Рассылка извещений о создании/

изменении заказа на перемещение

Сергей Лебедев | 20 января 2015

В статье рассматриваются настройки системы для рассылки извещений о создании и

изменении заказов на перемещение запасов. При формировании рассылки используются

возможности SAP-O ce как для отправки сообщений внутренним SAP-пользователям, так

и для отправки на внешние адреса электронной почты (e-mail).

Формирование выходных документов для рассылки

извещений

Стандарт системы рекомендует формировать выходные документы с использованием техники

условий для реализации следующих функций:

вывод печатных форм;

экспорт данных для электронного обмена с контрагентами;

рассылка уведомлений контрагентам и сотрудникам.

В случае необходимости уведомления поставщиков о создании или изменении заказов на

закупку, следует использовать следующие стандартные возможности отправки выходных

документов:

отправку по e-mail выходного формуляра смарт-формы, конвертированного в

PDF-формат;

отправку текстового письма на внешний адрес e-mail поставщика;

отправку текстового письма внутреннему SAP-пользователю – сотруднику

компании, ответственному за коммуникацию с поставщиком.

Нюансы настройки для этих вариантов отправки описаны в Ноте 191470.

Возможность выбора выходных документов может быть также использована и для уведомления

завода-поставщика, в случае создания заказа на перемещение запаса. Необходимость в таком

уведомлении возникает, например, когда сотрудник завода-получателя создаёт заказ на

пополнение своих запасов и необходимо уведомить завод-поставщик об этой новой потребности.

Но возможен и другой вариант: когда за создание заказа на основании заявки от получателя

ответственность возложена на сотрудника завода-поставщика . В качестве такого примера можно

взять процесс, в котором сотрудник завода-поставщика должен создавать заказ на перемещение

только тогда, когда на заводе-поставщике появляется «свободный запас» затребованной

номенклатуры. В этом случае извещать о создании заказа нужно будет уже сотрудников завода-

получателя.

В статье показаны настройки системы, которые обеспечат автоматическую рассылку уведомлений

о создании или изменении заказа на перемещение запаса. Список получателей уведомления

будет определяться в соответствии с выбранным в заказе заводом-получателем. Для реализации

данной функции в бизнес-процессе распределения запасов необходимо принять ограничение:

один заказ на перемещение запаса должен содержать позиции только для одного завода-

получателя. Т.е. в одном заказе на перемещение запаса не должно быть разных заводов-

получателей.

При создании или изменении заказа на перемещение, тем SAP-пользователям, для которых

настроено уведомление, будет приходить срочное сообщение в SAP-O ce (Рис. 1).

Рис. 1. Уведомление SAP-пользователя в SAP-O ce

В случае указания в качестве получателя уведомления внешнего e-mail адреса, на этот адрес

будет отправлено автоматически созданное письмо (Рис. 2).

Рис. 2. Уведомление по электронной почте в MS Outlook

Для обеспечения формирования уведомлений сотрудникам завода-получателя о создании и

изменении заказа на перемещение потребуется выполнить следующие настройки:

. Cоздание таблиц и последовательности доступа для выбора выходных документов в

зависимости от завода-получателя.

. Cоздание видов выходных документов для извещения о создании и для извещения об

изменении заказа на перемещение.

. Cоздание записей условий и списков адресатов в продуктивной системе.

Создание таблиц и последовательностей доступа

Как было отмечено выше, письмо-извещение представляет собой выходной документ к заказу на

перемещение. Ниже приведены шаги настройки для автоматического выбора выходных

документов извещений к заказу.

Шаг 1. Для того, чтобы настроить списки получателей уведомлений в разрезе заводов-

получателей, необходимо расширить коммуникационные структуры для выбора выходных

документов к заказу на поле ZZWERKS, в которое будет передаваться код завода из первой

неудаленной позиции заказа на перемещение. Расширение этих структур необходимо, т.к.

стандарт системы не предлагает возможности настройки выбора выходных документов в

зависимости от завода-получателя. Согласно Ноте 39462 добавим поле ZZWERKS в структуры

KOMKBEA и KOMB. Алгоритм заполнения поля необходимо реализовать в USEREXIT_KOMKBEA_FILL

(см. группу функций VCOM).

Шаг 2. Для того, чтобы иметь возможность использовать новое поле ZZWERKS при создании

собственных таблиц условий, необходимо добавить его в каталог полей для приложения

«Закупки». Для этого необходимо выполнить ведение ракурса V_T681F в транзакции SM30 для

ключей:

Использование - B «Выходные документы».

Приложение - EF «Закупка: заказ».

Группа полей - 001.

После добавления поля в каталог становится возможным его использование для создания

собственных таблиц доступа.

Шаг 3. Создадим в транзакции M/59 таблицы доступа для выбора выходного документа в зависимости от

вида заказа на закупку, завода-поставщика и завода-получателя. Для этого соответствующие поля

необходимо включить в состав ключей таблицы (Рис. 3, Рис. 4).

Рис. 3. Создание таблицы условий 501 для выбора выходного документа без учета вида заказа
Рис. 4. Создание таблицы условий 502 для выбора выходного документа с учетом вида заказа

При создании таблицы следует помнить, что для пользовательских таблиц стандарт системы

выделил диапазон номеров с 501 по 999.

Шаг 4. Используя созданные таблицы, настроим последовательность доступа, позволяющую

выбирать выходной документ в зависимости от отпускающего завода, завода-получателя и вида

заказа. Для этого в транзакции M/50 выполним следующие настройки (Рис. 5).
Рис. 5. Создание последовательности доступа

Созданная последовательность доступа позволит определять необходимость рассылки

уведомлений сначала в зависимости от вида документа, завода-поставщика и завода получателя

(таблица 502). Затем, если таких условий не найдено, выполняется поиск по 501 таблице без учета

вида документа.

В настройках передачи значений полей видно, что для сравнения полей таблицы доступа с

коммуникационной структурой KONKBEA используется заполняемое по собственному алгоритму

поле ZZWERKS (Рис. 6).

Рис. 6. Правила сравнения полей доступа с коммуникационной структурой

Созданную последовательность доступа будем использовать для выбора выходных документов-

извещений о создании или изменении заказа.

Создание вида выходного документа для

извещения о создании заказа на перемещение

Содержание текста и заголовка письма рассылки обеспечивается настройкой вида документа.

Создадим два вида выходных документов: один будет содержать текст извещения о создании

заказа на перемещение, другой будет содержать текст уведомления о внесении изменений в заказ

на перемещение. Ниже приведена последовательность шагов процесса создания новых видов

выходных документов для уведомлений и их назначения заказу на перемещение:

Шаг 1. Для извещения о создании заказа создадим вид документа ZMCR «Извещение о создании».

Создание новых видов выходных документов выполняется в настройке IMG по пути «Управление

материальными потоками > Закупки > Выходные документы > Управление выводом > Виды

выходных документов > Определение видов ВыходДокум для заказа на закупку > Ведение видов

выходных документов для заказа на поставку» (Рис. 7).

Рис. 7. Создание вида выходного документа. Вкладка «Общие данные»

На вкладке «Общие данные» указываем созданную ранее последовательность доступа – это

обеспечит автоматический выбор выходного документа к заказу на основании настроенных

записей условий – т.е. для заданных комбинаций вида документа, отпускающего и принимающего

заводов.

Также на этой вкладке запрещаем многократную отправку документа – сообщение о создании

должно приходить только один раз в момент первого сохранения заказа.

Устанавливаем для этого документа флаг «Независимый от партнёра выходной документ».

Установка флага означает, что выбор выходного документа будет осуществляться независимо от

ролей партнеров в заголовке заказа. Получатель сообщения будет определяться не на основании

ролей партнёров, а из настройки записей условий в транзакции MN04.

Указание программы замены символов текстовой переменной позволит динамически при

формировании сообщения указывать в тексте письма и в заголовке требуемые значения из

документа закупки, такие, например, как номер заказа.

На следующей вкладке (Рис. 8) укажем значения по умолчанию, которые будут выбираться при

добавлении записи условий в транзакции MN04. Зададим момент отправки сообщения –

«Немедленная отправка при сохранении приложения», и средство отправки – «простой E-mail».

Под понятием «простой E-mail» в SAP принято понимать отправку письма через SAP-O ce (см.

транзакцию SBWP).

Рис. 8. Создание вида выходного документа. Вкладка «Значения по умолчанию»

Для ведения заголовка и текста сообщения необходимо в настройке перейти к подпапке

«Заголовок и тексты электронной почты». Создаём запись для языка «RU», которая будет являться

заголовком отсылаемого письма (Рис. 9).

Рис. 9. Создание вида выходного документа. Папка «Заголовок и тексты электронной почты»
Затем выполняем ввод текста письма, который будет выглядеть как вложение в электронном e-mail

письме или как обычный текст письма SAP-O ce. Для этого переходим в режим ввода длинного

текста по кнопке  (Рис. 10).

Рис. 10. Ведение текста письма

Выражения в заголовке и в тексте, окруженные с обеих сторон символами «&», являются

переменными сообщения и будут заменены в процессе формирования письма соответствующими

значениями из документа закупки. Так переменная &EKKO-EBELN& будет заменена на номер

заказа. В заголовке достаточно ввести переменную для замены с клавиатуры, а для вставки

переменной в текст письма нужно нажать на кнопку  и выбрать вставку символа (Рис. 11).
Рис. 11. Вставка переменной в текст письма-уведомления о создании

Замену переменных на конкретные значения будет осуществлять программа замены символов

текстовой переменной, которую мы указали в общих данных настройки выходного документа – см.

рис. 7. В выходных документах к заказу на закупку для этих целей используется стандартная

подпрограмма TEXT_SYMBOL_REPLACE в программе SAPMM06E.

Для указания программы обработки вывода выходного документа необходимо в настройке

перейти к подпапке «Подпрограммы обработки» (Рис. 12).

Рис. 12. Программа обработки вывода выходного документа

Для отсылки сообщений через SAP-O ce следует использовать стандартную программу обработки

RSNASTSO, подпрограмму SAPOFFICE_AUFRUF. Если необходимо отсылать письмо на внешнюю

почту, то специалистом по базису должны быть выполнены соответствующие настройки

SAPConnect. Очередь отправляемых на внешнюю почту сообщений можно посмотреть в транзакции

SCOT.

Шаг 2. Для извещения об изменении заказа создадим вид документа ZMCH «Извещение об

изменении». Настройку вида документа ZMCH выполним аналогично уведомлению о создании.

Разница будет заключаться в отличии текстов заголовка и тела письма, а также в обеспечении

возможности многократного вывода данного выходного документа, т.к. извещение об изменении

необходимо отсылать многократно при каждом изменении заказа (Рис. 13 - 15).

Рис. 13. Создание вида выходного документа. Вкладка «Общие данные»

Рис. 14. Создание вида выходного документа. Папка «Заголовок и тексты электронной почты».

Ведение заголовка письма

Рис. 15. Текст письма-уведомления об изменении

Шаг 3. Определим выбор выходных документов в зависимости от операции в настройке точного

управления заказом на поставку – транзакция OMQN (Рис. 16).

Рис. 16. Назначение событий выходным документам закупки

Для того чтобы извещение о создании заказа ZMCR отправлялось единожды, необходимо

«привязать» его к операции 1 «Нов.» (операция создания нового заказа) и запретить в настройках

выходного документа возможность многократной отправки (Рис. 7).

Для того чтобы уведомление об изменении заказа ZMCH отправлялось при каждом изменении

заказа, но не отправлялось при создании заказа, необходимо «привязать» его к операции 2

«Изменение» (операция изменения заказа) и разрешить многократную отправку документа (Рис.

16).

Шаг 4. Добавим созданные виды документов ZMCR и ZMCH в схему выходных документов заказа на

закупку. Данная настройка выполняется в транзакции M/36 (Рис. 17).

Рис. 17. Ведение схемы выходных документов для заказа на закупку

Шаг 5. Настроенная схема выбора должна быть назначена приложению EF «Закупка: заказ». Эта

настройка выполняется по пути меню IMG «Управление материальными потоками > Закупки >

Выходные документы > Управление выводом > Схемы условий выходных документов > Определение

схем выходных документов для заказа на поставку > Присвоение схемы заказу на поставку» (Рис.

18).

Рис. 18. Присвоение схемы выходных документов заказу

Для того чтобы при каждом изменении заказа на перемещение, к нему автоматически выбиралось

и отправлялось извещение об изменении ZMCH, необходимо в назначении схемы условий заказу

настроить немедленный вывод документов изменений, а также новый выбор документов при

сохранении изменений. Т.е. указать параметры:

время передачи сообщений об изменениях – 4 «Немедленная отправка (при

сохранении приложения)»;
 уставить флаг «Повторный выбор выходных документов изменений» - .

Создание записей условий и списков адресатов в

продуктивной системе

Все описанные выше настройки выполняются в системе разработки и должны быть перенесены в

продуктивную систему. Создание записей условий для автоматического выбора выходных

документов выполняется в продуктивной системе в транзакции MN04.

Создадим записи условий для случая перемещения запаса между заводами для видов документов

ZMCR «Извещение о создании» и ZMCH «Извещение об изменении». Для примера будем

настраивать доступ, зависящий только от завода-отправителя и завода-поставщика (Рис. 19).

Рис. 19. Создание записей условий

Создадим записи условия для каждой цепочки распределения, т.е. для каждой возможной

комбинации завода-поставщика и завода-получателя (Рис. 20).

Рис. 20. Создание записей условий для завода-поставщика 0100

При добавлении записи система автоматически подставила значения по умолчанию: момент

отправки сообщения – немедленная отправка при сохранении приложения, и «простой E-mail» в

качестве средства отправки (см. настройки на Рис. 8).

Для каждой созданной записи необходимо указать параметры связи. Их ведение выполняется в

диалоге, вызываемом нажатием на кнопку . Система предложит установить фиктивного

получателя по умолчанию – следует отказаться, т.к. для каждого завода-получателя мы будем

указывать свой уникальный перечень адресатов извещений, не зависящий от ролей партнёров в

заказе (Рис. 21).

Рис. 21. Предложение указать фиктивного получателя

Далее (при нажатии на кнопку «Нет») будет предложено ввести текст заметки и список адресатов

для отправки. В качестве адресатов могут выступать как внутренние SAP-пользователи, так и

внешние e-mail адреса (Рис. 22).

Рис. 22. Ведение параметров отправки

Если необходимо, чтобы внутренним пользователям сообщения поступали с уведомлением, то

необходимо уставить флаг напротив фамилии пользователя в столбце «Отправка: экспресс» . На

вкладке «Опции отправки» можно указать необходимость сохранения отправленного письма в

папке SAP-O ce «Исходящие» у пользователя, создавшего/изменившего заказ на перемещение.

Для этого уставим флаг «Поставить в исх. почту после отправки» (Рис. 23).
Рис. 23. Ведение параметров отправки. Вкладка «опции отправки»

Аналогичные настройки необходимо выполнить для выходного документа ZMCH «Извещение об

изменении».

Результат настроек

В результате выполненных настроек при создании заказа на перемещение запаса к нему

единожды прикрепляется выходной документ ZMCR «Извещение о создании». После каждого

изменения заказа к нему прикрепляется новый документ ZMCH «Извещение об изменении»,

отмеченный флагом «Изменение» (Рис. 24).

Рис. 24. Выходные документы заказа на перемещение запаса

В случае, когда получателем уведомления выступает внутренний SAP-пользователь, ему приходит

письмо во входящую почту SAP-O ce. Если в записи условия для адресата указана доставка

сообщения с уведомлением («Отправка: экспресс» ), то при первом действии в системе после

отправки сообщения пользователю выводится уведомление о новом письме (Рис. 25).

Рис. 25. Уведомление о поступлении срочного сообщения

При нажатии на кнопку  пользователю выводится текст заметки (Рис. 26) из настройки записи

условия (транзакция MN04, Рис. 22).

Рис. 26. Текст заметки

После нажатия на кнопку  будет открыто само письмо в SAP-O ce (Рис. 27).

Рис. 27. Письмо в SAP-O ce

Текст письма в SAP-O ce соответствует длинному тексту, настроенному для вида документа–

см. Рис. 10.

Если в качестве получателя уведомления указан внешний адрес e-mail, то адресату в почту

приходит письмо-уведомление. В MS Outlook это выглядит так – см. Рис. 28.

Рис. 28. Письмо в MS Outlook

В качестве адреса отправителя указывается e-mail адрес из основных данных пользователя,

создавшего/изменившего заказ на перемещение. Текст письма представляет собой текст заметки

из настройки записи условия (транзакция MN04, Рис. 22). Вложение к письму (Рис. 29)

представляет собой конвертированный в PDF текст из настройки вида документа (Рис. 10).
Рис. 29. Просмотр вложения к письму в MS Outlook

Прочие возможности

Следует отметить, что используемая для формирования сообщения программа RSNASTSO является

универсальной и может применяться не только для извещений о создании или изменении заказа

на закупку (перемещение). Использование этой программы и гибкие настройки условий для

выбора выходных документов позволяют реализовать стандартными средствами системы

рассылку извещений и уведомлений в управлении запасами, сбыте, отгрузке и прочих

приложениях системы. Вот некоторые виды уведомлений, стандартно настроенные в системе при

её установке «из коробки»:

Извещение менеджера по контролю задолженности о блокировании сбытового

заказа или исходящей поставки при контроле кредитования – см. настройки

вида выходного документа KRML «Обработка кредита» для сбытового заказа и

для исходящей поставки.

Извещение менеджера по закупкам о блокировке входящего счёта-фактуры из-

за возникших отклонений (вид документа EINK «Сообщение->Закупки» в

контроле счетов логистики).

Сообщение менеджеру по закупкам о недопоставке или о сверхпоставке по

заказу (вид документа MLUD «ПМ недо/сверхпоставка» в управлении запасами).

Сообщение плановику о поступлении на склады предприятия дефицитного

материала (вид документа MLFH «ПМ СообщДефицМатер» в управлении

запасами).
 Извещение об изменении статуса карточки документа в системе управления

документами (вида документа STAT «Статус документа» в управлении

документами).

Однако возможности программы RSNASTSO не позволяют сформировать каких-либо полезных

вложений в письмо SAP-O ce. Например, в извещение нет возможности вложить заполненный

образ печатной формы, который выбирается с использованием той же техники условий и для того

же документа SAP, для которого сформировано извещение. Но для реализации этой возможности

можно на основании программы RSNASTSO разработать свою Z-программу вывода сообщений,

которая будет формировать требуемые вложения.

Таким образом, используя предлагаемую стандартом системы настройку процедуры выбора и

отправки выходных документов с использованием техники условий, можно реализовать

практически любую рассылку извещений и уведомлений как внутренним пользователям через

SAP-O ce, так и на внешние e-mail адреса при создании или изменении документов в системе.

Единственное условие – для создаваемого/изменяемого документа система должна поддерживать

выбор выходных документов с техникой условий.

Об авторе:

Лебедев Сергей, сертифицированный консультант по управлению материальными потоками и

сбыту. Более семи лет занимается внедрением и поддержкой эксплуатации модулей MM и SD на

предприятиях машиностроения, энергетики, транспортировки газа, торговли и пищевой

промышленности. Связаться с ним можно по e-mail: s.a.lebedev@hotmail.com