Как внести изменения в кадровые

документы при смене работником фамилии?

Ирина Лазутина, эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», бизнес-тренер, эксперт по

вопросам регулирования трудовых отношений в Республике Казахстан, сертифицированный
тренер ОSCЕ по правовым вопросам, г. Алматы
Учитывая, что смена фамилии рассматривается, как изменение персональных данных
работника, у кадровика нередко возникает множество вопросов о том, какие еще данные
относятся к персональным, как правильно оформить смену фамилии работником в
документах личного дела, в частности: как внести изменения в трудовой договор или же
можно обойтись заключением дополнительного соглашения, и на каких основаниях вносить
запись в трудовую книжку работника и в какие ещё документы нужно внести изменения.
Смену имени, фамилии, отчества работника следует рассматривать как изменение
его персональных данных.
Персональные данные – сведения, относящиеся к определённому или определяемому на их
основании субъекту персональных данных, зафиксированные на электронном, бумажном и
(или) ином материальном носителе.
Работодатель обязан осуществлять сбор, обработку и защиту персональных данных
работника в соответствии с Законом Республики Казахстан № 94-V от 21 мая 2013 года «О
персональных данных и их защите».
Работники должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя,
устанавливающими порядок сбора, обработки и защиты персональных данных работников, а
также об их правах и обязанностях в этой области (пп. 24) п. 2 ст. 23 Трудового кодекса
Республики Казахстан (далее – ТК РК)).
Ситуация: как оформить согласие работника на получение и использование работодателем
его персональных данных?
В форме письменного согласия работника компании на сбор и обработку персональных
данных можно сделать пометку, что сбор осуществляется «в связи с наличием трудовых
отношений между компанией и работником. Это будет заявленной целью сбора персональных
данных о работнике. Таким образом, у вас будет письменное подтверждение, что работник
даёт согласие компании на сбор и обработку персональных данных, относящихся к работнику,
в связи с осуществлением им трудовой деятельности, в том числе на их использование и
распространение компанией в целях реализации трудовых отношений».
Желательно также в форме письменного согласия работника на сбор и обработку компанией
его персональных данных предусмотреть строку о том, что работник ознакомлен с
этим Положением по сбору, обработке, хранению и защите персональных данных. Кстати,
Перечень данных организации может быть приложением к такому внутреннему документу
компании.
Ситуация: должны ли быть внесены изменения в личную карточку работника при смене
фамилии?
Да, должны.
Поскольку, рекомендаций по внесению изменений и исправлений в личную карточку
работника законодательно не установлено, рекомендуем вносить изменения и исправления в
личную карточку аналогично исправлениям, вносимым в трудовую книжку работника (Правила
ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых приказом Министра здравоохранения и
социального развития Республики Казахстан от 30 ноября 2015 года № 929).
Изменение записи о фамилии, имени, отчестве (при его наличии) и дате рождения работника
производится работодателем по последнему месту работы на основании документов,
удостоверяющих личность, свидетельств о браке и расторжении брака, об изменении
фамилии, имени, отчества (п. 13 Правил).
Пример: 
ПРИМЕР: «Фамилия изменена на фамилию «_______________» на основании
свидетельства о браке, серия ______________, № _____________,
выданного ____________».
Наименование должности руководителя (ответственного лица) ________________
Расшифровка подписи ____________ (подпись)
М. П. Дата
Ссылки на документы в личной карточке записываются тут же, после исправлений, и тоже
заверяются подписью руководителя и печатью организации. Рекомендуем также записать
дату внесения изменений.
Унифицированная форма личной карточки работника (форма № Т-2) утверждена приказом
Министра обороны Республики Казахстан от 24 января 2017 года № 28 «Об утверждении
Правил воинского учёта военнообязанных и призывников» в приложении 27.
Личная карточка (форма № Т-2) является одним из документов, обязательных к оформлению
кадровой службой в процессе документирования трудовых отношений. Личная карточка
заполняется специалистом кадровой службы. Личная карточка является основным
документом по учёту работников. Этот документ содержит как личные сведения о работнике,
так и сведения о его трудовой деятельности.

На основании каких документов вносятся изменения в

кадровые документы при смене работником фамилии
Ситуация: что должен представить работник при изменении фамилии, имени или отчества:
свидетельство или справку?
В ситуации смены фамилии лицами казахской национальности из уважения к национальным
традициям достаточно предъявленния справки.
В силу Указа Президента Республики Казахстан от 2 апреля 1996 года № 2923 «О порядке
решения вопросов, связанных с написанием фамилий и отчеств лиц казахской
национальности», лица казахской национальности по их желанию вправе изменить написание
своих фамилий и отчеств с исключением несвойственных казахскому языку аффиксов, но с
сохранением корневых основ фамилий и отчеств. При этом к имени отца при написании
отчества слитно добавляются окончания «ұлы» или «қызы» в зависимости от пола лица.
Предусмотренное написание фамилий и отчеств производится в упрощённом порядке
уполномоченным государственным органом в сфере документирования при выдаче паспортов
и удостоверений личности гражданина Республики Казахстан, без внесения изменений в акты
записи гражданского состояния.
Когда фамилию меняет женщина при вступлении в брак, она должна предъявить
свидетельство, выданное регистрирующим органом РАГС (ЗАГС) (п. 89 Правил регистрации
актов), поскольку именно этот документ является легитимным подтверждением изменения
фамилии, имени, отчества.
 В этом случае изменения в связи с переменой имени, отчества, фамилии вносятся в актовую
запись о рождении лица, в отношении которого она составлена (ст. 264 Кодекса Республики
Казахстан от 26 декабря 2011 года № 518-IV «О браке (супружестве) и семье»).

Вносим изменения в трудовой договор работника

В соответствии с пп. 1) п. 1 ст. 28 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015
года № 414-V (далее – ТК РК), трудовой договор должен содержать следующие реквизиты
сторон:
1. фамилию, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность)
работодателя – физического лица, адрес его постоянного места жительства и сведения о
регистрации по месту жительства, наименование, номер и дату выдачи документа,
удостоверяющего личность;
2. индивидуальный идентификационный номер (бизнес-идентификационный номер);
3. наименование работодателя – юридического лица и его место нахождения, номер и дату
государственной регистрации работодателя – юридического лица, бизнес-
идентификационный номер;
4. фамилию, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность)
работника, адрес его постоянного места жительства и сведения о регистрации по месту
жительства, наименование, номер, дату выдачи документа, удостоверяющего его личность,
индивидуальный идентификационный номер.
То есть, впервые реквизиты работника упоминаются в трудовом договоре, именно он
является источником, в котором содержатся данные работника, используемые при
последующем оформлении иных кадровых документов: приказов, документа учёта рабочего
времени, графика отпусков, графика сменности и др.
Наименование договорных сторон является существенным реквизитом договора. В случае
внесения существенных изменений в реквизиты трудового договора это в обязательном
порядке должно быть документально отражено.
Поэтому, при изменении реквизитов (фамилия, адрес, номера документов и т. д.) сторон
соответствующие изменения, в первую очередь, вносятся в трудовой договор.
Внесение изменений и дополнений осуществляется сторонами в письменной форме в
виде дополнительного соглашения (п. 1, 2 ст. 33 ТК РК). Дополнительное соглашение
составляется в произвольной форме оформляется не менее чем в двух экземплярах и
подписывается сторонами. По одному экземпляру дополнительного соглашения к трудовому
договору хранится у работника и работодателя.
С момента оформления дополнительного соглашения к трудовому договору во всех кадровых
документах указывается новая фамилия работника.
Ситуация: должен ли работник письменно уведомить работодателя о смене фамилии?

Вносим изменения в трудовую книжку работника

В трудовой книжке необходимо обязательно исправить фамилию на новую.
Внесение изменений о фамилии, имени, отчестве работника в трудовую книжку производятся
в соответствии с п. 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых приказом
Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 30 ноября 2015
года № 929.
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве работника производится работодателем по
последнему месту работы на основании:
 документов, удостоверяющих личность;
 свидетельства о браке;
 свидетельства о расторжении брака;
 документов, подтверждающих изменение фамилии, имени, отчества.
Ситуация: как вносить изменения в трудовую книжку работника при смене фамилии?
Все изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной
чертой зачёркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при его наличии), дата рождения
и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на
внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя или
уполномоченного им лица и печатью организации (при наличии) либо печатью кадровой
службы.
Фамилия, имя, отчество (при его наличии) вносятся полностью без сокращений, дата
рождения указывается на основании документов, удостоверяющих личность.
Такая процедура может повторяться неоднократно при новых случаях смены фамилии.
Пример: 
Пример: 

Вносим изменения в другие кадровые документы

После заключения дополнительного соглашения, необходимо также внести изменения в
другие документы организации:
 Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них;
 график отпусков;
 табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда;
 иные документы, содержащие персональные данные работника.
В этих регистрах придётся тоже менять анкетные данные работника. Хорошо, если кадровый
учёт, также как и расчёт заработной платы, в организации ведётся в электронном виде – это
упростит задачу. Достаточно в базе один раз изменить фамилию работника – и
соответствующие исправления будут автоматически внесены во все документы. Вам
останется только удостовериться, везде ли, где нужно, программа изменила данные.
Бывает, что какие-то регистры ведутся традиционно на бумаге, в данном случае нужно
использовать привычный метод. Старые данные надо зачеркнуть, вписать новые с
соответствующей ссылкой на документ и заверить своей подписью.
Ситуация: как внести изменения в учредительные документы в связи со сменой фамилии
директора ТОО?
Внесение изменений и дополнений в учредительные документы оформляются двумя
способами:
1. путём составления учредительных документов в новой редакции;
2. путём оформления изменений (дополнений) в виде приложений к прежним учредительным
документам.
Подпунктом 4) п. 1 ст. 12 Закона Республики Казахстан от 22 апреля 1998 года № 220-I «О
товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью» (далее – Закон о ТОО)
предусмотрена обязанность участника товарищества с ограниченной ответственностью
письменно извещать исполнительный орган, а также регистратора в случае ведения реестра
участников товарищества об изменении сведений, предусмотренных пп. 2) п. 2 ст. 17 Закона о
ТОО, который предусматривает, что устав товарищества с ограниченной ответственностью
должен содержать, помимо всего прочего, также имя, указание на место жительства и данных
документа, удостоверяющего личность, если учредителем (участником) является физическое
лицо.
Кроме того, учредительный договор товарищества с ограниченной ответственностью должен
содержать перечень учредителей товарищества с указанием их наименования, места
нахождения, банковских реквизитов (если учредителем является юридическое лицо)
или имени, места жительства и данных документа, удостоверяющего личность (если
учредителем является физическое лицо) (пп. 2) п. 2 ст. 14 Закона о ТОО).
Таким образом, на основании вышеперечисленных норм Закона о ТОО, устанавливающих
обязательные требования к содержанию учредительных документов товарищества с
ограниченной ответственностью, юридическому лицу необходимо внести изменения в свои
учредительные документы (учредительный договор, устав).
В соответствии со ст. 18 Закона о ТОО изменение устава товарищества с ограниченной
ответственностью осуществляется по решению общего собрания, принимаемому в
соответствии с правилами ст. 48 Закона о ТОО. Аналогичную процедуру следует соблюсти и
при изменении учредительного договора. То есть в повестку дня общего собрания участников
включается вопрос о внесении изменений в учредительный договор и устав товарищества в
связи со сменой документа, удостоверяющего личность, участника товарищества.
Если учредительные документы подлежат нотариальному удостоверению, то и вносимые в
них изменения и дополнения удостоверяются в нотариальном порядке. Так, согласно п. 5 ст.
15 Закона о ТОО, учредительный договор подлежит нотариальному удостоверению, за
исключением учредительного договора товарищества с ограниченной ответственностью,
являющегося субъектом малого или среднего предпринимательства. В настоящее время
положение Закона о ТОО, закрепляющее обязательное нотариальное удостоверение устава
товарищества исключено. Устав в новой редакции или приложение, которым в устав вносятся
изменения, должны быть подписаны участниками товарищества или их уполномоченными
представителями.
В связи с принятым 24 декабря 2012 Законом Республики Казахстан № 60-V «О внесении
изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по
вопросам государственной регистрации юридических лиц и учётной регистрации филиалов и
представительств» в настоящее время законодательство устанавливает обязанность
юридических лиц извещать (уведомлять) регистрирующий орган (территориальное
подразделение Министерства юстиции Республики Казахстан) об изменении учредительного
договора и устава товарищества.
Однако на практике в настоящее время территориальные органы юстиции продолжают
принимать в уведомительном порядке (в форме письма с указанием существа изменений)
сообщения от юридических лиц о внесении изменений в учредительные документы без
приложения самих учредительных документов в новой редакции или в форме приложений.

«Как внести изменения в кадровые документы при смене работником фамилии?». Лазутина
И.В.
© Материал из ЭC «ACTUALIS: Кадровое дело».
Подробнее: https://vip-kadry.mcfr.kz/#/document/16/198123/dfasqvsp8e/?of=copy-57ac02168d