1.

ПЕРЕД МЕРОПРИЯТИЕМ

 За какое время (часы/дни, рабочие/выходные) _____________________________

вы получите доступ для работ по обустройству
площадки?

 Когда самое раннее открывается площадка? _____________________________

 Когда самое позднее закрывается площадка? _____________________________

 Будут ли к началу подготовки открыты все _____________________________

помещения и зоны площадки?

2. ДОСТУП К ПЛОЩАДКЕ

 Является ли площадка доступной для всех? _____________________________

 Необходим ли документ до подхода _____________________________

непосредственно к месту проведения
мероприятия? (ресепшн на первом этаже или "не
наш вахтер на проходной" или другие "барьеры
первого уровня")

 Есть ли в зонах, предполагающих большое _____________________________

скопление людей, условия для комфортного
передвижения людей с ограниченными
возможностями?

 Есть ли возможность разместить скопление _____________________________

людей в очереди в момент пиковой нагрузки во
время утренней регистрации?

 На каком транспорте можно добраться до _____________________________

площадки?

 Общественный транспорт: метро / автобусы / _____________________________

троллейбусы / трамваи / другое?

 Пешая доступность: сколько минут занимает _____________________________

путь до площадки от метро или других
транспортных точек?

 Удобство подхода? _____________________________

 Личный транспорт: какой парковочной зоной и _____________________________
каким входом могут воспользоваться
посетители?

2
“Идеальное статусное мероприятие 2019”
Леонид Бугаев: ответственный модератор и профессиональный ведущий
для статусных деловых мероприятий

 VIP-площадка: какой парковочной зоной и каким _____________________________

входом могут воспользоваться VIP-гости,
докладчики, пресса, приглашенные статусные
участники?

 _____________________________
 Удобство подъезда на коляске? Отсутствие _____________________________
барьеров, ступенек и дверей, которые могут
помешать маломобильным участникам?

 Есть ли парковщики? _____________________________

 Платная ли парковка? _____________________________

 Муниципальная парковка или частная? _____________________________

(заранее решить вопросы по спискам -
автомобили докладчиков и приглашенных
статусных участников)

3. ДОСТУПЫ И ОГРАНИЧЕНИЯ НА ПЛОЩАДКЕ

 Есть ли грузовой лифт? _____________________________

 Какова процедура застройки? _____________________________

 Какова процедура вноса и выноса ценных вещей _____________________________

(проекторы/ноутбуки / другое оборудование)

 Какова процедура выгрузки и загрузки? _____________________________

 К какому времени необходимо будет полностью _____________________________
освободить место проведения мероприятия?

4. ЗВУК / ВИДЕО И ДРУГОЕ ТЕХ. ОБОРУДОВАНИЕ (AV)

 Есть ли встроенное оборудование в _____________________________
помещениях? Стена для проектора, подвесной
проектор, LCD панели, встроенные в трибуну
панели для вывода слайдов для докладчиков,
средства контроля тайминга?

 Микрофоны, колонки, звук: включено ли в _____________________________

арендную плату? Если да, то какие?

 Какова процедура работы с внешними _____________________________

поставщиками оборудования и решений?
Существует ли список предпочтительных

3
 компаний-поставщиков? Запрашивается ли
дополнительная плата за обращение к таким
поставщикам?

 Есть ли трибуна? Лекционная кафедра? _____________________________

Возможности брендирования трибуны и зоны за
ней?

 Вода и стеклянные бокалы для докладчиков и _____________________________

участников дискуссии: возможно ли разместить
на трибуне и около мест докладчиков на
кафедре? Бумага и ручки для заметок?

 Место для ноутбука? Дополнительная розетка _____________________________

для ноутбука докладчика? Коммутация с
ноутбуком докладчика? Или же - прямой запрет
на использование своей техники?
 Есть ли комфортные кресла для участников _____________________________
панельной дискуссии (3-8 в зависимости от
количества участников в зале)?

 Микрофоны для каждого участника панельной _____________________________

дискуссии (плюс два микрофона - один вопросы
из зала, второй модератору)?

 Доклады: есть ли возможность выводить слайды _____________________________

для участников панельной дискуссии?

 Кликеры (переключатели слайдов) (сколько, где _____________________________

находятся, кто отвечает за работоспособность)

 Комплект дополнительных батареек для _____________________________

микрофонов и для переключателей слайдов?
Есть / нет? Если есть - где лежат? Если
мероприятие идет несколько дней - кто
отвечает?

 Разъемы для подключения ноутбуков: какой _____________________________

формат подключения? HDMI / VGA / DVI / USB-
Type C (наличие переходников для MacBook) /
Mac Display port / другое?

 Есть ли выделенный специалист на пультовой _____________________________

аудио? Техник для работы с аудиосредствами

 Есть ли выделенный специалист на пультовой по _____________________________

видео?

 Есть ли помощник/помощница в зале для работы _____________________________

с вопросами из зала (микрофоны)?

 Будет ли вестись трансляция в формате _____________________________

реального времени (повышенные требования к
записи звука всех участников)?

 Будет ли вестись запись выступлений _____________________________

(ограничения по ходьбе на трибуне, запись
звука, формат выступлений)?

4
  Будет ли вестись синхронный перевод для _____________________________
англоязычных докладчиков (в одну сторону / в
обе стороны)?

 Какой звук будет записываться в случае _____________________________

синхронного перевода? Нужно ли переводить
вопросы из зала докладчику и ответы обратно в
зал?

 Где будет расположен режиссерский пульт? _____________________________

 Общение с режиссерским пультом: радиоканал? _____________________________
Наличие раций?

 Визуальное сопровождение: управление светом? _____________________________

 Если нужен синхронный перевод: _____________________________
Есть ли место для установки будки
синхронистов?
 Если нужен синхронный перевод: _____________________________
коммуникация с переводчиками-синхронистами:
связь, электрика, общение (каналы?) важные
мелочи? вода? Что-то еще?

5. МАЛОМОБИЛЬНЫЕ УЧАСТНИКИ, ЛЮДИ С

ОГРАНИЧЕННЫМИ ВОЗМОЖНОСТЯМИ НА ПЛОЩАДКЕ
 Маломобильные участники: есть ли парковочные _____________________________
места для маломобильных людей? Сколько? Где
расположены?

 Есть ли лифт для подъема? _____________________________

 Эвакуационные выходы: есть ли план, указаны _____________________________

ли двери, открыты либо закрыты?

 Проёмы и двери: удобно ли проехать на _____________________________

коляске?

 Места общественного пользования: удобно ли _____________________________

добраться на коляске? Есть ли доступ,
работоспособность?

5
 6. ГАРДЕРОБ
 Вместимость гардероба? _____________________________

 Какое количество сотрудников будет _____________________________

обслуживать все зоны гардероба?

 есть ли выделенная зона для маломобильных _____________________________

участников?

 есть ли выделенная зона для статусных _____________________________

участников?

 Каковы правила по хранению пакетов, сумок, _____________________________

рюкзаков, чемоданов (пример - участники
мероприятия, которые отбывают в аэропорт в
этот же день)

 Когда открывается гардероб? _____________________________

 Когда закрывается гардероб? _____________________________
 Будут ли привлекаться дополнительные _____________________________
сотрудники в гардероб ("пиковое время" - утро)

 Нужно ли платить за хранение вещей? _____________________________

7. УБОРКА / ОЧИСТКА ПЛОЩАДКИ

 С кем нужно связаться, если что-то будет _____________________________
разлито или разбито?

 С какой периодичностью будут проверяться и _____________________________

приводиться в порядок места для общего
пользования?

 Сколько необходимо заложить времени на _____________________________

уборку после демонтажа на площадке?

6
 8. КОНТАКТЫ
 Сколько сотрудников площадки-арендодателя _____________________________
будет работать на вашем мероприятии?

 Контактное лицо со стороны арендодателя? _____________________________

 С кем связываться по отдельным вопросам?

 Аудио?
 Видео?
 Доступ к Wi-Fi?
 Парковка и доступ? _____________________________
 Пропуска? _____________________________

 Будет ли предусмотрена радиосвязь с _____________________________

руководством арендодателя?

 Известны ли мобильные номера телефонов _____________________________

руководства?
 Скорость реакции: как быстро можно ожидать _____________________________
реакцию на ваши запросы?

9. ДОСТАВКА
 Когда можно начать доставку материалов и _____________________________
оборудования к месту проведения мероприятия?

 Какой адрес? _____________________________

Какие пометки указывать при доставке?

 Как будет проводиться сбор доставленного? _____________________________

 Каков порядок сбора посылок курьером после _____________________________

мероприятия?

 Известны ли мобильные номера телефонов _____________________________

службы логистики?

7
 10. ЗДОРОВЬЕ И БЕЗОПАСНОСТЬ
 Как звучит сигнал пожарной тревоги? _____________________________

 Как действовать при эвакуации людям с _____________________________

ограниченными возможностями?

 Где находятся пожарные укрытия? _____________________________

 Где расположено место встречи в случае _____________________________

эвакуации?

 Как выводится аудиосообщение об отмене _____________________________

тревоги? как оно звучит?

 Охраняется ли место проведения мероприятия? _____________________________

 Возможно ли усилить охрану при _____________________________

необходимости?

 Есть ли в наличии сканирующие устройства _____________________________

(рамки, мобильные металлоискатели)?

 Как происходит проверка участников / _____________________________

приглашенных статусных гостей?

11. КЕЙТЕРИНГ / ЕДА / НАПИТКИ

 Зона кейтеринга / кофе-брейков: на какое _____________________________
количество участников рассчитывать?

 Когда нужно предоставить окончательное _____________________________

количество участников?

 Комната для спикеров и докладчиков: есть ли _____________________________

выделенный распорядитель?

 Предусмотрено ли питание для людей с _____________________________

особыми пищевыми потребностями и
ограничениями?

 Если да: составлено ли для них отдельное меню _____________________________

или блюда включены в основное меню?

 Предусмотрено ли меню с описанием блюд для _____________________________

выбора лицам, предпочитающим, к примеру,
вегетарианскую кухню?

8
  Сможет ли обслуживающий персонал ответить _____________________________
на конкретные вопросы об ингредиентах и
приготовлении перечисленных в меню блюд?

 Количество раздаточных стоек? _____________________________

 Количество персонала в зоне кейтеринга? _____________________________

 Какой вид обслуживания предусмотрен: _____________________________

самообслуживание или обслуживание
официантами?

 Что можно сделать для минимизации очередей в _____________________________

зоне кейтеринга?

 Есть ли кофе без кофеина или травяной чай в _____________________________

меню?

 Используется ли минеральная вода в бутылках? _____________________________

Используются ли легко открывающиеся крышки?

 Взимается ли плата за воду? Будет ли вода _____________________________

стоять на столах?

 Есть ли на площадке кулер? _____________________________

12. ИНТЕГРАЦИЯ / РЕКЛАМНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

 Какие возможности для рекламы партнеров _____________________________
предусмотрены на площадке?

 Какие маркетинговые возможности _____________________________

предоставляются в месте проведения
мероприятия?

13. ЭЛЕКТРИЧЕСТВО
 Как размещены розетки на площадке в _____________________________
помещениях, которые будут использованы под
мероприятие?

 Взимается ли плата за использование настенных _____________________________

розеток и энергии?

9
  Сколько розеток доступно для посетителей? _____________________________
Нужно ли предоставить дополнительный
источник энергии?

 Может ли арендодатель обеспечить рабочие _____________________________

зоны и комнаты для работы с электронными
устройствами?

14. ПЕРЕД НАЧАЛОМ МЕРОПРИЯТИЯ

 Где располагается регистрация? Как далеко от _____________________________
залов / сцены / комнаты спикеров?

 Будут ли предоставлены столы и стулья (зона _____________________________

регистрации)?

 Есть ли розетки рядом со столами регистрации? _____________________________

 Будут ли предоставлены стулья (зона _____________________________
мероприятия)?

 Будут ли предоставлен персонал для _____________________________

перемещения кресел на сцене (смена декораций
/ панельные дискуссии)?

 Максимальный лимит кресел и тумб на сцене? _____________________________

 Как можно разместить навигацию / указатели? _____________________________
Возможна ли установка указателей? Их
наличие? Формат?

 Указатели направления: формат и размеры? _____________________________

 В каком формате нужно предоставить _____________________________
информацию, кому и до какого времени?

 Карточки докладчиков: на каком языке, какие _____________________________

поля указать? Имя, фамилия / Имя отчество,
фамилия, должность, организация?

 Есть ли дизайнер, который готовит карточки _____________________________

докладчиков // выноски на электронные дисплеи
// фотографии для анонсов / видео-анонсы? Его
контакты?

10
 15. СЦЕНА
 Пол сцены: удобство, безопасность? _____________________________

 Опоры, ограждения, блокирующие механизмы? _____________________________

 Световое оформление сцены (полностью _____________________________

включенный свет)?

 Наличие ступенек и легкость выхода на сцену / _____________________________

ухода со сцены докладчиков

 Действия в случае внезапных ситуаций (форс- _____________________________

мажор)

16. ИНТЕРНЕТ, WI-FI

 Скорость интернета? _____________________________

 Нужно ли платить за его использование? _____________________________

 Наличие выделенного канала для организаторов _____________________________

мероприятия?

 Наличие выделенного Wi-Fi для организаторов _____________________________

мероприятия?

 Наличие открытого Wi-Fi для посетителей _____________________________

мероприятия?

 Правила авторизации Wi-Fi? _____________________________

 Бесплатность доступа к Wi-Fi для посетителей? _____________________________

 Наличие других Wi-Fi сетей, которые могут _____________________________

понизить качество сигнала?

 Контакты технического специалиста для _____________________________

вопросов доступа к интернету?

17. ДРУГОЕ
 Другие вопросы, которые следует задать? _____________________________

 Другие контакты, которые следует записать? _____________________________

11
  Дублирование каналов связи? Дополнительные _____________________________
телефоны / каналы / WhatsApp ?

18. РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ПЛОЩАДКИ В МОСКВЕ

 Crocus Expo
 World Trade Center
 Expocenter
 ВДНХ (75 павильон)
 #tceh (эксперты в IT | tceh.com/ | tceh.com/p/hackathons/ )

12