Практическая работа №2

Требования к составлению служебных писем университета.

1. Служебное письмо как ответ ДВФУ о выполнении поручения

вышестоящих организаций:
1.1 Используются бланки Университета формата А4 (приложения 7, 8);
1.2 Поля для бланков документов:
левое – 30 мм;
правое – 15 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
1.3 Перед текстом письма на бланке указывается его краткое содержание
(заголовок), если нет специального заголовка (заключение, решение,
предписание).
Допустимыми для названий разделов считаются:
тип шрифта – Times New Roman;
кегль шрифта– 14-16;
выравнивание текста – по центру без абзацного отступа;
межстрочный интервал – 1,5;
отступ после заголовка – две строки с 1,5 междустрочным
интервалом.
1.4 Текст письма печатается с использованием:
шрифта Times New Roman;
размер шрифта 14;
через 1,5 межстрочных интервала;
абзацный отступ текста документа - 1,25 см.;
интервал между буквами в словах – обычный;
интервал между словами - один пробел;
текст выравнивается по ширине листа.
1.5 Оформление реквизитов:
длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении
реквизитов не более 7,5 см.;
длина самой длинной строки реквизита при продольном
расположении реквизитов не более 12 см.;
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный
интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным
интервалом;
- 2 одинарных межстрочных интервала между заголовком текста до
обращения к адресату;
- 2 одинарных межстрочных интервала между обращением к адресату
до текста документа;
- 1 полуторный межстрочный интервал между текстом документа до
отметки о приложении;
- 3 одинарных межстрочных интервала
1.6 Адресат:
При адресовании письма руководителю структурного подразделения
указывается в именительном падеже наименование организации, ниже
- в дательном падеже наименование должности руководителя,
включающее наименование структурного подразделения, фамилию,
инициалы.
1.7 Исполнитель:
Инициалы, фамилия исполнителя письма и номер его контактного
телефона указываются в левом нижнем углу лицевой стороны
последнего листа документа;
до передачи письма на подпись исполнитель должен проверить его
содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и
приложений. В письме-ответе должна присутствовать ссылка на
входящий номер документа-запроса. Письмо представляется на
 подпись вместе с материалами, на основании которых оно было
подготовлено.
1.8 Приложение:
Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах),
прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах,
претензиях, актах, справках и других информационно-справочных
документах) или о том, что документ является приложением к
основному документу (в документах - приложениях к
распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям,
договорам, планам, отчетам и др. документам).
1.9 Подпись:
документы, направляемые в Министерство образования Российской
Федерации, федеральные органы представительной власти и судебные
органы, в федеральные органы исполнительной власти,
территориальные органы исполнительной власти, сторонние
организации, гражданам, подписываются должностными лицами
ДВФУ согласно утвержденному приказом Университета
распределению обязанностей.

2. Служебное письмо как сопроводительное письмо ДВФУ в

стороннюю организацию к программам, планам и т.д.;
2.1 Используются бланки Университета формата А4 (приложения 7, 8);
2.2 Поля для бланков документов:
левое – 30 мм;
правое – 15 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
2.3 Перед текстом письма на бланке указывается его краткое содержание
(заголовок), если нет специального заголовка (заключение, решение,
предписание).
 Допустимыми для названий разделов считаются:
тип шрифта – Times New Roman;
кегль шрифта– 14-16;
выравнивание текста – по центру без абзацного отступа;
межстрочный интервал – 1,5;
отступ после заголовка – две строки с 1,5 междустрочным
интервалом.
2.4 Текст письма печатается с использованием:
шрифта Times New Roman;
размер шрифта 14;
через 1,5 межстрочных интервала;
абзацный отступ текста документа - 1,25 см.;
интервал между буквами в словах – обычный;
интервал между словами - один пробел;
текст выравнивается по ширине листа.
2.5 Оформление реквизитов:
длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении
реквизитов не более 7,5 см.;
длина самой длинной строки реквизита при продольном
расположении реквизитов не более 12 см.;
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный
интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным
интервалом;
- 2 одинарных межстрочных интервала между заголовком текста до
обращения к адресату;
- 2 одинарных межстрочных интервала между обращением к адресату
до текста документа;
- 1 полуторный межстрочный интервал между текстом документа до
отметки о приложении;
- 3 одинарных межстрочных интервала
2.6 Адресат:
При адресовании письма руководителю структурного подразделения
указывается в именительном падеже наименование организации, ниже
- в дательном падеже наименование должности руководителя,
включающее наименование структурного подразделения, фамилию,
инициалы.
2.7 Исполнитель:
Инициалы, фамилия исполнителя письма и номер его контактного
телефона указываются в левом нижнем углу лицевой стороны
последнего листа документа;
до передачи письма на подпись исполнитель должен проверить его
содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и
приложений. В письме-ответе должна присутствовать ссылка на
входящий номер документа-запроса. Письмо представляется на
подпись вместе с материалами, на основании которых оно было
подготовлено.
2.8 Приложение:
Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах),
прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах,
претензиях, актах, справках и других информационно-справочных
документах) или о том, что документ является приложением к
основному документу (в документах - приложениях к
распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям,
договорам, планам, отчетам и др. документам).
2.9 Подпись:
документы, направляемые в Министерство образования Российской
Федерации, федеральные органы представительной власти и судебные
органы, в федеральные органы исполнительной власти,
территориальные органы исполнительной власти, сторонние
организации, гражданам, подписываются должностными лицами
 ДВФУ согласно утвержденному приказом Университета
распределению обязанностей.

3. Служебное письмо как служебное письмо между структурными

подразделениями ДВФУ.
3.1 Для внутренней переписки следует использовать бланки структурных
подразделений (приложение 9).
3.2 Поля для бланков документов:
левое – 30 мм;
правое – 15 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
3.3 Перед текстом письма на бланке указывается его краткое содержание
(заголовок), если нет специального заголовка (заключение, решение,
предписание).
Допустимыми для названий разделов считаются:
тип шрифта – Times New Roman;
кегль шрифта– 14-16;
выравнивание текста – по центру без абзацного отступа;
межстрочный интервал – 1,5;
отступ после заголовка – две строки с 1,5 междустрочным
интервалом.
3.4 Текст письма печатается с использованием:
шрифта Times New Roman;
размер шрифта 14;
через 1,5 межстрочных интервала;
абзацный отступ текста документа - 1,25 см.;
интервал между буквами в словах – обычный;
интервал между словами - один пробел;
 текст выравнивается по ширине листа.
3.5 Оформление реквизитов:
длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении
реквизитов не более 7,5 см.;
длина самой длинной строки реквизита при продольном
расположении реквизитов не более 12 см.;
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный
интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным
интервалом;
3.6 Адресат:
При адресовании письма руководителю структурного подразделения
указывается в именительном падеже наименование организации, ниже
- в дательном падеже наименование должности руководителя,
включающее наименование структурного подразделения, фамилию,
инициалы.
3.7 Приложение:
Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах),
прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах,
претензиях, актах, справках и других информационно-справочных
документах) или о том, что документ является приложением к
основному документу (в документах - приложениях к
распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям,
договорам, планам, отчетам и др. документам).
3.8 Подпись:
руководители структурных подразделений Университета имеют право
подписи на бланке Университета писем согласно распределенным
полномочиям между руководителями ДВФУ, утвержденным
соответствующим приказом ректора, и/или в соответствии с
доверенностью, ИН-ДВФУ-02-031/2-2017 20 из 61
выданной ректором ДВФУ.
Служебные письма в структурные подразделения
ДВФУ (школы, филиалы, департаменты), любая внутренняя
переписка оформляются на бланке структурного подразделения
Университета за подписью руководителя соответствующего
структурного подразделения.