Тема: «Методика

выделения бизнес-
процессов в организации».

Воросы:
1. Особенности выделения процессов в
организации и объединение их в одну сеть по
методике В.В. Репина и В.Г. Елиферова.
2. Правила выделения процессов в организации.
Цель

• Какая цель может быть задана

высшим руководством компании
для выделения БП?
 Примеры целей
Из соцопроса руководителей приведём примеры целей:

• - анализ и реорганизация деятельности компании;

• - постоянное улучшение бизнес-процессов компании;
• - оптимизация бизнес-процессов компании;
• - создание систем менеджмента качества;
• - создание регламентированной документации по
процессам;
• - разработка системы документооборота;
• - реализация процессного подхода к управлению
организацией;
• - разработка и внедрение информационной системы
поддержки деятельности организации;
• - прозрачность, контролируемость, управляемость
бизнеса.
Какая цель, на Ваш взгляд, сегодня актуальна для
компаний и почему?
Методы описания Б-П

• Рассмотрим несколько методов

выделения и описания бизнес-
процессов, разработанных В.В.
Репиным, В.Г. Елиферовым.
1. Метод «ускоренного описания бизнес-
процессов».
2. Метод «полного описания бизнес-
процессов».
Метод «ускоренного описания Б-П»

• Название было предложено В.В.

Репиным и В.Г. Елиферовым по
следующим особенностям методологии:
• - ориентация на «быстрое» (два-три
месяца) достижение результатов
проекта описания процессов;
• - отсутствие проработанных целей
описания и концепции дальнейшего
использования моделей процессов.
Когда «ускоренный» метод эффективен?

• На практике руководители крупных компаний

и холдингов часто ставят задачу локального
описания некоторых выделенных бизнес-
процессов на первом этапе (первый-третий
месяцы), следующих – на втором (четвертый-
шестой месяцы) и т. д. При таком подходе
появляется необходимость выделять часть
процессов и заниматься их описанием. В этом
случае «ускоренный» или «неполный» метод
эффективен.
Основные шаги «ускоренного» метода описания
бизнес-процессов
• Шаг 1. Определить окружение
организации (внешних клиентов,
поставщиков, т.е. задать границы
внешней среды или входы и выходы).
Основные шаги «ускоренного» метода
описания бизнес-процессов
• Шаг 2. Составить перечень основных
бизнес-процессов, формирующих выходы.

Таблица
Перечень основных бизнес-процесс

№ Наименование основных бизнес-процессов

1 1.Бизнес-процесс сбыта
2 Бизнес-процесс производства готовой
продукции
3 Бизнес-процесс снабжения…
Основные шаги «ускоренного» метода описания
бизнес-процессов

• Авторы метода рекомендуют выделять

от 5 до 9 основных процессов.

• После выделения вспомогательных

процессов общее количество процессов
верхнего уровня не должно превышать
13-15.
Основные шаги «ускоренного» метода описания
бизнес-процессов

Бизнес-процесс 1
Бизнес-процесс 1

Бизнес процесс 2
Бизнес-процесс 2Бизнес-процесс 2

Бизнес-процесс N
Типовая структура классификации процессов
Разработана Американским центром производительности и
качества (American Productivity&Quality Center):

• - анализ рынка и потребности клиентов;

• - разработка видения и стратегии;
• - разработка продуктов или услуг;
• - продажа продуктов или услуг;
• - производство продукции и обеспечение производства
ресурсами;
• - производство и поставка (для организаций, ориентированных
на сервис);
• - выставление счета и обслуживание потребителей;
• - управление человеческими ресурсами;
• - управление информационными ресурсами;
• - управление финансовыми и материальными ресурсами;
• - управление экологией;
• - управление внешними связями;
- управление улучшениями и изменениями.
Основные шаги «ускоренного» метода описания
бизнес-процессов

• Шаг 3. Определить внутренние

входы, выходы каждого процесса и
недостающие вспомогательные
процессы
 Основные шаги «ускоренного» метода описания бизнес-
процессов
№ Наименование входа/выхода бизнес-процесса «Производство»

Входы процесса

Внешние входы

1.

Внутренние входы

1. Заявка на производство (из отдела «Сбыт»)

2. Основное сырьё (из процесса «Снабжение»)

3. Вспомогательные материалы (из процесса «Снабжение»)

Выходы процесса

Внешние выходы
….
1.
….
2.

Внутренние выходы

1. Готовая продукция (на склад готовой продукции, вход процесса «Сбыт»)

2. Сертификат соответствия готовой продукции (вход процесса «Сбыт»)

Основные шаги «ускоренного» метода описания бизнес-
процессов

• Шаг 4. Описать каждый процесс

как набор функций
Основные шаги «ускоренного» метода описания бизнес-
процессов.
Состав функций процесса в виде таблицы

№ Наименование функций процесса

«Производство»
1. Разработать и утвердить производственную
программу (указать срок)
2. Осуществить подготовку производства

3. Разработать график ремонта оборудования

4. Согласовать с отделом снабжения график

поставки сырья
Основные шаги «ускоренного» метода описания бизнес-
процессов
• Шаг 5. Распределить функции по
подразделениям организации

Подразделение 1

Подразделение 2

Подразделение N
Основные шаги «ускоренного» метода описания бизнес-
процессов

• Шаг 6. Детально описать каждый процесс

при помощи выбранных нотаций

На основании формального перечня процессов,

входящих в них функций формируются схемы
процессов при помощи выбранной нотации
(нотацииARIS, ARISeEPC, стандарты IDEF0,
IDEF3, DFD, блок схемы и т.д.).
Основные шаги «ускоренного» метода описания бизнес-
процессов

• Шаг 7. Составить матрицу

ответственности и регламенты бизнес-
процессов.
В перечень таких документов входят
следующие:
• - регламент выполнения процесса,
• - положения о подразделениях,
• - должностные инструкции исполнителей,
• - рабочие инструкции исполнителей.
Плюсы и минусы «ускоренного» метода описания Б-П

+ можно улучшить один или несколько Б-П;

+ можно не затрагивать соседние процессы;
+ небольшой бюджет и команда проекта;
+ оптимальные сроки 2-3 мес.

- Субъективность определения основных и

вспомогательных процессов;
- Сложность и субъективность определения
внутренних входов/выходов;
- Сложность и субъективность отнесения
функций организации к тем или иным
процессам.
 «Полный» метод описания бизнес-
процессов
• Типичный срок анализа и улучшения ситуации с
процессами – один - полтора года. Руководство
компании не устанавливает жесткие сроки
выполнения проекта и не ожидает «революционных»
изменений эффективности.
• Основная цель – построение системы управления
процессами организации или системы менеджмента,
ориентированной на процессы.
• В основе методологии лежат подходы, естественные
для функционально ориентированных организаций.
• Выполнение шагов методологии начинается после
разработки и согласования структуры целей проекта
описания бизнес-процессов организации.
«Полный» метод описания бизнес-
процессов

• Шаг 1. Определение окружения

организации и внешних
входов/выходов
«Полный» метод описания бизнес-
процессов

• Шаг 2. «Привязать» входы-выходы

к подразделениям.
«Полный» метод описания бизнес-
процессов

• Шаг 3. Установить внутренние

входы/выходы для каждого
подразделения или внешнюю
среду для каждого подразделения
«Полный» метод описания бизнес-
процессов

• Шаг 4. Определить, составить перечень

функций подразделения.

Рассматривается деятельность каждого подразделения в

отдельности. Более четко определяются границы
подразделений. Формируется перечень выполняемых
функций. При этом возможно проявление элементов
субъективности. Это вызвано тем, что в
подразделениях, как правило, в существующих
документах отражены лишь 30-40% выполняемых
функций.
«Полный» метод описания бизнес-
процессов

• Шаг 5. Для каждого подразделения

сгруппировать функции по процессам,
формирующим выходы. Привязать к
этим процессам входы.
• Каждая функция подразделения д.б.
отнесена хотя бы к одному Б-П.
• Могут выявиться функции, которые не
нужны ни подразделению, ни
организации в целом.
«Полный» метод описания бизнес-
процессов

• Шаг 6. Используя входы/выходы

между подразделениями
сгруппировать Б-П подразделений
в Б-П организации.

Таким образом, все функции

подразделений оказываются
отнесёнными к определённым Б-П.
«Полный» метод описания бизнес-
процессов
«Полный» метод описания бизнес-
процессов

• Шаг 7. Сформировать матрицы

ответственности по каждому
подразделению. На их основе
составить матрицы
ответственности бизнес-процессов
организации.
«Полный» метод описания бизнес-
процессов
• «Полный» метод позволяет детально описать бизнес-
процессы на основе информационных и материальных
потоков. Однозначно связываются функции
подразделений с процессами. При использовании
метода не должно быть «потерянных» функций, т.е.
функций, не вошедших ни в один бизнес-процесс. К
недостаткам авторы метода относят следующее:
• высокая трудоемкость метода для средних и крупных
организаций;
• значительная длительность описания процессов (8-12
месяцев);
• сложность компоновки бизнес-процессов организации
из процессов подразделений.
Сравнение методов описания
бизнес-процессов
«Полный» метод, изначально ориентированный на
детальную и тщательную работу, позволяет
получить на основе анализа информационных и
материальных потоков более полное описание
процессов. Причем учитываются матрицы
ответственности подразделений. «Полный» метод
позволяет составить достоверную картину
процессов при условии осуществления контроля
моделей. В «ускоренном» методе предполагается
использование рабочей группы в достаточно
короткие сроки, она же занимается контролем и
анализом полученных моделей.
 «Полный» метод описания Б-П
• При использовании «полного» метода в
проекте участвуют сотрудники организации,
руководство подразделений, особое место
занимает высшее руководство организации.
Рабочая группа при этом занимается
руководством проекта, обучением персонала,
разработкой методических материалов,
проверяет и корректирует результаты работы.
Важнейшим критическим фактором успеха
является внимание и заинтересованность со
стороны руководства. Поддержка руководства
может гарантировать построение основ
процессной системы управления.
Сравнительная таблица методов
«Ускоренный» метод «Полный» метод

1. Определить внешних 1. Определить внешних

клиентов организации клиентов, входы/выходы.
(окружение) и входы/выходы
для организации.
2. Составить перечень основных 2. Привязать полученные
процессов организации, входы/выходы к
формирующие внешние входы. подразделениям организации.
3. Определить внутренние 3. Определить внутренние
входы/выходы каждого процесса входы/выходы для каждого
и недостающие структурного подразделения.
вспомогательные процессы.
4. Описать каждый Б-П в виде 4. Определить перечень
набора функций. функций, выполняемых в
Сравнительная таблица по методам
«Ускоренный» метод
5. Распределить полученные
функции по подразделениям
организации.
6. Детально описать каждый
процесс при помощи выбранных
нотаций. Проверить модели на
адекватность.
7. Составить регламенты по
каждому Б-П. Сформировать
матрицы ответственности.
8. Участвуют в описании Б-П
рабочая группа специалистов
консалтинговой компании.
«Полный» метод
5. Для каждого подразделения
сгруппировать функции по
процессам, формирующим выходы.
Привязать к этим процессам входы.
6. Используя входы/выходы
между подразделениями
сгруппировать Б-П
подразделений в Б-П организац.
7. Сформировать матрицы
ответственности по каждому
подразделению. На их основе
составить матрицы
ответственности Б-П орг.
8. Участвуют сотрудники орг.,
руководители, рабочая группа.
Сравнение методов описания бизнес-
процессов
• Оба метода являются субъективными,
однако «полный» метод базируется на
объективных данных, полученных после
определения функций подразделений и
потоков информации и ресурсов, а не на
мнении отдельных руководителей или
участников рабочей группы как в
«ускоренном» методе
Сравнение методов описания бизнес-
процессов
№ Критерий сравнения «Ускоренный «Полный метод»
метод»
1 Степень субъективности высокая незначительная

2 Полнота описания Фрагментарн. Полное

деятельности организации описание описание
3 Длительность выполнения 2-3 месяца 6-12 месяцев
проекта
4 Корректность полученных 40-80% 80-90 %
моделей процессов Соответствия
реальным
процессам
5 Степень участия Незначит. высокая
руководителей и сотрудников
организации
Сравнение методов описания
бизнес-процессов
№ Критерий сравнения «Ускоренный» «Полный»
метод метод
6 Трудоёмкость выполнения средняя высокая
проекта

7 Степень риска проекта 30-70 % 0%

(при наличии поддержки
руководства)
8 Степень риска проекта 80-100 % 20-30 %
(при отсутствии поддержки
руководства)
9 Возможность использования На 20-40 % На 80-90 %
результатов проекта
(полученной информации в
виде моделей)
Задание

• Объединиться в группы.
• Описать, выбранный бизнес-процесс
организации «ускоренным» методом,
используя шаги 1-4.
Требования к Б-П
Документом, устанавливающим требования к
организации процесса, является стандарт
ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

Названный стандарт рекомендует

использовать цикл PDCA (Plan-Do-Check-
Act) Деминга для организации системы
постоянного улучшения процесса.
Управление бизнес-процессами
• 1. Планирование процесса (Plan) – группа
функций по планированию:
• технико-экономическое планирование;
• финансовое планирование;
• - показатели по эффективности процесса,
• - показатели выпуска продукции.
• 2. Выполнение процесса (Do )
• - производство продукции;
• - подготовка документа.
 Управление процессами
• 2. Анализ процесса (Check) – группа
функций по анализу:
• - показателей эффективности процесса,
• - показателей продукта,
• - данных удовлетворенности клиентов
процесса.
• 3. Улучшение процесса (Act) – группа
функций по улучшению процесса за счет
изменения:
• - регламентирующих документов процесса,
• - персонала,
• - инфраструктуры.