Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
Заочное отделение
Русский язык
РЕФЕРАТ
Вариант № 10
Проверил
Санкт – Петербург
2008
СОДЕРЖАНИЕ
Содержание………………………………………………………………2
Введение………………………………………………………………… 3
Из истории русского делового письма…………………………………4
Точность и языковой стандарт официально-делового стиля………... 6
Этикетные формулы делового письма…………………………………8
Виды делового общения…………………………………………………10
Лексика языка деловых документов………………………………….…11
Грамматико-орфографические особенности
официально-делового стиля…………………………………………….. 13
Типы документов……………………………………………………….... 16
Заключение……………………………………………………………….. 17
Список используемой литературы……………………………………… 18
2
Введение
Деловое общение — это самый массовый вид социального общения. Оно может
быть выражено, как в письменной речи, так и устной. Его участники выступают в
официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.
Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т.е.
подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и
культурными традициями, профессиональными этическими принципами.
Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа,
умение работать с документами — важнейшие составляющие профессиональной культуры
человека, принимающего решения. Низкая речевая культура напрямую связана с низкой
эффективностью совещаний, переговоров.
Известны "писаные" и "неписаные" нормы поведения в той или иной ситуации
официального контакта. Принятый порядок и форма обхождения на службе называется
деловым этикетом. Его основная функция - формирование правил, способствующих
взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т. е.
целесообразность и практичность. Современный отечественный служебный этикет имеет
интернациональные признаки, потому что его основы фактически были заложены в 1720
году "Генеральным регламентом" Петра I, в котором были заимствованы зарубежные идеи.
3
Из истории русского делового письма.
Русская официально – деловая письменная речь имеет многовековые традиции и
глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины
и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально
– деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового
письма, его интернациональные свойства.
Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том,
что уже в Х веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных
документов. В этот период в основном документируются правовые отношения
(жалованные и вкладные грамоты, завещания) создаются также документы, фиксирующие
конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем
денег; полные грамоты составляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т. д.).
Накопление опыта официально – делового письма выражалось в появлении
устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т. е.
устойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых
составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». В этот
период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения
документов. Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в
законодательстве. Таким образом, вырабатываемые практикой традиции постепенно
становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.
Существенной вехой в развитии русского официально – делового письма стало
приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами)
XV – XVII века. В этот период шло формирование русского централизованного
государства, закладывались основы государственного аппарата, системы государственного
делопроизводства. Официально – деловое письмо этого периода приобрело уже такие
важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки определенное
расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые
формулы), расположенные в определенной последовательности.
Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и
адресата документа. Так, например, царские указанные грамоты начинались указанием
автора и адресата (от кого – кому): “От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея
Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову
Кудентовичу Черкасскому…”. При обращении к великому князю служилые люди
подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица –
богомольцами. В заключительной части указанной грамоты обозначалась дата ее
составления и место, где она была написана. « Писан в царствующем граде Москве в наших
царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».
Таким образом, в приказной период постепенно складывается система
делопроизводства центральных и местных учреждений, создаются устойчивые формы
документов и приемы их составления.
Официально – деловая письменная речь пополнилась значительным количеством
новых слов терминов иноязычного происхождения, что объясняется стремлением Петра I
приблизить русское официально – деловое письмо к западным образцам. В этот период
вошли в оборот такие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер,
губернатор, инспектор, маклер, министр и др. Появились и новые названия документов:
векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция,
инструкция и др. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма
документов. Появляются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало
составлять документы. Самостоятельным элементом формуляра становится название
документа. Кроме реквизитов текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные
4
стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о
согласовании, регистрационные индексы и др.
XIX век отмечен появлением обширной делопроизводственной литературы, в
частности, письмовников – сборников образцов документов, а также научных исследований
в области русского официально – делового письма. Большое теоретическое значение в этот
период имели работы Н.В. Варадинова. Говоря о цели теоретических исследований в этой
области, он отмечал, что «… издание однообразных форм деловых бумаг и
теоретических… правил будет, может быть, иметь следствием введения единообразия, а с
тем вместе и упрощение делопроизводства нашего…». К предмету теоретического
делопроизводства Н.В. Варадинов относил «наружные свойства» деловых бумаг, такие,
например, как титулы и формулы обращения к разным особам, части деловой бумаги
(формуляр документа), порядок написания текста, а также выделял разные типы деловых
бумаг с точки зрения их внешней формы (1.Сношения. 2.Реестры, журналы, протоколы,
ведомости, описи, отчеты. 3 Официальные письма. 4. Записки. 5. Выписки). К внутренним
свойствам он относил стиль («слог») документов и особенности написания, принятые в
деловых бумагах.
5
Точность и языковой стандарт
официально-делового стиля
6
осуществить полет, осуществить реконструкцию, осуществить строительство. Tам они
необходимы и закономерны. Но если сказать приятелю: "Наконец-то я осуществил ремонт
в квартире", то это звучит неестественно и смешно.
Итак, в отличие от других стилей речи языковые штампы деловой письменной речи
и особенно языка документа - явление объективно необходимое, поскольку употребление
одних и тех же конструкций способствует ускорению и облегчению понимания текста,
предостерегает от возможных ошибок в управленческой практике, удобно для машинной
обработки. Владение деловым стилем - это в значительной степени знание языковых
формул, штампов, клише и умение их употреблять. Языковой стандарт в документе
проявляется во всем: в употреблении одних и тех же слов и словосочетаний, в однотипном
построении предложений, в четкой и повторяющейся структуре текста.
7
Этикетные формулы делового письма
8
Формулы, подтверждающие получение письма или документа.
Мы получили Ваше письмо от (дата)...
Ваше письмо от (дата) получено нами...
Сообщаем Вам, что мы (своевременно) получили (такой-то документ) от (дата)...
Формулы благодарности.
Благодарим Вас за...
Мы Вам очень благодарны за...
Заранее благодарим за...
Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы...
Формулы, объясняющие мотивы поведения.
В связи с... (тяжелым положением, проведением совместных работ и др.)...
В соответствии с (таким-то письмом, документом, протоколом и др.)...
В порядке оказания (помощи, поддержки и др.)...
В целях (усиления контроля, расширения возможностей и др.)...
В ответ на (Вашу просьбу, Ваш запрос и др.)...
В подтверждение (нашей договоренности, нашего телефонного разговора и др.)...
На основании (подписанного соглашения, принятого обязательства и др.)...
Формулы, выражающие просьбу.
Просим (проверить, выслать, принять меры и др.)...
Убедительно просим (дать ответ,.., не задерживать решение... и др.)...
Прошу (обеспечить, проконтролировать, сообщить и др.)...
Формулы, употребляемые при отправке документов.
Направляем
Высылаем (договор, документацию, проект Устава и др.)...
Посылаем
Формулы, выражающие подтверждение.
Подтверждаем получение...
С благодарностью подтверждаем получение...
При написании делового письма, естественно, используются и другие языковые
формулы, применяемые в деловых ситуациях. Но всегда следует помнить, что в этих
фразах не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости.
Например: Не откажите в любезности... Если Вас не затруднит... и др. Также недопустимо
использовать в тексте делового письма слишком резкие, требовательные и категоричные
фразы. Например: Категорически требуем... Рассмотрите и утвердите наш проект. Общий
тон письма или документа должен быть спокойным и вежливым, без излишних эмоций.
9
Виды делового общения
10
Лексика языка деловых документов
11
Термины и процедурная лексика составляют опорную, стилеобразующую лексику языка
документов, составляющую по отдельным жанрам от 50 до 70% всех словоупотреблений.
Важнейшей особенностью процедурной лексики является то, что слова используется в
тексте в одном возможном значении. Однозначность контекстного употребления
обусловлена тематикой документа:
«Стороны обязуются обеспечить взаимные бартерные поставки...»
При всей многозначности слово «стороны» прочитывается только в юридическом аспекте
– «юридические лица, заключающие договор».
Высокая степень обобщенности и абстрактности основной стилеобразующей
лексики (расторжение, обеспечение, потери, расчет, работа, разногласия, изделие,
наименование и т.п.) в деловой письменной речи сочетается с конкретностью значения
номенклатурной лексики.
Номенклатурная лексика с ее конкретно-денотативным значением как бы
дополняет высокий уровень обобщенности терминов и процедурной лексики. Эти типы
слов используются параллельно: в тексте договоров - термины и процедурная лексика, в
приложениях к договорам - номенклатурная лексика. В опросных листах, реестрах,
спецификациях, заявках и т.п. термины как бы получают свою расшифровку.
В текстах документов не допускается употребления бранных слов и вообще
сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов, тем не менее в язык деловой
переписки попадают профессиональные и жаргонные слова: кадровик, платежка, накидка,
незавершенка и т.п. Использование подобной лексики в деловых письмах так же
неуместно, как использование канцеляризмов в бытовой беседе, поскольку использование
ее закреплено только за устной сферой общения и отвечать требованию точности она не
может.
12
Грамматико-орфографические особенности
официально-делового стиля
13
Как было сказано выше, конструкциям с предлогом "после" присущ разговорный
характер, а конструкции "предлог "по" + существительное" при обозначении действия или
события, после которого что-либо совершается, например: "по получении приглашения",
характерны для книжного языка, в частности, для письменной деловой речи. Часто в этих
конструкциях существительное используется в неправильной падежной форме. Дело в
том, что в литературном языке предлог "по" употребляется в основном с
существительными в форме дательного падежа: “скучать по сестре”, “гулять по
площади”, “роспись по фарфору”, реже - с существительными в форме винительного
падежа: "сидеть по другую сторону стола". Однако в книжной речи предлог "по"
употребляется с существительным в предложном падеже, что и проявляется на письме.
Поэтому правильный вариант:
по прибытиИ на совещание
по предъявлениИ документа
по истечениИ срока
по приездЕ в город
Типичная ошибка в этом случае - "по прибытиЮ, по приездУ".
В письменной деловой речи часто используются производные предлоги,
образованные от других частей речи. Рассмотрим грамматико-орфографические ошибки,
связанные с их употреблением.
Предлог "несмотря на", который всегда пишется слитно, следует отличать от
деепричастия с частицей НЕ, которая пишется раздельно, например: "несмотря на
обстоятельства" (предлог) и "не смотря на собравшихся, он сказал..." (деепричастие).
Предлоги "благодаря", "согласно", "вопреки" употребляются с существительными в
форме дательного падежа: “благодаря принятОМУ решениЮ,” действовать согласно
приказУ”, “поступить вопреки распоряжениЮ”. Типичная ошибка - "согласно приказА,
вопреки распоряжениЯ".
Предлог "в преддверии", образованный от существительного в форме предложного
падежа, оканчивается на И: "в преддвериИ юбилея". Предлоги "в отличие" и "во
избежание" тоже пишутся раздельно, но с Е на конце, так как образованы от
существительных в форме винительного падежа: "в отличиЕ от прошлого года", "во
избежаниЕ срыва мероприятия".
Предлог "ввиду" употребляется с существительным в форме родительного падежа
и пишется слитно. Словосочетания с этим предлогом имеют значение причины: "ввиду
(из-за) плохих результатов". Однако следует обратить внимание на то, что выражение
"иметь в виду" пишется в три слова: "следует иметь в виду, что...". Сходный по звучанию
предлог "в виде" в значении "наподобие" пишется раздельно: "представить результаты в
виде таблицы".
Предлог "вследствие" пишется слитно и с Е на конце, словосочетания с этим
предлогом имеют значение причины: "вследствиЕ (из-за) серьезных недостатков". Этот
предлог следует отличать от сочетания предлога "в" с существительным.
Предлоги "в течение", "в продолжение", "в заключение" пишутся раздельно и с Е
на конце, конструкции с этими предлогами имеют значение времени: "в течениЕ
отчетного периода", "в продолжениЕ заседания", "в заключениЕ следует отметить...".
Следует отличать их от сочетаний существительных с предлогом "в", которые в
зависимости от падежной формы существительного пишутся с разными окончаниями,
например: "наблюдать что-либо в течениИ реки" (предложный падеж); "вглядываться в
течениЕ реки" (винительный падеж); "написать в продолжениИ повести" (предложный
падеж); "включить в продолжениЕ повести" (винительный падеж); "содержаться в
заключениИ диссертации" (предложный падеж).
Предлог "на протяжении", образованный от существительного в форме
предложного падежа, пишется с И на конце: "на протяжениИ всей своей деятельности".
14
Следует также различать написание существительных "отсутствие" и" присутствие" с
предлогом "в": "в отсутствие" - когда кто-либо отсутствует (винительный падеж) и "в
присутствии" - когда кто-либо присутствует (предложный падеж),
Например: "В отсутствиЕ партнеров мы не можем решить этот вопрос".
"В присутствии руководства были обсуждены важные документы".
Однако в предложении "Он сообщил нам об отсутствиИ финансовой помощи"
существительное "отсутствие" употребляется в предложном падеже и имеет окончание И.
15
Типы документов
16
Заключение
Подводя итог сказанному, хочется еще раз заметить, что культура делового письма
заключается как в знании лексических, грамматических и орфографических норм
современного русского языка и правил этикета служебного документа, так и в умении
выбрать и грамотно использовать специальные слова и словосочетания, характерные для
официально-делового письма. К этому можно так же добавить такие черты, как
официальность, строгость выражения мысли, а также объективность и логичность.
Можно хорошо знать нормативы оформления и составления документов, изо дня в
день заниматься делопроизводством, но не владеть в достаточной степени навыками
написания деловых бумаг и документов. Не представлять отличий языка документа от
других разновидностей современного русского языка, не знать языковых трудностей этого
специфического языка, не уметь редактировать деловые бумаги – иными словами, не
владеть культурой деловой письменной речи. А низкая деловая культура написания
деловых бумаг показывает не только недостаточный уровень компетентности конкретного
государственного служащего, но и соответствующим образом влияет на репутацию того
учреждения, которое он представляет.
17
Список используемой литературы
1. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура
речи. Справочное пособие. Серия «Высший балл». Ростов н/Д.:
Феникс, 2002 – 384с.
18