Версия от 24 октября 2016 г.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ЗАКАЗА

УЧЕБНИКОВ ДЛЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ
zakaz.obr18.ru

Инструкция для образовательной организации

Автоматизированная информационная система заказа учебников для

образовательных организаций (далее - АИС) вводится с целью централизации
заказов учебников от школ в единый заказ от Удмуртской Республики в
издательства, выпускающие учебники согласно Федеральному перечню
учебников, рекомендуемых к использованию при реализации имеющих
государственную аккредитацию образовательных программ начального общего,
основного общего, среднего общего образования (Приказ Министерства
образования и науки Российской Федерации от 31 марта 2014 г. № 253).
Обоснованием для внедрения данной системы послужило принятие
федерального закона N 44-ФЗ от 5 апреля 2013 г. "О контрактной системе
в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных
и муниципальных нужд".
АИС заказа учебников для образовательных организаций позволяет:
• организовать закупки учебников согласно № 44-ФЗ непосредственно
в издательствах, которым принадлежат исключительные права или
исключительные лицензии на выпуск учебников, как у единственных
поставщиков и единственных правообладателей учебных изданий;
• осуществлять мониторинг учебных фондов школьных библиотек,
• оптимизировать затраты бюджетных средств на закупку учебников
и учебных пособий для образовательных организаций;
• экономить бюджетные средства за счёт скидок за объём закупок
и организованную комплексную поставку.

АИС состоит из двух основных частей: администраторской

и пользовательской. В администраторскую часть входят функции регионального
оператора и администратора системы.
Пользователями системы являются:
 ответственные общеобразовательных организаций в лице библиотекарей или
др. сотрудников школы, утвержденные приказом директора ОО,
 муниципальные специалисты, назначенные приказом ОУО.

Пользовательская часть работы в АИС

1. Подготовительная работа ответственного образовательной организации
Перед организацией работы в АИС администратор образовательной
организации должен составить список учебников, используемых в учебном
процессе образовательной организации.
Список должен:
  соответствовать Федеральному перечню учебников (ФПУ), утверждённому
Министерством образования и науки Российской Федерации на момент
заполнения данных в АИС,
 отвечать требованиям реализации основной образовательной программы
школы,
 пройти процедуру обсуждения методическим советом образовательной
организации, рассматриваться педагогическим советом и утверждаться в
порядке, который устанавливается локальным актом о порядке обеспечения
учебниками учащихся общеобразовательной организации.

Определить сумму средств, которую школа планирует направить на закупку

учебников. В зависимости от суммы заказа школа может выбрать один из пунктов
части 1 статьи 93 ФЗ-44 (п.4 –сумма до 100 тыс. руб., п. 5 – сумма до 400 тыс.
руб., п. 14 – любая сумма заказа) либо ФЗ-223 в случае, если школа является
автономным учреждением. Информация о пункте закупки заполняется в карточке
школы на сайте!

Заполнение данных.
Подготовив все необходимые данные для заполнения заказа в АИС,
администратор школы заходит на сайт: http://zakaz.obr18.ru/.

Прежде чем начать работу в АИС заказов учебников администратору школы

необходимо внимательно изучить все разделы сайта на главной странице. На
главной странице сайта можно просмотреть каталог учебников по издательствам с
указанием цены, Федеральный перечень учебников, рекомендованных к
использованию, изучить инструкции по работе с системой, ознакомиться с
информациями. Каждая образовательная организация имеет личный кабинет на
сайте http://zakaz.obr18.ru/, куда может зайти с помощью логина и пароля, который
предоставляется муниципальным администратором.
 Справа в верхней части страницы размещены три кнопки с изображением
«домика», «конверта» и «стрелки» в прямоугольнике.
Для того, чтобы войти в личный кабинет школы, нужно нажать сначала
кнопку со стрелкой в прямоугольнике. Затем в синем поле с левой стороны
страницы нажать кнопку с изображением, напоминающем таблицу. Ввести логин
и пароль, выданный муниципальным ответственным и войти в личный кабинет
школы. В личном кабинете в верхнем горизонтальном меню указаны на 4 вкладках
сведения, которые должны быть заполнены администратором:
«Основные сведения», «Адрес», «Реквизиты» - для заполнения банковских
реквизитов школы и «Администраторы» - для внесения сведений об
администраторе, назначенном приказом директора. Все вводимые данные
сохраняются с помощью кнопки «Сохранить». Изменения в этой части системы
вносятся с помощью кнопки с изображением «карандаша».
Завершив процедуру заполнения основных сведений о школе, администратор
приступает к формированию заказа на учебники по каталогам издательств. Для
этого слева в горизонтальном меню в синем поле нажимается кнопка с
изображением тележки. На экране возникает надпись:
«Ваша корзина пуста. Пройдите в каталог и выберите нужные учебники».
Нажимается слово «каталог», выделенное в тексте синим цветом, и
администратор школы входит на страницу Каталог учебной литературы.

В поисковике, расположенном в горизонтальном меню этой страницы,

указаны основные сведения, необходимые при выборе учебника для заказа:
«Название», «Автор». Слева находится каталог учебников. После указания
параметров поиска, нажимается кнопка «Фильтр», для отказа от фильтра -
«Сбросить». К примеру, для выбора учебника по литературе в поле «Название»
вводится наименование предмета – литература. В поле «Автор» – вводится имя
автора учебника. Затем нажимается кнопка «Фильтр» в зеленом поле. Вся
информация об учебниках литературы заказываемого автора возникнет на экране.
Из предложенного списка ответственный школы выделяет только те позиции
учебников, которые нужны для формирования заказа. Если возникли сомнения при
выборе учебника, то можно получить о нем дополнительную информацию. Она
всплывает, если нажать строку в каталоге с наименованием заказываемого
учебника.

Столбец, расположенный справа от списка, показывает действующие цены

на учебники. Цена не изменяется ответственным школы, муниципальным
специалистом – это функция регионального оператора. В размещенное под ценой
поле вводится количество заказываемых учебников из количества недостающих.
Если заказ на учебник занесен правильно и сомнений у администратора не
возникло, то нажимается кнопка в синем поле со словом «В корзину» и
изображением корзины. Кнопка изменяет свой цвет на красный со словом
«Удалить». Все заказываемые учебники с этой страницы после завершения
указанного действия собираются «В корзине». Таким образом, школой
осуществляется выбор учебников для заказа. Слева в меню отражается сумма, на
которую сформирован заказ.
Чтобы просмотреть содержимое корзины и при необходимости внести
изменения в заказ, ответственному школы нужно нажать кнопку слева с
изображением «тележки или корзины» в синем поле.
На экране появится сформированный школой заказ учебников, разбитый по
издательствам, с четырьмя рядами столбцов: «цена», «кол-во», «сумма» и столбец
с изображением «крестика».
 На этом этапе формирования заказа ответственный школы еще может внести
изменения в заказ, отменить его полностью или частично. Для этого нужно справа
в столбце с изображением крестика отметить галочкой удаляемую позицию и
нажать кнопку «Сохранить». Позиция исчезнет. Если необходимо изменить
только количество заказываемых учебников, то в поле «Кол-во» вводятся новые
данные. Галочкой в этом случае позиция не отмечается.
Проверенный и сформированный заказ отправляется ответственным школы
региональному оператору с помощью нажатия кнопки в красном поле
«Сформировать заказ». При этом корзина становится пустой, а заказ получает
статус «На оформлении». С этого этапа с заказом начинает работать региональный
оператор, который после всех согласований, отправляет сводные заказы в
издательства. В дальнейшем для просмотра своих заказов администратор школы
нажимает кнопку с изображением «папки» и попадает на страницу «Список
заказов». Здесь все учебники распределены по издательствам. На этой странице
для того, чтобы увидеть список учебников по всем заказываемым позициям
интересующего издательства, нужно нажать кнопку с изображением «глаза»,
удалить заказ – кнопку с крестиком. Заказ в этом случае не изменяется. Эти данные
ушли уже к региональному оператору. Поэтому только региональный оператор
видит, какие позиции школа собирается изменить и может предоставить школе
доступ для внесения изменений в заказ. Но только при условии, если заказ
находится в статусе «на проверке» или «на оформлении».

Инструкция для специалиста муниципального органа управления образованием

Обязанности специалиста муниципального органа управления образованием,
назначенного приказом, заключаются в том, чтобы:
 оказывать помощь ответственным школ при заполнении данных и
формировании заказа,
 отслеживать активность школ при формировании заказа,
 формировать отчеты.
Специалист от муниципалитета заходит на сайт со своим логином и паролем. В
своем профиле видит с левой стороны в вертикальном меню 4 вкладки: «Список
заказов», «Список школ», «Список отчетов», «Формирование отчетов»,
которые предоставляют возможность:
 ознакомиться с заказами образовательных учреждений и реквизитами
школы,
 проследить насколько активно образовательные учреждения формируют
заказы,
 проанализировать на промежуточном этапе формирования заказа, учебники
каких издательств и в каком объеме планируется школой приобрести,
 оценить выбор учебников, с точки зрения соблюдения преемственности и
соответствия основной образовательной программе школы.

Но вносить свои изменения и новые сведения специалист может только во

вкладке «Список школ», в том числе:
 дополнить список сведениями о новой школе, если она по какой-то причине
не была сформирована региональным оператором при первоначальном
создании базы школ республики;
 редактировать основные сведения о школе, предоставить администратору
общеобразовательной организации логин и пароль для входа в личный
кабинет школы.

Чтобы внести необходимые изменения в данные личного кабинета школы,

необходимо щёлкнуть мышкой по названию школы. Во вкладке
Администраторы» муниципальный специалист редактирует при обнаружении
неточностей или ошибок сведения о школе, вносит сведения о вновь назначенном
школой ответственном.
Специалист ОУО видит весь список заказов школ своего муниципалитета,
статус заказа и может отслеживать процесс формирования и исполнения заказа.
Во вкладке «Список школ» в строке школы, сформировавшей заказ,
появляется изображение «тележки или корзины».
 Специалист органа управления образованием может нажатием этой кнопки
войти во вкладку «Корзина» и просмотреть сформированный школой заказ по
наименованиям, издательствам и суммам, но для внесения изменений или
редактирования заказа школы ответственному от муниципального органа
управления образованием доступ не разрешен.

Для просмотра всех позиций заказа муниципальный специалист заходит во вкладку

«Список заказов» и нажатием кнопки с изображением «глаза» в голубом поле.
Статусы заказа определяет региональный оператор:
1. В корзине. Школа не закончила формирование заказа, идёт процесс выбора
учебников.
2. На оформлении. Региональный оператор скачивает спецификацию по
каждому заказу и отправляет их в издательства для согласования. После
этого оператор меняет статус заказа на «На проверке».
3. На проверке. Школа на этом этапе может только просматривать заказ. Все
изменения вносятся только по согласованию с региональным оператором.
Оператор получает ответ от Издательства. Может вернуть заказ обратно «В
корзину» (этап 1) – в случае отрицательного ответа издательства. При этом
в комментарии к заказу можно указать причину возврата. Если все
согласования с издательствами и школами прошли успешно, заказ переходит
в статус «На исполнении», оператор проставляет дату поставки в заказ.
4. На исполнении. Региональный оператор формирует полный пакет
документов. В пакет документов входят: контракт, спецификация заказа.
 Отправляет документы в издательство на подписание. Издательства
формируют заказы для отправки по логистике, согласованной с
муниципальными администраторами. Когда издательствами подписаны
документы и представлены сканированные договоры с авторами учебников,
оригиналы документов передаются всем заказчикам (школам или ОУО), на
подписание. Муниципальные администраторы направляют документы в
школы, контролируют обратную отправку документов региональному
оператору. Когда учебники в соответствии с документами получены, статус
заказа переходит в состояние – «Исполнен».
5. Исполнен. Региональный оператор вместе с муниципальными
администраторами контролируют доставку учебников в школы. Когда
доставка завершена, акты подписаны, заказы оплачены региональный
оператор изменяет статус заказа на «Закрыт».
6. Закрыт. Заказ полностью отработан. Возможен только просмотр заказа на
всех уровнях. Формируются аналитические отчёты по различным
показателям для Министерства образования и науки Удмуртской
Республики.