Как принять в команду нового сотрудника

Пользователь Kat Boogaard, 10 декабрь 2021

Если вас интересует вопрос о том, как организовать знакомство с новым сотрудником, значит вы
понимаете, что адаптация сотрудников — не пустой звук. Но на всякий случай предлагаем вашему
вниманию немного статистики.

69% сотрудников склонны работать в одной и той же компании в течение как минимум трех лет,
если они остались довольны своим опытом адаптации. В то же время до 20% сотрудников
увольняются в течение 45 дней после первого выхода на работу. Более того, почти 33% новичков
начинают искать новые вакансии в течение первых шести месяцев после трудоустройства.

Вас такая статистика не тревожит? Есть и более пугающие данные: исследование Института
Гэллапа показало, что только 12% сотрудников уверены, что их работодатели успешно
справляются с адаптацией новичков.

Период адаптации несомненно очень важен, и начинается все с достаточно простой задачи —
встречи нового сотрудника.

Давайте рассмотрим все, что нужно знать. В том числе поговорим о подготовке приветственного
набора и о создании идеального шаблона объявления о новом участнике команды. Если все
сделать правильно, то благодаря удачной адаптации новый сотрудник останется с вами надолго.

Что включить в приветственное сообщение для нового сотрудника?

Период адаптации начинается с приветственного письма, которое получает новый сотрудник. Это
электронное сообщение содержит базовую информацию и некоторые важные детали о первом
рабочем дне.

Не пытайтесь охватить все и сразу (можете быть уверены — впереди у вас достаточно времени), а
лучше предоставьте информацию, которая нужна прямо сейчас.

Подтвердите должность и дату выхода на работу. Убедитесь, что ваш новый сотрудник введен в
курс дела.

Объясните, как действовать по прибытии в офис. Где поставить машину, как найти офис, в какой
кабинет заглянуть и к кому обратиться.

Опишите рекомендуемый стиль одежды. Какой дресс-код считаются допустимыми.

Добавьте расписание первого рабочего дня. Чего следует ожидать сотруднику в свой первый день
(это в любом случае стрессовая ситуацию, а если действовать вслепую, она становится еще
страшней).
Если вы принимаете на работу удаленного сотрудника, не забудьте указать, когда примерно он
получит свое оборудование (ноутбук, гарнитуру и т. д.) и приветственный набор. В ваше
приветственное сообщение стоит включить информацию о виртуальном знакомстве с остальными
участниками команды.

В сообщении следует продемонстрировать энтузиазм и радость от того, что команда пополнится

новым участником. Даже если в письме вам придется охватить множество материально-
технических вопросов, его тон не должен быть сухим.

Кто должен отправить приветственное сообщение новому сотруднику?

На этот вопрос нет однозначного ответа. В некоторых случаях отдел кадров рассылает новым
сотрудникам стандартные приветственные письма.

Но желательно, чтобы это сделал непосредственный руководитель, потому что это позволит ему
сразу установить более тесный контакт.

Отношения между начальником и подчиненным очень важны для успешного сотрудничества, и

большую роль в этом играет эффективный обмен информацией. Так что даже если в обязанности
руководителя не входит рассылка основной информации, он все равно должен заранее
спланировать взаимодействие с сотрудником.

Когда нужно отправить сотруднику приветственное сообщение?

Поскольку это сообщение включает в себя важные сведения, которые понадобятся сотруднику в
первый же день, его надо выслать заранее (уж точно не в 21:00 накануне первого рабочего дня).

Промежуток от трех дней до недели перед первым рабочим днем вполне достаточен для того,
чтобы сотрудник успел прояснить все непонятные моменты, и не настолько долог, чтобы что-то
забыть.

Как должно выглядеть ваше приветственное письмо?

Сообщение не нужно делать длинным. Пусть лучше будет содержательным и кратким. Вот
пример приветственного письма, которое вы можете использовать в качестве образца.

Здравствуйте, Лада!

Мы рады приветствовать вас в качестве нашего нового менеджера по поддержке клиентов в

компании XXX! Мы уверены, что вы сможете внести свой вклад в повышение уровня
обслуживания клиентов.
Напоминаем, что вы выходите на работу 15 октября. Просим вас подъехать к 8:30 и припарковать
машину на западной стоянке. Войти в здание можно через западный вход; подойдите к стойке
администратора и спросите Николая. Он проведет вас к вашему рабочему месту.

Вот предварительное расписание вашего первого рабочего дня.

8:30 –10:00 Экскурсия по офису и общее совещание

10:00 –11:30 Настройка компьютера и краткое обучение

11:30 –12:30 Обеденный перерыв

12:30 –14:00 Встреча с сотрудниками отдела кадров

14:00 –15:30 Встреча с руководителями отделов и знакомство с работой компании

15:30 –17:00 Начало обучения

Если у вас возникли какие-либо вопросы, просто ответьте на это письмо. Мы всегда готовы
помочь!

С уважением,

Александра

Собираем приветственный набор: что в него включить?

Вы отправили приветственное сообщение, и новый сотрудник вышел на работу. Что дальше? Чем
усаживать его за пустой стол, подготовьте для него приветственный набор, чтобы помочь
настроиться на рабочий лад.

Мы советуем включить:
Контактные данные: как связаться с определенными специалистами (например, с сотрудниками
отдела кадров или ИТ-подразделения).

Список сотрудников отдела: новичок может заранее ознакомиться с именами и должностями

своих новых коллег.

Правила и политики: от служебных инструкций до объяснения, как правильно взять отгул.

Описания льгот: сведения о доступных льготах, в том числе полисах страхования и пенсионных
счетах.

Учетные записи и пароли: пусть ваши ИТ-специалисты заранее настроят для нового сотрудника
номер рабочего телефона, адрес электронной почты и другие учетные записи, а также
предоставят всю нужную информацию.

Памятка: шуточный документ с полезной информацией о том, где найти столовую, канцелярские
принадлежности и так далее.

Сувениры: нет лучшего способа поприветствовать новичка, чем подарить ему футболку или
кружку с символикой вашей компании.

Сложите все это на столе нового сотрудника до его прихода. Так у него будет возможность сразу
себя занять, а не сидеть в неловкой тишине и дожидаться указаний.

Как объявить о приходе нового сотрудника?

Кроме подготовки теплой встречи вам нужно решить еще одну важную проблему — представить
нового сотрудника участникам команды.

Добавление в команду нового человека — это серьезный шаг, и нужно позаботиться о том, чтобы
все поняли, что это за человек и чем он будет заниматься.

Заранее разошлите всем участникам команды электронное сообщение со следующей

информацией:

Имя нового сотрудника

Должность

Дата выхода на работу

Прошлый опыт (где работал этот человек и какими полезными навыками он обладает)

К кому нужно обращаться с вопросами о новом сотруднике (например, с вопросами о том, может
ли он помочь в выполнении определенного проекта или взять на себя те или иные обязанности)

Этих пунктов достаточно, чтобы участники вашей команды поняли, чего им следует ожидать.
В день выхода на работу нового сотрудника вы можете провести совещание, чтобы участники
команды смогли с ним познакомиться. Или, в крайнем случае, разослать еще одно объявление,
более теплое и личное, включив в число получателей и нового сотрудника.

Если в один и тот же день или на одной неделе на работу выходят несколько новичков, вы можете
провести деловую игру для знакомства с новыми сотрудниками, чтобы дать шанс лучше узнать
друг друга.

Как организовать знакомство с новым сотрудником с помощью шаблонов Wrike

В этой статье мы привели образец приветственного сообщения, но это лишь малая часть процесса
адаптации нового сотрудника.

На самом деле необходимо позаботиться о множестве мелочей — от подготовки рабочего места

до заполнения документов. Вы можете значительно облегчить эту работу, если воспользуетесь
шаблоном Wrike для адаптации сотрудников.

Шаблон поможет вам составить контрольный список, чтобы ничего не забыть, а также
подготовить настраиваемую форму запроса для сбора всей необходимой информации о новом
специалисте.

Успех сотрудника начинается с теплой встречи

Период адаптации имеет большое значение, и очень важно произвести на нового сотрудника
хорошее впечатление, чтобы его работа в новом коллективе была долгой и успешной.

Начать лучше всего с организации теплой встречи. Воспользуйтесь этим руководством, чтобы
новые участники команды ощутили ваше доброе отношение и поддержку — до того, как
приступят к работе в свой первый рабочий день в новой компании.