1

1 2 3 4 5

Утверждаю
Генеральный директор
ТОО «АЗС Трэйд»

__________________

« ____»____________ года

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2019 год

г. Алматы

Индекс Заголовок дела и процедура Заголовок дела и процедура Названия папок в Примечан
дела (фактически) (в ЭД) ЭД и на ие
бумажном
носителе,
срок
хранения дела для
бумажных
носителей
1 2 3 4 5

01 Генеральный директор

01-01 Приказы и распоряжения Генерального 1. Юрист создает в ЭД проекты приказов и «Приказы и Общий
директора по основной деятельности: распоряжении с автоматическим распоряжения» доступ
 юрист готовит проекты приказов и присвоением номера и направляет Постоянно1
распоряжений, подписывает у руководству на подписание на бумажном
руководства и подшивает в папку. носителе.
2. После подписания юрист сохраняет скан

1 2 3 4
01-02 Протоколы и решения единственного
участника:
 юрист готовит проекты протоколов и
решений единственного участника,
при необходимости согласовывает с
соответствующими структурными
подразделениями, подписывает у
руководства и подшивает в папку.
01-03 Доверенности, выданные работникам на
осуществление функций и совершения
действий в интересах Товарищества:
1. по запросу работника юрист готовит
проект доверенности;
2. работник подписывает доверенность
у руководства.
01-04 Журнал регистрации доверенностей, Электронный журнал регистрации доверенностей
выданных работникам на осуществление
функций и совершения действий в
2
5
копии приказов и распоряжении в папке
«Приказы и распоряжения»
1. Юрист создает в ЭД проекты протоколов и «Протоколы и Ограниче
решений с автоматическим присвоением решения» нный
номера, при необходимости согласовывает с доступ
соответствующими структурными
подразделениями и направляет руководству
на подписание на бумажном носителе.
2. Юрист сохраняет скан копии протоколов и
решений в папке «Протоколы и решения»
1. По запросу работника юрист создает в ЭД «Доверенности Общий
проект доверенности с автоматическим работникам» доступ
присвоением номера в электронном журнале
регистрации доверенностей.
2. Работник распечатывает и подписывает у
руководства.
3. Работник сохраняет скан подписанной
доверенности в папке «Доверенности
работникам»
Хранится у
юриста
 3
1 2 3 4 5

интересах Товарищества.

02 Делопроизводство
(централизованная регистрация администратором)
02-01 Входящая корреспонденция Входящая корреспонденция Постоянно
(оригиналы): запросы вышестоящих (оригиналы): запросы вышестоящих органов, 1. Электронн
органов, запросы государственных органов, запросы государственных органов, обращения ый журнал
обращения физических и юридических лиц, физических и юридических лиц, корреспонденция регистраци
корреспонденция холдинга. холдинга. и
1. Работники приносят администратору 1. Администратор регистрирует входящие входящей
сканы оригиналов писем, которые письма в Электронном журнале входящей корреспонд
администратор регистрирует в корреспонденции. Если письма пришли к енции
журнале входящей корреспонденции работнику, то по запросу работника 2. ЭД
и подшивает в папку. администратор регистрирует письмо в «Входящая
2. При получении оригинала копия Электронном журнале входящей корреспонд
письма заменяется оригиналом. корреспонденции. енция»
2. Скан письма сохраняется в папке ЭД «Входящая 3. БН
корреспонденция», копия или оригинал «Входящая
подшивается в папку с бумажными носителями корреспонд
(далее - БН) «Входящая корреспонденция». При енция»
получении оригинала копия письма заменяется
оригиналом.
3. Входящая корреспонденция направляется
администратором к руководству для
ознакомления через ЭД.

02-02 Исходящая корреспонденция Исходящая корреспонденция 1. Электронн

(оригиналы): ответы на запросы (оригиналы): ответы на запросы вышестоящих ый журнал
вышестоящих органов, на запросы органов, на запросы государственных органов, на регистраци
государственных органов, на обращения обращения физических и юридических лиц, и
физических и юридических лиц, корреспонденция в адрес холдинга. исходящей
корреспонденция в адрес холдинга. 1. Электронная версия письма направляется для корреспонд
1. Направляется работником для согласования с юристом, зам. директора и енции
 4
1 2 3 4 5

согласования с руководством и юристом. только после этого распечатывается 4. ЭД

2. После согласования направляется работником и подписывается директором. «Исходяща
адресату по почте. 2. Администратор сохраняет скан копию я
письма в папке ЭД «Исходящая корреспонд
корреспонденция». енция»
5. БН
«Исходяща
я
корреспонд
енция»

02-03 Нормативно-инструктивные документы До минования

(инструкции, положения, рекомендации) надобности

02-04 Электронный журнал передачи оригиналов Администратор регистрирует в журнале передачу Электронный
оригинала с отметкой работника о получении журнал передачи
оригинала оригиналов
02-05 Электронный архив Общий и
ограничен
ный
доступ
02-06 Справочник контрагентов Общий
доступ
02-07 Резерв

03 Юрист

03-01 Документы (исковые заявления, решения, 5 лет1 1

После
постановления и определения судов) по вынесени
претензионно-исковой работе я решения
Ограниче
нный
доступ
 5
1 2 3 4 5

03-02 Разрешительные документы (лицензии, Постоянно

квоты, допуски)

03-03 Договоры по основной деятельности 5 лет После

(оригиналы) истечения
03-03-01 договоры с поставщиками срока
03-03-02 договоры с покупателями действия
03-03-03 договоры с арендодателями договора
резервуаров и уведомления в МЭ
03-03-03 административно-
хозяйственные договора

03-03-01- Договора с поставщиками в том числе Дополнительное соглашение с поставщиками: Название папок в Открыты
(№ _) дополнительные соглашения и приложения: 1. В начале года подписывается базовый ЭД: й доступ
1. В начале года подписывается базовый договор с поставщиком, на основании
договор с поставщиком, на основании которого заключаются дополнительное - Сканы доп.
которого заключаются дополнительные соглашение (далее доп. соглашение) с соглашений с
соглашения (далее доп. соглашение) с детальными условиями поставок. Поставщиками
детальными условиями поставок. 2. Проект доп. соглашения, подготовленный (хранятся
2. Проект доп. соглашения, поставщиком, высылается менеджеру по временно до
подготовленный поставщиком, нефтепродуктам (далее - менеджер), по получения
высылается менеджеру по электронной почте (далее - имейл). оригинала)
нефтепродуктам (далее - менеджер), по 3. Менеджер пересылает проект доп. - Оригиналы доп.
электронной почте (далее - имейл), соглашения поставщика на согласование к соглашений с
3. Менеджер пересылает проект доп. юристу в ЭД. Поставщиками
соглашения поставщика на 4. Получив в ЭД от юриста доп. соглашение с (хранятся в
согласование к юристу по имейлу. пометкой «Согласовано», менеджер течение года
4. После согласования с юристом распечатывает на бумаге образец доп. потом
менеджер распечатывает на бумаге соглашения и подписывает у руководителя. перемещаются в
образец доп. соглашения и 5. Скан копия подписанного нашей стороной Электронный
подписывает у руководителя. доп. соглашения высылается по имейлу архив)
5. Скан копия подписанного нашей поставщику, который подписывает его и
стороной доп. соглашения высылается направляет по имейлу менеджеру.

1 2 3 4
по имейлу поставщику, который
подписывает его и направляет по
имейлу менеджеру.
6. Менеджер распечатывает доп.
соглашение и передает в бухгалтерию
бумажный вариант скан копии,
подписанного обеими сторонами доп.
соглашения, для оплаты счетов
поставщика,
7. В течение месяца менеджер обязан
передать юристу оригинал доп.
соглашения, которое хранится у
юриста в папке оригиналов договоров.
03-03-02- Договора с покупателями в том числе Дополнительное соглашение с Покупателями:
(№__) дополнительные соглашения и приложения: 1. В начале года подписывается базовый ЭД:
1. В начале года подписывается базовый
договор с покупателем, на основании
6
5
6. Менеджер сохраняет доп. соглашение в папке
«Сканы доп. соглашений» и уведомляет
бухгалтерию о необходимости оплатить счет
поставщика в ЭД. Автоматически с
сохранением доп. соглашения в папке
«Сканы доп. соглашений» настраивается
оповещение менеджера и юриста об
обязанности менеджера в 3-х недельный срок
передать оригинал юристу.
7. Бухгалтерия оплачивает счет поставщика на
основании скана из папки «Сканы доп.
соглашений».
8. В течение 3-х недель менеджер обязан
передать юристу оригинал доп. соглашения.
В «Электронном журнале передачи
оригиналов» юрист ставит отметку о
получении оригинала.
9. В случае если оригинал не передан, юрист
выставляет оповещение для себя и для
менеджера о необходимости передать
оригинал с интервалом в 1 неделю и так до
получения оригинала.
10. После получения оригинала доп. соглашения
с отметкой в «Электронном журнале
передачи оригиналов» скан договора
удаляется из папки «Сканы доп. соглашений»
и перемещается в папку «Оригиналы доп.
соглашений»
Название папок в
договор с покупателем, на основании
которого заключаются дополнительные - Сканы доп.
 7
1 2 3 4 5

которого заключаются дополнительные соглашения (далее доп. соглашения) с соглашений с

соглашения (далее доп. соглашения) с детальными условиями поставок. Покупателями
детальными условиями поставок. 2 варианта создания доп. соглашений: (хранятся
2 варианта создания доп. временно до
соглашений: Проект доп. Проект доп. соглашения получения
соглашения готовится с покупателем оригинала)
Проект доп. Проект доп. Покупателем, готовится юристом по - Оригиналы доп.
соглашения соглашения с высылается менеджеру запросу менеджера. соглашений с
готовится покупателем готовится по нефтепродуктам Покупателями
покупателем, юристом по запросу (далее - менеджер), по (хранятся в
высылается менеджера. электронной почте течение года
менеджеру по (далее - имейл). потом
нефтепродуктам Менеджер пересылает После подписания перемещаются в
(далее - менеджер), проект доп. соглашения руководством скан доп. Электронный
по электронной к юристу на соглашения архив)
почте (далее - согласование в ЭД. направляется по имейлу
имейл). покупателю, который
Менеджер подписывает его и
пересылает проект направляет по имейлу
доп. соглашения к менеджеру.
юристу на Получив в ЭД от
согласование к юриста доп.
юристу. соглашение с пометкой
«Согласовано»,
После согласования с юристом проект доп. менеджер
соглашение распечатывается на бумаге и распечатывает на
подписывается у руководителя. бумаге проект доп.
Скан доп. соглашения, подписанный соглашения и
руководством, направляется покупателю для подписывает у
подписи по имейлу. руководителя.
После получения скана по имейлу, Скан копия,
подписанного доп. соглашения, менеджер подписанного доп.
передает его бухгалтерии для выставления соглашения,
 8
1 2 3 4 5

счетов покупателю. высылается по имейлу

В течение месяца менеджер обязан передать поставщику, который
юристу оригинал доп. соглашения, которое подписывает его и
хранится у юриста в папке оригиналов направляет по имейлу
договоров. менеджеру.
Менеджер сохраняет доп. соглашение в папке
«Сканы доп. соглашений» и уведомляет
бухгалтерию о необходимости выставить счет
покупателю. Автоматически с сохранением доп.
соглашения в папке «Сканы доп. соглашений»
настраивается оповещение менеджера и юриста
об обязанности менеджера в 3-х недельный срок
передать оригинал юристу.
Бухгалтерия оплачивает счет поставщика на
основании скана из папки «Сканы доп.
соглашений».
В течение 3-х недель менеджер обязан передать
юристу оригинал доп. соглашения. В
«Электронном журнале передачи оригиналов»
юрист ставит отметку о получении оригинала.
В случае если оригинал не передан, юрист
выставляет оповещение для себя и для менеджера
о необходимости передать оригинал с интервалом
в 1 неделю и так до получения оригинала.
После получения оригинала доп. соглашения с
отметкой в «Электронном журнале передачи
оригиналов» скан договора удаляется из папки
«Сканы доп. соглашений» и перемещается в папку
«Оригиналы доп. соглашений»

03-03-03- Договоры с арендодателями резервуаров: Договоры с арендодателями резервуаров: Название папок в Открыты
 9
1 2 3 4 5

(№__) 1. Проект договора аренды резервуаров
(далее – договор), подготовленный
арендодателем, высылается менеджеру по
нефтепродуктам (далее - менеджер), по
электронной почте (далее - имейл).
2. Менеджер пересылает проект
договора арендодателя на согласование к
юристу по имейлу.
3. Только после согласования с
юристом менеджер распечатывает на бумаге
образец договора и подписывает у
руководителя.
4. Скан копия подписанного договора
высылается по имейлу арендодателю,
который подписывает его и направляет по
имейлу менеджеру.
5. Менеджер распечатывает договор и
передает в бухгалтерию бумажный вариант
скан копии, подписанного обеими
сторонами, для оплаты счетов арендодателя.
6. В течение месяца менеджер обязан
передать юристу оригинал договора,
который хранится у юриста в папке
оригиналов договоров.
Уведомления в Министерство энергетики
(далее МЭ):
1. На основании скана подписанного
договора аренды резервуаров
юристом в МЭ направляется
уведомление в системе egov.kz с
использованием электронной
подписи руководителя.
1. Проект договора аренды резервуаров (далее – ЭД: й доступ
договор), подготовленный арендодателем,
высылается менеджеру по нефтепродуктам (далее - - Сканы
менеджер), по электронной почте (далее - имейл). договоров с
2. Менеджер пересылает проект договора арендодателями
арендодателя на согласование к юристу в ЭД. (хранятся
3. Получив в ЭД от юриста договор с пометкой временно до
«Согласовано», менеджер распечатывает на бумаге получения
образец договора и подписывает у руководителя. оригинала)
4. Скан копия подписанного договора - Оригиналы
высылается по имейлу арендодателю, который договоров с
подписывает его и направляет по имейлу арендодателями
менеджеру. (хранятся в
5. Менеджер сохраняет договор в папке «Сканы течение года
договоров аренды резервуаров» и уведомляет потом
бухгалтерию о необходимости оплатить счет перемещаются в
арендодателя. Автоматически с сохранением доп. Электронный
соглашения в папке «Сканы доп. соглашений» архив)
настраивается оповещение менеджера и юриста об - Уведомления в
обязанности менеджера в 3-х недельный срок МЭ
передать оригинал юристу.
6. Бухгалтерия оплачивает счет арендодателя на
основании скана из папки «Сканы договоров аренды
резервуаров».
7. В течение 3-х недель менеджер обязан передать
юристу оригинал доп. соглашения. В «Электронном
журнале передачи оригиналов» юрист ставит
отметку о получении оригинала.
8. В случае если оригинал не передан, юрист
выставляет оповещение для себя и для менеджера о
необходимости передать оригинал с интервалом в 1
неделю и так до получения оригинала.
9. После получения оригинала доп. соглашения с
 10
1 2 3 4 5

2. Юрист высылает по имейлу отметкой в «Электронном журнале передачи

менеджеру само уведомление, талон оригиналов» скан договора удаляется из папки
о приеме уведомления, форму «Сканы договоров аренды резервуаров» и
сведений по заявлению как перемещается в папку «Оригиналы договоров
подтверждение о направлении аренды резервуаров».
уведомления в МЭ. 10. За 2 недели до окончания срока договора
менеджер и юрист получают оповещение в ЭД о
необходимости продлить договор.

Уведомления в Министерство энергетики (далее

МЭ):

1. На основании скана подписанного договора

аренды резервуаров юристом в МЭ
направляется уведомление в системе egov.kz
с использованием электронной подписи
руководителя.
2. Юрист сохраняет само уведомление, талон о
приеме уведомления, форму сведений по
заявлению как подтверждение о направлении
уведомления в МЭ в папке «Уведомления в
МЭ»

03-03-04 Административно-хозяйственные договора 1. Полученные проекты договоров Название папок в

(№__) 1. направляются на рассмотрение юристов и ЭД:
при необходимости проводятся согласование
со структурными подразделениями - Сканы догово-
Товарищества. ров финансовой
2. После согласования договора направляются помощи (хранятся
контрагентам для подписания. временно до по-
3. Юрист сохраняет договор в папке «Сканы лучения оригина-
административных договоров» и уведомляет ла)
 11
1 2 3 4 5

бухгалтерию о необходимости выставить или - Оригиналы до-

оплатить счет контрагента. Автоматически с говоров
сохранением договора в папке «Сканы финансовой
административных договоров» настраивается помощи
оповещение юриста об обязанности
контрагента в 3-х недельный срок передать
оригинал юристу.
4. После получения оригинала договора с
отметкой в «Электронном журнале передачи
оригиналов» скан договора удаляется из
папки «Сканы административных договоров»
и перемещается в папку «Оригиналы
административных договоров».
5. За 2 недели до окончания срока договора
бухгалтер и юрист получают оповещение в
ЭД о необходимости продлить договор.
03-04 Экспортные договора и договора с 1. Номер присваивается согласно учетной 1. «Валютные
нерезидентами регистрации банком. договоры»
2. Юрист сохраняет копии договоров в папке 2. «Акты
«Сканы валютных договоров» и оригиналы в выполненн
папке ЭД «Оригиналы валютных договоров» ых работ к
3. Юрист сохраняет в папке ЭД «Акты Валютным
выполненных работ» договорам
»
03-05 Внутренняя переписка со структурными В указанной номенклатуре подлежит хранению
подразделениями вся служебная переписка, в том числе
заключения и справочные информации
подготавливаемые юристами
03-06 Нормативно-правовые акты В указанной номенклатуре подлежит хранению
нормативно-правовые акты