Тема №11

Служебная документация для внутреннего пользования: приказ, акт,

докладная записка, объяснительная

Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом

соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего–
либо, подтверждающая право на что–либо и имеющая юридическую
силу. Документ является основанием или средством регуляции
управленческих, организационных, финансовых действий организаций
или отдельных должностных лиц.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и

внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется
между должностными лицами, подразделениями одной организации,
учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях
должностного соподчинения, документацию этого типа называют
служебной. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения
информации в документе предъявляют особые требования:
однозначность используемых слов и терминов; нейтральный тон
изложения; соблюдение лексических, грамматических, стилистических
норм, обеспечивающих точность и ясность изложения; смысловая
достаточность и лаконичность текста. Невыполнение этих требований,
с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает
или снижает их юридическую и практическую значимость.

Приказ – это такой правовой акт, который издается руководителем

предприятий и учреждений (или руководителями их подразделений),
действующих на основе единоначалия. Приказ издается в целях
проведения определенных мероприятий» направленных на
совершенствование деятельности организации или решения кадровых
вопросов.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем

предприятия для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения
составляются преимущественно по вопросам информационно-
методического характера, по вопросам исполнения приказов,
различных инструкций и др. Они могут быть изданы заместителями
руководителя организации в пределах их компетенции,
руководителями самостоятельных структурных подразделений, а также
главными специалистами организации, что закрепляется в
учредительных документах предприятия, организации.

Акт – это документ, составляемый группой лиц подтверждающий

установленные ими факты или события. Акты составляются при
ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-
материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц,
проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в
эксплуатацию законченных объектов и т.д. Независимо от
разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на
бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование
организации, наименование.структурного подразделения, название
вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к
тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их
местонахождение.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю

другого структурного подразделения, руководителю данного или
вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение
какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание
отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.
п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительные записки можно разделить на две группы. К

первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной
документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они
оформляются на общем бланке учреждения и подписываются
руководителем. Вторую группу составляют объяснительные записки по
поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и
поведения отдельных работников. Часто это документ, объясняющий
вышестоящему непосредственному руководителю причины
невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или
технологической дисциплины. Объяснительная записка может быть
оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги
формата А4.Структура объяснительной записки: реквизит адресата,
наименования вида документа (объяснительная записка), дата
документа, заголовок к тексту, начинающийся с предлога "О" ("ОБ") и
собственно текст. Текст объяснительной записки должен объективно
отражать события и конкретные факты, давать четкие разъяснения.
Объяснительная записка подписывается составителем.