Mrd.hse.30.01 22 Регламентвыборапоставщика

ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБЩЕСТВО ISO 9001:2015 / 22 000:2005/
«МЕРДЕМ» ISO 45001:2018

Сертифицированная копания
Регламент Организации Выбора
Поставщиков Товаров И Услуг MRD.HSE.30.01-22
«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный Директор
ХО «МЕРДЕМ»
_______________ ЧОЛЫЕВ Х.А.
«30» января 2022 г.
РЕГЛАМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ ВЫБОРА ПОСТАВЩИКОВ

ТОВАРОВ И УСЛУГ
Код документа MRD.HSE.30.01-22
Редакция № 1
Действует с 01.02.2022 по 01.02.2027
Продлен до
Разработал
Руководитель отдела закупок и снабжения
1
«МЕРДЕМ» ISO 45001:2018
Оглавление
1. ЦЕЛЬ .......................................................................................................................................................... 3
2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ .......................................................................................................................... 3
3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ .......................................................................................... 3
4. ПЕРЕКРЕСТНЫЕ ССЫЛКИ.......................................................................................................................... 4
5. ПРОЦЕДУРА .............................................................................................................................................. 4
6. МАТРИЦА ОТВЕТСТВЕННОСТИ ................................................................................................................ 9
7. ХРАНЕНИЕ ............................................................................................................................................... 10
8. ФОРМЫ ЗАПИСИ .................................................................................................................................... 10
9. ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ ........................................................................................................ 10
10. ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ ...................................................................................................................... 11
«МЕРДЕМ» ISO 45001:2018
1. ЦЕЛЬ
Цель регламента – обеспечение эффективного процесса контроля закупки товаров и услуг, а
также выбор и оценку поставщиков, в целях минимизации рисков.
2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Настоящий документ устанавливает порядок управления закупками товаров и услуг,
необходимых для оказания услуг, установленным требованиям предприятия, обеспечивающих
функционирование Интегрированной Системы Менеджмента в соответствии с требованиями
международных стандартов ИСО 9001:2015, ИСО 22001:2005 и ИСО 45001:2018 областью
применения которой является «Производст во и подача блюд (кейт еринг), реализация и
выращивание овощей и фрукт ов (яблоки, персики, груши, вишня, слива, карт офель)».
Требования настоящего документа обязательны для применения специалистами
подразделений, участвующих в организации закупок, складирования, приемки-выдачи,
хранения, обработки и приготовления пищевых полуфабрикатов, готовой пищи, доставки
готовой продукции в пункты назначения и ее оптовой реализации.
3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

В настоящем документе применяются следующие термины с соответствующими
определениями:
Системы Менеджмента (СМ) – совокупность организационной структуры, процедур, процессов
и ресурсов, необходимых для осуществления общего руководства качеством.
Процесс – деятельность, которая использует ресурсы и управляется с целью преобразования
входных данных.
Заявка - документ, обосновывающий потребность приобретения любого продукта, продукции
или услуги.
Закупки – это процесс приобретения для предприятия сырья, вспомогательных материалов и
услуг от поставщика.
Принцип – Принцип отбора Поставщиков сырья, материалов и иной продукции.
Предприятие – Хозяйственное Общество «МЕРДЕМ» – совокупность производственных
мощностей и торговых объектов, которые находятся под общим управлением.
Поставщик – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, изъявившее
намерение вступить в договорные отношения с Предприятием (или уже имеющее договорные
отношения с Предприятием) по поставке товаров, предназначенных для использования в
собственном производстве Предприятия, или иных нужд.
Коммерческое предложение – это предложение Поставщика заключить договор поставки
сырья, материалов и иной продукции Предприятия на условиях, указанных в таком
предложении.
Сокращения:
Д - Генеральный Директор;
СМ - Система Менеджмента;
МК - Менеджер по Качеству;
НД - Нормативная документация;
3
«МЕРДЕМ» ISO 45001:2018
4. ПЕРЕКРЕСТНЫЕ ССЫЛКИ
− Международный стандарт ИСО 9001:2015 Системы менеджмента качества. Требования.
− Международный стандарт ИСО 22001:2005 Системы менеджмента безопасности
пищевых продуктов. Требования ко всем организациям в цепи производства и
потребления пищевых продуктов.
− Международный стандарт ИСО 45001:2018 Система менеджмента охраны здоровья и
обеспечения безопасности труда.
− Трудовой кодекс Туркменистана № 29-IV от 18.04.2009 г.
− Гражданский кодекс Туркменистана № 294-I от 17.07.1998 г.
5. ПРОЦЕДУРА
5.1. ПЛАНИРОВАНИЕ И ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ЗАКУПОК
Закупки на предприятии планируются на основе заключенных контрактов по выигранным
тендерам и внутренних потребностей для содержания инфраструктуры. Для закупок
оборудования, сырья и вспомогательных материалов, руководителем отдела снабжения на
основании потребностей по выигранным контрактам и внутренних заявок по подразделениям
и объектам, разрабатываются производственный план и графики поставок на 12 месяцев.
Производственный план и графики поставок передается Генеральному директ ору на
утверждение. После утверждения, производственный план и графики поставок передаются
руководителю отдела по закупкам, который в свою очередь распределяет среди менеджеров
по маркетингу и логистике размещение заказов по производителям и транспортировку,
контролирует их выполнение.
5.2. РАБОТА С ПОСТАВЩИКАМИ
Для закупок продуктов питания, сырья, оборудования и запчастей, химических веществ и
материалов, используемого для производства продукции (оказания услуг), используются
только одобренные поставщики. Поставщики выбираются в комбинации двух способов:
 при выборе поставщика учитывается вся информация, относящаяся к потенциальному
поставщику, включая отзывы аналогичных предприятий, отзывы в интернете и
посещение площадки производства сырья при необходимости;
 проверка на наличие сертификатов или иной документации подтверждающий качество
и безопасность.
Поставщики материалов предоставляют соответствующую документацию соответствия
качеству, требованиям, техническим условиям и безопасности использования на предприятии.
В результате производственного контроля заключается решение использовать поставщиков на
длительный срок.
Поставщики на предприятии выбираются по утвержденной форме - «Список одобренных

поставщиков (производителей продуктов питания, полуфабрикатов, производственного
оборудования, запасных частей, сырья и материалов».
ХО «МЕРДЕМ» стремится выстраивать партнерские отношения со всеми поставщиками и
производителями на основе принципа открытого взаимовыгодного сотрудничества. Данный
принцип описывает основные методы и критерии отбора Поставщиков, и порядок
взаимодействия с выбранными Поставщиками товаров и услуг.
4
«МЕРДЕМ» ISO 45001:2018
Данный принцип разработан в соответствии с требованиями действующего законодательства

Туркменистана по защите прав потребителей, а также с учетом требований правил торговли
поставщиков. Предприятие осуществляет отбор Поставщиков на основании единых критериев,
сформированных исходя из опыта и целей экономической эффективности своей деятельности.
Предприятие обеспечивает потенциальным и действующим Поставщикам, в случае
необходимости, доступ к информации о принципах выбора Поставщика, к проекту договора
поставки, а также к другой, существенной для сотрудничества, информации, размещенной на
официальном сайте Предприятия.
Конфиденциальность действий. Руководствуясь принципами прозрачности и открытости во
взаимоотношениях с Поставщиками, Предприятие признает право Поставщика на
коммерческую тайну и конфиденциальность предоставленной им информации.
Эффективность. Предприятие стремится реализовывать через свою сеть торговых дилеров
качественную продукцию по экономически обоснованным ценам путем отбора наиболее
выгодных условий сотрудничества с Поставщиками. Предприятие прилагает все усилия, чтобы
оптимизировать издержки на этапах поставки продукции до розничного покупателя.
Разумная предусмотрительность. В пределах возможного Предприятие осуществляет проверку
Поставщиков, товаров на предмет добросовестности Поставщиков и соблюдения ими
требований законодательства Туркменистана. При выборе контрагента предпочтение отдается
тем Поставщикам, которые осуществляют торговую деятельность достаточно длительное
время и зарекомендовали себя на рынке как надежные партнеры, ориентированные на
долгосрочное сотрудничество с покупателями.
Процедура выбора Поставщиков, порядок работы с коммерческими предложениями
Потребности в закупках товаров определяются на основании ассортиментной матрицы
необходимого продуктов питания и полуфабрикатов, оборудования, запасных частей, сырья,
материалов и иной продукции, которая разрабатывается маркетинговым отделом
Предприятия, исходя из заключенных контрактов в результате выигранных тендеров (так
называемый рыночный спрос) и производственного плана.
Ассортиментная матрица по категориям пересматривается с целью поиска новых или

альтернативных позиций оборудования и запчастей, сырья, материалов и иной продукции,
спрос на который ожидается выше, в случае перебоев в поставках товаров, а также иных
обстоятельств, влияющих на надлежащее осуществление Предприятием деятельности по
поставкам и сервисным услугам.
Необходимость пересмотра ассортиментной матрицы осуществляется по решению

Руководителя Предприятия.
Основные способы определения Поставщика.
Компания самостоятельно осуществляет поиск потенциальных Поставщиков, поставляющих
необходимые товары, в следующих случаях:
 Если сырьё, материалы, или иная продукция не представлены в коммерческих
предложениях Поставщиков, но потребность в них существует, либо представлены, но
5
«МЕРДЕМ» ISO 45001:2018
требуется увеличение объемов производимой продукции, в том числе в связи с открытием

новых рынков сбыта, либо замещение его другим сырьем, материалами и иной
продукцией, в связи с выявлением нарушений и не соответствующих требованиям
Предприятия, либо неисполнением или ненадлежащим исполнением другими
Поставщиками обязательств по договору поставки.
 Возникновения у Предприятии потребности в поиске потенциальных поставщиков в иных
случаях. При этом Компания производит подбор Поставщиков либо путем поиска в
открытых источниках или в базе коммерческих предложений, поступающих в Компанию.
 Поставщик инициирует сотрудничество с Предприятием через отправку коммерческого
предложения.
Пожелания и рекомендации к оформлению коммерческого предложения
Коммерческое предложение должно поступить на следующий электронный адрес и содержать
следующую информацию:
 Краткая информация о Поставщике: в течении какого периода времени компания
осуществляет свою деятельность на рынке, основное направление деятельности,
сотрудничество с ключевыми клиентами (перечислить); Презентация продукции:
потребительские характеристики продукции, фото продукции, особенности и
конкурентные преимущества продукции, сегментация продукции (с указанием
конкурентов в данном сегменте), информация о доле продукции на рынке в целом в стране
Поставщика и с разбивкой по регионам (желательно по данным аналитических агентств),
рейтинг продаж всей предлагаемой продукции по позициям;
 Коммерческое предложение должно включать в себя ответы на следующие вопросы:
1) Возможность прямых поставок на склад нашего предприятия;
2) Принцип возврата товара
3) Отсрочка платежа: количество дней;
4) Прайс-Лист;
5) Система скидок.
6) Контактная информация: Должность, ФИО, рабочий телефон, э-адрес.
Срок рассмотрения коммерческого предложения и принятие решения по нему составляет
не более 30 рабочих дней со дня получения Предприятием соответствующего запроса, при
условии, что Поставщик оформил коммерческое предложение в соответствии с
рекомендациями Предприятия.
 Ответственный работник отдела маркетинга в течение 2-х рабочих дней отправляет
уведомление потенциальному Поставщику о получении от него Коммерческого
предложения;
 Выбор Поставщиков производится на основании совокупной оценки коммерческого
предложения, в том числе в части: ассортимента, предлагаемых цен, возможных объемов
и частоты поставок, географии поставок и логистики.
 Предприятие извещает Поставщика о принятом решении по результатам рассмотрения
коммерческого предложения письмом по электронной почте или запрашивает у
Поставщика дополнительную информацию о нем и поставляемых им товарах, в том числе
образцы товаров для проведения лабораторных исследований. После получения от
Поставщика дополнительной информации комиссией предприятия принимается
6
окончательное решение о сотрудничестве по данному виду продукции.

«МЕРДЕМ» ISO 45001:2018
 Если по коммерческому предложению принимается положительное решение, дальнейшие

контакты осуществляются через начальника маркетингового отдела, направившего ответ,
в котором будет содержаться необходимая контактная информация.
Все поступившие на Предприятие коммерческие предложения сохраняются в базе
коммерческих предложений. При возникновении у Предприятия потребности в
альтернативных поставщиках и/или товарах поступившие коммерческие предложения могут
быть рассмотрены повторно в соответствии с настоящими Принципами.
Принцип отбора Поставщиков сырья, материалов и иной продукции ХО «МЕРДЕМ»
Критерии и условия выбора Поставщиков.
Юридические крит ерии:
 Поставщик зарегистрирован в установленном порядке в качестве юридического лица или
индивидуального предпринимателя;
 Поставщик не находится в стадии ликвидации;
 В отношении Поставщика не введены (не открыты) инструкции банкротства, или судебные
разбирательства;
 Отсутствие фактов неисполнения или ненадлежащего исполнения Поставщиком принятых
на себя обязательств перед Предприятием или другими участниками рынка;
 Отсутствие информации о предъявлении к Поставщику налоговыми, таможенными и
иными государственными органами претензий о нарушении требований
законодательства, обязательных для исполнения Поставщиком.
Ценовые крит ерии:
 Закупочная цена товаров должна быть привлекательной и конкурентоспособной.
Товарное предложение:
 Качество предлагаемой продукции должно соответствовать требованиям санитарных,
технических и всех иных применимых норм и стандартов Туркменистана;
 Продукция должна соответствовать требованиям настоящего Принципа на поставку сырья,
материалов и иной продукции;
При выборе Пост авщика, преимущест вами являют ся:
 При отборе Поставщика для заключения договора поставки предпочтение в первую
очередь отдается производителям продукции, во вторую очередь рассматриваются
официальные дистрибьюторы и в третью очередь - все остальные контрагенты;
 Наличие у Поставщика собственного производства, помещений для упаковки и хранения
выпускаемых сырья, материалов и иных товаров;
 Наличие дополнительных сертификатов качества, экологической безопасности и в области
охраны здоровья и безопасности труда международного образца; (в случае отсутствия
выбрать более экологичное производство)
 Наличие у Поставщика зарегистрированных товарных знаков;
 Наличие у Поставщика транспортно-логистических возможностей, позволяющих
осуществлять самостоятельную доставку товаров до Предприятия;
7
«МЕРДЕМ» ISO 45001:2018
 Наличие у потенциального поставщика постоянного запаса товара, который может

использоваться для бесперебойной поставки товара, заказанного Предприятием;
 Наличие дополнительных технических документов;
 Сроки выполнения заказов;
 Наличие уставных документов;
 Наличие связей у поставщика с организациями с высокой деловой репутацией (не
обязателен к учёту);
Основания для от каза от сот рудничест ва с конкрет ным Пост авщиком
 Наполненность сырьем и материалами на момент обращения Поставщика;
 Несоответствие Поставщика одному или нескольким условиям отбора, установленным
настоящими Принципами;
 Предоставление недостоверной информации;
 Отказ потенциального поставщика от согласованных условий, предусмотренных в
договоре поставки или не достижение согласия по существенным условиям договора
поставки;
Требования к качест ву, маркировке и упаковке, предлагаемых Пост авщиком:
 Качество товаров должно соответствовать требованиям санитарных, технических и всех
иных применимых норм и стандартов Туркменистана, а также требованиям Предприятия;
 Товар должен иметь маркировку и содержать информацию в соответствии с требованиями
действующего законодательства Туркменистана, а также сопровождаться документами,
подтверждающими качество, безопасность, происхождение товара, фитосанитарное
состояние, ветеринарно-санитарное состояние, легальность производства и оборота и
иными документами, предусмотренными действующим законодательством
Туркменистана в отношении данного вида продукции
 Упаковка продукции должна обеспечивать его сохранность во время транспортировки, при
выполнении погрузочно-разгрузочных работ, хранении;
 Внешняя упаковка товаров должна быть из материала, позволяющего перевозить и
складировать товары на поддонах, а также выдерживать не менее пяти перегрузок товаров
на разные места хранения или транспортировки;
 Упаковка продукции должна соответствовать требованиям «Положения о порядке
временного хранения товаров, подлежащих таможенному контролю» Государственной
таможенной службы Туркменистана;
 До заключения Договора поставки Поставщик предоставляет образцы товаров и
документы, подтверждающие их качество и безопасность, сотрудникам, отвечающим за
контроль качества на Предприятии, который заключается в следующей процедуре:
o Проверка наличия и порядок заверения сопроводительных документов,
подтверждающих происхождение, качество и безопасность товара, в зависимости от
вида продукции (сертификатов соответствия, деклараций о соответствии,
свидетельств о государственной регистрации, ветеринарно-сопроводительных
документов на подконтрольные грузы и др.).
o Проверка маркировки потребительской упаковки товара, а также маркировки
транспортной упаковки на соответствие требованиям действующего
законодательства Туркменистана и доведения полной и достоверной информации о
8
товаре.
«МЕРДЕМ» ISO 45001:2018
5.3 ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ЗАКУПОК НА ПРЕДПРИЯТИИ ПРИ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЯХ

Чрезвычайные ситуации, при которых могут возникнуть проблемы с закупками:
 стихийные бедствия (землетрясение, наводнение, ураган, извержение вулкана, пожар);
 массовые заболевания (эпидемии);
 забастовки;
 войны и военные действия;
 террористические акты, диверсии;
 запретительные меры государств, эмбарго, международные санкции;
 иные, не зависящие от воли сторон договора обстоятельства.
Порядок ведения закупок при ЧС
Планирование закупок
Для ведения непрерывного производства все закупки осуществляются в плановом порядке.
Планирование закупок ведется и при возникновении чрезвычайных ситуаций, что поможет
иметь в запасе заготовки сырья и вспомогательных материалов при неисполнении
обязательств поставщиками по контрактам в связи с обстоятельствами непреодолимой силы.
Выбор пост авщиков.

Также как и в обычном режиме для закупок в чрезвычайных ситуациях используются только
ранее одобренные поставщики. При появлении необходимости использования нового/ранее
неоцененного поставщика, необходимо пользоваться отзывами клиентов и информацией о
поставщиках из других достоверных источников.
Логист ические маршрут ы

Поиск безопасных/возможных логистических маршрутов транспортировки сырья и продукции,
при необходимости совместно с поставщиками. Дополнительно обговариваются условия
транспортировки для подтверждения соблюдения режимов, условий транспортировки сырья и
упаковочного материала в поддержку обеспечения качества и безопасности.
Входной конт роль.

Возникновение чрезвычайных ситуаций не дает основания для несоблюдения/смягчения
процедур входного контроля. Входной контроль ведется в обычном режиме. Разгрузка должна
осуществляться согласно инст рукции по входному конт ролю сырья, вспомогат ельных
мат ериалов.
6. МАТРИЦА ОТВЕТСТВЕННОСТИ
МК контролирует выполнение требований настоящей инструкции, ответственен за выбор

поставщиков, сбор жалоб, контакты с потребителями и ответы на поступающие жалобы, несет
ответственность за оформление жалоб и информирование соответствующих сотрудников.
Руководитель отдела по закупкам и снабжению - отвечают за исполнение производственного

плана, графики поставок, продажу продукции, ответственен за правильный оборот и
складирование готовой продукции, условия хранения и принятие превентивных действий.
9
«МЕРДЕМ» ISO 45001:2018
Менеджер по маркетингу (закупке) – отвечает за закупки на предприятии.
7. ХРАНЕНИЕ
Представитель руководства по качеству хранит оригинал настоящей процедуры под номером
MRD.HSE.30.01-22 Контролируемая копия у пользователей согласно рассылке.
8. ФОРМЫ ЗАПИСИ
Наименование документа Рег. № документа ИСМ
Форма заявки на услуги, работы, закупки MRD.СМК.21.01-22
Форма запроса к поставщику MRD.СМК.22.01-22
Форма расчёта технико-коммерческого предложения MRD.СМК.23.01-22
Форма для Оценки Поставщика MRD.СМК.24.01-22
Форма оценки Поставщика услуг MRD.СМК.25.01-22
Список одобренных поставщиков MRD.СМК.26.01-22
9. ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

Номера листов (страниц) Всего листов
№
измен Замен (страниц) в Подпись Дата
Изм. новых изъятых документа
енных енных документе
1 2 3 4 5 6 7 9 10
10
«МЕРДЕМ» ISO 45001:2018
10.ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
№ Должность Ф.И.О. Дата Подпись
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
11

Mrd.hse.30.01 22 Регламентвыборапоставщика

Загружено:

Сведения о документе

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Mrd.hse.30.01 22 Регламентвыборапоставщика

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБЩЕСТВО ISO 9001:2015 / 22 000:2005/

«МЕРДЕМ» ISO 45001:2018

«30» января 2022 г.

РЕГЛАМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ ВЫБОРА ПОСТАВЩИКОВ

Код документа MRD.HSE.30.01-22

Действует с 01.02.2022 по 01.02.2027

3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

Поставщики на предприятии выбираются по утвержденной форме - «Список одобренных

Данный принцип разработан в соответствии с требованиями действующего законодательства

Ассортиментная матрица по категориям пересматривается с целью поиска новых или

Необходимость пересмотра ассортиментной матрицы осуществляется по решению

требуется увеличение объемов производимой продукции, в том числе в связи с открытием

окончательное решение о сотрудничестве по данному виду продукции.

 Если по коммерческому предложению принимается положительное решение, дальнейшие

 Наличие у потенциального поставщика постоянного запаса товара, который может

5.3 ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ЗАКУПОК НА ПРЕДПРИЯТИИ ПРИ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЯХ

Выбор пост авщиков.

Логист ические маршрут ы

Входной конт роль.

МК контролирует выполнение требований настоящей инструкции, ответственен за выбор

Руководитель отдела по закупкам и снабжению - отвечают за исполнение производственного

Менеджер по маркетингу (закупке) – отвечает за закупки на предприятии.

9. ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

Вам также может понравиться