Лекция 6

Электронные таблицы Excel

Довольно часто обрабатываемую информацию удобно представлять в виде

таблиц (расписание уроков, накладная, начисление заработной платы), и
выполнять различные расчеты в этих таблицах.

Таблица - это совокупность данных, упорядоченных по строкам и

столбцам. Для решения задач, представляемых в виде таблиц, разработаны
специальные пакеты программ, которые называют электронными таблицами или
табличными процессорами.
Microsoft Excel - электронная таблица, Приложение из пакета MS Office
системы Windows. В качестве основных можно выделить следующие функции
Excel:
• решение экономических задач (создание бланков, планирование производства,
расчет налогов и заработной платы, учет кадров и затрат);
• решение инженерных задач;
• решение математических задач;
• построение графиков и диаграмм.
Запуск приложения MS Excel производится из Главного меню системы,
раскрывающегося нажатием кнопки Пуск. В раскрывшемся Главном меню
выбираем пункт Программы, подпункт MS Excel.
Завершение приложения MS Excel производится нажатием мышью кнопки с
крестиком в правом верхнем углу или выбором команды горизонтального меню Файл—
Выход.
MS Excel. Основные понятия
Документом Excel является файл с произвольным именем и
расширением .xls. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой. В
рабочей книге может размещаться от 1 до 255 рабочих листов.
Лист (таблица) разделен на строки и столбцы. Строки имеют номера от 1 до
65536, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита A,B,...Z,AA,AB...IV.
На пересечении строки и столбца располагается основной структурный
элемент таблицы - ячейка.
При перемещении по таблице меняется Адрес ячейки в Поле имени.
Адрес ячейки представляет собой комбинацию имени столбца и номера
строки, на пересечении которых она находится. Обозначение ячейки, составленное
из имени столбца и номера строки (например: А1, В4,...) называется
относительным адресом или просто адресом. При выполнении некоторых
операций копирования, удаления, вставки этот адрес автоматически изменяется в
формулах. Для того, чтобы отменить автоматическое изменение адреса ячейки,
необходимо назначить ей абсолютный адрес. Для этого нужно поставить перед
номером столбца и (или) перед номером строки знак доллара «$». Например, в
адресе $А5 при копировании вправо не будет меняться номер столбца, в адресе В$7
при копировании вниз не будет меняться номер строки, а в адресе $Н$5 при любом
копировании не будет меняться ни тот, ни другой номер.
Для того, чтобы сделать ссылку на диапазон ячеек, можно указать через
двоеточие адреса начальной и конечной ячейки в диапазоне (например,
обозначение А7:Е7 адресует ячейки А, В, С, D, Е в строке 7, обозначение ВЗ:В6
адресует ячейки 3, 4, 5, 6 в столбце В, а обозначение C4:G14 адресует блок ячеек с
С4 по G14).
Вид окна MS Excel
По аналогии с любым другим приложением Windows, окно приложения
Excel содержит следующие компоненты:
• строку Горизонтального меню, которая включает основные команды;
• Панели инструментов («Стандартная» «Форматирование»);
• Полосы прокрутки;
а также свои специфические элементы:
• Строку ввода данных, в которой редактируют данные и формулы;
• Заголовки столбцов (с обозначениями А, В, С...);
• Заголовки строк (с обозначениями 1, 2, 3...);
• Строку с ярлычками листов, для перехода от одного листа к другому;
• Строку состояния, отображающую сообщения о выбранных командах.
Строка заголовка
 В том случае, если не хватает каких-либо кнопок и т.д., необходимо
активизировать соответствующие переключатели в диалоговом окне Вид — Панели
инструментов - «Стандартная» и «Форматирование» и определенные
переключатели в диалоговом окне Сервис - Параметры.
Для сохранения документа можно также использовать комбинацию клавиш
Shift+F 12.
MS Excel. Ввод данных
Для того, чтобы ввести данные в ячейку, необходимо выполнить следующие
действия:
• щелкнуть мышью по выбранной ячейке;
• в месте появления текстового курсора набрать информацию (это может быть
текст, число, дата, время, формула, функция);
• завершить ввод данных нажатием клавиши Enter, либо нажатием кнопки 7
в строке ввода данных, либо щелчком мыши по другой ячейке (при вводе
формул последнее утверждение не справедливо).
С целью отмены ввода в ячейку или строку ввода данных необходимо
нажать Esc или кнопку с красным крестиком х в строке ввода данных.
Для того, чтобы иметь возможность редактировать данные в ячейке,
необходимо щелкнуть «мышью» по ячейке. Затем содержимое ячейки можно
редактировать в строке ввода данных. Двойной щелчок по ячейке позволяет
редактировать данные в самой ячейке. При вводе текста в ячейку он может не
поместиться в одной ячейке и будет автоматически наложен на соседние ячейки.
Именно наложен, а не введен в эти ячейки, т.е. указанные соседние ячейки
фактически остаются незаполненными. В этом можно убедиться, установив курсор в
любой из них. Строка ввода данных будет пуста, и только при установке курсора
в ячейку ввода строка ввода будет не пуста. Указанную ячейку можно
переформатировать таким образом, чтобы весь текст отобразился только в ней. Для
этого необходимо увеличить ширину ячейки или разбить текст на несколько строк.
MS Excel. Форматирование ячеек
Форматирование - это изменение внешнего вида текста без изменения
содержания. Информация, которая находится в ячейках, может быть представлена в
различной форме. Прежде, чем изменить вид информации, необходимо выделить
ячейку, блок ячеек или несколько блоков, которые требуется форматировать. Для
того чтобы выделить всю строку (столбец), следует щелкнуть «мышью» по
заголовку строки (столбца). С целью выделения всей таблицы, необходимо нажать
кнопку в верхнем левом углу таблицы, слева и сверху от ячейки А1.

При выделении нескольких несмежных блоков ячеек одновременно, нужно

воспользоваться клавишей Ctrl на клавиатуре.
Операции по форматированию информации выполняются либо выбором
соответствующих кнопок на панели инструментов, либо командой Формат -
Ячейка пункта горизонтального меню. При этом можно изменить как внешний вид
данных:
• выравнивание;
• тип шрифта, размер шрифта, начертание;
• цвет фона и цвет текста, (все указанные кнопки находятся на панели инструментов
Форматирование);
так и форму представления информации:
• в окне команды Формат - Ячейка во вкладке Число можно установить разные
форматы для числа. Например, если для числа требуется задать два знака после
запятой, нужно выбрать формат «Числовой», установить число десятичных
знаков 2 и нажать кнопку «ОК». Для данных типа Дата выбираем строку «Дата»,
для денежных данных - «Денежный» и т.д.
Для изменения формата чисел можно, кроме того, воспользоваться кнопками
на панели инструментов «Форматирование»:

В том случае если в ячейке вместо числа появится выражение типа 1,2Е+10
(экспоненциальное представление) или знаки «#####», значит, ширина ячейки
недостаточна (см. п. 10), необходимо увеличить ширину столбца.
Для того чтобы изменить размеры столбца (строки) можно выполнить
следующие действия:
• установить указатель мыши (указатель примет форму двухсторонней
стрелки ) на правую (нижнюю) границу в заголовке столбца
(строки) и переместить границу влево или вправо (вверх или вниз);
• дважды щелкнуть по границе столбца в заголовке столбца;
• выделить хотя бы одну ячейку в столбце или в строке, в меню выбрать команду
Формат - Столбец - Ширина или Формат - Строка - Высота и указать
в соответствующем диалоговом окне нужное значение ширины (высоты).
Ширина столбца (строки) измеряется в символах, а высота строки измеряется в
пунктах.
Для переноса текста по словам, для поворота текста в ячейке на определенный
угол необходимо выделить форматируемые ячейки, войти в меню Формат -
Ячейки - Выравнивание и выбрать команды «Переносить по словам»,
«Ориентация» / «Надпись» соответственно.
Следует отметить ряд полезных операций по форматированию данных:
• сортировка данных в таблице, панель инструментов Стандартная;
• копирование формата из одной ячейки в другую, панель инструментов
Стандартная;
• обрамление таблицы, панель инструментов Форматирование.
Копирование информации в MS Excel
В том случае, когда необходимо скопировать содержимое одной ячейки в
смежные, требуется выделить ячейку с набранной информацией и подвести
указатель «мыши» к нижнему правому углу этой ячейки. Курсор примет вид
тонкого черного крестика +:
Далее необходимо нажать левую кнопку «мыши» и, не отпуская ее, провести
курсор вниз (вправо), так чтобы пунктирная линия охватывала ячейки, которые
нужно заполнить (столбец или строку соответственно).
Указанный метод применяется для автозаполнения однородной информацией.
Например, необходимо пронумеровать строки (столбцы). В две смежные ячейки в
строке (столбце) требуется ввести числа 1 и 2; выделить блок с этими цифрами и
«протянуть» настолько, насколько нужно вправо (вниз), при этом столбцы
(строки) нумеруются автоматически. Или, например, записывая слово «январь» и
выполняя «Автозаполнение», можно получить все месяцы года.
В том случае, если необходимо скопировать данные в несмежные ячейки,
требуется воспользоваться буфером обмена либо используя клавишу Ctrl.
При копировании данных копируется также и их формат !
Можно передвигать таблицу или часть ее на новое место:
• установить указатель «мыши» на рамку выделенного блока, при этом
указатель должен принять форму стрелки;
• нажать левую кнопку «мыши» и, удерживая ее, перетащить рамку на
новое место.
Пустые строки (столбцы) вставляются перед текущей ячейкой.
С помощью команды Правка - Удалить можно удалить выделенные столбцы и
строки.
Для очистки выделенного блока ячеек можно воспользоваться командой
Правка - Очистить.
MS Excel. Использование формул и функций
Для выполнения операций над содержимым тех или иных ячеек используют
формулы.
Формула - это указание для Excel выполнить определенные вычисления.
Основное правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если
значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует
использовать формулу, даже если операцию легко выполнить в «уме»! Это
гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности
и правильности производимых в ней вычислений.
 формула отображается в
строке ввода данных
Формула состоит из операндов, соединенных между собой математическими
или логическими операторами (+, -, * (умножить), А (возвести в степень), И
(логическое), ИЛИ (логическое)). В качестве операндов используются:
• числа • ссылки на ячейки • функции.
Правила ввода формул.
Формулы можно вводить только в английском алфавите!
При введении формулы не забудьте предварительно выделить ячейку!
В Excel каждая формула начинается со знака «=» !
Числовые данные и знаки операций вводятся непосредственно с клавиатуры.
При вводе ссылок на ячейки, содержащие данные для формулы, можно ввести
адреса этих ячеек непосредственно с клавиатуры, либо во время ввода формулы
щелкнуть «мышью» по ячейке. Адрес выбранной ячейки появится в формуле.
Завершают ввод формулы нажатием клавиши Enter или кнопки с зеленой
галочкой.
Формулы можно копировать из одной ячейки в другую (в соседние -маркером
Автозаполнение, в несмежные - по правилам копирования), однако при этом
меняются адреса ячеек, входящих в формулу!
Важнейшая особенность формул и функций состоит в том, что они
автоматически пересчитывают результат при изменении данных в ячейках, на
которые есть ссылка в формуле!
Представляем вниманию читателя
примеры ввода формулы в ячейку:
 Запомните, что арифметические действия в формулах можно
производить лишь в том случае, если содержимое ячеек имеет числовое
значение! В противном случае в ячейке появится выражение #ЗНАЧ! (см.
п. 10).
• Довольно часто в таблицу требуется включать сложные вычисления, для этой
цели обычные формулы являются громоздкими и неудобными, поэтому
используют встроенные функции, которых в Excel более 400. Указанные
функции подразделяют на 9 категорий.
В качестве аргументов функции можно использовать следующие данные:
•числа, даты, текст;
•ссылки на ячейки;
•арифметические выражения;
•другие функции.
Примером встроенной функции является простейшая функция суммирования -
CУМM(A1:D1), при помощи которой можно вычислять сумму чисел, находящихся в
определенном диапазоне ячеек. Аргументом этой функции служит ссылка на
диапазон ячеек A1:D1. Результат вычислений отображается в активной ячейке, в
которую была введена формула, а в строке ввода данных - сама функция. Указанная
функция -выведена на панель инструментов Стандартная - кнопка
«Автосуммирование».
В ячейках можно отображать не только значения формул, но и
непосредственно формулы (рис.32). Это бывает удобным для выявления ошибок,
возникающих в результате использования абсолютных ссылок на адреса ячеек. Этот
режим устанавливается путем выбора пункта меню Сервис \ Параметры \ Вид, в
группе Параметры окна щелчком «мышью» в окошке рядом с пунктом «формулы».
 Диаграмма
Диаграмма - это графическая форма представления табличных данных.
В финансово-экономической сфере деятельности роль диаграмм достаточно
велика. Представьте ситуацию, когда данные о работе 15-20 подразделений фирмы,
включающих 10-12 показателей для каждого из них, представлены в виде таблицы.
Сколько же времени должен затратить экономист фирмы, впиваясь взглядом в
таблицу, выискивая в ней максимальные и минимальные значения различных
показателей, выявляя соотношения этих значений для различных подразделений!
Подобный анализ многократно упрощается при наличии диаграмм (графиков).
Иногда достаточно одного взгляда на диаграмму для получения нужной
информации.
Excel предлагает на выбор 14 типов диаграмм и 70 видов диаграмм основных
типов. Выбирая из числа встроенных форматов для каждого типа диаграммы или
добавляя пользовательские форматы, можно создавать множество различных
диаграмм. Обратимся к рассмотрению основных видов диаграмм.
Excel создает диаграммы с помощью Мастера диаграмм, который можно
вызывать командой Вставка \ Диаграмма или нажатием кнопки Мастер диаграмм на
панели инструментов Стандартная. Иногда бывает удобным заранее выделить
область, содержащую данные, которые отображают на диаграмме, но задать эту
информацию можно и в ходе работы мастера. Мастер диаграмм обеспечивает
автоматическое пошаговое создание диаграмм, используя данные рабочего листа.
Мастер ведет диалог с пользователем, получая от него на каждом шаге диалога
ответы на конкретные вопросы и подсказывает пользователю возможные варианты
ответов. На основании полученной информации происходит построение диаграммы.
При построении диаграмм (графиков) необходимо знать, что данные таблицы
представляются в виде рядов. Ряд данных - это группа ячеек с данными в пределах
одной строки или столбца, которая отображается в диаграмме с помощью столбиков,
прямоугольников, линий, точек и т.д. В диаграмме может присутствовать один или
несколько рядов данных. Количество рядов зависит от количества строк (столбцов)
в выделенном диапазоне данных.
Диаграммы можно размещать на существующем рабочем листе или на
отдельных листах в пределах рабочей книги. При изменении данных,
используемых для построения диаграммы, Excel автоматически обновляет
диаграмму. По окончании создания диаграммы часто возникает необходимость в
форматировании, перемещении в другое место листа или увеличении размеров. Для
этого нужно выделить диаграмму, щелкнув указателем мыши по области
диаграммы так, чтобы по контуру появилась рамочка с маркерами изменения
размера.
Для того чтобы переместить диаграмму, необходимо поместить на нее
указатель мыши, при этом он должен принять форму стрелки с четырьмя остриями.
Зафиксировав левой кнопкой мыши это состояние, необходимо перенести диаграмму
на новое место.
С целью изменения размеров графика нужно установить указатель мыши на
его границу, указатель примет форму <->, Т, К ; зафиксировав левой кнопкой мыши
указанное состояние, график растягивают в нужном направлении. В процессе
изменения размеров графика (диаграммы) появляется пунктирный прямоугольник,
он показывает новые размеры графика (диаграммы).
Каждая диаграмма в Excel - сборная конструкция, которая включает
следующие элементы: область диаграммы, область построения диаграммы,
ось значений, ось категорий, ряд, подписи данных, линии сетки, заголовок
диаграммы, название оси значений, название оси категорий, легенду.
Выявить данные элементы достаточно просто - при перемещении указателя
мыши по диаграмме «всплывает» подсказка с названием элемента. При нажатии
левой кнопкой мыши элемент выделяется маркерами. Выделенный элемент можно
редактировать и форматировать, используя контекстное меню, которое вызывают
правой кнопкой мыши. Например, для того, чтобы изменить цену деления осей
графика, необходимо по очереди выделить каждую из осей и вызвать контекстное
меню этих объектов, т.е. объекта «Ось X (категорий)» и объекта «Ось У(значений)».
В появившемся списке выбрать пункт «Формат оси», далее вкладку «Шкала» и в
строке «цена основного деления» изменить значение. Здесь же во вкладке
«Шрифт» можно изменить размер шрифта надписей оси. Для того чтобы изменить
размер шрифта в названии диаграммы достаточно выделить объект «Заголовок
диаграммы» и на панели инструментов выбрать нужный размер шрифта.

Типичные ошибки, возникающие при обработке электронных таблиц

Большое количество ошибок пользователи допускают при наборе функций.
Необходимо помнить о том, что каждая функция имеет строгий синтаксис, строго
определенные тип и порядок аргументов и т.п. (имя функции, скобки, адреса ячеек,
запятые и т.п.).
Обратимся к рассмотрению наиболее типичных сообщений об ошибках.
#ИМЯ? – Ecxel не может понять, какое имя или адрес используется в формуле.
Обычно такая ошибка возникает в том случае, когда забывают сменить регистр и
вместо латинских букв в адресах ячеек пишут русские или в имени функции вместо
русских букв – латинские.
#ЗНАЧ! – в качестве аргумента вместо числа или даты стоит текст.
#ДЕЛ/0! – деление на 0.
#ЧИСЛО! – попытка извлечения корня из отрицательного числа, или же
результат слишком мал (велик) и не может быть представлен в Ecxel.
#ССЫЛКА! – ячейка, к которой обращается формула, была удалена или имела
место ссылка по несуществующему адресу.
######## – ширина ячейки меньше размера данных в ячейке, надо увеличить
ширину ячейки.