разработать стандарты
обслуживания клиентов
Осадчук Оксана,
бизнес-консультант,
www.consult-plus.biz
Тюнинг Вашей Системы Продаж: www.consult-plus.biz
Минутка славы
Осадчук Оксана - бизнес-консультант, бизнес-
тренер, сертифицированный консультант Hogan
Assessment Systems, копирайтер.
Автор книги «Отжимать – это нормально. Как получать
максимум от сотрудников».
Специализация - постановка работы отдела продаж
«под ключ»:
разработка Корпоративной Технологии Продаж
разработка шаблонов отчётности для продавцов
разработка модели з/п для продавцов
технология подбора торгового персонала
технология обучения и оценки торгового персонала «своими силами»
Тюнинг Вашей Системы Продаж: www.consult-plus.biz
ПОЭТОМУ:
требования к дресс-коду
Например:
Самое важное – чтобы это было что-то конкретное, что любой может увидеть, услышать
или взять в руки
Абстракции, оценки, мнения, эпитеты и прочие «размытые» формулировки –
отсутствуют. Здесь также не может быть написано действие: мы формулируем его
фактический результат
Кто и как Здесь помечается куда (в какое подразделение, блок компьютерной базы данных)
контролирует и/или кому (руководителю, должности) и каким образом исполнитель передает
результат полученный им результат действия
выполнения
Формы документов Здесь указывается, какие документы задействованы в данной процедуре
Если результата нет Тут указывается или непосредственное действие («если неполадка – то исполнитель
делает то-то»), или дается ссылка на документ или раздел документа, где есть
подробное описание всех возможных неполадок в этом действии с конкретной
инструкцией, что делать
Тюнинг Вашей Системы Продаж: www.consult-plus.biz
Например:
2. Подготовка коммерческого предложения
Например…
Тюнинг Вашей Системы Продаж: www.consult-plus.biz
Когда выполняется В программе ХХХ есть данные о «подходящих» сроках оплаты клиента (менее 10 дней
процедура (в каком случае) до окончания согласованного срока оплаты)
Каков окончательный В программе ХХХ есть информация о планируемой дате и сумме оплаты клиента за
результат процедуры отгруженный товар
Кто и как контролирует Бухгалтер знает ожидаемые сроки поступления и объем оплаты от клиента
результат выполнения
Формы документов Программа XXX, файл «Клиентская база», ежедневный отчет
Если результата нет Сообщить директору о задержке выполнения обязательств со стороны клиента и
далее действовать в соответствии с его распоряжениями
1. Найдите в файле «Клиентская база» контактные данные лица, ответственного за оплату со стороны клиента.
2. Позвоните ЛПР и напомните о необходимости своевременно сделать оплату.
3. Уточните у ЛПР предпочтительный способ совершения оплаты (через водителя, перечислением на банковскую карту).
3.1. Если ЛПР готов осуществить наличный расчет, сделайте запись в ежедневном отчете о необходимости устного
инструктажа водителю непосредственно перед его выездом на маршрут и прикрепления к накладной листка-
напоминания.
3.2. Если ЛПР готов осуществить перечисление на банковскую карту, сообщите под диктовку номер карты, банковские
реквизиты, уточните и запишите планируемую дату оплаты.
4. В случае поступления со стороны ЛПР информации о невозможности своевременного выполнения обязательств:
4.1. Используйте соответствующий речевой шаблон из Части 4 «Сценария ведения переговоров с клиентами», в
частности ответ на возражение «Нет денег».
4.2. Проинформируйте ЛПР о возможных задержках в выполнении заказа, штрафных санкциях, прочих последствиях.
4.3. Еще раз уточните у ЛПР и запишите планируемую дату и сумму оплаты.
Тюнинг Вашей Системы Продаж: www.consult-plus.biz
2. Определите период, истекший с момента отгрузки товара (попросите клиента предоставить чек и
найдите в нем дату покупки).
4. Примите решение, подлежит ли данный товар возврату (согласно принятым в компании условиям
возврата товаров - см «Условия сотрудничества с клиентами» раздел «Возвраты»).
4.1. Если товар не может быть принят, спокойно и вежливо сообщите об этом клиенту: «К
сожалению, мы не можем принять товар в связи с тем, что … (объясните причину)».
4.2. Если согласно принятым в компании условиям возврат может быть осуществлен, предложите
клиенту обменять товар на аналогичный или равноценный.
Тюнинг Вашей Системы Продаж: www.consult-plus.biz
4.2.1. Если покупатель ответил положительно, выдайте покупателю новый товар, при
необходимости - примите доплату или осуществите возврат части денежных средств –
разницу в стоимости товаров (если производится обмен на другой, не идентичный товар).
4.2.2. Если покупатель не желает обменивать товар и хочет получить назад уплаченные
средства, выдайте покупателю денежные средства в количестве согласно актуальной
стоимости товара на момент его приобретения покупателем.
6. Поместите возвращенный товар на место согласно принятым требованиям (см раздел «Порядок
приема товара в магазин» данного Руководства).
6.1. Если подобный товар обычно хранится на основном складе, расположите возвращенный
товар в магазине / ларьке для временного хранения так, чтобы он не мешал посетителям и Вашей
работе, и передайте его зав. складом на следующий день утром (после приема товара).
Когда выполняется Во время обслуживания покупателя поступает входящий звонок на рабочий телефон
процедура (в каком случае)
Каков окончательный Оба клиента: в торговом зале и звонящий по телефону - получили полную и
результат процедуры исчерпывающую информацию по своим запросам
Кто и как контролирует Нарекания со стороны клиентов на качество обслуживания отсутствуют
результат выполнения
Формы документов Нет
Если результата нет Повторите попытку вступить в контакт с клиентом и предоставить консультацию по
интересующему его вопросу позже
Важные правила!
Правило № 1
Недопустимы общие фразы и расплывчатые
формулировки («обеспечивает», «оказывает»,
«контролирует», «определяет», «проводит» и т. п.),
позволяющие неоднозначно их понять и истолковать людям
с разным образованием, воспитанием, опытом и т. д.
Только конкретные, очевидные действия, которые легко можно
проверить, т. е. увидеть или услышать.
Например, что значит «Обработайте заявки»?
самостоятельно выписать накладную?
самостоятельно собрать товар?
самостоятельно загрузить продукцию в машину?
самостоятельно доставить?
Что сделать конкретно? Как мы это можем наблюдать?
Тюнинг Вашей Системы Продаж: www.consult-plus.biz
Правило № 2
Правило № 3
Все действия рекомендуется обозначать глаголами в
повелительном наклонении («сделайте так-то»).
Правило № 4
Если стандарт предполагает совершение сотрудником
какого-либо действия в течение конкретного времени, с
определенной периодичностью или качеством, которое
можно измерить в каких-либо единицах, то это время или
единицы измерения должны быть четко зафиксированы.
Тюнинг Вашей Системы Продаж: www.consult-plus.biz
Правило № 5
Реальность исполнения. Стандарты НЕ должны содержать
взаимоисключающих или противоречащих друг другу
требований.
Правило № 6
Стандарты должны быть написаны простым и понятным
языком, легким для запоминания и быстрого
воспроизведения.
Тюнинг Вашей Системы Продаж: www.consult-plus.biz
ПРАКТИКУМ!
Опишите один корпоративный стандарт (КС) по схеме:
1. Кто выполняет (должность)
2. Название КС (порядковый номер + название пункта)
3. «Шапка-легенда»:
Когда выполняется процедура (в каком случае)
Каков окончательный результат процедуры
Кто и как контролирует результат выполнения
Формы документов
Если результата нет
Так и здесь.
Тюнинг Вашей Системы Продаж: www.consult-plus.biz
b. поощрение за успехи
Вы можете заказать:
Спасибо за внимание!