Вы находитесь на странице: 1из 52

Министерство образования Российской Федерации

Балтийский государственный технический университет «Военмех»


Институт систем управления и управляющих систем
Кафедра информационных систем и компьютерных технологий
Т.С. Нарышкина
Текстовый процессор WORD XP
Конспект лекций
Санкт-Петербург
2004
1

УДК

Нарышкина Т.С. Текстовый процессор WORD XP: Конспект лекций/


Балт.гос.техн.ун-т. СПб.,2004.

В конспекте лекций, соответствующем разделу курса «Информатика», содержатся


сведения об основных приемах создания документов в среде текстового процессора WORD
XP. Подробно рассмотрены возможности пакета по форматированию символов, абзацев и
разделов документа, созданию и редактированию таблиц, формул, рисунков, диаграмм,
шаблонов и форм. Описаны средства WORD XP для работы с многостраничными
документами сложной структуры.
Для студентов всех специальностей, а также слушателей ФПКП и аспирантов.

Рецензенты:

Утверждено
редакционно-издательским
советом университета

©БГТУ, СПб, 2004


2

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время текстовый процессор WORD является наиболее популярной


программой для создания документов различной сложности. Версия пакета WORD XP
входит в состав семейства программных продуктов MICROSOFT OFFICE XP,
предназначенного для работы под управлением операционной системы WINDOWS XP.
Обучение студентов работе в среде текстового процессора WORD XP целесообразно
проводить в рамках лекционных занятий, сопровождающихся компьютерной демонстрацией
приемов работы в сочетании с использованием мультимедийного проектора. Предлагаемый
конспект из девяти лекций систематизирует материал, необходимый для выполнения девяти
лабораторных работ по теме «Текстовый процессор WORD», и позволяет студентам во время
лекций обойтись без ручного конспектирования, которое затруднено в условиях
компьютерной демонстрации.
В лекциях содержатся сведения об основных приемах создания документов в среде
пакета WORD XP. Сформулированы правила набора текста, дана сравнительная
характеристика различных режимов просмотра документа. Подробно рассмотрены
возможности редактора по форматированию символов и абзацев документа и копированию
форматов. Вводится понятие стиля и описаны способы создания, применения и
редактирования стилей. Даны практические рекомендации по использованию
маркированных, нумерованных и многоуровневых списков, элементов автотекста и
автозамены, пользовательских табуляторов.
Особое внимание уделено созданию и редактированию таблиц, формул, рисунков,
диаграмм, шаблонов и форм. Описаны средства WORD XP для работы с многостраничными
документами сложной структуры. Подробно объяснено понятие раздела документа.
Рассмотрены возможности WORD для создания колонтитулов, титульного листа,
колончатых текстов, оглавления.
В тексте используются следующие сокращения:
ПИ – панель инструментов;
ПП – полоса прокрутки;
КЛ – координатная линейка;
УМ – указатель мыши;
ТК – текстовый курсор;
Щ – щелчок левой кнопкой мыши;
2Щ – двойной щелчок левой кнопкой мыши;
КМ – контекстное меню.
3

Лекция 1. ЗНАКОМСТВО С ТЕКСТОВЫМ ПРОЦЕССОРОМ WORD

Текстовый процессор WORD, входящий в состав семейства программ MICROSOFT


OFFICE, является наиболее популярной программой в классе текстовых редакторов.
Назначение: набор текста, его сохранение в виде файла, редактирование (внесение
исправлений), форматирование (изменение оформления), печать документа. В настоящее
время широкое распространение получила версия пакета WORD XP, предназначенная для
работы под управлением операционной системы WINDOWS XP.

Основные элементы окна WORD


Панели инструментов (ПИ). Как правило, под строкой меню расположены две ПИ:
Стандартная и Форматирование. Убрать их или вывести дополнительные ПИ, которых в
WORD довольно много, можно с помощью меню Вид – Панели инструментов. Изменение
расположения ПИ делается буксировкой левой границы панели в нужное место.
Полосы прокрутки (ПП): горизонтальная (в нижней части окна) и вертикальная
(справа). Для перемещения текста относительно окна делается щелчок левой кнопкой мыши
(Щ) по одной из концевых кнопок, либо перетаскиванием бегунка, расположенного в
центральной части ПП. На вертикальной ПП расположены дополнительные кнопки, которые
позволяют перемещаться на следующую или предыдущую страницу, таблицу, иллюстрацию
и т.д.
Вешка разбивки на окна. Расположена в верхней части вертикальной ПП, над ее
верхней концевой кнопкой. Перетаскивание вешки, например, в центральную часть окна
приводит к появлению двух окон со своими ПП. Такой режим удобен для одновременного
просмотра разных частей одного длинного документа. Для возврата к однооконному режиму
требуется отбуксировать вешку, превратившуюся в границу между двумя окнами, на
прежнее место.
Координатные линейки (КЛ): горизонтальная (сверху) и вертикальная (слева). КЛ
можно убирать и восстанавливать с помощью меню Вид – Линейка.
Кнопки режимов просмотра документа (их четыре) – расположены в нижней части
окна, слева от горизонтальной ПП.
Строка состояния (внизу) содержит следующую полезную информацию: номер
страницы, раздела, общее количество страниц, местоположение текстового курсора
(расстояние в сантиметрах от верхней части страницы, номер строки, количество символов
от левого края), индикатор языка. Двойной щелчок левой кнопкой мыши (2Щ) по кнопке
ЗАМ осуществляет переход из режима вставки в режим замены, когда вновь вводимый
символ «забивает» прежний.
4
Область задач. В версии WORD ХР в правой части окна располагается так
называемая область задач, которая может иметь разный вид и помогает пользователю при
создании нового документа, работе с буфером обмена, вставке картинки и т.д. Для того,
чтобы убрать область задач с экрана, достаточно сделать Щ по кнопке закрытия в области ее
заголовка. Для вывода области задач используют меню Вид – Область задач.
Вывести или убрать вертикальную линейку, горизонтальную и вертикальную ПП, а
также строку состояния можно с помощью меню Сервис – Параметры – Вид.

Режимы просмотра документа


В процессоре WORD существует шесть режимов просмотра документа: обычный,
разметки, WEB-документа, структуры (им соответствуют кнопки слева от горизонтальной
ПП), предварительный и полноэкранный (инициируются через меню).
При обычном режиме документ изображается в упрощенном виде: не показываются
границы страниц (присутствует только пунктирная разбивка), номера страниц, разбиение на
колонки и др. Удобен при редактировании больших документов.
Режим WEB-документа ориентирован на подготовку документа, который будет
считываться с экрана.
Режим разметки позволяет видеть страницу такой, какой она будет выведена на
принтер. Пожалуй, является наиболее предпочтительным при создании печатного документа.
Режим структуры удобен для работы с документами, разбитыми на главы, разделы,
подразделы.
Режим предварительного просмотра используется для показа одной или нескольких
страниц одновременно перед печатью документа. Инициируется через меню Файл –
Предварительный просмотр.
Полноэкранный режим характеризуется отсутствием ПИ, ПП, КЛ и предоставляет
практически всю область экрана для вывода текста документа. Инициируется через меню
Вид – Во весь экран.

Создание нового документа


Обычно после запуска WORD в окне появляется чистый лист. Если он отсутствует,
то необходимо нажать первую кнопку (Создать) с изображением листа на ПИ
Стандартная, либо выбрать в меню Файл – Создать – Новый документ.
Выберем с помощью кнопки внизу экрана режим разметки и с помощью кнопки
Масштаб на ПИ Стандартная установим масштаб «по ширине страницы». При таком
масштабе в режиме разметки вся страница по горизонтали помещается в окне. Темно-серые
области КЛ соответствуют полям страницы (крайним участкам по контуру страницы,
5
свободным от текста). Их можно изменить либо буксировкой, либо в меню Файл –
Параметры страницы - Поля. Ориентировочные размеры полей: верхнее и нижнее – по 2 см,
правое – 11.5 см, левое – 2.53 см. С помощью меню Сервис - Параметры – Граница
текста - Вид можно вывести на экран пунктирную линию, которая будет обрамлять область
текста на странице.
При создании нового документа WORD предлагает нам в качестве основы так
называемый шаблон Обычный (о шаблонах будет сказано позже). В нем по умолчанию
используется шрифт Times New Roman размером 12 пунктов: 1 пункт (пт)=1/72 дюйма=0,351
мм. Перед набором документа следует удостовериться, что выставлен режим
автоматического сохранения документа: Сервис – Параметры – Сохранение–
Автосохранение каждые … минут.
Взглянем на горизонтальную КЛ. Убедимся, что маркеры в виде треугольников (их
назначение будет объяснено позже) совмещены с границами левого и правого полей
страницы, т. е. находятся на линии раздела между темно-серой и светлой областями КЛ.
При наборе текста документа целесообразно руководствоваться правилами,
сформулированными ниже.

Правила набора текста


1. Перед началом набора желательно установить режим просмотра непечатаемых
символов (кнопка ¶ на ПИ Стандартная). В этом режиме видны символы конца абзаца (¶),
принудительного перехода к новой строке (), пробела (·), табуляции () и др.
2. Сначала набирается «мясо» текста, его форматирование (оформление) делается
позже.
3. При вводе текста переход на новую строку при достижении правого поля
страницы делается редактором автоматически – для этого пользователю не надо (и нельзя!)
нажимать клавишу ENTER. Клавишу ENTER следует нажимать только для завершения
текущего абзаца и перехода к следующему (при этом в документ вставляется маркер конца
абзаца ¶). Неправильное использование клавиши ENTER будет мешать дальнейшему
форматированию документа.
4. Принудительный переход к новой строке без формирования признака конца
абзаца делается с помощью комбинации клавиш SHIFT-ENTER.
5. Для отступов от края текста и для формирования красной строки никогда не
используют пробелы, нажимать на клавишу ТАВ для этой цели также не рекомендуется.
6. Между словами ставят только один пробел.
7. Перед знаками препинания пробелы не ставят, после – обязательно.
6
8. Слова, заключенные в кавычки или скобки, не должны отделяться от них
пробелами, пробелы ставятся до и после скобок или кавычек.
9. Дефисы используются без пробелов, тире – с пробелами.
10. Для перехода к следующей странице используется комбинация клавиш CTRL-
ENTER.
При вводе текста на экране присутствует указатель мыши (УМ), который
видоизменяется в зависимости от местоположения, и текстовый курсор (ТК) – мигающий
вертикальный разделитель, который помечает место для ввода очередного символа. В
обычном режиме просмотра документа ТК можно перемещать только в пределах набранной
части текста – до горизонтальной черты, отмечающей конец документа. В режимах разметки,
WEB-документа, предварительного просмотра, начиная с версии WORD 2000, появился так
называемый «свободный ввод» - с помощью 2Щ удается переместить ТК в любую позицию
рабочей области. Однако пользователь должен представлять себе, что результатом
перемещения ТК в ранее незаполненную область документа приведет к формированию
пустых абзацев, а также выставлению маркера табулятора (о табуляторах будет сказано
позднее) - это хорошо видно в режиме просмотра непечатаемых символов.

Составные части документа. Абзац


Документ состоит из разделов, раздел – из абзацев, абзац – из символов. Таким
образом, символы, абзацы и разделы являются основными объектами форматирования в
WORD. Форматированием называют изменение набора свойств, влияющих на оформление
документа. Рассмотрим основные объекты форматирования в следующей
последовательности: абзац, символ, раздел.
Абзац – группа символов, которая завершается признаком конца абзаца.

Параметры форматирования абзаца


Каждый абзац имеет параметры форматирования, к числу которых относятся:
 Величина левого и правого отступа (расстояние между соответствующим полем
страницы и границей абзаца);
 Величина отступа (выступа) первой (красной) строки;
 Тип выравнивания (по левому или правому краю, по центру, по ширине). При
выравнивании по ширине левая и правая границы текста оказываются ровными за счет
изменения ширины пробелов между словами;
 Междустрочный интервал (одинарный, полуторный, двойной и др.);
 Интервал до и после абзаца;
7
 Запрет (или отсутствие запрета) на висячие строки (висячими называют первую или
последнюю строку абзаца, расположенную на другой странице по отношению к остальным
строкам этого же абзаца);
 Запрет (или отсутствие запрета) на разрыв абзаца;
 Запрет (или отсутствие запрета) на отрыв от следующего абзаца;
 Расположение на новой (или текущей) странице;
 Запрет (или отсутствие запрета) на автоматический перенос слов;
 Положение и тип маркеров табуляции;
 Варианты обрамления (тип, цвет, ширина границы, фон заливки, тип и цвет узора
заливки, величина отступа обрамления).
Все перечисленные параметры, кроме последнего, можно установить с помощью
меню Формат – Абзац, используя вкладки Отступы и интервалы, Положение на странице
и кнопку Табуляция. Для настройки некоторых параметров могут использоваться также
кнопки ПИ Форматирование. В частности, стандартная комплектация этой ПИ
предусматривает кнопки для установки типа выравнивания абзаца, междустрочного
интервала, обрамления абзаца (кнопка Внешние границы), левого и правого абзацного
отступов (кнопки Увеличить / Уменьшить отступ). Полный набор вариантов обрамления
абзаца доступен с помощью меню Формат – Границы и заливка.
Левый и правый абзацный отступ, а также отступ (выступ) первой строки удобнее
всего настраивать с помощью маркеров горизонтальной КЛ:
 Маркер «отступ влево» (прямоугольник) управляет положением левого края текста,
включая красную строку.
 Маркер «выступ» (треугольник вершиной вверх) управляет положением левого
края текста, за исключением красной строки.
 Маркер «отступ первой строки» (треугольник вершиной вниз) управляет
положением только первой строки абзаца.
 Маркер «Отступ вправо» (треугольник вершиной вверх справа) управляет
положением правого края текста.
Для форматирования одного абзаца достаточно установить ТК в любом месте абзаца,
для одинакового форматирования нескольких абзацев их необходимо выделить. Следует
иметь в виду, что параметры форматирования текущего абзаца всегда наследуются при
переходе к следующему абзацу (при нажатии на клавишу ENTER).
8
Для отказа от установленных параметров форматирования абзаца удобнее всего
установить ТК в нужный абзац и воспользоваться кнопкой Стили на ПИ Форматирование: в
раскрывающемся списке выбрать пункт Очистить формат.

Полезные клавиши и их сочетания


При работе с текстом удобно использовать следующие полезные клавиши и их
сочетания:
 CTRL ¬; CTRL ® - движение по словам;
 HOME, END – переход к первому (последнему) символу строки;
 CTRL - HOME, CTRL - ЕND – переход к первой (последней) строке документа;
 CTRL – 5 (на цифровой клавиатуре) – выделить все;
 2Щ на слове – выделить слово, CTRL – Щ - выделить предложение;
 Щ слева от строки, когда УМ принимает вид толстой наклоненной стрелки –
выделить строку;
 2Щ слева от абзаца, когда УМ принимает вид толстой наклоненной стрелки, или
тройной щелчок внутри абзаца – выделить абзац;
 F8 – последовательно выделяет слово, предложение, абзац, всë;
 F4 – повтор последнего действия.

Лекция 2. ФОРМАТИРОВАНИЕ СИМВОЛОВ. КОПИРОВАНИЕ ФОРМАТОВ


ПО ОБРАЗЦУ. СТИЛИ

Форматирование символов

Символ – основная и неделимая единица информации в WORD. К числу параметров


форматирования символов относятся:
1. Тип (гарнитура) шрифта. Если на ПИ Форматирование раскрыть список
доступных типов шрифтов (по умолчанию используется Times New Roman), можно увидеть,
что большинство из них помечено пиктограммой Т Т, , которая означает True Type –

изображение на экране для таких шрифтов совпадает с изображением на бумаге.


Пиктограмма в виде принтера помечает «принтерные» шрифты, которые выглядят на экране
и на бумаге по-разному.
Все многообразие гарнитур можно разбить на четыре группы:
a) серифные (с засечками). Засечками называются мелкие горизонтальные риски,
которые завершают (как бы подчеркивают) прямые отрезки в составе символа. Типичные
9
представители: Times New Roman, Courier. Такие шрифты легко воспринимаются глазами,
поэтому традиционно используются для набора основного текста документа;
b) бессерифные (рубленые) – для заголовков. Типичные представители: Arial,
Helvetica;
c) рукописные: Arbat, Monotype, Comic и др.
d) специальные: Symbol, Windings, Webdings и др.
2. Размер шрифта – измеряется в пунктах.
3. Начертание (обычное, полужирное, курсив, полужирный курсив).
4. Цвет символов.
5. Подчеркивание: тип (одинарное, двойное, пунктирное и др.) и цвет.
6. Видоизменение: зачеркнутый, двойное зачеркивание, надстрочный, подстрочный,
с тенью, контур, приподнятый, утопленный, малые прописные, все прописные, скрытый.
7. Интервал (расстояние между символами): обычный, разреженный, уплотненный,
причем степень разреженности и уплотнения можно менять.
8. Смещение вверх или вниз относительно строки, причем степень смещения также
можно регулировать (по умолчанию 3 пт). При смещении размер символов не уменьшается,
как это происходит при использовании надстрочных и подстрочных символов.
9. Масштаб – позволяет регулировать ширину символов без изменения высоты.
10. Кернинг для подбора интервала между символами. Установка этого
переключателя позволяет располагать символы ближе друг к другу, не изменяя их ширины.
11. Анимация для установки специальных эффектов при просмотре текста с экрана.
12. Обрамление и заливка.
Большинство параметров форматирования символов можно установить с помощью
пункта меню Формат – Шрифт, обрамление и заливку делают с помощью меню Формат –
Граница и заливка. Кроме того, для этой цели на ПИ Форматирование имеются кнопки.
Содержимое ПИ Форматирование (как, впрочем , и других ПИ) можно изменить с учетом
собственных потребностей.

Настройка ПИ.

Рассмотрим настройку ПИ на примере ПИ Форматирование. Проще всего добавить


или удалить кнопки, предусмотренные в стандартном варианте ПИ. Для этого сделаем Щ по
последней кнопке ПИ в виде направленной вниз стрелки, в появившемся меню выберем
Добавить или удалить кнопки – Форматирование, далее поставим (или уберем) флажок
против нужных (или ненужных) вариантов кнопок. Таким образом, например, удобно
10
разместить на ПИ Форматирование кнопки для формирования надстрочных и подстрочных
символов, если их нет на панели.
Вывод на ПИ (например, Форматирование) кнопок, отсутствующих в стандартной
комплектации панели, делается с помощью меню Сервис - Настройка (или Щ по последней
кнопке ПИ, затем Добавить или удалить кнопки –Настройка) - с помощью этого способа
можно расположить на ПИ кнопки, соответствующие любым параметрам форматирования
символа (или абзаца).
В появившемся окне Настройка на вкладке Команды в списке Категории выбираем
Формат, затем выбираем в списке Команды нужный параметр форматирования и с
помощью перетаскивания помещаем сформировавшуюся кнопку на ПИ. Для удаления
кнопок вновь раскрываем окно Настройка (одним из ранее рассмотренных способов) и
«выбрасываем» ненужную кнопку за границы панели.
Для возврата к стандартному виду ПИ делаем Щ по последней кнопке ПИ, затем
Добавить или удалить кнопки – Форматирование - Сброс панели.

Создание новых ПИ
Для создания своей ПИ выполняем Сервис – Настройка – Панели инструментов –
Создать - дать имя своей ПИ – ОК (на экране появляется маленькая ПИ без кнопок) –
Команды - в списке Категории выбираем Формат, затем выбираем в списке Команды
нужный параметр форматирования и с помощью перетаскивания помещаем
сформировавшуюся кнопку на ПИ.
Для удаления панели Сервис – Настройка – Панели инструментов – выбрать свою
ПИ –Удалить.

Рекомендации по форматированию
Для набора текста, состоящего из символов с разными параметрами форматирования,
например, +11Na01s2[2s22p6]3s1, можно использовать два приема:
1. Сначала набрать все символы в одном формате, например, +11Na01s2…, затем
выделить группу символов, для которых нужно применить общий параметр форматирования
(допустим, подстрочный индекс) и выполнить форматирование с помощью меню или
(лучше) кнопки на ПИ. Несмежные символы выделяются с нажатой клавишей CTRL.
2. Каждый символ набирать в нужном формате. Для отказа от сделанного
форматирования используют комбинацию клавиш CTRL – Пробел, либо повторно отжимают
требуемую кнопку на ПИ.
11
Вставка необычных символов
Вставка в текст символов, отсутствующих на клавиатуре, делается командой Вставка
– Символ. Если такие символы должны набираться в разных частях документа, не следует
закрывать появившееся диалоговое окно Символ – оно понадобится для многократного
использования, стоит лишь подвинуть его, чтобы оно не мешало набору текста.
Интересные символы предлагают шрифты Symbol, Windings, Webdings.

Копирование формата символа (абзаца) по образцу

В WORD есть удобное средство применения формата определенного символа или


абзаца к другим символам или абзацам – так называемое копирование формата по образцу.
Делается это следующим образом. Выделяем символ (символы) или абзац с понравившимся
форматом, делаем Щ по кнопке Формат по образцу (на ней изображена кисть) на ПИ
Форматирование – при этом УМ принимает вид кисти. Далее выделяем группу символов
или абзацев, к которым хотим применить выбранный формат (если формат применяется
только к одному абзацу, то его можно не выделять – достаточно одного Щ в любом месте
этого абзаца). По окончании выделения, при отпускании кнопки мыши происходит перенос
формата с исходного фрагмента на только что выделенный.
Если нужно выполнить неоднократное копирование формата, то в описанной
последовательности действий вместо Щ делается 2Щ. Тогда после применения формата к
вновь выделенному фрагменту «кисточка» не исчезает, и ее можно использовать вновь. Для
выхода из режима копирования формата нужно нажать кнопку Формат по образцу еще раз
или нажать клавишу ESC.
При копировании формата по образцу WORD должен понять, формат чего следует
копировать – символа или абзаца. Если при выделении «захвачен» маркер конца абзаца –
будет скопирован формат абзаца, если нет – то формат символов. Поэтому при выделении
абзаца желательно использовать режим просмотра непечатаемых символов, чтобы видеть
маркер конца абзаца, либо использовать приемы выделения, которые гарантируют
выделение абзаца (2Щ слева от абзаца, когда УМ имеет вид толстой наклонной стрелки,
либо тройной щелчок в любом месте абзаца).

Стили

Стиль – это набор параметров форматирования, которому дано уникальное имя. В


редакторе WORD различают стили символа, абзаца, списка и таблицы (списки и таблицы
будут рассмотрены позже). В WORD имеется большое количество встроенных стилей – для
заголовков (Заголовок1 – Заголовок9), примечаний, названий иллюстраций и таблиц и т.д.
12
Кроме того, пользователь может создавать свои стили и изменять встроенные. Применение
стилей значительно облегчает и ускоряет форматирование документа. С их помощью
создаются структурированные документы и оглавления.
В левой части ПИ Форматирование находится кнопка Стиль со списком доступных
стилей. При создании нового документа пользователю, как правило, предлагаются стили
Обычный, Заголовок1, Заголовок2, Заголовок3. Это встроенные стили абзацев - они
помечены символом ¶. Для набранного документа с помощью кнопки Стиль можно
просмотреть список всех стилей, которые в нем использовались, причем стили символов
помечены значком а. Чтобы просмотреть список всех доступных стилей, следует раскрывать
список на кнопке Стиль при нажатой клавише SHIFT.

Создание нового стиля.


Самый быстрый способ – выделить абзац (или символ), отформатированный должным
образом, Щ по названию стиля на кнопке Стиль, ввести имя нового стиля поверх имени
существующего и нажать клавишу ENTER. Следует учитывать, что если форматирование
выделенного фрагмента неоднородно, то WORD определяет стиль в соответствии с первым
символом (абзацем) фрагмента.
Другой способ – выделить абзац (символ), вывести область задач Стили и
форматирование (например, выбрав меню Формат – Стили и форматирование), далее
Создать стиль (на экране появится диалоговое окно), дать имя стилю, ОК.

Применение стиля
Выделить абзацы или группу символов, к которым нужно применить
форматирование, и выбрать нужный стиль в списке кнопки Стиль.

Изменение встроенного стиля


Формат – Стили и форматирование - в области задач в списке Выберите
форматирование для применения находим стиль, который требуется изменить, делаем Щ
правой кнопкой мыши и выбираем команду Изменить. В появившемся окне Изменение
стиля изменяем нужные параметры, для более тонких настроек пользуемся кнопкой
Формат.
Для того, чтобы вновь созданный или модифицированный стиль стал доступен для
использования в других документах, необходимо в диалоговых окнах Создание стиля и
Изменение стиля устанавливать флажок Добавить в шаблон, однако в компьютерных
классах университета это делать не следует.
13
Лекция 3. АВТОТЕКСТ, АВТОЗАМЕНА, ТАБУЛЯЦИЯ, СПИСКИ

Автотекст
Используется для запоминания и быстрой вставки в любой документ часто
используемых текстовых или графических фрагментов.

Создание элемента автотекста


1. Выделяется текст или рисунок, который нужно сделать элементом автотекста
(если нужно учитывать форматирование абзаца, то фрагмент выделяется вместе с меткой
конца абзаца);
2. Вставка – Автотекст – Создать, или вызвать панель инструментов Автотекст
– щелчок левой кнопкой мыши по кнопке Создать, или Сервис – Параметры автозамены –
Автотекст, или использовать комбинацию клавиш ALT-F3;
3. Дать имя элементу автотекста. Имя может совпадать с выделенным фрагментом
(полностью или частично: например, в качестве имени могут использоваться первые
несколько букв фрагмента), а может и не совпадать. Например, тексту «Балтийский
государственный технический университет ВОЕНМЕХ» можно дать имя, допустим, универ
или ун (от слова университет). Словосочетанию MICROSOFT WORD можно дать имя,
например, ворд или мв – в этом случае не придется переходить на латинский регистр. При
этом следует учитывать, что если имя элемента автотекста состоит более чем из трех букв,
при его последующем наборе будет всплывать подсказка с текстом, зашифрованным данным
именем. Таким образом, в первом варианте имени (универ, ворд) подсказка будет, во втором
(ун, мв) – нет. Разумными следует считать имена, состоящие из первых четырех – пяти
символов зашифрованного фрагмента – при их вводе WORD напомнит пользователю о
содержимом элемента автотекста.

Применение (вставка) элемента автотекста


Набираем в нужном месте имя элемента автотекста и нажимаем клавишу F3. При
наличии всплывающей подсказки (если имя состояло более чем из трех символов)
достаточно подтвердить вставку элемента автотекста нажатием ENTER.

Автозамена
Автозамена используется, как правило, для автоматического исправления опечаток и
ошибок. В отличие от автотекста, вставка которого инициируется пользователем (нажатием
F3 или ENTER при наличии подсказки), автозамена срабатывает автоматически.
14
Добавление элемента в список автозамены
1. Сервис - Параметры автозамены – Автозамена или Вставка – Автотекст –
Автозамена;
2. вкладка Автозамена – Заменять при вводе;
3. набрать, что заменять (например, до свидание) и на что заменять (До свидания);
4. Добавить – OK.
На вкладке Автозамена видно, что автозамена позволяет также делать первые буквы
предложений прописными, заменять две прописные буквы в начале слова на одну, устранять
последствия случайного нажатия клавиши CAPSLOCK и т.д. В большинстве случаев это
удобно – можно, в частности, не ставить заглавную букву в начале предложения: WORD
справится с этим самостоятельно. Однако иногда это приводит к неудобствам: например, при
использовании сокращения лаб. работа редактор заменит букву р на заглавную (получится
лаб. Работа) Чтобы редактор при использовании сокращений автоматически не заменял
первые буквы следующих после точки слов прописной буквой, нужно внести используемые
сокращения в список исключений; вкладка Автозамена – Исключения – Первая буква –
ввести сокращение в поле «Не заменять прописной буквой после».

Табуляция
Табуляция используется для набора текста в несколько столбцов, а также для
быстрого прочерчивания горизонтальных линий определенной длины (при создании,
например, разного рода бланков). При нажатии на клавишу TAB текстовый курсор
перемещается к ближайшей справа позиции табуляции. В режиме просмотра непечатаемых
символов нажатию на клавишу TAB соответствует стрелка, причем длина этой стрелки
зависит от расстояния до ближайшей позиции табуляции. Позиции табуляции могут быть
двух видов: установленные по умолчанию (в дальнейшем будем называть их стандартными
табуляторами) и установленные пользователем (будем называть их пользовательскими
табуляторами).

Табуляция по умолчанию
Стандартные табуляторы отображаются в виде едва заметных рисок непосредственно
под горизонтальной КЛ. Расстояние между ними соответствует выставленному в поле По
умолчанию диалогового окна Формат – Табуляция. Обычно это 1,25 или 1,27 см, но это
расстояние, безусловно, можно изменить.
Тип выравнивания для стандартных табуляторов - по левому краю, заполнитель
отсутствует, причем эти настройки изменить нельзя.
15
Пользовательская табуляция
Пользователь может для каждого абзаца устанавливать свои собственные
пользовательские табуляторы, причем расстояния между соседними табуляторами такого
типа могут быть произвольными и различными для каждой пары. Необходимо учитывать,
что пользовательские табуляторы уничтожают слева от себя все стандартные табуляторы. В
отличие от последних, пользовательские табуляторы характеризуются не только
местоположением, но и такими параметрами, как тип выравнивания и вид заполнителя. Тип
выравнивания может быть по левому или по правому краю, по центру, по десятичному
разделителю (для выравнивания разрядов чисел) и с чертой (для прочерчивания
вертикальных линий по позициям табуляции). Заполнитель представляет собой символ,
который заносится во все позиции левее табулятора при нажатии на клавишу TAB и образует
горизонтальную сплошную, пунктирную или точечную линию. По умолчанию заполнитель
отсутствует.
Пользовательские табуляторы без заполнителя удобнее всего устанавливать с
помощью КЛ. В левой части КЛ находится кнопка, с помощью которой можно выбрать тип
выравнивания для пользовательских табуляторов (└ - по левому краю, ┘ - по правому краю,
 - по центру, • - по десятичному разделителю, │- с чертой), а также установить маркер
отступа первой строки абзаца и маркер «выступ». Для установки пользовательских
табуляторов с помощью Щ по кнопке выбирают нужный табулятор, далее делают Щ по тому
месту КЛ, где его надо установить.
Все пользовательские табуляторы относятся к параметрам форматирования абзаца и
наследуются при переходе к новому абзацу. Следует заметить, что табуляторы не мешают
набору текста, так как «срабатывают» только при нажатии на клавишу TAB, однако
ненужные в данном абзаце табуляторы лучше удалить.
Пользовательские табуляторы легче всего удалить перетаскиванием за пределы КЛ.
Для быстрого удаления всех пользовательских табуляторов используют пункт меню
Формат-Табуляция – Удалить все.
Пользовательскую табуляцию часто используют для прочерчивания горизонтальных
линий, применяя один из следующих способов:
 Формат -Табуляция - в поле Позиции табуляции набираем расстояние до первого
табулятора, выбираем тип выравнивания и вид заполнителя – нажимаем кнопку
Установить, в поле Позиции табуляции набираем местоположение следующего табулятора,
для него также указываем тип выравнивания и вид заполнителя – нажимаем Установить и
так далее для всех табуляторов – ОК.
16
 Устанавливаем табуляторы с помощью КЛ. Перед каждым нажатием на клавишу
ТAB с помощью ПИ Форматирование устанавливаем подчеркивание символов (тогда
нажатие TAB приводит к появлению горизонтальной линии), затем отказываемся от
подчеркивания. Нужный вид подчеркивания можно предварительно установить с помощью
меню Формат – Шрифт.

Списки
Списки используются для оформления фрагментов текста, содержащих перечисления.
Различают маркированные, нумерованные и многоуровневые списки. Для создания списков
можно поступить одним из двух способов:
1. формировать список в процессе набора текста (тогда надо отказаться от списка
при его завершении)
2. сформировать список после завершения набора текста: выделить группу абзацев и
применить к ним «списковое » оформление.
В любом случае каждый новый элемент списка образуется из очередного абзаца.

Маркированные списки
Для формирования маркированного списка в процессе набора текста воспользуемся
меню Формат – Список – Маркированный – выберем вид маркера из предложенных
вариантов – ОК – в тексте появляется маркер. Набираем абзац, нажимаем ENTER – на новой
строке появляется следующий маркер и т.д. Для завершения списка можно выбрать один из
следующих вариантов: а) дважды нажать ENTER; б) ENTER, BACKSPACE; в) Формат –
Список – нет; г) Отжать кнопку Маркеры на ПИ Форматирование.
Следует отметить, что после завершения списка новый абзац не наследует параметры
форматирования абзаца, предшествующего списку.
Для формирования маркированного списка после набора текста выделим группу
абзацев, которые станут пунктами будущего списка, и воспользуемся меню Формат –
Список – Маркированный – выберем вид маркера - ОК.
Для создания оригинальных маркеров в маркированном списке поступим следующим
образом: Формат – Список – Маркированный – выбираем любой вид маркера из
предложенных вариантов – кнопка Изменить – Шрифт (выбираем гарнитуру, размер, при
необходимости начертание, цвет будущего маркера, вид и цвет подчеркивания) – ОК – Знак
(выбираем символ для маркера) или Рисунок (выбираем эскиз маркера) – ОК. В этом же
диалоговом окне можно задать местоположение маркера(отступ первой строки элемента
списка) и положение текста для элемента списка: расстояние между маркером и началом
текста и отступ слева для элемента списка.
17
Наиболее интересные варианты маркеров можно выбрать среди символов шрифтов
Windings и Webdings.

Нумерованные списки.
Нумерованные списки во многом аналогичны маркированным. Достоинства:
автоматическая перенумерация при удалении или добавлении элемента.
Особенности:
 после отказа от нумерованного списка и набора нескольких абзацев можно
возобновить список с продолжением нумерации. Для этого при возобновлении списка
устанавливаем в диалоговом окне Список переключатель в положение Продолжить;
 вариант нумерации можно изменить: Щ по кнопке Изменить - в поле Формат
номера можно ввести текст, предшествующий номеру (например, Задача, Пример, и т.д.) – в
поле «Начать с» выбрать начальный номер и при необходимости поставить точку.

Многоуровневые списки
Для создания многоуровневого списка выполняют Формат – Список –
Многоуровневый. Для таких списков изменение уровня делается двумя способами:
1. клавишами TAB (понизить уровень) и SHIFT- TAB (повысить уровень);
2. кнопками Увеличить отступ и Уменьшить отступ на ПИ Форматирование.

Элементы списка можно сортировать. Для этого необходимо выделить список –


Таблица - Сортировка – выбрать вариант сортировки (по возрастанию или убыванию).

Лекция 4. ТАБЛИЦЫ

Таблицы состоят из ячеек, образующих строки и столбцы. В ячейки можно вводить


текст, числа, формулы, рисунки, а также вложенные таблицы. В каждую ячейку можно
поместить несколько абзацев, причем в процессе ввода текста высота ячейки автоматически
увеличивается.

Назначение таблиц
В WORD таблицы используются:
 Для размещения содержимого фрагмента документа по строкам и столбцам;
 Для создания форм и бланков, разделенных на графы;
 Для простых вычислений: в таблице WORD с помощью формул можно создавать
несложное подобие электронных таблиц пакета EXCEL;
 Для построения диаграмм.
18
Создание таблиц
Два способа:
1. Для создания таблиц простой структуры Таблица – Вставить – Таблица;
2. Для сложных – «прорисовка» вручную с помощью ПИ Таблицы и Границы.
В режиме просмотра непечатаемых символов можно увидеть символы ячейки,
символы конца строки, маркер перемещения таблицы (в левом верхнем углу), маркер
изменения размеров таблицы (в правом нижнем углу).

Перемещение по таблице
TAB или Щ по нужной
Переход к следующей ячейке
ячейке
Переход к предыдущей ячейке SHIFT-TAB
Переход к первой ячейке текущей
ALT-HOME
строки
Переход к последней ячейке текущей
ALT-END
строки

Выделение элементов таблиц


1. Ячейки – подвести УМ к левой границе ячейки до появления небольшой
наклоненной черной стрелки + Щ;
2. Строки:
a) подвести УМ к левой границе любой ячейки в этой строке до появления черной
стрелки +2 Щ;
b) подвести УМ к левой границе строки до появления белой наклонной стрелки +
Щ;
3. Столбца – подвести УМ к верхней границе столбца до появления черной стрелки
+ Щ;
4. Группы смежных ячеек:
a) «закрасить » нужные ячейки;
b) встать в левую верхнюю ячейку блока и, удерживая клавишу SHIFT, сделать Щ
по правой нижней ячейке блока;
5. Группы несмежных ячеек: выделять нужные ячейки с нажатой клавишей CTRL;
6. Всей таблицы – Щ по маркеру перемещения таблицы.

Изменение структуры таблицы


Добавление строки в конец таблицы – встать в последнюю ячейку последней
строки и нажать клавишу TAB.
Вставка строк или столбцов:
19
 Таблица – Вставить – Строки (выше, ниже) или Столбцы (слева, справа);
 Использовать контекстное меню (КМ), которое появляется при нажатии на правую
клавишу мыши – Добавить строки;
Удаление строк, столбцов или таблицы:
1. выделить строку, столбец или таблицу;
2. Таблица – Удалить – Строки или Столбцы или Таблица или КМ – Удалить.
Внимание: нажатие на клавишу DEL удаляет не строки, столбцы или таблицу, а их
содержимое!
Объединение ячеек – выделить ячейки, затем
 Таблица - Объединить ячейки;
 КМ - Объединить ячейки;
 Кнопка Объединить ячейки на ПИ Таблицы и Границы.
Разбиение ячеек – аналогично предыдущему пункту, только Разбить ячейки.
Изменение ширины столбцов:
1. С помощью координатной линейки, перетаскивая маркер столбца (он
отображается на КЛ в виде сеточки):
a) без дополнительных клавиш – ширина соседних столбцов не меняется, поэтому
происходит изменение ширины таблицы;
b) с клавишей SHIFT - ширина таблицы не меняется;
c) с клавишей ALT - на линейке будут показаны численные значения ширины
столбцов;
2. Перетаскивание границ таблицы (причем клавиша SHIFT действует наоборот):
a) без дополнительных клавиш – ширина таблицы не меняется;
b) с клавишей SHIFT - ширина соседних столбцов не меняется, поэтому
происходит изменение ширины таблицы;
c) с клавишей ALT - на линейке будут показаны численные значения ширины
столбцов;
3. С использованием меню (этот способ позволяет задавать точные значения ширины
столбцов): Таблица – Свойства таблицы – Столбец – ввести ширину столбца в сантиметрах.
Изменение высоты строк. Делается способами, аналогичными вышерассмотренным
для ширины столбцов с учетом замены «столбец» на «строка», «ширина» на «высота».
Выравнивание ширины столбцов (высоты строк): выделить столбцы или строки,
затем
 КМ - Выровнять ширину столбцов (высоту строк);
 с помощью аналогичных кнопок на ПИ Таблицы и Границы;
20
 Таблица – Автоподбор - Выровнять ширину столбцов (высоту строк).
Перестановка строк таблицы:
1. Установить ТК в перемещаемую строку;
2. Комбинация клавиш ALT – SHIFT - ↑ или ALT – SHIFT - ↓.
Установка полей ячеек. Поля ячеек – часть пространства ячеек, недоступная для
набора текста (по умолчанию верхнее и нижнее поля равны нулю). Изменить поля: КМ (или
Таблица) – Свойства таблицы – вкладка Таблица – кнопка Параметры установить значения
полей в списках верхнее, нижнее, левое, правое.
Установка интервалов между ячейками.
1. Поставить ТК в любую ячейку таблицы;
2. Таблица – Свойства таблицы – вкладка Таблица – кнопка Параметры –
Интервалы между ячейками.
Разбиение таблицы (таблицу можно разделять на две и более только по
горизонтали):
1. Установить ТК в строку, с которой будет начинаться следующая таблица;
2. Таблица – Разбить таблицу.
Объединение таблиц: удалить строку между таблицами.
Создание пустой строки перед таблицей:
1. поставить ТК в первую строку таблицы;
2. Таблица – Разбить таблицу.

Форматирование таблицы
Форматирование абзацев в ячейке, строке, столбце (установка абзацных отступов,
отступа первой строки типа выравнивания по горизонтали и т.д.).
Изменение ориентации текста в ячейках:
 Формат – Направление текста;
 КМ - Направление текста;
 Щ по соответствующей кнопке ПИ Таблицы и Границы.
Выравнивание текста по высоте ячейки:
 КМ – Выравнивание в ячейке;
 Таблица – Свойства таблицы – Ячейка – Вертикальное выравнивание (сверху, по
центру, снизу);
Обрамление и заливка ячейки, строк, столбцов, таблицы:
 Формат – Граница и заливка;
 Таблица – Свойства таблицы - Граница и заливка;
21
 Кнопки на ПИ Таблицы и Границы;
 КМ – Границы и заливка.
Установка невидимых границ:
 Убрать ненужные границы (линии сетки) с помощью кнопки Внешние границы ПИ
Таблицы и Границы;
 На ПИ Таблицы и Границы отжать кнопку Нарисовать таблицу («карандаш»), в
окне Типы линий выбрать Без границы и прочертить по тем линиям, которые нужно скрыть.
Автоформатирование таблиц. По умолчанию добавляемая в документ новая
таблица создается с помощью стиля «Сетка таблицы». Однако для форматирования таблиц
можно использовать множество интересных стилей, которые доступны в меню Таблица –
Автоформат (курсор должен находиться в области таблицы).
Нумерация ячеек в столбце или строке. Выделяют нужные ячейки, Формат –
Список – Нумерованный.
Использование табуляции в таблице: применяется не TAB, а CTRL – TAB.
Преобразование текста в таблицу:
1. Набрать текст, в котором для отделения содержимого ячеек таблицы
используется определенный разделитель (например, тире, точка с запятой, клавиша ТАВ или
др.), а для разделения строк – признак конца абзаца;
2. Выделить текст;
3. Таблица – Преобразовать – Текст в таблицу (указать используемый
разделитель).
Преобразование таблицы в текст:
1. Выделить таблицу или нужные строки;
2. Таблица – Преобразовать – Таблицу в текст – выбрать разделитель – ОК.

Вычисления в таблице.
В ячейках таблицы можно записывать формулы, которые начинаются со знака «=» и
состоят в общем случае из операндов (того, над чем производится операция), знаков
операций и круглых скобок. Ниже приведен список допустимых знаков операций: операции
разделены на приоритетные уровни, которые перечислены в порядке убывания приоритета
(операции, расположенные на одном уровне, не имеют приоритета друг перед другом и
выполняются в том порядке, в котором встречаются в формуле):
 % (в сто раз уменьшает значение операнда, следующего за знаком операции);
 ^ (возведение в степень);
 * (умножение), / (деление);
22
 + (сложение), - (вычитание);
 операции отношения ( ,  ,  ,  , ,  ).
Операндами в формулах могут быть константы, адреса ячеек (А1, В2 и т.д., причем
буквы в адресах обязательно латинские), функции SUM, MIN, MAX, AVERAGE (среднее
арифметическое), PRODUCT (произведение) и др. Аргументами функций могут быть:
 адреса ячеек, разделенные точкой с запятой;
 адреса ячеек, разделенные двоеточием, например, А2:С4 - такая комбинация
обозначает прямоугольный блок, включающий в себя ячейки А2, А3, А4, В2, В3, В4, С2, С3,
С4;
 слова above, below, left, right – обозначают группу ячеек, расположенных
сверху/снизу по столбцу или слева/справа по строке по отношению к ячейке, в которой
записана формула.
Примеры формул: =А1^2/В1; = SUM(А2;В3:D5); = AVERAGE(left).
Для записи формулы необходимо поместить ТК в клетку таблицы, Таблица –
Формула. Функцию можно выбрать, открыв список Вставить функцию. Для получения
суммы по строке или столбцу можно пользоваться кнопкой  на ПИ Таблицы и Границы.
В вычисляемых клетках таблиц отображаются результаты вычислений. Для
отображения формул в таблицах используют следующие приемы:
 ALT-F9;
 Сервис – Параметры – вкладка Вид – Коды полей;
 Коды/значения полей в КМ.
Для пересчета формул после изменения значений в ячейках выделяют ячейки с
формулами и нажимают F9 или Обновить поле в КМ.
Иногда у чисел в таблице нужно указывать единицы измерения. Для ячеек, не
содержащих формулы, это можно сделать, допечатав необходимый текст непосредственно
после числа (например, 150 чел., 12м2), что не будет препятствовать использованию этих
данных в дальнейших вычислениях. Для ячеек, содержащих формулы, формат числа
задается при вводе формулы: Таблица - Формула - в поле Формат числа выбираем готовый
формат из списка (например, 0 %), либо создаем собственный (0, 00 м/с, 0,0 руб, 0 КГц).

Сортировка данных в таблице


Сортировка данных таблицы предполагает перестановку целых строк. Порядок
действий:
1. Выделить фрагмент, который нужно отсортировать:
2. Таблица – Сортировка.
23
В диалоговом окне Сортировка можно задать до трех критериев сортировки. Область
Список позволяет указать, является ли первая строка заголовком (если да, то она не
участвует в сортировке). Кнопка Параметры дает возможность производить нестандартную
сортировку с учетом регистра, языка, только один столбец и т.д.

Перенос строк таблицы на новую страницу


Если какая-либо строка таблицы не помещается на текущей странице, возможны два
варианта:

1. часть строки разместить на текущей странице, оставшуюся часть – на следующей


странице;
2. всю строку разместить с начала следующей страницы. Текущая страница при этом
заполняется не полностью – внизу остается свободное место.

Первый вариант предполагается по умолчанию, для второго необходимо выделить


таблицу, Таблица – Свойства таблицы – вкладка Строка – снять флажок Разрешить
перенос строк на следующую страницу.

Размещение заголовка таблицы на каждой странице


1. Выделить в начале таблицы одну или несколько строк, которые будут
использоваться в качестве заголовка;
2. Таблица – Заголовки.

Для отмены повторов заголовков на последующих страницах снять флажок Заголовки


в меню Таблица.

Названия таблиц (рисунков, формул)


1. Выделить таблицу (рисунок, формулу);
2. Вставка – Ссылка – Название - указать постоянную часть названия (таблица,
формула и т.д.), ввести текст названия справа от номера, указать расположение названия (над
объектом, под объектом) - ОК.
При дальнейшей перестановке, вставке или удалении объектов будет произведена
перенумерация названий для оставшихся объектов данного типа ( если это не будет сделано
автоматически, то нужно выделить название или весь документ и нажать клавишу F9 или
Обновить поле).
24
Лекция 5. ЗАКЛАДКИ. ССЫЛКИ. СПИСОК НАЗВАНИЙ. РЕДАКТОР ФОРМУЛ

Закладки
Если пользователю часто приходится возвращаться к определенным местам в
редактируемом документе, он может установить в этих местах закладки, каждая из которых
должна иметь название.
Для установки закладки, например, на таблице, необходимо поставить курсор в
любую ячейку таблицы – Вставка – Закладка – ввести имя закладки (без пробелов!) –
Добавить.
Для перехода к закладке Вставка – Закладка – выбрать имя – Перейти.
Закладки позволяют использовать формулы, содержащие адреса ячеек таблицы, вне
этой таблицы (просто в тексте или в другой таблице). Для этого необходимо:
1. Создать закладку на таблице, значения ячеек которой предполагается использовать
в формуле.
2. Установить ТК в то место текста, где будет находиться результат вычислений по
формуле.
3. Таблица - Формула – перед записью адресов клеток выбираем название закладки в
списке Вставить закладку (название закладки появляется в формуле), адрес клетки
набирается через пробел после имени закладки. Пример формулы с использованием
закладки: =МАХ(закл1 А2:D4), где закл1 – имя закладки.

Ссылки
Названия, сформированные средствами WORD для таблиц (формул, рисунков) не
только обеспечивают возможность автоматической перенумерации названных объектов
после их удаления, вставки и перестановки, но и позволяют использовать ссылки на такие
объекты, а также автоматически создавать списки объектов.
Рассмотрим создание ссылок на названия таблиц. Ссылка (перекрестная ссылка) – это
текст, помогающий определить, где можно найти нужную информацию. Например, в тексте
«сведения об объеме товарооборота приведены в табл. 1» ссылка выделена жирным
курсивом.
Если ссылки набирать вручную, то в дальнейшем при изменении номера таблицы
(вследствие, допустим, удаления, вставки или перестановки таблиц) изменять ссылки также
придется вручную, что трудоемко и чревато ошибками.
Неоспоримые преимущества у другого способа: сформировать ссылки средствами
WORD – тогда WORD сам сможет их автоматически обновить.
Для создания ссылки средствами WORD нужно:
25
1. Набрать текст, предшествующий ссылке (например, «Данные представлены в »);
2. Вставка – Ссылка – Перекрестная ссылка – в появившемся диалоговом окне
выбрать из списка Тип ссылки нужный объект (Таблица, Формула и т.д.). В списке Для
какого (какой) появится список всех названий объектов выбранного типа – выбрать нужное
название. В списке Вставить ссылку на выбрать Постоянная часть и номер – Вставить. В
документе появится нужная ссылка. Если при создании ссылки в диалоговом окне выставлен
флажок Вставить как гиперссылку, то вставленная ссылка будет гиперссылкой: при подводе
к ней при нажатой клавише CTRL УМ принимает вид руки, а Щ перемещает к объекту, на
который указывает ссылка.
Обратим внимание на возможную нестыковку падежей (например, «Данные
представлены в Таблица 1»).
Чтобы избежать несогласования падежей, можно использовать сокращенные названия
(Табл., Рис. и т.д.). Для этого нужно уметь создавать такие нестандартные постоянные части
названий: Вставка – Ссылка – Название – Создать – написать в диалоговом окне новую
постоянную часть названия (например, Табл.) – ОК. В дальнейшем при вставке названий и
ссылок созданное название будет появляться в общем списке доступных для использования.

Список названий
Для создания списка названий:
1. Набрать заголовок списка (например, «Список таблиц») и перейти к новому
абзацу;
2. Вставка – Ссылка –Оглавление и указатели – Список иллюстраций - в
появившемся диалоговом окне выбрать вариант оформления списка - ОК.
В списке все названия являются гиперссылками.
Для обновления списка его нужно выделить и нажать клавишу F9.

Редактор формул (РФ)


Позволяет вставлять в документ математические конструкции, содержащие дроби,
степени, интегралы, корни, изображения матриц, знаков сумм и произведений и т.д.
Примеры:

 12tx(t )  x 
0
I  x t    2
(t ) dt ;
1
26

 g1 ( x) g1 ( x) 
 ... 
 x1 xn 
Ak   ... ... ...  .
 g m ( x) g m ( x) 
 x ...
xn  k
 1 xx

Запуск РФ
1. Установить ТК в то место, куда надо поместить формулу;
2. Вставка – Объект – Microsoft Equation – ОК или кнопка а на ПИ
Стандартная.
После запуска РФ на экране появляется ПИ Формула, а также поле формулы. Внутри
поля формулы есть прямоугольник с пунктирной линией, называемый слотом, который
используется для обозначения места вводимого символа.
На ПИ Формула находятся две строки: палитры символов (символы отношений,
пробелы и многоточия, надстрочные знаки и т.д.) и палитры шаблонов (шаблоны скобок,
дробей и радикалов, верхних и нижних индексов, сумм, интегралов и т.д.).
Внимание! Для ввода пробела при наборе формул используется комбинация клавиш
CTRL – пробел или пробел выбирается из палитры Пробелы и многоточия (на второй строке
расположены сразу три пробела – малый, средний и большой).

После окончания набора формулы делают Щ вне области ввода формулы.

Удаление формулы: Щ по формуле, клавиша DEL.

При корректировке формул можно использовать следующие клавиши:

1. ТАВ – перемещение в конец слота или к следующему слоту;


2. SHIFT –ТАВ – в конец предыдущего слота;
3. Стрелки вверх, вниз, вправо, влево;
4. HOME, END – в начало (конец) слота.

Формулы, объединенные фигурными скобками вида

 x  T Ax  1x12
 T
x k  Q 
  i  x 
z 
 i 1

удобно набирать следующим образом: сначала выбрать фигурную скобку со слотом, затем
использовать шаблон матриц (столбец из двух слотов) – в фигурной скобке появляется два
слота по вертикали, которые потом нужно заполнить.
27
Нумерация формул справа
Средствами WORD формулам можно давать названия вида «формула1», «форм.1» и
т.д. с размещением над формулой или под ней. Однако такая нумерация формул
используется крайне редко. Чаще всего формулы нумеруют целыми числами в круглых
скобках, которые размещаются справа от формулы.

В WORD нет специальных средств для такой нумерации формул, поэтому


воспользуемся для этой цели полем Listnum для нумерации абзацев. Выберем для нумерации
абзацев с формулами многоуровневый список NumberDefault с маркерами вида 1) а) i)
(1)...- нам понадобится маркер 4-го уровня этого списка. При этом не будем использовать
этот список в нашем документе для других целей, кроме нумерации формул.

1. Выставим на КЛ два табулятора с выравниванием по центру: один для формул


(например, на расстоянии 6см), другой для номера (допустим, 12см). Если формула уже
набрана, то ставим курсор слева от формулы, нажимаем клавишу ТАВ, помещаем курсор
справа от формулы, вновь нажимаем ТАВ. Если формула еще не набрана, то нажимаем
клавишу ТАВ, набираем формулу, вновь нажимаем ТАВ.
2. Вставка – Поле – Категории: Нумерация – Поля: Listnum – Имя списка:
NumberDefault – Уровень в списке: 4 – ОК – в тексте появляется номер формулы в круглых
скобках.
3. Копируем скобки с номером (без маркера конца абзаца!) в буфер обмена.
4. Для вставки номера следующей формулы пользуемся вставкой поля из буфера.

Вместо пунктов 3) и 4) можно многократно использовать пункт 2), однако это более
трудоемко.

Для вставки ссылок на формулы нужно выполнить Вставка – Ссылка –


Перекрестная ссылка –Тип ссылки: Абзац - Вставить ссылку на: Номер абзаца - Для какого
абзаца: указать номер формулы – ОК.

Для обновления номеров и ссылок выделяем текст и нажимаем F9.

Лекция 6. ИЛЛЮСТРАЦИИ, ДИАГРАММЫ

Импортированные рисунки
Импортированный рисунок – это картинка, созданная в другой программе. В WORD
можно работать с точечными и векторными рисунками, которые закодированы двумя
разными способами.
Точечные рисунки (также называемые растровыми) образуются набором точек,
называемых пикселами. Точечные рисунки создаются и редактируются в графических
28
редакторах, таких как MICROSOFT PAINT. Точечными рисунками являются все
сканированные изображения и фотографии. При изменении масштаба точечных рисунков
теряется четкость и становятся заметны отдельные точки, образующие изображение. В
WINDOWS стандартным форматом растровых изображений является BMP, однако
поддерживаются и другие популярные форматы – PCX, PNG, JPG, GIF.
Векторные рисунки создаются из линий, кривых, прямоугольников и других
геометрических форм. Допускается редактирование, перемещение и изменение порядка
отображения отдельных линий. При изменении размеров векторного рисунка компьютер
прорисовывает линии и фигуры заново таким образом, чтобы сохранялась исходная четкость
и перспектива. В WINDOWS стандартным форматом векторных изображений является WMF
(метафайлы WINDOWS), однако в WORD можно также работать с векторными
файлами .CDR и .DXF ,созданными в пакетах CORELDRAW и AUTOCAD соответственно.
Вставить импортированный рисунок можно тремя способами:
 Вставка – Рисунок – Из файла или Картинки;
 Вставка – Объект – выбрать рисунок, связанный с графической программой;
 Вставить рисунок из буфера обмена.
Для настройки импортированных рисунков служит ПИ Настройка изображения. С ее
помощью можно обрезать рисунок (кнопка в виде ножниц), восстановить его прежний вид
(кнопка Сброс параметров рисунка), изменить яркость и контрастность изображения,
выбрать цвет и тип линии для добавления рамки к рисунку, выбрать графический слой и
вариант обтекания рисунка текстом. Для размещения иллюстраций в WORD предусмотрено
несколько графических слоев. По умолчанию импортированный рисунок располагается в
текстовом слое, но его можно поместить перед текстом, за текстом.
Установить нужный вариант обтекания рисунка текстом, а также изменить контур
обтекания можно и другим способом: выделить рисунок, ПИ Рисование - Действие–
Обтекание текстом.
Для задания точных расстояний от рисунка до текста при обтекании можно
воспользоваться:
 Кнопкой Формат объекта на ПИ Настройка изображения;
 Пунктом Формат рисунка КМ (для вывода КМ необходимо выделить рисунок и
подвести УМ к одному из маркеров).
29
Создание графических объектов средствами WORD
В редакторе WORD можно создавать векторные изображения. Для этого нужно
находиться в режиме разметки. Для создания рисунка средствами WORD используется ПИ
Рисование (ее можно вывести с помощью кнопки на ПИ Стандартная).

Полотно
В WORD ХР при создании рисунка отображается полотно, т.е. область рабочего
листа, в которой можно размещать графические объекты. Полотно по умолчанию
размещается в текстовом слое и содержит границу, которая отделяет рисунок от остальной
части документа. Полотно позволяет:
 упорядочить объекты и изменить размеры объектов в рисунке;
 избежать переноса части рисунка на новую страницу, если рисунок расположен
близко к краю страницы.
Если при создании рисунка полотно не появляется, необходимо выполнить пункт
меню Сервис – Параметры – Общие – Автоматически создавать полотно при вставке
автофигур.
При появлении полотна на экран выводится ПИ Полотно (если эта панель убрана,
восстановить ее можно с помощью КМ полотна). Кнопки этой ПИ:
 Подобрать размер - для сжатия полотна после завершения рисунка, чтобы границы
полотна вплотную прилегали к графическим фигурам внутри;
 Увеличить - для добавления пустого пространства внутри полотна –размеры
рисунка внутри полотна не изменяются;
 Изменение масштаба рисунка;
 Обтекание текстом - для выбора графического слоя, типа обтекания текстом и
изменения контура обтекания.
При создании простых изображений от полотна можно отказаться:
 Сервис – Параметры – Общие – убрать флажок Автоматически создавать
полотно при вставке автофигур;
 Нарисовать фигуру, перетащить ее за пределы полотна, полотно выделить и
удалить.
Для создания изображений, состоящих из нескольких автофигур (например, блок-
схем) пользоваться полотном очень удобно.

Создание автофигур
Для создания автофигуры с помощью ПИ Рисование выбирают нужный вариант – УМ
принимает вид крестика. Делаем Щ в нужном месте полотна и с помощью перетаскивания
30
добиваемся нужного размера фигуры. Круг и квадрат получают, используя перетаскивание
при нажатой клавише SHIFT. При формировании линий клавиша SHIFT дает возможность
изменить наклон с шагом 15˚.

Графическая сетка
При создании в WORD графических изображений необходимо иметь представление о
графической сетке. По умолчанию сетка не видна на экране, тем не менее пользователь, как
правило, ощущает ее присутствие. Например, если пользователю никак не удается
переместить фигуру в нужную точку, в этом «виновата» сетка: по умолчанию все
графические объекты привязаны к сетке и их перемещение производится на расстояние,
кратное шагу сетки.
Графическую сетку можно отобразить на экране (это возможно только в режиме
разметки). Для этого нужно использовать ПИ Рисование – кнопка Действие – Сетка – в
диалоговом окне Привязка к сетке установить флажок Отображать линии сетки на экране.
В окне Привязка к сетке можно также:
 изменить шаг сетки, который по умолчанию равен 0,32 см;
 задать расстояние между выводимыми на экран линиями сетки в целом количестве
шагов сетки по горизонтали и вертикали (эти расстояния задаются в нижней части окна
Привязка к сетке). Например, если соответствующие расстояния заданы числами 2 и 3, это
означает, что ширина клетки, выводимой на экран, равна двум шагам сетки по горизонтали,
высота – трем шагам сетки по вертикали;
 отключить привязку к сетке, сбросив соответствующий флажок.
Настроенные параметры графической сетки можно сохранить для дальнейшего
использования, сделав Щ по кнопке По умолчанию.
Для временного отключения привязки к сетке перемещение и изменение размеров
фигур делают с нажатой клавишей ALT.

Надписи
Иногда в пределах рисунка, рядом с автофигурами, требуется расположить текст. Для
этого используются надписи. Надпись – это графический объект, в который можно помещать
произвольное количество текста. Для создания надписи нужно воспользоваться кнопкой
Надпись на ПИ Рисование: УМ примет вид перекрестья, методом перетаскивания получим
прямоугольник, обрамленный штриховкой (такое штриховое обрамление – признак
надписи). Наберем текст внутри надписи. Если текст не помещается, надпись следует
увеличить, потянув за маркер изменения размеров. Другой способ расположить весь текст в
31
надписи: подвести УМ к маркеру - КМ – Формат автофигуры – Надпись - выставить
флажок Подгонять размер автофигуры под текст..
По умолчанию текст надписи заключен в рамку. Чтобы убрать прямоугольную рамку,
выделяют надпись – КМ – Формат надписи – вкладка Цвета и линии – Линии – Цвет – Нет
линий - ОК.

Объекты WordArt
Инструмент WordArt предназначен для создания графических объектов, содержащих
фигурный текст. Для вставки объекта WordArt пользуются кнопкой Добавить объект
WordArt на ПИ Рисование или меню Вставка – Рисунок – Объект WordArt.

Форматирование графических объектов


Перемещение и копирование. Наведем УМ на графический объект до появления
двунаправленного перекрестья в виде розы ветров. Теперь перетаскивание приведет к
перемещению объекта, а перетаскивание с нажатой клавишей CTRL – к его копированию.
Перемещение объекта на расстояние, равное шагу сетки, удобно производить клавишами  
  , предварительно выделив нужную фигуру.
Изменение размеров. Щ по графическому объекту приводит к появлению вокруг
фигуры круглых маркеров изменения размеров. Если подвести УМ к одному из маркеров,
УМ принимает вид двунаправленной стрелки. Теперь перетаскивание приведет к изменению
размеров фигуры. Если такое перетаскивание делать с нажатой клавишей CTRL, размеры
графического объекта будут меняться пропорционально от центра фигуры.
Изменение цвета, толщины линий и задание заливки. Для этого выделяют фигуру,
подводят УМ к одному из маркеров изменения размеров и используют КМ – Формат
автофигуры – вкладка Цвета и линии. Штриховка автофигуры представляет собой вариант
заливки и выполняется следующим образом: вкладка Цвета и линии – Заливка – Цвет –
Способы заливки – Узор – выбрать вариант штриховки – ОК. Интересные варианты
цветового оформления приведены в так называемых заготовках: вкладка Цвета и линии –
Заливка – Цвет – Способы заливки – Цвета – заготовка –выбрать название заготовки
(пламя, сумерки, радуга и т.д. ) – Тип штриховки – выбрать вариант штриховки
(горизонтальная, вертикальная, из угла и т.п.) – установить флажок Вращать заливку вместе
с фигурой – ОК – ОК.
Добавление тени или объема. Выделить графический объект, затем использовать
кнопки Стиль тени или Объем на ПИ Рисование.
Вращение. Для поворота автофигуры ее необходимо выделить, направить УМ на
маркер поворота в виде зеленого кружочка и перетащить маркер в нужном направлении.
32
Чтобы угол поворота был кратен 15˚, перетаскивание делают с нажатой клавишей SHIFT.
Для вращения фигуры с шагом 90º нужно выделить фигуру – ПИ Рисование – кнопка
Действия – Повернуть/Отразить – Повернуть влево или Повернуть вправо.
Отражение. Для получения фигуры, являющейся по форме зеркальным отражением
другой фигуры относительно горизонтальной или вертикальной линии, поступают
следующим образом: выделяют нужную фигуру – ПИ Рисование – кнопка Действия –
Повернуть/Отразить – Отразить слева направо (или Отразить сверху вниз).
Изменение формы. Если при выделении фигуры с помощью Щ появляется хотя бы
один маркер желтого цвета, он может быть использован для изменения формы этого объекта.
Примерами автофигур, допускающих изменение формы, являются дуги, арки, звезды и т.д.
Добавление текста. Для вставки текста в автофигуру ее выделяют – КМ - Добавить
текст. Следует учитывать, что при добавлении текста автофигура превращается в надпись
Удаление. Для удаления графический объект выделяют и используют клавишу DEL.

Работа с несколькими графическими объектами


Наложение нескольких фигур.При размещении нескольких графических объектов
они могут перекрываться. Для перемещения объекта в другой графический слой нужно
выделить объект, кнопка Действие (или КМ) – Порядок – выбрать направление перемещения
объекта (на передний, задний план и т.д )
Группировка графических объектов. Объединение нескольких автофигур в группу
позволяет работать с этой группой как с одним графическим объектом, в частности,
поворачивать, перемещать и т.д. Для группировки необходимо:
1. Выделить нужные автофигуры одним из двух способов:
a) Щ по каждой фигуре с нажатой клавишей SHIFT;
b) воспользоваться кнопкой Выбор объектов на ПИ Рисование – обвести
пунктирным прямоугольником нужные фигуры.
2. Кнопка Действия – Группировать:
a) после группировки Щ вблизи рисунка приводит к появлению маркеров вокруг
всей группы. Для отмены группировки выделить группу – Действия – Разгруппировать.
Выравнивание и распределение. Несколько фигур могут быть выровнены по
боковым, верхним или нижним краям или по середине. Кроме того, можно расположить
фигуры на одинаковом расстоянии друг от друга – это называется распределением фигур по
вертикали или по горизонтали.
Для выравнивания и распределения несколько фигур выделяют при нажатой клавише
SHIFT – кнопка Действия – Выровнять/распределить – выбрать нужный вариант.
33
Создание блок – схемы
1. С помощью кнопки Автофигуры на ПИ Рисование нарисовать блоки, располагая
их в полотне по вертикали. Подобные фигуры лучше создавать копированием и отражением.
Добавить текст в блоки. Если автофигуры не помещаются в полотне, полотно растянуть с
помощью маркеров.
2. Выровнять нужные блоки по центру и распределить по вертикали.
3. Добавить соединительные линии (они сохраняют соединение с фигурами, к
которым прикреплены): Автофигуры – Соединительные линии – выбрать формат - Щ по
первому и второму местам соединения, которые отображаются синими точками.
4. Для размещения текста рядом с линиями использовать надписи, у которых убрано
обрамление.
5. Подобрать размер полотна с помощью кнопки на ПИ Полотно, выровнять
полотно по центру, дать название блок-схеме.

Названия рисунков
Рисунки, которым будут даваться названия, лучше оставлять в текстовом слое. Если
рисунок находится не в текстовом слое, добавленное название будет являться надписью и,
следовательно, по умолчанию будет заключаться в рамку. Тогда рамку нужно будет удалить
описанным выше способом.

Диаграммы

Организационные диаграммы
Организационные диаграммы (схемы) используются для наглядной иллюстрации
материала. Для их создания служит меню Вставка – Организационная диаграмма или
соответствующая кнопка на ПИ Рисование.
При добавлении организационной диаграммы вокруг нее отображается полотно.
Первоначально целесообразно определиться со структурой диаграммы, затем добавить текст
в рамки со словами Текст слайда. Для форматирования и изменения диаграммы
используется ПИ Организационная диаграмма, выводимая вместе с полотном диаграммы.
Для добавления нового элемента нужно выделить тот элемент, по отношению к которому
будет добавляться подчиненный, коллега или помощник и воспользоваться кнопкой
Добавить фигуру. Список Макет позволяет выбрать при необходимости левосторонний или
правосторонний тип расположения подчиненных элементов.
Для форматирования организационной диаграммы в целом можно использовать
готовые стили: Автоформат – Библиотека стилей организационных диаграмм.
34
Диаграммы Microsoft Graph
Диаграмма Microsoft Graph может создаваться путем редактирования стандартной
заготовки таблицы с так называемыми презентационными данными, которая появляется при
выполнении пункта меню Вставка – Объект – Диаграмма Microsoft Graph или Вставка –
Рисунок – Диаграмма. Обратим внимание, что ряды данных размещаются в строках,
названия рядов данных, которые будут помещены в так называемой легенде – в первом
столбце. Заголовки столбцов станут подписями на оси Х.
Для создания своей диаграммы нужно очистить таблицу от презентационных данных.
Для этого щелкнуть по кнопке Выделить все на пересечении заголовков строк и столбцов и
нажать клавишу DEL. Ввести данные в ячейки таблицы. Добавить заголовок диаграммы,
заголовки осей, изменить тип диаграммы, местоположение легенды, изменить цвета
столбцов, области диаграммы, поменять размер, цвет и начертание меток на осях(все это
делается с помощью КМ форматируемого элемента диаграммы). Добиться числовых
значений над каждым столбцом диаграммы можно с помощью КМ области диаграммы:
Параметры диаграммы – Подписи данных – Значения.
Чтобы отказаться в диаграмме от отображения некоторого столбца или строки
необходимо в таблице данных (не в исходной таблице!) дважды щелкнуть по заголовку этого
столбца или строки
Диаграмму Microsoft Graph можно создать и на основе имеющейся таблицы WORD.
Для этого нужно выделить всю таблицу или ее часть, Вставка – Рисунок – Диаграмма. В
остальном действия с диаграммой аналогичны ранее описанным.

Лекция 7. РАБОТА С МНОГОСТРАНИЧНЫМ ДОКУМЕНТОМ: РАЗДЕЛЫ,


КОЛОНТИТУЛЫ, НУМЕРАЦИЯ СТРАНИЦ, ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ, ОФОРМЛЕНИЕ
СТРАНИЦ. КОЛОНЧАТЫЕ ТЕКСТЫ, ПОДЛОЖКА

Разбиение документа на страницы

WORD автоматически разбивает документ на страницы, вставляя в месте разрыва так


называемый мягкий (или автоматический) разделитель. Этот процесс называется фоновой
разбивкой на страницы. В обычном режиме просмотра мягкий разделитель отображается
одинарной линией.
Если начать новую страницу нужно в определенном месте документа, необходимо
вставить жесткий (или принудительный) разрыв страницы. Сделать это можно двумя
способами, предварительно поместив ТК в то место, где должна закончиться текущая
страница:
 Вставка – Разрыв – Начать новую страницу;
 CTRL-ENTER.
35
В обычном режиме просмотра жесткий разделитель отображается одинарной линией
со словами «Разрыв страницы». В этом режиме жесткий разделитель можно удалить,
переместить, скопировать и вставить, как любой другой элемент текста.

Предварительный просмотр

В режиме предварительного просмотра страницы документа отображаются в том


виде, который они будут иметь при выводе на принтер. Режим позволяет просматривать
каждую страницу отдельно или несколько страниц одновременно, увеличивать или
уменьшать изображение документа, изменять поля страниц, редактировать и форматировать
текст.
Для перехода в этот режим необходимо воспользоваться:
 меню Файл - Предварительный просмотр;
 кнопкой на ПИ Стандартная в виде листа с лупой.
После перехода в режим предварительного просмотра кнопка Увеличение на ПИ
Предварительный просмотр нажата, поэтому УМ имеет вид лупы со знаком «+». При Щ
происходит увеличение фрагмента текста вблизи УМ, а «+» заменяется на «-». Повторный Щ
возвращает исходное изображение. Можно отказаться от лупы, отжав кнопку Увеличение.
Это обычно делают перед началом форматирования документа в данном режиме.
Кнопки Одна страница и Несколько страниц позволяют указать количество
выводимых страниц и их расположение на экране. Кнопка Линейка позволяет вывести КЛ.
Кнопка Закрыть служит для выхода из режима предварительного просмотра.

Подложка

Подложка или водяной знак – это фоновое изображение, которое появляется за


текстом на страницах документа. Для его создания нужно воспользоваться меню Формат –
Фон – Подложка. В качестве подложки можно использовать текст из предлагаемого меню
(его можно располагать по горизонтали или диагонали) или рисунок, у которого можно
изменить масштаб и/или обесцветить. Для удаления фонового изображения необходимо в
диалоговом окне Печатная подложка выставить флажок Без подложки.

Нумерация страниц

В WORD существует два способа нумерации страниц: автоматическая и с


использованием меню Вид – Колонтитулы (будет рассмотрена ниже в разделе
Колонтитулы). Для автоматической нумерации страниц используют меню Вставка –
Номера страниц. В появившемся диалоговом окне можно выбрать формат номера,
36
местоположение (вверху или внизу страницы), способ выравнивания(слева, справа, от
центра) и указать, надо ли выводить номер на первой странице.
Для удаления номеров страниц необходимо сделать двойной щелчок у номера одной
(!) страницы (или выполнить Вид – Колонтитулы), выделить этот номер в рамке верхнего
или нижнего колонтитула и нажать на клавишу DEL. Процедура удаления номеров страниц
отчетливо демонстрирует нам, что они являются частным случаем колонтитулов.

Колонтитулы

Колонтитул – это текст и/или рисунок, который печатается в верхней или нижней
части страницы. В зависимости от места расположения колонтитулы бывают верхними и
нижними и отображаются только в режимах разметки и предварительного просмотра.
Форматирование содержимого колонтитулов осуществляется так же, как и обычного текста.
Для создания колонтитулов выполняют пункт меню Вид – Колонтитулы. При этом на
экране появляется ПИ Колонтитулы, текст основного документа бледнеет, а мигающий ТК
располагается в пунктирной рамке верхнего колонтитула. На КЛ появляются два табулятора
с выравниванием по центру и по правому краю. В качестве элементов верхнего колонтитула
может выступать любой текст, введенный пользователем, с помощью кнопок на ПИ
Колонтитулы можно вставить элемент автотекста, номер страницы нужного формата, общее
количество страниц, дату, время. В принципе в область колонтитула можно вставлять
рисунки, таблицы и др. Кнопка Основной текст позволяет временно убрать основной текст
документа (на экране остаются только рамки для колонтитулов), еще одна кнопка
используется для перехода от верхнего к нижнему колонтитулу и наоборот. Назначение
остальных кнопок ПИ Колонтитулы будет рассмотрено позже.
Для удаления колонтитулов нужно сделать 2Щ в области колонтитула (либо
выполнить пункт меню Вид –Колонтитулы), выделить содержимое колонтитула и нажать
клавишу DEL.

Колончатые тексты

WORD позволяет располагать текст на странице в несколько колонок газетного типа.


При добавлении текста он «перетекает» с нижней строки одной колонки на верхнюю строку
следующей колонки. Для расположения текста в несколько колонок можно
 Выделить некоторое количество абзацев, Формат – Колонки;
 До и после группы абзацев, которую нужно расположить в несколько колонок,
вставить разрывы разделов: Вставка – Разрыв – Новый раздел на текущей странице,
поместить ТК в любое место внутри группы, Формат – Колонки.
37
И тот, и другой способ приводит к разбиению документа на разделы. Так, при вставке
двух разрывов разделов документ разбивается на три раздела. Маркеры разрывов разделов в
виде двойной черты с текстом Разрыв раздела видны либо при сочетании режима разметки с
просмотром непечатаемых символов, либо в обычном режиме просмотра (вне зависимости
от нажатия кнопки Непечатаемые знаки на ПИ Стандартная). Второй вариант просмотра
предпочтителен, т.к. двойная черта, соответствующая маркеру разрыва раздела, занимает в
обычном режиме просмотра отдельную строку и всегда хорошо видна, тогда как в режиме
разметки она занимает лишь незаполненную текстом часть последней строки абзаца,
предшествующего разрыву, и плохо видна, если эта строка содержит много символов.
Колончатый текст адекватно отображается в режиме разметки и в режиме
предварительного просмотра, а в обычном режиме он представляется в виде одной узкой
колонки.
WORD распределяет абзацы между колонками примерно поровну. Иногда
необходимо вмешаться в процесс распределения текста между колонками - сделать так,
чтобы новая колонка начиналась с определенного места. Для этого нужно установить ТК в
место начала новой колонки, Вставка – Разрыв – Начать новую колонку. Маркер разрыва
колонки виден только в обычном режиме просмотра в виде точечной линии с текстом
Разрыв колонки.
WORD автоматически делает колонки одинаковой ширины, однако с помощью
диалогового окна Колонки можно установить точные значения ширины каждой колонки и
промежутка между колонками. Дополнительно можно выводить разделитель между
колонками в виде вертикальной черты.
Для отказа от колончатого отображения текста необходимо поместить ТК в этот
раздел, Формат – Колонки (либо нажать кнопку Колонки на ПИ Стандартная) - выбрать
одну колонку. При отказе от колончатого текста разбивка на разделы сохраняется, т.к.
маркеры разрывов разделов остаются ( в этом можно убедиться, перейдя в режим просмотра
непечатаемых символов). Желательно удалять ненужные маркеры разрывов разделов, т. к.
они могут в дальнейшем затруднить форматирование документа.

Разделы

При создании колончатых текстов мы столкнулись с понятием раздела – третьим


(после символа и абзаца) и последним элементом форматирования в текстовом процессоре
WORD. Раздел в общем случае состоит из нескольких абзацев и имеет следующие
параметры форматирования:
 колонки;
38
 номера страниц;
 колонтитулы;
 ориентация страниц (книжная или альбомная);
 поля страниц;
 размер бумаги;
 вертикальное выравнивание;
 обрамление страниц.
Таким образом, к разделам применяется самый высокий уровень форматирования,
влияющий в основном на оформление страниц, поэтому параметры форматирования
разделов часто называют параметрами форматирования страниц. Команды, управляющие
форматированием разделов, находятся в четырех разных пунктах меню WORD: Файл, Вид,
Вставка и Формат.
Если для всего текста все вышеперечисленные параметры форматирования
одинаковы, то весь документ представляет собой один единственный раздел. Необходимость
в разбиении документа на несколько разделов возникает только тогда, когда в тексте
появляются фрагменты, отличающиеся от остальных значением хотя бы одного параметра
форматирования раздела. На одной странице может быть несколько разделов, один раздел
может содержать несколько страниц.
Разбиение документа на разделы осуществляется вставкой маркеров разрыва раздела
с помощью меню Вставка – Разрыв – Новый раздел – Со следующей страницы (На текущей
странице). Эти маркеры, как уже отмечалось выше, лучше видны в обычном режиме
просмотра. Очень полезно на завершающем этапе форматирования многостраничного
документа просмотреть документ в обычном режиме с целью проверки правильности
разбиения его на разделы и убедиться в отсутствии лишних маркеров разрывов разделов,
которые иногда появляются в документе вследствие неаккуратного форматирования.

Создание титульного листа

Особенностью титульного листа является так называемое вертикальное выравнивание


по высоте, при котором абзацы раздела автоматически равномерно распределяются по
высоте странице. По умолчанию WORD использует вертикальное выравнивание по верхнему
краю, при котором на не до конца заполненной странице абзацы располагаются без
промежутков в верхней части страницы.
Если абзацев в разделе немного, вертикальное выравнивание по высоте приводит к
образованию межабзацных промежутков, величина которых тем больше, чем меньше
абзацев в разделе. Вертикальное выравнивание по высоте позволяет избежать таких
39
нецелесообразных приемов для создания титульного листа как установление больших
интервалов до и/или после каждого абзаца с последующей подгонкой под нужную высоту
или добавление пустых абзацев.
Так как вертикальное выравнивание является параметром форматирования раздела,
содержимое титульного листа необходимо сделать отдельным разделом. Рассмотрим
создание титульного листа путем добавления его к уже готовому документу - этот прием
используется чаще всего. Помещаем курсор в самое начало документа, набираем текст
титульного листа, должным образом распределив его по абзацам, после последнего абзаца
вставляем разрыв раздела: Вставка – Разрыв – Новый раздел – Со следующей страницы.
Делаем форматирование абзацев (на титульном листе не следует применять заголовочные
стили Заголовок1 – Заголовок9, так как это помешает созданию оглавления), помещаем ТК
внутрь раздела с текстом титульного листа, Файл – Параметры страницы – вкладка
Источник бумаги – вертикальное выравнивание «по высоте».

Дополнительные варианты оформления страниц

Обрамление
Страницы документа могут иметь рамку в виде линии (одинарной, двойной,
пунктирной, точечной, волнистой и т.д.) различного цвета и толщины, а также в виде
последовательностей графических объектов (деревьев, звездочек, бабочек и др.). Варианты
обрамления можно выбрать из многочисленных стандартных образцов.
Для применения различного обрамления страниц к разным частям документа
необходимо сначала разбить документ на разделы, а затем для каждого раздела использовать
свой вариант рамки: .поместить ТК в нужный раздел, Файл – Параметры страницы –
Источник бумаги – Граница – Страница – Выбрать вид обрамления – ОК.

Ориентация
Ориентация страницы может быть книжной (ширина страницы меньше высоты) или
альбомной (ширина страницы больше высоты). Альбомную ориентацию часто используют
для размещения элементов документа (таблиц, диаграмм и др.), для которых ширина
страницы в книжной ориентации оказывается недостаточной.
В общем случае разные фрагменты документа могут иметь разную страничную
ориентацию. Тогда документ нужно предварительно разбить на разделы, затем
последовательно помещать ТК в каждый раздел, Файл – Параметры страницы – Поля –
выбрать требуемый вариант ориентации (книжный или альбомный).
40
Поля и развороты
С помощью меню Файл – Параметры страницы – Поля можно установить для
разных разделов документа различные поля страниц, а также в списке Несколько страниц
дополнительные варианты: Две страницы на листе (для печати страниц, которые в книжной
ориентации сгибаются пополам) или Зеркальные поля, когда внутренние (и внешние) поля
двух соседних страниц на развороте одинаковы. Заметим, что присутствующий в списке
Несколько страниц вариант Брошюра, предполагающий размещение двух страниц на листе в
альбомной ориентации, может быть применен только к документу в целом.

Лекция 8. СНОСКИ, ПРИМЕЧАНИЯ, РЕЖИМ СТРУКТУРЫ, ОГЛАВЛЕНИЕ. РАЗНЫЕ


КОЛОНТИТУЛЫ В ДОКУМЕНТЕ

Сноски
Сноски используются в документах для вставки уточняющих сведений. Сноски
бывают обычными (печатаются внизу страницы) и концевыми (печатаются в конце
документа). Сноска состоит из двух связанных частей – знака сноски и текста сноски. Знаком
сноски обычно является номер, хотя допускаются буквы и другие символы.
Для создания сноски необходимо:
1. Установить ТК в место вставки сноски;
2. Вставка – Ссылка – Сноска;
3. Выбрать в диалоговом окне вид сноски (обычную или концевую), положение
(для обычной – внизу страницы или внизу текста, для концевой – в конце раздела или в
конце документа), формат знака сноски - Вставить;
4. Набрать текст сноски.
Для удаления сноски необходимо выделить знак сноски в тексте и нажать клавишу
DEL. Перенумерация при добавлении и удалении сносок осуществляется автоматически.

Примечания
Примечание используется для вставки комментария к какому-либо фрагменту
документа. Примечание содержит сведения о его авторе, поэтому до вставки примечания
целесообразно ввести такие сведения с помощью меню Сервис – Параметры –
Пользователь. Для вставки примечания требуется выделить фрагмент текста или поместить
ТК в нужное место – Вставка - Примечание - на экране появится выноска, в которую следует
ввести текст. Одновременно появляется ПИ Рецензирование – это связано с широким
использованием примечаний для рецензирования документов. Для ответа на примечание
можно сделать Щ по выноске с примечанием и воспользоваться кнопкой Создать
41
примечание на ПИ Рецензирование. Для удаления примечания удобно пользоваться КМ.
Кнопка Исправления служит для перехода в режим исправлений, когда все вносимые в
документ изменения помечаются специальным образом: например, вводимый текст
выделяется контрастным цветом, удаленные фрагменты отображаются зачеркиванием и т.д.
С помощью первой кнопки ПИ можно по-разному отображать документ, с которым работали
в режиме исправлений: показывать исправления как в измененном документе, так и в
исходном документе, измененный вариант документа (как он будет выглядеть после
принятия исправлений) и исходный вариант. Режим исправлений обеспечивает возможность
возврата к исходному варианту документа (например, с помощью кнопки Отклонить …).

Использование заголовочных стилей


WORD может оказать пользователю существенную помощь в анализе и изменении
структуры документа, создании оглавления, однако для этого WORD должен «понимать»,
где в документе начинается новая глава, где – параграф и т.д. С этой целью следует
оформлять заголовки документа встроенными стилями Заголовок1 – Заголовок9: название
главы – стилем Заголовок1, параграфа – стилем Заголовок2, подпараграфа – стилем
Заголовок3 и т.д. Если оформление, предусмотренное этими стандартными стилями, не
устраивает, его в дальнейшем можно будет изменить. Не следует использовать в документе
упомянутые стили для других целей, в частности, как уже подчеркивалось ранее, на
титульном листе. Поэтому необходимо отказаться от автоматического «угадывания»
редактором стилей заголовков: Формат – Автоформат – Параметры – Автоформат при
вводе – убрать флажок Определять стили - ОК – ОК.

Режим структуры

Назначение
Режим структуры является специализированным режимом, позволяющим
упорядочить структуру документа, и базируется на использовании заголовочных стилей. При
переходе в этот режим координатная линейка заменяется панелью инструментов Структура.
В режиме структуры заголовки снабжаются отступами, наглядно показывающими
уровни вложенности заголовков документа. Линии под заголовками свидетельствуют о
свернутом обычном тексте. Заголовки, помеченные знаком «+», содержат подзаголовки
и/или обычный текст, помеченные знаком «-» не содержат ни того, ни другого. Абзацы
обычного текста помечены маркером в виде маленького квадрата.
В режиме структуры можно просматривать документ или его часть с нужной
степенью детализации, используя кнопки Свернуть и Развернуть на ПИ Структура. Если
поместить ТК в область заголовка и нажать кнопку Свернуть, абзацы основного текста
42
исчезают из поля зрения, при нажатии кнопки Развернуть – вновь появляются. В
центральной части ПИ Структура имеется кнопка со списком Показать уровень. Выбор
вариантов Показать уровень1 – Показать уровень 9 приводит к выводу заголовков с первого
по выбранный уровень в свернутом виде (основной текст не показывается), выбор варианта
Показать все уровни возвращает абзацы основного текста. Нажатие на кнопку Показать
только первую строку позволяет оставить в поле зрения только по одной строке каждого
абзаца.
Режимом структуры удобно пользоваться при создании нового документа:
 сначала набрать в режиме структуры только заголовки (для указания нужного
уровня заголовка используются либо клавиши TAB и SHIFT-TAB, либо кнопки
Повысить/Понизить уровень на ПИ Форматирование);
 Перейти в режим разметки и просмотра непечатаемых символов и набрать абзацы
основного текста.

Изменение структуры
Режим структуры позволяет легко изменять структуру документа, однако для этого
нужно правильно информировать WORD о том, что будет объектом изменения:, заголовок
вместе с вложенными подзаголовками и основным текстом, только заголовок, абзац или
группа абзацев. Для этого может быть использовано предварительное выделение по
следующим правилам:
 заголовка вместе с вложенными подзаголовками и основным текстом – Щ по значку
«+» рядом с заголовком;
 только заголовка – «развернуть» заголовок, чтобы отображались вложенные
заголовки и текст, и выделить сам заголовок как абзац;
 абзаца – Щ по маркеру абзаца (квадратику).
Если выделение не делается, то объектом изменения считается текущий абзац, в том
числе заголовок, однако работа с символами(маркерами) структуры всегда подразумевает в
качестве объекта изменения заголовок вместе с вложенными подзаголовками и основным
текстом.
Изменение уровня заголовка (без вложенных заголовков): поместить ТК в область
заголовка и воспользоваться кнопками Повысить уровень, Понизить уровень, Понизить до
основного текста, Повысить до 1-го уровня.
Изменение уровня заголовка вместе с вложенными подзаголовками и основным
текстом:
43
 перетаскивать символы структуры влево или вправо до нужного уровня (при
перетаскивании на экране отображается вертикальная линия для каждого уровня заголовка;
 выделить заголовок вместе с вложенными подзаголовками и основным текстом Щ
по маркеру «+»и воспользоваться кнопками Повысить уровень, Понизить уровень,
Понизить до основного текста, Повысить до 1-го уровня;
Сделать абзац основного текста заголовком: перетащить маркер-квадратик влево
на нужный уровень.
Изменение расположения заголовков вместе с вложенными подзаголовками и
основным текстом:
 перетаскивать символы структуры вверх или вниз (при перетаскивании на экране
отображается горизонтальная линия);
 выделить фрагмент и воспользоваться кнопками Переместить вверх и
Переместить вниз (для перемещения вверх/вниз в пределах одного уровня).

Оглавление

Создание оглавления:
1. Проверить в режиме структуры правильность структуры документа и вернуться в
режим разметки;
2. Установить ТК в то место, куда следует вставить оглавление, написать слово
Содержание или Оглавление;
3. Вставка – Ссылка – Оглавление и указатели – Оглавление;
4. Выбрать формат оглавления, количество уровней заголовков в оглавлении – ОК.

Обновление оглавления
Для обновления оглавления после изменения документа необходимо:
 Установить ТК в любое место оглавления (оглавление является полем WORD,
поэтому размещение ТК внутри оглавления соответствует выбору поля);
 Нажать клавишу F9 или выбрать пункт Обновить поле в КМ;
 В диалоговом окне Обновление оглавления выбрать вариант Обновить целиком.
Для удаления оглавления его нужно выделить и нажать клавишу DEL.

Разные колонтитулы в документе.


При вставке колонтитула в один раздел тот же колонтитул автоматически добавляется
во все разделы документа – это происходит потому, что по умолчанию между
колонтитулами соседних разделов установлена связь. Чтобы создать различные колонтитулы
для нескольких частей документа, необходимо:
44
1. Разорвать связь между колонтитулами соседних разделов:
a) Установить ТК в раздел, для которого нужно создать уникальный колонтитул;
b) Вид – Колонтитулы – отжать кнопку Как в предыдущем (при этом исчезнет
надпись «как в предыдущем» , которая обычно присутствует на правой верхней границе
области колонтитула).
2. Изменить существующий или создать новый колонтитул для текущего раздела.
Чтобы восстановить связь между колонтитулами соседних разделов, необходимо
нажать кнопку Как в предыдущем. После подтверждения удаления колонтитула собственный
колонтитул текущего раздела будет заменен колонтитулом предыдущего. Надпись «Как в
предыдущем» вновь появится на правой верхней границе области колонтитула.
Для включения названия главы в колонтитул необходимо:
 сделать каждую главу отдельным разделом;
 перейти в режим создания колонтитулов, для каждого раздела разрывать связь с
колонтитулом предыдущего раздела, Вставка – Ссылка – Перекрестная ссылка;
 в списке Тип ссылки выбрать Заголовок, Вставить ссылку на – Текст заголовка;
 из списка Для какого заголовка выбрать нужный заголовок - Вставить- Закрыть.

Лекция 9. ФОРМЫ. ШАБЛОНЫ. СЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Формы
Форма – это особый вид документа WORD, в котором пользователю разрешено
вводить информацию лишь в определенные области, называемые полями формы. В
основном формы предназначены для «электронного» заполнения (с клавиатуры
компьютера), хотя в принципе могут использоваться и для документов, предполагающих
«ручное» заполнение. Формы могут дополняться контекстно-зависимой справкой и
графическими элементами.

Создание формы
1. Набрать и оформить неизменяемую часть будущей формы.
2. Вставить поля формы. Поля формы могут быть трех типов: текстовое, флажок
(для установки и снятия) и список (для выбора одного из нескольких вариантов). Для вставки
поля нужно:
a) вывести на экран ПИ Формы;
b) поместить ТК в нужное место и нажать на ПИ Формы на кнопку вставки
требуемого поля – поле появляется в документе в виде затененного прямоугольника;
45
c) выделить поле и выбрать на ПИ кнопку Параметры поля. Настроить
параметры:
 Для текстового поля указать вид (обычный текст, число, дата, текущая дата,
текущее время, вычисления), выбрать вариант форматирования, ввести при необходимости
значение по умолчанию и максимальную длину. При выборе варианта Вычисления в поле
Выражение записывается формула, начинающаяся со знака «=». В формуле можно
использовать числа, адреса ячеек таблицы, закладки и др.
 Для списка варианты значений вводятся в поле Элемент списка с
последующим Щ по кнопке Добавить. Для изменения порядка следования значений можно
воспользоваться кнопкой Порядок.
 Для флажка можно изменить размер, если вариант АВТО не устраивает.
Поле флажок представляет собой маленький квадрат, который пуст, если флажок сброшен, и
заполнен крестиком в противном случае. Для электронной формы флажок по умолчанию
можно поставить во включенное состояние. Для печатных форм флажок по умолчанию
должен быть сброшен.
 Для задания контекстно-зависимой справки используется кнопка Текст
справки. Справка может быть двух видов: пояснительный текст в строке состояния и/или
текст, появляющийся при нажатии клавиши F1.
3. Защитить форму с помощью кнопки Защита формы. Проверить правильность
работы формы. При необходимости внесения изменений защиту снять, воспользоваться
кнопкой Очистить поля, внести изменения, вновь защитить. Во избежание
несанкционированного изменения формы можно защитить ее с помощью пароля.
Форма является основой для создания будущих документов, т.е является
разновидностью шаблона документа. Файлы шаблонов в WORD имеют расширение .dot.
Для сохранения созданной формы как шаблона необходимо выполнить Файл – Сохранить
как –Тип файла - Шаблон документа (*.dot) – дать файлу шаблона уникальное имя.

Создание документа на основе формы


1. Файл – Создать – выбрать в области задач нужный шаблон.
2. Заполнить затененные поля (при желании затенение полей можно убрать с
помощью соответствующей кнопки на ПИ, однако следует учитывать, что при выводе
документа на печать затенений не будет):
При печати формы на стандартных бланках нужно:
1. Предварительно позаботиться о том, чтобы поля формы точно совпали с полями
бланка;
46
2. Файл – Печать – Параметры страницы – Печатать только данные для форм.
В WORD предусмотрена возможность сохранения данных, вводимых в поля формы, в
текстовом файле. Для этого после заполнения электронной формы необходимо:
 Выполнить Сервис – Параметры – Сохранение – Сохранять только данные для
форм;
 Сохранить файл: информация будет записана в обычный текстовый файл, причем
значения полей будут отделяться точками с запятой, значения текстовых и списковых полей
будут взяты в кавычки, значения флажков будут выведены в виде 1(флажок установлен) или
0 (флажок снят).
Добавив в файл другие результаты заполнения форм, можно получить файл с
данными, который можно в дальнейшем импортировать в другой пакет (например, ACSESS),
преобразовать в таблицу и т.д.

Шаблоны
Шаблоном называется особый вид документа, предоставляющий специальные
средства для оформления итогового документа. В WORD включено большое количество
шаблонов для создания писем, служебных записок, факсов, резюме и т.д., а также мастеров
шаблонов. Мастером называется специальная программа , упрощающая создание и
форматирование документа. В процессе работы с мастером необходимо ответить на ряд
вопросов, после чего введенные данные размещаются в соответствующих частях документа
в нужном формате. Файлы мастеров имеют расширение .WIZ.

Создание нового шаблона на основе стандартного шаблона


1. Файл – Создать – в области задач Создание документа в группе Создание с
помощью шаблона выбрать ссылку Общие шаблоны – выбрать шаблон, близкий к нужному –
установить переключатель Создать в положение Шаблон – ОК.
2. Внести изменения в шаблон.
3. Файл – Сохранить как – Тип файла - Шаблон документа (*.dot) – дать файлу
шаблона уникальное имя.
4. Файл – Закрыть.
Если сохранить шаблон в папке Шаблоны, то он при создании файла с помощью
шаблонов будет появляться на вкладке Общие диалогового окна Шаблоны.
Для удобства создания документов с помощью сформированного шаблона в
последний добавляют элементы автотекста, панели инструментов, новые меню и т.д.
47
Создание документа на основе шаблона
1. Файл – Создать – в области задач Создание документа в группе Создание с
помощью шаблона выбрать ссылку Общие шаблоны – выбрать нужный шаблон – установить
переключатель Создать в положение Документ – ОК.
2. Отредактировать документ, введя требуемый текст. При заполнении полей
(затенены серым цветом) их предварительно нужно выделить.
3. Сохранить документ с уникальным именем.

Слияние
Слияние документов – процесс подготовки пачки однотипных документов (писем,
конвертов и т.п.) путем объединения файла основного документа с файлом-источником,
содержащим информацию о получателях в виде совокупности однотипных записей.
Основной документ содержит постоянную часть (в том числе текст, рисунки и т.д.), а также
поля слияния, которые помечают места, куда будет вставляться переменная информация из
документа-источника. Для выполнения слияния удобно пользоваться Мастером слияния или
ПИ Слияние.

Последовательность действий при использовании Мастера слияния


1. Выбор типа документа. Сервис – Письма и рассылки- Мастер слияния – в области
задач выбрать в качестве типа документа Письма –Далее.
2. Выбор основного документа: В качестве основного документа может быть
выбран текущий документ (даже если он пока пустой), шаблон или ранее созданный
документ. При выполнении лабораторной работы:
a) воспользуемся шаблоном Стандартное составное письмо (на вкладке
Слияние) –установим переключатель Создать в положение Документ;
b) внесем изменения в документ: введем название и адрес организации, текст
письма (за исключением полей слияния), фамилию и должность отправителя;
c) сохраним документ с уникальным именем – Далее;
3. Выбор получателей. На этом этапе необходимо выбрать или создать файл -
источник данных:
a) выберем вариант Создание списка (означает формирование нового файла) – на
экране появляется диалоговое окно Новый список адресов;
b) нажимаем кнопку Настройка – удаляем из предложенного списка ненужные
поля, добавляем новые, при необходимости поля можно переименовать и изменить порядок
их расположения – ОК;
48
c) заполняем поля записей: после заполнения очередной записи делаем Щ по
кнопке Создать запись для перехода к следующей. После заполнения всех записей
необходимо воспользоваться кнопкой Закрыть и сохранить файл с расширением .mdb
(список адресов Microsoft Office);
d) просмотреть созданный список, при необходимости внести изменения, снятие
флажка временно удаляет запись из списка. Для фильтрации записей нужно воспользоваться
кнопками Изменить – Фильтр и задать условие фильтрации (например, «факультет»=Р и
«балл»>=20) – ОК. При необходимости снять фильтр вновь входят в диалоговое окно
Фильтр и сортировка и нажимают кнопки Очистить все – Закрыть - Далее;
4. Создание письма:
a) При наличии в документе полей AddressBlock и GreetingLine каждое из них
следует выделить, перейти в контекстное меню – Изменить – внести требуемые изменения
(при необходимости воспользоваться кнопкой Подбор полей.) – ОК;
b) Вставить остальные поля слияния:
 Устанавливаем ТК в место вставки поля, выбираем в области задач пункт
Другие элементы, выбираем нужное поле – Вставить;
 После вставки всех полей Закрыть – Далее.
5. Просмотр писем. Просмотреть полученные варианты писем с помощью кнопок со
стрелками. При необходимости внести корректировки вернуться к предыдущим этапам,
нажав кнопку Назад в нижней части области задач. - Далее.
6. Завершение слияния. На этом этапе доступны два варианта: Печать и Изменить
часть писем. В любом случае открывается диалоговое окно Составные документы, с
помощью которого можно выполнить слияние для всех записей, текущей записи или
указанного диапазона.
Результатом слияния является документ, состоящий из нескольких разделов: каждый
раздел содержит одно письмо. При необходимости перед печатью можно внести изменения в
некоторые письма.

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Столяров А.М., Столярова Е.С. Word 2002.- М. :ДМК Пресс, 2002. – 576 с.:ил.
49

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ.........................................................................................................................................2
Лекция 1. ЗНАКОМСТВО С ТЕКСТОВЫМ ПРОЦЕССОРОМ WORD.......................................3
Основные элементы окна WORD.................................................................................................3
Режимы просмотра документа......................................................................................................4
Создание нового документа..........................................................................................................4
Правила набора текста............................................................................................................5
Составные части документа. Абзац..............................................................................................6
Параметры форматирования абзаца......................................................................................6
Полезные клавиши и их сочетания...............................................................................................8
Лекция 2. ФОРМАТИРОВАНИЕ СИМВОЛОВ. КОПИРОВАНИЕ ФОРМАТОВ ПО
ОБРАЗЦУ. СТИЛИ............................................................................................................................8
Форматирование символов............................................................................................................8
Настройка ПИ............................................................................................................................9
Создание новых ПИ..................................................................................................................10
Рекомендации по форматированию.......................................................................................10
Вставка необычных символов.................................................................................................10
Копирование формата символа (абзаца) по образцу................................................................11
Стили.............................................................................................................................................11
Создание нового стиля............................................................................................................12
Применение стиля....................................................................................................................12
Изменение встроенного стиля................................................................................................12
Лекция 3. АВТОТЕКСТ, АВТОЗАМЕНА, ТАБУЛЯЦИЯ, СПИСКИ.........................................12
Автотекст......................................................................................................................................12
Создание элемента автотекста............................................................................................13
Применение (вставка) элемента автотекста.....................................................................13
Автозамена....................................................................................................................................13
Добавление элемента в список автозамены..........................................................................13
Табуляция......................................................................................................................................14
Табуляция по умолчанию..........................................................................................................14
Пользовательская табуляция.................................................................................................14
Списки...........................................................................................................................................16
Маркированные списки............................................................................................................16
Нумерованные списки..............................................................................................................16
Многоуровневые списки...........................................................................................................17
Лекция 4. ТАБЛИЦЫ.......................................................................................................................17
50
Назначение таблиц.......................................................................................................................17
Создание таблиц...........................................................................................................................17
Перемещение по таблице.............................................................................................................18
Выделение элементов таблиц......................................................................................................18
Изменение структуры таблицы...................................................................................................18
Форматирование таблицы...........................................................................................................20
Вычисления в таблице.................................................................................................................21
Сортировка данных в таблице.....................................................................................................22
Перенос строк таблицы на новую страницу..............................................................................22
Размещение заголовка таблицы на каждой странице...............................................................23
Названия таблиц (рисунков, формул)........................................................................................23
Лекция 5. ЗАКЛАДКИ. ССЫЛКИ. СПИСОК НАЗВАНИЙ. РЕДАКТОР ФОРМУЛ................23
Закладки........................................................................................................................................23
Ссылки...........................................................................................................................................24
Список названий...........................................................................................................................25
Редактор формул (РФ).................................................................................................................25
Запуск РФ..................................................................................................................................25
Нумерация формул справа.......................................................................................................26
Лекция 6. ИЛЛЮСТРАЦИИ, ДИАГРАММЫ...............................................................................27
Импортированные рисунки.........................................................................................................27
Создание графических объектов средствами WORD...............................................................28
Полотно....................................................................................................................................28
Создание автофигур................................................................................................................29
Графическая сетка..................................................................................................................29
Надписи.....................................................................................................................................30
Объекты WordArt.....................................................................................................................30
Форматирование графических объектов....................................................................................31
Работа с несколькими графическими объектами......................................................................32
Создание блок – схемы................................................................................................................32
Названия рисунков.......................................................................................................................33
Диаграммы....................................................................................................................................33
Организационные диаграммы.................................................................................................33
Диаграммы Microsoft Graph....................................................................................................33
Лекция 7. РАБОТА С МНОГОСТРАНИЧНЫМ ДОКУМЕНТОМ: РАЗДЕЛЫ,
КОЛОНТИТУЛЫ, НУМЕРАЦИЯ СТРАНИЦ, ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ, ОФОРМЛЕНИЕ
СТРАНИЦ. КОЛОНЧАТЫЕ ТЕКСТЫ, ПОДЛОЖКА.................................................................34
Разбиение документа на страницы.............................................................................................34
51
Предварительный просмотр........................................................................................................34
Подложка.......................................................................................................................................35
Нумерация страниц......................................................................................................................35
Колонтитулы.................................................................................................................................36
Колончатые тексты......................................................................................................................36
Разделы..........................................................................................................................................37
Создание титульного листа.........................................................................................................38
Дополнительные варианты оформления страниц.....................................................................39
Обрамление...............................................................................................................................39
Ориентация...............................................................................................................................39
Поля и развороты.....................................................................................................................39
Лекция 8. СНОСКИ, ПРИМЕЧАНИЯ, РЕЖИМ СТРУКТУРЫ, ОГЛАВЛЕНИЕ. РАЗНЫЕ
КОЛОНТИТУЛЫ В ДОКУМЕНТЕ................................................................................................40
Сноски...........................................................................................................................................40
Примечания...................................................................................................................................40
Использование заголовочных стилей.........................................................................................41
Режим структуры..........................................................................................................................41
Назначение................................................................................................................................41
Изменение структуры.............................................................................................................42
Оглавление....................................................................................................................................43
Создание оглавления:...............................................................................................................43
Обновление оглавления.............................................................................................................43
Разные колонтитулы в документе...............................................................................................43
Лекция 9. ФОРМЫ. ШАБЛОНЫ. СЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ..................................................44
Формы............................................................................................................................................44
Создание формы.......................................................................................................................44
Создание документа на основе формы..................................................................................45
Шаблоны.......................................................................................................................................46
Создание нового шаблона на основе стандартного шаблона.............................................46
Создание документа на основе шаблона...............................................................................46
Слияние.........................................................................................................................................47
Последовательность действий при использовании Мастера слияния...............................47
СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ..........................................................................48
ОГЛАВЛЕНИЕ.................................................................................................................................49

Оценить