ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ НСО «НОВОСИБИРСКИЙ

КОЛЛЕДЖ ПЕЧАТИ И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ»

ОТЧЕТ
о прохождении производственной практики
ПМ.04 «Делопроизводитель»

Студент: Гахраманова Карина Эльгиновна

Группа: ИД-9-19
Специальность: 42.02.02 Издательское дело
Руководитель практики от организации
______________ / ______________
Фамилия И.О. подпись
Руководитель практики от колледжа
Медуница Ю.А. /
Фамилия И.О. подпись
Отчет предоставлен на защиту 28.06.2021г.
дата

Отметка о защите

Новосибирск, 2021
 Содержание

Введение...................................................................................................................2

I. Прием и первичная обработка документов....................................................4

II. Регистрация документов..................................................................................7

III. Подготовка документов для передачи в архив организации...................11

IV. Подготовка справки из архивного документа...........................................19

V. Полное оформление дела. Оформление обложек дел постоянного,

временного хранения............................................................................................21

VI. Оформление обложек дел временного хранения......................................26

VII. Подшивка документов в дело.....................................................................27

VIII. Составление описей дел постоянного хранения.......................................29

IX. Составление описей дел по личному составу...........................................32

Заключение............................................................................................................34

Список использованных источников..................................................................34

ПРИЛОЖЕНИЕ 1..................................................................................................36

ПРИЛОЖЕНИЕ 2..................................................................................................38

ПРИЛОЖЕНИЕ 3..................................................................................................40

ПРИЛОЖЕНИЕ 4..................................................................................................42

ПРИЛОЖЕНИЕ 5..................................................................................................44

3
 Введение
Данная производственная практика пройдена мной в Обществе с
ограниченной ответственностью «Скала Групп».
Цель данной производственной практики заключается в получении
студентами практических навыков и знаний об основах работы
делопроизводителя с последующим применением в профессиональной сфере.
Задачи практики по получению профессиональных навыков:
 Знакомство с основными проблемами и задачами делопроизводителя в
практической сфере;
 Приобщение студентов к непосредственной практической деятельности;
 Формирование профессиональных качеств будущего делопроизводителя;
 Развитие способностей анализировать, оформлять, вести документацию;
 Формирование адекватного представления о будущей профессиональной
деятельности.
В ходе данной производственной практики обязательны к выполнению:

 Прием и первичная обработка документов;

 Регистрация документов;
 Подготовка документов для передачи в архив организации;
 Подготовка справки из архивного документа;
 Полное оформление дела. Оформление обложек дел постоянного
хранения;
 Оформление обложек дел временного хранения;
 Подшивка документов в дело;
 Составление описей дел постоянного хранения;
 Составление описей дел по личному составу.

4
 I. Прием и первичная обработка документов
Прием и первичная обработка документов осуществляется
централизованно экспедицией или сотрудниками службы
документационного обеспечения управления. При этом вся
корреспонденция, поступающая в организацию должна проходить
экспедиционную обработку.
При поступлении документов, прежде всего, проверяется
правильность их доставки и целостность упаковки:
 ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или
пересылается адресату;
 полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно
тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие
механических повреждений.
После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его
целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений.
При необходимости к полученным документам следует приложить
перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях
повреждения или получения неполных комплектов документов
сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт,
который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его
для утверждения и принятия решения по данному факту.
В экспедиции не вскрывается и передается адресату
корреспонденция, имеющая гриф "Лично".
При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения
делаются в следующих случаях:
 в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но
они есть на упаковке;

5
 в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по
почтовому штемпелю;
 получена доплатная корреспонденция;
 полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте
гриф "Лично" отсутствует.
Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже
просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на
конверте может служить доказательством дня получения документа.
На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о
поступлении документа в организацию, которая состоит из даты
получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой,
допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет
только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные
документы (рекламные и информационные письма, приглашения и
многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было
затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием,
определение, кому из работников может потребоваться полученная
информация, передачу документа данному работнику. Входящий
документопоток в таком случае указывается значительно
уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции
невозможно подсчитать. Отсюда нередко возникают недоразумения
между работниками, получающими и обрабатывающими
поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может
увидеть выполненную работу во всем объеме. 
Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу
первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим
штемпелевателем. При этом обычно в штампе предусмотрено место
для последующего проставления входящего регистрационного индекса

6
 При проставлении отметки о поступлении документа в организацию
необходимо учитывать следующие моменты:
 если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и
упаковке пакетов;
 если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать
отметку на первом листе приложения;
 если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то
на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом
углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом):
"Подлежит возврату в службу ДОУ";
 если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и
другие, отмечается точное время их получения;
 если документ является повторным, то при его получении устанавливается
по информационно-поисковой системе местонахождение ранее
присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе
делается соответствующая отметка.
При поступлении документов в нерабочее время они принимаются
дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна
осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый
рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
В организации целесообразно установить единый порядок, согласно
которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не
по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку.

7
 II. Регистрация документов
Согласно пункту 7.1 Инструкции по делопроизводству в
Федеральной архивной службе России, утвержденной приказом
Росархива от 30.11.2001 г. №93 «Об утверждении Инструкции по
делопроизводству в Федеральной архивной службе России», основой
построения поисковых систем является регистрация документов -
запись учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения
и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и
от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При
передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как
правило, не регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания.
Например, отдельно регистрируются приказы руководителя
Федеральной архивной службы по основной деятельности, приказы по
личному составу, обращения граждан, консульские запросы.

8
 Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой
регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах
календарного года.
Регистрация корреспонденции органов власти и управления, писем,
приказов по основной деятельности, консульских запросов, внутренних
документов осуществляется в отделе документационного обеспечения.
Регистрация социально-правовых запросов граждан - секретарем
Руководителя Федеральной архивной службы Российской Федерации.
Регистрация приказов по личному составу - в отделе кадров.
Регистрация протоколов коллегии - секретарем коллегии.
Документы регистрируются в РКФ (что расшифровывается как
Российская финансовая корпорация) - традиционных или электронных
карточках, журналах.
На всех регистрируемых входящих документах на лицевой стороне
первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный
штамп, в котором проставляется регистрационный номер документа и
дата поступления документа. Регистрационный номер документа
состоит из порядкового номера и индекса структурного подразделения
по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера
отделяются друг от друга косой чертой.
На каждом отправляемом подписанном руководителем документе
проставляется дата и исходящий номер. Исходящий номер состоит из
индекса структурного подразделения по номенклатуре дел и
порядкового номера с добавлением буквенного индекса. Буквенный
индекс обозначает первую букву фамилии руководителя или
заместителя руководителя Федеральной архивной службы России,
подписавшего документ. Индекс структурного подразделения
отделяется от порядкового номера документа

9
косой чертой. Порядковый номер документа отделяется от буквенного
индекса знаком дефиса.
Состав регистрационного номера внутренних документов
(докладные записки, справки, сводки, отчеты о командировках),
адресованных руководителю или заместителям руководителя службы,
аналогичен исходящему регистрационному номеру.
Для достижения информационной совместимости регистрационных
данных и создания поисковых систем устанавливается следующий
состав основных реквизитов регистрации:
 наименование организации (автора или корреспондента);
 наименование вида документа;
 дата и регистрационный номер документа;
 дата и индекс поступления;
 заголовок к тексту (краткое содержание документа);
 резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
 срок исполнения документа;
 отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
 Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в
Приложении № 15 к Инструкции по делопроизводству в Федеральной
архивной службе России;
 гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
 внутренняя переадресация документов по исполнителям;
 код по тематическому классификатору;
 ключевые слова;
 количество листов документа;
 наличие приложений;
 должностное лицо, поставившее документ на контроль;

10
 промежуточные сроки исполнения;
 перенос сроков исполнения;
 срок хранения документа;
 статус документа (проект, версия);
 вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ
инициативных документов. Документу-ответу присваивается
порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного
массива.
Не подлежат регистрации поступающие в отдел документационного
обеспечения документы, перечисленные в примерном перечне.
Документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются
в соответствии с требованиями специальной Инструкции.

11
III. Подготовка документов для передачи в архив организации
В каждой организации в течение года образуется определенное количество
дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив.
Это дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после
завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в
архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных
подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью
оформлены. Оформление дел состоит из следующих операций:
 проверка правильности группировки документов в дела;
 брошюровка (подшивка);
 нумерация листов;
 составление заверительной надписи (листа-заверителя);
 составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
 внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия
организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка
дела);
 составление и оформление описи дела.
Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат
частичному оформлению, при этом допускается:
 не проводить систематизацию документов в деле;
 не нумеровать листы дела;
 не составлять заверительные надписи;
 не прошивать (не брошюровать).
Проверка правильности группировки документов в дела проводится для
того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по

12
номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным
принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по
географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.
При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело.
Предварительно из дела удаляются все металлические предметы. Документы
снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело
вкладывается лист для заверительной записи, в начале дела, при
необходимости, вкладывается лист для внутренней описи. Дело не должно
превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось
больше, то их надо разделить на несколько томов.
Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку.
Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать
их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех
документов.
В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь,
включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного
срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой.
Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается
тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело.
Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка
предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.
При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть
прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не
подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.
Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения
сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют
листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем

13
углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа.
Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего
формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется
как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два
листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной
стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или
вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется
очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного
дела каждое из них нумеруется самостоятельно.
Итоги нумерации фиксируют в заверительной записи на вшитом
специально для нее последнем листе дела. В ней указывается цифрами и
прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через
знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.
Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием
должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять
заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего
листа запрещается.
Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы
архивов организаций.
В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных
делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, о
выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и
ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.
Государственным стандартом Р 51141—98 закреплено такое определение
внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный
документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых
номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов».

14
 Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит
сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается
количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.
При использовании автоматизированных систем регистрации документов
внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на
основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов,
помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы,
составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела,
проводится дополнительное оформление обложки дел.
Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в
делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями
государственного стандарта ГОСТ 17914—72. «Обложки дел длительного
хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения
дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:
 наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
 наименование структурного подразделения;
 делопроизводственный индекс дела;
 заголовок дела;
 срок хранения дела.
При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и
дополняются. Например, на обложке проставляют:
 номер тома, если дело имеет несколько томов;

 крайние даты дела;

 количество листов в деле;
 номера фонда, описи и дела по описи.

15
 Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные
требования. Так, наименование организации пишется в именительном
падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке
приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое
пишется под ним.
Заголовок дела переносится на обложку в начале года из номенклатуры
дел. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела или вид документов.
Затем указывается автор или корреспондент и далее вопрос, отражающий
содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов
нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному
вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие
копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном
порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок
хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается
«хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в
соответствии с перечнем.
При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной
записи не учитываются.
На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется
опись. Опись — это архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный
для их учета и закрепления систематизации[2]. Опись служит основным
учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются
описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10
лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости
от специфики организации описи могут составляться на определенные
категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и
т.п.).

16
 Дела располагаются в описи по степени значимости. Например,
последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих
собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы
директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела
составляются в каждом структурном подразделении работниками службы
делопроизводства.
Опись состоит из годовых разделов. Сведения по каждому делу,
включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:
 порядковый номер дела (тома) по описи;
 индекс дела (тома);
 заголовок дела (тома);
 даты дела (тома);
 число листов в деле (томе);
 срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
 примечание.
Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер. Если
дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер.
Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает
номера описи структурного подразделения.
При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо
систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации —
хронологически-структурный.
Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока
хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного
подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом
соответствующего структурного подразделения.

17
 В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико,
нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка
одной описи, включающей дела за несколько лет.
В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с
продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи
начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в
соответствии с принятой структурой.
Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного
хранения имеет № 1, на дела со сроком хранения более 10 лет — № 2, на дела
по личному составу -— № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».
Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и
прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера
дела по описи. Опись должна быть подписана составителем с указанием его
должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.
Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного
(свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно
должны составлять описи на дела по личному составу.
В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема
документов на электронных носителях у организаций возникает
необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В
архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются
описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные
документы включаются в самостоятельные описи.
Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись
на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один
экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй

18
экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации.
Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или
муниципальный архив. Организации, не сдающие документы в
государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения,
на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех
экземплярах. На дела временного срока хранения описи не составляются, их
заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется
отметка о сроке хранения.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив
организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность
их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в
опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в
соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при
проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники
структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении
отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив
организации, в присутствии работника структурного подразделения. При
этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против
каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце
каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество
фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-
передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего
дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации
сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив
передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование
каждой картотеки включается в опись.

19
 IV. Подготовка справки из архивного документа
Порядок и правила подготовки справок из архивного документа подробно
описываются в пункте 5.1 «Исполнение запросов пользователей»
«Методической рекомендации по применению Правил организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного
фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных органах, органах местного самоуправления и
организациях».
Архивная справка составляется на специальном бланке, с указанием
архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов,
на основании которых она составлена. Архивная справка оформляется по
установленной форме с указанием вида документа "АРХИВНАЯ
СПРАВКА".
Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и
заверенных копий), хранящихся в архиве. Использование копий документов,
верность которых не засвидетельствована, но относящихся к предмету
запроса, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При
отсутствии в архиве документов по предмету запроса архивная справка
может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам,
относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием
источника.
В справке приводятся названия, даты и номера документов, и излагаются
сведения, имеющиеся в документах и относящиеся к предмету запроса.
Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не
документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке
выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в
тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках

20
их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только
сокращенные.
Несовпадение отдельных сведений/данных документов со сведениями,
изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в
архивную справку, если совпадение всех остальных сведений не вызывает
сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в
документах.
В архивной справке сведения воспроизводятся так, как они изложены в
документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие
имени, отчества, инициалов или наличие только одного из них должны быть
оговорены в тексте справки в скобках: "так в документе", "так в тексте
оригинала".
По тексту архивной справки в качестве примечаний могут быть оговорены
неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся
прочтению вследствие повреждения текста оригинала: "Так в тексте
оригинала", "В тексте неразборчиво".
В архивной справке должны быть приведены архивные шифры и номера
листов единиц хранения, использовавшихся для ее составления.
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления,
суммирование данных, комментарии, собственные выводы исполнителя по
содержанию документов, на основании которых составлена архивная
справка.
Архивная справка составляется работником архива организации,
подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им
должностным лицом и заверяется печатью организации.

21
 V. Полное оформление дела. Оформление обложек дел
постоянного, временного хранения
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное
оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
 подшивку или переплет дела;
 нумерацию листов дела;
 составление листа-заверителя;
 составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
 внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение
названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат
дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не
проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать,
заверительные надписи не составлять.
Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в
твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности
свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или

неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя

22
клапанами с завязками или в картонных коробках.
При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также
невостребованных личных документов (трудовых книжек, военных
билетов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который затем
подшивается в дело.
В конце каждого дела подшивается бланк листа-заверителя, а в начале
дела - бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения

документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-
заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой
нумерацией в правом верхнем углу листа черным графическим
карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных
карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи
документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по
каждому тому или по каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы,
представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной
стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.
При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как
один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке
и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками,
выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены
одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.),
то каждый документ нумеруется отдельно.

23
 Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале
нумеруется сам конверт, а затем каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая
печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять
собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения
листов в деле.
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе по
установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью
количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней
описи. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности
нумерации документов дела:
 наличие литерных номеров листов дела, пропущенных номеров;
 номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками
из газет;
 номера крупноформатных листов;
 номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все
последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена
подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на
соответствующий акт.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых
вызывается спецификой данной документации. Внутренняя опись
составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой
содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах,
датах, заголовках и номерах листов дела.

24
 К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой
указываются цифрами и прописью количество включенных в нее
документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело
переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то
составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней
стороне лицевой обложки дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и
по личному составу составляется и оформляется по установленной
форме.На обложке дела указываются:
 наименование организации;
 наименование структурного подразделения;
 индекс дела;
 номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
 заголовок дела;
 дата дела (тома, части);
 количество листов в деле;
 срок хранения дела;
 архивный шифр дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для
наименования муниципального архива, в который дела организации будут
переданы. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения
проставляется в муниципальном архиве.
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на
обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и
заголовок каждого тома (части).

25
 В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их
копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – год
заведения и окончания дела.
На обложке дела обязательно указывается дата дела – год(ы) заведения и
окончания дела в делопроизводстве. Крайними датами дел, содержащих
организационно-распорядительную, творческую и иную документацию
(протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная
датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких
томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты
регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов,
включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п.,
то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей
в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются
даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и
последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о
приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в
деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и
сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить
постоянно»).

26
 VI. Оформление обложек дел временного хранения
Согласно Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате
Федерального агентства научных организаций, утвержденной приказом
ФАНО России от 26.06.2017 N 372, обложка дела, подлежащего временному
(до 10 лет) хранению, оформляется на формате С4, который соответствует
формату 230 х 320 мм.
Обязательными реквизитами для обложки дела временного (до 10 лет)
хранения являются:
 наименование государственного (муниципального) архива;
 наименование организации;
 наименование структурного подразделения;
 № дела;
 № тома дела;
 заголовок дела;
 крайние даты;
 количество листов в деле;
 срок хранения.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых
выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки
делается об этом запись: «в деле имеются документы за ... год(ы)».
Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые
планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

27
 VII. Подшивка документов в дело
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в
твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности
свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно -
исторической, художественной и иной ценности или неформатных
документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с
завязками или в картонных футлярах (коробках).
При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также
невостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов и др.)
эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это
дело. При наличии большого количества таких документов они могут
изыматься из дел и на них составляется отдельная опись.
В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для
заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях - бланки
форм для внутренней описи документов дела.
В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда,
когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку
документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-
референт.
Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных
подразделений организации. Методическое руководство и контроль за
правильностью формирования дел в структурных подразделениях

28
осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-
референт.
В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок
хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от
приказов на отпуска и командировки сотрудников.
Документы внутри дела следует располагать в хронологической
последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или
исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов
текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа
«скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них
располагаются в обратной хронологической последовательности.

29
 VIII. Составление описей дел постоянного хранения
В федеральном органе исполнительной власти в каждом структурном
подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно
под методическим руководством архива федерального органа
исполнительной власти. По этим описям документы сдаются в архив
федерального органа.
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный
перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный
для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой
перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной
нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат
основой для подготовки сводной описи дел федерального органа
исполнительной власти, которую готовит архив федерального органа.
В описях дел указывается полное действительное (без
сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и
закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное
подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было
переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его
новое наименование.
Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет
следующие элементы:
 порядковый номер дела (тома, части) по описи;

 индекс дела (тома, части);

 заголовок дела (тома, части);

 дата дела (тома, части);

30
 количество листов в деле (томе, части);

 срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество
формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений
установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
 заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел;
 каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером
(если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в
том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится
в опись под самостоятельным номером);
 порядок нумерации дел в описи - валовый;

 порядок присвоения номеров описям структурных подразделений

устанавливается по согласованию с архивом;
 графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела;
 при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется
полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела
обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся
в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью);
 многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом
случае в описи пишется наименование только первого тома, а
наименования всех остальных томов, если они помещены на одной
странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование
многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо

31
заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома
после номера тома добавляется слово "Последний".
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал
не менее 1 см.
Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным
подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи заполняется итоговая запись, в которой указывается
количество дел, первый и последний номера дел по описи, оговариваются
особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с
указанием его должности, согласовывается с руководителем Службы
делопроизводства и утверждается руководителем структурного
подразделения. При наличии в структурном подразделении федерального
органа экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть
согласована с экспертной комиссией.
Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух
экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив
федерального органа исполнительной власти, а второй остается в качестве
контрольного экземпляра в структурном подразделении.

32
 IX. Составление описей дел по личному составу
Согласно пункту 4.1.2 «Порядок составления описи дел по личному
составу в организации» разработанных ВНИИДАД «Методических
рекомендаций по работе с документами по личному составу в
государственных и муниципальных архивах, архивах организаций», описи
дел по личному составу составляются в структурных подразделениях
организации на основе номенклатур дел после проведения экспертизы
ценности документов.
Опись дел является  архивным справочником, представляющим собой
систематизированный перечень заголовков дел и предназначенным для
раскрытия состава, содержания, а также учета дел.
Описи структурных подразделений составляются в двух экземплярах и
представляются в архив организации не позднее, чем через один год после
завершения дел в делопроизводстве. Личные дела (личные карточки)
вносятся в опись по году увольнения лица, на которого они были заведены, и
систематизируются по алфавиту фамилий.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику,
согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих
документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
По данным описям принимаются дела в архив организации. При этом на
каждом экземпляре описи дел проставляется отметка о наличии единиц
хранения.
В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью
фактическое количество принятых в архив единиц хранения, номера
отсутствующих единиц хранения, дата приема-передачи единиц хранения;
подписи лица, ответственного за архив, и лица, передававшего дела.

33
 На основе описей структурных подразделений в архиве составляются
годовые разделы описей дел по личному составу. Описи (годовые разделы)
рассматриваются и согласовываются с ЦЭК (ЭК) организации.
Если организация является источником комплектования государственного,
муниципального архива, описи дел по личному составу (годовые разделы)
представляются на согласование в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК)
соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в области архивного дела или федерального
государственного архива. Описи представляются на согласование в ЭПК
через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Грифы согласования проставляются на всех без исключения бумажных
экземплярах описи.
Если организация не является источником комплектования
государственного, муниципального архива, то она сама полностью
контролирует правильность составления и оформления описей дел по
личному составу; согласование с ЭПК не требуется.
После согласования описей дел по личному составу (годовых разделов) они
утверждаются руководителем организации.
В организациях - источниках комплектования государственного,
муниципального архива описи дел по личному составу составляются в
четырех экземплярах, из них три экземпляра - на бумажном носителе, один
(рабочий) - в электронном виде. При этом один экземпляр описи дел по
личному составу в бумажном виде и еще один - в электронном передаются в
соответствующий государственный, муниципальный архив. Два экземпляра
описи остаются в организации.

34
 Заключение
Во время прохождения производственной практики по модулю ПМ.04
«Делопроизводство» в ООО «Скала Групп» мной были изучены:
внутренний документооборот и организационная структура предприятия,
был собран материал, необходимый для написания отчета по практике. Во
время прохождения производственной практики, мной были выполнены
все поставленные задачи.
Достигнута главная цель производственной практики, а именно, я
овладела необходимыми компетенциями, систематизацией, обобщением и
улучшила свои практические навыки как делопроизводителя.
Данная практика является хорошим практическим опытом для
дальнейшей самостоятельной деятельности. За время пройденной
практики я познакомилась с новыми интересными фактами и углубилась в
практическое применение навыков из области делопроизводства,
закрепила свои теоретические знания, лучше ознакомилась с данной
профессией.

34
 Список использованных источников
1. ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. М.:Госстандарт России, 1998. 7 с.
2. ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. М.:Госстандарт России, 1998. 7 с.
3. Инструкции по делопроизводству в Федеральной архивной службе России.
М.: Госстандарт России, 2001. – 78 с.
4. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением
Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28, дополнен N 1185-ст с 1 марта
2014 г).
5. Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в
Российской Федерации".
6. Федеральный закон от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ "Об информации,
информатизации и защите информации".
7. Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 Об утверждении Методических
рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти.

36
 ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Справка из архивного документа

37
 ООО «Скала Групп»
_____________________________________________________________________________
(наименование компании)

630024, Россия, г. Новосибирск, ул. Станционная 60/5, корпус 1

__________________________________________________________________
(адрес)

тел/факс: 8 (383) 365-22-45

e-mail: skalagroup@gmail.com

24.06.2021 г. № 148

на № 7 / 1 от 22.06.2021 г.

СПРАВКА

Выдана Саватовой Анне Эдуардовне (ФИО получателя) в том, что он (она)

действительно работал(а) с 19.08.2010 г. (Приказ о приеме на работу № 2/1
от 19.08.2010 г. года) по 17.03.2017 г. (Приказ об увольнении № 7/1 от
17.03.2017 г. года) в качестве старшего менеджера в ООО «Скала Групп».

Основание выдачи справки: приказы по кадрам.

Справка выдана для подтверждения стажа в Пенсионном фонде РФ.

Руководитель _______________

Главный бухгалтер _______________

Исполнитель _______________

38
 ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Оформления обложки дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения

39
 Фонд № ____
Опись № 2 л/с
Дело № 17

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Общество с ограниченной ответственностью

«Скала Групп»

ДЕЛО № 17 том № 1
Приказы руководителя организации по личному составу
(о приеме, увольнении, переводе)
с №1/к по 147/к
за период с 5 апреля 2021 г. по 22 июня 2021 г.
( заголовок дела)

Крайние даты дела На 35 листах

5 апреля 2021 г . Хранить 75 лет

22 июня 2021 г.

Фонд № ____
Опись № 2 л/с
Дело № 17__

40
 ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Оформление обложки дела временного хранения

41
 Государственный архив Новосибирской области
630007, Россия, Новосибирская область, Новосибирск, улица Свердлова, 16
(наименование государственного архива)

Общество с ограниченной ответственностью

«Скала Групп»

(наименование организации)

ДЕЛО № 16 том № 1

Переписка с фирмами г. Новосибирск

об условиях дальнейшего сотрудничества

(заголовок дела)

22.06.2021 г.
(дата заведения дела)

На 17 листах
Хранить 5 лет

Ф. № __
Оп. № 1
Д. № 16

42
 ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Оформление описи дела постоянного хранения

43
 ООО «Скала Групп»
(наименование организации)
Фонд № 12 УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ № 15 Директор
дел постоянного хранения (наименование должности
руководителя организации)
за 2021 г. год Кочанов А.А.
(подпись) (расшифровка подписи)

Дата 23.06.2021 г.

Название раздела (структурного подразделения организации)

№ Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол-во листов Примечание
п/п
1 2 3 4 5 6
Приказы руководителя по
основной деятельности, 10.01.2021 г.
12 00-21-04 том 1, с №1 по №132 10.04.2021 г. 432
То же, том 2, с №133 по 11.04.2021 г.
13 00-21-42 №189 23.06.2021 г. 410
Протоколы заседаний с
№1 по №4 конкурсной
комиссии по замещению
вакантных должностей и
документы к ним
(сообщения, доклады, 14.04.2021 г.
14 00-21-09 информация и т.д.) 02.05.2021 г. 40
В данный раздел описи внесено
3 (три) ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с№ 12 по № 14 , в том числе:
литерные номера: -

пропущенные номера: -

Составителя описи Гахраманова К.Э.

(подпись) (расшифровка подписи)
Руководитель архива
(лицо, ответственного за архив) Новикова Т.М.
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата 23.06.2021 г.

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от 23.06.2021 г. № 7 от 23.06.2021 г. № 7

44
 ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Оформление описи дела по личному составу

45
 ООО «Скала Групп»
(наименование организации)
Фонд № 12 УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ № 16 Директор
дел по личному составу (наименование должности руководителя
организации)
за 2021 год Кочанов А.А.
(подпись) (расшифровка подписи)

Дата 23.06.2021 г.

Название раздела
№ Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол-во листов Примечание
п/п
1 2 3 4 5 6
Приказы руководителя по
личному составу с №1 по 10.01.2021 г. Срок хранения –
19 00-21-02 №120 10.04.2021 г. 202 75 лет ЭПК
Личные дела уволенных
работников
Петрова Ирина 17.01.2007 г. Срок хранения –
20 00-21-12 Васильевна 20.06.2021 г. 103 75 лет ЭПК
Личные карточки
уволенных работников Срок хранения –
21 00-21-13 (форма – Т.2) 2021 г. 5 75 лет ЭПК
В данный раздел описи внесено
3 (три) ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с№ 19 по № 21 , в том числе:
литерные номера: -

пропущенные номера: -

Составитель описи Гахраманова К.Э.

(подпись) (расшифровка подписи)
Дата 23.06.2021 г.

Начальник службы кадров

(инспектор по кадрам) Измайлов О.Ф.
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата 23.06.2021 г.

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения
от 23.06.2021 г. № 2 от 23.06.2021 г. № 2

46