Раздел II. Физическое проектирование.

Задание. Разработать физическую модель базы данных в среде MS ACCESS.

Практическая работа № 1. Создание таблиц новой базы данных.

Последовательность выполнения лабораторной работы:

1. Запустить Access:
ПУСК, Все программы, Microsoft Office, Microsoft Office Access 2007.
Кнопка Создать на панели Стандартная, справа в окне Создание файла выбрать
Новая база данных. Появится диалоговое окно Файл новой базы данных.
Установить размещение базы в своей папке с именем «База-<Ваша
фамилия>»
2. Создать таблицу.
Необходимо задать поля таблицы и назначить свойства. Создадим свою первую
таблицу в режиме Конструктора. В главном окне по умолчанию активной
является объект Таблицы. В правой части по умолчанию предлагается команда
Создание таблицы в режиме конструктора. Откроется окно конструктора таблицы.
В верхней части окна ввести имена полей:
По умолчанию предлагается тип данных – текстовый. Для имени поля
КодНакл выбрать в списке типов данных - Счетчик. Для полей установить
типы:
Дата поставки по аналогии выбрать тип Дата/время.
Единица измерения установить тип поля - Текстовый
Количество выбрать тип Числовой
Стоимость единицы выбрать тип Денежный.
Поля : КодСклада, КодГруппыТов и КодТовара являются вторичными
ключами для связи с таблицами-справочниками с соответствующей
информацией.
Для имени поля КодСклада в поле Описание ввести Складское помещение.

3. Задать свойства полей

В нижней части окна Свойства поля для каждого поля ввести соответствующие
данные. При заполнении свойств полей в правой части отображается
контекстная подсказка:
- кнопка выбора- , или
- вызов программы «построитель выражений»- ,
Имя поля Размер Формат Число дес.
поля поля знаков
КодСклада Длинное
целое
КодГруппыТов Длинное
целое
КодТовара Длинное
целое
Дата поставки Краткий
формат
даты
Единица 10
измерения
Количество Длинное 0
целое
Стоимость Денежн 2
единицы ый

Для имени поля Количество установить свойства поля, вызвав построитель

(кнопка- ) ): …
Условие на значение >=0 and <=1000
(если появится текст - [«Выражение»], удалите его, т.к. он является
подсказкой, в условии его не должно быть ),
а в свойстве поля: Сообщение об ошибке ввести Недопустимые значения.
4. Задание первичного ключа таблицы
До сохранения таблицы следует обязательно определить ключевое поле.
Ключевое поле называется первичным ключом. Каждая таблица должна иметь
первичный ключ – одно или несколько полей, однозначно определяющих
содержимое других полей. Способы создания первичного ключа(указать в
протоколе):
- выделить поле, используемое в качестве первичного ключа, в меню
Правка выбрать пункт Ключевое поле,
- выделить поле, используемое в качестве первичного ключа, на панели
инструментов щелкнуть по кнопке Ключевое поле,
- правой кнопкой мыши щелкнуть в поле, которое будет использовано в
качестве первичного ключа, и в контекстном меню выбрать пункт
Ключевое поле.
 В нашем случае в качестве первичного ключа будем использовать поле
КодНакладной, имеющее тип Счетчик. В поле слева устанавливается символ:
.
MS Access при заполнении таблицы в этом поле будет присваивать уникальный
номер каждой записи.
5. Сохранение структуры таблицы
Два способа сохранения структуры таблицы:
 В меню Файл выбрать пункт Сохранить и в ответ на запрос имени ввести
имя таблицы Накладная.
 Окно Конструктора закрыть, задать имя Накладная, ОК.

Если не задан первичный ключ, то Access перед сохранением автоматически

создает ключевое поле типа Счетчик.
Закрыть таблицу в режиме конструктора.

6. Создание таблиц - справочников.

Аналогично создать справочную таблицу «Склады» с полями:
КодСклада(счетчик),
НаименованиеСклада ( текст , размер-10 ).
Сохранить.
Создать таблицу «ГруппыТоваров» с полями: КодГруппыТов (счетчик),
НаимГруппы(текст, размер - 15). Сохранить.
Создать таблицу «Товары» с полями: КодТов (счетчик), НаимТовара(текст,
размер - 15). Сохранить.

7. Наполнение таблиц-справочников.
Для заполнения таблицы в режиме таблицы надо дважды щелкнуть по значку
таблицы или выбрать команду Открыть. Ввести значения полей каждой таблицы
соответственно:

8. Изменение структуры таблицы Накладная.

Установить в таблицу Накладная для вторичных полей подстановку значений
из таблиц-справочников.
Открыть таблицу Накладная в режиме конструктора, выбрать поле
КодСклада, в Свойствах поля ( внизу конструктора ), в закладке Подстановка
задать значения из таблицы Склады:
 Тип элемента управления – выбрать Поле со списком
 Тип источника строк – таблица или запрос
 Источник строк – вызвать построитель (кнопка ), добавить таблицу
Склады, закрыть окно Добавление таблицы, двойным щелчком
установить поле КодСклада и НаименованиеСклада в бланк запроса,

 закрыть запрос крестиком в окне запроса, подтвердить - ДА.

 Присоединенный столбец – 1
 Число столбцов – 2
 Ширина столбцов – 0,5; 3;
  Ограничиться списком – Да
 Сохранить таблицу Накладная с изменениями.
Аналогично установить подстановку для поля КодГруппыТов из таблицы
ГруппыТоваров.
Аналогично установить подстановку для поля КодТовара из таблицы Товары.
Для поля Единица измерения организовать подстановку значений из списка
значений. Открыть таблицу Накладная в режиме Конструктор.
 В типе данных для поля Единица измерения установить Мастер
подстановок,

Далее,

Далее, ОК, сформируются свойства поля:

 9. Заполнение таблицы в режиме таблицы
Для заполнения таблицы в режиме таблицы надо дважды щелкнуть по значку
таблицы Накладная. Появится окно для ввода данных. Ширину полей
отрегулировать самостоятельно. Значения счетчика в поле КодНакл
устанавливается автоматически после нажатия Enter.

В таблице количество складских помещений (Блок) 2-3, в каждом блоке должно

быть 2-3 группы товаров по 3-5 видов товара в каждой группе. Общее
количество записей должно быть 24 (см.рис. ниже). Количество и стоимость
товаров задавать самостоятельно. В разных блоках могут быть одинаковые
группы и виды товаров. В таблице не должно быть пустых полей.
Для ввода вторичных ключей используете кнопку выбора, выбираете текстовое
значение наименования, в таблице Накладная сохраняется код этого
наименования.
 При закрытии таблицы в случае изменения параметров надо сохранять все
введенные изменения по команде Файл - Сохранить.
После заполнения таблицы данными сохранить ее в своей папке и показать
результаты работы преподавателю.
10.Использование функции Фильтр по выделенному
Access позволяет выполнить быструю выборку записей по выделенному
образцу. Например, в поле Дата поставки есть различные даты. Если выделить
в этом поле любую ячейку со значением, а затем щелкнуть по кнопке Фильтр
по выделенному,
то на экране отобразятся записи только для указанной даты. При этом на панели
инструментов становится активной кнопка Удалить фильтр. Щелчок по
этой кнопке, возвращает на экран всю таблицу.
Фильтр по выделенному можно использовать несколько раз подряд, при этом
изображаемая на экране таблица становится все короче.
11. Создать схему данных
Созданная база данных содержит информацию в 4-х таблицах. Они должны
быть связаны через вторичные ключи основной таблицы Накладная и
первичные ключи таблиц-справочников.
На панели инструментов Access выбрать кнопку «Схема данных».
Добавить все 4 таблицы

Мышью связать КодСклада в таблице Накладная и КодСклада в таблице

Склады. Установить: Обеспечение целостности данных. Обратите внимание
на тип отношения (один ко многим). Кнопка Создать

Аналогично установить все связи, разместив в схеме без пересечения линий

связей:
12.Вопросы для отчета
Записать ответы в тетради:
1. Как создать таблицу
2. Как задать типы данных полей
3. Где устанавливается размер поля, формат поля
4. Как создать подстановку для вторичного ключа из другой таблицы,
что сохраняется в поле вторичного ключа
5. Как создать подстановку списком значений
6. Как построить схему данных, как установить связи между таблицами,
как устанавливается обеспечение целостности данных
7. Какие типы связей поддерживает СУБД MS Access
Для отчета продемонстрировать таблицы базы данных, схему связей,
записи в тетради, ответить на вопросы преподавателя.