ПРАКТИЧЕСКОЕ ПРИМЕНЕНИЕ СИСТЕМ

ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В
ИНФОКОММУНИКАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЯХ

Инфокоммуникационные технологии электронного

документооборота
 ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ

 АСДОУ – автоматизированная система

документационного обеспечения управления;
 ИТ – информационные технологии;
 КИС – корпоративная информационная система;
 СКЗИ - средства криптографической защиты
информации;
 СЭД – система(ы) электронного документооборота;
 УЦ - удостоверяющий центр;
 ЭЦП – электронная цифровая подпись.
 Цель работы - определение необходимых
инструментов для решения задач, связанных с
переходом к безбумажной технологии управления
путем использования средств автоматизации
процессов, составления и ввода электронных
документов (ЭД)

 Актуальность темы не вызывает сомнений,

так как электронный документооборот заметно
повышает эффективность работы любой
организации. При этом обеспечивается высокий
уровень безопасности и конфиденциальности
информации.
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ
ИНФОКОММУНИКАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Электронный документ – это

документированная информация, представленная
в электронной форме, то есть в виде, пригодном
для восприятия человеком с использованием
электронных вычислительных машин, а также для
передачи по информационно-
телекоммуникационным сетям или обработки в
информационных системах.
Рисунок 1.2 – Наиболее популярные системы
Этапы внедрения СЭД
Управление процессами СЭД в организации
Рисунок 1В - Операции в СЭД ЭТЛАС на разных этапах обработки
информации
 Рисунок 1.5 – Корпоративные ресурсы

При организации корпоративного д окументооборота с использованием

СЭД (сис т ем ы электронного документ ооборот а) в ажно в ыбрат ь сис т ем у,
спос обную эффективно решать акт уальные задачи.
 Вывод: Основ ным и цел ям и с оздания электронного прав ит ель с т ва
явл яю т ся опт им изация пре дос т авл ения прав и тел ь с тве нных усл уг
населению и бизнесу, подде ржк а и расш ирение в озм ожнос т ей
самообслуживания граждан . Понятие электронного д окумент а включает в
себя не прос т о файл (набор симв олов , сл ов, т абл иц, диаграмм ,
изображений и мул ьт имедийных данных), а цел у ю с ов окупнос т ь т аких
файл ов разных т ипов - с ос т ав ных час тей документ а, прав ил а их
обработки, св язи с другим и элект ронным и докум ент ам и, информ ацию о
маршру те движения документ а и многое другое .
Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать
любая сис т ем а электронно го докум ент о оборот а, - эт о непосредс т венная
работ а с ре ги с тр ационной карт очкой, контрол ь исполнения, вв од и в ыв од
документ ов, их по иск и организация защищенной работ ы в сетев ом
режиме.
Выбору ав т омат изированной си с тем ы дол жно предшес тв оват ь
предв арит ел ьное обследование д окумент ооборот а организации .
Бе зопаснос т и удел яет ся в ним ания бол ьш е, чем функционал ьным
возм ожнос т я м сис т ем . Дейс т в ител ьно, угрозы рас т у т, у течки информации
происход ят. С другой с т ороны, индус трия информаци онной бе зопаснос т и
тоже разв ив ает ся и сп ос обна отв ет ит ь на в се в ызов ы сегодняшнего дня.
Сис тем а защи т ы информации в СЭД не д ол жна м е шат ь нормал ьной работе
пользов ат елей при разумном контроле рисков и угроз.
Построение собственной оптимальной модели повышения
эффективности документооборота на основе полученных
расчетов
Электронная работ а с
Электронная работа с входящей исходящей документацией :
документ ацией :
1 . Создание проект а документ а.
1 . Получение документ а. 2. Проверка офис -менеджером .
2. Экспедици онная обработка. 3. Согласование (визиров ание
3. Рассмот рение документ а. при необходим ос т и ).
4. Регис траци я. 4. Подпис ание руководит елем
документа.
5. Передача адресат у
(конкретное подразделение). 5. Регис траци я документ а.
6. Рассмот рение руководит елем 6. Направление документ а в
подразделения. дело.
7. Назначение и передача
исполнит елю .
8. Исполнение документ а.
9. Контрол ь за исполнением .
10. Направление документ а в
дело.
 Возможности внедрения СЭД в зависимости от
показателей

Внедрение сис т ем ы эл ектронног о документ ооборот а счит ается

целес ообразным в данной организации, т.к. с огласно пол ученным д анным
срок окупаем ос т и (Ток) меньш е нормат ив ного . Коэфф ициент
эконом ическо й эффект ивнос т и м еньш е норм ат ивного коэффициент а
экономическо й эффективнос ти, различия допус тимы, т.к они практически
равны базов ому значению . Сис т ем а при данных усл ов иях и показат ел ях
может быть внедрена.

Внедрение ав т омат изиров анной с ис т ем ы управления предприят ием ,

как и л юбое серьезное преобразование на предприят ии, явл яет ся с ложным
и зачас т ую боле зненным процесс ом . Тем не менее, некоторые проблемы,
в озникающие пр и внедрении сис т ем ы, дос т ат очно хорош о изучены,
формал изов аны и им еют эффек т ивные м ет одол огии р ешения .
Заблагов ременное изучение эт их пр обле м и под гот овка к ним значит ел ьно
облегчаю т процесс внедрения и п ов ыш аю т эффект ивнос т ь дал ьнейш его
испол ьзовани я сис тем ы.
Таблица показателей
эффективности внедрения СЭД

Полученные
Наименование показателя Ед. изм
результаты
Стоимость одного часа работы руб 8,80
Суммарная экономия руб 4806,51887
Трудоемкость машинной обработки одного документа 244

Основная ЗП обслуживающего персонала руб 658,8

ЗП обслуживающего персонала руб 982,66608
Стоимость электроэнергии руб 825,696
Амортизационные отчисления руб 573,1204167
Стоимость ремонта руб 68,77445
Эксплуатационные расходы руб 2450,256947
Фактическая экономия от внедрения программы руб 2356,261923
Дополнительные капитальные вложения руб 2292,481667
Капитальные затраты 4288,20
Срок окупаемости 1,819916803
Коэффициент экономической эффективности 0,549475667
Спасибо за внимание!