Ксения Токарева

Руководитель отдела продаж Mediacube Lite

Алгоритм системной
обратной связи
сотрудникам

Алгоритм системной обратной связи

сотрудникам

Обратная связь должна быть обязательным элементом

управления командой, т.к именно в результате системной ОС
сотрудник получает признание своим достижениям и понимает,
что от него ожидают в будущем. Системная ОС позволяет
руководителю быть услышанным и выстроить работу

с сотрудниками.
2 правила, которых следует
придерживаться:

Обратная связь по данному алгоритму проводится

регулярно каждые 3 месяца, это необходимо для
отслеживания динамики по каждому сотруднику

Системную обратную связь проводим

с сотрудниками, которые работают в команде

от 6 месяцев

Если обратные связи и 1 to 1 не являются в вашей компании

обычным инструментом работы с сотрудниками, то назначьте
встречу заранее, обозначьте сотруднику, что что это плановая
процедура и она теперь будет проходить регулярно со всеми, на
ней вы подведете итоги последних месяцев работы. Так сотрудник
будет знать, чего ожидать, будет меньше стресса и домыслов в
духе «зачем начальник вызывает меня на ковер».
 Шаг 1

Скажите сотруднику, почему ваша

встреча важна

В этом пункте вам важно донести ценность этой встречи

до сотрудника исходя из того, что важно именно ему. Задача

данного пункта — расположить к себе сотрудника и сделать

так, чтобы он действительно услышал вас, и нет ничего лучше,

как начать говорить о важных ему вещах. По сути, здесь

вы используете мотиваторы сотрудника.

Я знаю, что ты всегда стараешься делать свою работу
хорошо, поскольку для тебя важно..
Наблюдая за тобой, я заметил, что ты обычно…

Я заметил, что ты действительно хорошо справляешься с…

 Шаг 2

Самоанализ

Крайне важно, чтобы сотрудник для начала сам проанализировал

свою работу, прежде чем услышал оценку от вас. Так вы будете
развивать в нем осознанный самоанализ, а также дадите ему
понять, что его мнение слышат. Можно использовать следующие
вопросы:
Расскажи, пожалуйста, какие основные достижения

в своей работе ты мог бы выделить? (1, 3, 6 месяцев)

Как тебе кажется, какие твои качества или компетенции
помогли тебе достигнуть таких результатов?

Какая работа (какие задачи/какие проекты) вызывает у тебя

больший интерес, приносит большее удовлетворение?

Можно ли сказать, что то, чем ты занимаешься сейчас, тебя

вдохновляет, радует?

Какие задачи не удалось реализовать? Почему?

Есть ли ситуации, которые демотивируют тебя? Если «да» —

приведи несколько примеров.

 Шаг 3

После самоанализа вам нужно дать

собственную оценку работе сотрудника

Для этого рассматриваем реализованные проекты, задачи,

выполненные планы за последние 3,6 месяцев, и анализируем

их по 3 пунктам:

В чем сотрудник превзошел ваши ожидания

В чем оправдал

В чем разочаровал

Важно!

Говорите не просто общими фразами, а используйте

конкретные действия сотрудника и результат, к которому
они привели.

«Мария, ты оправдала мои ожидания в том,

что хорошо выполняешь план»

«Мария, ты оправдала мои ожидания в том, что

ежедневно прорабатываешь по 10 новых клиентов,
используешь отработку возражений по схеме,

что в результате приводит к тому, что ты регулярно

выполняешь план на протяжении 3 месяцев»
Важно дать позитивное подкрепление каких-то конкретных
действий сотрудника (или негативное, в случае «разочаровал»),
чтобы он понимал, какие именно действия ведут к определенному
результату.

Активные тействия
Результат

Оправдал

Превзошел

Разочаровал

 Шаг 4

Скажите сотруднику, что ему делать

После того, как вы прошлись по 3 пунктам анализа работы

сотрудника, важно дать ему направление дальнейших действий,
особенно это касается тех действий, которые вы приводите в
графе «разочаровал». Однако, они не должны быть навязаны
вами, лучше всего, если сотрудник дойдет до осознания сам.
Для этого используйте следующий вопросы:

Чтобы в данном направление ты мог бы делать иначе?

Какие при этом могли получиться результаты или что можно
было бы сделать по-другому или в дополнение?

Какие могли бы быть преимущества?

Дайте возможность сотруднику самому порефлексировать

на предмет своих действий и результатов, так он не будет

чувствовать, что его заставляют что-то делать, а значит
меньше вероятность саботажа правильных действий.

 Шаг 5

Подведение итогов

На этом этапе вам важно резюмировать договоренности и

зафиксировать ваш новый план действий. Позвольте также это
сделать сотруднику самому, так вы услышите, как он понял то,

что вы старались до него донести, и не забыл ли он какие-то

важные вещи из вашего разговора.

Какие моменты ты хотел бы изменить в своей работе?

... в отношениях с другими сотрудниками?

... а во взаимодействии со мной?

Скажи, пожалуйста, насколько полезной была для тебя
данная обратная связь?
Какие основные выводы ты сделал для себя?
Не забудьте зафиксировать ваши договоренности письменно
после встречи, а также отсмартовать цели, если вы поставили
таковые на встрече.

Частые ошибки при проведедении

систомной ОС

Общие формулировки

Нет конкретных фактов, доводы основаны на ваших эмоциях,

а не на полученных данных

Не даете сотруднику самому предлагать решения

вопросов, говорите всё за него.

Таким образом сотрудник чувствует давление сверху, а значит

будет и воспринимать эту задачу как «начальник приказал»,
отношение к выполнению будет такое же.

Важно!

Добейтесь того, чтобы сотрудник сам сделал

правильные выводы, ведь если он их сделал сам, то

у него вырисовывается самостоятельная (а не навязанная

вами) цепочка причина-следствие, а значит он охотнее
будет браться за задачу.

Нерегулярность

Провели 1-2 ОС и бросили, работа с сотрудником остановлена.

Соблазн бросить проводить ОС после нескольких успешных

встреч очень велик. Вы видите, что сотрудник исправил свои
негативные моменты, работает хорошо. Чего еще его дергать?
Очень важно продолжать ОС и ввести их в регулярную практику,
т.к. именно на них вы отдаете должное признание человеку

и задаете вектор его развития.

Игнорирование графы «превзошел» при оценке

работы сотрудника

Порой некоторым руководителям сложно найти что-то, в чем

сотрудник превзошел их ожидания, особенно это касается
отстающих менеджеров. Однако этот пункт очень важен именно
для сотрудника, это располагает его к беседе и восприятию
того, в чем он все-таки недотянул и разочаровал, т.к. зная, что он
в чем-то хорошо себя проявил, ему намного проще будет
принять свои минусы от руководителя. Может быть сотрудник
как-то провел хороший разговор с клиентом единожды,

или отличился большим количеством звонков, важно найти хоть

что-то, даже не очень большое и значительное.

Если вы из встречи в встречу не можете найти пункты,

по которым сотрудник превзошел ваши ожидания,

и пунктов, по которым он вас разочаровывает, больше,

то стоит задуматься, почему он вообще в вашей команде.

 5 Договоренности не зафиксированы на бумаге

или в переписке / мессенджере / на почте

Тут все просто: если это не зафиксировано где-то, то у каждого

из участников встречи остается свое представление

о договоренностях, принятых на ней, а значит впоследствии споры

«я такого не говорил, этого не было» могут быть бесконечны.

6 Отсутствие подготовки у руководителя

Это, пожалуй, самая главная ошибка. Часто руководители, когда

только начинают проводить системные ОС, не готовятся по
пунктам “превзошел, оправдал, разочаровал”, полагаясь на
экспромт и на то, что сориентируются на месте, ведь они и так
очень хорошо знают своего сотрудника. В результате встреча
получается несистемная, могут быть упущены важные действия
сотрудника, о которых руководитель забыл. На начальных этапах
подготовка обязательна, после проведения 5-6 встреч она уже
меньше нужна.

 Lerna Corp - корпоративная платформа онлайн-курсов

для бизнеса, которая упростит работу HR-специалиста,

руководителя или менеджера и сделает обучение
сотрудников более эффективным.

С Lerna Corp вам и вашим сотрудникам

будут доступны

700+ курсов от ведущих онлайн-школ Skillbox

и Geekbrains

Специальные корпоративные скидки для компании

и сотрудников

Бонусные баллы и кешбэк для сотрудников

Возможность оплаты вашими сотрудниками до 30%

стоимости курса бонусными баллами
Кабинет HR c настройками правил компенсации обучения

Кабинет сотрудника с едиными доступом ко всем

приобретенным курсам от разных школ.

Lerna Corp подключается совершенно бесплатно и буквально

за считанные дни.

Lerna Corp в Беларуси

Lerna Corp в Казахстан
Lerna Corp в Узбекистан
Lerna Corp в Кыргызстане
п м п