Министерство образования и науки Российской Федерации

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Технологии машиностроения
наименование кафедры

Лабораторная робота №2

На тему “Организация данных и разработка БД в MSAccess”

Цель работы:Получить навыки работы с приложением MicrosoftAccess, научиться

создавать базы данных, производить поиск и фильтрацию данных, создавать запросы.

Выполнил студент группы ИСМб 11-1 Д.И.Власов

подпись И.О.Фамилия
Шифр

Нормконтроль Е.А.Барахтенко
подпись И.О.Фамилия

Иркутск 2013 г.
Оглавление
Модель базы данных.....................................................................................................................3
Описание последовательности действий для создания таблицы..............................................3
Описание последовательности действий при создания запроса в режиме конструктора......3
Обосновать выбор типов данных полей......................................................................................3
Перечислить ключи и описать их................................................................................................3
Написать ответы на контрольные вопросы.................................................................................3
Привести данные запросов пользователя....................................................................................3
Список литературы........................................................................................................................3
 Модель базы данных
Схема данных представляет собой структуру базы данных. Связи между таблицами
бывают: один ко многим (это значит, что одной записи некоторой таблице, соответствует
много записей из другой таблицы), многое к одному (это наоборот), один к одному
(означает, что одной записи некоторой таблице, соответствует одна запись другой
таблицы).
Моя база данных содержат информацию о продажах товаров, кто и кому продал,
что и сколько стоит.Имеющаяся база данных содержит 10 таблиц(Наши клиенты, Заказы,
Приход товара, Интересы людей, Заказы на товар, Рабочие, Отдел, Товары конечного
пользования, Наши поставщики, Типы товаров).Такой тип базы данных хорошо бы
пригодился фирмам занимающимся куплей-продажей.

Структура базы данных в виде картинки.

Описание последовательности действий для созданиятаблицы

Сначала нажимаем на вкладку “Создание” потом на ней появившейся ленте
нажимаем “Конструктор таблиц” и в появившемся окне присутствуют три столбца (в
первом нужно указать имя поля, во втором тип используемых данных, а втретьим можно
указать описание). После чего переходим в режим таблицы и скелет для создания таблицы
завершён.
Ниже представлены скриншоты созданных талбиц.
 Описание последовательности действийпри создания запроса в режиме
конструктора
Сначала нажимаем на вкладку “Создание” потом на ней появившейся ленте
нажимаем “Конструктор запросов” и в появившемся окне нужно добавить таблицы
которые будут участвовать в запросе и иметь связи между собой. После добавления
необходимых таблиц можно приступать к созданию запроса. В появившемся окне Запрос1
имеется разделения на половину, то что сверху вмещает в себя сами таблицы как в схеме
данных, а в низу поля требующие заполнения(Поле – для указания нужного поля из
таблицы, Имя таблицы участвующей в запросе, Сортировка – это опция по выбору, Вывод
на экран – это для отображения столбцов участвующих в запросе, Условие отбора – это та
часть где нужно сформировать запрос и способов его сформировать много, или это
дополнительная ячейка выборки). Когда всё таки запрос создан пора его протестировать
нажатием на кнопу “Выполнить” в верхней – левой части.
Обосновать выбор типов данных полей
Для каждого столбца таблицы должен быть определен некоторый тип данных. Это
позволяет системе в последующем контролировать данные, которые будут помещаться в
этот столбец.
Перечислить ключи и описать их
Для начала нужно сказать, что ключевое поле задается для того, чтобы однозначно
идентифицировать каждую запись в таблице. Таким образом, можно будет создавать связи
между таблицами и использовать это в запросах.
На примере моей базы данных присуще 11 ключей:
Код Клиента, Код Поставки, Код Заказа, Код Поставщика, Код Товара, Код, Отдел, Код
Сотрудника, Код Доставки, Код Типа.
Описание связей от ключа к полю:
Поле “КодКлиента”в таблице “Наши клиенты” связано с полем “КодКлиента” в таблице
“Заказы”связью один ко многим,
Поле “КодПоставки”в таблице “Наши клиенты”связано с полем “Доставка”в таблице
“Заказы”связью один ко многим,
 Поле “КодЗаказа” в таблице “Заказы”связано с полем “КодЗаказа”в таблице “Заказы на
товар” связью один ко многим,
Поле “КодСотрудника” в таблице “Заказы” связано с полем “КодСотрудника” в таблице
“Рабочие” связью многое к одному,
Поле “Код Товара” в таблице “Заказы на товар” связано с полем “Код Товара” в таблице
“Товары конечного пользования” связью многое к одному,
Поле “Код Сотрудника” в таблице “Рабочие” связано с полем “Код” в таблице “Отдел”
связью многое к одному,
Поле “Код Поставщика” в таблице “Товары конечного пользования” связано с полем “Кот
Поставщика” в таблице “Наши Поставщики” связью многое к одному,
Поле “КодПоставщика” в таблице “Товары конечного пользования” связано с полем
“КотПоставщика” в таблице “Наши Поставщики” связью многое к одному,
Написать ответы на контрольные вопросы
1) Что такое MS Access и какие возможности он предоставляет?
MS Access это база данных, она включает различные объекты для ввода, хранения
и управления информацией.
Таблица является основой базы данных. Каждый столбец в таблице содержит
определенный тип информации и называется полем. Каждая строка содержит
информацию об определенном объекте и называется записью. База данных может
содержать несколько таблиц.
Форма позволяет более наглядно отобразить информацию, содержащуюся в одной
записи. Многие предпочитают использовать формы для просмотра и ввода данных, т.к.
при работе с формой легче сосредоточиться на конкретной информации.
Запросы предназначены для получения информации. Access может показать информацию,
отвечающую определенным критериям.
Отчеты помогают отобразить информацию в более наглядной форме по сравнению
с таблицами и формами.
В верхней части окна MicrosoftAccess - основное меню, под ним -
пиктографическое меню или панель инструментов (см. рис. 4) Пункты основного и
пиктографического меню содержат почти те же команды, что и любое другое приложение
фирмы Microsoft.
2) Как правильно запустить MS Access и как правильно из него выйти?
Запуск Access можно произвести с помощью кнопки «Пуск» - «Программы» -
«Msoffice» - «MicrosoftAccess». Нажать на вкладку слева «Файл» и в открывшемся списке
выбрать «Выход».
3) Перечислите основные этапы создания базы данных.
Определить структуру базы данных и типа каждого поля.Вводданных.Поиск
информации в базе данных на основе критериев поиска.Оформление полученных записей.
4) Что такое таблица? Что такое поле таблицы?
Таблица это объект имеющий поля и записи. Поле другими словами - столбец
имеющий тип данных и название.
5) Что такое ключевое поле? Для чего оно необходимо?
 Ключевое поле важно,так как это поле создаётся для связи с другими таблицами.
Сами по себе записи в ключевом поле выходят в роли идентификатора.ВMicrosoftAccess
можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.
6) Что такое форма, запрос, отчет, макрос, модуль?
Запрос - Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из
одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать
бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов).
Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С
помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной
или нескольких существующих таблиц.
Форма - Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их
на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы
реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц.
Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое
событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или
процедуру VBA.
Отчет - Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии
может быть распечатан или включен в документ другого приложения.
Макрос - Объект, представляющий собой структурированное описание одного или
нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное
событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого
элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно
осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В
макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех
или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой
макрос или процедуру VBA.
Модуль - Объект, содержащий программы, написанные на языке VisualBasic для
приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции,
вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно
"привязаны" к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие
в них изменения.
7) Какие средства анализа MS Access вы знаете?
В MicrosoftAccess существует два инструмента для усовершенствования структуры
баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости
предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее.
Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее
улучшению, а также осуществляет их.
 Привести данные запросов пользователя

Произведён поиск по поставщику на наличие его хобби – плавание.

Произведён поиск по количеству русских поставщиков.
Произведён поиск на количество рабочих имеющих в название должности слово “Менеджер”.
Произведён запрос на количество земляков из присущих стран.

Список литературы
Баженова, Т. К. Система управления базами данных Access (СУБД Access) :
практикум для всех форм обучения / Т. К. Баженова; Иркут. гос. техн. ун-т . – Иркутск:
Изд-во ИрГТУ, 2004. – 24 с. : a-ил