Введение в проектную деятельность

План:

1. Проектная деятельность: общее представление. Понятие проекта

2. Этапы проектной деятельности
3. Классификация проектов
4. Важные элементы успешных проектов

Проектная деятельность: общее представление. Понятие

проекта
С проектной деятельностью мы сталкиваемся в своей жизни постоянно. К ней можно отнести
многое из того, что мы делаем. От небольших проектов, занимающих дни или недели
(например, организации дня рождения или встречи друзей) до крупных проектов,
продолжающихся месяцы (например, подготовка выпускной работы или книги) или даже
годы (например, строительство стадиона).

Для начала проясним, что же такое проект и проектная деятельность, чем она отличается от
операционной деятельности.

Формулировка понятий, особенно многосложных (каковым является понятие проекта и

проектной деятельности), как правило, не претендует на единственность и полноту охвата
всех признаков вводимого понятия. Поэтому существует достаточно много различных
определений проекта и проектной деятельности.

Проект – это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта,

услуги или результата надлежащего качества, в ограниченные сроки с использованием
ограниченных ресурсов.

Еще несколько известных формулировок:

1. Свод знаний по управлению проектами (PMI, США), 5 издание: «Проект – временное

предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата».

2. Толковый словарь Merriam-Webster: «Проект (от лат. Projectus – брошенный вперед), – это
метод, разработанный заранее для достижения какой-либо цели».

3. Английская Ассоциация менеджеров проектов (APM, Великобритания): «Проект – это

уникальное, временное предприятие для достижения запланированных целей».

4. Японский стандарт по управлению проектами и программами (P2M, Япония): «Проект –

это обязательство создать ценность, основанную на миссии проекта, которая должна быть
выполнена в определенный период, в рамках согласованного времени, ресурсов и условий
эксплуатации».

Условно всю нашу деятельность можно поделить на:

 операционную,
  проектную.

Проектная деятельность – это способ достижения цели через детальную разработку

проблемы в условиях ограниченности по срокам и ресурсам, которая должна завершиться
вполне определённым практическим результатом, оформленным тем или иным образом.

В отличие от нее, операционная деятельность – это постоянный вид деятельности с мало

меняющимся составом исполнителей, результат ее повторяется, т.е. не является
уникальным. Ключевые отличия проектной деятельности – это уникальность результата,
ограниченность по срокам и большее число рисков. Состав исполнителей, как правило,
формируется под конкретный проект.

Примерами проектной деятельности являются:

 постройка дома,
 организация конференции,
 проектирование нового продукта,
 разработка услуги,
 проведение соревнования,
 выпуск праздничного буклета и т.д.

Примеры операционной деятельности:

 занятие спортом (тренировки),

 изучение иностранного языка,
 обслуживание клиентов,
 чтение лекций,
 производство продукта и т.д.

Зачем вообще отличать проектную и операционную деятельность? Прежде всего это нужно
для того, чтобы наиболее эффективно применять инструменты, подходы, методы,
разработанные для каждого вида деятельности. Использование инструментов, разработанных
для операционной деятельности, иногда может даже навредить вашей проектной
деятельности, также и наоборот.

Выполните задание
Как Вы думаете, в каких случаях это операционная или проектная деятельность?

1) Процесс выполнения ремонта в квартире

Если мы периодически что-то доделываем, меняем обои, прикручиваем полки,
меняем окна – это.....
Если мы задаемся целью завершить ремонт до определенной даты в определенном
месте (квартире), например, до начала лета (если это в принципе возможно – завершить
ремонт...), планируем шаги и контролируем их выполнение – это ......

2) Приготовление праздничного ужина

Заранее продумав концепт праздничного ужина с друзьями, расписав шаги когда, что и
кто будет закупать и готовить, как сервировать стол, мы получим деятельность, больше
похожую на....
 Если мы как обычно купили продукты и приготовили ужин – это деятельность......

Этапы проектной деятельности

1. Первый этап работы – проблематизация. Идентификация проблемы, которую нужно
решить, или задачи, которую нужно выполнить – вот, что является началом работы.

Например, проблемой может быть низкое качество или отсутствие определенных

услуг или товаров, несоответствие поведения людей или функционирования
некоторой технической или иной системы определенным требованиям.

Возможна иная ситуация, когда заказчиком формулируется не проблема, а ставится

конкретная задача. В этом случае обязательно необходимо определить, какую именно
проблему заказчика решает эта задача. Этот момент в дальнейшем может привести к
другим способам решения поставленной задачи.

Например, перед вами ставится задача организации научной конференции.

Постарайтесь понять, что именно хотел бы получить заказчик в результате ее
проведения:
 важен сам факт проведения такого мероприятия в определенные сроки,

 нужен отвечающий некоторым требованиям сборник статей,

 необходимо наладить взаимодействие с определенными лицами и компаниями для

проведения совместных работ,

 требуется экспертная оценка некоторой научной или практической задачи.

Например, стоит задача разработать сайт подразделения. Разберитесь, что на

самом деле хочет заказчик:

 необходимо взаимодействовать с клиентами и партнерами, обмениваться информацией,

 важно наладить общение с клиентами и т.д.

В зависимости от полученного ответа (настоящего запроса) могут быть совершенно

разные реализации: от разработки сайта-визитки до настройки Google-диска и открытия
группы в социальной сети.

2. Следующий этап – целеполагание. На этом этапе определяется: к чему все-таки

должен прийти проект и каких достичь целей. Для этого важно провести шаг генерации
идей, вариантов решений по достижению целей.
При формулировали цели важно уйти от лозунгов и девизов. Поэтому разработаны
разные критерии, по которым можно оценить, хорошо ли сформулирована цель. Один из
распространенных подходов – использование методики SMART. Здесь SMART –
мнемоническая аббревиатура, используемая для определения целей и постановки задач в
различных областях. Вообще, в разных источниках происхождение термина присваивают
различным авторам, да и впоследствии появились дополнительные критерии. Поэтому
отметим суть. Хорошо сформулированная цель проекта должна быть:
 конкретной (однозначно воспринимаемой всеми участниками),
 измеримой (это значит, что вы должны сформулировать выявленную проблему в
конкретных показателях),
 достижимой при заданных временных и ресурсных ограничениях.

Примеры:

Девиз: сделать сайт привлекательным для посетителей.

Цель: увеличить посещаемость сайта до 1000 посетителей в сутки за 2 месяца с помощью
ежедневной публикации новых материалов и рекламы ресурса в социальных сетях.

Девиз: научиться говорить на английском языке.

Цель: получить сертификат TOEFL к июню 2019 года.

Задание. Попробуйте определить, где девиз и где цель

1. «Научиться говорить на финском языке» – это...?
2. «Научиться говорить на финском языке так, чтобы спокойно общаться с местными
жителями, до 1 июля» – это...?
3. «Разработать веб-приложение для проведения опросов сотрудников до 01 октября
2019» – это...?
4.«Разработать лучшее приложение для проведения опросов» – это...?

Желательно представить себе как можно больше способов достижения цели и выбрать из
них самый оптимальный. Естественно, при выборе пути решения не забудьте оценить
свои возможности.

Здесь же стоит определиться с продуктом проекта. По сути, под продуктом

проекта понимается то, что должно быть реализовано (создано) для завершения проекта,
для достижения цели; именно его мы будем сдавать Заказчику. Продуктом проекта могут
быть товары, услуги, разработанные методологии, определенные информационные
материалы, результаты исследований и т.д. Продукт проекта – отчуждаем от его
создателя, т.е. его можно «передать» при необходимости.

Например, если цель проведения конференции – наладить взаимодействие с

определенными лицами и компаниями для проведения совместных работ, то продукт
проекта – это конкретные соглашения с определенными временными рамками,
составом участников и тематикой работ.

Вообще для организационных проектов важно не только провести само мероприятие

(концерт, квест, сбор, ...), но и проработать «сценарий» для будущих подобных
мероприятий (в том числе выявить, что получилось хорошо и «неочень», какие шаги
лучше сделать в следующий раз и с какой командой).

3. Третий этап – планирование. Здесь происходит планирование деятельности, которую

необходимо осуществить для достижения цели. Определяются требования к продукту
проекта, выбираются способы выполнения, устанавливаются сроки выполнения,
назначаются ответственные и т.д.

4. Четвертый этап – реализация проекта. Для успешной реализации важно научиться

отслеживать прогресс выполнения, чтобы вовремя выявить отклонения и предпринять
 управленческие действия. Определяйте контрольные точки (вехи), проводите оценивание
каждого этапа работы с точки зрения сроков и достигнутых результатов.

5. Последний этап – сдача проекта. Основные задачи на этом этапе – не только «сдача-
приемка» работ и получение подтверждения заказчика для формального закрытия
проекта, но и проведение итогового анализа проекта, документирование извлеченных
уроков, оценка работы и признание заслуг всех членов команды, их высвобождение и
передача на новые проекты.

Классификация проектов
Прежде, чем углубляться в подробности темы раздела, порассуждаем, для чего нужны
классификации. На наш взгляд, выделяется два важных предназначения:

1. Классификация позволяет быстрее разобраться в предметной области, в данном случае, в

области проектного управления, за счет того, что представляет общую картину того, какие
проекты бывают вообще и как это разнообразие лучше воспринимать человеку, который
только начинает знакомство с проектным управлением.

2. Помощь в определении методов и инструментов выполнения проекта за счет отнесения

проекта к определенному классу. Такие классификации полезны не только для изучения,
но и помогают на практике, делая акцент на тех вопросах выполнения проекта, которые
действительно требуют внимания и проработки.

Например, вы часто и успешно выполняли личные проекты, но когда возьметесь за

руководство командой проекта, появится необходимость прорабатывать правила
взаимодействия и коммуникаций в команде, распределения ответственности и
формирования нужной дисциплины, и т.д. Об этих дополнительных аспектах нужно
вовремя вспомнить, что и помогает сделать в том числе знание классификации.

Классификации, помогающие понять, какие вообще бывают проекты, содержатся в

большинстве источников по проектному управлению, где вы можете с ними
познакомиться. Мы же в этом разделе дадим классификацию, которая имеет целью
помочь с выбором методов и инструментов для решения практических задач выполнения
проекта в зависимости от его типа.

В качестве оснований классификации будем использовать:

1. Наличие явной цели получения прибыли от выполнения проекта

2. Признаки уникальности продукта проекта и процесса его получения
3. Число пользователей продукта проекта
4. Число участников проектной команды
5. Типичные задачи, для которых применяется проектное управление
6.
1. Наличие явной цели получения прибыли от выполнения проекта

Зачастую проекты являются формой реализации деятельности по развитию предприятий,

либо проведения улучшений, изменений, как внутри предприятия, так и в окружающем
мире. Также в форме проектов традиционно проводят исследования, эксперименты,
проверяют гипотезы. Такие проекты не предполагают получения прибыли в
качестве непосредственного результата проекта. Напротив, осуществление проекта
требует затрат, которые часто называют инвестициями. При этом, безусловно, результат
выполнения такого проекта может дать возможность предприятию в дальнейшем
заработать. В то же время есть проекты, где коммерческие
требования предъявляются непосредственно к продукту проекта. Это могут быть:

 Контрактные проекты – когда одно предприятие (Исполнитель) берется за

выполнение проекта для другого предприятия (Заказчика). Исполнитель предлагает
Заказчику выполнить проект, получить необходимый результат в определенные сроки
за согласованную стоимость. При этом в стоимость проекта Исполнитель закладывает
свою прибыль.

 Проекты предоставления услуг, проведения мероприятий или создания продукта на

платной основе для широкой аудитории. Например, проведение мероприятий:
концертов, семинаров, где прибыль формируется за счет продажи билетов, приема
взносов или иным способом.

 Финансовые инвестиционные проекты, когда в определенный проект вкладываются

средства с ожиданием возврата большей суммы за счет реализации проекта.

Описанная классификация приведена на рисунке.

Базовая рекомендация следующая:

 Для проектов, не предполагающих получение непосредственного финансового

результата – важно показать выгоду от реализации проекта, в отдельных случаях эта
выгода проявляется в финансовом результате, который является следствием
успешного выполнения недоходного проекта.

 При инициации и защите проектов 2-го типа, предполагающих получение

непосредственного финансового результата, обязательно необходимо разработать и
 предоставить финансовый план, показывающих возможности финансовой
успешности проекта.

2. Классификация по признакам уникальности продукта проекта и процесса

выполнения работ проекта

Значимыми для определения метода управления проектами являются характеристики

уникальности продукта проекта и уникальности процесса выполнения работ проекта.

Продукт проекта уникальный по определению, однако есть ряд отраслей, где продукты
проектов похожи друг на друга. Это может быть строительство домов по типовым
проектам, проведение банкетов по типовым меню, производство автомобиля с заказной
комплектацией из типовых элементов. Такие проекты называются проектами с
типовыми результатами.

В процессе выполнения проекта также может быть использована стандартная технология

производства работ, особенно, если проект типовой. Но и для получения уникального
продукта проекта могут применяться стандартные методики в необходимой комбинации.
В то же время возможно следование уникальному процессу выполнения проекта.
Например, когда нужно регулярно демонстрировать заказчику текущие наработки и гибко
реагировать на уточнения его требований.

Естественно, следование типовому процессу и получение типового результата проще и

обходится дешевле, но если готового пути для достижения целей проекта нет, то
осознанно идут на выполнение уникального процесса и получение уникального
результата.

Уникальность процесса и продукта проекта определяется как конкретными условиями, в

которых проект осуществляется, так и восприятием конкретных людей, вовлеченных в
проект. Стоит отметить, что проекты с уникальным продуктом и уникальным процессом
предприятия часто предпочитают отдавать на аутсорсинг, чтобы не загружать
неопределенностью свои собственные ресурсы.

В то же время выполнение проектов с типовым процессом и типовым продуктом нужно

стараться максимально оптимизировать, чтобы минимизировать затраты на
управление. Часто встречаются ситуации, когда к таким проектам применяют всю мощь
«проектного управления в условиях неопределенности», от чего растут затраты, да и
результат тоже может получиться слишком «креативным».

3. Число пользователей продукта проекта

Число пользователей продукта проекта может быть ограниченным, если проект делается
в интересах конкретного предприятия, либо неограниченным, если он предназначен для
массового применения (интернет-сервисы, решения для людей с ограниченными
возможностями, сервисы по обеспечению питанием).

Для первой категории предполагается работа по выявлению требований, тестированию

продукта, активному взаимодействию с конкретными людьми или инициативной
группой. Проект выполняется с непосредственным вовлечением конкретных людей, учета
их реальных потребностей и ожиданий.
Во втором случае применяются маркетинговые исследования, пилотные запуски, оценки
идеи на уровне прототипа или маркетинговых материалов, работа с фокус-группами и
тестирования на достаточно массовой аудитории.

4. По числу участников проектной команды

Если проект выполняется командой из одного или двух участников, то организация

взаимодействия в команде не является проблемой. Но как только участников становится
более трех, становится актуальным иметь ясные договоренности и четкие планы:

 по режиму рабочих встреч,

 по системе хранения электронных и бумажных документов,

 по способу информирования.

Если команда распределенная и взаимодействие производится без очных встреч, а с

использованием средств телеконференций и видеосвязи, то появляется необходимость
еще более строгого планирования коммуникаций.

Когда число участников превышает 7–9, появляется необходимость структурировать

команду на рабочие группы и формировать необходимую систему управления.

5. По типичным задачам, для которых применяется проектное управление

По типам:

 Организация и проведение мероприятий

 Оптимизация бизнес-процессов

 Формирование нового продукта или услуги

 Предпринимательские проекты

 Строительство

 Разработка программного обеспечения и т.д.

В заключении нужно отметить, что отнесение конкретного проекта к определенному
классу носит субъективный характер: один и тот же проект может быть классифицирован
по-своему разными сторонами проекта. Например, для производственного предприятия
запуск рекламы продукции в соцсетях является проектом развития, а для рекламного
агентства (Исполнителя) этот же проект будет контрактным.

Также необходимо напомнить, что любой проект может быть декомпозирован на

составляющие его подпроекты, и подпроекты могут быть своего типа, отличного от типа
родительского проекта. Например, проект создания нового изделия машиностроительным
предприятием может включать в себя подпроекты:

 маркетингового исследования,
 выпуска тестового образца,

 выпуска опытной партии,

 организации массового производства и пр.

Каждый из которых может быть отнесен к своему типу и выполняться с акцентом на

типовые особенности.

Используйте классификацию для того, чтобы определить рекомендованные инструменты

управления конкретным проектом, но принимать решение, какие методы применять и как
проект выполнять, все равно будут руководитель проекта и команда в контексте
конкретной задачи.

Важные элементы успешных проектов

Понятие успешности проекта

Успешность проекта состоит из двух слагаемых: успех управления проектом + успех

продукта. Каждое из слагаемых влияет на оценку успешности всего проекта.

Успешность управления проектом – тот показатель, который оценивает процесс

выполнения проекта. Успех управления проектом обычно легко поддается измерению
после завершения проекта. Критерии приведены выше на рисунке.

Успешность продукта показывает, решил ли полученный продукт поставленную в

проекте проблему или нет. Есть нюанс, что успешность продукта не всегда можно
измерить по завершению проекта, например, если проблема связана со структурой
организации, поведением социальных групп, образовательной политикой и т.д. В таких
системах изменения происходят очень медленно.

Можно привести хрестоматийный пример сочетания неуспешности процесса

управления проектом и успешности продукта проекта: здание Оперы в Сиднее —
проект, создавший своего рода «национальный символ» Австралии, при этом
окончившийся с перерасходом сроков и бюджета в несколько раз. Можно найти
аналогичные примеры проектов по строительству «зданий – символов города» и в
Санкт-Петербурге.
 Другой пример: разработали программное обеспечение в срок и без привлечения
дополнительных средств, но оно оказалось никому не нужно (как говорят, «не
взлетело»).

Часто при определении термина «проект» вводят понятие проектного треугольника:

соотношение сроков, стоимости и содержания (объема работ) – «3С».

Идея, которая заложена в понятие проектного треугольника проста, но при этом не менее
значима: изменив одну сторону (срок, стоимость или содержание проекта), изменится по
крайней мере одна из оставшихся сторон.

Как это используется:

 Чтобы получить продукт проекта быстрее (срок), можете вложить больше денег
(стоимость), например, пригласив эксперта или увеличив команду, или сократить
требования к продукту (содержание), например, убрав некритичные возможности.

 Чтобы сделать проект в рамках бюджета (стоимость), можете не оплачивать

сверхурочные и закончить проект позже (срок) или сократить требования к продукту
(содержание).

Задание

1. Привести примеры 5 знаменитых проектов, где при успешности управления,

продукт проекта неуспешен и, и наоборот 5 проектов, где были сложности с
управлением, но в результате получился суперуспешный проект