Перевод санглийский

Перевод: русского на- английский - www.onlinedoctranslator.comX

русский - www.onlinedoctranslator.com

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ Государственное образовательное учреждение высшего
профессионального образования <<Тамбовский государственный
университет имени Г. Р. Державина>>
Медицинский институт.
АБСТРАКТНЫЙ
ПО ТЕМЕ: Программные продукты для планирования и управления
проектами. Microsoft Проект 2000

завершенный:
Капитан команды: Джеган Асвин

Гаваде Омкар Равиндра

Гондве Нхаро Мфанву
Гупта Текчанд
Жха Шобхана

Корректор: Передков В.М.

1
 СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

Задачи, Ресурсы, Задания 3

Исследования в области управления проектами 9

Критический путь и перерыв 10
Управление проектами с помощью программного обеспечения 14
Чем Microsoft Project 2000 может вам помочь 16
Координация 19
Проанализируйте свой опыт 20
Заключение 21
Библиография 22

2
ВВЕДЕНИЕ
Microsoft Project 2000 — это программное обеспечение для управления
проектами, разработанное и продаваемое корпорацией Microsoft. Он
предназначен для помощи менеджеру проекта в разработке расписания,
распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса, управлении
бюджетами и анализе рабочей нагрузки.
Он предоставляет широкий набор инструментов для создания графиков
проектов, определения задач, установления связей между ними,
распределения ресурсов, мониторинга прогресса, а также позволяет
создавать диаграммы Ганта, таблицы ресурсов, отчеты о ходе проекта, а
также отслеживать сроки исполнения бюджетов выполнения задач. . . Он
имеет удобный интерфейс, который делает процесс планирования и
управления проектами более эффективным.
В этом проекте мы сосредоточимся на изучении основных функций, задач,
ресурсов и возможностей Microsoft Project 2000 и разработке плана
внедрения этого программного продукта в нашей организации. Мы обучим
сотрудников, настроим программу под то, что нам выгодно, и начнем
использовать ее для более эффективного управления нашими проектами..
Задания
Вся работа, которую необходимо выполнить для достижения целей вашего
проекта, разбита на отдельные задачи. Например, покраска стен офиса и
расстановка мебели — это задачи, которые в сочетании с другими задачами
приводят к завершению ремонта офиса компании.

3
Содержание проекта состоит из всех задач и целей проекта. Например,
сокращение проекта очень часто означает отказ от некоторых целей и задач
проекта, которые необходимы для достижения целей проекта.
Ресурсы
Ресурс обычно относится к сотруднику, но термин «ресурс» также может
относиться к оборудованию, материалам или даже пространству — всему,
что может потребоваться для выполнения задачи. Количество имеющихся у
вас ресурсов может определить масштаб проекта.
(или) сроки его реализации. Если, например, половина вашей команды
заболеет гриппом, то, возможно, вам придется сократить контент вашего
проекта, чтобы завершить проект с остальной командой вовремя.
Альтернатива: сохранить первоначальный объем проекта и продлить сроки.

Назначения
Назначенияпроисходит, когда вы назначаете ресурс для выполнения задачи.
Задачи напрямую определяют количество времени, необходимое для
выполнения задач, и косвенно определяют общее время выполнения проекта.
Эффективное управление проектами – основа успеха бизнеса. Говорим ли мы
о простом краткосрочном проекте или о целом комплексе взаимосвязанных
проектов, Microsoft Project 2000 будет для вас одинаково полезен. Продукт
поможет вам построить четкий план реализации проекта, согласовать его со
всеми участниками по электронной почте и отслеживать этапы его
реализации. Вы сможете планировать не только временные, но и финансовые,
трудовые и другие ресурсы. Помните: без четкого планирования вы рискуете
провалить проект.
Project 2000 является членом семейства Microsoft Office, хотя он не является
частью пакета Microsoft Office и распространяется отдельно.
Microsoft Project 2000 — шестая версия приложения для операционной
системы Windows, которое сегодня является одним из самых популярных
инструментов управления проектами. Приложение Microsoft Project
используют пользователи самых разных категорий – от обычных офисных
работников до профессиональных менеджеров проектов; их число во всем
4
мире в настоящее время превышает 5 миллионов. Во время подготовки
Microsoft Project 2000 исследователи и разработчики усердно работали над
поиском и внедрением инструментов, отвечающих потребностям
пользователей всех категорий. В результате функционал продукта был
значительно расширен и улучшен. Microsoft Project 2000 позволяет офисным
работникам совместно планировать и управлять проектами, а также
организовывать свою работу в соответствии с конкретными требованиями
предприятия. Таким образом, Microsoft Project 2000 является универсальным
инструментом планирования для организаций.
Microsoft Project Central — это сопутствующее приложение для Microsoft
Project. Он включен в состав Microsoft Project 2000, а также доступен как
отдельный клиентский продукт Microsoft Project 2000. Каждый пользователь,
использующий Microsoft Project Central, должен иметь лицензию на
использование этого продукта; однако только руководитель проекта
(супервайзер) должен иметь лицензию Microsoft Project 2000 для поддержки
базы данных Microsoft Project Central. Все копии Microsoft Project 2000 и
Microsoft Project Central, используемые пользователями, должны быть
надлежащим образом лицензированы.

Для типичной установки требуется веб-сервер, на котором установлен

Project Central Server, по крайней мере один клиентский компьютер с
установленным Microsoft Project 2000 для администрирования данных
проекта на веб-сервере и несколько клиентов Microsoft Project Central.
которые получают доступ к веб-серверу через локальную сеть или с
помощью инструментов удаленного доступа.
Таким образом, клиентской стороной является Microsoft Project 2000 или
Microsoft Project Central. Для серверной части Project Central Server в качестве
платформы требуется Windows 2000 Server или Windows NT Server 4.0 (SP3
или более поздняя версия) плюс NT 4.0 Option Pack. Хранилищем
информации могут быть базы данных SQL Server 7.0, Oracle 8.x или Microsoft
Database Engine.

5
 Приобретая продукт Microsoft Project 2000, пользователь фактически
приобретает три лицензии:
● лицензия на само настольное приложение Microsoft Project 2000;
● Лицензия Центрального сервера проекта;
● одна клиентская лицензия для веб-клиента Project Central.
Ожидается, что все три компонента будут использоваться только одним
пользователем.
Другие пользователи могут получить доступ к Project Central Server, если у
них есть лицензия Microsoft Project 2000 или клиентская лицензия Project
Central Web Access.
Если вы используете SQL Server 7.0 в качестве хранилища данных, клиенты,
обращающиеся к базам данных через Project Central, должны иметь лицензию
клиентского доступа SQL Server 7.0 (CAL).
В новой версии Microsoft Project 2000 существенно расширены функции
планирования, контроля и анализа реализации проектов, а также добавлены
функции обеспечения групповой работы на уровнях: менеджер - менеджеры,
менеджер - менеджер, менеджер - исполнители.
Система поможет вам решить проблемы, возникающие на всех этапах.
жизненный цикл проекта.

ПЛАНИРОВАНИЕ

● развитая система описания свойств задач и их связей позволяет построить

модель, максимально приближенную к реальности;
● гибкие инструменты планирования ресурсов и балансировки перегрузок
помогают оптимально распределять задачи между исполнителями;
● Используя существующие методы, можно не только рассчитать стоимость
проекта, но и проанализировать возможные пути ее снижения;
● Использование общего объема всех ресурсов и консолидированного анализа
группы проектов позволит оптимизировать план проекта во всей
организации.
Контроль исполнения
● автоматизированные средства подготовки отчетов, развитая система сбора
информации от участников проекта позволяют всегда иметь достоверную
информацию о состоянии проекта;

6
● есть возможность «запомнить» текущее состояние проекта для дальнейшего
анализа (до 10 снимков).

АНАЛИЗ

● мощные встроенные инструменты анализа текущего состояния проекта и

тенденций его развития позволяют определить момент, когда необходимо
оперативное вмешательство в ход проекта
● Широкие возможности импорта/экспорта данных (MS Excel, MS Access,
ODBC) позволяют использовать внешние программы для дополнительного
анализа.

Управление изменениями
● вы можете прогнозировать последствия корректирующих действий на
текущем проекте и проектах организации, а также оценивать их
эффективность;
● Приняв решение, вы сможете быстро донести его до исполнителей и
проследить за его выполнением.

Завершение
● система не только позволит подготовить итоговую документацию,
проанализировать эффективность реализации проекта, но и сохранить проект
в архиве. В дальнейшем вы сможете использовать проект или его фрагменты.
Использование MS Visual Basic 5.0 for Applications в качестве языка макросов
и открытого формата данных позволяет создавать собственные функции и
интегрировать Microsoft Project с другим программным обеспечением,
используемым в вашей организации.
Отличительными особенностями Microsoft Project являются реализация
концепции мультипроектного планирования и широкие возможности для
организации групповой работы.
Менеджер проекта может использовать существующую инфраструктуру
электронной почты для связи с членами своей команды для постановки задач
и согласования сроков (вы можете указать как стандартные поля — название
задачи, дату начала, дату окончания, трудозатраты — так и
пользовательские); уведомления об изменениях в проекте; получение
7
 информации от исполнителей о ходе выполнения задачи (сколько часов
отработано над этой задачей, предполагаемое время выполнения и т. д.).

Когда служба электронной почты правопреемника интегрирована с

Microsoft Outlook, задачи, отправленные руководителем проекта,
включаются в календарь правопреемника.
Используя веб-сайт компании (или личный веб-сайт Microsoft Project),
вы можете эффективно организовать групповую работу. При этом
реализуются те же функции, что и при использовании электронной почты.
Информацию обо всем проекте можно сохранить в виде публикации на веб-
сайте, доступной всем участникам проекта.
Информация о ходе проекта, полученная от исполнителей,
автоматически интегрируется в график проекта, что существенно облегчает
работу менеджера.
Вы можете реализовать функцию последовательного утверждения для
текущего проекта, отправив его план по электронной почте одному или
группе получателей и указав порядок, в котором он будет завершен.
Возможность вставлять внешние проекты как отдельные задачи, в свою
очередь, открывает значительные возможности для структурирования
проектов; распределение ответственности за составляющие сложных
проектов между разными менеджерами; Проводить консолидированное
планирование и анализ групп независимых проектов или проектов,
использующих общие ресурсы.
Основные возможности нового продукта Microsoft сгруппированы в три
раздела в соответствии с целями проектирования, которые поставили перед
собой разработчики при создании Microsoft Project 2000:

● Повышение производительности команды за счет вовлечения членов

команды и других заинтересованных сторон в управление проектом.
● Повышайте производительность пользователей с помощью данных Microsoft
Project.
● Обширная деятельность по управлению проектами внутри организации.
8
● Повышение производительности команды за счет вовлечения членов
команды и других заинтересованных сторон в управление проектом.

Производительность организации значительно возрастает при использовании

Microsoft Project Central, поскольку практически каждый может участвовать в
планировании и контроле проекта. Даже те члены команды, у которых на
компьютерах не установлен Microsoft Project 2000, могут просматривать и
вносить изменения в информацию о проекте через специальный интерфейс в
Microsoft Internet Explorer (версия 4.x) или браузерный модуль Microsoft
Project Central (данный модуль основан на Win32 API и поставляется как
часть программного продукта для клиентов, не использующих MS IE 4.x).

Эффективное управление проектами в Microsoft Project достигается за счет:

● простота использования: Microsoft Project предоставляет вам полезные

инструменты обучения, такие как

Офисный помощник(Office Assistant) и Мастер диаграмм Ганта

(GanttChartWizard). Microsoft Project имеет простые инструменты ввода
данных, такие как раскрывающиеся списки и автоматический ввод данных.

исправление (автозамена), проверка орфографии, поиск и замена;

● автоматизация планирования и бюджетного контроля :

на основе данных о задачах, ограничениях, ресурсах, заданиях

и т. д., которые вы вводите, Microsoft Project автоматически рассчитывает
детали графика и все запланированные расходы. Microsoft Project также
может автоматически увеличивать время, необходимое для выполнения
задачи, или разбивать задачу на более мелкие подзадачи для решения
проблем перераспределения ресурсов;

●Доступность элементов управления реализацией: вы можете отслеживать

актуальную информацию о ходе проекта и сравнивать текущие данные с
данными, хранящимися в базовых показателях проекта.

9
 ● Наличие инструментов для формирования отчетов :
Майкрософт Проект содержит большое количество представлений и
отчетов для просмотра и представления информации о проекте;
●Возможности организации групповой работы над проектом
:Руководитель проекта может обсуждать работу с сотрудниками по
электронной почте или через Интернет (Microsoft Project Central).
● наличие инструментов импорта/экспорта данных: Обмен данными
возможен как за счет возможности Microsoft Project работать с различными
форматами файлов, так и за счет использования таких механизмов, как OLE.
Кроме того, Microsoft Project тесно интегрирован с семейством программных
продуктов Microsoft Office;

● расширенные возможности настройки среды: Вы можете создавать

собственные решения на основе Microsoft Project и других приложений,
используя механизм макросов Microsoft Visual Basic для приложений.

Исследования в области управления проектами

Управление проектами — это дисциплина, изучающая природу и характер

проектов и предлагающая способы управления ими. Управление проектом
пытается организовать и систематизировать процедуры проекта, сводя к
минимуму риски, с которыми вы сталкиваетесь.
Управление проектами и менеджеры проектов интересуются рядом
ключевых направлений:
Планирование

Бюджетирование

Управление ресурсами

Контроль исполнения

Существует ряд инструментов для управления этими аспектами проектов.

Некоторые из них являются концептуальными, например критический путь,
или имеют определенный формат, например диаграмма Ганта. В следующих
разделах представлены некоторые ключевые концепции и инструменты
управления проектами.
10
Критический путь и перерыв

Критический путь отмечает задачи в проекте, которые необходимо

выполнить вовремя, чтобы уложиться во временные рамки всего проекта.
Следующий пример иллюстрирует эту концепцию. Допустим, вы планируете
поехать в отпуск. У вас есть пять дней, чтобы спланировать все свои дела.
Вот некоторые из необходимых задач и их временная структура:

Задача Продолжительность

Оформление документации 1 день

Передача дел 1 день

Получение отпускных Один час

Покупка билетов 30 минут

Самая долгая задача — оформление документов, целых четыре дня. Самая

короткая задача – покупка билетов, всего полчаса. Учитывая, что билетов
много, а отпускные вам все равно не выдадут раньше пятницы, оформление
документов можно перенести на предпоследний день. Откладывание этой
задачи на самом деле не задержит ваше лечение.
отпуск, поэтому вы можете выполнять эту задачу все четыре дня, или, если у
вас все хорошо или работы не так много, вы можете сделать это в последний
час четвертого дня. Поэтому задача оформления документации не стоит на
критической линии. Однако затягивать с задачей передачи дел нельзя, это
связано с тем, что без оформления передачи дел вам отпуск не дадут и приказ
об отпуске вы не подпишете. Таким образом, задача передачи обслуживания
находится на критическом пути. (Конечно, этот пример очень простой; часто
полный критический путь состоит из ряда задач, которые не могут допустить
задержек.)
11
Далее мы определим и объясним эти понятия:
Перерыв- количество времени, на которое задача может быть отложена,
прежде чем задачи достигнут критической точки. Другое название задержки
— плавающая задача. В предыдущем примере возможна задержка в
заполнении документации. Выполнение этой задачи может отложиться на
несколько часов, а то и дней, и вы все равно уедете в отпуск вовремя. Однако
если бы в четверг вы не смогли передать дела своему преемнику,
руководитель не подписал бы приказ о вашем отпуске,
Бухгалтерия не будет заказывать деньги у банка, и если вы сделаете перенос
графика в пятницу, вы все равно останетесь без денег.
Критический путь может изменить выполнение всего проекта в целом.
Знание критических путей в любой точке проекта имеет важное значение для
успешного выполнения проекта. Критический путь — это средство
расстановки приоритетов задач, которые не имеют возможности изменения
сроков и влияют на весь проект в целом. Показан проект — сначала со всеми
задачами, а на втором рисунке мы показали только те задачи, которые имеют
атрибут критического пути.

Ресурсозависимые задачи Задачи с фиксированной длительностью

Продолжительность выполнения некоторых задач не зависит от количества
задействованных ресурсов (людей или техники). Полет из Москвы во
Владивосток займет примерно шесть часов, независимо от того, сколько
пилотов или бортпроводников будет в самолете. Вы не сможете ускорить
химическую реакцию, если она длится 4 часа, даже если добавите больше
реагентов или лаборантов. Как говорил Штирлиц: «Даже если собрать девять
беременных женщин, они все равно за один месяц не родят».
Эти задачи имеют фиксированную продолжительность, а иногда даже . Это
так называемые фиксированные задачи. и их продолжительность

12
предопределена характером задачи. с другой стороны, увеличение количества
доступных ресурсов сокращает продолжительность выполнения некоторых
задач. Если один землекоп выкопает канаву за два часа, то два землекопа
выкопают эту канаву за один час. Выполнение проекта по-прежнему
занимает два часа, но два ресурса могут завершить его одновременно. Задачи,
продолжительность которых зависит от добавления или сокращения
ресурсов, называются ресурсозависимыми задачами.
Примечание
В реальных проектах расчеты редко бывают столь точными. Поскольку люди
имеют разные уровни навыков и выполняют работу с разной скоростью, два
человека не всегда могут сократить время, необходимое для выполнения
задачи, ровно вдвое. Кроме того, чем больше людей вы добавляете к задаче,
тем больше объем общения, налаживания связей и обучения. Хотя Microsoft
Project 2000 рассматривает назначение дополнительных ресурсов как простой
математический расчет, некоторые исправления все же можно использовать.
Диаграммы, используемые в управлении проектами
Диаграмма Ганта, сетевая диаграмма и WBS (структуры декомпозиции работ)
— это инструменты управления проектами, которые развивались с годами.
По сути, это диаграммы, которые вы можете использовать для контроля и
мониторинга различных аспектов вашего проекта. Вы можете увидеть
диаграмму Ганта, которая представляет собой сетевую диаграмму. Показана
типичная диаграмма WBS, однако Microsoft Project 2000 не включает
диаграмму WBS ни в одно из своих стандартных представлений.
До использования компьютеров менеджеры обычно рисовали эти
диаграммы вручную. Каждый значимый проект имел огромную сетевую
диаграмму, WBS или диаграмму Ганта. К концу проекта эти схемы были
завалены многочисленными исправлениями и дополнениями.
К счастью, программное обеспечение Microsoft для управления проектами
Project 2000 позволяет легко создавать, настраивать и модернизировать эти
диаграммы.
Диаграмма Ганта — это изображение календарного графика задач в проекте.
Вехи изображены в виде ромба. Узнайте больше о других элементах
13
диаграммы Ганта. Но в этот момент крайне важно, что диаграмма Ганта
позволяет визуализировать и контролировать длительность выполнения задач
в проекте.
Сетевая диаграмма схематически изображает задачи проекта без детализации
их продолжительности. Вместо этого сетевая диаграмма показывает поток
задач в проекте и то, как задачи связаны друг с другом.
Каждая задача расположена внутри прямоугольника, называемого узлом, и
линий, представляющих потоки задач.

Примечание
В Project 98 и предыдущих версиях Project сетевая диаграмма называлась
диаграммой PERT. Подразделение специального назначения ВМС США
изобрело этот метод для отслеживания потока задач в проекте разработки
подводной лодки «Поларис» в конце 1950-х годов.

Зависимости
Наконец, последняя концепция управления проектами, которую вам нужно
понять, — это зависимости. Продолжительность проекта — это не просто
сумма длительности всех задач, поскольку не все задачи выполняются
одновременно или последовательно. Например, при строительстве дома
необходимо залить фундамент здания, прежде чем приступить к возведению
стен. Перед укладкой полов окна необходимо застеклить. Другими словами,
менеджеры проектов ожидают и устанавливают связи между задачами в
проекте. Эти отношения называются зависимостями. Только когда вы
создали задачи, назначили их продолжительность и установили зависимости,
вы сможете оценить продолжительность всего проекта.
Управление проектами с помощью программного обеспечения
Многие люди создают проекты и управляют ими, используя списки задач,
записи календаря и диаграммы. Они вынуждены проводить регулярные
встречи с участниками проекта, чтобы быть в курсе происходящих
изменений, а участники проекта понимать суть происходящих процессов.
Люди разработали эти простые организационные инструменты, потому что
никто не может помнить и знать все.
Для управления любым проектом необходим определенный набор процедур.
Программное обеспечение Microsoft Project 2000 автоматизирует многие из
14
этих процедур. С помощью Microsoft Project 2000 вы можете:
Заранее планируя различные элементы вашего проекта, вы сможете более
точно оценить время и ресурсы, необходимые для его завершения.
Контроль исполнения. Контролируя реализацию с разных точек зрения, вы
можете точно оценить перспективы проекта.
Выявление конфликтов. Выявляя конфликты ресурсов на ранней стадии, вы
можете использовать метод сценария, известный как «что если», для
разрешения существующих конфликтов ресурсов в проекте.
Внесение изменений. Вы можете вносить изменения в продолжительность и
стоимость задач, и весь проект будет автоматически скорректирован и
оценен.
Создавайте профессиональные отчеты. Вы можете создавать отчеты о
состоянии вашего проекта, помогать членам вашей команды расставлять
приоритеты задач и помогать руководству принимать обоснованные
решения. Благодаря улучшенному сотрудничеству внутри группы через
корпоративную сеть или электронную почту Microsoft Project 2000 также
делает общение и сотрудничество между членами вашей команды намного
проще и продуктивнее.
Многие люди рассматривают использование программного обеспечения для
управления проектами в лучшем случае как досадную неизбежность.
Возможно, они правы. Вы должны собрать некоторую информацию о своем
проекте для любого программного продукта, чтобы оценить задачи, ввести
их в электронные таблицы и оценить бюджет вашего проекта. С другой
стороны, как только вы введете базовую информацию в Microsoft Project
2000, управление будущими проектами и их обслуживание станут проще и
намного продуктивнее, чем рукописные заметки, которые иногда устаревают
сразу же после их создания. Кроме того, точность и профессионализм
управления Microsoft Project 2000 — главное отличие плохо управляемого
проекта от успешного. А после того как вы введете основные данные,
Microsoft Project 2000 выполнит все расчеты автоматически.

Так что же вам нужно сделать, чтобы успешно управлять своим проектом с
помощью Microsoft Project 2000? Чтобы создать проект в Microsoft Project
15
2000, необходимо ввести следующую информацию о ваших задачах:
Название задачи
Продолжительность задачи
Зависимости между задачами

Чтобы контролировать стоимость задач, необходимо добавить информацию о

ресурсах, в том числе:

Перечень трудовых и материальных ресурсов и их затраты в рабочее и

сверхурочное время

Назначайте ресурсы для конкретных задач

Для контроля продолжительности проекта необходимо регулярно вводить
следующую информацию:
Выполнение задачи
Изменения продолжительности или зависимости задачи
Изменения ресурсов — то есть ресурсы, которые добавляются или удаляются
из проекта.
Изменения рабочего времени или стоимости ресурсов

Чем Microsoft Project 2000 может вам помочь

Хотя создание проекта требует сбора большого количества информации,
Microsoft Project 2000 позволяет автоматизировать ряд рутинных задач.
Шаблоны проектов. Если вы часто выполняете проекты такого типа, вы
можете создать шаблон проекта с типичными задачами, а затем изменить его
для уникального проекта.
Примечание

16
Вы можете использовать перевод шаблонов, используемых Microsoft Project
2000.
Автоматизируйте повторяющиеся задачи. Если у вас есть задачи, которые
повторяются через регулярные промежутки времени в ходе проекта,
например еженедельный отчет, вы можете создать отдельную
повторяющуюся задачу, и Microsoft Project 2000 продублирует ее для вас.
Командная работа. Вы можете использовать возможности совместной
работы, которые позволяют членам вашей команды вносить изменения и
отслеживать отдельные задачи проекта. Кроме того, члены команды
чувствуют себя более ответственными и вовлеченными в проект.
Связь
Часть V этой книги «Работа в группах» содержит подробную информацию о
работе в группах.
Макросы. Вы можете в полной мере воспользоваться преимуществами языка
VBA для создания макросов, автоматизирующих ряд задач.
Связь
Дополнительную информацию об использовании макросов см. в главе 19.

Жизненный цикл проекта

Все проекты состоят из нескольких этапов. Понимание характеристик
каждого этапа может помочь вам использовать Microsoft Project 2000 для
создания собственных проектов.
Определение цели и возможностей проекта
Прежде чем приступить к планированию проекта, необходимо определить
цель, которая не всегда так очевидна, как кажется на первый взгляд. Разные
участники проекта могут по-разному определять цель проекта. Многие
проекты терпят неудачу, потому что члены команды на самом деле работают
над разными целями. Например, является ли целью проведение исследования
производительности или реальное улучшение производительности?
Результат: стоит ли вам вести переговоры по вашему проекту с подрядчиком
или завершить строительство самостоятельно? Обсуждая свою цель с

17
другими членами команды, убедитесь, что ваш проект — это не просто один
шаг в серии проектов, ведущих к другой цели.

Чтобы определить свою цель, вы можете использовать различные

инструменты коммуникации, такие как встречи, электронная почта и
встречи. Очень важно обмениваться мнениями на разных уровнях
(руководство, оперативный персонал), обсуждать цели и получать ответы на
все возникающие вопросы. Прежде чем формулировать цель проекта,
потратьте время на то, чтобы убедиться, что все члены команды понимают и
поддерживают цель вашего проекта.

Примечание
Будьте осторожны и не ставьте свои цели слишком далеко и широко; В
нашем динамичном мире эти цели могут меняться много раз, прежде чем вы
достигнете цели своего проекта. Меньшие проекты более управляемы и
более гибки.
После того как вы определили цель, вы должны определить возможности
проекта. Иногда выявление возможностей проекта требует значительных
усилий. Под возможностями проекта мы подразумеваем установку более
конкретных параметров или ограничений для его завершения.
Ограничения проекта обычно связаны со временем, качеством и бюджетом.
Вот приблизительная цель и описание возможностей:
Проект А:
Цель: Получение кредита на склад.
Возможности. К 8 июля найти склад площадью около 1000 квадратных
метров, стоимостью аренды не более 40 000 рублей в месяц, расположенный
в непосредственной близости от офиса компании.
Проект Б:
Цель: Выпуск нового продукта.

18
Возможности. Провести тестовый маркетинг продукта, разработать упаковку,
запустить рекламную кампанию. Выпуск продукта должен завершиться в
конце третьего квартала 2003 года и стоить не более 350 000 рублей.
Обратите внимание, что второе описание возможности определяет основные
этапы проекта (тестовый маркетинг, разработка упаковки и рекламная
кампания); Это заявление о целях и возможностях проекта обеспечивает
отправную точку для планирования задач в проекте. Фактически, со
временем вы можете решить разбить этот проект на более мелкие проекты —
тестовый маркетинг, дизайн упаковки, рекламную кампанию. Определив
возможности проекта, вы можете пересмотреть как цель, так и возможности,
чтобы сделать проект более управляемым.
Совет
Сформулируйте свое определение цели и возможностей как можно короче и
конкретнее. Если вы не можете объяснить свою цель или возможности в
одном-двух предложениях, возможно, ваш проект слишком амбициозен и
сложен. Рассмотрите возможность преобразования вашего проекта в серию
более мелких проектов.
Четкая и простая формулировка целей, а также конкретных и точных
возможностей гарантирует, что вы собрали ключевые данные о ресурсах,
времени и бюджете, а также что вы и ваша команда четко понимаете цель и
средства достижения конечного результата вашего проекта. Вы должны
выполнить все эти шаги перед запуском Microsoft Project 2000.
Планирование
Как только вы поймете цель и масштаб проекта, вы сможете приступить к
работе над определением задач, которые необходимо выполнить для
достижения цели. Первоначально необходимо обозначить основные этапы.
Затем вы должны создать логическую последовательность задач на каждом
этапе. Планирование ресурсов является важным аспектом управления
проектами. Ресурсы могут включать оборудование, материалы, персонал и
рабочие группы. Рассмотрите различные аспекты ваших ресурсов, такие как
сверхурочная работа, время отпуска и участие в других проектах. Время,
19
деньги и ресурсы очень тесно связаны: вы можете сэкономить время,
используя больше ресурсов, но увеличение использования ресурсов
увеличивает стоимость проекта. Вы должны понимать порядок приоритетов
использования времени, качества и денег в вашем проекте.
Примечание
Есть старая шутка: Время, деньги или качество – выберите два. Добавление
ресурсов (которые обычно увеличивают затраты) для завершения проекта
может сократить время, но также может снизить качество управления.
Увеличение времени может улучшить качество, но обычно приводит к
конфликтам ресурсов и увеличению затрат. Microsoft Project 2000 помогает
вам управлять этими тремя важными критериями на протяжении всего
проекта.
Примирение
При запуске проекта вам следует потратить значительное количество времени
на распространение проекта среди ключевого персонала проекта для
утверждения и доработки деталей. Вы можете использовать общение
Microsoft Project 2000 позволяет создавать несколько версий вашего
проекта.
Будьте готовы пересмотреть свой план после того, как каждый ключевой
человек предоставит вам обратную связь. Вы можете создать и сохранить
несколько файлов для выполнения анализа «что, если». Анализ вашего
проекта с разных точек зрения — это реальный способ воспользоваться всей
мощью Microsoft Project 2000.
Определение конфликтов распределения времени и ресурсов является еще
одним аспектом планирования. Microsoft Project 2000 помогает выявить эти
конфликты. Например:
Член команды или ресурс, участвующий в нескольких проектах
одновременно. Задача начинается раньше предыдущей.

20
 Необычно высокое использование дорогостоящего оборудования на
одном этапе может привести к трудностям с финансированием всего
проекта.

Связь
в Особое внимание уделяется использованию функций Microsoft Project 2000
для решения проблем планирования ресурсов.
Когда ваш проект будет завершен, вы можете сохранить снимок этого
состояния, называемый базовым состоянием, чтобы вы могли отслеживать,
как на самом деле продвигается проект.

Контроль исполнения
Вам следует определить методы мониторинга хода проекта до его начала:
Хотите следить за проектом раз в неделю или раз в месяц?
Контролируют ли участники проекта только свою работу или они
обязаны отчитываться перед вами о ходе работы?
Какой уровень детализации отчетности вы будете использовать?
разработка методов контроля реализации вашего проекта,
персонализированные уровни участия в проекте для ключевого персонала
помогут вашей команде с самого начала наладить эффективные механизмы
контроля проекта.

Совет
Вы можете поддерживать базовые показатели на различных этапах проекта.
Этот подход поможет вам увидеть, где произошли серьезные изменения, и
покажет, что вы сделали для решения этих проблем.

Проанализируйте свой опыт

Освоить Microsoft Project 2000 для управления проектами гораздо сложнее,

чем изучить текстовый процессор. Управление проектами требует понимания
концепций управления в целом, которые гораздо шире и сложнее, чем
программные инструменты и возможности. Опыт и мудрость в
использовании этих возможностей приходят только со временем. Пройдя
21
этот курс, вы не сразу станете опытным менеджером проектов. Вам придется
долго и упорно работать над своими проектами, прежде чем вы
действительно освоите наиболее эффективные способы сбора и ввода
информации о своем проекте. Вы можете разработать собственные
эффективные методы управления проектами. Не волнуйтесь, изучайте
теорию и практику управления проектами. А если проанализировать
процессы, происходящие в ваших проектах, то можно избежать многих
ошибок.
Microsoft Project 2000 позволяет вам сохранять ваши первые проекты и четко
видеть, где ваши оценки были неправильными, где вы вносили изменения
слишком медленно или не сократили глобальный проект до более
управляемых проектов. Microsoft Project 2000 хранит всю информацию о
вашем проекте в одном файле. При планировании новых проектов вы можете
использовать их для оценки ресурсов, продолжительности задач и выявления
конфликтов.

Нет сомнений, что вы станете успешным и эффективным менеджером

проектов. Вы легко сможете доказать своему руководителю необходимость
тех или иных действий, сможете избежать проблем и обеспечить принятие
правильного решения. Кроме того, у вас будут инструменты, которые
помогут вам и вашим коллегам более эффективно решать проблемы, с
которыми вы сталкиваетесь.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключение отметим, что проект по внедрению программного обеспечения
Microsoft Project 2000 для планирования и управления проектами
представляет собой значительный шаг в совершенствовании наших
проектных процессов. Это программное обеспечение предоставляет нам
мощный инструмент для более эффективного планирования, контроля и
отслеживания проектов, позволяющий улучшить качество работы, снизить
риски и повысить производительность.
В ходе этого проекта мы проанализировали наши потребности, обучили
сотрудников использованию программы, настроили ее под свои требования и
начали использовать в своей повседневной деятельности. Мы обнаружили,
что Microsoft Project 2000 помогает нам эффективно распределять ресурсы,
22
 оптимизировать графики проектов, управлять задачами и отслеживать сроки.
В результате внедрения Microsoft Project 2000 мы ожидаем улучшения
координации команды, повышения прозрачности процессов, сокращения
времени, затрачиваемого на планирование и управление проектами, а также
повышения общей эффективности нашей организации.

Благодаря этому проекту мы создаем основу для дальнейшего развития

нашей компании, укрепления позиций на рынке и повышения
конкурентоспособности. Microsoft Project 2000 — это больше, чем просто
инструмент; это ключевой элемент нашего успеха.

БИБЛИОГРАФИЯ
1. https://studfile.net/preview/9670154/page:2/

2. https://studfile.net/preview/9670154/page:3/

3. https://compress.ru/article.aspx?id=12239&ysclid=ltybg2o5qc629873895

4. https://devbusiness.ru/development/pm/pm_msp2000ch01.htm

23