ЛАБОРАТОРНЫЙ ПРАКТИКУМ.

MICROSOFT WORD. СЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Цель занятия: сформировать навыки слияния документов в Microsoft
Word.

Краткие теоретические сведения

Текстовый процессор Microsoft Word предоставляет возможность
автоматизированной подготовки набора однотипных документов для
рассылки, каждый из которых содержит уникальные элементы (приглашения,
уведомления, ведомости результатов и т.п.).
Суть слияния документов состоит в том, что создается основной
документ-шаблон и документ-список (таблица с конкретными данными). В
этом случае при их объединении будет сгенерирован набор однотипных
документов с различными реквизитами. Результат можно либо выводить
сразу на печать, либо получить в виде нового документа с множеством
страниц. Слияние можно использовать для создания любого типа
документов, в которых поля сопоставляются с данным [1].
Документом-списком, т.е. источником данных, называется файл,
содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа.
Источником данных может быть практически любая структурированная в
таблицу информация, подготовленная в Microsoft Word, Microsoft Excel или
Microsoft Access. При этом:
 в таблице не должно быть объединенных ячеек;
 все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут
использоваться при слиянии.

1. Создадим базу данных адресатов для рассылки: Рассылки – Выбрать

получателей – Ввести новый список
2. Создадим три адресата с полями (Обращение, Имя, Фамилия,
Организация, Адрес 1, Город, Индекс, Страна).
3. Нажав ОК, сохраним под именем «База данных»
4. Настроим параметры и содержание письма с помощью пошагового
мастера: Рассылки – Начать слияние – Пошаговый мастер слияния
5. Выбираем тип:
Этап 1. Письма, жмем Далее.
Этап 2. Основа письма – Текущий документ – Далее.
 Этап 3. Выбор получателей – Использование списка. Жмем Обзор, чтобы
указать свой список. Указываем ранее созданный список (База данных).
Ок. Далее.
Этап 4. Создание письма – Вставим и настроим Блок адреса
Затем, вставим и настроим Строку приветствия
Напишем текст письма и отформатируем

Рис. 1. Образец документа для создания рассылки

Этап 5. Просмотрим письма

Этап 6. Печатаем письма

Примечание. Текст письма предназначен для многих получателей. В нем не

хватает адресов, фамилий. Эти данные могут храниться отдельно для того,
чтобы их можно было использовать не один раз.
3. Начните процесс слияния, который будет состоять из нескольких
шагов командой Сервис/ Письма и рассылки/ Показать панель
инструментов слияния (рис. 2).
4. Первый шаг. Выберите тип документа (рис.3), который создается,
например Письма . Перейдите к следующему шагу, щелкнув по гиперссылке
Далее. Открытие документа.
 Рис. 2. Панель слияния
5. Второй шаг. Выберите документ, который будет тиражироваться –
Текущий документ.

Рис. 3. Выбор документа

Перейдите к следующему шагу по гиперссылки Далее. Выбор получателей.
6. Третий шаг. Выбор получателей, списки которых находятся в файле –
источнике, для вставки в текст основного документа.
Так как готового файла со списком пока нет, выберите переключатель
Создание списка и щелкните по ссылке Создать .
В окне открывшейся формы (рис. 4) представлены поля для ввода данных.
кнопка «Создать запись» позволяет после ввода записи перейти к вводу
следующей. Кнопка «Удалить запись» удаляет текущую.
Для того, чтобы изменить структуру записи нажмите кнопку «Настройка».
 Рис. 4. Окно формы ввода записей.
 Удалите в окне настройки списка адресов (рис. 5), последовательно
выделяя с помощью кнопки «Удалить», все поля кроме Имя, Фамилия,
Организация, Адрес1, Город, Страна, Индекс. Поле Адрес 2 переименуйте в
Должность .
 Переместите это поле в списке полей перед полем Организация .
Нажмите ОК.

Рис. 5. Окно настройки списка адресов

 Введите, используя форму несколько записей по образцу (рис. 6):
Имя Фамили Должность Организация Адрес Страна Город Индек
я с
Гурий Платонов Директор Центр культуры Пр. Кима, 13 Россия Санкт- 193324
«Развитие» Петербург
Ольга Захарова Менеджер Государственный музей Наб. Мойки, Россия Санкт- 190000
проектов Печати 36 Петербург

Иван Карасев Директор Государственный Ул. Россия Санкт- 190000

Архив Фотографии Пирогова, Петербург
24
Мария Пинаева Директор Государственного Наб. Россия Санкт- 194000
Фонда Культуры Макарова, Петербург
13
Натал Ярвинен Директор Музей антикварных Kirkokattu, Финлянди Helsinki AN/435
и механизмов 13 я

Рис. 6. Данные для создания источника

 Закройте форму.
 Сохраните файл с записями в своей области. Назовите его Контакты.
doc. После сохранения появится окно со списком созданных записей.
 Перейдите к следующему шагу по ссылке Далее. Создание письма .
7. Четвертый шаг Создание письма .
Добавьте данные в текст письма:
 выделите место в основном документе щелчком мыши
 выберите из списка и щелкните Блок адреса
Отметьте флажками в окне Вставка блока адреса (рис. 7) элементы адреса.

Рис. 7. Создание блока адреса

В поле Просмотр отображается весь блок адреса.
Кнопка «Подбор полей» – средство управления работы с адресом
осуществляет компоновку полей адреса для упрощения вставки.
 Снимите флажки «Вставить название организации» и «Вставить имя
получателя».
 Нажмите ОК.
Результатом работы с блоком адреса является появление поля “AddressBlock”
в тексте письма.
Аналогичным образом можно вставить Строку приветствия и Другие
элементы, не являющиеся стандартными блоками.
В таких случаях вставляются данные из выбранных полей созданного
источника данных. Например – «Должность».
8. Результатом данного шага является получение в основном документе
полей для последующей подстановки в них конкретных значений из
источника данных.
Перейдите к следующему шагу Далее. Просмотр писем.
9. Пятый шаг Просмотр писем
Ознакомьтесь с набором созданных документов, перемещаясь кнопками
Получатель со стрелками.
Найдите нужного получателя. При просмотре писем происходит подстановка
данных из источника в заданное поле, в данном случае “Блок Адреса”.
Убедитесь в этом.
Перейдите к последнему шагу Далее.
10. Завершение слияния.
Обратите внимание на количество страниц полученное в ходе слияния
документа. Сохраните файл с составными документами, назвав его Рассылка.
doc.
11. Сделайте правку основного документа. Вставьте небольшое
изображение.
Проверьте, как располагаются поля заполнения.
Нажмите ОК.
Проверьте наличие и содержимое созданного файла Рассылка. doc и файла
источника - контакты. doc.