Как составить и утвердить график отпусков

Юлия Гречко, эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», автор ряда изданий Цифрового

издательства «МЦФЭР-Казахстан», Профессиональный бухгалтер РК, главный бухгалтер, г.
Алматы
График отпусков – это внутренний документ компании, который определяет порядок
предоставления отпусков и является обязательным как для работодателя, так и для
работников. График составляют на каждый год, чтобы зафиксировать данные о периодах
годового оплачиваемого отдыха сотрудников. Из рекомендации вы узнаете для чего
составляют график отпусков, по какой форме составлять график отпусков, кто и как
утверждает график отпусков, а также, можно ли изменять график в течение года.

Для чего составляют график отпусков?

Многие руководители часто задаются вопросом: является ли обязательным
документом график отпусков в организациях? Нет, не является. Очерёдность предоставления
оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков работникам определяется ежегодно в
соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учётом мнения
работников, либо устанавливается вне графика отпусков по соглашению сторон (п. 1 ст.
93 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V (далее – ТК РК)).
График отпусков выполняет 3 основные функции:
⦁ помогает заранее спланировать очередность отпусков персонала, чтобы не нарушить
рабочий режим и производственные процессы в организации;
⦁ помогает отследить порядок предоставления отпусков и исключить нарушение закона из-за
несвоевременного предоставления отдыха;
⦁ помогает спланировать финансовые затраты компании и своевременно создать резерв для
выплаты отпускных.

Составление графика отпусков

Унифицированной формы графика отпусков в Республике Казахстан не существует.
Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает форму графика отпусков, исходя из
потребностей организации и организационно-правовой принадлежности.
При составлении графика отпусков учитывайте права работников, которые имеют льготы на
получение отпуска в определённое время, а именно:
1. Совместителям оплачиваемые ежегодные трудовые отпуска предоставляются
одновременно с отпуском по основной работе. При этом, если продолжительность
оплачиваемого ежегодного трудового отпуска по трудовому договору о работе по
совместительству меньше продолжительности отпуска по другой работе, работодатель по
просьбе работника-совместителя предоставляет ему отпуск без сохранения заработной
платы на дни, составляющие разницу в продолжительности отпусков (п. 5 ст. 92 ТК РК).
2. Участники войны и лица, приравненные к ним по льготам, имеют право на использование
оплачиваемого ежегодного отпуска в удобное для них время (п. 23 ст. 11 Закона Республики
Казахстан от 28 апреля 1995 года № 2247 «О льготах и социальной защите участников,
инвалидов Великой Отечественной войны и лиц, приравненных к ним»).
Перед составлением графика отпусков необходимо получить следующую информацию:
 пожелание работников о времени предоставления отпусков;
 сведения о том, кто из работников может пойти в отпуск в любое удобное для него время;
 данные по продолжительности отпуска, на которую имеет право каждый из работников;
 период, когда организация имеет максимальную возможность предоставить отпуска своим
работникам без ущерба для производственного или технологического процесса.
Следует также учитывать, что оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск за первый, второй и
последующие годы предоставляется за рабочий год и в течение этого рабочего года (п. 1 ст.
92 ТК РК).
При сборе информации от структурных подразделений или от отдельных работников,
оформлении результатов опросов персонала необходимо позаботиться о том, чтобы
пожелание работника подтверждалось его подписью.
Ситуация: Когда составляют график отпусков?
График отпусков составляется, как правило, в конце текущего года на следующий год либо в
начале нового года. В графике отпусков может быть указана конкретная дата начала
оплачиваемого ежегодного трудового отпуска либо месяц, декада месяца, иной период
месяца его предоставления.
С момента утверждения график отпусков в организации подлежит обязательному
соблюдению сторонами трудового договора. Работник обязан использовать ежегодный
трудовой отпуск в период, указанный в графике отпусков, а работодатель обязан его
предоставить.

Утверждение графика отпусков

Утвердить график отпусков должен работодатель, как правило, посредством издания приказа.
График отпусков храните в кадровой службе организации в течение одного года (п.
617 приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 января 2015 года № 22
«Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности
государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения»).
Ситуация: Нужно ли утверждать актом работодателя (приказом) график отпусков, если
в бланке графика отпусков имеется гриф "УТВЕРЖДАЮ"?
Если в организации разработан бланк графика отпусков с грифом утверждения, то нет
смысла дублировать его приказом. В этом случае руководитель компании заверяет такую
форму подписью и печатью и тем самым автоматически вводит её в действие.
Ситуация: Нужно ли работнику писать заявление, если он идет в отпуск по графику?
Заявление писать рекомендуется, поскольку оно станет основанием для издания приказа о
предоставлении отпуска (п. 6 ст. 92 ТК РК), в соответствии с которым бухгалтерия
предприятия осуществляет начисление отпускных.
Работник пишет заявление на имя руководителя организации за две недели до
предполагаемого отпуска. Документ заверяют у непосредственного начальника, затем при
необходимости на промежуточном уровне и передают на подпись руководителю организации.
Как показывает практика, получение заявления от работника, несмотря на то, что на
предприятии существует уже утверждённый и согласованный график отпусков, желательно по
следующим причинам:
 заявление является соглашением сторон (подтверждение согласия руководства – виза на
заявлении);
 на предприятии может возникнуть ряд непредвиденных ситуаций, в которых может
потребоваться участие того или иного работника, которому графиком предусмотрен отпуск
на этот период.

Изменение графика отпусков
Если работник выступает инициатором предоставления отпуска вне графика, то это возможно
только с согласия работодателя. Если же стороной-инициатором в такой ситуации будет
работодатель - это влечёт изменение графика отпусков (п. 2 ст. 93 ТК РК).
Работодатель наделяется правом внесения изменений в график отпусков. Такое право
работодателя реализуется, если у него вследствие производственной необходимости
возникает необходимость переноса отпусков. Изменение графика отпусков в организации
допускается в пределах календарного года.
Ситуация: Вправе ли работодатель в одностороннем порядке внести изменения в
утвержденный график отпусков без согласия работника?
Ответ на этот вопрос не может быть однозначным. Поскольку, изменить график отпусков
работодатель может только в случае производственной необходимости, он обязан уведомить
об этом работника не менее чем за две недели до начала трудового отпуска (п. 2 ст. 93 ТК
РК). Доказательством получения работником такого уведомления может служить подпись
работника на письменном уведомлении об изменении графика отпусков с проставлением
даты получения.
Несоблюдение работодателем срока уведомления будет рассматриваться как нарушение
трудового законодательства с его стороны. В случае несоблюдения срока уведомления
работника о необходимости изменения срока выхода в отпуск, отказ работника об изменении
сроков отпуска не может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины.
Производственная необходимость подразумевает исключительный, заранее непредвиденный
случай в работе данного производства (пп. 62) п. 1 ст. 1 ТК РК). Закон не даёт полного
перечня случаев производственной необходимости, но подчёркивает их исключительный
характер, то есть непредвиденные заранее обстоятельства. Если такой производственной
необходимости не было - перенос отпуска признаётся незаконным.

«Как составить и утвердить график отпусков». Гречко Ю.М.

© Материал из ЭC «ACTUALIS: Кадровое дело».
Подробнее: https://vip-kadry.mcfr.kz/#/document/16/197820/dfasy1wmg1/?of=copy-54d07ef4b3