Добрянская Анастасия ЛПА-304

Вопрос №20 Основные требования, предъявляемые к подготовке и

проведению совещаний и переговоров по конфиденциальным вопросам.
Подготовка программы проведения закрытого совещания. Определение
состава информации, используемой в ходе совещаний, переговоров.
Порядок подготовки перечня вопросов, подлежащих обсуждению по
степени важности.
Основные требования, предъявляемые к подготовке и проведению
совещаний и переговоров по конфиденциальным вопросам
Организация проведения любого мероприятия, в том числе совещаний и
переговоров, связана с его подготовкой. Не существует единых
безошибочных правил в этом направлении. Однако рекомендуется
следующий вариант схемы такой подготовки: планирование, сбор материала
и его обработка, анализ собранного материала и его редактирование.

В процессе подготовки переговоров первоначально необходимо выяснить

намерения организации или фирмы, с которой предполагаются переговоры.
Если это малоизвестная фирма, то целесообразно получить о ней подробную
информацию, чтобы избежать ошибочного выбора партнера или клиента.
Подготовительная работа к проведению переговоров предполагает выработку
плана переговоров и определение на этой основе дозированного состава
ценной информации, которую допускается использовать в общении с
участниками переговоров, динамики ее оглашения и условий возникновения
в этом рабочей необходимости. Сообщаемые на этом этапе сведения, не
должны содержать производственную или коммерческую тайну.
Сотрудникам фирмы, участвующим в переговорах, не разрешается
использовать в дискуссии конфиденциальную информацию и раскрывать
желаемые результаты переговоров, итоги аналогичных переговоров с
другими партнерами. В процессе неофициальной части переговоров
обсуждение вопросов, связанных с содержанием и ходом дискуссии, не
допускается.

Разрешение на проведение конфиденциальных совещаний и переговоров с

приглашением представителей других организаций и фирм дает
исключительно первый руководитель фирмы. Решение первого руководителя
о предстоящем конфиденциальном совещании доводится до сведения
секретаря-референта и начальника службы безопасности. В целях
дальнейшего контроля подготовки и проведением такого совещания
информация об этом решении фиксируется секретарем-референтом в
специальной учетной карточке. В этой карточке указываются: наименование
совещания или переговоров, дата, время, состав участников по каждому
вопросу, лицо, руководитель, ответственный за проведение, ответственный
организатор, контрольные отметки, зона сведений о факте проведения, зона
сведений по результатам совещания или переговоров.

Подготовку конфиденциального совещания осуществляет организующий его

руководитель с привлечением сотрудников фирмы, допущенных к работе с
конкретной ценной информацией, составляющей тайну фирмы или ее
партнеров. Из числа этих сотрудников назначается ответственный
организатор, планирующий и координирующий выполнение
подготовительных мероприятий и проведение самого совещания. Этот
сотрудник информирует секретаря-референта о ходе подготовки совещания
или переговоров. Полученная информация вносится секретарем-референтом
в учетную карточку.

В процессе подготовки конфиденциального совещания составляются:

1. программа проведения совещания;

2. повестка дня;

3. информационные материалы;

4. проекты решений;

5. список участников совещания по каждому вопросу повестки дня.

Программа проведения совещания - собраниям и заседаниям предшествует

большая подготовительная работа, которая отражается в административных
документах. Документирование подготовки заседания заключается, прежде
всего, в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы,
не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на
заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество
вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании.
Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня
нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная
подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этой случае в повестке
дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом
заседании установить твердый регламент.

Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и

сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как
можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К
повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их
должности и организации, которую они представляют.

В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам

составляется справка по их существу, в которой указывается причина и цель
постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется
проект решения, постановления.

Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть

принята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по
инициативе отдельных структурных подразделений.

Материалы к заседанию представляются, как правило, за три - пять дней

руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о
заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная
рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся
письменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на
самом заседании.

Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При

подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых
планируется участие работников учреждений, организаций из других краев и
областей, международных организаций рекомендуется предусмотреть
следующие моменты:

* выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников;

* ознакомление предполагаемых участников с повесткой дня;

* выработка регламента совещания;

* подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании: а)

доклада, информационного сообщения организатора совещания, б) доклада,
информационного сообщения предполагаемых участников, в) справочно-
информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе
совещания, г) проекта решения.

* организационное обеспечение совещания: а) регистрация участников, б)

размещение участников, в) транспортное обеспечение участников,

г) питание участников, д) культурно-массовые мероприятия,

е) информирование участников по интересующим их вопросам,

ж) снабжение участников канцтоварами;

* организационные работы секретариата совещания;

* техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения

техническими средствами);
* документирование работы совещания (оформление документальных
материалов): а)составление протокола (стенограммы), итоговых материалов,
б) размножение итоговых материалов, в) обеспечение этими материалами
участников совещания;

* анкетирование участников совещания: а) о работе совещания, б) об уровне

организации и проведения совещания;

* если в работе совещания участвует целая группа, нужен план,

утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание;

* составляется смета расходов. Определяется повестка дня. В

соответствующем документе указывается тема, которая будет обсуждаться
на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т.п.,
предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о
выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно),
должности, ученые звания.

Подготовка программы проведения закрытого совещания

Когда совещание уже назначено, составляется план его проведения. Сначала
следует определить стоящие перед предпринимателем цели, а затем
разрабатывать стратегию их достижения и тактику ведения беседы.

Такой план - это четкая программа действий по подготовке и проведению

конкретной беседы. Планирование позволяет смягчить, нейтрализовать
влияние неожиданно появившихся новых фактов или непредвиденных
обстоятельств на ход беседы.

В план включаются ответственные за выполнение каждого пункта плана и

следующие мероприятия по организации безопасности совещания
(переговоров):

1. Встреча вместе с клиентом гостей, прибывающих на встречу.

2. Согласование действий основной охраны и телохранителей приглашенных

лиц.

3. Охрана одежды, вещей гостей и их машин на прилегающей территории.

4. Предупреждение инцидентов между гостями на встрече.

5. Контроль состояния напитков, закусок и других угощений (для этих целей

используют тренированных собак).

6. Выявление подозрительных лиц, находящихся на мероприятии или в

смежных помещениях.
7. Зачистка помещений (зала переговоров и смежных комнат) перед
проведением переговоров на предмет извлечения подслушивающих и
взрывных устройств.

8. Установление постов по фиксации и наблюдению за лицами:

а) приходящими на деловой прием или встречу со свертками, с портфелями и

т. д.;

б) приносящими на мероприятие аудио- или видеоаппаратуру;

в) которые приходят на деловой прием или на встречу на непродолжительное

время или неожиданно уходят с мероприятия.

9. Недопущение прослушивания разговоров организаторов мероприятия и

гостей в помещениях и по телефону.

10. Разработка запасных вариантов проведения переговоров (на частной

квартире, в гостинице, в автомобиле, на катере, в бане (сауне) и т. п.

Определение состава информации, используемой в ходе совещаний,

переговоров
При проведении совещаний с участием представителей сторонних
организаций вниманию участников совещания предоставляются в полном
объеме материалы информации, составляющие ту информационную базу, на
основании которой принимаются конкретные решения при обсуждении
проекта комплексной работы. В зависимости от вида предоставляются
сведения, которые могут составлять коммерческую тайну какой-либо из
участвующих организаций.

Источниками информации при проведении совещания являются

выступающие люди, документы, задокументированные материалы для
совещания, плакаты, модели.

Участники совещания не могут оглашать больший объем ценных сведений,

чем это было установлено при подготовке совещания, или сообщать сведения
не относящиеся к обсуждаемому вопросу. Состав оглашаемых сведений
регламентируется руководителем, организовавшим совещание.

Все документы, составляемые в процессе подготовки конфиденциального

совещания, должны иметь гриф "Конфиденциально", составляться и
обрабатываться в соответствии с требованиями инструкции по обработке и
хранению конфиденциальных документов. Документы (в том числе проекты
договоров, контрактов и др.), предназначенные для раздачи участникам
совещания, не должны содержать конфиденциальные сведения. Эта
информация сообщается участникам совещания устно при обсуждении
конкретного вопроса. Цифровые значения наиболее ценной информации
(технические и технологические параметры, суммы, проценты, сроки,
объемы и т. п.) в проектах решений и других документах не указываются или
фиксируются в качестве общепринятого значения, характерного для сделок
подобного рода и являющегося стартовой величиной при обсуждении. В
проектах не должно быть развернутых обоснований предоставляемых льгот,
скидок или лишения льгот тех или иных партнеров, клиентов. Документы,
раздаваемые участникам совещания, не должны иметь гриф
конфиденциальности.

Документы, составляемые при подготовке конфиденциального совещания, на

которых предполагается присутствие представителей других фирм и
организаций, согласовываются с секретарем-референтом и руководителем
службы безопасности. Их предложения по замеченным недостаткам в
обеспечении защиты ценной информации должны быть исправлены
ответственным организатором совещания. После этого документы
утверждаются руководителем, организующим совещание.

Подготовка вопросов

а) Вопросы о приоритетах

Задача вопросов о приоритетах понять, что для оппонента наиболее важно.

Когда вы поймёте, что для оппонента в соглашении важно, а где он готов
уступить, вы сможете сыграть на этом, предложив наиболее выгодный для
вас вариант обмена уступками.

Пример вопросов о приоритетах:

— Что в данном соглашении для вас наиболее важно?
— Какие условия вы хотели бы обсудить в первую очередь?
— Без достижения соглашения по каким вопросам, общая договорённость
не будет иметь для вас смысла?

Приведу пример. Вы хотите арендовать зал для празднования дня рождения.

До праздника остаётся несколько дней. Вы встречаетесь с управляющим
ресторана чтобы провести переговоры, где он сообщает, что у него как раз
есть один подходящий зал, от которого только что отказался постоянный
клиент. Так как клиент не вносил предоплату, обязательным условием для
резервирования зала является предоплата в размере 100% от стоимости.
Стоимость аренды зала – 30 000 рублей, цена за еду составляет 2 000 рублей
на персону, алкоголь – 3 000 рублей на персону. Итого бюджет на 10 персон
составит 80 000 рублей. Вы задаёте вопрос на прояснение приоритетов: без
достижения соглашения по каким вопросам, общая договорённость не будет
иметь для вас смысла? Управляющий сообщает, что для него важны все
вопросы, но без внесения 100% предоплаты он не готов обсуждать аренду
зала. Теперь вы знаете, что наиболее важно для оппонента.

б) Вопросы об интересах

Узнав приоритеты оппонента, ваша задача понять его интересы, понять,

почему это для него так важно. Понимание интересов — основа для
достижения соглашения в переговорах. Вы можете сколько угодно биться с
позициями, но если ваше предложение не будет соответствовать интересам
оппонента, вам будет очень тяжело получить желаемый результат. С другой
стороны, определив интересы оппонента, вы сможете получить
существенное преимущество в переговорах.

Пример вопросов об интересах:

— Почему именно это для вас так важно?
— Если я не внесу предоплату за аренду зала, как это отразится на вашем
бизнесе?

Управляющий сообщает вам, что внесение предоплаты за аренду зала для

него принципиально важно. Вы понимаете, что до дня празднования остаётся
всего несколько дней, а все серьёзные праздники планируются заранее. Т.е.
если вы не арендуете этот зал, вероятность что его арендует кто-то ещё
незначительна. Задаёте вопрос управляющему: скажите, если я не внесу
предоплату за аренду зала, как это отразится на вашем бизнесе? Почему
именно это для вас так важно? И далее, в зависимости от ответов
управляющего, вы сможете подтвердить свои предположения, а так же
позволите оппоненту поразмышлять над тем, что будет, если вы не арендуем
зал.

в) Вопросы для прояснения позиций

Первоначально озвученные позиции довольно редко бывают

окончательными. В большинстве случаев оппоненты готовы проявлять
гибкость и идти навстречу в части вопросов, в случае, если вы так же идете
на встречу. Задача вопросов для прояснения позиций выяснить, насколько
оппонент готов двигаться в своих позициях.

Пример вопросов для прояснения позиций:

— При каких условиях, я могу рассчитывать, что уложусь в мой
ограниченный бюджет?
— Какой минимальный размер комиссии вы предлагаете вашим клиентам?
— При каких объёмах закупок, я могу рассчитывать на статус
эксклюзивного партнёра?
— Какой оборот должен быть у нашего контракта, чтобы вы открыли для
нас специальную кредитную линию?

Как вы помните, управляющий озвучил свои позиции по стоимости аренды

зала, еды и алкоголя на персону. Теперь ваша задача узнать, насколько он
готов двигаться в своих позициях. Для этого используйте вопросы для
прояснения позиций: Скажите, при каких условиях я могу рассчитывать, что
уложусь в бюджет 50 000 рублей на 10 персон с алкоголем (ранее был
озвучен бюджет 80 000 рублей на 10 персон)? Начав с общих вопросов, вы
можете постепенно искать возможности по каждой позиции управляющего
рестораном: скажите, какую минимальную стоимость платил клиент за еду
на одну персону в вашем ресторане? При каких условиях возможна
аналогичная цена?

Исходя из ответов оппонента, вы можете существенно расширить своё

представление о его ситуации и возможностях в части уступок. Просто
задавая заранее подготовленные вопросы, вы можете выяснить, что у
управляющего рестораном нет другого, более выгодного решения, кроме как
сдать вам зал за минимальную цену, которую будет соответствовать его
интересам.