ДЕЛОВАЯ КОММУНИКАЦИЯ

Ч.2. Документы: понятие, функции, типы

Вопросы для подготовки

1. Что такое документ? Каковы его функции?
2. Что такое реквизит документа? Какие реквизиты вы знаете?
3. Что такое бланк документа? Какие требования к нему предъявляются?
4. Какие из документов относятся к личной документации?
5. Что такое деловое письмо? По каким признакам классифицируются
деловые письма?
6. Какие реквизиты должно иметь каждое деловое письмо? Какие
требования к оформлению деловых писем следует соблюдать?
7. Какова структура делового письма?
8. В чем состоят особенности речевого этикета в деловом письме?

Ответы на вопросы:
1. Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в
любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения
и (или) их сочетания, который имеет реквизиты,
позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи
во времени и в пространстве в целях общественного использования
и хранения.
Функция документа – это целевое назначение документа, присущее
ему независимо от того осознана эта функция автором или нет.
Функции документа важны для: определения цели создания
документа, классификации документа, изучение роли в социальной
культуре и экономической системе.
2. Реквизиты документа - обобщённое название элементов
оформления  документа, придающих  документу  юридическое
значение. Реквизиты: герб, эмблема, код организации, дата
документа, наименование организации, подпись, текст документа и
др.
3. Бланк — вид полиграфической продукции, представленный в виде
стандартного бумажного листа определённого формата с
воспроизведённой на  нём  постоянной информацией 
документа  и местом, отведённым для переменной
информации. Устанавливают два
стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5
(148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него,
должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или
бумаге светлых тонов.
4. Личные документы - это официальные документы,
удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и
общественное положение, содержащие биографические и другие
сведения о нем. Документы личного происхождения
включают личную переписку, воспоминания личного характера,
дневники.
5. Деловое письмо – это способ общения и передачи информации,
направленной на сохранение, прекращение, возобновления и
образования отношений с партнерами, сотрудниками и
контрагентами (поставщики, покупатели).
По функциональному признаку деловые письма
классифицируются на циркулярные письма, письма-запросы,
гарантийные письма, оферта, рекламации,
сопроводительные письма, письма-подтверждения, извещения,
напоминания, просьбы, информационные письма, письма-
приглашения, рекламные и частные письма.
6. Реквизиты в деловом письме: Дата, номер, Ссылка на дату и номер
полученного письма, адресат, заголовок, текст, отметка о наличии
приложений, подпись, отметка об исполнителе.
Общие требования к оформлению деловых писем:
1)Объём текста делового письма не должен превышать 2000
машинописных знаков- это примерно 150-200 слов, объединенных в 20-
25 предложений, сгруппированных в 3-8 абзацев. Такой объём
достаточен для освещения в письме одного вопроса.
2)Для ознакомления с письмом такого объёма адресату - с учетом
среднего темпа чтения – потребуется не более 1-1,5 минут.
7. Как правило, структура современного делового письма включает:
1. Данные отправителя и дату подготовки письма
2. Адрес получателя, с указанием конкретного корреспондента
(руководителю отдела маркетинга) или отдела
3. Вступительное обращение: «Уважаемый Андрей Анатольевич»,
«Уважаемые коллеги»
4. Основной текст, состоящий из двух частей
5. Указание на приложения к письму, если они есть: «Актуальный
прайс приложен», «Расчет эффективности инвестиций — см.
Приложение»
6. Заключение — «формула вежливости»
7. Подпись отправителя и номер его телефона

8. Этические нормы письменного делового общения:

 Ответ на письмо необходимо дать в любом случае и с
соблюдением установленных сроков
  Нельзя писать ответ на бланке присланного письма
 Нельзя побуждать адресата к спешке
 Нельзя навязывать адресату ожидаемый исход вопроса,
затронутого в документе
 Нельзя указывать адресату на его ошибки (невнимательность
и т.д.)
 Нельзя начинать послание с констатации отказа в тех случаях,
когда выполнение просьбы или поручения не представляется
возможным. Начинать необходимо с мотивации принятого
решения и в конце письма указать на возможность и условия
повторного обращения к вопросу

Практические задания
Задание 1. Пользуясь справочными материалами, составьте по одному
варианту личного документа:
а) автобиография
б) резюме на должность:
- программиста крупной фирмы;
- экономиста торгового предприятия;
- что-либо другое на ваш выбор
в) заявление директору вашего института с просьбой:
- разрешить вам досрочную сдачу сессии;
г) объяснительная записка на имя директора вашего института (повод
придумайте сами)

Задание 2. Составьте деловое письмо, основываясь на сюжете сказки (на ваш

выбор). Оформите его со всеми реквизитами
б) «Репка»

Резюме
 Мукашев Саят Ренатович
Возраст: 18 лет
Семейное положение: не женат
Контактная информация: тел.: +7(999)724-55-08
E-mail: sayatmukashev110@gmail.com
Цель: трудоустройство на должность программиста

Образование:
Астраханский государственный технический университет (2020 - наст. время).
Институт Информационных технологий и коммуникаций, специальность:
"Информационная безопасность автоматизированных систем".

Опыт работы:
Опыта работы в данном направлении нет.

Дополнительная информация:

- Личные качества: дисциплинированность, целеустремленность,

пунктуальность, ответственность.
- Готов к работе с ненормированным рабочим днем.

02.06.2021 г.

Директору Института
 Информационных технологий и
коммуникаций АГТУ
Белову С.В.
Студент группы ДИБСС-11
Мукашев С.Р.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу Вас, разрешить мне досрочную сдачу сессии, в связи с

запланированной поездкой в Соединённые Штаты Америки по программе
«Work and Travel». Все подтверждающие документы прилагаются.

01.06.2021 г.

Директору Института
 Информационных технологий и
коммуникаций АГТУ
Белову С.В.
Студент группы ДИБСС-11
Мукашев С.Р.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Я, Мукашев Саят Ренатович, студент группы ДИБСС-11, отсутствовал на

занятиях с 01.04.2021 г. по 05.04.2021г. по причине заболевания. Медицинская
справка прилагается.

02.06.2021 г.
 Администрация Директору управляющему
МО "Город Астрахань" компанией
ул. Чернышевского, 6, г. Астрахань ООО «Чудо-Репка»
тел.: +7 (8512) 39-44-92 Деду

№ 1 от 09.06.2021 г.
О просьбе предоставить пропитание

Уважаемый Дед!

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью о пропитании членов

семьи, а также домашних животных компанией ООО «Чудо-Репка», просим
Вас предоставить репку, в размере 1/6 части, для следующих граждан:

-Бабка,
-Внучка,
-Жучка,
-Кошка,
-Мышка.

Напоминаем, что срок выполнения данной работы – 1 неделя, иначе овощ

может испортиться.
Мы рассчитываем, что вы примите все необходимые меры и сообщите нам
о результатах.
Благодарим и надеемся на дальнейшее сотрудничество.

С уважением,
Глава МО "Город Астрахань" Пермякова М.Н.