Стр.

1 из 5

Создание потребностей в ЕУС.

Цель: реализовать систему создания потребностей на обеспечение ТМЦ в существующей

системе ЕУС и их дальнейшее отслеживание.

ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение:.............................................................................................................................................1
Термины и определения:....................................................................................................................1
I Система создания потребностей на обеспечение ТМЦ................................................................2
Процесс управления бюджетами:.....................................................................................................2
Создание заявки на потребность.......................................................................................................2
Согласование заявки на потребность...............................................................................................3
Обращение с утвержденной потребностью.....................................................................................4
Статусы заявок на этапе утверждения..............................................................................................4
II Отслеживание обеспечения утвержденных потребностей.........................................................4
Этапы обеспечения потребности......................................................................................................4
Статусы заявок на этапе обеспечения..............................................................................................5
Инструменты контроля......................................................................................................................5

Введение:
Документ в своей первой части содержит бизнес требования к процессу управления
бюджетами и к связи бюджетов с процессом обеспечения потребностей.
Во второй части будет рассмотрена взаимосвязь между утвержденной заявкой и её
дальнейшим жизненным циклом.
Основными задачами проекта является доработка и вовлечение существующего ресурса ЕУС
ООО «ВНИИБТ-БТ» для повышения качества, прозрачности, эффективности и скорости
процесса обеспечения компании основными и вспомогательными материалами, а также,
помощи участникам процесса для принятия своевременного и взвешенного решения
касательно обеспечения возникающих потребностей.

Термины и определения:

Бюджеты – сумма затрат без НДС в месяц на обеспечение производства основными и

вспомогательными материалами
Инициатор – определенный сотрудник, обладающий правами создателя заявки на
потребность в ЕУС, для конкретного подразделения-потребителя и действующий в рамках
доступного этому подразделению бюджета.
Заказ на поставку – виртуальный сгруппированный сотрудником ОСВК документ в ЕУС
содержащий информацию о номенклатуре ТМЦ, необходимом количестве, поставщике и
основных условиях поставки.
Заявка – заполненная в ЕУС форма содержащая все необходимые данные по имеющейся у
Инициатора потребности
Ответственный сотрудник ОСВК – сотрудник ОСВК ответственный за выполнение
 Стр. 2 из 5

обеспечения потребности
Согласующий потребности (Согласующий №1/№2) - определенный сотрудник,
обладающий правами по согласованию, изменению (включая внесение комментариев),
отклонению созданных и отправленных на согласование Инициатором заявок.
Утверждающий потребности (Утверждающий) – определенный сотрудник, принимающий
окончательное решение по обеспечению или не обеспечению согласованных заявок.

I Система создания потребностей на обеспечение ТМЦ

Процесс управления бюджетами:

1. Финансовая служба общества направляет ответственному за внесение и отображение
доступных бюджетов в ЕУС сотруднику детализированный по статьям затрат бюджет
Общества с разбивкой по утвержденным подразделениям-потребителям,
подразделения указаны в столбце D (4) Приложения №1 к настоящему ТЗ.
2. Внесенные суммы должны быть доступны корректировке ответственным за внесение.
Корректировка выполняется согласно уведомлений со стороны Финансовой службы.
Каждая корректировка должна оставлять данные, кем проведена и по какой причине
(подкрепления файла собязателен комментариямикомментарий).
3. Каждый бюджет должен иметь несколько «программных» состояний:
- доступный (свободные для составления заявки запланированные денежные средства)
- согласованный (бюджет по утвержденным, но, еще не размещенным у поставщика
заявкам)
- зарезервированный (заявки размещены у поставщика, у ВНИИБТ есть
обязательства)
- потраченный (оплаченные/выполненные заявки, МТР поступили на склад заявитель)
В связи с этим система должна автоматически пересчитывать каждый тип бюджета
при изменении статуса выполнения заявки на потребность.
Заявка со статусом «зарезервирована» и «согласована» должна быть доступна к
отмене и бюджет должен возвращаться в доступный.
4. Лица участвующие в процессе создания и согласования заявки должны иметь
возможность увидеть данные по каждому бюджету.
5. Заявка не может быть отправлена на согласование при отсутствии «доступного»
бюджета.
6. Высвободить (изменить статус заявки с «Активный заказ» на «Определение
поставщика») «зарезервированный» бюджет может, только, ответственный
исполнитель-снабженецсотрудник ОСВК по заявке.
Высвободить «согласованный» бюджет (отменить утвержденную, но не ушедшую
поставщику заявку) можно последовательной отменой действий Утверждающего и
Согласующего лица.может любой участник её согласования.

Создание заявки на потребность

1. Инициатор под своей учётной записью входит в ЕУС, выбирает подразделение-
 Стр. 3 из 5

потребитель (в случае, если он наделен правами создания заявок от нескольких

подразделений) и, в рамках доступного для подразделения бюджета заполняет
электронную форму.
2. Форма электронной заявки должна содержать следующие поля:
- подразделение заявитель (проставляется автоматически, либо, выбирается
пользователем по доступным правам)
- создатель заявки (автоматически)
- номенклатура (выбирается из справочника НСИ номенклатуры ЕУС инициатором
вручную)
- количество (вручную, в зависимости от потребности)
- необходимая дата поставки (вручную)
- нормативная дата поставки (высчитывается по формуле: дата создания заявки+2
(срок на утверждение заявки) + нормативный срок поставки (устанавливается в днях
свой по каждой номенклатуре), нормативный срок поставки хранится в данных ЕУС и
вносится Ответственным сотрудником ОСВК
- стоимость за ед. ТМЦ, руб. без НДС (автоматически – стоимость по последней цене
приобретения), в случае отсутствия приобретения, номенклатура должна быть создана
в НСИ, а данные по стоимости товара согласованы Ответственным сотрудником
ОСВК и добавлены в ЕУС.
- сумма по заявке, руб. без НДС (автоматически)
- остаток на складах общества по каждой номенклатуре (свободной и
зарезервированной)
- бюджет подразделения доступный
- бюджет подразделения согласованный
- поле для комментария

Согласование заявки на потребность

1. После составления заявки Инициатор отправляет её на согласование руководителю
структурного подразделения, в интересах которого сформирована потребность, в
системе исполняющего роль Согласующего №1.
2. Руководитель структурного подразделенияСогласующий, на этапе согласования,
может:
- отклонить заявку, при этом, обязательно указать комментарии к принятому решению
- вернуть заявку на доработку Инициатору, при этом, обязательно указать
комментарии к принятому решению
- согласовать заявку, комментарии можно оставить при необходимости
В случае, если заявка согласована, она уходит на следующий этап утверждения
согласования потребности.
3. На этапе втором этапе согласования утверждения Согласующий №2 пользователь
может:
- отклонить заявку, при этом, обязательно указать комментарии к принятому решению
- вернуть заявку на доработку Инициатору, при этом, обязательно указать
 Стр. 4 из 5

комментарии к принятому решению

- согласовать заявку, комментарии можно оставить при необходимости
4. После визирования Утверждающим заявка попадает на этап Утверждения.
Пользователь на данном этапе должен иметь возможность:
- отклонить заявку, при этом, обязательно указать комментарии к принятому решению
- вернуть заявку на доработку Инициатору, при этом, обязательно указать комментарии к
принятому решению
- согласовать заявку, комментарии можно оставить при необходимости

5. После утверждения каждого изменения статуса заявки происходит

перераспределение сумм по статусам бюджетов.
6. Утвержденная Заявка поступаетила Оответственному снабженцу сотруднику ОСВК в
зависимости от кода НСИ (в виде обязательств).
7. Для обработки снабженцем заявка должна иметь возможность делиться на
«подзаявки» - как по номенклатуре, так и по количеству внутри номенклатуры.

Обращение с утвержденной потребностью

1. Утвержденная заявка становится доступна специалисту МТОответственному
сотруднику ОСВК для определения количества МТР годного к распределению с
существующих остатков и количества отправляемого в закуп.
2. После распределения складских остатков, специалист МТОответственный сотрудник
ОСВК создаёт заказ на поставку по номенклатуре отсутствующей на складе.

Статусы заявок на этапе утверждения

1. Черновик (до отправления первому Согласующему), функция отклонять не требуется
2. На согласовании (когда находится на рассмотрении Согласованта №1, №2 и
утверждающего), отклонять могут согласованты на своём этапе и инициатор в любой
момент
3. Утверждена (при положительно завершенном цикле согласования), отклонять могут
согласованты и инициатор
4. Отклонена (заявка отклонена)

II Отслеживание обеспечения утвержденных потребностей

Этапы обеспечения потребности

1. После обработки заявки на выявление возможности обеспечения потребности
складскими остатками, оставшаяся не обеспеченной заявка автоматически получает
статус «Определение поставщика» и дату начала этапа, совпадающую со днем
обработки.
 Стр. 5 из 5

2. После подписания договора обеими сторонами, ответственный исполнитель ОСВК ув

заказа заказе на поставку статус должен поменятьсяуказывает номер договора из 1С,
тем самым меняет статус на «Активный заказ». Этот статус позволяет как провести
оплату, так и провести поставку (оформить приходный ордер). В заказе на поставку
должно появитьсяк моменту указания номера договора должно быть внесен номер
закупочной процедуры с ЭТП ТЭК-ТОРГ, название контрагента, сумма по договору,
условия оплаты, дата поставкиу – заносится вручную, предусмотреть поля.
3. Происходит пересчёт бюджета по фактически внесенной сумме и его переход в статус
«зарезервированный». При превышении согласованного бюджета по конкретной
заявке – дельта берется из доступного бюджета. Или возвращается в доступный
бюджет при экономии.
4. Предусмотреть поле фактическая оплата – подтягивается из утвержденного КЛУСа. И
поля «Фактическая сумма оплаты», «Дата фактической оплаты».
5. Предусмотреть поле фактическая поставка – подтягивается из приходного ордера.
6. После оплаты или поставки бСтаутс бюджета юджет из «зарезервированного»
перемещается в «потраченный» только после списания приобретенных ТМЦ на
складе-заявителе..
7. При изменении статуса заявки инициатору приходят соответствующие уведомления
по электронной почте.
8. После перемещения на склад-заявитель, статус, автоматически, должен поменяться на
«Обеспечено», дата меняется одновременно.

Статусы заявок на этапе обеспечения

1. Определение поставщика (заявка поступила к сотруднику ОСВК), отклонять могут
согласованты и инициатор
2. Активный заказ (после подписания договора обеими сторонами), отклонить может,
только, ответственный исполнитель ОСВК.
3. Обеспечено (после перемещения МТР по заявке на склад заявитель), отклонение не
возможно

Инструменты контроля
Система должна давать возможность создавать следующие отчёты:
- по бюджетам подразделений. В разрезе каждого типа (доступный, согласованный,
зарезервированный, потраченный), плюс, суммарный плановый.
- по статусу заявок и сроках нахождения на каждом этапе
- по загрузке работников службы снабжения
- Оплаты
- Поступления отклонения плана от факта.
- Плановые/фактические суммы по заявкам