§9. Электронные таблицы. Вычисления в Microsoft Excel.

Excel — это программное обеспечение, с помощью которого можно создавать

таблицы, производить вычисления и анализировать данные. Программы такого типа
называются электронными таблицами. В приложении Excel можно создавать таблицы, в
которых автоматические вычисляются итоговые значения для введенных числовых
данных, печатать красиво оформленные таблицы и создавать простые графики.
Приложение Excel входит в состав пакета Office, представляющего собой набор
программных продуктов для создания документов, электронных таблиц и презентаций, а
также для работы с электронной почтой.
Области окна приложения Excel приведены на следующем рисунке (рис. 9.1.):

5
1 2

12

3 4

10

9
11
Рис. 9.1. Области окна Microsoft Excel

1. Вкладка «Файл».
2. Панель быстрого доступа.
3. Поле задания имени объекта.
4. Строка формул.
5. Кнопки управления основным окном программы.
6. Кнопки управления дочерними окнами программы.
7. Заголовки столбцов таблицы.
8. Номера строк таблицы.
9. Навигатор по листам книги.
10. Ярлычки листов.
11. Строка состояния.
12. Лента инструментов.
Лента инструментов:
  Главная. – основные операции редактирования, основные операции
форматирования текста и задания формата ячеек, а также задание и вставка
простых формул
 Вставка. – создание и вставка в текущий лист самых разнообразных
объектов: рисунков, диаграмм, сводных таблиц, ссылок.
 Разметка страницы. – изменение размеров листа, области печати,
ориентации страницы, изменение темы и фона листа.
 Формулы. – вставка формул, установление связи между объектами,
именование фрагментов таблицы и объектов, задание параметров
вычислений.
 Данные. – задание параметров подключения к внешнему источнику,
управление процессом получения данных, задание способа размещения
полученных данных в таблице.
 Рецензирование. – инструменты совместной работы над документом,
инструменты для вставки примечаний и сохранения правки, проверка
орфографии.
 Вид. – задание внешнего вида программы, инструменты размещения
нескольких одновременно открытых окон.

Основным элементом работы пакета Excel является рабочая книга, состоящая из

рабочих листов – электронных таблиц.
Ввод данных и вычисления выполняются в листах рабочей книги. Рабочий лист
разделен на строки и столбцы и служит основой для выполнения вычислений. Листы в
книге можно также перемещать и копировать через контекстное меню.
На пересечении столбца и строчки образуется ячейка – структурная наименьшая
единица внутри рабочего листа. Каждая ячейка рабочего листа имеет адрес (например,
D6). При работе с электронной таблицей различают следующие конфигурации ячеек:
Ячейка – минимальная конфигурация, к ней обращаются по адресу (A4).
Столбец – ячейки, принадлежащие столбцу, к ним обращаются по букве (B).
Строка — ячейки, принадлежащие строке, к ним обращаются по номеру (10).
Блок — прямоугольный блок смежных ячеек, к нему обращаются по двум адресам
ячеек — левой верхней и правой нижней через двоеточие, например D5:H10.

Рис. 9.2. Формат ячеек (вкладка «Число»).

Основные форматы ячеек:

 1. Вкладка «Число» позволяет настроить формат числа, в котором будет
отображаться содержимое ячейки на экране. В списке «Числовые форматы» вы
можете выбрать нужный вам формат числа и произвести более тонкую настройку
параметров его отображения. Например, если для текущей даты выбрать в списке
«Числовые форматы» формат отображения даты, то в списке «Тип» можно
выбрать, как именно будет отображаться дата.
2. Элементы управления вкладки «Выравнивание» позволяют гибко манипулировать
положением текста в ячейках. В области «Выравнивание» можно управлять
горизонтальным и вертикальным выравниванием текста в ячейке. Флажки в группе
«Отображение» позволяют управлять дополнительными параметрами формата
отображения текста в ячейке. Элементы управления в области «Ориентация»
позволяют расположить текст в ячейке не только горизонтально, но и вертикально,
а также наклонить его, под любым углом.

Рис. 9.3. Формат ячеек (Вкладка «Выравнивание»)

3. На вкладке «Шрифт» находятся стандартные инструменты настройки шрифта, при

помощи которых можно выбрать шрифт, его вид, размер, цвет и начертание.
4. Вкладка «Граница» позволяет настроить обрамление ячеек в выделенном
диапазоне или одиночной ячейки. Элементы управления в области «Отдельные»
позволяют включать и выключать отдельные элементы в обрамлении.

Вычисления в Microsoft Excel.

Формулы – важнейший инструмент электронной таблицы.
Формулы состоят из чисел, адресов клеток и обращений к функциям, соединенным
между собой знаками арифметических операций.
Ввод формулы начинается со знака "=".
Знаки арифметических операций:
 + сложение;
 - вычитание;
 * умножение;
 / деление;
 ^ возведение в степень;
  ( ) повышение приоритета операции.
Примеры формул:
=(D4/2+В8)*A6
=A7*С4+B2.

В формулах применяются два типа адресов клеток:

 Относительный адрес
 Абсолютный адрес
Относительный адрес – адрес, который корректируется при размножении и
копировании формул.
Абсолютный адрес – адрес, который не изменяется при размножении и
копировании. В записи абсолютного адреса используется знак $. Например в адресе
$А$1: знак $ перед А фиксирует столбец, а перед 1 - строку.
Смешанные ссылки. В этих ссылках номер строки (или столбца) является
абсолютным, а столбца (строки) - относительным.
Ссылка на ячейку. Чтобы создать ссылку, выделите ячейку или диапазон ячеек на
том же листе. Ссылки на ячейки и рамка вокруг соответствующих ячеек выделены цветом
для упрощения работы с ними.
На ячейки, расположенные на других листах, можно ссылаться путем ввода перед
ссылкой на ячейку имени листа с восклицательным знаком (!).
Имя_листа!Адрес_ячейки.
=Лист2!D10
На ячейки, расположенные в других книгах. Когда книга открыта, внешняя ссылка
содержит имя книги в квадратных скобках ([ ]), за которым следует имя листа,
восклицательный знак (!) и адреса ячеек, влияющих на формулу.
'[Имя_книги]Имя_листа'!Адрес_ячейки.
='[Отчет по ценным бумагам.xlsx]отчет'!$D$13
Относительная ссылка в формуле, например A1, основана на относительной
позиции ячейки, содержащей формулу, и ячейки, на которую указывает ссылка. При
изменении позиции ячейки, содержащей формулу, изменяется и ссылка. При копировании
или заполнении формулы вдоль строк и вдоль столбцов ссылка автоматически
корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки.
Абсолютная ссылка ячейки в формуле, например, $A$1, всегда ссылается на
ячейку, расположенную в определенном месте. При изменении позиции ячейки,
содержащей формулу, абсолютная ссылка не изменяется. При копировании или
заполнении формулы вдоль строк и вдоль столбцов абсолютная ссылка не
корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки, и
для использования абсолютных ссылок надо выбрать соответствующий параметр.
Cмешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку,
либо абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов
приобретает вид $A1, $B1 и т.д. Абсолютная ссылка строки приобретает вид A$1, B$1 и
т.д.
При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, относительная ссылка
изменяется, а абсолютная ссылка не изменяется. При копировании или заполнении
формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная ссылка автоматически
корректируется, а абсолютная ссылка не корректируется.
 Рис. 9.4. Пример вычислений.

Понятие функции.
Функции в Excel представляют собой стандартные формулы и используются для
выполнения определенных вычислений в рабочих книгах.
Значения, которые употребляются для вычисления функций, называются
аргументами, а значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются
результатами.
Последовательность, в которой должны располагаться применяемые в формуле
символы, называется синтаксисом функции. (Нарушение правил синтаксиса приводит к
появлению сообщения об ошибке).
Вставка функций в лист Excel производиться выбором в раскрывающемся списке
Функции, который появляется после ввода знака равенства (=) в строке имен (рис. 9.5.).

Рис. 9.5. Вставка функции.

 Основные математические функции:
 Функция COS - Возвращает косинус числа.
 Функция ЗНАК - Возвращает значение1, если число положительное, 0
(ноль), если число равно 0, и -1, если число отрицательное.
 Функция КОРЕНЬ - Возвращает положительное значение квадратного
корня.
 Функция ОКРУГЛ - Округляет число до указанного количества десятичных
разрядов.
 Функция ОКРУГЛВВЕРХ - Округляет число до ближайшего большего по
модулю значения.
 Функция ОКРУГЛВНИЗ - Округляет число до ближайшего меньшего по
модулю значения.
 Функция СТЕПЕНЬ - Возвращает результат возведения числа в степень.
 Функция СУММ - Суммирует аргументы.
 Функция СУММЕСЛИ - Суммирует ячейки, удовлетворяющие заданному
условию.
Далеко не все функции в Ecxel имеют простое определение, как функция СУММ,
осуществляющая суммирование выбранных значений. Некоторые из них имеют сложное
синтаксическое написание, а так же требуют много аргументов, которые к тому же
должны быть правильных типов. Чем сложнее функция, тем сложнее ее правильное
составление. И разработчики это учли, включив в свои электронные таблицы помощника
по составлению функций для пользователей – Мастер функций.
Для того что бы начать вводить функцию с помощью Мастера функций (рис. 9.6.),
щелкните на значок Вставить функцию (fx), расположенный слева от Строки формул.

Рис. 9.6. Окно мастера функций.

После открытия окна помощника, первое, что вам придется сделать – это выбрать
категорию функции. Для этого можно воспользоваться полем поиска или ниспадающим
списком. В середине окна отражается перечень функций выбранной категории, а ниже -
краткое описание выделенной курсором функции и справка по ее аргументам. Кстати
назначение функции часто можно определить по ее названию.
Сделав необходимый выбор, щелкните по кнопке ОК, после чего появится окно
Аргументы функции.
В левом верхнем углу окна указывается имя выбранной функции, под которым
находятся поля, служащие для ввода необходимых аргументов. Справа от них, после
знака равенства указываются текущие значения каждого аргумента. В нижней части окна
размещается справочная информация, указывающая назначение функции и каждого
аргумента, а так же текущий результат вычисления.
Ссылки на ячейки (или их диапазон) в поля для ввода аргументов можно вводить
как вручную, так и используя мышь, что гораздо удобнее. Для этого просто щелкайте
левой кнопкой по нужным клеткам на открытом листе или обведите их необходимый
диапазон. Все значения будут автоматически подставлены в текущее поле ввода.
Если диалоговое окно Аргументы функции мешает вводу необходимых данных,
перекрывая собой рабочий лист, его можно на время уменьшить, нажав на кнопку в
правой части поля ввода аргументов. Повторное нажатие на нее же приведет к
восстановлению обычного размера.
После ввода всех необходимых значений, остается кликнуть по кнопке ОК и в
выбранной ячейке появится результат вычисления.

Примеры использования математических функций.

Функция ОКРУГЛ округляет число до указанного количества дробных разрядов.
Синтаксис:
ОКРУГЛ(число, число_разрядов)
Число. Обязательный аргумент. Округляемое числовое значение.
Число_разрядов. Обязательный аргумент. Количество дробных разрядов, до
которого требуется округлить число.

Рис. 9.7. Вызов мастера функций ОКРУГЛ.

 Рис. 9.8. Окно мастера функций ОКРУГЛ.

Рис. 9.9. Результат округления числа.

Функция СУММЕСЛИ используется, если необходимо просуммировать значения

диапазона, соответствующие указанным критериям.
Синтаксис:
СУММЕСЛИ(диапазон; критерий; [диапазон_суммирования])
Диапазон. Обязательный аргумент. Диапазон ячеек, оцениваемых по критериям.
Ячейки в каждом диапазоне должны содержать числа, имена, массивы или ссылки на
числа. Пустые ячейки и ячейки, содержащие текстовые значения, пропускаются.
 Критерий. Обязательный аргумент. Критерий в форме числа, выражения, ссылки на
ячейку, текста или функции, определяющий, какие ячейки необходимо просуммировать.
Например, критерий можно выразить как 32, ">32", B5, "32", "яблоки"
Диапазон_суммирования. Необязательный аргумент. Ячейки, значения из которых
суммируются, если они отличаются от ячеек, указанных в качестве диапазона. Если
аргумент диапазон_суммирования опущен, Microsoft Excel суммирует ячейки, указанные
в аргументе диапазон (те же ячейки, к которым применяется критерий).

Рис. 9.10. Использование функции СУММЕСЛИ.

Рис. 9.11. Мастер функции СУММЕСЛИ.

Функции даты и времени:

 Функция ГОД - Преобразует дату в числовом формате в год.
 Функция ДЕНЬ - Преобразует дату в числовом формате в день месяца.
 Функция ДЕНЬНЕД - Преобразует дату в числовом формате в день недели.
  Функция ДНЕЙ360 - Вычисляет количество дней между двумя датами на
основе 360-дневного года.
 Функция МЕСЯЦ - Преобразует дату в числовом формате в месяцы.
 Функция РАБДЕНЬ - Возвращает дату в числовом формате, отстоящую
вперед или назад на заданное количество рабочих дней.
 Функция СЕГОДНЯ - Возвращает текущую дату в числовом формате.
 Функция ТДАТА - Возвращает текущую дату и время в числовом формате.
 Функция ЧИСТРАБДНИ - Возвращает количество рабочих дней между
двумя датами.
 Функция ЧИСТРАБДНИ.МЕЖД - Возвращает количество рабочих дней
между двумя датами с использованием параметров, определяющих, сколько
в неделе выходных и какие дни являются выходными.

Логические функции:
 Функция ЕСЛИ. Выполняет проверку условия.
 Функция И. Возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы имеют
значение ИСТИНА.
 Функция ИЛИ. Возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один аргумент
имеет значение ИСТИНА.
 Функция ИСТИНА. Возвращает логическое значение ИСТИНА.
 Функция ЛОЖЬ. Возвращает логическое значение ЛОЖЬ.
 Функция НЕ. Меняет логическое значение своего аргумента на
противоположное.

Пример использования логических функций.

Функция ЕСЛИ возвращает одно значение, если указанное условие дает в
результате значение ИСТИНА, и другое значение, если условие дает в результате
значение ЛОЖЬ.
Синтаксис:
ЕСЛИ(лог_выражение, [значение_если_истина ], [значение_если_ложь])
• Лог_выражени — обязательный аргумент. Любое значение или выражение,
дающее в результате значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.
• Значение_если_истина — необязательный аргумент. Значение, которое
возвращается, если аргумент лог_выражение соответствует значению ИСТИНА.
• Значение_если_ложь — необязательный аргумент. Значение, которое
возвращается, если аргумент лог_выражение соответствует значению ЛОЖЬ,

Рассмотрим пример начисления премиальных к заработной плате в зависимости от

стажа работы. Если стаж больше 5 лет, то премия 80% от оклада, в обратном случае 50%
от оклада (рис. 9.12).
Рассмотрим еще один пример принятия решения о направлении на курсы
повышения квалификации. Если категория выше 2 разряда и стаж больше 5 лет
командировать на курсы, в обратном случае нет (рис. 9.13).
 Рис. 9.12. Использование функции ЕСЛИ.

Рис. 9.13. Использование функции ЕСЛИ и И.

Контрольные вопросы:
- Общий вид интерфейса Microsoft Excel.
- Перемещения по таблице.
- Выделение фрагментов таблицы.
- Средства автоматизации ввода и изменения данных в ячейках.
- Ввод формул.
- Мастер функций.
- Адресация ячеек.
- Использование имен в формулах
- Распространение формул.