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Roberto Gil Espinha 1

Sobre o Autor

Roberto Gil Espinha com mais de 15 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Fi-
nanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da
Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada
para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus pro-
cessos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia
de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializações em Gestão Empresarial
pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL
Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.
Espinha, como é mais conhecido, tem praticado com determinação a organização do trabalho em
equipe para poder ir para casa mais cedo curtir a família, e às vezes praticar mergulho.

Você pode saber mais sobre o Espinha aqui:


http://br.linkedin.com/in/robertoespinha

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Índice

Sobre o Autor�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������2
1. Introdução������������������������������������������������������������������������������������������������������������������4
2. Passo a passo para fazer o seu primeiro planejamento das entregas com sucesso! .......5
3. Iniciação���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������6
3. 1 Principais envolvidos�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������6
4. Planejamento�������������������������������������������������������������������������������������������������������������8
4.1 Escopo�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������8
4.2 Listar Atividades���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������8
4.3 Planejar cronograma������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������9
4.4 Identificar riscos������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������10
4.5 Levantar recursos necessários������������������������������������������������������������������������������������������������������11
4.6 Planejar a comunicação�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������12
4.7 Definir qualidade�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������12
4.8 Definir investimento�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������13
5. Execução������������������������������������������������������������������������������������������������������������������14
5.1 Mobilizar, desenvolver e gerenciar a equipe de projetos�����������������������������������������������������������14
5.2 Comunicação�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������14
6. Controle��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������15
6.1 Controlar Indicadores de Qualidade��������������������������������������������������������������������������������������������15
6.2 Realizar o controle de mudanças��������������������������������������������������������������������������������������������������15
7. Encerramento����������������������������������������������������������������������������������������������������������16
7.1 Encerramento da entrega ou fases�����������������������������������������������������������������������������������������������16
8. Tecnologia, a grande aliada�������������������������������������������������������������������������������������17
Conclusão��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������18
O Artia��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������19
Referências������������������������������������������������������������������������������������������������������������������20

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1. Introdução

Eduardo, jovem empreendedor, abriu sua empresa recentemente e os negócios estão fluindo
muito bem. Em função disso, ele precisou ampliar a equipe e o número de entregas continua au-
mentando. Junto com esse aumento no número de atividades veio a dificuldade de controlar o an-
damento dos trabalhos. Cada dia fica mais difícil acompanhar quem da equipe está cuidando de
qual atividade e quais prazos precisam ser cumpridos. Além disso, a falta de avaliação prévia dos
recursos necessários tem impactado em atrasos e até prejuízos. Eduardo já percebeu que precisa
atuar com urgência na organização do trabalho por meio de um planejamento que dê direciona-
mentos iniciais ao projeto. Como ele ainda não domina esse assunto, decidiu começar entenden-
do quais são as etapas necessárias para fazer um bom planejamento das entregas.

Se você também é responsável por equipes e organização das atividades, entende bem esse cenário.

O planejamento é um processo de tomada de decisão que envolve o estabelecimento de metas e


dos meios necessários para atingi-las, seguido de um controle. É uma ferramenta que ajuda a focar
nos objetivos das entregas, a tomar decisões pensadas, e servirá também como um suporte para
definir e acompanhar metas e gerenciar riscos. Além disso, o planejamento tem impacto direto nos
resultados do seu negócio.

Por isso desenvolvemos este eBook que apresenta um passo a passo prático para que você possa
elaborar o seu primeiro planejamento de entregas. Você vai encontrar um desdobramento bem
objetivo e que apresenta de forma simples e com exemplos práticos, as etapas necessárias para um
planejamento eficiente de entregas.

É importante ressaltar que optamos por simplificar a linguagem e a estrutura de gerenciamento


de projetos para que os leitores possam iniciar o uso de algumas práticas de forma rápida e direta,
podendo ir ampliando o uso conforme suas necessidades forem aumentando.

Boa Leitura!

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2. Passo a passo para fazer o seu primeiro planejamen-
to das entregas com sucesso!

É importante dedicar em média no seu planejamento cerca de 10% do tempo total do projeto, que
deve ser entendido como economia de tempo e aumento da qualidade da entrega. Investir em plane-
jamento é reduzir incertezas!

Imagine que você é o responsável por organizar o churrasco de aniversário da empresa, onde cer-
ca de 50 pessoas serão convidadas. Como organizar esse evento sem um planejamento? É preciso
planejar as etapas deste evento que envolve desde listar os convidados, quais as atividades e recur-
sos necessárias para que o churrasco aconteça, comunicar sobre data e hora e pensar no plano B
caso seja necessário. Esses são exemplos de etapas, que levarão à entrega final, que é a realização do
churrasco.

O planejamento deve conter todas as informações necessárias para a realização da entrega. Trata-se
de um guia com uma sequência de etapas ordenadas a serem seguidas.

Vamos a elas!

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3. Iniciação

3. 1 Principais envolvidos

O conjunto de interessados - stakeholders - de um projeto ou atividade envolve as pessoas que es-


tão ligadas ao sucesso da entrega que vai desde o patrocinador, membros da equipe, membros da
diretoria e até o público externo que será afetado pelo projeto. O desafio é identificar quem deve ser
envolvido e em quais etapas.

No caso do churrasco da empresa por exemplo, cada participante tem uma expectativa diferente.
Uns preferem que seja em um dia de semana; outros acham melhor que seja no fim de semana. Por
isso é fundamental definir em conjunto com os envolvidos suas expectativas, prazos, custos, objeti-
vos, a motivação, as principais necessidades, premissas e restrições. A melhor maneira de fazer este
levantamento é conversar com os principais afetados e influenciadores do projeto, com o intuito de
esclarecer o que eles esperam do produto final.

Abaixo listamos um exemplo dos principais envolvidos para organizar o churrasco, com quem você
deve conversar exaustivamente até ter bem claro quais são as expectativas da entrega final:

√ Patrocinador: diretor da empresa, principal interessado e quem vai liberar a verba e aprovar
as cotações.
√ Gerente de projeto: profissional da área de endomarketing da empresa que vai planejar o
evento, monitorar as etapas e reportar ao gerente de marketing.
√ Assistente de recursos humanos: é quem dá as diretrizes de necessidades, premissas e re-
strições e o levantamento dos funcionários e possíveis terceiros que devem participar.
√ Assistente financeiro: responsável por lançar as notas fiscais assinadas pelo gerente de mar-
keting e efetuar o pagamento
√ Participantes do churrasco: são os convidados, e que podem ser envolvidos em enquetes e
serão comunicados de todos os detalhes do evento.

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Ao finalizar esta etapa, é bem interessante documentar as expectativas, necessidades, premissas e
restrições. Você pode fazer isso em um documento como este:

Documento de iniciação do projeto

Nome da entrega:
Identificar a entrega na organização

Coordenador ou Gerente do projeto:


Quem será o coordenador, e que cuidará para que as atividades aconteçam nos prazos e atendendo as
necessidades.

Principais envolvidos:
Citar o nome do principal interessado na conclusão do projeto

Descrição e objetivo:
O que é o projeto e porque ele é importante para a organização

Premissas e Restrições:
Quais são as premissas e as restrições à execução do projeto

Principais entregas:
O que é esperado como entrega do projeto pelos interessados

Estimativa inicial:
De forma geral, qual a estimativa de custo e data de entrega do projeto

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4. Planejamento

4.1 Escopo

O escopo é todo o trabalho que precisa ser feito para concluir a entrega. A elaboração do escopo con-
siste em dividir o todo em etapas. Para cada etapa, você deve identificar a data de conclusão. Assim
você consegue gerenciar de forma simples e com mais qualidade cada etapa ao invés da entrega
como um todo. Durante a execução o escopo deve seguir um processo de verificação, que é a con-
ferência de que o produto está sendo entregue da forma que foi definida. Os controles de checagem
devem ser feitos por meio de aceite dos resultados, atualizando a documentação do projeto quando
necessário.

Você pode identificar cada etapa do escopo e suas datas de entrega - e fazer isso é muito importante
-, assim:

4.2 Listar Atividades

Para simplificar vamos falar das atividades da preparação do churrasco da empresa? Parece fácil or-
ganizar o churrasco, mas a lista de atividades é bem grande. Por isso é preciso planejamento e foco,
vamos lá?

Local: Identificar opções de local para o churrasco, orçar e decidir pelo local.
Convidados: Definir convidados, enviar convite e confirmar presença.

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Alimentação:
- Bebida - Definir, quantificar, cotar e comprar.
- Alimentação - Definir, quantificar, cotar e comprar.

Entretenimento: Levantar opções, cotar, definir e contratar.


Serviços: Identificar os serviços necessários, como garçom e som, quantificar, cotar e contratar.
Decoração: Levantar as possibilidades de decoração, quantificar, cotar e contratar.
Pré-evento: Contatar os fornecedores para confirmar entregas e horários.
Evento: Checar com antecedência as entregas, receber os convidados e acompanhar o anda-
mento.

Esta lista de atividades deve estar conectada com as expectativas levantadas no início do planeja-
mento. Planejar essa lista de atividades toma um tempo sim e vale a pena. É garantia de um evento de
sucesso! Para ter certeza do sucesso do evento, é preciso fazer uma pesquisa de satisfação pós-even-
to, afinal é com base nestas informações que é possível saber os pontos a serem melhorados e o que
pode ser utilizado como base para outros eventos.

4.3 Planejar cronograma

Após detalhar as atividades ou tarefas que a demanda irá gerar, é necessário determinar quais po-
dem ser executadas em paralelo e quais devem ser sequenciais. É feita a estimativa de duração,
que é a definição de data de início e data do fim, e o trabalho necessário, que é quanto esforço será
necessário para executar a tarefa. O cronograma deve ser disponiblizado para todos os envolvidos
no projeto.

Na organização do churrasco, muitas das tarefas podem ser feitas em paralelo como por exemplo a
cotação dos itens que compõem o evento. Já a confirmação do horário da entrega dos produtos ou
serviços que serão realizados só poderão ser feitos após confirmação da contratação e em média 1
ou 2 dias antes do evento.

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4.4 Identificar riscos

A idenfiticação dos riscos com antecedência minimiza problemas futuros que poderiam ser surpre-
sas bem desagradáveis e que podem impactar na qualidade, prazo e custo de entrega. O ideal é que
os riscos sejam pontuados por probabilidade e impacto. Para aqueles que tiverem um pontuação
alta, um plano de contingência é uma excelente dica para evitar mudanças futuras no projeto que
aumentem demandas dos recursos.

Como lidar com os riscos?


É inevitável: sempre vamos correr riscos! Por isso é preciso monitorá-los constantemente através do
registro de riscos. Quanto antes for possível reagir, melhor! Caso você não possa evitar, com certeza
você pode tomar decisões que tenham o menor impacto possível na sua entrega.

Como gerenciar os riscos?


Além de identificar é preciso priorizar, com base no fator de probabilidade do risco acontecer e quais
os impactos. Fazer uma análise qualitativa ajuda a descobrir quanto irá custar para a sua entrega
cada risco e providenciar um plano de respostas aos riscos.

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4.5 Levantar recursos necessários

É preciso levantar quais recursos são necessários para execução das etapas do projeto, sejam eles
Humanos, Materiais, Equipamentos ou outros.

Recursos Humanos: Definido a entrega, é necessário reunir o time, o que muitas vezes significa ne-
gociar recursos para montar a equipe para este projeto. É momento de avaliar quem são as pessoas
com perfil e habilidades indicadas para o projeto e em que momento elas serão envolvidas, quais
serão seus papéis e responsabilidades.

Equipamentos: A descrição dos equipamentos necessários deve considerar a quantidade, mod-


elo, e funcionalidades dos equipamentos. Verificar também a disponibilidade destes na empresa e
preocupar-se com a otimização do uso dos recursos. Por fim, determinar a duração de uso e data de
entrega, que deve ser sempre antes da data de início da utilização.

Outros recursos: Neste grupo inúmeros recursos podem ser citados como por exemplo, realização de
obras e instalações, despesas de viagens, treinamento, aquisição de mobiliário, aquisição de materi-
al de consumo e serviços de terceiros.

Para o churrasco da sua empresa quem será envolvido, em quais etapas e quanto do seu tempo será
utilizado nas atividades?

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4.6 Planejar a comunicação

A comunicação está diretamente ligada ao sucesso do gerenciamento da sua entrega, e problemas


com comunicação representa um sério risco. Se o time não entender a mensagem corretamente, a
entrega poderá ficar fora do resultado esperado. Um plano de comunicação é um forte aliado neste
processo e o monitoramento da comunicação deve ser frequente. Reportar continuamente sobre o
andamento do projeto aos patrocinadores minimiza possíveis erros que podem ser ajustados rapid-
amente e sem grandes prejuízos. A distribuição das informações pode ser feita por meio de relatórios
de desempenho, e-mails, registros de reuniões e geração de gráficos.

Para eventos como o churrasco, muitas empresas optam por enviar um e-mail com antecedência
pedindo para reservarem a data e posteriormente entregar em mãos o convite impresso, com o ob-
jetivo de valorizar o convidado e o evento. Essa forma de comunicação tem mais chances de sucesso
porque demonstra cuidado com os convidados

4.7 Definir qualidade

A qualidade é a atividade que controla e monitora os indicadores e deve ser revista a cada entrega e
em cada etapa onde são inspecionados possíveis erros. O desempenho é avaliado e as mudanças
são recomendadas caso necessário. Os indicadores são como termômetros do projeto, por meio de-
les é possível analisar se o sucesso foi alcançado!
Alguns exemplos de indicadores: Conformidade: A entrega está dentro do que foi solicitado pelo cli-
ente? Adequação: A entrega foi feita de acordo com a adequação das necessidades do cliente? Satis-
fação: Qual o índice de satisfação do cliente no final?

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4.8 Definir investimento

O investimento é composto de três etapas, onde a primeira é uma estimativa do custo da entrega,
seguido da elaboração do orçamento e por fim no controle dos custos.

No caso do churrasco da empresa o nível do evento depende da verba disponível. A verba provavel-
mente será utilizada para comida, bebida, decoração, serviços de limpeza, locação do espaço. Parece
simples mas a partir daí surgem os questionamentos. Com essa verba você consegue oferecer 3
opções de sobremesa? Você consegue contratar garçom e um DJ pra animar mais a moçada? São
definições importantes, que podem ser restritas, depende da verba disponível.

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5. Execução

O início da entrega é normalmente marcado por uma reunião de lançamento com a presença de
todos os envolvidos para que juntos possam “dar a partida”. Durante a execução, o monitoramento
será feito com base nos indicadores definidos conforme tratamos no capítulo 6.

5.1 Mobilizar, desenvolver e gerenciar a equipe de projetos

A partir da reunião de lançamento do projeto o principal objetivo é ter um time altamente produtivo,
com excelência nas entregas, certo? Para isso você precisa ser bem específico, as metas precisam
estar muito claras para o time. A motivação deve se fazer presente o tempo todo, e apresentar cases
de sucesso pode ser uma boa alternativa. Reconhecer o esforço de cada envolvido também é impor-
tante.

Orientações de ajuste de retomada do foco e feedbacks individuais também contribuem no desen-


volvimento e gerenciamento do time. Pensar em incentivos e recompensas é positivo quando se tra-
ta da motivação do grupo. No nosso exemplo, entre as responsabilidade do gerente de projetos está
engajar a equipe para juntos fazerem do churrasco da empresa um sucesso!

5.2 Comunicação

Este é o momento de executar o plano de comunicação que elaboramos (capítulo 4.6). É bem legal
criar um padrão visual das comunicações do projeto, sejam elas eletrônicas ou não. Existem ferra-
mentas que podem auxiliar na execução da comunicação, principalmente se exigirem enviar docu-
mentos do projeto. Prestar muita atenção no público que vai receber os avisos e reportes, para não
deixar ninguém de fora e causar uma situação desconfortável.

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6. Controle

6.1 Controlar Indicadores de Qualidade

Como foi feito o plano de qualidade lá na fase de planejamento de projeto, agora é a hora de acom-
panhar se aqueles indicadores e metas estão sendo atingidos. Todos os indicadores devem ser calcu-
lados e comparados com as metas definidas. Esta é uma prática que deve ser seguida sempre, pois
é por meio destes controles que o cliente saberá se a entrega está sendo feita no padrão esperado.
Adicionalmente, é possível tomar ações corretivas ou propor mudanças de equipe para acertar o
rumo da qualidade final.

6.2 Realizar o controle de mudanças

Os desvios nos rumos do projeto podem acontecer. Todas as mudanças devem ser formalmente reg-
istradas no documento de solicitação de mudanças, que devem ser aprovados pelos envolvidos.
Existem 3 tipos de mudanças:

- Ação corretiva: tem o objetivo de trazer o projeto de volta ao trilhos, ou seja, realinhar o de-
sempenho futuro do projeto ao desempenho planejado.

- Ação preventiva: foco no tratamento de um possível risco para reduzir a probabilidade ou o


impacto negativo de um risco.

- Reparo: foco de reparar um defeito ou substituir o produto com defeito.

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7. Encerramento

7.1 Encerramento da entrega ou fases

Para que a entrega esteja concluído todos os contratos feitos em função dele deverão ser encerrados.
É importante formalizar junto ao cliente o encerramento do projeto por meio do termo de aceite.

Nesta fase de finalização é o momento em que as lições aprendidas devem ser avaliadas, e docu-
mentar o conhecimento obtido durante a execução do projeto é um ganho que a empresa deve con-
siderar. O erros cometidos não podem voltar a acontecer.

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8. Tecnologia, a grande aliada

Ainda que seja possível gerenciar entregas com eficiência utilizando recursos como planilhas e docu-
mentos impressos, fazer uso de um software da organização de atividade em time pode tornar esse
trabalho muito mais fácil e mais produtivo. Com uma solução especializada em organização de ativi-
dades em equipe é possível atender plenamente todas as etapas que foram abordadas neste eBook.

Organizar as atividades e priorizá-las, elaborar o cronograma, realizar apontamento de horas, fazer a


gestão do tempo e o controle de prazos e indicadores de produtividade pode ser fortalecido por meio
de soluções que façam essa automatização.

Extrair indicadores e controles de acompanhamento por exemplo, é realmente muito mais simples
com a utilização do software de organização do time, como identificar atividades com possíveis at-
rasos. Por meio de um relatório é possível saber como a atividade está (realizado) comparado com
como ela deveria estar (estimado) na data de hoje. É possível extrair indicadores de alocação da equi-
pe por etapa ou atividade assim como a carga de cada envolvido e equipe além do registro de apon-
tamento.

Outro ganho fenomenal é o aumento da colaboração da equipe, já que essa solução facilita mui-
to a comunicação por meio de recursos de compartilhamento, comunidades, fóruns, mensageria
instantânea, biblioteca de documentos, entre outros. Cada entrega tem as suas particularidades
e uma boa solução voltada para a organização de atividades em time atende todos os requisitos
necessários. Dessa forma, os modelos padronizados ocupam papel central quando a empresa quer
iniciar novas entregas levando em conta tudo aquilo que já aprendeu durante sua trajetória. Hoje já
existem no mercado soluções super completas com investimentos bem acessíveis.

A tecnologia está aí para ajudá-lo!

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Conclusão

Trabalhar as entregas fazendo uso de um bom planejamento que dê direcionamentos é fundamen-


tal para garantir excelentes resultados.

Você percebe que trabalhando com um planejamento bem feito, fica muito mais simples motivar,
desenvolver e gerenciar a equipe? Ter uma equipe motivada e com clareza das suas responsabili-
dades e entregas é fator chave do sucesso. Além disso, quando você tem o controle do andamento
de cada etapa, fica muito simples atuar pontualmente no problema e no exato momento em que
acontece. Isso é gerenciamento de risco eficaz.

Para ajudá-lo nesta preparação, você pode fazer uso de soluções que automatizem o planejamento
por meio da distribuição e priorização de tarefas, controle dos prazos, e indicadores de produtivi-
dades facilita muito esse trabalho. Além da facilidade da gestão das entregas por meio do controle
total de cada etapa, a disponibilização dos templates e indicadores permite uma padronização. Tudo
isso acessível de qualquer lugar. Sem dúvida todas estas facilidades que a tecnologia oferece incenti-
varão ainda mais a colaboração do time.

O Eduardo já está colhendo os benefícios de uma boa organização das entregas e projetos da sua
empresa. E você, vai aproveitar também?

Nosso time está a disposição para passar mais informações e contribuir com o seu planejamento de
entregas! Contate-nos através do e-mail (roberto.espinha@artia.com).

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Bom planejamento para você!

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O Artia

Ajudamos você a aumentar a visibilidade do trabalho que está sendo realizado por sua equipe.
Através da solução Artia vamos ajudá-lo a criar maior sinergia e comprometimento de seus profis-
sionais. Aumento da colaboração da equipe facilitando a comunicação e o controle dos projetos,
atividades e tarefas em andamento são benefícios que oferecemos aos gestores e líderes das empre-
sas a partir da solução Artia.

Somamos estes benefícios em clientes por todas as regiões do país em segmentos como Marketing
e Publicidade, TI, Desenvolvimento de Software, Engenharia, Indústria, P&D, Consultorias e
Profissionais liberais.

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e entre em contato conosco


http://artia.com/contato

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Referências

Plano de projeto na prática

Plano de Projeto

Guia rápido em gestão de projetos

Planejamento

http://pt.slideshare.net/stjnoticias/metodologia-de-gesto-de-projetos-do-stj-30952877?qid=cb97e
Metodologia de gestão de projetos do STJ

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