МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КЫРГЫЗСКОЙ

РЕСПУБЛИКИ
КЫРГЫЗСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ
УНИВЕРСИТЕТ ИМ.И.РАЗЗАКОВА
ИНСТИТУТ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

КАФЕДРА «ПРИКЛАДНАЯ ИНФОРМАТИКА»

СРС
На тему : Информационные технологий в управлении проектами

Выполнила: Муканова Г.Ж.

Проверила: ст. преп. Шамырова Д

Бишкек 2024
Оглавление

Введение...........................................................................................................2

Роль информационных технологий в управлении проектами....................3

Наиболее популярные программы управления проектами.........................5

Open Plan и другие: семейство программных пакетов Welcom................10

Управление бюджетом проекта с помощью Cobra....................................13

Виртуальный офис проекта на базе WelcomHome.....................................14

Преимущества использования информационных технологий в

управлении проектами..................................................................................15

Источники......................................................................................................16
Введение
В сложных проектах, для успешной реализации которых требуется
постоянное управление людскими, финансовыми и материальными
ресурсами необходимо обрабатывать множество информации. Для этой
цели используются информационные системы управления проектами.

Информационно-документационное обеспечение управления

проектами – это процесс сбора, обработки, хранения и распространения
информации, необходимой для эффективного управления проектами. Оно
включает в себя использование информационных технологий и методов
работы с документами для обеспечения доступа к актуальным и
достоверным данным о проекте.

Управление проектами требует эффективной работы с информацией

и документами. Это включает сбор, обработку, хранение и
распространение необходимых данных с использованием современных
технологий. Цель этого процесса - обеспечить доступ ко всей информации
о проекте для всех заинтересованных сторон, таких как руководители,
участники и заказчики. Для успешного выполнения этой цели важно
организовать и структурировать все документы проекта, чтобы они были
доступны всем участникам.

В наше время информационные технологии стали неотъемлемой частью

различных сфер деятельности, включая управление проектами. Они
играют ключевую роль в повышении эффективности, сокращении времени
и затрат, а также в улучшении качества управления проектами.
Роль информационных технологий в управлении
проектами
Информационные технологии играют важную роль в управлении
проектами, обеспечивая эффективное сбор, хранение, обработку и
передачу информации. Они помогают автоматизировать процессы
управления проектами, улучшают коммуникацию и сотрудничество между
участниками проекта, а также повышают прозрачность и контроль над
проектными задачами и ресурсами.

Сбор и хранение информации

Информационные технологии позволяют собирать и хранить

различные данные, связанные с проектом. Это могут быть данные о
задачах, сроках, ресурсах, бюджете и других аспектах проекта. С
помощью специальных программ и систем управления проектами
(например, Microsoft Project, Jira, Trello) можно создавать
структурированные базы данных, в которых информация о проекте будет
легко доступна и удобно организована.

Обработка и анализ информации

Информационные технологии позволяют обрабатывать и

анализировать информацию о проекте. С помощью специальных программ
и алгоритмов можно автоматически вычислять различные показатели
проекта, такие как продолжительность задач, затраты ресурсов,
критический путь и другие. Это помогает управляющим принимать
обоснованные решения и оптимизировать процессы в рамках проекта.

Коммуникация и сотрудничество

Информационные технологии облегчают коммуникацию и

сотрудничество между участниками проекта. С помощью электронной
почты, мессенджеров, видеоконференций и других средств связи можно
быстро обмениваться информацией, задавать вопросы, делиться
документами и координировать действия. Это позволяет участникам
проекта эффективно взаимодействовать, сокращает время на передачу
информации и улучшает качество коммуникации.

Мониторинг и контроль

Информационные технологии позволяют осуществлять мониторинг

и контроль за выполнением проектных задач и ресурсов. С помощью
специальных программ и систем управления проектами можно
отслеживать прогресс выполнения задач, контролировать затраты
ресурсов, анализировать риски и принимать меры по их управлению. Это
помогает управляющим иметь полное представление о состоянии проекта,
своевременно реагировать на изменения и принимать меры для
достижения поставленных целей.

Таким образом, информационные технологии играют важную роль в

управлении проектами, обеспечивая эффективное сбор, хранение,
обработку и передачу информации, улучшают коммуникацию и
сотрудничество между участниками проекта, а также повышают
прозрачность и контроль над проектными задачами и ресурсами.
Наиболее популярные программы управления
проектами
В информационно-документационном обеспечении управления
проектами используются различные информационные технологии для
сбора, обработки, хранения и распространения информации. Вот
несколько основных информационных технологий, которые играют
ключевую роль в этом процессе:
К наиболее популярным непрофессиональным (или их еще называют
настольными) программам
относятся: ScitorProjectScheduler, Timeline, CASuperProject, Suretrak.
Из профессиональных программ наиболее популярны Microsoft Project,
Open Plan, Primavera Project Planner, Spider Project.

Microsoft Project
Назначение MS Project заключается в том, чтобы предоставить среду
и все инструменты для разработки, представления и редактирования
планов реализации проектов.
Для начала необходимо определиться с целями и жизненным циклом
нового проекта. На их основе формируется перечень работ. Microsoft
Project позволяет задать последовательность выполнения работ, что делает
расписание более гибким, наглядным и упрощает планирование.
Для определения периодов выполнения задач Microsoft Project
позволяет создавать календари и определять время начала или завершения
работ, выходные и праздничные дни.
Второй важный элемент планирования – ресурсы, используемые в
работах проекта. Microsoft Project позволяет создавать и планировать
использование в работах трех типов ресурсов:
 1) Трудовые – возобновляемые ресурсы: персонал и
оборудование;
2) Материальные – расходуемые предметы;
3) Финансовые – деньги.

Описание модели проекта средствами Microsoft Project.

Формы представления данных о проекте. Приёмы ввода данных о

работах. Единицы измерения продолжительности работ. Синтаксис
описания связей между работами. Составные работы. Ввод данных о
ресурсах. Прежде чем использовать Microsoft Project для разработки
сетевого плана, необходимо ввести данные, описывающие модель проекта.
Программа Microsoft Project предусматривает множество способов ввода
модели проекта: в диалоговом режиме при помощи мастеров (wizards);
посредством диалоговых окон; непосредственно в таблицы работ и
ресурсов; с использованием диаграмм. Ввод при помощи мастеров
рекомендуется начинающим пользователям программы и здесь не
рассматривается. Он более времяёмок, зато исключает пропуск
необходимых данных. При желании вы можете ознакомиться с работой
мастеров во время самостоятельной работы с программой.

Основные формы представления данных в программе Microsoft

Project следующие:

♦ график Ганта (View → Gantt chart);

♦ таблица ресурсов (View → Resource sheet);

♦ график PERT (View → Network diagram);

♦ календарь (View → Calendar; не путать с одноимённой структурой

данных, хранящей сведения о распорядке рабочего дня).

Рис. 1. Форма представления данных «График Ганта»

Есть и другие формы представления, используемые преимущественно на

этапах мониторинга и анализа. Некоторые из них будут рассмотрены в

последующих темах.

График Ганта (рис.1) представляет собой диаграмму, по оси ординат

которой откладываются наименования работ в установленном

пользователем порядке (обычно — в порядке ввода), а по оси абсцисс —
время. Каждая работа представляется полосой на графике, указывающей
занимаемый ею период времени. Критические работы выделяются
красным цветом. График Ганта представляет собой удобное средство
отображения сетевого плана. В программе Microsoft Project график Ганта
всегда отображается в сочетании с таблицей работ: её крайний левый
столбец — названия работ (Task Name) отображается на экране в качестве
меток оси ординат графика Ганта.
Рис. 2. Таблица ресурсов

Чтобы отобразить только таблицу работ, следует переместить

мышью границу между таблицей и графиком вправо до рамки окна
программы; чтобы отобразить только график, переместите границу в
противоположном направлении. В последнем случае вы не увидите на
экране наименования работ; но если поместить указатель мыши на полосе,
представляющей конкретную работу, и подождать полсекунды, программа
выдаст название работы во всплывающей подсказке.
Перемещая границу, всегда можно вернуть представление графика
Ганта к исходному состоянию или установить любую другую
желательную пропорцию разделения окна между собственно графиком и
таблицей работ. Подробная информация о столбцах таблицы работ,
предусмотренных программой Microsoft Project, приведена в приложениях
1 и 2. Любой из этих столбцов может быть при необходимости отображён
на экране с помощью команды меню Insert

→ Column….

Таблица ресурсов (рис. 2), в отличие от таблицы работ, в программе

Microsoft Project реализована в виде самостоятельной формы

представления.
Рис. 3. График PERT

График PERT (рис. 3) представляет собой отображение модели проекта в

форме графа, вершинам которого соответствуют работы, а дугам — связи
между ними. Каждая вершина представлена блоком, содержащим
информацию о работе, детальность выдачи которой можно настраивать
(команда Format Box контекстного меню).

Календарь (рис. 4) используется для удобного и компактного отображения

работ, выполняемых по состоянию на конкретную дату. Календарь
представляет собой диаграмму, по оси абсцисс которой отложены дни, а
по оси ординат — недели. Каждой работе соответствует полоса, которая
охватывает дни, в течение которых работа должна выполняться. Ширину
столбца, соответствующего дню недели, можно менять, перемещая
мышью границу между любыми двумя столбцами.
Рис. 4. Форма представления данных «Календарь».

Open Plan и другие: семейство программных пакетов

Welcom

Программные пакеты, которые будут здесь рассмотрены, начали

свою историю в 1983 году и наиболее известным из них в нашей стране
является система Open Plan. Однако в настоящее время он является лишь
одним из продуктов, составляющих семейство Welcom одноименной
компании.
Первоначальное распространение программные продукты семейства
Welcom получили на предприятиях авиакосмической и оборонной отрасли
США, но впоследствии стали применяться для управления проектами в
самых различных отраслях.

В настоящее время в это семейство продуктов входят:

1.
Open Plan – система календарного планирования и контроля,
предназначенная для управления реализацией как отдельных
 проектов, так и сложных проектных программ в срок и в рамках
бюджета;
2.
Cobra – система управления бюджетом проектов, позволяющая
планировать и контролировать стоимость реализации проекта, а
также проводить анализ и прогнозировать ход выполнения проекта
на основе показателей освоенного объема;
3.
WelcomHome – Web-ориентированный инструмент для создания
виртуального офиса проекта, позволяющий значительно повысить
качество коммуникаций между членами распределенной команды
при совместной работе над проектом.

Особенностью семейства продуктов Welcom является их тесная

интеграция между собой, а также открытая архитектура и богатые
возможности по обмену данными с другими приложениями. Это позволяет
строить эффективные системы управления проектами на предприятиях с
уже сложившейся информационной инфраструктурой. В основе подхода
Welcom к построению единой системы управления проектами на
предприятии лежит создание интегрированного решения. Это, в
частности, подразумевает наличие единого хранилища данных проекта и
доступ к этим данным из разных приложений в соответствии с правами
доступа и ролью пользователя в проекте. Причем доступ возможен как в
локальной сети, так и удаленно через Internet.

Для компаний, которым необходимо управлять проектами, особый

интерес представляют следующие ключевые функциональные
возможности Open Plan:
 

средства моделирования и оптимизации использования ресурсов в

проекте;


возможности моделирования крупных проектов;



средства мультипроектного планирования и контроля;



возможности настройки рабочих мест пользователей;



открытая архитектура.

Рассмотрим некоторые из них:

Ресурсное планирование в системе Open Plan предоставляет
множество возможностей для эффективного управления ресурсами в
рамках предприятия. Вот некоторые ключевые характеристики и
возможности системы:

Типы ресурсов: Open Plan поддерживает различные типы ресурсов,

такие как возобновляемые, расходуемые и с ограниченным сроком
годности. Это позволяет учитывать разнообразные виды ресурсов в
процессе планирования.

Классы ресурсов: Система позволяет управлять разными классами

ресурсов, такими как людские, неодушевленные и финансовые. Это
обеспечивает учет различных аспектов ресурсов, что особенно важно при
комплексном управлении проектами.

Профиль доступности ресурсов: Open Plan позволяет описать профиль

доступности ресурсов, определяя количество единиц ресурса и временной
интервал, в течение которого ресурс может быть задействован для
выполнения работ.

Взаимозаменяемость ресурсов: Система предоставляет возможность

использовать понятие взаимозаменяемости и "квалификации ресурса". Это
позволяет менеджеру назначать работы, ориентируясь на требуемую
квалификацию, что способствует более гибкой оптимизации календарного
графика.

Иерархическая структура ресурсов: Ресурсы могут быть представлены в

виде иерархической структуры, что упрощает автоматическое составление
сложных расписаний и получение разнообразной отчетности.

Мультипроектность: Open Plan поддерживает режим работы с

несколькими проектами, что позволяет связывать и анализировать данные
по нескольким проектам одновременно. Это полезно для компаний с
параллельным выполнением нескольких проектов. И т.д

Управление бюджетом проекта с помощью Cobra

Пакет Cobra является инструментом для компаний, которым

требуется выделенное в отдельное направление планирование и контроль
бюджета проектов и программ. Cobra позволяет управлять затратами
проекта, анализировать движение денежных средств, моделировать
экономические прогнозы и генерировать финансовые отчеты, используя
методику освоенного объема.Cobra позволяет планировать бюджет с
точностью до недели, месяца или года, что обеспечивает компании
возможность выбирать необходимую степень детализации для управления
проектами. Поддерживается возможность при планировании бюджета
учитывать накладные расходы, стоимость привлечения денежных средств
на проект и использование нескольких валют.
 Хотя возможно использование Cobra без связи с системой
календарного планирования и контроля, в комплекте поставки имеется
специальный модуль интеграции, который позволяет напрямую получать
данные из Open Plan, Primavera Project Planner и Microsoft Project. Такая
возможность позволяет построить интегрированную систему управления
календарным графиком и затратами проекта.

Виртуальный офис проекта на базе WelcomHome

Программный пакет WelcomHome обеспечивает поддержку

коммуникаций между членами команды проекта. WelcomHome – это
средство групповой работы, основанное на Web-технологиях и
предназначенное для ведения проектов, используя единый Web-интерфейс
доступа ко всей информации по проекту. WelcomHome
обеспечивает членам команды централизованное взаимодействие, доступ
к проектной информации и позволяет участникам проекта отслеживать
ход его реализации в режиме реального времени, вне зависимости от
местоположения, через Internet.
Основные возможности WelcomHome:
Поддержка портала проекта;
Интеграция с системами календарного планирования и
бюджетирования, такими как Open Plan, Cobra, Microsoft Project 98/2000;

Средства совместной работы: форумы, доски объявлений, контроль

документов;
Ввод прогресса работ;
Поддержка процедур управления проектами.

в подходах и получаемых результатах.

Преимущества использования информационных
технологий в управлении проектами.
Использование информационных технологий (ИТ) в управлении
проектами действительно приносит множество преимуществ. Рассмотрим
их подробнее:

Улучшение коммуникации и совместной работы:

ИТ обеспечивают быстрый обмен информацией между участниками

проекта через электронную почту, чаты, видеоконференции и другие
средства связи.Это способствует более эффективному взаимодействию,
сокращению времени на передачу информации и улучшению командной
работы.

Централизованное хранение и доступ к информации:

ИТ позволяют хранить документацию, планы, отчеты и другие

материалы проекта в едином месте.Участники проекта могут быстро
получать доступ к необходимой информации, что упрощает ее поиск и
обновление.

Автоматизация и оптимизация процессов:

ИТ автоматизируют рутинные задачи, такие как составление планов,

управление ресурсами и контроль выполнения задач.Это позволяет
сократить время и усилия, а также повысить точность и надежность
выполнения задач.

Улучшение контроля и отчетности:

С помощью ИТ можно отслеживать выполнение задач,

контролировать использование ресурсов и анализировать прогресс
проекта.Это помогает выявлять проблемы и риски, принимать
своевременные меры и предоставлять информативные отчеты.
нос Заключение
Информационные технологии управления проектами становятся
неотъемлемой частью современных организаций, стремящихся повысить
эффективность и успешность своих проектов. Развитие технологий и
появление специализированных программных средств предоставляют
управленцам и командам проектов инновационные инструменты для
автоматизации процессов, улучшения планирования и управления
ресурсами.

Эффективное планирование и контроль: предоставляют мощные

средства для создания детальных планов проектов, учета ресурсов и
контроля за выполнением задач. Это позволяет предсказать
потенциальные риски, сократить временные и финансовые затраты, а
также повысить общую прозрачность в управлении.

В целом, информационные технологии управления проектами

играют ключевую роль в создании интеллектуальных, гибких и
адаптивных систем для эффективного управления проектами в условиях
современной бизнес-среды. Их внедрение способствует повышению
производительности, минимизации рисков и достижению поставленных
целей организации.чества проектной деятельности.

Источники

1.
http://www.osp.ru
2.
http://www.tekora.ru
3.
http://www.erudition.ru
4.
http://www.projectmanagement.ru