በንፋስ ስልክ ላፍቶ ክፍለ ከተማ ወረዳ 09 አስተዳደር ሥር ባሉ ተቋማት በ 2015 በጀት ዓመት ተግባራዊ የሚደረጉ

የአደረጃጀት አይነቶች እና ብዛት

1 ኛ የጠቅላላ ካውንስል (General council) ምንነትና አደረጃጀት

 የጠቅላላ ካውንስል አባላት የየተቋሙ ኃላፊ እና ቡድን መሪዎች እንዲሁም እንደ አስፈላጊነቱ ባለሙያዎች
በካውንስሉ መድረክ ላይ በአስረጂነት ሊቀርቡ ይችላሉ፡፡ የካውንስሉ ሰብሳቢ የተቋሙ ኃላፊ ሲሆን ፀሃፊው
በተቋሙ ኃላፊ የሚሰየም ይሆናል፡፡
 የካውንስሉ ፀሃፊ ዕቅዶችን የማዘጋጀት፣ ሪፖርቶችን ና ቃለ-ጉባኤዎችን አደራጅቶ የመያዝ እና የስብሳባ
አጀንዳዎችን ከተቋሙ ኋላፊ ጋር በጋራ በመሆን የመቅረፅ ተግባር ና ኃላፊነት ይኖርበታል፡፡
 የጠቅላላ ካውንስል አደረጃጃት የሚኖራቸው ተቋማት ሁለት ና ከዚያ በላይ የቡድን መሪዎች ያሏቸው ሊሆኑ
ይገባል።
የግንኙነቱ ዓላማ፡
 የኦፕሬሽናል ና ስትራቴጂክ ዕቅድ አፈፃፀሞችን እና የአገልግሎት አሰጣጡ ያለበትን ደረጃ በመገምገም ጠንካራና
ደካማ አፈፃፀሞችን ለመለየት፤
 ከተከናወኑት ጠንካራ አፈፃፀሞች ተሞክሮ እንዲወሰድ ና ደካማ አፈፃጸሞች እንዲሻሻሉ ድጋፍ ለማድረግ
እንዲቻል፤
 የተቋሙን ተልዕኮ መሰረት ያደረጉ የተለያዩ የውሳኔ ሃሳቦችን የጋራ ለማድረግ እና እንዳስፈላጊነቱ ለመወሰን
 የአፈፃፀም አቅጣጫ ለመስጠት እንዲሁም በዘርፍ የሥራ አፈፃፀም ሂደት ያጋጠሙ ችግሮችን በመለየት ችግር ፈቺ
የሆኑ ውሳኔዎችን ለመስጠት ነው፡፡
የውይይቱ አጀንዳ ና የግንኙነት ጊዜ፡
 ጠቅላላ ካውንስሉ በ 15 ቀን አንድ ጊዜ የሚገናኝ ሲሆን የአገልግሎት አሰጣጡ ያለበትን ደረጃ፣ የኦፕሬሽን ስራዎች
ዕቅድ አፈፃፀም እንዲሁም የኦፕሬሽን ስራዎች ላይ እና ሌሎች አጀንዳዎች ላይ ውይይት የሚያደርግ ይሆናል፡፡
 በሁለተኛው 15 ቀን ማለትም በወሩ መጨረሻ ሳምንት ላይ የሚደረገው ውይይት የአገልግሎት አሰጣጡ ያለበትን
ደረጃ እና የስትራቴጂክ(የስኮር ካርድ) ዕቅድ አፈጻፀም ግምገማ የወሩ ግምገማም ይሆናል፡፡

ከውይይቱ የሚጠበቅ ውጤት፡

 የተገመገመ የተቋም ወርሃዊ የአገልግሎት አሰጣጥ እና የአፈፃፀም ሪፖርት በወሩ መጨረሻ ጠቅላላ ካውንስሉ
ከሚያከናውነው ውይይት የሚጠበቅ ይሆናል፡፡
 ጠቅላላ ካውንስሉ የሚወስናቸው ውሳኔዎች በተቋሙ ባሉ በሚመለከታቸው አካላት ላይ ሁሉ ተፈፃሚ የሚደረግ
ሲሆን የውሳኔዎችን አፈፃፀም የመከታተል ሚና ይኖራቸዋል፡፡

2 ኛ.የጠቅላላ ሰራተኛው የውይይት መድረክ ምንነት እና አደረጃጀት

  የጠቅላላ ሰራተኛ ውይይት መድረክ የተቋሙ ሁሉም ሰራተኞች እና አመራር የሚገናኙበት መድረክ ነው።

 ይህ መድረክ ከተቋም ዕቅድ ና ሪፖርት አፈፃፀም ግምገማዎች ባሻገር ሰራተኞች በሚያነሷቸው የተለያዩ ጉዳዮች
ላይ አመራሩ ምላሽ ና መፍትሔ የሚሰጥበት እና ተቋማዊ መግባባት የሚጎለብትበት ነው።

የግንኙነቱ ዓላማ
 በመንግስት አስፈጻሚ ተቋማት የሚከናወኑ ተግባራትን እና የአገልግሎት አሰጣጡን የጋራ ለማድረግ
 ሠራተኛው የእኔነት ስሜት ተሰምቶት የጋራ ራዕይ ና ተልዕኮ ይዞ እንዲንቀሳቀስ ለማድረግ የሚያስችል ነው፡፡
 ሠራተኛው በመደበኛው የዕቅድ ና ሪፖርት ውይይት ግንኙነት ሂደት ያልታዩ ጥያቄዎች እንዲነሱ ና ግልጽነት
እንዲፈጥርባቸው ለማድረግ
 ስለፅ/ቤቱ ና ወረዳው አጠቃላይ ጉዳይ የጋራ መግባባት እንዲፈጠር እና በተቋሙ አመራር ና ሠራተኛው መካከል
መልካም ግንኙነት እንዲኖር የሚያስችል ይሆናል፡፡

የውይይቱ የግንኙነት ጊዜ እና አጀንዳ፡
 ዕቅድ የጋራ ማድረግ በተልዕኮ አሰጣጥ ና አቀባበል ረገድ ግልጽነት የሚፈጥር ጉዳይ በመሆኑ ሠራተኛው በቡድን
ደረጃ ከሚያደርገው የዕቅድ ዝግጅት ውይይት በተጨማሪ ከተቋማት ኋላፊዎች ጋር የጸደቀው ዓመታዊ ዕቅድ ላይ
ከአንድ ቀን ያላነሰ ውይይት የሚያደርግ ይሆናል፡፡
 የፅ/ቤቱ ኋላፊ በሥራ አፈጻጸም ፣በአገልግሎት ስታንዳርድ አፈፃጸም እና በሰራተኛው በሚነሱ ሌሎች ጉዳዮች
ዙሪያ በየወሩ አንድ ጊዜ በዓመት ለ 12 ጊዜያት ከአጠቃላይ ሠራተኛው ጋር በመገናኘት ውይይት የሚያካሂድ
ይሆናል።
 እንደ ወረዳ ደግሞ ዋና ሥራ አስፈፃሚ ከአጠቃላይ የተቋማት ኋላፊዎች እና ሰራተኞች ጋር በዓመት
4 ጊዜ በሩብ ዓመት ደግሞ ለአንድ ጊዜ ከላይ በተጠቀሱት አጀንዳዎች ላይ ግምገማ ያካሂዳል።

ከውይይቱ የሚጠበቅ ውጤት፡

 በተናጠል በየተቋሙ እና በአጠቃላይ እንደ ወረዳ የሚገኘው ሰራተኛ እና አመራር በተቋሙ ላይ የጋራ ቋንቋ
የሚናገሩበት፤
 ጤናማ የግንኙነት ስርዓት የሚፈጠርበት፤
 የሰራተኛውን የእርስ በእርስ ትውውቅ የሚያጎለብት እንዲሆን ይጠበቃል።

3 ኛ.የአቻ ሰራተኞች ፎረም /quality circle/ ምንነት እና አደረጃጀት

 የአቻ ሰራተኞች ፎረም በቡድኑ ስር ያሉ ሁሉም ሠራተኞች የአቻ ሠራተኞች ፎረም አባላት ይሆናሉ፡፡
በዳይሬክቶሬቱ ወይም ቡድኑ ስር የሚደራጁት የአቻ ሠራተኞች ፎረሞች ብዛት በስሩ ባሉት የሰራተኞች ብዛት
 ይወሰናል፡፡ ይህም ማለት ቡድኑ ስር ያሉት ሰራተኞች ብዛትም ከስምንት በታች ከሆነ አንድ የአቻ ሠራተኞች
ፎረም ይኖራል፡፡
 የሰራተኛው ብዛት ስምንት ና ከስምንት በላይ ከሆነ እንደ ብዛቱ ሁኔታ ሁለትና ከዚያ በላይ የአቻ ሠራተኞች
ፎረሞች ይኖራሉ፡፡ በአንድ ቡድን ውስጥ ከስምንት በላይ ፈፃሚዎች ካሉ ሁለት ና ከዚያ በላይ የአቻ ሠራተኞች
ፎረም ይኖራቸዋል፡፡
 ሆኖም ሁለት ቡድኖች ኖረው አንዱ ቡድን በቂ ሠራተኛ ያለው ና ሌላው ቡድን ሁለት ና ከዚያ በታች ሠራተኛ
ያለው ከሆነ ከአንዱ ቡድን ጋር ተደርበው የአቻ ሠራተኛ ፎረም ይመሰረታል፡፡ ቡድኖቹ በመደራጀት አንድ የአቻ
ሰራተኛ ፎረም ሲመሰርቱ በዓላማ ና ተልዕኮ መቀራረብ ይኖርባቸዋል፡፡
 በሁሉም የሰራተኞች የአቻ ፎረም አደረጃጀት የቡድን መሪዎቹ የፎረሞቹም መሪዎች ሲሆኑ በአባላቶቹ ወይም
ሰራተኞቹ ቁጥር ማነስ ጥምረት የፈጠሩ ቡድኖች መሪዎቻቸው ሰብሳቢ ና ም/ሰብሳቢ ይሆናሉ፡፡
የግንኙነቱ ዓላማ
 በተመሳሳይ የስራ ባህሪ ላይ ያሉ ሠራተኞች የኦፕሬሽናል ስራዎች ዕቅድ አፈፃፀምን እና የአገልግሎት አሰጣጡ፤
ያለበትን ደረጃ በመገምገም በአፈፃጸም ረገድ ያሉ ጠንካራና ደካማ አፈፃፀሞችን ለመለየት፤
 በተከናወኑት ጠንካራ አፈፃፀሞች ተሞክሮ እንዲወሰድ ና ደካማ አፈፃጸሞች እንዲሻሻሉ ድጋፍ ለማድረግ፤
 ብቁ እና የተሻሉ ሰራተኞች ለማበራከት፤
 በሥራ አፈፃፀም ሂደት ያጋጠሙ ችግሮችን በመለየት ለፅ/ቤት ሃላፊ በማቅረብ እንዲፈታ ለማድረግ ነው፡፡

የውይይቱ የግንኙነት ጊዜ እና አጀንዳ

የአቻ ሠራተኞች ፎረም ለአገልግሎት አሰጣጡ አመቺ በሆነ ቀን ና ሰዓት ሆኖ በሳምንት አንድ ጊዜ የሚካሄድ ሲሆን ፎረሙ
ከሰላሳ ደቂቃ ያልበለጠ ውይይት የሚደርግ ይሆናል፡፡ ሆኖም እንደየ ሥራው ነባራዊ ሁኔታ እና ባህርይ በሳምንት ከአንድ
ጊዜ በላይ ሊካሄድ ይችላል።

የውይይቱ አጀንዳ ፡-

 የአቻ ሠራተኞቹ ፎረም አባላት በሳምንት ውስጥ ያከናወኑት ኦፕሬሽናል ሥራዎች ዕቅድ አፈፃፀም፣
 የአገልግሎት አሰጣጥ ና የስታንዳርድ አፈጻጸም፣
 የራስን ማብቃት እቅድ አፈጻጸም እና
 ሌሎች ከሥራ ጋር ተያያዥነት ያላቸው ወቅታዊ ጉዳዮች ላይ የሚያተኩር ይሆናል፡፡

በወሩ አራተኛ ሳምንት ላይ በአጠቃላይ የወሩን ዕቅድ አፈፃፀም ና የራስን የማብቃት ዕቅድ አፈፃፀምን ታሳቢ በማድረግ
በውጤታማ ሠራተኛ መስፈርት መሠረት ውጤት የሚሰጥ ና የወሩ የተሻለ አፈጻጸም ያሳዩ ፈጻሚዎች የሚመረጥ ና እውቅና
የሚሰጣቸው ይሆናል፡፡
ይህም በስድስት ወሩ አንድ ጊዜ በሚደረገው ምዘና ለፈጻሚው የሚውለው የባህሪ ምዘና ውጤት ተጨምቆ ከስኮርካርድ
አፈጻጸሙ ጋር የሚደመር ውጤት ይሆናል፡፡

ከውይይቱ የሚጠበቅ ውጤት

 ሰራተኞች በጋራ በመስራት የቡድን ስሜት የሚፈጥሩበት፣
 እርስ በእርስ በመማማር ተቀራራቢ አቅም የሚገፈጥሩበት፣
 አዳዲስ ችግር ፈቺ ሃሳቦች የሚያፈልቁበት፣
 በዕቅድ የያዟቸውን ሥራዎች አፈፃፀም የሚገመግሙበት እና በሥራ አፈፃፀም ወቅት የሚገጥማቸውን ችግሮች
የሚለዩበት ና የሚፈቱበት መድረክ እንዲሆን ይጠበቃል፡፡