Подготовка Проекта Делового Письма

Администрация
Губернатора Свердловской области
ПОДГОТОВКА ПРОЕКТА
ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Практическое пособие
Екатеринбург
2015
Подготовка проекта официально-делового письма: практическое пособие /
Секретариат Губернатора Свердловской области; автор-составитель
О.А. Виноградова. Екатеринбург, 2015.
В пособии дается представление об особенностях языка официально-

деловой переписки в сфере государственной гражданской службы. Рас-
смотрены вопросы, связанные с логикой построения текстов, правилами
их оформления, даны алгоритмы действий для составления писем разных
типов и образцы соответствующих писем. Описаны способы структуриро-
вания и сокращения информации; приведены свойственные официально-
деловой переписке типовые словесные конструкции и группы взаимозаме-
няемых слов, рассмотрены вызывающие затруднение случаи словоупо-
требления применительно к языку деловых писем.
Предназначено для использования в процессе подготовки и редакти-
рования проектов официально-деловых писем в сфере государственной
гражданской службы.
2
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ....................................................................................................... 5
Часть 1. ОСОБЕННОСТИ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ
(на материале переписки в сфере государственной гражданской службы)....... 7
Часть 2. ПОДГОТОВКА ПРОЕКТА ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО
ПИСЬМА ...................................................................................................... 12
Раздел 1. Оформление .................................................................................... 12
§ 1. Правила оформления реквизитов.......................................................... 13
§ 2. Правила оформления текста .................................................................. 14
§ 3. Приемы работы в текстовом редакторе Microsoft Word 2010 ............ 18
Раздел 2. Адресат ............................................................................................ 20
Раздел 3. Содержание ..................................................................................... 23
§ 4. Тема ......................................................................................................... 23
§ 5. Структура ................................................................................................ 23
§ 6. Соответствие законам логики ............................................................... 23
§ 7. Фактический материал: точность, полнота, содержательность ......... 26
§ 8. Типы писем: алгоритмы действий и образцы ...................................... 27
8.1. Приглашение ........................................................................................ 28
8.2. Переадресация обращения .................................................................. 29
8.3. Ответ на приглашение ......................................................................... 30
8.4. Ответ на обращение ............................................................................ 31
8.5. Просьба / предложение ....................................................................... 32
8.6. Ответ на запрос / Доклад (сообщение) об исполнении поручения ........... 34
Раздел 4. Изложение ....................................................................................... 37
§ 9. Структурирование информации ........................................................... 37
§ 10. Способы сокращения информации ..................................................... 39
§ 11. Типовые словесные конструкции ....................................................... 41
§ 12. Синонимы и близкие по значению слова ........................................... 44
§ 13. Устранение лексических, грамматических, пунктуационных
ошибок ........................................................................................................... 47
13.1. Лексика ............................................................................................... 47
13.2. Грамматика ........................................................................................ 48
13.3. Пунктуация ........................................................................................ 58
3
13.4. Склонение фамилий .......................................................................... 63
13.5. Склонение названий населенных пунктов (славянского
происхождения или давно заимствованных и освоенных) в сочетании
с родовыми словами город, поселок, село ................................................ 65
Раздел 5. Проверка ......................................................................................... 66
§ 14. Виды правки текста .............................................................................. 66
§ 15. Техника правки текста ......................................................................... 69
ЗАКЛЮЧЕНИЕ .............................................................................................. 70
ЛИТЕРАТУРА ................................................................................................ 71
4
ВВЕДЕНИЕ
Представленные в пособии материалы предназначены для использо-

вания в процессе подготовки и редактирования проектов официально-
деловых писем в сфере государственной гражданской службы.
Пособие имеет практико-ориентированный характер, является обоб-
щением опыта редактирования писем указанного типа и содержит как тео-
ретические сведения о построении текста, так и множество примеров ре-
дакторской правки, позволяющих приобрести навыки проверки текста.
Практическая направленность пособия определяет также и способ изложе-
ния материала – в кратком виде, в том числе в виде перечней и схем.
Часть разработок основана на такой особенности языка официально-
деловых писем, как тенденция к стандартизации. Поскольку, «по данным
исследований, унифицированный текст воспринимается почти в десять раз
интенсивнее, чем неунифицированный»1, предлагается использовать гото-
вые алгоритмы действий, образцы писем, типовые словесные формулы,
с тем чтобы уделить больше внимания значимым аспектам текста письма.
Первая часть пособия – «Особенности официально-делового стиля» –
содержит сведения о функциональном назначении официально-делового
стиля и стилевых характеристиках языка официально-деловой переписки
в сфере государственной гражданской службы.
Вторая часть – «Подготовка проекта официально-делового письма» –
дает целостное представление о процессе подготовки проектов соответ-
ствующих писем и включает практические рекомендации и разработки,
соответствующие каждому из этапов данного процесса.
В разделе «Оформление» даны правила оформления реквизитов и
текста письма, а также некоторые приемы работы в текстовом редакторе
Word 2010, знание которых позволяет быстро и правильно оформить со-
здаваемый текст.
Раздел «Адресат» содержит сведения о выборе адресата, правилах
оформления соответствующего реквизита, способах устранения распро-
страненных ошибок в данной части письма.
Раздел «Содержание», посвященный этапу подготовки содержатель-
ного аспекта, включает информацию о структуре и логических основах
построения текста письма, а также о некоторых приемах выстраивания
логически связного текста. Кроме того, в этом разделе перечислены прин-
ципы отбора фактического материала и даны практические рекомендации
по подготовке писем разных типов (алгоритмы действий и образцы).
В разделе «Изложение» содержатся сведения, которые позволяют со-
ставить адекватный и грамотный текст: описаны способы структурирова-
ния и сокращения информации; приведены свойственные официально-
деловой переписке типовые словесные конструкции, а также группы сино-
1
Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: учебное пособие.
Москва: Флинта, Наука, 2012. С. 12.
5
нимов и близких по значению слов, которые могут быть использованы при
выборе нужного слова и устранении повторов; дано изложение трудных
вопросов словоупотребления применительно к языку деловых писем.
В разделе «Проверка» акцентируется внимание на необходимости
проверки и редактирования текста письма, описаны виды и техника правки
текста, приведены примеры правки.
Рекомендуется ознакомиться со структурой пособия и заинтересо-
вавшими материалами, а впоследствии обращаться к текстам определен-
ных разделов по мере необходимости. Работу с текстом упрощает наличие
перекрестных ссылок (ссылок на материалы других разделов, связанные
с рассматриваемой темой). Постепенное освоение предложенной инфор-
мации позволит получить целостное представление о процессе подготовки
проекта письма и сделать этот процесс более простым и эффективным.
6
Часть 1
ОСОБЕННОСТИ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ
(на материале переписки в сфере
государственной гражданской службы)
«Термином «официально-деловой стиль» принято обозначать осо-

бенности языка служебных, в первую очередь организационно-
распорядительных (акт, отчет, служебное письмо и т. д.), а также диплома-
тических документов»1.
Таким образом, сферой применения данного стиля является правовая,
административная, судебная, деловая и дипломатическая деятельность.
Тексты законов, распоряжений, постановлений, указов, приказов, ин-
струкций, договоров, соглашений, актов, деловых писем регламентируют-
ся требованиями, предъявляемыми к деловой речи.
Официально-деловой стиль отличается наиболее четкими характери-
стиками. Несмотря на то, что этот стиль трансформируется в процессе со-
циально-исторических изменений, он выделяется среди других функцио-
нальных разновидностей языка своей стабильностью, традиционностью,
замкнутостью и стандартизованностью.
Рассмотрим особенности официально-делового стиля на материале
деловой переписки в сфере государственной гражданской службы.
I. Полнота и актуальность информации, точность, последова-
тельность и лаконичность. Основная задача составителя проекта письма –
максимально кратко, логично и грамотно изложить необходимые сведе-
ния.
Поэтому предпочтительным в текстах данного типа является обыч-
ный порядок слов в предложении: подлежащее находится перед сказуе-
мым; определение – перед определяемым словом; обстоятельство – воз-
можно ближе к определяемому слову; вводные слова (таким образом,
вместе с тем, следовательно и пр.) – в начале предложения, так как ак-
центируют логическую связь между высказываниями.
В текстах официально-деловых писем преобладают простые (с одной
основой) двусоставные (с подлежащим и сказуемым) предложения (как
правило, повествовательные (вопросительные и восклицательные практи-
чески не используются), личные, распространенные, полные). Из односо-
ставных активно употребляются только безличные (В целях ... необходимо
выделить ...; В случае ... придется сократить...) и определенно-личные
предложения (Прошу ...; Приказываю ...; Обращаем Ваше внимание ...).
В связи с информативной насыщенностью текстов, необходимостью
детализировать сведения и обозначать причинно-следственные связи син-
таксис официально-делового стиля отличается усложненностью.
1
7
Из сложных предложений наиболее распространены бессоюзные и
сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительны-
ми, условными, причины и цели, а также конструкции типа провели меро-
приятия, что позволит…
Увеличивает размер предложения использование обособленных обо-
ротов, преимущественно причастных, которые нередко включают длинные
названия нормативных правовых актов.
Доминирование предложений с большим числом слов связано также
с их распространенностью (например, часто встречаются конструкции с
последовательным подчинением однотипных падежных форм, обычно
форм родительного падежа: на должность ведущего специалиста отдела
анализа и прогнозирования; с целью повышения уровня взаимодействия;
согласование административного регламента исполнения государствен-
ной функции) и использованием однородных членов.
Вместе с тем в сфере официально-деловой переписки выработаны и
приемы упрощения текста.
Отличительной особенностью деловых писем является применение
конструкций с отыменными (образованными с помощью существитель-
ных) предлогами (в связи с, в целях, в части, в ходе, в соответствии с,
в случае). Данные конструкции используются вместо сложноподчиненных
предложений с придаточными причины, цели, условными и, соответствен-
но, позволяют упростить текст (например, вместо поскольку обстоятель-
ства изменились, ... – в связи с изменением обстоятельств; чтобы
предотвратить ..., – в целях предотвращения; если будут выполнены ..., –
в случае выполнения).
Кроме того, в служебных документах часто применяются аббревиа-
туры (например: ОАО, ГУП СО) и сокращения (например: Министерство,
Положение, Общество), которые вводятся при первом упоминании соот-
ветствующего полного названия: (далее – …).
II. Официальность, нейтральный тон изложения.
Предназначение деловых писем – обобщенное, объективное изложе-
ние информации, а не личностные оценки. В связи с этим их отличает кор-
ректность высказываний и применение уместных этикетных формул. Не-
желательно использовать личные местоимения (предпочтительнее вместо
Я прошу – Прошу, Я считаю целесообразным – Представляется целесооб-
разным, Мною принято решение – Принято решение и т. д.).
По той же причине распространено использование страдательного
залога – в этом случае акцентируется факт совершения действия (план
утвержден, предложение одобрено, решения приняты и т.п.), а не сведе-
ния о том, кем совершено это действие.
Глаголы, придающие речи личностный характер и динамичность, в
официально-деловых письмах вытесняются отглагольными существитель-
ными на -ние, -ение: исполнение, достижение, подчинение, уведомление,
информирование, разделение и др.; распространены также используемые
8
лишь в деловой речи отглагольные существительные с префиксом не-:
неизбрание, непризнание, недополучение, неисполнение и т. п.
Из официально-деловых текстов исключаются слова с эмоционально-
экспрессивной окраской (существительные и прилагательные с суффикса-
ми субъективной оценки, междометия), а также разговорные и простореч-
ные слова и конструкции (например, фразу Школа из здания не выехала
следует заменить фразой Здание школы не освобождено; слайды к докладу –
слайд-презентация).
Широко используемая «специальная лексика» (слова, которые отно-
сятся к какой-либо профессии или роду деятельности) должна отличаться
стилистической нейтральностью. Профессионально жаргонные слова
необходимо заменять терминами и профессионализмами (например, вме-
сто договор на врезку и пуск природного газа – договор на присоединение к
газопроводу и пуск природного газа; сеть была запроектирована в 70-е
годы – проектирование сети было осуществлено в 70-е годы; капитально
отремонтированы – осуществлен капитальный ремонт).
Встречающиеся в текстах рассматриваемого типа фразеологизмы
также лишены экспрессивности (иметь значение, играть роль, занимать
должность, принять во внимание, довести до сведения, сфера применения
и т. п.), даже если они связаны с оценкой (достичь уровня чего-либо; обла-
дать значимостью).
Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном
тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. «В документе может
быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (не-
редко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую оче-
редь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-
экспрессивной оценки ситуаций и фактов»1.
III. Стандартизация.
Языковые средства официально-делового стиля образуют относи-
тельно замкнутую систему. Использование типовых, устойчивых словес-
ных конструкций (см. § 11) и перечисленных выше стандартных синтакси-
ческих моделей в некоторой степени компенсирует синтаксическую
усложненность официально-деловых текстов.
Диапазон сочетаемости слов в деловой речи ограничен: информация –
представляется, закон – утверждается, поручение – выполняется, письмо –
составляется и т. д.
Кроме общеупотребительных и нейтральных слов, в текстах офици-
ально-деловых писем используются:
слова и словосочетания, свойственные только административно-
канцелярской речи (изложенный, подведомственный, представляется
целесообразным, в части исключения);
1
9
термины, профессионализмы и словосочетания терминологического
характера, прежде всего юридические (законодательство, утвержденный
распоряжением, внесение изменений в закон);
глагольно-именные словосочетания (вербономинанты), которые ста-
новятся заменой соответствующих глагольных форм (оказать содействие
вместо содействовать, осуществляет поставку вместо поставляет
и т. д.). В некоторых случаях выбор иной формы невозможен (исполнять
обязанности, наделить полномочиями, занять должность, возложить
ответственность). Кроме того, значение глагольно-именных словосоче-
таний может не совпадать со значением параллельных им глаголов
(например, сочетание обеспечить проведение мероприятий не равноценно
значению провести мероприятия);
атрибутивно-именные словосочетания типа дисциплинарные взыска-
ния, вышестоящие органы, установленный порядок.
Тенденция к стандартизации способов выражения мысли в стандарт-
ных ситуациях и ограниченность диапазона используемых в деловых
текстах языковых единиц приводят к частой повторяемости одних и тех же
слов, форм, оборотов, конструкций.
В некоторых случаях такие повторы функционально обусловлены,
так как с их помощью удается избежать неверных толкований (например, в
текстах юридических документов одно и то же существительное может
повторяться даже внутри предложения и не заменяться местоимением).
Однако нередко повторы связаны с ограниченностью выбора языко-
вых единиц и усложняют восприятие текста, создают монотонность, пре-
пятствуют осознаванию смысла.
Одним из типичных недостатков официального стиля является плео-
назм – использование избыточных, ненужных с точки зрения смысла слов
(например: главный приоритет: существительное приоритет образовано
от лат. prior – первый, старший, и само по себе обозначает главенство).
Весьма распространена также такая стилистическая ошибка, как тав-
тология – повтор однокоренных слов (например: обязательное условие
исполнения обязательства; следует отметить следующее; адресовать в
адрес; в соответствии с законом приняты соответствующие норматив-
ные акты; направить информацию о мероприятиях, направленных и др.),
в том числе в начале предложений (Согласно закону ...; Согласно поста-
новлению …).
Такие повторы рекомендуется заменять (см. § 12), учитывая при
этом, что нередко многозначное слово синонимично другому только в од-
ном из своих значений. «Например, характерное для деловых текстов сло-
во запрос в одном из значений синонимично слову требование (обязатель-
но в форме множественного числа): запросы / требования покупателей.
10
В то же время оно не имеет присущего слову требования значения "норма,
порядок, которым кто- – что-либо должно соответствовать"»1.
В завершение следует отметить: перечисленные особенности офици-
ально-делового стиля (актуальность и точность информации, нейтральный
тон изложения, тенденция к стандартизации) являются общепризнанными
и не меняются в течение длительного времени. Это свидетельство их
устойчивости и закрепленности традицией, нормативности и обоснованно-
сти. Использование стандартных, шаблонных слов и оборотов речи, кото-
рое в других языковых сферах воспринимается как недостаток, в данном
случае оправдано функциональным назначением рассматриваемого стиля.
1
11
Часть 2
ПОДГОТОВКА ПРОЕКТА ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
«Служебное письмо – документ информационно-справочного харак-

тера, направляемый <…> в адрес государственных органов, органов мест-
ного самоуправления, организаций различных форм собственности, их
руководителей, отдельных должностных лиц, граждан»1.
Чтобы правильно, быстро и грамотно составить текст служебного
письма, необходимо учитывать особенности официально-делового стиля и
требования к оформлению, структуре и содержанию соответствующего
письма. Незнание этих особенностей и правил усложняет процесс его под-
готовки, а иногда и становится препятствием к созданию значимого тек-
ста.
Лингвисты единодушны в том, что язык служебных документов —
это набор клише, штампов, стандартов. Тенденция к однотипности, уни-
фикации является особенностью современного этапа развития служебных
документов. Унификация текстов документов сокращает затраты труда и
времени, облегчает восприятие документа, приводит к упрощению и уско-
рению процесса документооборота.
Подготовка проекта служебного письма включает следующие со-
ставляющие:
– правила оформления письма;
– выбор адресата и указание соответствующих сведений;
– обдумывание содержания письма;
– изложение информации;
– проверка текста.
Далее подробно рассмотрена каждая из этих составляющих.
Раздел 1
ОФОРМЛЕНИЕ
Подготовку проекта письма рекомендуется начать со знакомства с

правилами его оформления и их выполнения до набора текста, так как
оформление документа после его написания приведет к необходимости
повторить уже проделанную работу (например, после изменения размера
полей придется вновь проверить, чтобы в конце строки не оставались сло-
ва, которые нельзя отделять от последующих).
В данном разделе в краткой форме даны:
1
Распоряжение Губернатора Свердловской области от 14.05.2012 № 187-РГ «О Правилах оформления
документов в Администрации Губернатора Свердловской области и Правительстве Свердловской обла-
сти». П. 15.1.
12
– основные правила оформления реквизитов и текста проекта слу-
жебного письма в соответствии с Распоряжением Губернатора Свердлов-
ской области от 14.05.2012 № 187-РГ «О Правилах оформления докумен-
тов в Администрации Губернатора Свердловской области и Правительстве
Свердловской области»;
– некоторые приемы работы в текстовом редакторе
Microsoft Word 2010, необходимые для подготовки проекта служебного
письма.
§ 1. Правила оформления реквизитов
Поля:
левое – 2,5 см,
правое – 1 см,
верхнее – 2 см,
нижнее – 2 см.
Интервалы:
перед фамилией адресата – 1,
перед обращением – 2,
после обращения – 1,
перед словом «Приложение» – 1.
Шрифт:
Times New Roman, размер 14
(в случае необходимости – 13,5*, 13* или 12).
Шрифт одинаковый во всех частях
письма (кроме сведений об исполнителе).
Абзацный отступ:
1,25
Нумерация страниц:
со 2-й страницы, по центру верхнего поля страницы, шрифт как во
всем тексте (обычно – 14).
Сведения об адресате:
9 см от правой границы листа, перед фамилией – 1 интервал.
13
Наименование документа:
формулируется с помощью отглагольных существительных в пред-
ложном падеже (О, Об…), соответствует теме письма.
Сведения о приложении:
Если названо в тексте и о его направлении сказано с помощью слов
«направляю» или «(прилагается)»:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если не названо в тексте, указывается название, например:
Приложение: ходатайство от 10.02.2011 № 227 на 1 л. в 1 экз.
или (если приложений несколько):
Приложение: 1. Ходатайство ФГУП «Охрана» МВД России по
Свердловской области на 2 л. в 1 экз.
2. Перечень бюджетных организаций, имеющих
задолженность перед … по Свердловской области, на 34 л.
в 1 экз.
Сведения об исполнителе:
в нижнем колонтитуле, 0,4–0,7 см от нижнего края*, шрифт 10 (при
необходимости – 8), выравниваются по левому краю.
В 1-й строке: имя – отчество – фамилия, во 2-й – телефон в формате:
(код города) номер телефона.
* Нет указаний в Распоряжении Губернатора Свердловской области от 14.05.2012 № 187-РГ

«О Правилах оформления документов в Администрации Губернатора Свердловской
области и Правительстве Свердловской области».
§ 2. Правила оформления текста
«Текст документа излагается русским литературным языком с учетом

особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначе-
ния в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть
изложено кратко, логично, точно и ясно»1.
Текст письма оформляется в соответствии со следующими требова-
ниями.
Не допускается переносить на другую строку или страницу,

т.е. отделять:
инициалы имени и отчества от фамилии;
сокращенные родовые понятия (например, «г.», «ул.», «обл.») от
имени собственного, с которым они используются;
1
Распоряжение Губернатора Свердловской области от 14.05.2012 .№ 187-РГ «О Правилах оформления
сти». П. 3.4.11.
14
сокращенные обозначения мер от цифр, указывающих число измеря-
емых единиц;
словесные выражения от цифровых при оформлении дат, календар-
ных сроков, в названиях праздников и знаменательных дат;
часть числа (допустимо разделение чисел, соединенных знаком тире
(например, 2014–2015), в этом случае тире располагается в первой строке).
знаки номера, параграфа, процента, градуса и соответствующие циф-
ры.
Не следует также оставлять в конце строки:

предлоги и союзы, начинающие предложение, кроме трехбуквенных
предлогов и союзов, начинающих предложение.
На рисунке представлены соответствующие примеры.
Способ переноса на следующую строку см. § 3.
Не отделяются пробелом:
кавычки и скобки – от заключенных в них слов;
знаки препинания – от скобок и кавычек;
знаки препинания (точка, запятая, двоеточие, точка с запятой, много-
точие, восклицательный и вопросительный знаки) – от предшествующих
слов;
дефис1 в сложных словах, пишущихся через дефис (например: обще-
ственно-политический, проектно-изыскательские, 130-тысячный);
дефис в регистрационном номере (например, 187-РГ);
тире между числами, определяющими числовой диапазон (например:
17–108; 2009–2017 годы). В остальных случаях тире отделяется пробела-
ми.
1
Следует различать дефис (-) и тире (–). Дефис используется только в словах и пишется без пробелов
(соединяет части слова, например официально-деловой, сине-белый, интернет-портал), тире – во всех
остальных случаях (разделяет части предложения), пишется с пробелами (искл.: между цифрами, например
в 2007–2009 годах). Сочетания клавиш для постановки этих знаков см. в § 3 данного пособия.
15
Разделяются пробельным интервалом:
цифры, если их более четырех (по три цифры справа налево) (напри-
мер, 3 245 758). Исключение: десятичные дроби и обозначение номеров и
стандартов (например: 0,01599; ГОСТ 16598-75).
Должны быть оформлены тем же шрифтом, что и текст:

кавычки;
знак №.
При копировании часто сохраняется другое начертание, отличное от
написанного шрифтом Times New Roman (N вместо №, "….." вместо
«…..»); такие ошибки следует исправить.
Написание дат и календарных сроков:

«1990-е годы
в 2007–2011 годах
с 1998 по 2002 год
в 2001 и 2007 годах
на 2008–2012 годы
на 2009 год и плановый период 2010 и 2011 годов
в 1999-м (если нет слова год)
за 80–90-е годы XX века
в период 1950 год – 1960-е годы
в зимний период 2010/2011 года
2004/2005 учебный год
второе полугодие
20 апреля 2011 года
с 02 по 20 мая (но: со второго по двадцатое мая)
в 20-х числах марта
XX–XXI века
XXI век»1.
Написание чисел:
«от одного до трех лет
в пять-шесть раз (но: в пять – десять раз)
в 5, 10, 15 раз (если в ряду цифры до десяти и выше)
за 20 лет
две минуты
на 30 минут
март – апрель
в январе – начале февраля
день-два
1
сти». П. 18.9.
16
два-три часа
две трети голосов
одна четвертая часть населения
человек 12-15
3 процента, 100 процентов, 66,5 процента
50-процентное
6 рублей, 16 246 385 тыс. рублей (но не 16 млрд. 246 млн. 385 тыс. рублей)
241 млн. рублей (но: нам выделили 241 миллион)
4 куб. метра, 500 куб. метров
21 млрд. киловатт-часов
12 тыс. кв. метров
на 600 гектарах
40 центнеров с гектара
инвалид I группы, рабочий III разряда
30-й ряд
343,5 тысячи
по состоянию на 01 февраля 2014 года
в период с 01 по 25 февраля 2014 года
в период с 01 февраля по 25 марта 2014 года
в период с 01 февраля 2014 года по 01 февраля 2015 года»1.
Формы написания чисел:

буквенная (например: четыре компьютера, пять бланков);
цифровая (например: 20 печатных листов);
буквенно-цифровая (например: 130-тысячный митинг).
Форма написания чисел в тексте одного документа должна быть оди-
наковой (принцип единообразия).
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по тради-
ции обозначаются века, кварталы, порядковые номера съездов, конферен-
ций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин,
спортивных состязаний, например: XX век, XIX – XX века, XX столетие;
I квартал, IV квартал; X Международный астрономический съезд;
XII Олимпийские игры.
Порядковые числительные (отвечают на вопрос какой? (-ая, -ие))
обозначаются арабскими цифрами, пишутся с наращением, без пробель-
ных интервалов (например: 8-й ряд).
Рекомендуемое написание единиц измерения:
5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 20 млн. тонн; в приложениях –
сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 20 млн. т.
1
сти». П. 18.9.
17
Согласование существительного с дробным числом:
согласуется с дробной частью числа и пишется в родительном падеже
единственного числа, например: 28,5 метра, 46,2 кв. метра, 108,0 метра (!),
но 28,5 тыс. метров.
Написание сложных существительных и прилагательных, имеющих
в своем составе числительные:
пишутся через дефис, например: 150-летие, 3-месячный срок, 25-
процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы, 2-комнатная квар-
тира.
Знак номера:
ставится перед порядковыми номерами приложений, но не ставится
перед порядковыми номерами таблиц, иллюстраций, глав, страниц, напри-
мер: приложение № 2, но: таблица 1, глава 4, страница 5;
при нескольких числах (то есть когда они обозначают соответствую-
щие понятия во множественном числе) не удваивается и ставится только
один раз, например: № 15–21 (то же касается знака «§» и подобных знаков:
§ 1, 2, 5).
Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процента,
градуса также пишутся словами (например: номер одиннадцать).
Математические обозначения:
знаки =, <, >, +, - допускается применять только в формулах; в тексте
документов их необходимо писать словами: равно, меньше, больше, плюс,
минус.
§ 3. Приемы работы в текстовом редакторе Microsoft Word 2010
Замена слова или знака во всем тексте или фрагменте текста

Необходимо выделить весь текст или фрагмент. Если замена произ-
водится в нескольких фрагментах, используйте многократное выделение
(при выделении очередного фрагмента удерживайте клавишу Ctrl).
Далее: Главная → Редактирование → Заменить. В строке «Найти»
введите слово, которое необходимо заменить, а в строке «Замена» — слово
или знак для замены (учтите также наличие пробелов, например; если за-
меняете на тире, введите и пробелы вокруг знака: – ).
Режим автовыделения
Поставьте курсор в начало выделяемого фрагмента, нажмите F8 и
кликните мышкой в месте, где выделение должно быть окончено.
Если последовательно нажимать F8, выделится сначала слово возле
курсора, затем абзац и весь текст документа.
Убрать лишние пробелы

Главная → Редактирование → Заменить. В строке «Найти» введите
два пробела, а в строке «Замена» — один и щелкайте кнопкой «Заменить
все» до тех пор, пока не будут найдены все лишние пробелы.
18
Нумерация страниц
Главная → Колонтитулы → Номер страницы (выбрать нужный вари-
ант из предложенных) → Параметры → Особый колонтитул для первой
страницы (если на этой странице заголовок и, соответственно, ее не нужно
нумеровать), затем сделайте цифры необходимым шрифтом).
Выбор синонима
Если нужно заменить слово синонимом, нажмите на него правой кла-
вишей мыши, найдите «Синонимы», подведите курсор, выберите наиболее
подходящее слово и нажмите на него. (Синонимы см. также в § 12 данного
пособия).
Проверка правописания и грамматики.

Орфографические и грамматические ошибки будут подчеркнуты
красной волнистой линией, пунктуационные (неправильная расстановка
знаков препинания) – зеленой линией. Если щелкнуть правой кнопкой на
неправильно написанные слова, будут предложены варианты исправления
(при отсутствии верного варианта исправления ошибку необходимо ис-
править самостоятельно).
Функцию проверки полезно использовать, однако cледует иметь в
виду, что 100-процентная проверка текста невозможна (например, не бу-
дут подчеркнуты слова с пропущенными или замененными буквами, если
такие слова существуют: засушиваются (заслушиваются) руководители,
организация побега (пробега), коме (кроме), сера (сфера) культуры, от-
рытое (открытое) акционерное общество; пригодные (пригородные) по-
езда.
Сочетания клавиш в Microsoft Word 2010
Вставка специальных знаков

Вставляемый знак Сочетание клавиш
Короткое тире CTRL+знак «минус»
Длинное тире ALT+CTRL+знак «минус»
Неразрывный пробел CTRL+SHIFT+ПРОБЕЛ1
Мягкий перенос CTRL+знак «дефис»
Неразрывный дефис CTRL+SHIFT+ знак «де-
фис»2
Многоточие ALT+CTRL+ТОЧКА
Выполнение действий
Действие Сочетание клавиш
Разрыв строки SHIFT+ВВОД
Разрыв страницы CTRL+ВВОД
Разрыв колонки/таблицы CTRL+SHIFT+ВВОД
Добавление полужирного начертания CTRL+B
1
Используется для отображения пробела фиксированной ширины между словами/знаками и при запрете
разрыва строки в определенном месте.
2
Используется для фиксирования неразрывности словосочетаний с дефисом.
19
Добавление курсивного начертания CTRL+I
Добавление подчеркивания CTRL+U
Вызов подменю «Шрифт» CTRL+SHIFT+P
Изменение регистра SHIFT+F3
Удаление форматирования выделенного CTRL+ПРОБЕЛ
текста
Копирование выделенного текста/объекта CTRL+C
Вырезание выделенного текста/объекта CTRL+X
Вставка текста/ объекта CTRL+V
Отмена последнего действия CTRL+Z
Повтор последнего действия CTRL+Y
Быстрое сохранение SHIFT + F4
Вызов подменю «Заменить» CTRL+H
Выделение текста CTRL+SHIFT+ клавиши со
стрелками
Выделение слова/абзаца двойной щелчок левой кла-
вишей мышки
Просмотр и перемещение в документе

Открытие или закрытие окна предвари- CTRL+P
тельного просмотра и печати
Увеличение масштаба изображения CTRL+среднее колесико
мышки
Перемещение по странице при увеличен- клавиши со стрелками
ном масштабе изображения
Перемещение к предыдущей или следу- PAGE UP или PAGE DOWN
ющей странице при уменьшенном мас-
штабе изображения
Перемещение к первой странице при CTRL+
уменьшенном масштабе изображения
Перемещение к последней странице при CTRL+ END
уменьшенном масштабе изображения
Перемещение к началу строки HOME
Перемещение к концу строки END
Переход к слову с ошибкой ALT+ F7
Раздел 2
АДРЕСАТ
Прежде чем приступить к подготовке письма, следует убедиться, что

адресат выбран правильно.
Например, если во входящем письме сказано: «Направить информа-
цию в аппарат полномочного представителя Российской Федерации в
Уральском федеральном округе», будет ошибкой адресовать письмо само-
му полномочному представителю:
20
Полномочному представителю аппарат полномочного представите-
ля Российской Федерации в Уральском федеральном округе
От выбора адресата зависит и выбор этикетных формул, и объем
письма (в каждом конкретном случае необходимо учитывать, какая ин-
формация требуется – обобщенная или подробная).
Реквизит «Адресат» размещается в правом верхнем углу первой
страницы проекта служебного письма, начинается с прописной буквы,
строки реквизита выравниваются по левой границе, отведенной для данно-
го реквизита, на расстоянии 9 см от правой границы листа (поле (1 см) +
8 см).
Для подготовки письма должностному лицу необходимы следующие
сведения:
– должность, которая обычно включает название организации и / или
наименование региона / страны;
– фамилия;
– имя и отчество (для обращения) и соответствующие инициалы (для
сведений об адресате, указываются перед фамилией).
Наименование должности и фамилия указываются в дательном паде-
же и отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интерва-
лом, например:
Министру здравоохранения
Свердловской области
А.Р. Белявскому
Если письмо адресовано в организацию, указывается только ее

название, если гражданину – фамилия и инициалы (в этом случае после
фамилии!), а также адрес1.
В ходе подготовки письма необходимо убедиться в следующем:
– фамилия, имя и отчество не содержат ошибок:

Таркановскому Таракановскому
Губернатору Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры
Н.В. Комаровой
Уважаемая Наталья Викторовна Владимировна!
1
Подробнее см. Распоряжение Губернатора Свердловской области от 14.05.2012 № 187-РГ «О Правилах
оформления документов в Администрации Губернатора Свердловской области и Правительстве Свердлов-
ской области». П. 15.7.
21
Губернатору Нижегородской
области
В.П. Шанцеву
Уважаемый Валерий Павлович Павлинович!
Губернатору Псковской
области
А.А. Ткачуку Турчаку
– инициалы соответствуют имени и фамилии;
– указанная должность соответствует занимаемой адресатом в насто-

ящее время:
Президенту Республики Временно исполняющему обязанности
Президента Республики …
Временно исполняющему обязанности Губернатора Губернатору
Санкт-Петербурга
– указано официальное наименование должности и организации:

Министерство образования и науки РФ Российской Федерации
Руководителю Федерального агентства научных организаций России
– наименование региона / страны указано верно (обратить внимание

на прописные и строчные буквы!):
Губернатору Ямало-ненецкого округа Ямало-Ненецкого
автономного округа
… в Уральском Ффедеральном округе
– склонение фамилий и названий соответствует правилам русского

языка (см. п. 13.4, 13.5):
Клевецу Клевцу
Администрация города Екатеринбург Екатеринбурга
Администрация города Нижнего Тагила Нижний Тагил
– правильно оформлены сведения о должности и звании (если по-

следние указаны): запятая между ними не ставится, например:
Прокурору Свердловской области

государственному советнику юстиции …
Проверка сведений об адресате поможет избежать ошибок и нелов-

ких ситуаций.
22
Раздел 3
СОДЕРЖАНИЕ
§ 4. Тема
В кратком виде тема письма отражается в заголовке (реквизит

«Наименование документа»), формулируется с помощью отглагольных
существительных в предложном падеже (О, Об…). Формулировка темы
дает ответ на вопрос, о чем говорится в письме.
К распространенным ошибкам относятся:

более широкая формулировка темы:
О мерах по обеспечению сбалансированности консолидированных
бюджетов Российской Федерации консолидированного бюджета
Свердловской области
несоответствие теме письма:

О Перечне поручений Президента Российской Федерации
О состоянии государственного долга
неточность информации:
Об исполнении поручения
О ходе исполнения поручения
§ 5. Структура
Текст письма строят по схеме:

1) введение (причина обращения к адресату, в том числе ссылки на
события, факты, решения и др.);
2) основная часть (доказательство, т. е. обоснование вопроса, из-
ложенного в письме);
3) заключение (цель письма: перечисление выводов, просьбы, тре-
бования, предложения).
§ 6. Соответствие законам логики
Основная часть письма – это доказательство, которое включает

утверждение и аргументы.
Доказательство должно состоять из взаимосвязанных, выстроенных в
логическом порядке предложений и отвечать следующим требованиям:
1. Тезис и аргументы должны быть суждениями ясными, точно сфор-
мулированными.
2. В ходе доказательства тезис (предмет мысли) должен оставаться
неизменным (доказывается одно и то же положение). Иначе тезис остается
недоказанным.
23
3. Тезис и аргументы не должны быть суждениями, внутренне проти-
воречивыми. Они не должны противоречить и ранее высказанным утвер-
ждениям.
4. В качестве аргументов следует использовать положения, истин-
ность которых не вызывает сомнения.
5. Доказательство (обоснование или опровержение тезиса) должно
быть полным, достаточным. Закон достаточного основания требует, чтобы
наши мысли в любом рассуждении были внутренне связаны, обосновыва-
ли одна другую, т. е. требует последовательности и аргументированности
высказываний1.
В ходе подготовки письма могут быть использованы следующие при-

емы, которые позволяют выстроить логическую последовательность.
«Сворачивание» хронологической последовательности

События выстраиваются в хронологической последовательности, а
затем – для понимания ситуации в данный момент – располагаются в об-
ратном порядке.
1-й пример.
Поступило обращение – дано поручение – необходимо доложить
об исполнении поручения.
Докладываю об исполнении поручения, данного по обращению …
2-й пример.
В предложении
Докладываю об итогах рассмотрения обращения … по вопросу реа-
лизации мероприятия федеральной целевой программы «...» «Реконструк-
ция комплекса трамплинов» …
неверно указана суть обращения: заявитель просил не контролиро-
вать ход реализации мероприятия (которого в тот момент не существова-
ло), а содействовать установке «снежных пушек» на горнолыжных скло-
нах.
ВОССТАНАВЛИВАЕМ ХРОНОЛОГИЧЕСКУЮ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ:
Обращение об установке «снежных пушек» на горнолыжных склонах
– ответ о наличии планов по проведению реконструкции комплекса трам-
плинов – включение мероприятия «Реконструкция комплекса трамплинов»
в федеральную целевую программу «…», утвержденную … – выполнение
поручения в рамках реализации мероприятия «Реконструкция комплекса
трамплинов» – необходимость доложить о ходе исполнения поручения по
обращению …
1
См.: Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: учебное посо-
бие. Москва: Флинта, Наука, 2012. С. 194.
24
МЕНЯЕМ ХРОНОЛОГИЧЕСКУЮ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ НА ПРОТИВОПО-
ЛОЖНУЮ («ИЗ НАСТОЯЩЕГО В ПРОШЛОЕ»), и предложение принимает сле-
дующий вид:
Докладываю о ходе исполнения поручения по обращению …,
выполняющегося в рамках реализации мероприятия «Реконструкция
комплекса трамплинов …», включенного в федеральную целевую
программу «...», утвержденную ...
Обоснование цели письма: выбор аргументов

Этот прием предполагает построение диаграммы, в центре которой
размещается формулировка цели письма, вокруг – причины обращения
к адресату. Например:
В приведенном примере целью является просьба, а ее причинами –

изменение предшествующей ситуации и связанная с ним подготовка новой
документации, а также необходимость реализации проекта в определенные
сроки.
Установление логической связи

Отсутствие или нарушение логических связей усложняет восприятие
текста, приводит к появлению логических ошибок. Одним из средств уста-
новления логической связи является использование союзов и предлогов.
Этот прием позволяет обозначить взаимосвязь мыслей и переходы от од-
ной мысли к другой.
25
Важно понимать, какую именно логическую связь необходимо уста-
новить и какими словами она может быть выражена (см. схему). Это по-
может избежать таких ошибок, как использование слов Вместе с тем, ко-
гда нет никакого противоречия; Таким образом, когда сказанное далее не
представляет собой обобщения; вследствие, когда предшествующее сооб-
щение не является причиной.
§ 7. Фактический материал: точность, полнота, содержательность
Фактический материал, который приводится в письме, должен соот-

ветствовать следующим требованиям:
– полнота и корректность сведений о нормативных правовых актах,
программах, документах:
Программа …, утвержденная одобренная постановлением …
«Об одобрении Программы…».
План мероприятий на 2014–2015 годы, утвержденный ... от ... № ...
– точность названий. К распространенным ошибкам относятся про-

пуски слов или части названия, несоответствие названия официально при-
нятому, указание несуществующих названий:
Федеральный закон «Об автомобильных дорогах и дорожной
деятельности в Российской Федерации и о внесении изменений
в отдельные законодательные акты Российской Федерации»
26
«Об основах охраны здоровья граждан»
Программа на 2014 год и на плановый период 2015 и 2016 годов
«… на территории Российской Федерации»
Государственная программа Министерства ... Свердловской области
Администрация Кировоградского Кировградского городского округа
муниципальное образование г. Екатеринбург «город Екатеринбург»
Министру по физической культуре, спорту и молодежной политике
Свердловской области – Министру физической культуры, спорта
и молодежной политики Свердловской области
«О мере социальной поддержки по частному частичному осво-
бождению граждан …… от оплаты платы за коммунальные услуги»
– актуальность сведений (если речь идет о текущей ситуации, сле-

дует представить данные на ближайшую дату; цифры лучше представлять
в сравнении);
– достоверность дат и цифр. Нередко даты и цифры воспринимают-
ся как нейтральный, не требующий проверки материал, что приводит к
следующим типам ошибок:
Программа на 2015 2014 и 2015 годы.
План опубликован 22 января (с поправками от 24 февраля).
В 3015 году реализуется план мероприятий ...
В 2012 году в городе … функционировали 2050 учреждений
дополнительного профессионального образования, в которых занимались
2050 человек.
Всего проведено 108 мероприятий, в 2012 году – 50, в 2013 году – 52.
(50 +52 = 108 102).
Прошу направить информацию до 07 февраля 2014 года (дата
составления письма – 11 декабря 2014 года).
§ 8. Типы писем: алгоритмы действий и образцы
По функциональному признаку деловые письма делятся на инициа-

тивные письма и письма-ответы.
К первому типу писем относятся приглашение, просьба, предложе-
ние, переадресация письма, ко второму – ответ на обращение, ответ на
приглашение, направление информации, доклад об исполнении поручения.
Приведенные ниже алгоритмы действий для составления данных
типов писем и образцы писем носят рекомендательный характер и должны
адаптироваться к каждому конкретному случаю (необходимо использовать
только тот материал, который соответствует составляемому тексту).
27
В ходе подготовки письма рекомендуется также использовать материалы,
содержащиеся в § 9–12.
Следует отметить, что, по мнению лингвистов, применение типовых
текстов сокращает время на составление типовых писем в 3,5 раза. Со-
ставление писем по образцу дает возможность уделить внимание наиболее
значимым, не относящимся к типовым аспектам информации.
8.1. Приглашение
Письмо-приглашение может включать как только основные, так и ос-

новные и дополнительные сведения о проводимом мероприятии и услови-
ях участия в нем.
Алгоритм действий для составления письма-приглашения преду-
сматривает перечисление данных сведений.
Обязательные сведения
1. Название мероприятия.
2. Дата проведения.
3. Время проведения.
4. Место проведения.
5. Адрес.
Образцы
Приглашаю Вас принять участие в заседании (совещании) ..., которое
состоится (день, месяц) 20… года в ... часов … минут в ... (г. ..., ул. ...,
д. ...).
Приглашаю Вас принять участие в совещании по вопросу
(исполнения поручения …, контроля за организацией мероприятий …).
Совещание состоится 04 декабря 2014 года в ... часов … минут в ...
(г. …, ул. ..., д. ...).
До по л н и те ль н ые с ве де н и я и о бр аз цы пр и м е ня ем ы х
сло ве с ны х фо р м ул
1. Информация о мероприятии (цели, задачи, значимость, особенно-
сти и т. д.).
В рамках … состоится презентация ... Деловая программа меропри-
ятия предоставит возможность обсудить / Деловой программой меро-
приятия предусмотрено обсуждение ... .
Впервые в рамках ... будут организованы ... .
Преимуществом …. является возможность демонстрации … .
2. Просьба:
– выступить с докладом;
– сообщить об участии;
28
– направить (поручить направить) материалы для подготовки (текст
доклада, слайд-презентацию…), при необходимости – с указанием кон-
кретного срока;
– представить экспозицию.
Прошу Вас выступить с докладом по вопросу «...» / сообщить о Ва-
шем участии / поручить направить ... в срок до … .
Предлагаю также представить на площадке ... экспозицию, демон-
стрирующую … .
3. Намерение взаимодействовать в ходе мероприятия.
Предлагаю / Выражаю готовность в рамках мероприятия (подпи-
сать соглашение, обсудить вопросы ...).
4. Оценка значимости участия приглашаемых лиц.
Уверен, что участие представителей ... в работе … позволит укре-
пить наши партнерские отношения и найти новые направления для взаи-
мовыгодного сотрудничества.
5. Сообщение о дополнительном информировании.
Сведения о дате и времени проведения заседания будут направлены
Вам дополнительно / О дате и времени проведения заседания Вы будете
информированы дополнительно.
6. Контактная информация.
Прошу направить сведения об участии на электронный адрес … .
Прошу направить текст доклада в срок до ... (электронный
адрес ...).
Прошу сообщить о Вашем участии по телефону … .
8.2. Переадресация обращения
Алгоритм действий
1. Отметить:
– в чей адрес поступило обращение;
– фамилия, имя и отчество / инициалы заявителя;
– место проживания заявителя (населенный пункт, регион, при необ-
ходимости – адрес).
2. Сформулировать суть обращения в краткой и нейтральной форме
(о чем сообщается?).
3. Установить причину переадресации обращения.
4. Указать нормативный правовой акт, которым предусмотрены по-
рядок и сроки переадресации обращения.
5. Указать цель переадресации (для рассмотрения, организации про-
верки, принятия мер …).
6. Обозначить, кого необходимо проинформировать о результатах.
7. К письму приложить копию обращения и отметить количество ли-
стов в приложении.
29
Образец
Об обращении (ФИО),
… область, г. ...
Уважаемый (ая) … !
В адрес ... поступило обращение (ФИО заявителя в родительном

падеже), в котором сообщается о … .
Поскольку обращение содержит вопросы, решение которых не
входит в компетенцию ..., в соответствии с (название нормативного
правового акта в творительном падеже) направляю указанное обращение
в Ваш адрес для (рассмотрения, организации проверки, принятия мер …).
О результатах прошу проинформировать … .
Приложение: на …. л. в … экз.
8.3. Ответ на приглашение
1. Выразить благодарность за приглашение.
2. Ответить на приглашение:
– сообщить об участии, если необходимо – с уточнением даты и вре-
мени,
либо
– сообщить о невозможности принять участие (обычно с указанием
причины).
3. Сообщить о содействии в проведении мероприятия (информирова-
ние заинтересованных организаций, обращение к заинтересованным лицам
с просьбой оказать поддержку и пр.).
4. Дать оценку значимости мероприятия.
5. Выразить заинтересованность во взаимодействии, пожелать
успешного проведения мероприятия.
Образец
Благодарю Вас за приглашение принять участие в ... .
Сообщаю, что (дата) приму участие / делегация … примет участие в
(название мероприятия).
либо
В связи / К сожалению, в связи с (ранее запланированными
мероприятиями; необходимостью …; проведением … совещания …)
принять участие в … не представляется возможным.
В работе ... примут участие следующие представители Свердловской
области: … .
30
Информация о … направлена в адрес … / В адрес … направлено
письмо с просьбой о содействии в … .
Уверен, что … станет значимым событием для … / позволит … .
Надеюсь на дальнейшее плодотворное сотрудничество / Надеюсь на
дальнейшее сотрудничество и желаю успешного проведения … .
Искренне желаю организаторам и участникам … успехов и
плодотворной работы.
8.4. Ответ на обращение
1. Внимательно прочитать обращение, сформулировать его суть.
2. Ознакомиться с предысторией рассматриваемого вопроса (постав-
ленной проблемы, задачи).
3. Проанализировать представленные в обращении аргументы, оце-
нить, насколько они логичны и убедительны.
4. Обдумать возможные варианты решения (сопоставить «за» и «про-
тив»).
5. Принять и сформулировать решение.
6. В случае положительного решения – сообщить о готовности к со-
действию;
в случае отсутствия положительного решения – обосновать ответ.
Возможные варианты обоснования:
– сообщить о не учтенной обратившимся или не известной
ему информации (например, об изменении требований, сроков,
о дублировании …, об особенностях ситуации);
– указать на несоответствия в аргументации обратившегося;
– указать на последствия определенного решения;
– проинформировать о том, что уже сделано в рассматриваемой сфе-
ре.
7. Обозначить свою позицию по вопросу обращения.
Образец
Введение.
В ответ на Ваше обращение сообщаю, что … / В ответ на Ваше об-
ращение о … сообщаю следующее.
Основная часть.
К настоящему моменту … .
В связи с изменением … .
По данным … , в настоящее время … .
Однако исполнить … не представляется возможным, так как … .
31
Вместе с тем до настоящего времени информация не представлена
(мероприятия не завершены, документация не получена, правовые акты
не прошли процедуру согласования).
Согласно … необходимо завершить … . Вместе с тем в настоящее
время … .
Таким образом, … .
Следствием принятия … станет …, что, в свою очередь, приведет
к … . Указанные действия могут повлечь … .
Заключение.
С учетом изложенного … не представляется возможным (целесооб-
разным).
В случае … данный вопрос будет рассмотрен повторно / Вы будете
информированы дополнительно.
8.5. Просьба / предложение
Наиболее распространенные виды инициативных писем – просьба и

предложение.
В ходе составления инициативного письма рекомендуется учесть
следующие особенности восприятия:
– эффект края: лучше всего запоминается информация в начале и в
конце текста;
– эффект Ресторфф, или эффект изоляции: объект, выделяющий-
ся из ряда сходных однородных объектов, обращает на себя особое внима-
ние.
Применительно к данным типам писем это означает:
– введение и заключение должны быть краткими и давать ясное
представление о теме и цели письма;
– наиболее значимые аргументы следует акцентировать, например с
помощью установления логической связи (см. § 6); убедительных цифр, в
том числе сравнительных; привлекающих внимание фактов; четких и вы-
разительных формулировок и пр.
Алгоритм действий и образцы применяемых словесных формул 1.
1. Четко обозначить тему во вступлении (с первых строк должно

быть понятно, о чем (деятельности или создании предприятия / учрежде-
ния; выполнении поручения; организации мероприятия и пр.) пойдет речь.
В настоящее время осуществляется ….
В Свердловской области функционирует …
Во исполнение поручения … проводится …
В рамках подготовки к …
1
При подготовке проекта инициативного письма рекомендуется также использовать приемы выстраивания
логической последовательности (см. § 7).
32
2. Вызвать заинтересованность (акцентировать значимость проекта /
мероприятия, его оценку авторитетными лицами (сообществом); привести
факты и цифры, подтверждающие значимость мероприятия; обозначить
полученные или прогнозируемые результаты).
…, крупнейшее учреждение …
Один из мировых лидеров по … / в сфере …
Наиболее известное среди … мероприятие
В … году в мероприятиях выставки приняли участие …
Результатом … стало…
3. Обосновать просьбу / предложение. Если причин несколько, обду-
мать их логическую последовательность.
Возможные причины:
Просьба
исполнение поручения:
Учитывая необходимость своевременного исполнения поручения,
прошу Вас …
изменение ситуации (кратко напомнить о том, что сделано, и пока-
зать, что изменилось, не пересказывая подробно известную адресату ин-
формацию);
К настоящему моменту … . Вместе с тем введение в действие но-
вых стандартов привело к … .
выполнение чьей-либо просьбы:
С целью содействия (кому?) в (чем?) прошу …
организация визита:
Прошу Вас оказать содействие в организации программы
пребывания ...
необходимость получить содействие в реализации / одобрение проек-
та:
Прошу Вас рассмотреть проект… и в случае одобрения направить
соответствующие рекомендации в адрес… .
необходимость финансирования мероприятий:
В связи с необходимостью проведения дополнительных работ прошу
предоставить финансирование в размере … на условиях …
следование современным тенденциям (объединение научных органи-
заций, введение автоматизированных систем учета, поддержка отече-
ственной промышленности и т.д.):
В рамках реорганизации ….. представляется целесообразным объ-
единение следующих учреждений: … .
Предложение
готовность организовать мероприятие (наличие опыта, необходимой
материальной базы и т.д.):
Опыт проведения мероприятий аналогичного уровня даст
возможность …
Наличие соответствующей материальной базы (...) позволит …
33
готовность к сотрудничеству:
Предлагаю принять участие в реализации … на условиях …
Предлагаю заключить соглашение о сотрудничестве в сфере …
устранение проблемы:
С целью решения данной проблемы предлагаю …
4. Мотивировать к оказанию содействия / сотрудничеству (сообщить
о значимости проекта / мероприятия, о предполагаемых результатах со-
трудничества).
Реализация данного проекта позволит ...
Результатом реализации данного проекта станет …
5. Выразить просьбу / сформулировать предложение. Заключение
может содержать основную (например, просьба согласовать новую редак-
цию) и дополнительную информацию (согласовать в краткие сроки).
Учитывая значимость …, прошу Вас согласовать представленную
редакцию … в срок до … .
8.6. Ответ на запрос/Доклад (сообщение) об исполнении поручения
Указанные типы писем объединяет наличие подробной информации.

Если информация объемная, ее необходимо разделить на сопроводитель-
ное письмо и приложение.
В сопроводительном письме сообщается о направлении определен-
ной информации и указывается ее объем (в сведениях о приложении).
Образец
Доклад (сообщение) об исполнении поручения:
Докладываю / Направляю информацию об исполнении пункта …
раздела … перечня поручений / протокола (поручения …. о ….).
Ответ на запрос
В ответ на Ваш запрос о … сообщаю, что … / сообщаю следующее.
Направляю информацию о мерах, принятых по результатам рассмот-
рения представления о …, и о привлечении виновных должностных лиц к
дисциплинарной ответственности.
Информация в приложении должна содержать ответы на поставлен-

ные вопросы, быть понятной, конкретной и структурированной.
1. Внимательно прочитать входящее письмо, отметить:
– срок направления ответа;
– вопрос (ы), на который (е) следует ответить / поручение (я), кото-
рое (ые) следовало выполнить;
– отчетный период.
34
2. Определить:
– ясна ли суть вопроса (поручения), что непонятно – выяснить;
– какая информация необходима для ответа (не дублировать сведения
из входящего письма!);
– имеется ли необходимая информация в наличии.
3. Получить недостающую информацию и объединить с имеющейся.
4. Выбрать информацию, отвечающую на вопросы (расположены в
порядке значимости):
что сделано / планируется сделать?;
когда сделано? (если эти сведения необходимы для полноты ответа
на поставленный вопрос).
Сведения о том, кем сделано, приводятся лишь в случае особой необ-
ходимости.
5. Структурировать информацию.
Способы структурирования (пункты нумеровать римскими цифрами,
формулировки вопросов и направлений выделять курсивом или полужир-
ным шрифтом):
– по пунктам протокола, о выполнении которых сообщается:
I. Пункт … Формулировка поручения.
II. Пункт … Формулировка поручения.
– по направлениям:
Сфера социальной политики.
Сфера здравооохранения.
– по мероприятиям:
принятие нормативных правовых актов;
проведение мероприятий;
заключение соглашений;
проведение совещаний;
разработка методических рекомендаций;
информирование (органов, населения);
освещение в СМИ;
– по поставленным вопросам:
I. Формулировка первого вопроса.
II. Формулировка второго вопроса.
– по хронологии.
6. Составить план ответа, убедиться в последовательности и логично-
сти представления информации, а также в ее достоверности (см. § 5–7).
7. Определить, какие материалы необходимо приложить к письму
(правила оформления сведений о приложении см. § 1).
8. Убедиться в том, что даны ответы на все поставленные вопросы и
приведенная информация имеет отношение к теме письма.
9. Приступить к составлению письма (способы изложения, структу-
рирования и сокращения информации см. § 9–12).
35
ПРИМЕР ПРАВКИ СОДЕРЖАНИЯ ПИСЬМА, В КОТОРОМ ДУБЛИРУЮТСЯ СВЕДЕНИЯ
ИЗ ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА И СООБЩАЕТСЯ НЕ ОТНОСЯЩАЯСЯ К ВОПРОСУ
ИНФОРМАЦИЯ
Запрос: сообщить о мерах по устранению выявленных нарушений
1-й вариант (4 страницы):

 дословный пересказ результатов проведенной прокуратурой про-
верки
 сведения о региональных адресных программах в данной сфере и
их реализации
 сведения о выполнении «руководителями и специалистами» Ми-
нистерства должностных обязанностей
 информация о мерах по устранению выявленных нарушений
Таким образом, лишь небольшая часть письма соответствует запросу.
2-й вариант (1,5 страницы):

 сообщаю о мерах по устранению …
 проведено рабочее совещание…
 главам муниципальных образований направлены письма с требо-
ванием усилить личный контроль в части: ….
 направлены для применения в работе типовые условия контрак-
тов….
ПРИМЕР ПРАВКИ СОДЕРЖАНИЯ ПИСЬМА, ВКЛЮЧАЮЩЕГО ИЗБЫТОЧНУЮ

ИНФОРМАЦИЮ
Запрос: доложить о ходе реализации
1-й вариант (1,5 страницы):

 4 этапа реконструкции (подробное описание)
 введение в эксплуатацию 1-го и 3-го этапов в 2013 году, объеди-
нение 2-го и 4-го этапов в один этап)
 размер средств федерального бюджета, не освоенных в 2013 году в
связи с поздним поступлением в бюджет Свердловской области
 обоснование возможности использовать неосвоенные средства
(ссылка на закон)
 заключение договора с подрядной организацией
 планируемый срок ввода объекта в эксплуатацию
2-й вариант (две трети страницы):

 в 2013 году выполнено…
 финансирование работ по завершению объекта реконструкции
(строительство трибун, …) осуществляется за счет средств федерального
бюджета , не освоенных в 2013 году в связи…
 заключен договор с подрядной организацией
 планируемый срок ввода объекта в эксплуатацию – …
36
Раздел 4
ИЗЛОЖЕНИЕ
«Текст проекта служебного письма должен быть ясным, логичным и

кратким.
<…>
При составлении проекта служебного письма целесообразно:
излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предло-
жениями;
применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;
употреблять термины в их общепринятом, однозначном толковании;
отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении, в со-
ответствии с которым подлежащее предшествует сказуемому, определение
стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале
предложения;
не применять устаревшие слова, выражения и обороты;
отказываться от лишних слов, не вносящих ничего нового в существо
изложения;
избегать неоправданного употребления иностранных слов.
Содержание текста проекта служебного письма должно строиться та-
ким образом, чтобы у адресата в процессе чтения складывалось более це-
лостное понимание освещаемого в тексте служебного письма вопроса»1.
В данном разделе содержатся сведения о способах структурирования
и сокращения информации, приведены используемые в официально-
деловых письмах типовые словесные конструкции, а также синонимы и
близкие по значению слова (§ 9–12).
В § 13 данного пособия рассмотрены наиболее распространенные
лексические, грамматические, пунктуационные ошибки, встречающиеся в
официально-деловых письмах.
§ 9. Структурирование информации
Объемная информация воспринимается значительно проще, если она

представлена в структурированном виде.
Структурирование информации предусматривает:
– деление на группы и подгруппы по определенному критерию;
– наличие логических связей между выделенными группами инфор-
мации, чтобы структура надежно хранилась в нашей памяти.
Таким образом, структурирование материала – это процесс организа-
ции информации для ее запоминания, в результате которого элементы изу-
чаемого материала связываются по смыслу в целостную группу или не-
сколько таких групп.
1
сти». П. 15.12.
37
Например, проще запомнить номер телефона, записанный в таком
виде: 8 (912) 108-07-09, чем номер, написанный сплошным текстом:
89121080709.
Приемы компоновки текста (поля, шрифт, деление на абзацы) также
применяются для упрощения его восприятия.
Существуют различные способы структурирования и изложения ин-
формации.
Способы структурирования (пункты нумеровать римскими цифра-
ми, формулировки вопросов и направлений выделять курсивом или полу-
жирным шрифтом):
– по пунктам протокола, о выполнении которых сообщается:
I. Пункт … Формулировка поручения.
II. Пункт … Формулировка поручения.
– по направлениям:
Сфера социальной политики.
Сфера здравооохранения.
– по мероприятиям:
принятие нормативных правовых актов;
проведение мероприятий;
заключение соглашений;
проведение совещаний;
разработка методических рекомендаций;
информирование (органов, населения);
освещение в СМИ;
– по поставленным вопросам:
I. Формулировка первого вопроса.
II. Формулировка второго вопроса.
– по хронологии.
Способы изложения:
– традиционное, линейное построение текста:
В 2010 году проведено 170 мероприятий, направленных на … (97 %
от запланированного количества). В 2011 году состоялось
230 аналогичных мероприятий (90 %), в 2012 году – 320 (99 %). Причинами
невыполнения части мероприятий стали: в 2010 году – ... , в 2011 году – … ,
в 2012 году – ...
– перечни:
В течение 2010–2012 годов состоялось 720 мероприятий,
направленных на ...:
– в 2010 году – 170 (97 % от запланированного количества);
– в 2011 году – 230 (90 %);
– в 2011 году – 320 (99 %).
38
Причинами невыполнения части мероприятий стали:
– в 2010 году – … ;
– в 2011 году – … ;
– в 2012 году – ... .
– таблицы (преимущественно в приложениях):

Причина
Процент от
Количество невыполнения
Год запланированного
мероприятий части
количества
мероприятий
2010 170 97 …
2011 230 90 …
2012 320 99 …
Прямой порядок слов в предложении (подлежащее перед сказуемым,

обстоятельство возможно ближе к определяемому слову) также упрощает
чтение, поэтому не следует разделять тесно связанные по смыслу слова:
проводит отбор на конкурсной основе руководителей – на
конкурсной основе проводит отбор руководителей
утверждение состава комиссии распоряжением … по
противодействию коррупции – утверждение состава комиссии по
противодействию коррупции распоряжением …
разрешение на строительство выдано администрацией … сроком
действия – («сроком действия» относится к разрешению) –
администрацией … выдано разрешение на строительство сроком
действия …
устранение допущенных нарушений при строительстве –
устранение допущенных при строительстве нарушений
§ 10. Способы сокращения информации
Для упрощения восприятия текста письма рекомендуется использо-

вать следующие приемы сокращения:
1. Исключение сведений, не имеющих отношения к теме. Напри-
мер, в следующем случае не требовалось указывать, на основании каких
документов объект признан объектом культурного наследия, следовало
лишь ответить на вопрос о мероприятиях по его сохранению:
В ответ на Ваше обращение о финансировании реставрационных
работ на объекте культурного наследия «...» сообщаю следующее.
Указанный объект культурного наследия областного значения
поставлен на государственную охрану решениями …
Государственным автономным учреждением культуры Свердловской
области выдано охранное обязательство пользователя от …
Проводившиеся на объекте в период с ... по … год работы были
приостановлены ввиду ... .
39
2. Введение сокращений: (далее – Программа, Закон № …, му-
ниципальные образования) и т. п.
3. Заключение дополнительных сведений в скобки (в том числе
ссылок на нормативные правовые акты; адресов и пр.), например:
Зарегистрировано 3675 объектов, что составляет 90 % от общего
количества объектов / Зарегистрировано 3675 объектов (90 % от их
общего количества).
4. Исключение неоправданных повторов (адресов объектов, те-
мы совещания, сведений о повторном направлении информации )
или их замена с помощью слов указанный(ые), данный(ые), названный(ые),
перечисленные, изложенные, соответствующий(ие) (указанный закон,
перечисленные факты, данные объекты, соответствующее обращение и
т. п.), например:
… направили в уполномоченный орган Российской Федерации
сведения, необходимые для присвоения категории транспортной
безопасности автотранспортных средств. Категории транспортной
безопасности транспортных средств Указанные категории присвоены
1200 транспортным средствам.
Синонимы и близкие по значению слова см. § 12.
5. Устранение неоправданного использования синонимов и по-
второв:
В целях систематизации мероприятий, их упорядочения
Суточная пропускная способность – 25 тысяч человек в сутки
Учитывая изложенное, а также принимая во внимание тенденцию…
В соответствии с Законом…. и в соответствии с Указом
6. Упрощение сложных конструкций:
Меры, направленные на повышение / меры по повышению
Вопросы, связанные с организацией / вопросы организации
Проведено совещание о рассмотрении вопроса / совещание по
вопросу
7. Сокращение и объединение нескольких предложений:
Создана рабочая группа. В состав рабочей группы вошли / Создана
рабочая группа, в состав которой вошли
8. Использование перечней:
1-й вариант, в виде текста:
Проведено совещание … Кроме того, состоялось заседание рабочей
группы … Помимо этого организована встреча …
2-й вариант, в виде перечня:
В целях … проведены следующие мероприятия:
– совещание …;
– заседание рабочей группы …;
– встреча … .
40
9. Устранение повторения только что сказанного:
… состоялось совещание руководителей научно-исследовательских
учреждений …
<…>
Большинство участников совещания – руководителей научно-
исследовательских учреждений выразили мнение
В ответ на Ваше обращение о решении по вопросу … сообщаю, что
решение по вопросу ...
10. Устранение повторов одинаковых слов (см. § 12).
§ 11. Типовые словесные конструкции
Одной из особенностей деловой речи является

ее стандартизация. «Использование готовых, прочно вошедших
в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет
не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные
ситуации. Стандартизация … деловой речи существенно повышает ин-
формативность документов, заметно облегчает их восприятие»1.
Приведенные ниже словесные формулы разделены на группы по при-
знаку их наибольшей употребительности в определенной части письма –
введении, основной части и заключении.
Введение
 Во исполнение поручения …
 Докладываю об исполнении пункта … перечня поручений …
 Во исполнение пункта … протокола от …
 В соответствии с протоколом …
 В целях повышения эффективности реализации … программы …
 В ответ на Ваше обращение …
 Во исполнение Вашего поручения о рассмотрении обращения …
 В ответ на Вашу просьбу …
 Рассмотрев Ваше обращение о ..., сообщаю следующее.
 По вопросу … сообщаю следующее.
Основная часть
Обоснование
 В связи с указанием …
 В соответствии с достигнутой договоренностью (соглашением) …
 В порядке (с целью) оказания содействия
 На основании постановления (Закона, указаний и пр.) …
 В силу Закона …
1
41
 Согласно Закону …
 Законом … установлен …
Акцентирование внимания, установление связи между сообщениями:
 Довожу до Вашего сведения, что …
 Обращаю Ваше внимание
 Следует также отметить
 Отмечаю также …
 Сообщаю также
 Таким образом,
 Кроме того,
 Помимо этого
Противопоставление:
 Вместе с тем
 Однако
 При этом
 Между тем
 В то же время
 Тем не менее
Направление документов или информации
 Направляю(ем) для учета в работе …
 В ответ на Ваш запрос направляю …
Рекомендации
 В связи с изложенным рекомендуем обратиться…
 Таким образом, Вам необходимо обратиться…
 Соответственно, Вам следует направить заявление о … в …
Напоминание
 Повторно обращаю(ем) Ваше внимание на необходимость …
 Напоминаем, что непредставление документов в срок до …
 Повторно уведомляем о необходимости руководствоваться …
Интерпретация действий другой стороны

 Указанные действия могут повлечь …
 Вместе с тем до настоящего времени запрошенная информация не
представлена.
Приглашение
 Прошу Вас принять участие в совещании …
 Приглашаю (ем) Вас принять участие в обсуждении проекта …
 Просим принять участие в обсуждении вопроса …
 Приглашаем представителя Вашего ведомства посетить …
42
Выражение собственной позиции
 Наши обращения по данному вопросу не привели
к положительным результатам.
 Изложенные факты позволяют сделать вывод о …
 В соответствии с изложенным ... не представляется возможным.
 Таким образом, на данном этапе ... представляется
нецелесообразным.
 Однако исполнить решение … не представляется возможным, так
как …
 С учетом изложенного решение данного вопроса возможно после …
 Таким образом, решение данного вопроса не относится
к компетенции ...
 Основания для ... отсутствуют.
 Формулировка «...» не имеет достаточных оснований.
Просьба
 Прошу принять меры …
 Прошу представить в …
 Буду признателен за представление информации в срок до …
 Прошу сообщить данные о …
 Прошу рассмотреть вопрос ...
 Прошу рассмотреть возможность участвовать в церемонии …
 Приглашаю Вас и представителей …
 Прошу Вас направить Вашего представителя …
 Прошу информировать о … (принятом решении, Вашей позиции по
данному вопросу ...)
 Прошу направить (поручить направить) информацию в срок до …
Примечание. Некоторые языковые формулы, в особенности просьба,

приглашение, выражение собственной позиции, нередко используются в
заключительной части письма.
Заключение
 Докладываю на Ваше решение.
 Докладываю в порядке информации.
 Докладываю в порядке исполнения поручения.
 Буду признателен за представление информации в срок до …
 Со своей стороны, сообщаю о готовности …
 Изложенное позволяет сделать вывод о ...
 Изложенные факты позволяют констатировать наличие …
43
§ 12. Синонимы и близкие по значению слова
Ограниченность диапазона языковых средств, применяемых в слу-

жебных документах, приводит к частому повторению в тексте одинаковых
или однокоренных слов, например:
Обязательным условием исполнения указанного обязательства
является исполнение указанного перечня …
Данная особенность увеличивает время чтения текста и усложняет
его понимание, поэтому рекомендуется заменять повторы синонимами или
близкими по значению словами.
Далее приведены группы слов, объединенных по этому признаку, ко-
торые используются в официально-деловых письмах. Эти слова и сочета-
ния слов не всегда являются абсолютными синонимами, но в определен-
ных контекстах могут быть взаимозаменяемы.
Период
В настоящее время
На данный момент
На сегодняшний день
По состоянию на ...
В период
В течение
Начиная с … по настоящее время
С … года
Замена
(названия, адреса, формулировки и т.п.)
Данные
Указанные
Названные
Соответствующие
Рассматриваемые (объекты, вопросы)
Перечисленные
Отмеченные (обстоятельства, факты)
Изложенные
Предложенные (кандидатуры, методы, мероприятия)
Название мероприятия (форум «…», выставка …и пр.)

Данное мероприятие
Событие
Тип мероприятия (форум, выставка и пр.)
44
Взаимосвязь
(основание, противопоставление,
акцентирование, следствие и пр.)
В связи с … (с тем, что …)
Поскольку
Так как
По причине
Согласно информации
данным
сведениям
результатам
документам
Относительно
В отношении
По вопросу
…, в котором сообщается
Вместе с тем
Однако
При этом
Между тем
В то же время
Тем не менее
Кроме того,
Следует также отметить, что …
Обращаю Ваше внимание
Сообщаю также …
Отмечу, что …
В соответствии с (законом, постановлением, поручением …)

На основании …
В силу …
Согласно …
Законом установлено, что …

Соответственно,
Изложенное свидетельствует о … (о том, что…)
Следовательно,
Таким образом,
В связи с этим
В соответствии с изложенным
45
Действия и указание на их необходимость
Представить (информацию)
Направить (информацию)
Информировать
Сообщить
Уведомить
Довести до сведения
Известить
Следует
Надлежит
Необходимо
Предписано
Рекомендовано
Состоялось
Организовано
Проведено
Установлено
Выявлено
Обнаружено
Отмечено
Зафиксировано
Реализация
Выполнение
Решение (задачи …, вопроса …)
Осуществление
Обязывает
Регламентирует
Устанавливает (необходимость)
Предусматривает
Предписывает
Осуществляет деятельность (напр., предприятие)
Функционирует
Оценка и способ действия
Преимущественно
В основном
В первую очередь
Более
Свыше
Актуальность
Востребованность
Значимость
Посредством
Путем
С помощью
46
Утверждение,
выражение собственной позиции
Отсутствуют
Не имеется
Не представляется возможным
Представляется нецелесообразным
Даст возможность
Позволит
Способствует
Прошу
Буду признателен
Заранее благодарен за оказанное содействие
Будут учтены (в работе)

использованы
применены
§ 13. Устранение лексических, грамматических,

пунктуационных ошибок
В данном параграфе названы наиболее распространенные лексиче-
ские, грамматические, пунктуационные ошибки, свойственные проектам
официально-деловых писем в сфере государственной гражданской служ-
бы, даны рекомендации по их устранению и пояснения со ссылками на
тексты словарей.
13.1. Лексика
13.1.1. Несоответствие стилевой принадлежности
Лексика в официально-деловых текстах должна быть нейтральной
(подробнее см. часть 1, с. 9).
Алгоритм проверки и замены формулировок
1. Отметить слова и словосочетания, которые не являются нейтраль-
ными, например:
Расщепление денежных средств в адрес основных поставщиков
2. Сформулировать суть (в виде простого предложения):
Денежные средства распределяются между основными
поставщиками
3. Заменить формулировку:
Распределение денежных средств между основными
поставщиками
13.1.2. Речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова
ПРЕДСТАВИТЬ — ПРЕДОСТАВИТЬ
документы, полномочия,
информацию, возможность,
отчет земельный участок,
кредит
47
Основное значение глагола представить – «предъявить, сообщить»
(представить рукопись в издательство, представить проект на утвержде-
ние).
Глагол предоставить имеет следующие значения: 1. Дать возмож-
ность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо (предоставить кре-
дит, предоставить слово); 2. Дать возможность делать что-либо, действо-
вать каким-либо образом, поручить кому-либо исполнение какого-либо
дела (предоставить решить дело самому, предоставить ребенка самому
себе).
Пр и м еча н и е. Выбор глагола может зависеть от контекста. Если
Вы хотите «отдать документы в чье-то распоряжение», «дать воз-
можность ими обладать» (или просите об этом, то только предоста-
вить (в официально-деловой переписке такие случаи встречаются очень
редко. – Прим. авт. пособия), а если же речь идет о возможности «озна-
комиться с ними», документы следует представить1.
13.1.3. Речевая недостаточность –

немотивированный пропуск слова.
За счет средств бюджета
Проведено обучение представителей муниципальных образований
Об изменениях в Закон О внесении изменений в Закон
Об основах охраны здоровья граждан
13.1.4. Речевая избыточность –

дублирование слов (плеоназм, от греч. pleonasmos – излишество) и
повторы одинаковых или однокоренных слов (тавтология, от греч.
tautologia: tauto – то же самое, logos – слово).
Главный приоритет (существительное «приоритет» образовано от
лат. prior – первый, старший, и само по себе обозначает главенство).
Свободная вакансия (вакансия означает «свободное место»).
Суточная пропускная способность составляет 350 человек в сутки.
Новые перемены
Основными причинами являются, прежде всего:
13.2. Грамматика
Грамматическая ошибка — это ошибка в структуре языковой едини-
цы, в структуре слова, словосочетания, предложения; это нарушение ка-
кой-либо грамматической нормы — словообразовательной, морфологиче-
ской, синтаксической.
1
http://gramma.ru/RUS/?id=13.24
48
13.2.1. Согласование
5,0 кв. метра; 5,5 тысячи рублей – существительное согласуется с
дробной частью числа и пишется в родительном падеже единственного
числа (даже если дробная часть – «0»!).
В муниципальных образованиях, на территорииях которых … (мн. число!)
С 2010 по 2013 годы год (падежная форма определяется предлогом
«по»), но: В период 2010–2013 годов
Например:
Участникам боевых действий, проживающих (участникам каким?)
проживающим на территории Свердловской области.
13.2.2. Управление
Выбор падежной формы и предлога
К сложным вопросам составления текста служебного письма отно-
сится выбор правильной падежной формы и подходящего предлога (в ад-
рес или на адрес?; контроль за чем? или контроль над чем?; содействие в
чем? или содействие чему?).
Наиболее распространены следующие ошибки:
Информация по мероприятиям о чем? о мероприятиях
Согласно приказа чему? приказу
Обращение по оказанию содействия о чем? об оказании содей-
ствия
В соответствие и с требованиями выполнено следующее.
49
Далее приведены (с сокращениями) словарные статьи из словаря-
справочника Д.Э. Розенталя «Управление в русском языке» (М., 1981)
(за исключением слов, помеченных *), в которых рассмотрены конструк-
ции, использующиеся в текстах документов в сфере государственной
гражданской службы.
адрес: в адрес, по адресу и (разг.) на адрес. Все три варианта в значении

«кому-л., на имя кого-л.». В адрес советской делегации поступали сотни
взволнованных писем (Полторацкий). Пишите мне по новому адресу. Ты
напиши мне на ленинградский адрес (Панова). <…>
адресат. Вин. пад.: адресата. Найти адресата.
акцентировать что и н а че м . Акцентировать внимание на важной про-
блеме.
аналогичный чем у и с чем . Случай, аналогичный предыдущему
(с предыдущим).
аналогия с чем и м е ж д у чем . Вывод был сделан по аналогии с такими
же явлениями в недавнем прошлом. Можно провести полную аналогию
между одним и другим фактом.
ввиду – вследствие (выражение причинных отношений). Предлоги сино-

нимичны, но чаще первый указывает на причину пр е дс то я ще го собы-
тия, а второй – на причину со вер ш ив ше го с я события. Cр: ввиду скоро-
го отъезда – вследствие наступивших заморозков. <…> Однако предлог
ввиду может употребляться и для обозначения причины действий настоя-
щих, постоянных, а также отнесенных к прошлому, например: Ввиду не-
достатка в продовольствии сокращение в пути теперь было особенно важ-
но (Арсеньев).
возложить что-л. на ко го -ч то и к чем у. 1. на ко г о (поручить). Уез-
жая, она [Любаша] возложила часть своей работы по «Красному Кресту»
на Варвару (Горький). 2. на что и к ч ем у (торжественно положить).
Возложить цветы на могилу. <…> Возложить венок к могиле Неизвестно-
го солдата.
возможность (возможности) чего и д ля ч его . 1. че г о (осуществимость
чего-л.). Сомнительна возможность быстрой перемены погоды. <…>.
2. дл я че го (наличие условий, благоприятных для чего-л., способствую-
щих чему-л.). Имеются все возможности для дальнейшего роста культуры
населения.
информация* о чем (не п о чем у) о выполнении, о реализации (не по

выполнению, по реализации)
итог: подвести итог (итоги) чего и чем у . Подвести итоги переговоров.
Подвести итог своим расходам...
50
компенсация чего и за что . Компенсация убытков. Компенсация за
неиспользованный отпуск.
компенсировать что чем . Компенсировать потерю времени усиленным
трудом.
компетентный в чем . Комиссия в этом вопросе вполне компетентна.
контроль за чем , на д к е м -ч ем и че го . 1. за чем и на д чем (при
отглагольных существительных). Контроль за (над) выполнением плана.
Контроль за (над) расходованием средств. 2. з а ч е м (при существитель-
ных, обозначающих действие или признак). Контроль за работой станка.
Контроль за качеством работы. 3. над к ем -чем ( при существительных
отвлеченных и при одушевленных существительных). Контроль над фи-
нансами. Контроль над производством. Контроль над молодыми специали-
стами. 4. чего (в официальной и профессионально-технической речи).
Контроль деятельности выборных органов. Контроль температуры в до-
менной печи. Контроль готовой продукции.
курировать ко го -ч то (не кем - чем ). Курировать работу … группы.
льгота ко м у и д ля ко г о . Льгота ветеранам (для ветеранов) Великой

Отечественной войны.
меры (совокупность действий для осуществления чего-л.) чего и по че -

м у. Меры наказания. Меры по улучшению ухода за посевами. Принять
меры к чему и против чего. Принять меры к ликвидации прорыва. Принять
меры против распространения гриппа.
мотивировать что чем . [Михаил Федорович] находит нужным мотиви-
ровать свой приезд какою-нибудь очевидною нелепостью (Чехов).
мораторий на ч то . Мораторий на взнос платежей по ссудам.
надзирать за ке м -чем . Надзирать за школьниками. Надзирать за поряд-

ком. Сотня людей надзирает за работой [на фабрике] (Чехов).
начать (приступить к чему-л. в первую очередь) чем и с ч его . Начать
день упорной работой. Начать речь приветствием (с приветствия).
недоукомплектовать ко го -ч то . Недоукомплектовать полк. Недоуком-
плектовать старшие классы.
несогласие (отсутствие согласия, разногласие) в чем и с кем -ч ем . Не-
согласие в эстетических убеждениях было только следствием несогласия в
философских основаниях всего образа мыслей (Чернышевский). Выразить
несогласие с оппонентом, с его доводами.
несогласованность в чем . Несогласованность в действиях. Несогласо-
ванность в работе.
51
несоответствие чего , че м у, с чем , м е ж д у ч е м . Несоответствие ха-
рактеров. Несоответствие усилий полученным результатам. Лица их были
радостны, в полном несоответствии с обстановкой (Злобин). Бросалось в
глаза несоответствие между напряженными побледневшими лицами муж-
чин и презрительно спокойными лицами женщин (Николаев).
обеспечить ко го чем и к о м у ч то . 1. ко го чем (снабдить чем-л. в по-

требном количестве). Обеспечить на зиму дома топливом. 2. ко м у ч то
(создать необходимые условия для осуществления чего-л., гарантировать
что-л.). Обеспечить молодежи возможность получить специальное образо-
вание.
обосновать (обосновывать) что чем . Обосновать свое предложение тео-
ретическими выкладками.
обращение* о чем . Поступило обращение об оказании содействия.
оплата чего и з а ч то . 1. чего (в значении действия). Оплата труда ра-
бочих. Оплата расходов по командировке. 2. за что (уплачиваемые за
что-л. деньги). Высокая оплата за срочную работу. Сдельная оплата за
труд.
оплатить что (н е з а ч т о ). Оплатить проезд в автобусе.
опыт (опыты) чего , в че м , по чем у и с кем . Опыт революционной
борьбы. Опыт строительства. Потом появились на столе бумажки с круп-
ными каракулями – первые ее опыты в письме (Гладков). Имеется опыт по
использованию новых материалов. Опыты с кроликами и морскими свин-
ками.
основать что и н а чем . 1. что (положить начало, учредить). Основать
город. Основать музей. 2. н а чем (построить на основе чего-л., исходя из
чего-л.). Основать выводы на данных практики.
основываться на чем . Нам кажется, что весь спор против эстетики осно-
вывается на недоразумении, на ошибочности понятий о том, что такое эс-
тетика (Чернышевский). Ср. обосновать ч е м.
ответить на что , чем и з а ко го -ч то . 1. н а ч то (дать ответ). Ответить
на запрос. 2. чем (отозваться согласием, отказом, каким-л. чувством
и т.п.). Ответить согласием на предложение. 3. за к о го -ч то (понести
наказание, поплатиться за что-л.). Но уже кто-нибудь мне ответит за мои
страдания... (А.Н. Островский).
отвечать за ко го -ч то и чем у. 1. за ко го -ч то (принимать ответствен-
ность). Отвечать за работу. Отвечать за качество. 2. чем у (соответство-
вать, удовлетворять). Отвечать интересам народа.
отказ в ч ем и о т че го . Отказ в приеме. Отказ подсудимого от дачи по-
казаний.
отмечать (касаться чего-л., указывать на что-л.) что (не о чем ). Отмечать
положительные стороны работы и ее недостатки.
52
отношение: в отношении ко го - че го (устар. к ко м у- ч ем у) и по отно-
шению к ко м у- ч ем у (устар. ко го - чего ). Он... косвенно помог раскрыть
это дело в отношении других (Андреевский). Я... боялся, не разделяет ли
моих чувств по отношению к железной дороге и мой новый знакомый (Чи-
риков).
отчет о чем и в чем . 1. о чем (официальное сообщение о выполнении
какого-л. задания, о результатах исследования и т. п.). Отчет о команди-
ровке. Отчет о научной работе. 2. в чем (объяснение, разъяснение чего-л.,
подробный рассказ о чем-л. – с глаголами дать, отдавать). Дмитрий Ника-
норович не любит отдавать отчета в своих поступках (Тургенев).
оценка ко го -че го и ко м у -ч ем у. 1. ко го -ч его (определение цены,
стоимости, значения кого-, чего-л.). Оценка имущества. Оценка знаний
учащихся. Оценка гениев, опередивших свой век, совершается в потомстве
(Добролюбов). 2. ко го -че г о и ко м у - ч ем у (мнение, суждение о каче-
стве, достоинстве кого-, чего-л.). ... Ее [Лизы] оценки людей оказывались
почти всегда верными (Слонимский). Полностью присоединяюсь к вашей
оценке его поступкам (поступков).
площадь: площадью и площадью в (чаще употребляется беспредложная

конструкция). Комната площадью пятнадцать метров (площадью в пятна-
дцать метров). При отсутствии числительного употребляется предложная
конструкция: поверхность стола площадью в квадратный метр.
подготовить ко го -ч то к чем у. Подготовить учеников к экзаменам.
[Майор Озеров] проверял в уме, как он подготовил полк к наступлению
(Бубеннов).
подготовка чего и к че м у. 1. чего (приготовление чего-л.; предвари-
тельная работа для выполнения чего-л.). Подготовка доклада. Подготовка
почвы для сева. 2. к ч ем у (предварительные действия, мероприятия).
Подготовка к экзаменам.
подпись (и печать): с подписью (и печатью) – за подписью (и печатью).
Конструкции синонимичны, но второй вариант присущ официальной речи.
потребность в чем и ч е го . Потребность тяжелой промышленности в
каменном угле. Потребность растений в воде. Потребность человеческой
ласки (в человеческой ласке).
предназначить что-л. ко м у и д л я ко го . Тяжелая участь была ему
предназначена. Эти пособия предназначены для учащихся техникумов.
предоставить (дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться
чем-л., делать что-л., действовать каким-л. образом) что ко м у. Предоста-
вить слово оратору.
представить (сделать представление о награде, повышении по службе и
т.п.) кого-л. к ч ем у. Представить к награде. Коновалова представили к
ордену Красной Звезды (В. Кожевников).
53
представлять собой и (разг.) представлять из себя. Это открытие пред-
ставляет собой большой шаг вперед в науке. Подводчик представлял из
себя длинную, прямолинейную фигуру с сильно покатыми плечами (Че-
хов).
протяженность: протяженностью и протяженностью в (чаще употребля-
ется беспредложная конструкция). Дистанция протяженностью пятьсот
метров (протяженностью в пятьсот метров). При отсутствии числительно-
го употребляется предложная конструкция: дорога протяженностью в ки-
лометр.
руководство чем и чего . 1. чем (направляющая деятельность управле-

ния кем-, чем-л.). Руководство действиями забастовщиков. 2. чего (руко-
водители). Руководство Союза журналистов. Руководство театра.
сведения* о чем (не по ч ем у) о выполнении, о реализации (не по вы-

полнению, по реализации)
свойственный ко м у (не д л я ко го ). Со свойственным ему талантом. Не
суди слишком быстро и пылко, как это и свойственно тебе (Достоевский).
совещание о чем и по ч ем у. Совещание о задачах по подъему живот-
новодства. Через час должно было начаться совещание по выработке плана
спасательных работ (Павленко).
согласно чем у (устар. че го ) и с чем . 1. чем у (на основании чего-л.).
Согласно предписанию. Согласно уставу. 2. с че м (в соответствии с чем-
л.). Согласно с требованиями морали.
сообщение чего и о ч ем . 1. чего (донесение сведений, уведомление).
Сообщение последних новостей. Сообщение тайных сведений. 2. о чем
(то, что сообщается). Сообщение о прибытии иностранной делегации.
сообщить что и о чем . 1. что (донести сведения в полном объеме). Со-
общить решение суда истцу. Сообщить новость. 2. о чем (донести ча-
стичные сведения, уведомить в общем виде). Сообщить о прибытии поез-
да.
содействие* ко м у, чем у и в чем (беспредложная форма более предпо-
чтительна). Содействие организаторам. Содействие развитию бизнеса. Со-
действие в реализации программы.
соответствие*: 1. Привести в соответствие (означает необходимость при-
вести к некоторому стандарту, исправить, усовершенствовать) с чем : с
требованиями, стандартами, правилами. 2. В соответствии (если по значе-
нию = согласно) с чем: с законом, постановлением, перечнем поручений
средства (материальные ценности) д л я че го и к ч ем у . Средства для
жизни. Средства к существованию.
54
течение: в течение (форма вин. падежа) чего (указывается отрезок време-
ни или событие, действие, во время которого что-л. происходит). В тече-
ние нескольких секунд он стоял с приподнятым кверху и просветленным
лицом (Короленко).
требование (требования) ч его и о чем , ко го -ч ег о , к ко м у- ч ем у,
на что . 1. чего и о чем (предложение в настойчивой, категорической
форме). ...Сочинители иногда, под видом требования советов, ищут благо-
склонного слушателя (Пушкин). Требование о запрещении ядерного ору-
жия. 2. чего (правила, налагаемые кем-, чем-л.). Требования вежливости.
Требования моды. 3. ко го - чего (потребности, запросы). Культурные тре-
бования общества. Требования народного хозяйства. 4. к ко м у- че м у и
на ч то (норма, совокупность условий или данных, которым кто-л. или
что-л. должны соответствовать). Требования к поступающим в вузы. Тех-
нологические требования на изготовление детали. 5. на ч то (спрос на
что-л., нужда в чем-л.). Если явятся требования на меха, тогда... станут
торговать и здесь (Гончаров).
угроза ко м у- чем у и д л я ко го - чего . При такой способности к охоте

лисица представляет собой угрозу охотничьему хозяйству... (Зворыкин).
Замыслы реваншистов – угроза для безопасности народов (из газет).
удовлетворить (удовлетворять) что , чем у и ч ем . 1. что (исполнить
чьи-л. желания, просьбы, задания). Удовлетворять запросы читателей.
Удовлетворить свое любопытство... 2. чем у (оказаться вполне отвечаю-
щим чему-л., быть в соответствии с чем-л.). Качество товаров должно удо-
влетворять возросшим запросам покупателей. 3. чем ( снабдить, обеспе-
чить в достаточном количестве). Удовлетворять предприятие топливом.
удостоить чего и чем . 1. чего (признав достойным, наградить чем-л.,
присвоить какое-л. звание и т.п.). Удостоить высокой награды. Удостоить
звания Героя Социалистического труда... 2. чем (сделать что-л. в знак
внимания). Удостоить взглядом.
указание на ч то и о че м . 1. на ч то (совет, замечание, предписание).
Получено указание на необходимость изменить график работы. 2. о чем
(сведения, сообщение о чем-л.). В инструкции нет указания о последова-
тельности проведения эксперимента.
указать что и н а что . 1. что (показать, привести, перечислить, устано-
вить, назвать для сведения). Указать срок уплаты долга. Указать пособия
по курсу. 2. на ч то (обратить внимание). Указать на недостатки в работе.
уполномоченный ко го -че го и по чем у . Ты, товарищ, поедешь сегодня
же в качестве уполномоченного райкома проводить сплошную коллекти-
визацию (Шолохов). – Что она делает? Работает дворником и уполномо-
ченным по дому (Козлов).
уполномочить кого-л. на что и (реже) к чем у. Он [Чичиков] расспро-
сил ее, не имеет ли она в городе какого-нибудь поверенного или знакомо-
55
го, которого могла бы уполномочить на совершение [купчей] крепости...
(Гоголь). Его уполномочили вести переговоры, вернее, он сам себя упол-
номочил к этому (Куприн).
управляющий чем ( не чего) . Управляющий делами. Управляющий тре-
стом.
условие (условия) чего и д л я ч его . Условия успешной работы (для
успешной работы). Так как главное условие для деятельности есть поря-
док, то и порядок в его образе жизни был заведен до последней степени
точности (Л. Толстой).
утверждение: на утверждение и для утверждения (первый вариант имеет
более книжный характер). Проект закона внести на утверждение сессии
Верховного Совета СССР. Приговор послали государю на утверждение
(Герцен).
факт чего и (разг.) о чем . В прошлом очерке мы приводили факты бур-

сацкого невежества (Помяловский). На суде приводились многочисленные
факты о зверствах оккупантов … (из газет).
финансирование* чего . Финансирование мероприятий.
характеристика (официальный документ, содержащий отзыв о чьей-л.

служебной и общественной деятельности) ко го и (во избежание двузнач-
ности) на ко го . Характеристика аспиранта. Характеристика претендента
на занятие должности. Запросить характеристику на Иванова:
...характеристику Иванова может означать и то, что он выдает характери-
стику (в этом случае лучше сказать: запросить характеристику у (от) Ива-
нова), и то, что характеристика будет выдана ему.
характерный (являющийся отличительной особенностью кого-, чего-л.,
свойственный кому-, чему-л.) дл я ко го -че го (не ко м у- ч ем у). Эта чер-
та для него характерна. Характерный для севера климат.
ходатайствовать о ко м - ч ем и з а ко го -ч то . Я ходатайствую об утвер-
ждении этого соглашения (Фурманов). С своей стороны, я всегда, как вы
знаете, готов ходатайствовать перед начальством за достойнейших (Сал-
тыков-Щедрин).
цель: с целью чего и в це л я х че го . Убийство с целью грабежа. Уда-

рил в целях самозащиты. С инфинитивом употребляется первое сочетание;
ср.: с целью осуществить... – в целях осуществления...
численность: численностью и численностью в (чаще употребляется бес-

предложная конструкция). Стадо численностью сто голов (численностью в
сто голов).
56
Выбор предлога
(при указании времени)

«Предлоги различаются оттенками значения: «В» указывает на пери-
од совершения действия, «ЗА» – на протяженность во времени, длитель-
ность процесса. В два часа сделать – за два часа сделать. В прошлом меся-
це произошло много важных событий. – За прошлый месяц произошло
много важных событий»1.
Соответственно, следует различать сочетания В период – ЗА период:
В период 2012–2014 годов приняты программы… – За период
2012–2014 годов проведено 350 мероприятий.
(при указании времени)

Предлоги совпадают в своем значении, но различаются стилистиче-
ски: первому из них присущ книжный характер. По возвращении из отпус-
ка – после возвращения из отпуска; по окончании спектакля – после окон-
чания спектакля.
В русском языке существует следующее правило: перед именами су-

ществительными в предложном падеже употребляются предлоги «О» или
«ОБ».
«О» используется, когда стоящее за ним слово начинается с соглас-
ного звука, например: беседа о погоде. «ОБ» употребляется в том случае,
если стоящее за ним слово начинается с гласного звука, например: статья
об орехах.
Нужно внимательно отнестись к тому, что выбор, как правильно: «О»
или «ОБ» зависит не от буквы, а именно от первого звука в следующем
слове. В русском языке есть гласные буквы, которые начинаются с соглас-
ного звука «й», это ю, я, е, ѐ. Если слово, следующее за предлогом, начи-
нается с одной из этих букв, то мы выберем предлог «О». Пример: этот
рассказ о ѐжике.
(при указании приблизительной величины протяженности,

длительности и т.п. чего-л.)
Предлоги совпадают в значении, но различаются стилистически: око-
ло – нейтр., до и с – разг.
1
Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка. 3-е изд. М., Айрис-пресс, 2002.
57
От чего зависит выбор предлога? В основном от буквосочетаний.
Предлог «СО» употребляется перед словами, начинающимися на с, з, ш,
ж + согласный (также может употребляться перед словами на в + с, з, ш,
ж), некоторыми словами с выпадающей гласной (вошь, лев, лед, лен, лоб,
ложь, мох, ров, рожь, рот, сон), формами слов весь, все, всякий, вторник,
второй, мной, многие.
«С» и перед «м+согласная» (с младенцем/ами), кроме «со мн ...»: «со
мной/ою», «со многим/ими», хотя «со/с множеством» и «с многочислен-
ным».
Падеж дополнения при переходных глаголах с отрицанием

(не получил приказ или не получил приказа; не осуществляет контроль или
не осуществляет контроля)
При переходных глаголах с отрицанием в одних случаях явно преоб-
ладает употребление родительного падежа дополнения, в других – упо-
требление винительного падежа, в третьих – наблюдается факультативное
их использование.
В следующих случаях обычно употребляется родительный падеж,
имеющий в рассматриваемой конструкции значение подчеркнутого отри-
цания:
1) при глаголах иметь, получать, доставать и т.п., которые в соче-
тании с частицей не приобретают значение полного отрицания, например:
не получил приказа, не имеется помещений, не достал билета;
2) при выражении дополнения отвлеченными существительными: не
дает оснований, не обнаруживает понимания, не осуществляет кон-
троля, не упускает случая, не делает уступок1.
13.3. Пунктуация
Выделяются запятыми всегда (100 %)!

Кроме того,
, расположенные на территории …,
, утвержденный распоряжением …,
Рассмотрев Ваше обращение / представленные предложения,
По данным (сведениям, информации),
Учитывая изложенное,
Принимая во внимание …,
1
Розенталь Д.Э., Джанджакова Е.В., Кабанова Н.П. Справочник по правописанию, произношению, литера-
турному редактированию. Москва: Московская международная школа переводчиков, 1994. § 201.
58
Далее поясняются вызывающие наибольшие затруднения случаи
наличия / отсутствия запятой.
Вместе с тем. По своему значению и грамматической природе соче-

тание вместе с тем синонимично слову однако и, подобно однако, может
выступать в роли союза (если стоит в начале предложения), присоединя-
ющего предложения, которые содержат дополнение к сказанному ранее,
обычно с оттенком противопоставления, — и в этой роли не выделяется
запятыми: Вместе с тем знания о механизмах действия излучения до сих
пор остаются неполными1.
В связи с чем, союз. Присоединяет придаточную часть сложнопод-

чиненного предложения, в которой содержится непосредственное след-
ствие, вытекающее из действия главной части. Придаточные предложения,
присоединяемые союзом «в связи с чем», выделяются запятыми: Измени-
лись нормативные требования, в связи с чем прошу согласовать новую
редакцию технического задания.
Пр и м еча н и е. После союза «в связи с чем» запятая не ставится!
1
http://gramma.ru/RUS/?id=13.39
59
Не следует начинать предложение с союза «в связи с чем» (кроме
случаев, когда оно синонимично словам «почему», «отчего», например:
В связи с чем запланировано мероприятие?).
Неправильно: ... не согласны. В связи с чем, просим еще раз рас-
смотреть вопрос...
Правильно: ... не согласны, в связи с чем просим еще раз рассмот-
реть вопрос ... или ... не согласны. В связи с этим просим еще раз рассмот-
реть вопрос ...1
Обороты со словами например, в том числе, в частности (например

в Англии, в том числе в рамках …, в частности вновь созданные комиссии).
Если вводное слово или вводное сочетание слов (даже, в
особенности, особенно, главным образом, в том числе, в частности,
например, и притом, и потому, да и, да и только, да и вообще, и, тоже,
и тоже, причем) стоит в начале или в конце обособленного члена
предложения, то оно не отделяется от него знаком препинания, т. е.
запятые выделяют член предложения вместе с вводным словом: Во многих
странах, например в Англии, … .; Проводятся мероприятия, в том числе в
рамках реализации программы, …; Данные органы, в частности вновь
созданные комиссии, …2.
5 тысяч рублей, или 30 %. Указано значение одного и того же пока-

зателя в разных единицах измерения. В данном и аналогичных случаях
союз «или» является пояснительным (в значении «то есть»), перед ним
ставится запятая3.
Не позднее / позже чем. Запятая обычно не ставится, если слова «не

позднее / позже чем» не используются для сравнения или сопоставления
(обычно при обозначении срока, временного предела). При этом слова «не
позднее / позже чем» можно заменить на «самое позднее, в крайнем слу-
чае»:
Солдату пообещал: не позже чем завтра будет приказ о его
откомандировании (Л. Брежнев, Малая земля).
Письмо должно попасть к адресату в Англию не позднее чем через
три месяца (Р. Штильмарк, Наследник из Калькутты)4.
Представить информацию необходимо не позднее чем через три
месяца.
1
http://new.gramota.ru/spravka/punctum?layout=item&id=58_792
2
Розенталь Д.Э., Джанджакова Е.В., Кабанова Н.П. Справочник по правописанию, произношению,
литературному редактированию. Москва: Московская международная школа переводчиков, 1994. § 84.
3
Там же. § 97.
4
http://orfogrammka.ru/ogl/b.13.11.html
60
В этой связи или В связи с этим? Оба варианта возможны. Сочета-
ние в этой связи просторечным не является (см. его фиксацию в словарях:
Правильность русской речи / Под ред. С.И. Ожегова. М., 1965, с. 184;
Трудности словоупотребления и варианты норм русского литературного
языка / Под ред. К.С. Горбачевича. Л., 1974, с. 401; Большой толковый
словарь / Под ред. С.А. Кузнецова. СПб., 1999, с. 1164). Это устойчивое
cочетание употребляется как наречие со значением «связывая со сказан-
ным выше» и служит своеобразной формулой перехода от одной мысли к
другой.
Но употребление сочетания в этой связи не рекомендуется вместо
сочетания в связи с этим, т. к. последнее выполняет в предложении иную
функцию, а именно выражает причинную связь между частями высказы-
вания. Т. е. употребление слов в этой связи ошибочно для тех случаев, где
налицо конкретное отношение причинности. Например: Наступает весна.
В этой связи вспоминается такой случай из жизни ... - корректно.
Но: Наступает весна. В связи с этим (не в этой связи!) проблема уборки
дворовых территорий становится еще более актуальной.
Важно иметь в виду, что выражение в этой связи характерно прежде
всего для публицистики1.
Со своей стороны, вводное выражение и члены предложения.

1. Вводное выражение. Указывает на то, что данное высказывание
связано по смыслу с предшествующим. То же, что «в свою очередь». Вы-
деляется знаками препинания, обычно запятыми. Со своей стороны, Ми-
нистерство готово …
2. Члены предложения. Не требуют постановки знаков препинания.
Я со своей стороны и от имени администрации поздравляю вас < > с
наступающим Новым годом. (А. и Б. Стругацкие. Понедельник начинается
в субботу)2.
1
http://new.gramota.ru/spravka/trudnosti?layout=item&id=36_191
2
http://new.gramota.ru/spravka/punctum?layout=item&id=58_696
61
62
13.4. Склонение фамилий1
1
Схемы составлены на основе следующих источников: Калакуцкая Л.П. Склонение фамилий и личных имен в русском литературном языке. М., 1984; Ро-
63
зенталь Д. Э., Джанджакова Е. В., Кабанова Н. П. Справочник по правописанию, произношению, литературному редактированию. М., 1994; Электронный ре-
сурс «Культура письменной речи» (http://gramma.ru/SPR/?id=3.3).
63
64
64
13.5. Склонение названий населенных пунктов (славянского происхождения или давно заимствованных
и освоенных) в сочетании с родовыми словами город, поселок, село1
1
Схема составлена на основе следующих источников: Граудина Л.К., Ицкович В.А., Катлинская Л.П. Грамматическая правильность русской речи. Стили-
стический словарь вариантов. М., 2001; Розенталь Д. Э., Джанджакова Е. В., Кабанова Н. П. Справочник по правописанию, произношению, литературному
65
редактированию. М., 1994; Электронный ресурс «Культура письменной речи» (http://gramma.ru/SPR/?id=3.3).
65
Раздел 5
ПРОВЕРКА
Для того чтобы свести риск ошибок к минимуму, рекомендуется

учесть следующие моменты:
– проверять элементы текста (нумерация пунктов, имена и названия,
особенности оформления и т. д.) по отдельности;
– выделять основную часть предложения, что упрощает проверку со-
гласования слов (т. е. выбора правильных падежных форм), например:
Работы III–VII и IX–XI этапов строительства осуществляются в
рамках реализации государственной программы Свердловской области
«Развитие жилищно-коммунального хозяйства и повышение
энергетической эффективности в Свердловской области до 2020 года»
(далее – Государственная программа), утвержденной постановлением
Правительства Свердловской области от 29.10.2013 № 1330-ПП,
на условиях софинансирования из областного и местного бюджетов;
– помнить, что любое изменение текста может стать причиной сопут-
ствующих изменений. Например:
после правки изменилось количество листов в приложении – необхо-
димо изменить сведения об этом в письме;
дополнено предложение – изменилось число: Приглашаю Вас и чле-
нов Вашей организации принять участие …. в качестве Почетного гостя
почетных гостей;
– учесть, что количество ошибок обычно возрастает к концу текста.
§ 14. Виды правки текста
Классификация видов правки текста приведена в соответствии с кни-

гой Л.В. Рахманина1.
1. Правка-вычитка – сличение перепечатанного текста с отредакти-
рованным.
Текст необходимо внимательно перечитать, иначе есть вероятность
пропустить ошибки, так как смысл текста можно понять, даже если буквы
в слове переставлены, например:
Галвоне, чотбы перавя и пслоендяя бквува блыи на мсете. Осать-
лыне бквувы мгоут селдовтаь в плоонм бсепордяке, все рвано ткест чта-
итсея без побрелм.
Пичрионй эгото ялвятеся то, что мы не чиатем кдаужю бкуву по
отдльнотси, а все солво цликеом.
1
66
Обратите внимание на следующие составляющие (курсивом вы-
делены примеры ошибок, в некоторых случаях – способы их исправления):
– оформление (см. раздел 1);
– соответствие запросу (только необходимая информация!);
– соответствие заголовка содержанию:
О консолидированном бюджете Российской Федерации Свердлов-
ской области (тема письма – бюджет Свердловской области)
Об исполнении поручения (если еще не исполнено – о ходе исполне-
ния)
– названия нормативных правовых актов, органов государственной
власти и т. п.:
Органы полиции муниципальных образований (название не применя-
ется);
Министерство труда Российской Федерации (Министерство труда
и социальной защиты Российской Федерации);
– корректность ссылок на правовые акты, документы:
закрепленный утвержденный Указом Губернатора;
Программа…, одобренная постановлением (ошибка, если программа
утверждена постановлением);
– сведения об адресате (точное написание должности, названия орга-
низации, инициалов и фамилии);
– согласование слов (особенно если использовалось копирование),
например:
муниципальных образованияй, проведены совещаниея;
– правый край текста: не оставлять в конце строки предлоги и союзы,
начинающие предложение, кроме трехбуквенных предлогов и союзов,
начинающих предложение, а также слова, которые не должны отделяться
от последующих (см. § 2);
– прописные и строчные буквы, напрмер:
Российская фФедерация, сСвердловская область;
– дефис (-) и тире (–). Дефис используется только в словах и пишется
без пробелов (соединяет части слова, например официально-деловой, ин-
тернет-портал, информационно-аналитический), тире (разделяет части
предложения) – во всех остальных случаях, в том числе в перечнях, пи-
шется с пробелами (искл.: между цифрами, например в 2007–2009 годах).
Сочетания клавиш для постановки этих знаков см. в § 3;
– единообразие сокращений (например, если введено сокращение
Программа, используйте только его; Общество с прописной буквы – во
всем тексте). Не следует вводить сокращения, если они не применяются;
67
– цифры, даты:
2104 2014 год;
Программа на 201514 и 2015 годы;
В 2014 году реализуется План мероприятий до 2014 года;
– нумерация страниц, перечней;
– в письме указать верное количество страниц в приложении (прове-
рить после правки приложения);
– рисунок кавычек, знака № и пр.
2. Правка-сокращение – устранение из текста длиннот, малосуще-
ственного материала, повторов (подробно об этом виде правки см. § 10).
3. Правка-переделка – литературная обработка сообщенного авто-
ром фактического материала.
4. Правка-обработка – комплексный вид правки: 1) отбор и анализ
фактического материала, 2) улучшение композиции рукописи, 3) языковая
правка текста, 4) проверка правильности внешнего оформления текста.
68
§ 15. Техника правки текста
Редактирование текста на бумажном носителе обычно осуществляет-

ся с помощью корректурных знаков, среди которых наиболее распростра-
нены следующие:
69
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Пособие представляет собой обобщенное и структурированное опи-

сание процесса подготовки проекта официально-делового письма.
Вместе с тем в каждом из разделов, посвященных определенным эта-
пам данного процесса, учтены подробности, на которые следует обратить
внимание.
Все части книги обладают завершенностью и могут использоваться
как независимо от остальных, так и во взаимосвязи с ними. Это дает воз-
можность обратиться непосредственно к тому разделу, который позволит
сократить время на подготовку проекта письма или разрешить возникшие
затруднения. Впоследствии каждый раздел может дополняться не нашед-
шими отражения в данном издании материалами (например, образцами
писем, синонимами, типовыми словесными конструкциями) или более
актуальными сведениями (например, о правилах оформления).
Материалы пособия могут стать основой для создания собственных
алгоритмов работы в рассматриваемой сфере, организации процесса под-
готовки проекта письма, выработки способности определять индивидуаль-
ные затруднения и устранять их посредством обращения к специальной
литературе.
70
Литература
1. Граудина Л.К., Ицкович В.А., Катлинская Л.П. Грамматическая

правильность русской речи. Стилистический словарь вариантов. Москва:
Наука, 2001.
2. Калакуцкая Л.П. Склонение фамилий и личных имен в русском
литературном языке. Москва: Наука, 1984.
3. Мильчин А.Э., Чельцова Л.К. Справочник издателя и автора:
Редакционно-издательское оформление издания. Москва: Олимп;
ООО «Фирма «Изд-во АСТ», 1999.
4. Распоряжение Губернатора Свердловской области от 14.05.2012
№ 187-РГ «О Правилах оформления документов в Администрации
Губернатора Свердловской области и Правительстве Свердловской
области».
5. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование
служебных документов: учебное пособие. Москва: Флинта, Наука, 2012.
6. Розенталь Д.Э. Управление в русском языке. Москва: Книга, 1981.
7. Розенталь Д.Э., Джанджакова Е. В., Кабанова Н. П. Справочник по
правописанию, произношению, литературному редактированию. Москва:
Московская международная школа переводчиков, 1994.
8. Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского
языка. 3-е изд. Москва: Айрис-пресс, 2002.
9. Словарь русского языка: в 4 т. / Академия наук СССР. Институт
русского языка. Москва: Русский язык, 1985–1988.
71
ДЛЯ ЗАМЕТОК
72

Подготовка Проекта Делового Письма

Загружено:

Сведения о документе

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Подготовка Проекта Делового Письма

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

Администрация

Губернатора Свердловской области

В пособии дается представление об особенностях языка официально-

Представленные в пособии материалы предназначены для использо-

«Термином «официально-деловой стиль» принято обозначать осо-

«Служебное письмо – документ информационно-справочного харак-

Подготовку проекта письма рекомендуется начать со знакомства с

§ 1. Правила оформления реквизитов

* Нет указаний в Распоряжении Губернатора Свердловской области от 14.05.2012 № 187-РГ

§ 2. Правила оформления текста

«Текст документа излагается русским литературным языком с учетом

Не допускается переносить на другую строку или страницу,

Не следует также оставлять в конце строки:

Способ переноса на следующую строку см. § 3.

Должны быть оформлены тем же шрифтом, что и текст:

Написание дат и календарных сроков:

Формы написания чисел:

§ 3. Приемы работы в текстовом редакторе Microsoft Word 2010

Замена слова или знака во всем тексте или фрагменте текста

Убрать лишние пробелы

Проверка правописания и грамматики.

Вставка специальных знаков

Просмотр и перемещение в документе

Прежде чем приступить к подготовке письма, следует убедиться, что

Если письмо адресовано в организацию, указывается только ее

– фамилия, имя и отчество не содержат ошибок:

Уважаемая Наталья Викторовна Владимировна!

Уважаемый Валерий Павлович Павлинович!

А.А. Ткачуку Турчаку

– инициалы соответствуют имени и фамилии;

– указанная должность соответствует занимаемой адресатом в насто-

– указано официальное наименование должности и организации:

– наименование региона / страны указано верно (обратить внимание

– склонение фамилий и названий соответствует правилам русского

– правильно оформлены сведения о должности и звании (если по-

Прокурору Свердловской области

Проверка сведений об адресате поможет избежать ошибок и нелов-

В кратком виде тема письма отражается в заголовке (реквизит

К распространенным ошибкам относятся:

несоответствие теме письма:

Текст письма строят по схеме:

§ 6. Соответствие законам логики

Основная часть письма – это доказательство, которое включает

В ходе подготовки письма могут быть использованы следующие при-

«Сворачивание» хронологической последовательности

Обоснование цели письма: выбор аргументов

В приведенном примере целью является просьба, а ее причинами –

Установление логической связи

§ 7. Фактический материал: точность, полнота, содержательность

Фактический материал, который приводится в письме, должен соот-

– точность названий. К распространенным ошибкам относятся про-

– актуальность сведений (если речь идет о текущей ситуации, сле-

§ 8. Типы писем: алгоритмы действий и образцы

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициа-

Письмо-приглашение может включать как только основные, так и ос-

В адрес ... поступило обращение (ФИО заявителя в родительном

8.3. Ответ на приглашение

8.4. Ответ на обращение

8.5. Просьба / предложение

Наиболее распространенные виды инициативных писем – просьба и

Алгоритм действий и образцы применяемых словесных формул 1.

1. Четко обозначить тему во вступлении (с первых строк должно

8.6. Ответ на запрос/Доклад (сообщение) об исполнении поручения

Указанные типы писем объединяет наличие подробной информации.