thích trong Chương 2, nhóm tài khoản là một công
cụ trong SAP ERP xác định cách tạo các bản ghi chính. Tầm quan trọng của nhóm
tài khoản là nó phân loại các giao dịch G/L vào cùng các nhóm tài khoản mà bạn
đã chỉ định trong Biểu đồ xác định tài khoản ở Chương 2. Khi bạn nhấp vào mũi tên
thả xuống bên cạnh trường Nhóm tài khoản trên Kiểm soát trong Biểu đồ của phần
Tài khoản, danh sách các nhóm tài khoản bạn đã xác định trước đó sẽ được hiển thị.
Chọn nhóm tài khoản phù hợp với tài khoản G/L của bạn. Ví dụ: nếu tài khoản G/L
của bạn dùng để đăng các giao dịch liên quan đến tài sản, hãy chọn Tài khoản
Tài sản Cố định từ danh sách Nhóm Tài khoản được hiển thị. Tất cả các bài đăng
liên quan đến tài sản sẽ được phân loại như vậy và hệ thống sẽ tự động gán số
cho mục trong khoảng phạm vi số thuộc nhóm tài khoản này. Đối với hoạt động
này, chúng tôi đã sử dụng Tài khoản G/L chung làm Nhóm tài khoản.
70
Tài khoản sao kê P&L: Tài khoản này có nút radio. Khi được kích hoạt, các giao dịch được đăng
lên tài khoản G/L này sẽ cho phép hệ thống coi các mục G/L là các mục tài khoản trong bảng sao
kê P&L khi tạo báo cáo báo cáo tài chính. Trong hoạt động này, chúng ta sẽ tạo tài khoản G/L
cho vật tư văn phòng. Trong kế toán, vật tư văn phòng là một khoản chi phí nên chúng được coi
là một khoản mục P&L. Do đó, bạn nên chọn Tài khoản báo cáo P&L.
Tài khoản Bảng cân đối kế toán: Tương tự, nếu nhấp vào nút radio cho tài khoản Bảng cân đối kế
toán, các mục được đăng lên tài khoản G/L sẽ được coi là các mục tài khoản trong bảng cân đối kế
toán trong khi báo cáo báo cáo tài chính.
Văn bản ngắn: Khi tạo tài khoản G/L, bạn cần đặt tên mô tả cho tài khoản G/L của mình. Điều này sẽ
cho phép bạn xác định các tài khoản G/L riêng lẻ trong hệ thống. Vì chúng tôi đang tạo tài khoản
G/L cho vật tư văn phòng nên chúng tôi sẽ sử dụng Office Sup làm mô tả văn bản ngắn.
Văn bản dài của tài khoản G/L: Tương tự, trường văn bản dài của tài khoản G/L sẽ cho phép bạn sử
dụng văn bản mô tả, chi tiết hơn làm mô tả hoặc tên tài khoản G/L của bạn.
Ví dụ, đồ dùng văn phòng nói chung.
■ Lưu ý Trong Dữ liệu Hợp nhất trong phần Biểu đồ Tài khoản ở Hình 5-3, bạn có thể nhập đối tác
thương mại và số tài khoản nhóm cho tài khoản G/L của mình. Điều này là cần thiết nếu công
ty của bạn lập báo cáo tài chính hợp nhất cho tập đoàn. Trong trường hợp đó, bạn nên nhập mã công
ty chịu trách nhiệm chuẩn bị tài khoản hợp nhất cho nhóm công ty vào trường Đối tác Thương mại và nhập
số tài khoản G/L hợp nhất vào trường Số tài khoản nhóm. G/L hợp nhất
tài khoản cho phép bạn lập báo cáo tài chính hợp nhất cho nhóm công ty của mình trong SAP ERP.
Bước tiếp theo là cập nhật trường trong phần Control Data của màn hình. Phần này của màn hình chứa phần kiểm soát tài khoản
bằng mã công ty. Nhấp vào tab được khoanh tròn màu đỏ trong Hình 5-3.
Phần Dữ liệu Điều khiển sẽ xuất hiện ở phía trước (Hình 5-4).
71
Hình 5-4. Tạo tài khoản G/L tập trung—tab Dữ liệu Kiểm soát
72
Cập nhật các trường sau trên tab Dữ liệu Kiểm soát:
Tiền tệ tài khoản: Đây là phần Mã công ty của dữ liệu bản ghi chính tài khoản G/L nơi bạn chỉ định
loại tiền tệ của tài khoản G/L của mình. Điều quan trọng là sử dụng nội tệ cho tài khoản G/L của bạn
cho từng mã công ty. Ưu điểm của việc sử dụng nội tệ là nó cho phép đăng bài vào tài khoản G/L bằng bất
kỳ loại tiền tệ nào và sau đó được chuyển đổi. Các bài đăng bằng ngoại tệ được dịch sang nội tệ. Tuy
nhiên, bạn cũng có thể chọn chỉ định ngoại tệ làm tiền tệ tài khoản G/L của mình. Hạn chế của phương
pháp này là việc đăng lên tài khoản G/L chỉ có thể được thực hiện bằng loại tiền này. Hệ thống tự động
đặt mặc định thành nội tệ của mã công ty bạn khi tạo tài khoản G/L. Dự án này kiểm tra một công ty có
trụ sở tại Vương quốc Anh, vì vậy mã tiền tệ của công ty là GBP (Bảng Anh).
Chỉ số dư bằng nội tệ: Nhấp vào hộp kiểm Chỉ số dư bằng nội tệ nếu các giao dịch được đăng lên
tài khoản này phải được duy trì chỉ bằng nội tệ. Khi bạn nhấp vào hộp kiểm này, hệ thống sẽ
hiển thị và quản lý tất cả các loại tiền tệ trong bản ghi chính G/L bằng nội tệ (nghĩa là loại
tiền tệ mã công ty). Điều này rất quan trọng khi bạn không muốn hệ thống đăng bất kỳ chênh lệch
tỷ giá hối đoái nào có thể xảy ra nhưng bạn muốn xóa một số loại tiền tệ phát sinh từ các giao
dịch bằng loại tiền tệ mã công ty của bạn (nội tệ). Điều quan trọng cần lưu ý là bạn không nhấp
vào hộp kiểm Chỉ số dư bằng nội tệ cho các tài khoản đối chiếu Tài khoản phải trả (AP) và Tài
khoản phải thu (AR), vì hầu hết các giao dịch được đăng trong AP & AR đều bằng nhiều loại tiền tệ
khác nhau. Chỉ số dư bằng nội tệ được nhấp vào cho các tài khoản trong bảng cân đối kế toán
mà không có quản lý mục mở, thanh toán bù trừ tài khoản chiết khấu tiền mặt hoặc tài khoản
thanh toán bù trừ Hàng hóa đã nhận (GR)/Biên lai hóa đơn (IR).
Danh mục thuế: Trường này cho phép bạn chỉ định xem tài khoản G/L có liên quan đến thuế hay không.
Sử dụng nút Chức năng Tìm kiếm bên cạnh trường Danh mục thuế, chọn ký hiệu thuế thích hợp
mà bạn muốn sử dụng trong tài khoản G/L của mình từ danh sách thuế được hiển thị. Loại thuế
có thể là thuế đầu vào hoặc thuế đầu ra. Ví dụ: nếu chọn thuế đầu vào thì mọi đăng lên tài khoản
G/L này đều phải chứa thuế đầu vào. Trong hoạt động này, chúng tôi đã sử dụng thuế đầu vào “-” làm
danh mục thuế.
Được phép đăng bài không có thuế: Điều này cho phép đăng các bài đăng không có thuế trong tài
khoản G/L, ngay cả khi chỉ báo danh mục thuế được đặt.
Tài khoản đối chiếu cho loại tài khoản: Trong bản ghi chính G/L, bạn sử dụng danh sách thả
xuống Tài khoản đối chiếu cho loại tài khoản để chỉ định rằng tài khoản G/L là tài khoản đối
chiếu. Chức năng này cho phép bạn chọn từ danh sách các loại tài khoản đối chiếu, ví dụ:
Tài sản, Khách hàng, Nhà cung cấp, v.v. Khi tùy chọn này được đặt, tài khoản G/L sẽ được
hệ thống coi là tài khoản đối chiếu. Bạn nên duy trì ít nhất một tài khoản đối chiếu trong sổ cái.
Mỗi bài đăng trong sổ cái phụ trong SAP ERP sẽ tự động được đăng vào tài khoản đối chiếu tương
ứng.
Các tài khoản đối chiếu được cập nhật số dư sổ cái phụ ngay khi các giao dịch được ghi vào sổ
cái phụ. Thủ tục này cho phép bạn tạo báo cáo tài chính bất cứ lúc nào từ sổ cái.
Quản lý mục mở: Bằng cách nhấp vào hộp kiểm này trong bản ghi chính G/L, khi bạn hiển thị chi tiết
đơn hàng trong một tài khoản, hệ thống sẽ hiển thị tất cả các chi tiết đơn hàng trong tài khoản được
đánh dấu là mở hoặc đã xóa. Tùy chọn này lý tưởng nếu bạn muốn xem các mục chưa được xóa hoặc số dư
chưa thanh toán tại bất kỳ thời điểm nào trong tài khoản. Điều này giúp bạn có thể xác định xem bài
đăng có tồn tại trong tài khoản G/L cần bù đắp cho một giao dịch kinh doanh cụ thể hay không (nghĩa là
xóa một mục mở bằng thanh toán).
73
Sử dụng quản lý mục mở cho các tài khoản sau:
•Tài khoản ngân hàng
•Tài khoản GR/IR
•Tài khoản tiền lương
Hiển thị mục hàng: Lựa chọn này cho phép bạn hiển thị hoặc xem các giao dịch kinh
doanh được đăng lên tài khoản theo từng dòng một.
Chi tiết đơn hàng có thể dẫn đến dư thừa dữ liệu (đây là trường hợp cùng một dữ liệu
được lưu trữ hai lần trở lên trong hệ thống) và chiếm thêm tài nguyên hệ thống. Do đó,
không nên kích hoạt mục hàng cho các mục sau:
•Tài khoản đối chiếu—Nếu bạn cần phân tích thêm về các tài khoản này, bạn có thể xem chúng
trong sổ cái phụ tương ứng.
•Tài khoản bán hàng hoặc doanh thu—Bạn có thể xem thêm chi tiết về các tài khoản này trong
Quản lý đơn bán hàng.
•Tài khoản vật chất—Bạn có thể lấy thêm thông tin chi tiết về các tài khoản này từ
Quản lý vật tư.
•Tài khoản thuế—Thông tin thuế chi tiết có thể được lấy từ tài khoản thuế liên quan
các tài liệu.
Khóa sắp xếp: Khi chỉ báo này được đặt trong bản ghi chính của tài khoản G/L, nó cho phép
bạn đặt khóa sắp xếp theo số khóa sắp xếp mà bạn đã chỉ định. SAP đi kèm với một danh sách các
khóa sắp xếp tiêu chuẩn mà bạn có thể chọn. Các phím sắp xếp được sử dụng phổ biến nhất là
chín phím đầu tiên.
Sắp xếp mô tả khóa
001 Ngày đăng
002 Bác sĩ. không, năm tài chính
003 Ngày lập tài liệu
004 Tài khoản chi nhánh
005 Tiền tệ địa phương
006 Bác sĩ. lượng ngoại tệ
007 Hóa đơn/exex. ngày đáo hạn
008 Trung tâm chi phí
009 Tài liệu bên ngoài số
Hệ thống tự động điền trường phân công trong chi tiết đơn hàng dựa trên khóa sắp xếp mà bạn
đã gán cho sổ cái tổng hợp của mình (việc này được thực hiện trong đoạn mã công ty trong mã
công ty của bạn). Khi bạn chỉ định số tài liệu làm khóa sắp xếp và sau đó hiển thị chi tiết
đơn hàng, hệ thống sẽ tự động sắp xếp chi tiết đơn hàng dựa trên tiêu chí lựa chọn của bạn
theo số tài liệu.
Bạn có thể truy cập danh sách mục sắp xếp bằng cách sử dụng chức năng tìm kiếm trên trường Khóa sắp xếp.
74
Bước cuối cùng trong việc tạo bản ghi chính tài khoản G/L là cập nhật trường trong Kiểm soát tạo tài liệu trong
phần Mã công ty của màn hình. Nhấp vào tab (Hình 5-5).
Sau đó, bạn cần cập nhật trường Nhóm trạng thái trường.
Hình 5-5. Tạo tài khoản G/L tập trung—tab Tạo/Ngân hàng/Sở thích
Trường Nhóm trạng thái trường xác định xem một trường nên bị loại bỏ, bắt buộc hay tùy chọn trong quá trình nhập tài liệu.
Nếu một trường được đặt thành bị chặn, người dùng sẽ không thể nhập dữ liệu vào đó trong quá trình nhập tài liệu.
Nếu trường được đặt thành mục nhập bắt buộc, người dùng được yêu cầu nhập dữ liệu vào trường trong quá trình nhập tài liệu. Nếu
mục nhập tùy chọn được đặt cho một trường, người dùng có thể nhập dữ liệu vào trường đó hoặc để trống. Các nhóm trạng thái
trường được nhập vào trường Trạng thái trường của bản ghi chính sổ cái chung trong khu vực mã công ty cụ thể của từng tài khoản G/L.
Biến thể trạng thái trường chứa nhóm trạng thái trường và nhóm trạng thái trường được gán cho mã công ty trong SAP
ERP. SAP đi kèm với một nhóm trạng thái trường được xác định trước mà bạn có thể sử dụng cho biến thể trạng thái trường
của mình. Bạn cũng có thể tạo nhóm trạng thái trường của riêng mình, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng nhóm trạng
thái trường được xác định trước do SAP cung cấp trong hệ thống. Khi tạo nhóm trạng thái trường của riêng mình, bạn cũng phải
xác định các bảng liên quan. Điều này nằm ngoài phạm vi của SAP FI.
Hình 5-6 hiển thị một số nhóm trạng thái trường được xác định trước trong SAP ERP. Bạn có thể truy cập danh sách
bằng cách bấm vào phím Chức năng Tìm kiếm theo nhóm Trạng thái Trường.
Hình 5-6. Một số nhóm trạng thái trường tiêu chuẩn do SAP cung cấp
75
Trong ví dụ ở Hình 5-5, nhóm trạng thái trường G004-Tài khoản chi phí được gán cho bản ghi chính G/L. Lý do chúng
tôi chọn G004-Tài khoản chi phí là vì vật tư văn phòng là một khoản chi phí và khi bạn đăng các mục trong tài khoản G/L,
hệ thống sẽ tự động yêu cầu trung tâm chi phí mà bạn phải nhập vào trường trung tâm chi phí của màn hình nhập tài liệu
trước khi bạn có thể đăng tài liệu.

Như được khoanh tròn màu đỏ trong Hình 5-5, hãy nhập G004 (Tài khoản chi phí) trong Nhóm trạng thái trường. Sau đó lưu của bạn
Tài khoản GL.
Bước tiếp theo trong hoạt động này là tìm hiểu cách sao chép tài khoản G/L bằng mẫu. Bạn sẽ làm điều này bằng cách
sao chép tài khoản G/L vật tư văn phòng và chuyển thành chi phí văn phòng.
Tạo Tài khoản G/L (Được gọi là Chi phí văn phòng) bằng Mẫu
Vấn đề: Bạn cần tạo tài khoản chi phí văn phòng bằng tài khoản G/L 477000.
Bạn sẽ thực hiện việc này bằng cách sao chép tài khoản G/L 476000 (vật tư văn phòng) mà bạn đã tạo trước đó.
Để đi đến màn hình Trung tâm Tài khoản G/L Hiển thị (Hình 5-6), nơi bạn sẽ sao chép tài khoản G/L của vật tư văn
phòng và sử dụng nó làm mẫu để tạo tài khoản G/L chi phí văn phòng, hãy làm theo đường dẫn menu sau: SAP Easy Access: Kế
toán Kế toán tài chính Sổ cái tổng hợp Hồ sơ chính Tài khoản G/L
Xử lý riêng lẻ Tập trung. Hoặc bạn có thể sử dụng mã giao dịch FS00.
Màn hình Display G/L Account Centrally xuất hiện (Hình 5-7).
Hình 5-7. Tạo tài khoản G/L có mẫu
Trong trường Tài khoản G/L, nhập số tài khoản G/L được đề xuất của bạn cho các chi phí. Con số này phải là
trong phạm vi bạn đã xác định cho nhóm tài khoản của mình ở Chương 2. Trong hoạt động này, chúng tôi đã sử dụng 477000. Ngoài
ra, hãy nhập mã công ty của bạn vào trường Mã công ty. Sau đó nhấp vào nút ở phía trên bên phải màn hình, được khoanh tròn
màu đỏ trong Hình 5-7. Hộp thoại Tài khoản tham chiếu bật lên, như trong Hình 5-8. Nhập số tài khoản G/L mà bạn muốn sao chép (vật
tư văn phòng) vào trường Tài khoản G/L và cập nhật trường Mã công ty.
76
Hình 5-8. Hộp thoại Tài khoản tham khảo
Nhập tài khoản G/L tham chiếu mà bạn muốn sao chép vào trường Tài khoản G/L và Công ty tham chiếu
Mã bạn đang sao chép vào trường Mã công ty. Nhấp vào nút Enter để xác nhận hành động của bạn. Sau đó, hệ thống sẽ
dán chi tiết tài khoản G/L bạn đã sao chép vào tài khoản G/L mới của mình.
Thay đổi nội dung của trường Văn bản ngắn thành tên tài khoản G/L ngắn và thay đổi Tài khoản G/L dài
Trường văn bản thành Chi phí văn phòng, như trong Hình 5-9. Lưu tài khoản G/L của bạn.
Hình 5-9. Tạo tài khoản G/L tập trung bằng mẫu—tab Loại/Mô tả
77
Tài khoản G/L là cấu hình cơ bản trong SAP ERP, vì vậy bạn sẽ tạo một số tài khoản G/L trong suốt cuốn sách này. Là một phần
của bài tập này, hãy làm theo các bước trong phần trước để tạo tài khoản Kế toán chi phí hành chính bằng cách sử dụng dữ liệu
trong Bảng 5-1.
Bảng 5-1. Kế toán chi phí hành chính
Cánh đồng
Đầu vào
Tài khoản GL
Ma cong ty
Nhóm tài khoản
Tài khoản báo cáo P&L
Văn bản ngắn
Văn bản dài của tài khoản G/L
Danh mục thuế
Nhóm trạng thái trường
■ Lưu ý Phụ lục A chứa các tài khoản G/L khác mà bạn sẽ cần sau này trong quá trình cấu hình. Xem
Phụ lục A – Chương 5 bây giờ để tạo các tài khoản sau cho bài tập này:
• Nguồn cung cấp nước
• Điện
• Khí ga
• Doanh thu bán hàng – Nội địa
• Doanh thu bán hàng – Nước ngoài
• Vốn cổ phần
• Lợi nhuận giữ lại
Hiển thị tài khoản G/L

Cuối cùng, hãy xem các tài khoản G/L bạn đã tạo cho đến nay trong hoạt động này. Để làm như vậy, hãy chuyển đến màn hình
Hiển thị tài khoản G/L tập trung bằng cách đi theo đường dẫn menu sau: SAP Easy Access: Kế toán Kế toán tài chính Sổ
cái tổng hợp Hồ sơ chính Tài khoản G/L Xử lý cá nhân Tập trung.
Hoặc bạn có thể sử dụng mã giao dịch FS00.
Để trống trường Tài khoản G/L và nhập mã công ty của bạn vào trường Mã công ty. Nhấn vào
Nút tìm kiếm bên cạnh trường Tài khoản G/L. Nó được khoanh tròn màu đỏ trong Hình 5-10.
78
Hình 5-10. Hiển thị tài khoản G/L
Màn hình Số tài khoản G/L bật lên. Lưu ý rằng Mã Công ty và Sơ đồ Tài khoản của bạn là
được nhập theo mặc định. Nếu chúng không được chèn vì bất kỳ lý do gì, bạn nên tự nhập chúng và nhấp
vào nút Enter ở cuối màn hình để xác nhận hành động của mình. Các tài khoản G/L mà bạn đã tạo cho đến nay sẽ
được hiển thị (Hình 5-11).
Hình 5-11. Danh sách tài khoản G/L
Bản tóm tắt

Chương này giải thích sổ cái chung là gì và cũng mô tả sổ cái là gì. Bạn đã trải qua các bước cấu
hình liên quan đến việc tạo bản ghi chính của tài khoản G/L và đã tìm hiểu cách sao chép tài khoản G/L bằng
cách sử dụng tài khoản G/L hiện có làm mẫu. Bạn cũng đã xem xét mối quan hệ giữa các tài khoản G/L, sổ cái
phụ và tài khoản đối chiếu.
Trong chương tiếp theo, bạn sẽ tìm hiểu cách thiết lập thanh toán bù trừ mục mở tự động và cách
xác định tỷ giá hối đoái và định giá tỷ giá hối đoái.
79
Chương 6
Xóa các mục đang mở
Trong chương này, bạn tìm hiểu cách chuẩn bị thanh toán bù trừ tự động cho các mục đang mở, xác định chênh lệch
tỷ giá hối đoái tối đa và thực hiện định giá ngoại tệ.
•Chuẩn bị thanh toán bù trừ tự động
•Tạo tài khoản để xóa chênh lệch
•Xác định chênh lệch tỷ giá hối đoái tối đa
•Kiểm tra cài đặt mã công ty
•Xác định phương pháp định giá
•Chuẩn bị các bài đăng tự động để định giá ngoại tệ
Xóa các mục đang mở

Trong SAP R/3, các giao dịch đã đăng với đối tác kinh doanh được cho là đang mở hoặc hoàn thành một phần cho
đến khi thanh toán đầy đủ được thực hiện và các tài khoản liên quan được xóa. Ví dụ: đối tác kinh doanh gửi
hóa đơn; hóa đơn được đăng lên hệ thống. Tại thời điểm này, giao dịch vẫn là một mục mở trong tài khoản cho đến
khi thanh toán số tiền tương đương trên hóa đơn được thực hiện và tài khoản được xóa.
Sau khi thanh toán được thực hiện và xóa với mục mở liên quan, hệ thống sẽ tạo số tài liệu. Chỉ khi đó giao dịch mới hoàn tất.
Hình 6-1 minh họa cách xử lý việc xóa mục mở trong SAP ERP.
Hình 6-1. Mở mục xóa trong SAP R/3
81
Chương 6 ■ Xóa các mục mở
Giả sử vào ngày 1 tháng 1 năm 20XX, một khách hàng đặt mua 1.000 mặt hàng, hóa đơn đi kèm được tạo và hóa
đơn được nhập ngay vào hệ thống.
Số tiền 1.000 vẫn còn trong tài khoản dưới dạng mục mở. Lúc này giao dịch chưa hoàn tất vì chưa nhận được thanh
toán.
Vào ngày 1 tháng 2 năm 20XX, chúng tôi nhận được khoản thanh toán 1.000 USD. Khoản thanh toán đến được khớp với
mục mở 1.000 và bị xóa. Hiệu quả ròng của giao dịch này sẽ là số dư bằng không. Tại thời điểm này, giao dịch đã hoàn tất.
Việc bù trừ tài khoản có thể được thực hiện cho một mục riêng lẻ hoặc cho một mục chung trong hệ thống. SAP
Việc xóa tài liệu hệ thống ERP có thể được thực hiện thủ công hoặc tự động bằng các chương trình thanh toán tự
động. Xóa các mục đang mở theo cách thủ công có nghĩa là người dùng thực hiện quá trình xóa, trong khi hệ thống thực
hiện xóa tự động. Để hệ thống thực hiện tự động xóa các mục đang mở, bạn phải chỉ định một số cài đặt nhất định trong
quá trình tùy chỉnh.
Trong chương này, bạn sẽ hoàn thành bài tập về cách thiết lập thanh toán bù trừ tự động . Sau đó, trong Chương 19,
bạn sẽ xem xét cách thực hiện xóa thủ công các mục đang mở một cách chi tiết. Nhưng trước khi tìm hiểu cấu hình
xóa tự động, tôi sẽ mô tả ngắn gọn hai tùy chọn trong quá trình xóa thủ công.
Tổng quan về xóa thủ công

Có hai cách để xóa các mục đang mở trong hệ thống theo cách thủ công: đăng bài với thanh toán bù trừ và xóa tài khoản.
Đăng bài với thanh toán bù trừ
Đăng bài với thanh toán bù trừ xảy ra khi một mục mở trên tài khoản được khớp với khoản thanh toán và bị xóa để đưa
số dư tài khoản về con số không. Cũng có thể nhóm các mục đang mở, khớp chúng với các khoản thanh toán và xóa
chúng cùng một lúc. Hệ thống sẽ đánh dấu chúng là các mục đã xóa, gán số tài liệu xóa và nhập ngày các mục đó được
xóa trong hệ thống.
Trong SAP ERP, việc đăng bài có thanh toán bù trừ có thể được thực hiện trên một mục mở riêng lẻ hoặc trên một
nhóm mục mở (nghĩa là một số mục mở trong hệ thống sẽ được xóa bằng một khoản thanh toán đồng thời). Việc đăng bài
với thanh toán bù trừ cũng có thể được thực hiện trên một loại tài khoản và một số loại tiền tệ cùng lúc bằng cách
chỉ định thanh toán cho các mục đang mở. Khi bạn đang sử dụng tùy chọn đăng bài với tùy chọn thanh toán bù trừ, hiệu ứng
ròng sẽ là các giao dịch kinh doanh kết thúc với số dư bằng không. Các hạng mục mở và thanh toán trong thanh toán bù trừ
phải bằng nhau. Ví dụ: số dư trên tài khoản £1000 phải bằng biên lai thanh toán £1000.
Ngược lại, nếu mục mở và số tiền thanh toán không bằng nhau thì vẫn có thể ghi chênh lệch vào hệ thống. Hệ thống
sẽ coi bài đăng là một khoản thanh toán trên tài khoản chứ không phải là một mục đã xóa. Thanh toán trên tài khoản là khi
mặt hàng đó vẫn còn trong hệ thống dưới dạng mặt hàng mở.
Xóa tài khoản

Tài khoản G/L và sổ cái phụ được quản lý trong các mục đang mở sẽ được xóa bằng quy trình xóa tài khoản.
Với việc thanh toán bù trừ tài khoản, bạn không cần đăng một mục nào. Tất cả những gì bạn cần làm là chọn các mục trong
tài khoản có số dư bằng 0. Khi bạn đăng chúng, hệ thống sẽ gắn cờ các mục đã chọn là đã xóa và nhập số tài liệu xóa
và ngày xóa cho các mục đã xóa.
82
Chuẩn bị thanh toán bù trừ tự động
Vấn đề: Nhân viên kế toán muốn xóa các mục đang mở bằng chức năng Xóa tự động.
Nhiệm vụ của bạn là duy trì các cài đặt cho phép hệ thống xóa các mục đang mở bằng
chức năng Xóa tự động.
Trong SAP ERP, bạn xác định loại tài khoản cho khách hàng, nhà cung cấp và tài khoản sổ cái chung, đồng thời đặt tiêu chí cho số
chỉ định (được sử dụng liên quan đến khóa sắp xếp, cho phép quy trình thanh toán bù trừ tự động trong FI), khu vực kinh doanh và giao
dịch đối tác (được sử dụng để kiểm soát việc thanh toán/giao dịch của nhà cung cấp/khách hàng) để nhóm một tài khoản với các mục đang mở
để thanh toán bù trừ tự động. Sau khi thực hiện các cài đặt này, chương trình xóa hệ thống sẽ tìm kiếm các mục mở bằng nội tệ và ngoại
tệ có số dư bằng 0, nhóm chúng lại với nhau và xóa chúng đồng thời. Sau đó, hệ thống sẽ tạo số và ngày thanh toán bù trừ và nhập
chúng vào tài liệu đã xóa.
Để hệ thống thực hiện thanh toán bù trừ tự động, bạn cần tùy chỉnh một số thông số kỹ thuật nhất định. BẰNG
một phần của việc tùy chỉnh, bạn chỉ định một số tiêu chí, bao gồm loại và số tài khoản. Bạn cũng có thể xác định tối
đa năm tiêu chí bổ sung.
Để tùy chỉnh các chương trình thanh toán bù trừ tự động, hãy đi theo đường dẫn menu sau: IMG: Kế toán tài chính (Mới)
Kế toán sổ cái tổng hợp (Mới) Giao dịch kinh doanh Mở mục thanh toán bù trừ Chuẩn bị thanh toán bù trừ tự động.
Hoặc bạn có thể sử dụng mã giao dịch OB74.

Màn hình Thay đổi “Quy tắc bổ sung để xóa tự động”: Màn hình Tổng quan xuất hiện và hiển thị
danh sách các tiêu chí xóa tự động hiện có trong hệ thống. Để tạo tiêu chí tự động của riêng bạn, hãy nhấp vào
nút ở phía trên bên trái của màn hình. Màn hình Mục mới: Tổng quan về Mục nhập đã thêm xuất hiện (Hình 6-2).
Hình 6-2. Xác định các quy tắc bổ sung để xóa tự động
Sơ đồ tài khoản: Nhập Sơ đồ tài khoản của bạn vào trường này. Đây là ký tự có bốn chữ số mà
bạn đã xác định ở Chương 2.
Loại tài khoản: Nhập loại tài khoản vào trường này. Trong SAP ERP, các loại tài khoản được
biểu thị bằng các chữ cái, chẳng hạn như D (khách hàng), V (Nhà cung cấp) và S (Sổ cái chung).
83
Từ Tài khoản/Đến Tài khoản: Chỉ định phạm vi tài khoản cho từng loại hoạt động để phân
bổ phạm vi số nội bộ và bên ngoài. Đối với phép gán phạm vi số bên trong, hãy sử dụng
phạm vi từ 0 đến 99999999999. Đối với phép gán phạm vi số bên ngoài, hãy sử dụng
phạm vi từ A đến Z.
Tiêu chí 1-3: Xác định tiêu chí để xóa mục mở trong các trường Tiêu chí 1, Tiêu chí
2 và Tiêu chí 3.
■ Lưu ý Tiêu chí 1 là trường kỹ thuật ZUONR cho mã số phân công. Tiêu chí 2 là lĩnh vực kỹ thuật GSBER dành cho
một lĩnh vực kinh doanh. Tiêu chí 3 là lĩnh vực kỹ thuật VBUND dành cho đối tác thương mại.
Nhấp vào nút Enter ở phía trên bên trái màn hình hoặc nhấn Enter trên bàn phím để xác nhận điều đó nhằm lưu các tùy
hệ thống chấp nhận các mục nhập của bạn. Sau đó bấm lưu chỉnh của bạn.
Trong hoạt động tiếp theo, bạn sẽ xem cách gán tài khoản G/L để thanh toán bù trừ tự động. Đây là một khía cạnh
quan trọng của quá trình tùy chỉnh, vì nó cho bạn cơ hội xem các tài khoản G/L mà bạn đã tạo được chỉ định trong hệ thống
để đăng tự động như thế nào.
Tạo tài khoản để xóa sự khác biệt

Chương 4 đã xem xét ba mức độ chấp nhận được thể hiện trong SAP ERP, cụ thể là:
•Nhóm dung sai cho tài khoản G/L
•Nhóm dung sai cho nhân viên
•Dung sai cho khách hàng/nhà cung cấp
Bạn cũng đã xác định các giới hạn về chênh lệch thanh toán có thể chấp nhận được trong quá trình đăng bài bằng cách đặt mức tối đa
số tiền trên mỗi tài liệu được phép đăng, số tiền tối đa nhân viên được phép đăng cho mỗi mục mở trong mục tài khoản
khách hàng/nhà cung cấp và khoản chiết khấu tiền mặt tối đa mà nhân viên được phép cấp cho các đối tác kinh doanh.
Trong quá trình thanh toán bù trừ tài khoản, hệ thống sẽ kiểm tra các nhóm dung sai để xác định xem chênh lệch có nằm
trong giới hạn chấp nhận được hay không và tự động đăng chênh lệch vào các tài khoản được xác định trước.
■ Ghi chú Tham khảo “Phụ lục A - Chương 6 - Tài khoản để xóa sự khác biệt” cho các tài khoản G/L bạn cần để hoàn
thành các tùy chỉnh của hoạt động này.
Trong hoạt động này, bạn sẽ tạo và chỉ định chênh lệch thanh toán sau của tài khoản G/L. Để bắt đầu quá trình
tùy chỉnh, hãy làm theo đường dẫn menu sau: IMG: Kế toán tài chính (Mới) Kế toán sổ cái tổng hợp (Mới) Giao
dịch kinh doanh Mở mục xóa Xóa chênh lệch Tạo tài khoản để xóa chênh lệch. Bạn cũng có thể sử dụng mã giao
dịch OBXZ.
Hộp thoại Nhập biểu đồ tài khoản bật lên. Nhập biểu đồ khóa tài khoản của bạn vào Biểu đồ của
Tài khoản và nhấp vào Enter ở cuối màn hình hoặc nhấn Enter trên bàn phím. Màn hình Duy trì kế toán cấu hình: Bài
đăng tự động – Quy tắc được hiển thị (Hình 6-3). Đây là nơi bạn đặt quy tắc đăng bài tự động để xác định xem tài khoản được
đăng dưới dạng ghi nợ hay ghi có và cũng là nơi bạn bao gồm mã số thuế khi chỉ định tài khoản của mình.
84
Hình 6-3. Chỉ định ghi nợ/tín dụng để xác định tài khoản
Nhấp vào hộp kiểm Ghi nợ/Tín dụng được khoanh tròn màu đỏ trong phần Tài khoản được xác định dựa trên. Chức năng
này cho phép bạn chỉ định tài khoản G/L cho cả khoản ghi nợ và khoản tín dụng để đăng tự động. Nếu bạn nhấp vào trường Mã
số thuế, bạn cũng cần chỉ định mã số thuế của mình. Mã số thuế bạn chỉ định sẽ được áp dụng cho tài khoản G/L. Hộp kiểm Mã số
thuế trống trong ví dụ này. Điều này có nghĩa là tất cả mã số thuế có thể được đăng trong tài khoản G/L mà bạn chỉ định trong
hoạt động này đối với chênh lệch thanh toán. Nhấp vào nút Lưu. Màn hình Duy trì cấu hình FI: Đăng bài tự động – Tài khoản
xuất hiện (Hình 6-4). Đây là nơi bạn chỉ định các tài khoản G/L được xác định trước để đăng chênh lệch thanh toán để
đăng tự động.
Hình 6-4. Xác định tài khoản để đăng bài tự động
85
Nhập tài khoản G/L mà bạn đã tạo để Xóa chênh lệch G/L cho bất kỳ giao dịch ghi nợ nào (đây là 230110
trong cột Ghi nợ trong phần Chuyển nhượng tài khoản). Tương tự, nhập tài khoản G/L bạn đã tạo để bù trừ
chênh lệch G/L (đây là 280110 trong cột tín dụng trong phần Chuyển nhượng tài khoản)
Xem Hình 6-4.
Nhấp vào nút Enter hoặc nhấn Enter trên bàn phím để hệ thống xác nhận xem mục nhập của bạn có đúng hay không
Đã được chấp nhận. Sau đó lưu công việc của bạn.
Bước tiếp theo trong hoạt động này là xem cách chỉ định tỷ giá hối đoái tối đa trong SAP ERP.
Xác định chênh lệch tỷ giá hối đoái tối đa

Trong SAP R/3, có thể đặt chênh lệch tỷ giá tối đa cho từng loại ngoại tệ.
Cài đặt này chỉ định độ lệch tỷ giá hối đoái tối đa được phép giữa ngoại tệ và nội tệ, tính theo tỷ lệ phần
trăm. Chênh lệch tỷ giá hối đoái tối đa được thực hiện ở cấp mã công ty và do đó phụ thuộc vào mã công ty.
Khi bạn nhập ngoại tệ theo cách thủ công vào hệ thống và chỉ định tỷ giá hối đoái phù hợp trong tiêu đề
tài liệu, hệ thống sẽ thực hiện kiểm tra xác thực chênh lệch tỷ giá hối đoái, tính toán độ lệch tỷ giá phần
trăm và so sánh với tỷ giá hối đoái tối đa đã xác định sự khác biệt. Nếu chênh lệch tỷ giá hối đoái vượt quá
chênh lệch tỷ giá hối đoái tối đa bạn đã xác định, hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo. Biện pháp này đảm bảo rằng mọi
lỗi đều được xác định và khắc phục sớm.
Ví dụ: nếu 10% được chỉ định là chênh lệch tỷ giá hối đoái tối đa, khi tỷ giá hối đoái vượt quá tỷ giá
quy định này, hệ thống sẽ tự động xác định vấn đề này và đưa ra thông báo cảnh báo.
Hình 6-5 minh họa cách hệ thống thực hiện kiểm tra trong SAP ERP bằng sơ đồ.
86
Một tài liệu có số tiền nước
ngoài được nhập thủ công vào
hệ thống
Tỷ giá hối đoái được nhập vào

tiêu đề tài liệu
Hệ thống so sánh tỷ giá đã nhập với tỷ
giá lưu trong bảng tỷ giá của hệ thống
Hệ thống thực hiện kiểm tra xác thực
chênh lệch tỷ giá hối đoái
Hệ thống tính toán chênh lệch
phần trăm và so sánh nó với
chênh lệch tỷ giá hối đoái
tối đa được xác định
Đúng
Độ lệch tỷ giá có Hệ thống đưa ra thông báo cảnh
> 10% không? báo
KHÔNG
Hệ thống đăng khoản thanh toán và
tạo số tài liệu
Hình 6-5. Sơ đồ mô tả cách xử lý tỷ giá hối đoái tối đa trong SAP R/3
Bây giờ hãy đặt chênh lệch tỷ giá hối đoái tối đa trong SAP ERP. Xác định tỷ giá hối đoái tối đa
khác biệt, hãy làm theo đường dẫn sau: IMG: Kế toán tài chính (Mới) Cài đặt chung về kế toán tài chính (Mới) Tham số chung
cho mã công ty Đơn vị tiền tệ Chênh lệch tỷ giá hối đoái tối đa Xác định chênh lệch tỷ giá hối đoái tối đa cho mỗi mã công
ty. Bạn cũng có thể sử dụng mã giao dịch OB64.
Màn hình Thay đổi “Chênh lệch tối đa giữa các tỷ giá hối đoái”: Màn hình Tổng quan xuất hiện
(Hình 6-6). Màn hình này chứa danh sách mã công ty được xác định trước đó trong hệ thống.
87
Hình 6-6. Quy định chênh lệch tỷ giá tối đa
Nhấn vào ở cuối màn hình để tìm kiếm mã công ty của bạn từ danh sách mã công ty
được hiển thị. Chỉ định chênh lệch tỷ giá hối đoái tối đa cho mã công ty của bạn bằng cách nhập tỷ lệ phần
trăm vào hộp Max.exch.rate.dev. Trong hoạt động này, chúng tôi đã sử dụng 10 (10%) làm tỷ giá hối đoái tối
đa.
Lưu cài đặt của bạn.
88
Kiểm tra cài đặt mã công ty

Mặc dù không bắt buộc nhưng bạn nên kiểm tra cài đặt mã công ty của mình để xem các tùy chỉnh bạn đã thực hiện cho đến nay. Bạn có
thể kiểm tra cài đặt mã công ty của mình trong các tham số chung bằng cách làm theo đường dẫn menu sau: IMG: Kế toán tài chính (Mới)
Cài đặt chung về kế toán tài chính (Mới) Tham số toàn cầu Mã công ty Nhập tham số chung. Hoặc bạn có thể sử dụng mã giao
dịch OBY6.
Màn hình Tổng quan về Chế độ xem thay đổi “Dữ liệu toàn cầu về mã công ty:” được hiển thị (Hình 6-7). Từ danh
sách mã công ty được hiển thị, hãy tìm kiếm mã công ty của bạn. Chọn mã công ty của bạn từ danh sách mã công ty bằng
cách nhấp vào mã đó.
Hình 6-7. Màn hình Tổng quan về Dữ liệu Toàn cầu của Mã Công ty
Nhấp vào nút Chi tiết ở phía trên bên trái màn hình (khoanh đỏ trong Hình 6-7). Sự thay đổi
Xem “Dữ liệu toàn cầu về mã công ty”: Màn hình chi tiết được hiển thị (Hình 6-8). Màn hình này hiển thị tất cả các
cài đặt chung trong mã công ty của bạn. Bạn có thể chỉ định các cài đặt quan trọng khác tại đây.
89
Hình 6-8. Màn hình Chi tiết Dữ liệu Toàn cầu về Mã Công ty
Cập nhật các mục sau:
Số đăng ký VAT: Việc nhập dữ liệu vào trường này là tùy chọn. Chỉ làm điều
này nếu công ty của bạn yêu cầu. Khi bạn nhập mã số thuế GTGT của công ty bạn,
hệ thống sẽ tự động sử dụng mã số này để liên lạc về thuế GTGT.
Đề xuất Năm tài chính: Trường này là tùy chọn. Khi bạn nhấn vào ô này, hệ
thống sẽ tự động đề xuất năm tài chính trong quá trình nhập tài liệu.
90
Xác định Ngày Giá trị Mặc định: Cài đặt này cũng là tùy chọn. Khi bạn chọn nó trong quá
trình nhập tài liệu, hệ thống sẽ tự động đề xuất ngày hiện tại khi nhập tài liệu vào hệ
thống.
Được phép đăng bài tiêu cực: Khi hộp kiểm này được nhấp vào, điều này sẽ cho phép bạn đảo
ngược các giao dịch trong hệ thống mà không đăng tài liệu đã đảo ngược và tài liệu đảo ngược
liên quan. Nói cách khác, số liệu giao dịch ban đầu trong hệ thống sẽ giữ nguyên như trước.
Khi bạn đã cập nhật Chế độ xem thay đổi “Dữ liệu toàn cầu về mã công ty”: Màn hình chi tiết như được hiển thị trong
Hình 6-8, nhấp vào nút Enter ở phía trên bên trái màn hình rồi lưu công việc của bạn.
Bước tiếp theo trong bài tập cấu hình này là tùy chỉnh định giá ngoại tệ trong SAP ERP. BẰNG
Là một phần của quá trình tùy chỉnh này, bạn cũng sẽ xác định các phương pháp định giá và tìm hiểu cách chỉ định cài
đặt đăng tự động cho định giá ngoại hối.
Định giá ngoại tệ

Vấn đề: Nhân viên kế toán muốn có khả năng duy trì ngoại tệ và định giá các khoản mục
mở bằng ngoại tệ. Nhiệm vụ của bạn là giải thích cho nhân viên kế toán loại tỷ giá hối
đoái là gì, xác định các phương pháp định giá và thực hiện các cài đặt khác để cho
phép nhân viên kế toán đạt được mục tiêu của họ.
Để lập báo cáo tài chính vào một ngày quan trọng trong SAP ERP, bạn cần xác định định giá ngoại tệ. Tầm quan trọng
của việc xác định định giá ngoại tệ là bảng cân đối ngoại tệ và các khoản mục mở được định giá bằng cách sử dụng nó.
Khi bạn đã xác định định giá ngoại tệ của mình và chỉ định các tài khoản thích hợp,
hệ thống sẽ xem xét các tài khoản và khoản mục sau trong quá trình định giá ngoại tệ:
•Tài khoản G/L bằng ngoại tệ liên quan đến tài khoản bảng cân đối ngoại tệ
•Mở các khoản mục được đăng bằng ngoại tệ
Trong SAP ERP, bạn có tùy chọn thực hiện định giá tiền tệ bằng tiền tệ nhóm (nghĩa là tiền tệ song song) hoặc bằng
tiền tệ mã công ty. Bạn sẽ xem cách xác định các phương pháp định giá ngoại hối trong SAP ERP. Nhưng trước khi xác định
các phương pháp định giá này, chúng ta hãy xem nhanh các loại tỷ giá hối đoái trong SAP ERP.
Các loại tỷ giá hối đoái

Tỷ giá hối đoái khác nhau cho từng cặp tiền tệ được xác định trong hệ thống và được phân biệt theo loại tỷ giá hối đoái. Các
loại tỷ giá hối đoái sau đây được thể hiện trong SAP ERP bằng các ký hiệu sau:
•Tỷ giá bán ngân hàng – B (tỷ giá bán ngân hàng giữa các cặp tiền tệ)
•Tỷ giá mua ngân hàng – G (tỷ giá mua ngân hàng giữa các cặp tiền tệ)
•Tỷ giá trung bình – M (trung bình giữa tỷ giá bán và tỷ giá mua). Bạn có thể có được
tỷ giá bán hoặc tỷ giá mua sử dụng tỷ giá trung bình và chênh lệch giá. Điều này được thực hiện
bằng cách cộng hoặc trừ chênh lệch từ tỷ giá trung bình.
Các loại tỷ giá hối đoái sẽ được thảo luận thêm trong Chương 7.
91
Xác định phương pháp định giá
Các phương pháp định giá xác định phương pháp được sử dụng để thực hiện định giá ngoại tệ, là một phần của
quy trình đóng trong SAP ERP. Trong quá trình tùy chỉnh, bạn có thể xác định các phương pháp định giá cho các
mục mở như số dư ngân hàng, khách hàng và nhà cung cấp. Với các phương pháp định giá, bạn có thể thực hiện các
thông số kỹ thuật cho số dư và định giá riêng lẻ. Bạn có một danh sách các thủ tục định giá để lựa chọn.
Ví dụ: nguyên tắc giá trị thấp nhất, giá trị thấp nhất nghiêm ngặt, v.v.
Hãy cùng khám phá cách tạo phương pháp định giá ngoại tệ cho các khoản mục mở liên quan đến
khách hàng/nhà cung cấp được duy trì bằng ngoại tệ. Để thực hiện việc này, hãy làm theo đường dẫn menu
sau: IMG: Kế toán tài chính (Mới) Kế toán sổ cái tổng hợp (Mới) Xử lý định kỳ Định giá Xác
định các phương pháp định giá. Hoặc bạn có thể sử dụng mã giao dịch OB59.
Màn hình Thay đổi “Phương pháp định giá ngoại tệ”: Màn hình Tổng quan được hiển thị. Nhấn vào
nút ở đầu màn hình. Màn hình Mục mới: Chi tiết về Mục đã thêm sẽ xuất hiện (Hình 6-9).
Hình 6-9. Phương pháp định giá ngoại tệ cho khách hàng/nhà cung cấp
92
Là một phần của việc tùy chỉnh phương pháp định giá, bạn cần cập nhật các trường sau trên màn hình:
Phương pháp định giá: Nhập mã gồm bốn chữ số làm khóa cho phương pháp định giá của bạn.
Điều này xác định phương pháp định giá của bạn.
Mô tả: Nhập mô tả văn bản ngắn mô tả đúng nhất phương pháp định giá của bạn.
Nguyên tắc giá trị thấp nhất: Việc tính toán định giá được thực hiện trên tổng số hạng mục.
Khi quy trình định giá này được thiết lập, việc định giá chỉ được hiển thị nếu xảy ra lỗ chênh
lệch tỷ giá (khi chênh lệch giữa số tiền nội tệ và số tiền có giá trị là âm).
Nguyên tắc giá trị thấp nhất nghiêm ngặt: Việc tính toán định giá được thực hiện trên tổng số mặt hàng.
Giá trị định giá chỉ được hiển thị nếu giá trị mới có mức giảm giá và/hoặc đánh giá lại cho
các mục nhập tín dụng lớn hơn giá trị trước đó.
Luôn đánh giá: Cho phép xem xét việc đánh giá lại.
Chỉ đánh giá lại: Với thủ tục này, việc đánh giá lại được xem xét khi có lỗ tỷ giá.
Loại tài liệu: Nhập loại tài liệu thích hợp vào trường này. Đây chính là điểm mấu chốt để phân
biệt các giao dịch kinh doanh trong SAP ERP. Ví dụ: SA là loại tài liệu G/L.
Loại ExchRate cho Số tiền ghi nợ: Nhập B (giao dịch tiêu chuẩn theo tỷ giá bán của ngân hàng) vào
trường này. Loại tỷ giá hối đoái này tính đến việc định giá các khoản mục ngoại tệ có số dư dương.
Loại tỷ giá hối đoái cho số dư tín dụng: Nhập G (giao dịch tiêu chuẩn theo tỷ giá mua của
ngân hàng) vào trường này. Không giống như giao dịch tiêu chuẩn theo tỷ giá bán của ngân hàng,
loại tỷ giá hối đoái này tính đến việc định giá các khoản mục ngoại tệ có số dư âm.
Bảo hiểm rủi ro trao đổi: Bằng cách nhấp vào hộp kiểm này, điều đó có nghĩa là bạn muốn hệ
thống định giá các mặt hàng ngoại hối của bạn ở tỷ giá hối đoái được bảo hiểm. Phòng ngừa rủi ro
là một thủ tục được sử dụng để loại bỏ rủi ro có thể phát sinh từ các giao dịch kinh
doanh bằng ngoại tệ.
Loại tỷ giá hối đoái từ tham chiếu hóa đơn: Khi bạn nhấp vào nút radio này, việc định giá
tiền tệ được tiến hành dựa trên việc định giá tiền tệ dựa trên số dư có tham chiếu đến
tham chiếu hóa đơn.
Khi bạn đã cập nhật màn hình, hãy nhấp vào nút Enter ở góc trên bên trái màn hình để xác nhận các mục nhập của bạn. Sau đó
lưu đặc điểm kỹ thuật của bạn.
Bước tiếp theo trong việc tùy chỉnh định giá ngoại tệ là tạo ra một định giá ngoại tệ khác
phương pháp duy trì số dư ngân hàng bằng ngoại tệ. Sử dụng đường dẫn menu này: IMG: Kế toán tài chính (Mới) Kế toán
sổ cái tổng hợp (Mới) Xử lý định kỳ Định giá Xác định phương pháp định giá. Hoặc sử dụng mã giao dịch OB59. Bạn sẽ
được đưa trở lại Chế độ xem Thay đổi “Phương pháp định giá ngoại tệ”: Màn hình Tổng quan. Nhấp vào nút ở phía trên bên trái của
màn hình. Cập nhật màn hình như trong Hình 6-10.
93
Hình 6-10. Các phương pháp định giá ngoại tệ đối với số dư ngân hàng
Nhấp vào nút Enter ở phía trên bên trái màn hình để xác nhận các mục nhập của bạn; sau đó nhấp vào Lưu.
Chuẩn bị các bài đăng tự động để định giá ngoại tệ

Chênh lệch tỷ giá hối đoái thường phát sinh khi bạn định giá các khoản mục mở bằng ngoại tệ. Cài đặt bạn thực
hiện ở đây sẽ cho phép hệ thống tự động đăng chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh từ việc định giá các
khoản mục mở và số dư ngoại tệ vào các tài khoản bạn chỉ định.
Việc chuẩn bị các bài đăng tự động để định giá ngoại tệ không gì khác hơn là chỉ định
vào tài khoản G/L nơi bạn muốn đăng chênh lệch tỷ giá hối đoái.
■ Lưu ý Trước khi bạn tiếp tục hoạt động này, hãy tham khảo “Phụ lục A- Chương 6, Chuẩn bị đăng bài
tự động để định giá ngoại tệ” để tạo tài khoản G/L mà bạn sẽ cần cho cấu hình của mình.
94
Để tùy chỉnh các bài đăng tự động để định giá ngoại tệ, hãy đi theo đường dẫn menu sau: IMG: Financial
Kế toán (Mới) Kế toán sổ cái tổng hợp (Mới) Xử lý định kỳ Định giá Định giá ngoại tệ Chuẩn bị các bài đăng tự động
để định giá ngoại tệ. Hoặc bạn có thể sử dụng mã giao dịch OBA1.
Màn hình Duy trì kế toán cấu hình: Bài đăng tự động – Quy trình được hiển thị (Hình 6-11). Cái này
màn hình chứa danh sách các thủ tục tỷ giá hối đoái và khóa giao dịch mà bạn chỉ định cho các tài khoản.
Hình 6-11. Duy trì đăng tự động về chênh lệch tỷ giá bằng cách sử dụng khóa tỷ giá hối đoái
Trong hoạt động này, bạn sẽ chỉ định tài khoản theo các quy trình tự động sau:
•Chênh lệch tỷ giá hối đoái sử dụng khóa tỷ giá hối đoái (KDB)
•Chênh lệch tỷ giá hối đoái đối với các khoản mục mở—các khoản phải thu
•Chênh lệch tỷ giá hối đoái đối với các khoản mục mở—các khoản phải trả
Chênh lệch tỷ giá hối đoái bằng cách sử dụng khóa tỷ giá hối đoái (KDB)
Khi định giá các khoản mục mở, chẳng hạn như giao dịch kinh doanh, chênh lệch tỷ giá hối đoái có thể là lỗ hoặc lãi.
Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái là một khoản chi phí và được ghi nhận vào tài khoản Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Tương tự, chênh lệch tỷ giá hối đoái thực hiện được ghi vào tài khoản Lãi ngoại hối và tài khoản Điều chỉnh bảng
cân đối kế toán.
Quy trình Chênh lệch tỷ giá hối đoái sử dụng khóa tỷ giá hối đoái (KDB) cho phép bạn chỉ định các tài khoản lỗ
và lãi tỷ giá hối đoái cho phương pháp định giá của mình. Nó cũng cho phép hệ thống tự động đăng các khoản lỗ hoặc
lãi phát sinh từ chênh lệch tỷ giá hối đoái trong quá trình định giá mục mở vào các tài khoản bạn chỉ định khi tùy
chỉnh chênh lệch tỷ giá hối đoái cho các mục mở trong tài khoản G/L sau này. Hãy xem cách thực hiện việc này. Chọn
Exch.Rate Diff. Sử dụng Exch.Rate Key – KDB từ danh sách các thủ tục tỷ giá hối đoái trong Hình 6-11
và nhấp vào nút Chi tiết ở phía trên bên trái màn hình.
95
Hộp thoại Nhập biểu đồ tài khoản sẽ xuất hiện. Nhập ID biểu đồ tài khoản của bạn (CA90) vào trường Biểu đồ tài khoản. Nhấp vào nút
Enter để xác nhận mục nhập của bạn. Màn hình Duy trì kế toán cấu hình: Bài đăng tự động – Tài khoản được hiển thị (Hình 6-12). Đây là nơi
bạn chỉ định quy trình đăng bài tự động cho các tài khoản G/L thích hợp. Nhập tài khoản G/L thích hợp cho khoản lỗ chênh lệch tỷ giá
hối đoái trong trường Tài khoản chi phí và khoản lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái (lợi nhuận E/R) trong trường Tài khoản lãi E/R.
Hình 6-12. Duy trì đăng bài tự động cấu hình FI để xác định tài khoản
■ Lưu ý Để trống cột đầu tiên (cột Khóa chênh lệch tỷ giá hối đoái). Nếu bạn nhập một chìa khóa ở đây,
bạn phải chỉ định điều này trong bản ghi chính tài khoản G/L có liên quan; nếu không, tài khoản định giá ngoại tệ
của bạn sẽ không hoạt động.
Nhấp vào nút Enter hoặc nhấn Enter trên bàn phím của bạn. Hệ thống sẽ xác nhận mục nhập của bạn.
Lưu công việc của bạn.
Bước tiếp theo là gán chênh lệch tỷ giá hối đoái cho các khoản mục đang mở (tài khoản G/L) cho các tài khoản. Để quay
lại màn hình Duy trì kế toán cấu hình: Đăng bài tự động – Thủ tục (được hiển thị trong Hình 6-11), hãy nhấp vào nút Quay lại
ở trên cùng bên trái của màn hình.
Chênh lệch tỷ giá hối đoái cho các mặt hàng mở/tài khoản GL
Trong hoạt động này và hoạt động tiếp theo, bạn sẽ xác định chênh lệch tỷ giá hối đoái cho các khoản mục mở cho một
tài khoản Tài khoản phải thu và một Tài khoản phải trả. Bạn có thể xác định một số tài khoản cho chênh lệch tỷ giá hối đoái cho
một số mục mở trong hệ thống, nhưng chúng tôi đang hạn chế định nghĩa về chênh lệch tỷ giá hối đoái cho các mục mở chỉ
ở hai mục trong bài tập này. Điều này sẽ giúp bạn cảm nhận được cách tùy chỉnh chênh lệch tỷ giá hối đoái cho các mục
đang mở. Trong thời gian rảnh rỗi, bạn có thể xác định nhiều tài khoản hơn.
Trước tiên, hãy xem cách xác định chênh lệch tỷ giá hối đoái cho các khoản phải thu mở. Cài đặt bạn định cấu hình
sẽ cho phép hệ thống tự động đăng chênh lệch tỷ giá hối đoái cho các tài khoản G/L được chỉ định khi định giá các khoản mục
mở và số dư ngoại tệ cho các tài khoản phải thu.
96
Bạn xác định chênh lệch tỷ giá hối đoái cho các mục mở cho tài khoản phải thu bằng cách sử dụng con nợ ngoại thương làm ví dụ. Chọn
Khác biệt tỷ giá hối đoái. Mở Mục/G/L Acct–KDF từ danh sách quy trình tỷ giá hối đoái trong Hình 6-13 và nhấp vào nút Chi tiết ở góc trên
bên trái của màn hình.
Hình 6-13. Duy trì quy trình đăng tải tự động đối với chênh lệch tỷ giá hối đoái: Các mục mở/Tài khoản G/L
Chế độ xem thay đổi “Xác định tài khoản cho OI Exch. Tỷ lệ chênh lệch”: Màn hình tổng quan được hiển thị.
Đây là nơi bạn tùy chỉnh quy trình đăng tải tự động cho các tài khoản G/L thích hợp, chỉ định các tài khoản G/L cho chênh lệch tỷ giá
hối đoái được thực hiện cho các khoản lỗ và lãi, đồng thời chỉ định các tài khoản G/L cho các khoản lỗ và lãi phát sinh từ việc định
giá tỷ giá hối đoái. Để nhập dữ liệu, nhấp vào nút ở đầu màn hình. Màn hình Mục mới: Chi tiết về Mục nhập đã thêm được hiển thị (Hình
6-14).
97
Hình 6-14. Thông số kỹ thuật cho quy trình đăng bài tự động cho tài khoản G/L
Biểu đồ tài khoản: Biểu đồ tài khoản bạn nhập vào trường này sẽ cho phép bạn chỉ định các
tài khoản G/L được tạo trong biểu đồ tài khoản này cho các trường thích hợp (tài khoản G/L,
Lỗ, Lãi Val.loss1, Val.gain1 và Bal.sheet adj.1) và cho phép hệ thống thực hiện đăng bài
tự động vào các tài khoản G/L được chỉ định.
Tài khoản G/L: Nhập tài khoản G/L cho khoản phải thu. Đây là tài khoản G/L sẽ được cập nhật.
Trong hoạt động này, chúng tôi đã sử dụng tài khoản G/L cho Bên nợ thương mại (Nước ngoài).
Lỗ: Chỉ định tài khoản G/L nơi ghi nhận và ghi nhận các khoản lỗ phát sinh từ chênh lệch tỷ
giá hối đoái.
Lợi nhuận: Chỉ định tài khoản G/L nơi lợi nhuận phát sinh từ chênh lệch tỷ giá hối đoái được
ghi nhận và ghi nhận.
Giá trị lỗ 1: Chỉ định tài khoản G/L nơi bạn muốn ghi nhận các khoản lỗ phát sinh từ việc
định giá ngoại tệ.
Val.gain 1: Chỉ định tài khoản G/L nơi bạn muốn đăng lợi nhuận phát sinh từ việc định
giá ngoại tệ.
Bal.sheet adj.1: Mở mục định giá điều chỉnh ngoại tệ các khoản phải thu, phải trả
được đăng tải trong tài khoản G/L bạn nhập vào trường này.
Bảng 6-1 liệt kê các tài khoản G/L được sử dụng trong hoạt động này.
98
Bảng 6-1. Danh sách tài khoản G/L cho quy trình đăng bài tự động—Tài khoản phải thu
Cánh đồng Giá trị Sự miêu tả
Biểu đồ tài khoản CA90 Điều này được mặc định bởi hệ thống. Bạn có thể ghi đè nội dung của trường
này theo cách thủ công.
Tài khoản GL 119000 Tài khoản G/L dành cho Bên nợ thương mại (Nước ngoài)
Chênh lệch tỷ giá hối đoái thực hiện
Sự mất mát 450000 Tài khoản G/L định giá ngoại hối
Nhận được 450000 Tài khoản G/L định giá ngoại hối
Định giá
Giá trị mất mát 1 451000 Tài khoản G/L định giá ngoại hối
Giá trị tăng 2 451000 Tài khoản G/L định giá ngoại hối
Bal.sheet adj.1 119002 Tài khoản G/L cho Bal. Bảng điều chỉnh. (con nợ thương mại)
Sau khi cập nhật màn hình, nhấp vào nút Enter ở góc trên bên trái màn hình hoặc nhấn Enter trên
bàn phím của bạn. Hệ thống sẽ chấp nhận các mục của bạn. Lưu cấu hình của bạn.
Tiếp theo, bạn sẽ ấn định các tài khoản có chênh lệch tỷ giá hối đoái cho các khoản mục mở – tài khoản phải trả. Bạn cần
để quay lại màn hình Duy trì kế toán cấu hình: Bài đăng tự động – Quy trình trong Hình 6-13, nơi bạn sẽ tiếp tục tùy
chỉnh. Để làm như vậy, hãy nhấp vào nút Quay lại ở góc trên bên trái của màn hình.
Chênh lệch tỷ giá hối đoái cho các khoản mục mở-Tài khoản phải trả
Cài đặt bạn định cấu hình ở đây cho phép hệ thống tự động đăng chênh lệch tỷ giá hối đoái cho các tài khoản G/L được chỉ
định khi định giá các khoản mục mở và số dư ngoại tệ cho các tài khoản phải trả.
Trên màn hình Duy trì kế toán cấu hình: Bài đăng tự động – Thủ tục được hiển thị trước đó trong Hình 6-13,
chọn Exch.Rate Dif. Mở lại Mục/G/L Acct–KDF từ danh sách quy trình tỷ giá hối đoái và nhấp vào nút Chi tiết ở góc trên cùng
bên trái của màn hình. Chế độ xem thay đổi “Xác định tài khoản cho OI Exch. Tỷ lệ chênh lệch”: Màn hình tổng quan được hiển
thị. Để nhập dữ liệu, hãy nhấp vào phía trên màn hình; màn hình Mục mới: Chi tiết về Mục đã nút ở
thêm được hiển thị. Sử dụng dữ liệu trong Bảng 6-2, cập nhật màn hình.
99
Bảng 6-2. Danh sách tài khoản G/L cho thủ tục đăng bài tự động—Tài khoản phải trả
Cánh đồng Giá trị Sự miêu tả
Biểu đồ tài khoản CA90 Đây là mặc định; nếu không, hãy nhập thủ công.
Tài khoản GL 213000 Tài khoản G/L cho chi phí tỷ giá hối đoái
Chênh lệch tỷ giá hối đoái thực hiện
Sự mất mát 450000 Tài khoản G/L định giá ngoại hối
Nhận được 450000 Tài khoản G/L định giá ngoại hối
Định giá
Giá trị mất mát 1 451000 Tài khoản G/L định giá ngoại hối
Val.gain 2 451000 Tài khoản G/L định giá ngoại hối
Bal.sheet adj.1 219003 Tài khoản G/L cho Bal. Bảng điều chỉnh. (chủ nợ thương mại)
Nhấp vào nút Enter hoặc nhấn Enter trên bàn phím của bạn. Hệ thống sẽ chấp nhận các mục của bạn.
Sau đó lưu cấu hình của bạn.
Bản tóm tắt

Chương này giải thích cách xóa các mục đang mở trong SAP ERP. Là một phần của cuộc thảo luận, bạn đã tìm hiểu
cách các giao dịch kinh doanh được tạo và đăng trong hệ thống dưới dạng các mục mở và cách các mục mở được xóa bằng các
khoản thanh toán. Bạn đã tìm hiểu về nhiều cách khác nhau để xóa các mục đang mở trong SAP ERP.
Chúng bao gồm việc đăng và thanh toán bù trừ (khi các khoản thanh toán được khớp với các mục đang mở trong
hệ thống để đạt được số dư bằng 0) và thanh toán bù trừ tài khoản (bằng cách chọn nhóm các mục và khớp chúng với
kết quả thanh toán có số dư bằng 0). Chúng tôi tiếp tục hướng dẫn bạn cách tùy chỉnh cài đặt để xóa tự động.
Là một phần của cấu hình thanh toán bù trừ tự động, bạn đã học cách xác định loại tài khoản cho khách hàng, nhà
cung cấp và tài khoản G/L, đồng thời đặt tiêu chí phân công, khu vực kinh doanh và đối tác thương mại để nhóm tài khoản
với các mục đang mở để thanh toán bù trừ tự động. Bạn cũng đã xem xét cài đặt chênh lệch tỷ giá hối đoái tối đa cho
mỗi ngoại tệ trong mã công ty. Bạn đã thấy chênh lệch tỷ giá hối đoái tối đa mà bạn chỉ định được thực hiện trong hệ
thống như thế nào.
Bạn cũng đã học cách kiểm tra cài đặt mã công ty của mình trong các tham số chung để đảm bảo rằng bạn
không bỏ sót các cài đặt quan trọng. Quá trình bạn đã sử dụng là hộp kiểm Được phép đăng bài tiêu cực.
Nó cho phép bạn đảo ngược các giao dịch trong hệ thống mà không làm thay đổi số liệu giao dịch ban đầu.
Trước khi lập báo cáo tài chính, điều quan trọng là bạn phải xác định định giá ngoại tệ để bảng cân đối
ngoại tệ và các khoản mục mở bằng ngoại tệ được định giá như một phần của định giá ngoại tệ. Bạn cũng đã học cách
xác định định giá ngoại tệ và chỉ định các tài khoản thích hợp mà hệ thống sẽ sử dụng trong quá trình định giá đó.
Cuối cùng, bạn đã xem xét cách chuẩn bị các bài đăng tự động để định giá ngoại hối cho phép
hệ thống tự động đăng chênh lệch tỷ giá hối đoái vào các tài khoản G/L thích hợp.
Chương tiếp theo xem xét cách duy trì tỷ giá hối đoái trong SAP ERP để cho phép bạn dịch
chuyển sang loại tiền tệ thích hợp. Trong quá trình này, bạn sẽ duy trì mối quan hệ giữa một cặp tiền tệ bằng
các tỷ lệ thích hợp.
100
Chương 7
Duy trì các loại tiền tệ và

Cặp tiền tệ
Trong chương này, bạn tìm hiểu cách tùy chỉnh nội tệ và ngoại tệ cho mã công ty.
•Duy trì các loại tỷ giá hối đoái
•Xác định tỷ giá hối đoái tiêu chuẩn
•Nhập tiền tố cho tỷ giá hối đoái báo giá trực tiếp/gián tiếp
•Xác định tỷ lệ dịch thuật cho dịch thuật tiền tệ
Tiền tệ
Trong kế toán SAP ERP, các giao dịch được đo lường bằng tiền tệ. Vì vậy, cần phải chỉ định loại tiền tệ
cho mỗi giao dịch bạn nhập vào hệ thống. Để hệ thống quản lý sổ cái tiền tệ, bạn phải chỉ định mã tiền
tệ tiêu chuẩn trong quá trình nhập dữ liệu. Tiêu chuẩn hóa của Tổ chức Quốc tế (ISO) đặt ra các mã
tiền tệ này, chẳng hạn như GBP cho đồng bảng Anh, USD cho Hoa Kỳ
Đô la, vân vân. Đồng tiền mã công ty thường được gọi trong SAP R/3 là tiền địa phương; các loại tiền tệ
khác được gọi là ngoại tệ.
SAP R/3 rất năng động ở chỗ nó cho phép bạn đồng thời duy trì sổ cái bằng các loại tiền tệ song song
kết hợp với loại tiền tệ mã công ty (tiền địa phương), ví dụ: bằng tiền nhóm hoặc tiền cứng
tiền tệ.
Là một phần của bài tập tùy chỉnh, bạn sẽ xác định các mục sau:
•Tỷ giá hối đoái tiêu chuẩn
• Tiền tố cho tỷ giá hối đoái báo giá trực tiếp/gián tiếp
•Tỷ lệ dịch thuật cho dịch thuật tiền tệ
SAP ERP sử dụng hai báo giá tiền tệ chính để dịch tiền tệ: báo giá trực tiếp và báo giá gián tiếp.
Ngoài việc chuyển số tiền sang loại tiền tệ thích hợp, tỷ giá hối đoái cũng có thể được sử dụng để
định giá, chuyển đổi, giao dịch và lập kế hoạch.
101
Chương 7 ■ Duy trì các loại tiền tệ và các cặp tiền tệ
Các loại tỷ giá hối đoái

Trong SAP R/3, một số tỷ giá hối đoái được xác định và lưu trữ cho từng cặp tiền tệ. Một số tỷ giá hối đoái được giữ trong hệ
thống, vì vậy điều quan trọng là tỷ giá phải được phân biệt đầy đủ. Loại tỷ giá hối đoái đóng vai trò là cơ chế phân biệt tỷ giá
hối đoái (Hình 7-1).
Tỷ giá
Các loại
Tỷ giá trên
Tỷ giá lịch sử Tỷ giá bán ngân hàng (B) Tỷ giá mua ngân hàng (B) Giá trung bình (M)
Một số ngày quan trọng
Hình 7-1. Các loại tỷ giá hối đoái có sẵn
Khi bạn đang duy trì tỷ giá hối đoái, bạn có thể sử dụng một trong các công cụ sau:
• Đảo ngược: Được sử dụng để tính tỷ giá ngược lại với tỷ giá hối đoái nhất định.
Hạn chế của việc đảo ngược là việc tính toán dựa trên tỷ lệ ngược lại là không đầy đủ. Do
đó, bạn không nên sử dụng nó cho loại tỷ giá hối đoái trung bình (M).
• Tiền tệ cơ sở: Loại tiền tệ (ví dụ: USD) mà bạn sử dụng trong một cặp tiền tệ để quy đổi ngoại tệ cho một
loại tỷ giá hối đoái nhất định. Điều này lý tưởng khi bạn phải dịch giữa nhiều loại tiền tệ. Bằng
cách sử dụng đồng tiền cơ sở, bạn có thể đơn giản hóa các vấn đề liên quan đến việc duy trì một số tỷ
giá hối đoái.
• Chênh lệch tỷ giá hối đoái: Chênh lệch không đổi giữa các loại tỷ giá hối đoái.
Ví dụ: chênh lệch giữa tỷ giá trung bình và tỷ giá bán của ngân hàng hoặc tỷ giá mua của ngân hàng.
Trong SAP, bạn có thể sử dụng báo giá trực tiếp hoặc gián tiếp làm báo giá tiêu chuẩn cho tỷ giá hối đoái. Mô t tiêu chuâ n
Báo giá là báo giá phổ biến được sử dụng để quản lý tỷ giá hối đoái bằng ngoại tệ. Bạn có thể lựa chọn xác định báo giá trực tiếp
hoặc gián tiếp cho từng cặp tiền tệ theo tỷ giá hối đoái. Bạn sẽ xem xét điều này một cách chi tiết trong phần tiếp theo.
102
Xác định một báo giá tiêu chuẩn cho tỷ giá hối đoái
Vấn đề: Khách hàng của bạn muốn có thể duy trì tỷ giá hối đoái trong hệ thống SAP R/3.
Để đáp ứng yêu cầu này, bạn được yêu cầu xác định báo giá trực tiếp và gián tiếp cho
từng cặp tiền tệ GBP/USD.
Trong SAP ERP, tỷ giá hối đoái được trích dẫn trực tiếp hoặc gián tiếp. Trong hoạt động này, bạn sẽ duy trì báo
giá trực tiếp và báo giá gián tiếp cho từng cặp tiền tệ mà bạn muốn sử dụng làm báo giá tiêu chuẩn cho tỷ giá hối đoái
của mình:
• Báo giá trực tiếp: Khi một đơn vị ngoại tệ được thể hiện bằng một đơn vị tiền tệ mã công ty của
bạn. Ví dụ: một đơn vị ngoại tệ 1,00 USD được hiển thị bằng nội tệ là 0,56120 GBP.
• Báo giá gián tiếp: Khi một đơn vị nội tệ (mã công ty của bạn) được báo giá
cho một đơn vị ngoại tệ. Ví dụ: một đơn vị nội tệ 1,00 GBP được niêm yết là 1,63120 USD bằng
ngoại tệ.
Bạn có thể xác định báo giá trực tiếp hoặc gián tiếp trong bảng tỷ giá hối đoái, bảng này sẽ có sẵn cho người dùng
trong quá trình nhập dữ liệu. Bảng tỷ giá hối đoái chứa danh sách tất cả các tỷ giá hối đoái giữa các loại tiền tệ khác nhau
trong một phạm vi ngày trong hệ thống. Để hiển thị bảng tỷ giá hối đoái, hãy sử dụng đường dẫn menu này: Kế toán
Kế toán tài chính Tài khoản phải trả Môi trường Cài đặt hiện tại Nhập tỷ giá hối đoái.
Hãy xem cách xác định báo giá tiêu chuẩn cho tỷ giá hối đoái. Để chuyển đến màn hình nơi bạn sẽ thực hiện việc này,
hãy làm theo đường dẫn menu sau: IMG: SAP NetWeaver Cài đặt chung Tiền tệ Xác định Báo giá tiêu chuẩn cho tỷ
giá hối đoái. Bạn cũng có thể chỉ cần sử dụng mã giao dịch ONOT.
Màn hình Thay đổi “Chế độ xem bảo trì TCURN”: Màn hình Tổng quan được hiển thị. Để bắt đầu tùy chỉnh
báo giá tiền tệ của bạn, hãy nhấp vào cái nút. Màn hình Mục nhập Mới: Tổng quan về Màn hình Mục nhập đã thêm là
hiển thị (Hình 7-2). Đây là nơi bạn xác định cài đặt cho báo giá tiền tệ của mình.
Hình 7-2. Báo giá tỷ giá hối đoái
103
■ Lưu ý Hoạt động này sử dụng GBP/USD làm cặp tiền tệ. Bạn có thể sử dụng bất kỳ cặp tiền tệ nào bạn chọn.
Việc lựa chọn cặp tiền tệ mà bạn sử dụng cuối cùng sẽ dựa trên yêu cầu của khách hàng.
Cập nhật các trường đầu vào sau:
Ngày hợp lệ: Nhập ngày bạn muốn bắt đầu báo giá tỷ giá hối đoái. Hệ thống sẽ coi ngày bạn nhập vào
trường này là ngày bắt đầu báo giá tỷ giá hối đoái.
Báo giá: Nhập loại báo giá mà công ty bạn đang sử dụng làm báo giá tỷ giá hối đoái (cho dù bạn
muốn cặp tiền tệ của mình là báo giá trực tiếp hay gián tiếp).
■ Mẹo Sử dụng ngày hôm nay trong trường Từ hợp lệ làm ngày bắt đầu báo giá tỷ giá hối đoái của bạn.
Nhấp vào nút Enter ở phía trên bên trái màn hình để xác nhận các mục nhập của bạn và sau đó lưu báo giá tỷ giá hối đoái
của bạn.
Trong quá trình báo giá tỷ giá, người dùng có thể nhập nhầm báo giá trực tiếp dưới dạng báo giá gián tiếp và ngược
lại. Để tránh điều này xảy ra, tiền tố được sử dụng để phân biệt giữa trích dẫn trực tiếp và gián tiếp. Trong hoạt động tiếp
theo, bạn sẽ gán tiền tố cho báo giá tỷ giá hối đoái.
Nhập tiền tố cho tỷ giá hối đoái báo giá trực tiếp/gián tiếp
Bạn có thể phân biệt báo giá gián tiếp với báo giá trực tiếp bằng cách duy trì tiền tố cho tỷ giá hối đoái mà bạn có thể sử dụng trong
quá trình nhập và hiển thị tài liệu. Nếu không có tiền tố nào được duy trì thì cài đặt tiêu chuẩn SAP sẽ được áp dụng. Để trình bày
cách gắn tiền tố vào báo giá tỷ giá hối đoái, trước tiên bạn sẽ xem xét ba kịch bản cài đặt và sau đó gán tiền tố cho tỷ giá hối đoái
báo giá trực tiếp/gián tiếp.
Trong kịch bản 1, tỷ giá hối đoái báo giá trực tiếp thường được sử dụng và cài đặt tiêu chuẩn thường được sử dụng
làm tỷ giá hối đoái. Để thiết lập điều này, hãy để trống cài đặt tỷ giá hối đoái cho trường tỷ giá hối đoái trực tiếp và thêm tiền
tố vào trường tỷ giá hối đoái gián tiếp. Dưới đây là các tiền tố được sử dụng cho tỷ giá hối đoái báo giá gián tiếp:
Lĩnh vực Giá trị Mô tả
D (Trực tiếp) Để trống Điều này không có tiền tố cho tỷ giá hối đoái báo giá trực tiếp.
Tôi (gián tiếp) / (dấu gạch chéo) Đối với tỷ giá hối đoái báo giá gián tiếp.
Cài đặt này sẽ cho phép người dùng nhập tỷ giá hối đoái báo giá trực tiếp được sử dụng thường xuyên mà không cần
tiếp đầu ngữ. Tỷ giá hối đoái báo giá gián tiếp hiếm khi được sử dụng phải được nhập bằng tiền tố.
104
Trong kịch bản 2, tỷ giá hối đoái báo giá gián tiếp thường được sử dụng và tỷ giá hối đoái báo giá trực tiếp hiếm khi được sử dụng. Trong
trường hợp này, bạn có thể để trống cài đặt tỷ giá hối đoái cho báo giá gián tiếp cho tỷ giá hối đoái và gán tiền tố cho tỷ giá hối đoái báo
giá trực tiếp hiếm khi được sử dụng. Dưới đây là các tiền tố được sử dụng để báo giá tỷ giá hối đoái trực tiếp:
Tôi (gián tiếp) Để trống Đây là không có tiền tố cho tỷ giá hối đoái báo giá gián tiếp.
*
D (Trực tiếp) dấu hiệu Đối với tỷ giá hối đoái báo giá trực tiếp.
Cài đặt này sẽ cho phép người dùng nhập tỷ giá hối đoái báo giá gián tiếp mà không cần tiền tố.
Trong kịch bản 3, tỷ giá hối đoái báo giá gián tiếp và trực tiếp được sử dụng như nhau, vì vậy bạn cần chỉ định tiền tố
cho cả hai cá nhân. Dưới đây là các tiền tố được sử dụng cho cả tỷ giá hối đoái báo giá trực tiếp và gián tiếp.
*
D (Trực tiếp) dấu hiệu Đối với tỷ giá hối đoái báo giá trực tiếp.
Tôi (gián tiếp) / (dấu gạch chéo phía trước) Đối với tỷ giá hối đoái được trích dẫn gián tiếp.
Bằng cách này, hệ thống sẽ luôn yêu cầu người dùng nhập tiền tố khi nhập báo giá tỷ giá hối đoái. Tiền tố mà người dùng nhập vào
cho phép hệ thống xác định nên sử dụng tỷ giá hối đoái báo giá trực tiếp hay gián tiếp.
Vấn đề: Khách hàng của bạn thường xuyên sử dụng tỷ giá hối đoái báo giá trực tiếp và
hiếm khi sử dụng tỷ giá hối đoái báo giá gián tiếp. Nhóm của bạn đã yêu cầu bạn xác định
tỷ giá hối đoái báo giá gián tiếp bằng tiền tố. (Điều này sẽ giúp người dùng nhập tỷ giá
báo giá chính xác.)
Hoạt động này giả định rằng báo giá gián tiếp hiếm khi được sử dụng và tỷ giá hối đoái báo giá trực tiếp thường được sử dụng. Để gán
tiền tố cho tỷ giá hối đoái báo giá trực tiếp/gián tiếp, hãy làm theo đường dẫn menu sau: IMG: SAP NetWeaver Cài đặt chung Tiền tệ Nhập
tiền tố cho tỷ giá hối đoái báo giá trực tiếp/gián tiếp. Hoặc bạn có thể sử dụng mã giao dịch OPRF.
Màn hình Tổng quan về Thay đổi “Tiền tố Báo giá Trực tiếp/Gián tiếp cho Tỷ giá hối đoái” được hiển thị. Để gán tiền tố, hãy nhấp vào
màn hình Mục nhập đã thêm được nút ở phía trên bên trái của màn hình. Các mục mới: Tổng quan
hiển thị. Vì kịch bản này thường xuyên sử dụng tỷ giá hối đoái trực tiếp và hiếm khi sử dụng tỷ giá hối đoái gián tiếp, nên bạn để
trống trường D (Trực tiếp) và nhập / vào trường I (Gián tiếp) (Hình 7-3). Nhấp vào để lưu .
105
Hình 7-3. Chỉ định tiền tố cho báo giá tỷ giá hối đoái gián tiếp
Bởi vì SAP ERP chuyển đổi tiền tệ bằng cách sử dụng tỷ lệ cho từng loại tiền tệ và cặp tiền tệ, nên bước tiếp theo
Bước này là xác định các tỷ lệ sẽ được sử dụng để chuyển đổi tiền tệ.
Xác định tỷ lệ dịch thuật cho dịch thuật tiền tệ

Bạn chỉ định tỷ lệ cho từng cặp tiền tệ và cho từng loại tỷ giá hối đoái. Ví dụ: bạn chỉ định rằng vào ngày 04/14/2013,
tỷ giá hối đoái giữa GBP và USD được tính theo tỷ lệ 1:1. Tỷ lệ dịch này sẽ được áp dụng trong quá trình dịch tiền tệ và
sẽ được hiển thị trong quá trình dịch tỷ giá hối đoái. Đi tới màn hình để xác định tỷ lệ dịch thuật của bạn cho dịch thuật
tiền tệ bằng cách sử dụng đường dẫn menu này: IMG: SAP NetWeaver
Cài đặt chung Tiền tệ Xác định tỷ lệ chuyển đổi cho giao dịch tiền tệ. Hoặc bạn có thể sử dụng mã giao dịch OBBS.
Màn hình Cảnh báo bật lên với thông báo rằng những thay đổi được thực hiện có thể gây ra sự không nhất quán (Hình 7-4).
106
Hình 7-4. Cảnh báo những thay đổi có thể gây ra sự thiếu nhất quán trong hệ thống
Nhấn vào ở phía dưới bên trái của màn hình bật lên để xác nhận hành động của bạn. Chế độ xem Thay
đổi: “Tiền tệ: Tỷ lệ chuyển đổi”: Màn hình Tổng quan được hiển thị. Đây là nơi bạn xác định tỷ lệ dịch. Để nhập dữ liệu
vào hệ thống, nhấp vào nút ở phía trên bên trái màn hình.
Màn hình Mục mới: Tổng quan về Mục nhập đã thêm xuất hiện (Hình 7-5). Đây là nơi bạn chỉ định cài đặt cho tỷ lệ dịch.
ExRt: Trường này cho phép bạn chỉ định tỷ giá hối đoái cho cặp tiền tệ của mình.
Ví dụ: M là bản dịch chuẩn ở tốc độ trung bình. Nhập tỷ giá hối đoái mà bạn muốn sử dụng
trong trường này. Hoạt động này sử dụng M (tỷ lệ trung bình).
Khi bạn sử dụng tỷ giá hối đoái loại M, bạn có thể dễ dàng xác định tỷ giá hối đoái bán
hoặc ngân hàng mua bằng cách cộng hoặc trừ tỷ giá hối đoái cho tỷ giá trung bình.
Không có quy tắc cứng nhắc nào về loại tỷ giá hối đoái bạn sử dụng ở đây. Bạn có thể sử dụng bất kỳ
loại tỷ giá nào trong ba loại tỷ giá hối đoái (tỷ giá mua của ngân hàng G, tỷ giá bán của ngân hàng
B và tỷ giá trung bình M), nhưng chúng tôi khuyên bạn nên tuân theo tiêu chuẩn của công ty mình.
Từ/Đến: Nhập cặp tiền tệ của bạn. Hoạt động này sử dụng GBP/USD làm cặp tiền tệ.
Ngày hợp lệ: Đây là ngày bạn muốn bản dịch tỷ giá hối đoái của mình có hiệu lực từ đó. Bạn
nên sử dụng ngày hiện tại.
Tỷ lệ (Từ): Nhập tỷ lệ bạn muốn sử dụng cho việc dịch tiền tệ của mình.
Ví dụ này sử dụng tỷ lệ 1:1.
Nhấp vào nút Enter ở phía trên bên trái màn hình để xác nhận các mục nhập của bạn và sau đó
nhấp vào để lưu .
107
Bước tiếp theo là nhập tỷ giá hối đoái sẽ áp dụng cho tỷ lệ quy đổi mà bạn đã xác định cho quy đổi tiền tệ của
mình trong Hình 7-5.
Hình 7-5. Xác định tỷ lệ dịch cho cặp tiền tệ
Nhập tỷ giá hối đoái

Tỷ giá hối đoái được sử dụng để quy đổi loại tiền tệ này sang loại tiền tệ khác và được xác định theo chu kỳ
(trường Từ hợp lệ). Tỷ giá đóng vai trò quan trọng trong quá trình đăng và thanh toán bù trừ vì chúng được sử dụng
để chuyển số tiền nước ngoài được đăng và xóa sang đơn vị tiền tệ của mã công ty bạn (đồng nội tệ). Thứ hai,
tỷ giá hối đoái xác định lãi hoặc lỗ phát sinh từ chênh lệch tỷ giá hối đoái và định giá các khoản mục mở và tài khoản
bảng cân đối kế toán bằng ngoại tệ trong quá trình đóng.
Cài đặt tỷ giá hối đoái được áp dụng cho tất cả các mã công ty. Các loại tỷ giá hối đoái được cung cấp
bởi SAP. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng loại tỷ giá hối đoái M cho bản dịch ngoại tệ của mình trong khi đăng
tài liệu hoặc thanh toán bù trừ trong trường tỷ giá hối đoái (ExRt). Loại tỷ giá hối đoái phải tồn tại trong hệ
thống và tỷ giá hối đoái loại M được áp dụng cho tất cả các mã công ty.
Bạn sẽ chỉ định các đối tượng chuyển đổi sau cho:
•Loại tỷ giá hối đoái
•Có hiệu lực từ
•Phím tiền tệ
Để nhập tỷ giá hối đoái của bạn, hãy sử dụng đường dẫn menu này: IMG: SAP NetWeaver Cài đặt chung
Tiền tệ Nhập tỷ giá hối đoái. Hoặc sử dụng mã giao dịch OB08.
Màn hình Thay đổi “Tỷ giá hối đoái”: Tổng quan được hiển thị. Đây là nơi bạn nhập nút ở phía trên bên trái
tỷ giá hối đoái của bạn. Để nhập tỷ giá hối đoái của bạn vào hệ thống, hãy
nhấp vào bên cạnh màn hình. Màn hình Mục mới: Tổng quan về Mục nhập đã thêm xuất hiện (Hình 7-6).
108
Hình 7-6. Cài đặt chung cho tỷ giá hối đoái
ExRt: Nhập tỷ giá hối đoái mà bạn muốn sử dụng trong trường này. Chúng tôi khuyên bạn nên
sử dụng M (tỷ giá trung bình) làm loại tỷ giá hối đoái của mình.
Ngày hợp lệ: Đây là ngày bạn muốn tỷ giá hối đoái của mình có hiệu lực. Chúng tôi khuyên
bạn nên sử dụng ngày hiện tại (ngày hôm nay).
Từ/Đến: Nhập cặp tiền tệ của bạn. Hoạt động này sử dụng GBP/USD làm cặp tiền tệ.
Dir.quot.: Vì bạn đang sử dụng báo giá trực tiếp cho tỷ giá hối đoái của mình, hãy nhập
tỷ giá hối đoái cho GBP và USD vào trường này.
Khi bạn đã cập nhật màn hình, hãy nhấp vào nút Enter ở phía trên bên trái màn hình và lưu cài đặt của bạn. Khi
lưu, hãy lưu ý rằng tỷ lệ hối đoái bạn chỉ định sẽ được hiển thị trong các trường tỷ lệ (Hình 7-7).
Hình 7-7. Việc hoàn thành cài đặt chung cho tỷ giá hối đoái
109
Bản tóm tắt

Chương này giải thích cách duy trì các loại tiền tệ và cặp tiền tệ trong SAP ERP. Bạn đã học được những điều cần thiết để chỉ
định loại tiền tệ cho mỗi giao dịch được nhập vào hệ thống. Việc này phải được thực hiện để hệ thống có thể quản lý sổ cái tiền tệ
một cách hợp lý. Bạn đã xem xét các loại tỷ giá hối đoái khác nhau do SAP đại diện và tìm hiểu các bước khác nhau liên quan đến việc
duy trì tỷ giá hối đoái cho từng loại tỷ giá hối đoái.
Bạn đã học cách duy trì các trích dẫn trực tiếp và gián tiếp cũng như cách thêm tiền tố để trao đổi
báo giá tỷ giá. Bạn cũng đã thực hiện các bước liên quan đến việc đặt tiền tố trong SAP ERP bằng ba tình huống. Bạn đã học
cách xác định tỷ lệ dịch thuật cho dịch thuật tiền tệ và cách chỉ định tỷ lệ dịch thuật cần thiết cho dịch thuật tiền tệ.
Cuối cùng, bạn đọc về tầm quan trọng của tỷ giá hối đoái và vai trò của tỷ giá hối đoái khi
hạch toán hoặc thanh toán bù trừ các giao dịch bằng ngoại tệ. Bạn cũng đã trải qua các bước liên quan đến việc tùy chỉnh
tỷ giá hối đoái và tỷ lệ tỷ giá hối đoái.
Chương 8 xem xét cách duy trì việc thanh toán hóa đơn/biên nhận hàng hóa (GR/IR) và xem xét cách thực hiện
duy trì các tài khoản để đăng bài tự động trong quá trình thanh toán bù trừ GR/IR.
110

SAP ERP Financial Accounting and Controlling-pages-1-VN

Загружено:

Сведения о документе

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

SAP ERP Financial Accounting and Controlling-pages-1-VN

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

Machine Translated by Google

Machine Translated by Google

Nội dung trong nháy mắt

■Chương 1: Tùy chỉnh cơ cấu tổ chức trong SAP ERP ��������������������������������� 1

■Chương 2: Xác định sơ đồ tài khoản ���������������������������������������������� ������������������ 27

■Chương 3: Kiểm soát tài liệu ����������������������������������������������� �������������������������������������� 41

■Chương 5: Tạo Sổ cái tổng hợp (G/L)����������������������������������������� ���������������������� 65

■Chương 6: Xóa các mục đang mở����������������������������������������������� ������������������������������������ 81

■Chương 9: Định nghĩa Ngân hàng Nhà���������������������������������������������� �������������������������� 117

■ Tóm tắt nội dung

■Chương 18: Tùy chỉnh Mô-đun điều khiển����������������������������������������������� ���� 359

ERP (Kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp)

Tầm quan trọng của SAP ERP

Kiến trúc ba tầng thời gian thực

Giải pháp tùy chỉnh

Dễ dàng truy cập

IMG (Hướng dẫn thực hiện)

khóa của chúng.

Hỗ trợ các hệ điều hành khác

•Microsoft Windows 2000 chuyên nghiệp, Microsoft XP chuyên nghiệp và Microsoft

•HP UX 11.11 và HP UX 11.23

•Tiểu thuyết SUSE SLES9

•Mặt trời Solaris 9 và Mặt trời Solaris 1

•IBM AIX 5.2 và IBM AIX 5.3

Nền tảng hợp nhất

Kết hợp nhiều ngôn ngữ và tiền tệ

Giải pháp ERP tích hợp

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) ), và những người khác.

Giảm chi phí thực hiện

Hiện diện toàn cầu

Tài chính (FI)

Kiểm soát (CO)

Tại sao có cuốn sách này?

năng của SAP khi hoàn thành cuốn sách này.

đăng của người dùng cuối.

Tổng quan nhanh về nội dung của cuốn sách

Tùy chỉnh tổ chức

•Định nghĩa một công ty

•Xác định mã công ty

•Gán công ty cho mã công ty

•Xác định lĩnh vực kinh doanh

•Xác định một phân đoạn

Chương 1 ■ Tùy chỉnh cơ cấu tổ chức trong SAP ERP

Tài khoản Tài khoản Tài sản

Phải trả Phải thu Kế toán

Hình 1-1. Ví dụ về đơn vị tổ chức Kế toán tài chính trong SAP

Việc kinh doanh

Diện tích 1000

Một số Mã Công ty có thể

Diện tích 3000 ngược lại.

Khu vực 4000

Chương 1 ■ Tùy chỉnh cơ cấu tổ chức trong SAP ERP

•Phím ngôn ngữ

Hãy bắt đầu tùy chỉnh

Hình 1-3. Chọn Công cụ để bắt đầu tùy chỉnh

Chương 1 ■ Tùy chỉnh cơ cấu tổ chức trong SAP ERP

Hình 1-4. Hướng dẫn triển khai tham khảo SAP

Chương 1 ■ Tùy chỉnh cơ cấu tổ chức trong SAP ERP

Hình 1-5. Tùy chỉnh màn hình Display IMG

Xác định một công ty

Chương 1 ■ Tùy chỉnh cơ cấu tổ chức trong SAP ERP

Hình 1-6. Xác định mã công ty

các mã công ty khác có thể đã tồn tại trong hệ thống.

Chương 1 ■ Tùy chỉnh cơ cấu tổ chức trong SAP ERP

■Chương 1: Tùy chỉnh cơ cấu tổ chức trong SAP ERP �� 1

■Chương 2: Xác định sơ đồ tài khoản �� 27

■Chương 3: Kiểm soát tài liệu �� 41

■Chương 5: Tạo Sổ cái tổng hợp (G/L)�� 65

■Chương 6: Xóa các mục đang mở�� 81

■Chương 9: Định nghĩa Ngân hàng Nhà�� 117

■Chương 18: Tùy chỉnh Mô-đun điều khiển�� 359