Лабораторная работа № 4

Тема: Хранение и модификация цифровых данных.

Цель работы: Ознакомиться и получить навыки работы с программой

Microsoft Access.

Краткие сведения из теории

Приложение Access является программой, входящий в пакет Microsoft

Office и предназначено для работы с базами данных.
База данных - организованная совокупность данных с целью
обеспечения их эффективного хранения, поиска и обработки в вычислительной
системе.
Система управления базами данных (СУБД) – программное
обеспечение, предназначенное для создания и ведения БД.
Реляционная БД - это совокупность взаимосвязанных таблиц, каждая из
которых содержит информацию об объектах определенного типа. Microsoft
Access 2010 является реляционной СУБД.
Таблица – это набор данных по конкретной теме. Данные в таблице
располагаются в строках. Каждая строка таблицы состоит из набора
именованных полей, которые могут хранить самую разнообразную
информацию.

Рисунок 1- Главное окно Microsoft Access

В реляционных БД строка таблицы называется записью, а столбец –

полем.
Поля – это различные характеристики (атрибуты) объекта. Значения
полей в одной записи относятся к одному объекту. Каждое поле таблицы имеет
имя (идентификатор). Например, в таблице «Книги» именами полей могут
быть: Название, Автор, Год издания и др.

Порядок выполнения лабораторной работы

1. Изучить теоретический материал.

2. Выполнить задания.
3. Ответить на контрольные вопросы.

Задание 1
Создание базы данных для центра учета автомобилей.
Выполните действие: «Пуск – Все программы – Microsoft Access». После
этого открывается окно программы, как показано на рисунке 1.
Введите в строке «Имя файла» название базы данных. В нашем случае
«Автоцентр». Щелкните на пиктограмму папки и выберите путь к файлу
«Автоцентр» Для завершения операции нажмите кнопку «Создать». На экране
появляется окно (рис. 2).

Рисунок 2 –Окно создания таблицы базы данных Access

Создание таблицы в режиме конструктора

Главное окно Microsoft Access позволяет создавать таблицы, запросы,
формы, отчеты в режиме конструктора и с помощью мастера.
Щелкните мышкой на пиктограмму «Режим». Появится окно для задания
имени таблицы. Введите название «Автовладелец» и нажмите кнопку ОК. В
появившемся окне (рис. 3) введите данные по таблице 1. В режиме
конструктора задается структура таблицы, в которой будут храниться данные.
В столбец «Имя поля» введите в нужной последовательности имена полей
(например, Код владельца, ФИО, Адрес и т.д.).
 В столбце «Тип данных», напротив каждого имени поля, необходимо
выбрать нужный тип данных, используя кнопку выпадающего списка. В
реляционных базах данных используются следующие основные типы полей:
- текстовый (содержит текстовую строку, максимальная длина задаётся
параметром «размер», но не может быть больше 255);
- поле МЕМО (текст длиной до 65535 символов);
- числовой (поля, значения которых могут быть только числами);
- дата/время (поля, содержащие календарные даты в форме «день/месяц/год»
или в формате времени «час:мин:сек»);
- денежный (специальный формат для финансовых нужд, по сути являющийся
числовым);
- счётчик (при добавлении новой записи внутренний счётчик таблицы
увеличивается на единицу и записывается в данное поле новой записи, таким
образом, значения этого поля гарантированно различны для разных записей),
тип предназначен для ключевого поля;
- логический (может принимать всего два значения: да или нет, правда или
ложь, включен или выключен);
- объект OLE (в этом поле могут храниться документы, картинки, звуки и т.п.);
- гиперссылка (используется для хранения ссылок на ресурсы Интернета);
- вычисляемый (позволяет создавать поля, значения которых будут вычисляться
на основе данных, хранящихся в полях той же таблицы, а также с помощью
встроенных функций Access.). В выражениях для вычисления нельзя
использовать поля из других таблиц или запросов. Результаты вычислений
доступны только для чтения.
Описание поля не является обязательным параметром таблицы. В него
заносят информацию, характеризующую поле данных.
Размер поля – число символов выделенных для отображения данных.

Рисунок 3– Создание макета таблицы в режиме Конструктора

 Заполнение нашей базы данных начнем с таблицы 1 «Автовладелец», так
как данные этой таблицы будут в дальнейшем использоваться при заполнении
второй таблицы.
Откройте таблицу «Автовладелец» в режиме «Таблица». Это можно
сделать, дважды щелкнув мышью по значку таблицы в окне "Таблицы".
Заполните поля данными из рисунка 4.

Таблица 1. Структура первой таблицы БД - «Автовладелец»

Имя поля Тип поля Длина
Код владельца числовой Длинное целое
ФИО текстовый 50
Адрес текстовый 50
Телефон текстовый 25
Дата рождения Дата/время Краткий формат даты

После заполнения таблицы данными - закройте ее. Вам будет предложен

вопрос о сохранении макета таблицы. Если макет таблицы в процессе работы
не изменялся, то никаких дополнительных вопросов не предлагается.
Каждая таблица Microsoft Access должна содержать хотя бы 1 ключевое
поле. Для того, чтобы задать ключевое поле, необходимо в режиме
«Конструктор» щелкнуть правой кнопкой мыши на поле «название» и выбрать
«ключевое поле» из контекстного меню. Для завершения действия нажмите
кнопку «Сохранить».
Ключевое поле предназначено:
- для идентификации записей в таблице;
- установления связей между таблицами;
- создания ограничений ссылочной целостности.

Рисунок 4– Создание структуры таблицы «Автовладелец»

 Теперь создадим вторую таблицу. Для этого выполните команду меню
Создание – таблица. Создайте в режиме конструктора еще одну таблицу со
следующими параметрами и назовите ее «Автомобиль». Задайте ключевое поле
«Код автомобиля».

Таблица 2. Параметры таблицы «Автомобиль»

Имя поля Тип поля Длина
Код автомобиля числовой Длинное целое
Марка автомобиля текстовый 25
Год выпуска Дата/Время Краткий формат даты
Цвет кузова текстовый 20
Код владельца числовой Длинное целое

Откройте таблицу Автомобиль в режиме Таблица. Заполните поля

данными из рис. 5. После заполнения таблицы данными - закройте ее. Вам
будет предложен вопрос о сохранении макета таблицы. Если макет таблицы в
процессе работы не изменялся, то никаких дополнительных вопросов не
предлагается.

Рисунок 5- Создание структуры таблицы «Автомобиль»

Настройка связи между таблицами

В структуре нашей базы данных уже есть две таблицы. Однако, они пока
существуют независимо и наша цель связать их. Для этого необходимо задать
параметры связей между таблицами.
Существует три основные типы связей: «один к одному», «один ко
многим», «многие ко многим».
 Рассмотрим особенности связей между таблицами:
- связи «один к одному» (1 : 1);
Отношение один-к-одному подразумевает, что одной записи в главной
таблице соответствует одна запись в подчиненной таблице. Так студенты
факультета ФИТ могут быть включены в состав только одной группы на
данном факультете.
- связи «один ко многим» (1 : М);
Одна запись из одной таблицы может иметь связь с множеством записей из
другой таблицы. У одного автора может быть несколько книг.
- связи «многие ко многим» (М : М);
Отношение многие-ко-многим подразумевает, что одна запись из главной
таблицы может иметь связь со многими записями из подчиненной таблицы. А
одна запись из подчиненной таблицы может иметь связь со многими записями
главной таблицы.

Откройте окно Схема данных (рис. 6). Для этого надо выбрать пункт
меню Работа с базой данных - Схема данных.
При первом обращении к окну "Схема данных" вам сразу будет
предложено окно добавления новых таблиц. Добавьте в схему данных таблицы
" Автомобиль " и " Автовладелец". Закройте окно добавления таблиц.
Протащите курсор мыши от ключевого поля «Код владельца» Таблицы
«Автовладелец» до поля «Код владельца» таблицы «Автомобиль». Появится
линия связи как на рис. 6.

Рисунок 6- Окно Схемы данных

При этом откроется диалоговое окно «Изменение связей» (рис. 7).

 Установите флажок - Обеспечение целостности данных. Можно также
согласиться на каскадное обновление и удаление связанных полей, однако для
нашей базы данных это не является необходимым. Дайте подтверждение на
изменение связей (нажмите кнопку "ОК").

Рисунок 7- Изменение связей между таблицами

Включение флажка Обеспечение целостности данных позволяет

защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых
связанные с ними данные других полей окажутся без связи. Чтобы условие
целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно
быть ключевым, и оба поля должны иметь одинаковый тип. Флажки "каскадное
обновление связанных полей" и "каскадное удаление связанных полей"
обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех
подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.
Обратите также внимание, что концы линии связи в окне схемы данных
после включения флажка обеспечения целостности данных помечены знаками
"1" и "бесконечность". Это означает, что в качестве значений поля из связанной
таблицы могут выступать только значения из соответствующего поля основной
таблицы и каждое значение из поля основной таблицы может много раз
встречаться в поле связанной таблицы (связь "один ко многим").
Сохраните макет схемы данных. Для этого выберите команду меню
Файл - Сохранить. Закройте окно Схема данных.

Создание запроса
 Запросы предназначены для просмотра и анализа данных. Одним из
наиболее распространённых запросов является запрос на выборку, который
выполняет отбор данных из одной или нескольких таблиц в соответствии с
заданными пользователем критериями. Для создания запроса воспользуйтесь
командой Создание – Мастер запросов. Появится диалоговое окно (рис. 9):

Рисунок 9- Диалоговое окно «Новый запрос»

Выберите режим «Простой запрос» и нажмите кнопку ОК. Появится

диалоговое окно «Создание простых запросов». В этом окне можно выбрать в
каждой таблице нужные поля для отображения в таблице «Запросы».

Рисунок 10– Окно «Создание простых запросов»

Создание формы
 Форма - это структурированное окно, предназначенное для ввода и
просмотра информации в базе данных. Формы часто содержат кнопки команд и
другие элементы управления, предназначенные для выполнения различных
функций. Форму можно создать с помощью Мастера форм. Для этого:
1. Выберите команду Мастер форм (вкладка Создание группа Формы).
3. В появившемся диалоговом окне укажите имена полей для главной и
подчиненной форм и порядок их размещения в новой форме, выбрав имя
таблицы из раскрывающегося списка Таблицы/Запросы. Нажмите кнопку далее.
4. В следующем окне выберите переключатель Подчиненные формы.
5. Далее выберите вид подчиненной формы.
6. Озаглавьте главную и подчиненную формы и нажмите кнопку Готово.

Окно формы представлено на рис. 11.

Рисунок 11– Окно Формы в режиме «Мастер форм»

Создание отчета
Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится
на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения
и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют
широкие возможности для обобщения и анализа данных.
Для создания отчета с помощью Мастера Отчетов нужно:
1. На вкладке Создание группа Отчеты выберите команду Мастер
Отчетов (рис. 12).
2. Укажите имя таблицы или запроса, на основе которых создаете отчет.
3. Выберите поля, которые будут помещены в отчет и нажмите на кнопку
Далее.
 4. Задайте требуемый порядок сортировки полей.
5. Выберите вид макета отчета.
6. Задайте имя отчета.
7. Нажмите кнопку Готово.

Рисунок 12– Внешний вид окна «Отчет»

Задание 2
Создать базу данных в соответствии со своим вариантом. Для каждого
варианта необходимо:
 Самостоятельно подготовить данные для трех таблиц, описать поля,
выбрать типы данных, задать размеры полей;
 Заполнить таблицы данными (не менее 8 строк в каждой таблице),
задать ключевые поля;
 Создать схему связи данных для трех таблиц (рис. 13);
 Создать запрос на основе трех таблиц;
 Создать форму на основе трех таблиц;
 Создать отчет на основе трех таблиц.
 Рисунок 13– Пример схемы связи данных для трех таблиц

Варианты заданий

Вариант 1. Создать БД «Кафедра». База данных состоит из трех связанных

таблиц: Кафедра, Преподаватели, Расписание занятий.
Вариант 2. Создать БД «Отдел кадров». База данных состоит из трех
связанных таблиц: Организация, Сотрудники, Подразделения.
Вариант 3. Создать БД «Библиотека». База данных состоит из трех
связанных таблиц: Библиотека, Читатели, Новые поступления.
Вариант 4. Создать БД «Зоопарк». База данных состоит из трех связанных
таблиц: Зоопарк, Животные, Птицы.
Вариант 5. Создать БД «Мебельный магазин». База данных состоит из трех
связанных таблиц: Клиенты, Мебель, Продажа.
Вариант 6. Создать БД «Магазин музыкальных инструментов». База
данных состоит из трех связанных таблиц: Клиенты, Инструменты, Продажа.
Вариант 7. Создать БД «Туристическая фирма». База данных состоит из
трех связанных таблиц: Клиенты, Путевки, Договора.
Вариант 8. Создать БД «Образовательные услуги». База данных состоит из
трех связанных таблиц: Слушатели, Преподаватели, Курсы.
Вариант 9. Создать БД «Магазин одежды». База данных состоит из трех
связанных таблиц: Магазин, Одежда, Продажа.
Вариант 10. Создать БД «Санаторий». База данных состоит из трех
связанных таблиц: Санаторий, Отдыхающие, Услуги.
Вариант 11. Создать БД «Ателье мод». База данных состоит из трех
связанных таблиц: Ассортимент услуг, Ткани, Заказы.
Вариант 12. Создать БД «Транспортные перевозки». База данных состоит
из трех связанных таблиц: Фирма, Транспортные средства, Клиенты.

Содержание отчета
 
1. Титульный лист.
2. Результаты выполненных работ.
3. Описание действий и выводы по заданию 2.
4. Ответы на контрольные вопросы.
 
Контрольные вопросы
 
1.       Что такое база данных?
2.       Что такое запись, поле?
3.       Для чего предназначено ключевое поле?
4.       Перечислите основные модели баз данных.
5.       Назовите виды связей между таблицами?