Деловая переписка

Деловая переписка отражает уровень профессионализма человека. Если специалист правильно

общается с потенциальными клиентами и партнерами, ему проще завоевать уважение и доверие с
их стороны. Если человек учитывает особенности деловой переписки, с ним приятно иметь дело и
решать рабочие вопросы.

Десять характеристик текста, формирующих серьезный деловой имидж:

1) информативность;

2) конкретность;

3) аргументированность;

4) понятность;

5) краткость;

6) интерес;

7) уверенность;

8) вежливость;

9) грамотность;

10) опрятность

Вот так выглядит грамотная, классическая структура делового письма:

Как написать деловое письмо правильно?

Правильно писать без канцеляризмов. Перед отправкой отредактируйте письмо и уберите все
сложные фразы, ненужные речевые конструкции. Проверьте, нет ли сокращений и понятны ли
все профессиональные слова иностранного происхождения.

Чек-лист для проверки, не допустили ли вы ошибок

Имя собеседника написано правильно, а именно так, как он представился в своем письме.
Никаких сокращенных форм. Если собеседник представился Валентином, то приветствуйте его в
письме, используя имя «Валентин», а не «Валя», «Валик», «Святик» и т.д. Если инициатор
деловой переписки вы и это первый имейл, обращайтесь к адресату по полному имени.

Текст вычитан и в нем хватает запятых, точек, абзацев и нет опечаток. Не уверены в этом?
Воспользуйтесь сервисами по вычитке текстов.

Токсичность часто появляется там, где нельзя подобрать внятные аргументы исправиться с
эмоциями. Но с этим можно бороться:

 писать факты и аргументы;

 не использовать художественные обороты;

 не добавлять эмоциональной окраски с помощью смайлов (но такой вариант допускается,

если вы пишите коллеге и это в рамках корпоративной культуры);

 не переходить на личности.

Как быть, если токсичное письмо пишут вам, а не вы? Мой лайфхак: мысленно превратить это
плохое письмо в хорошее и отвечать на якобы хорошее. Так сообщение проще переосмыслить,
ответить не токсично, без лишних эмоций.

Пять простых рекомендации по ведению электронной переписки с клиентами:

 Используйте корпоративные адреса электронной почты. Покажите, что ваша компания

— не однодневка, довольствующаяся обычным потребительским почтовым сервисом, а
солидная организация. Вы удивитесь, как сильно фирменный адрес электронной
почты может поднять ваш авторитет в глазах клиентов. Предприниматели, ведущие
деловую переписку с личного адреса, обычно не вызывают особого доверия. “Серьезный”
адрес должен выглядеть примерно так: vasheimya@vashakompaniya.ru.
 Помните о тонкостях использования полей Кому, Копия и Скрытая копия. Одно
неверное движение руки — и вы рискуете на следующий день обнаружить, что ваша почта
завалена ненужными ответами. Как выбрать между полями “Копия” и “Скрытая копия”?
Задайте себе пару вопросов. Знают ли получатели друг друга? Если нет, то хотите ли вы
стать невольным виновником их знакомства? Нужно ли всем получателям видеть все
ответы на ваше письмо? У поля “Скрытая копия” есть два больших преимущества:
указанные в нем адреса получателей видны только вам, и в этом случае вы не рискуете,
что кто-то из адресатов нечаянно нажмет “Ответить всем”, отправив свой ответ не только
вам, но и остальному десятку получателей. И главный секрет: указывайте любые адреса
только после того, как письмо полностью написано, вычитано и готово к отправке. В конце
концов, никто не застрахован от шанса случайно послать недописанное сообщение — а так
вы спасете себя от возможного позора и сможете лишний раз перечитать письмо перед
отправкой.
 Придумывайте цепляющие темы. Интригующая, вдохновляющая, остроумная,
необычная… Правильная тема — это половина вашего шанса на то, что письмо не останется
непрочтенным. Подбирая тему, ориентируйтесь на целевого читателя. Она должна звучать
так, как будто вы писали письмо лично ему. Постарайтесь акцентировать внимание на
пользе, которую читатель получит от вашего письма (или показать, почему ваше
 сообщение необходимо открыть прямо сейчас). Помните: читателей не привлекают
туманные, расплывчатые фразы. Четкая тема, явная польза, призыв к действию — вот что
нужно, чтобы по вашему письму щелкнули.
 Скажите читателю, что делать дальше. Любое ваше сообщение должно содержать
четкий призыв к простым понятным действиям: перейти по ссылке, позвонить по
телефону, ответить на письмо. Хотите опросить читателей? Не говорите обиняками: в
начале письма четко сформулируйте вопрос, а в конце повторите его и подчеркните, что
ждете ответов.
 Вычитывайте свои письма. Проверка орфографии — это лишь первый шаг. Не забывайте
еще и о грамматике, а главное — тщательно следите за тоном письма. Он должен
соответствовать вашему посылу, целевой аудитории, специфике бизнеса. Помните, что
шутки и особенно сарказм легко понять неправильно (а вы же не хотите обидеть своих
клиентов?). И самое главное: если вы написали, что прилагаете к сообщению некий файл,
не забудьте вложить его в письмо. Эта досадная и довольно забавная ошибка весьма часто
встречается в работе с электронной почтой.

Книги о нормах деловой переписки:

 «На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов» Р. Поузена (глава о
структуре писем)

 «Договориться можно обо всем. Как добиваться максимума в любых переговорах» Г.

Кеннеди