Оглавление

1. Рассмотрение структуры Администрации Веселополянского сельского

поселения Любинского муниципального района Омской области, составление
схемы организационной структуры, определение источников комплектования
архива организации. Изучение должностной инструкции архивиста........................3
Рассмотрим должностную инструкцию архивариуса архива Администрации
Веселополянского сельского поселения Любинского муниципального района
Омской области...............................................................................................................6
2. Составление списка источников комплектования архива организации,
определение границ архивного фонда. Составление схемы размещения средств
хранения. Рассмотрение топографических указателей в архивохранилище
организации. Ознакомление с правилами ведения журналов наблюдения за
температурно-влажностным режимом в архивохранилище.......................................9
3. 3. Подготовка дел к архивному хранению, в том числе: изучение документов в
целях определения сроков их хранения, нумерация листов архивного дела,
составление и оформление внутренней описи и листазаверителя архивного дела,
составление и оформление карты-заместителя, листа использования архивного
дела, составление и оформление реквизитов обложки архивного дела, прошивка
архивного дела...............................................................................................................18
4. Составление архивной описи дел постоянного хранения. Оформление описи
дел по личному составу. Оформление описи дел временного (свыше 10 лет) срока
хранения.........................................................................................................................25
5. Оформление документов по результатам проверки наличия и состояния
документов в архиве, о выделении к уничтожению архивных документов, не
подлежащих хранению.................................................................................................29
6. Ознакомление с порядком выдачи архивных документов, оформление
шаблонов запросов на выдачу архивных документов...............................................30
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.............................................................................................................33
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ....................................................34
Приложение 1................................................................................................................35
Приложение 2................................................................................................................38
Приложение 3................................................................................................................39
Приложение 4................................................................................................................40

2
1. Рассмотрение структуры Администрации Веселополянского сельского
поселения Любинского муниципального района Омской области,
составление схемы организационной структуры, определение источников
комплектования архива организации. Изучение должностной инструкции
архивиста
Местное самоуправление является важным институтом демократического
общества, входящим в круг фундаментальных проблем, существующих в любом
государстве. Необходимо отметить, что с деятельностью местных органов власти
сталкивается в своей жизни любой гражданин.
В правовую основу местного самоуправления входят:
 Европейская хартия о местном самоуправлении;
 Конституция Российской Федерации;
 Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах
организации местного самоуправления в Российской Федерации";
 Иные федеральные законы;
 Законы субъектов Российской Федерации;
 Различные уставы муниципальных образований;
 Нормативно-правовые акты, которые регулируют вопросы, связанные
с организацией и деятельность органов местного самоуправления.
В соответствии с Конституцией Российской Федерации «в Российской
Федерации признаются и защищаются равным образом частная, государственная,
муниципальная и иные формы собственности». Таким образом, Конституция
Российской Федерации (1993 г.), закрепила наличие муниципальной
собственности и ее равноправие с другими формами собственности, а также
наделила органы местного самоуправления правом на самостоятельное
управление этой собственностью.
Органы исполнительной власти местного самоуправления — это
муниципальные образования, совет местных депутатов и тому подобное. Они
обладают следующими особенностями:

3
 Администрации Веселополянского сельского поселения Любинского
муниципального района Омской области является территориальным органом
местного самоуправления, обладающим собственными полномочиями по
решению вопросов местного значения и осуществляющим исполнительно-
распорядительные функции на соответствующей территории.
Глава Администрации назначается на должность по контракту,
заключаемому по результатам конкурса на замещение указанной должности.
На рисунке 1 представлена организационная структура администрации.

Администрации Веселополянского сельского

поселения Любинского муниципального района
Омской области

Организационно- Комитет по развитию Отдел Комиссия по делам

контрольное управление предпринимательства и делопроизводства несовершеннолетних и
потребительскому рынку защите их прав

Управление Административная
Комитет по делам Отдел кадров
коммунального хозяйства комиссия при
молодежи, культуре,
администрации района
физкультуре и спорту
Бухгалтерия
Управление по
строительству и Отдел информатизации
архитектуре хозяйства

Отдел по связям с
общественностью

Правовой отдел

Рисунок 1. Организационная структура Администрации Веселополянского

сельского поселения Любинского муниципального района Омской области
Основными задачами администрации являются:
 проведение единой городской политики и исполнение
муниципальных нормативных правовых актов в целях комплексного развития
города;

4
  создание благоприятных условий для жизнедеятельности населения;
 организация взаимодействия с общественными, коммерческими и
некоммерческими организациями;
 развитие среднего и малого предпринимательства;
 содействие развитию территориального общественного
самоуправления;
 участие в реализации приоритетных национальных проектов, целевых
программ.
Организационная структура Администрации - иерархическая, линейного
типа. Достоинство этой структуры заключается в том, что в организации
присутствует единоначалие, то есть руководитель сосредотачивает в своих руках
руководство всех подразделений, в то же время эта структура проста и
экономична.
Преимущества линейной структуры администрации:
 Наличие единства и четкости распределения;
 Наличие согласованности действий исполнителями;
 Наличие четкой системы взаимных связей между главой
администрации и его подчиненными;
 Быстрота реакции подчиненных в ответ на прямые указания
руководителя;
 Получение распоряжений и заданий, которые увязаны между собой, а
также обеспечены ресурсами;
 Наличие личной ответственности руководителя за конечные
результаты деятельности подчиненного ему подразделения;
 Наличие простого контроля.
К основным недостаткам линейной структуры администрации:
 Высокие требования, предъявляемые к главе администрации, который
должен обладать обширными разносторонними знаниями и опытом во всех
функциях управления и сферах деятельности, которые осуществляют его

5
подчиненные, что значительно ограничивает возможности руководителя по
осуществлению эффективного управления;
 Наличие перегрузки главы администрации, так как через него
проходит огромное количество информации, поток документации,
многочисленные контакты с подчиненными и вышестоящими организациями;
 Тенденция к волоките при решении вопросов, которые касаются
работы нескольких подразделений;
 Отсутствие звеньев, которые будут заниматься планированием или
подготовкой управленческих кадров;
 Сложный уровень коммуникации между исполнителями в
учреждении;
 Концентрации власти в администрации происходит в управляющей
верхушке;
 Наличие ярко выраженного авторитарного стиля руководства.
Согласно статье 12 Конституции, они не относятся к системе
государственной власти. В случаях, когда они все же наделяются полномочиями
державных структур, то их деятельность ведется под общим контролем. Это
предусмотрено статьей 132 Конституции.
Рассмотрим должностную инструкцию архивариуса архива Администрации
Веселополянского сельского поселения Любинского муниципального района
Омской области.
Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи,
функции, обязанности работника. Нечеткое и неполное определение сферы
деятельности каждого работника ведет к нестабильности работы самой службы и
несогласованности действий отдельных работников. Как правило, такая
обстановка способствует возникновению конфликтных ситуаций, вызванных
неправильным представлением работника о своих обязанностях. Текст
должностной инструкции излагается отдельными пунктами.

6
 В состав должностной инструкции в обязательном порядке входят
следующие разделы:
1. Раздел, в котором содержатся общие положения инструкции;
2. Раздел, в котором содержатся функциональные обязанности;
3. Раздел, в котором перечислены права специалиста;
4. Раздел состоящий из ответственности специалиста;
5. Раздел содержащий в себе условия работы.
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения»
содержится:
 Наименование должности согласно штатному расписанию и
основным сведениям о ней, таким как наименование структурного подразделения,
подчиненность работника на которого составляется должностная инструкция, а
также категория персонала;
 Порядок, с помощью которого производится назначение и
освобождение от занимаемой должности;
 Порядок замещения должности на период временного отсутствия
работника;
 Требования, предъявляемые в профессиональной подготовке
работника (уровень образования, стаж работы), а также требования,
предъявляемые к квалификации работника (работник должен знать…, работник
должен уметь…);
 Перечень нормативных документов, которыми работник
руководствуется во время осуществления своей профессиональной деятельности,
перечень распорядительных документов, которые направлены на
регламентирование должностных обязанностей работника (приказы и
распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).
Во втором разделе «Функциональные обязанности» необходимо
сформировать основные задачи работника, предмет, который входит в его
ведение, а также участок его работы. Кроме того, необходимо перечислить

7
конкретные виды работ, которые являются составными частями для выполнения
основной задачи.
К примеру, основной задачей работника является контроль за сроками
архивного хранения документов.
В разделе «Обязанности» должностной инструкции записывают условия,
которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций.
Например:
 соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
 соблюдать установленные сроки подготовки документов;
 соблюдать этические нормы общения в коллективе;
 соблюдать конфиденциальность служебной информации.
В разделе «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для
реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления
этих прав. В раздел вносят такие права, как: принятие решений, получение
информации для выполнения своей работы, право визирования определенных
видов документов, право контроля и т.д. Четкая формулировка прав работника
позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный
раздел.
В разделе «Ответственность» записывают содержание и формы
ответственности должностного лица за результаты и последствия своей
деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий,
относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена
дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим
законодательством и учетом специфики работы организации.
В разделе должностной инструкции «Условия работы» записывают
порядок взаимодействия архивариуса с другими структурными подразделениями
и должностными лицами. В разделе перечисляют те структурные подразделения,
от которых архивариус получает документы, и те, которым он передает
информацию.

8
 Должностные инструкции разрабатывает и подписывает заведующий
архивом, утверждает руководитель Администрации Веселополянского сельского
поселения Любинского муниципального района Омской области. В Приложении
1 к работе разработанная должностная инструкция Администрации
Веселополянского сельского поселения Любинского муниципального района
Омской области.
2. Составление списка источников комплектования архива организации,
определение границ архивного фонда. Составление схемы размещения
средств хранения. Рассмотрение топографических указателей в
архивохранилище организации. Ознакомление с правилами ведения
журналов наблюдения за температурно-влажностным режимом в
архивохранилище.
Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными
проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и
оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным
стенам здания и к источникам тепла.
 Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со
следующими требованиями:
 расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120
см;
 расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см;
 расстояние между наружной стеной здания и стеллажами,
параллельными стене - не менее 75 см;
 расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не
менее 45 см;
 расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не
менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см*.

9
Рисунок 2. Схема архива Администрации Веселополянского сельского поселения
Любинского муниципального района Омской области
Для хранения архивных документов компании выделено специальное
помещение, находящееся на втором этаже здания, с выходом окон на северную
сторону. В помещении имеются стационарные металлические шкафы и
передвижные металлические стеллажи для расстановки дел с документами.
Стеллажи и шкафы размещены в строгом соответствии с требованиями п.
2.21 Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г.
№ 526.
Дела с постоянными и длительными сроками хранения находятся в шкафах.
Дела со сроками хранения менее 10 лет расположены на стеллажах.
Помещение для хранения документов оборудовано пожарной и охранной
сигнализацией, а также средствами пожаротушения (огнетушители). Двери

10
хранилища надежные, металлические, оборудованы прочными замками. Охранная
сигнализация выведена на пульт вневедомственной охраны согласно договорным
обязательствам.
Защита документов от действия света обеспечена хранением дел в шкафах
закрытого типа. Дела, хранящиеся на стеллажах, дополнительно помещаются в
светонепроницаемую твердую папку. На каждой папке имеется отличительная
надпись о том, какие документы в ней хранятся.
Температурно-влажностный и световой режим соблюдается согласно
установленным нормам. Хранилище отделено от соседних помещений
несгораемыми стенами и перекрытиями. В помещении имеется искусственная
вентиляция, которая обеспечивает рециркуляцию воздуха и стабильность
температурно-влажностного режима.
Температурно-влажностной режим находится под контролем посредством
регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного
воздуха один раз в неделю. Показания заносятся в специальный журнал. Дела
постоянно осматриваются на предмет запыленности и наличия грибка.
В помещении для хранения документов сухо и чисто, проводится
систематическая влажная уборка. Запрещено хранение посторонних предметов и
оборудования. Проходы между стеллажами и шкафами не загромождены.
Оборудовано зонирование места работы лица, ответственного за ведение
архива. Имеется письменный стол, офисное кресло, освещение.
Хранение дел с документами на подоконниках, на полу не допускается. Все
стеллажи и шкафы пронумерованы слева направо от входной двери, полки на
стеллажах пронумерованы сверху вниз.
По результатам проведенного анализа условий хранения документов
Администрации Веселополянского сельского поселения Любинского
муниципального района Омской области можно сделать вывод, что оно
полностью соответствует требованиям нормативных документов.

11
 Режим хранения документов в архиве Администрации Веселополянского
сельского поселения Любинского муниципального района Омской области
предполагает соблюдение:
1. Температурно-влажностного режима.
2. Светового режима.
3. Санитарно-гигиенического режима.
4. Охранного режима.
Оптимальные условия хранения документов в архиве Администрации
Веселополянского сельского поселения Любинского муниципального района
Омской области обеспечиваются:
1. Поддержанием архивохранилища в оптимальном состоянии
(строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива).
2. Оборудованием архивохранилища средствами противопожарной
безопасности (огнетушители сухого типа, песок и т.д.), охраны, сигнализации.
3. Применением технических средств для создания нормативных условий
температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного
режимов (кондиционеры, увлажнители воздуха, видеокамеры и т.д. и т.п.).
4. Применением специальных средств хранения и перемещения документов
(стеллажи, шкафы, электронные системы учёта документов и их систематизации).
Для помещения архива Администрации Веселополянского сельского
поселения Любинского муниципального района Омской области необходимо
соблюдать следующие условия светового режима:
1. Документы постоянных сроков хранения должны находиться в темноте.
Источники рассеянного света могут быть искусственными или естественными. На
окнах должны находиться светорассеиватели. Лампы накаливая обязательно
находятся в плафонах закрытого типа с гладкой наружной поверхностью или
люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
2. Уровень освещённости не должен превышать на вертикальной поверхности
стеллажа на высоте метра от пола 20–50 лк, на рабочем столе – 100 лк.

12
 Температурно-влажностный режим в архиве УФПС Рязанской области
Администрации Веселополянского сельского поселения Любинского
муниципального района Омской области:
1. Оптимальный диапазон температур 17–19 °C, исключающий резкие
перепады, и 45–60% влажность воздуха. Для поддержания такого микроклимата
могут быть использованы специализированные кондиционеры, термометры,
психометры, гигрометры для постоянной фиксации температуры и влажности
воздуха, а также увлажнители воздуха для предупреждения пересыхания
бумажных носителей. Обязательна свободная циркуляция воздуха, исключающая
появление непроветриваемых зон. На окнах и вентиляционных отверстиях
должны находится специальные фильтрующие сетки.
2. Контроль температурно-влажностного режима с климат-контролем
проводится раз в неделю; без автоматического контроля микроклимата в
архивохранилище – два раза в неделю. Если в помещении нарушен микроклимат,
то проверка производится ежедневно, а результаты наблюдений вносятся в
учётную форму (журнал, график).
Санитарно-гигиенический режим в Администрации Веселополянского
сельского поселения Любинского муниципального района Омской области:
1. Архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом
порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени, пыли.
Обязательны влажные уборки, обеспыливание (вручную или с помощью техники
по обеспыливанию архивохранилищ), обработка водными растворами
антисептиков и препаратов, если необходимо. В архиве Администрации
Веселополянского сельского поселения Любинского муниципального района
Омской области не осуществляется периодическая влажная уборка, проведение
обеспыливания стеллажей и шкафов, а также обработка цокольных частей
стеллажей, полов, плинтусов водными растворами антисептиков. В архиве
отсутствует график влажной уборки помещения.
2. Сотрудники находятся в архивохранилище только в чистой обуви
(бахилах), верхняя одежда исключена.
13
 3. Ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона необходимо
проводить проверку на наличие в архивохранилищах насекомых и плесени. В
случае их обнаружения проводится дезинфекция. В архиве Администрации
Веселополянского сельского поселения Любинского муниципального района
Омской области не проводятся мероприятия связанные с обследованием
архивных документов на предмет насекомых и плесени.
Охранный режим в архиве Администрации Веселополянского сельского
поселения Любинского муниципального района Омской области обеспечивается
оборудованием помещений архива системами сигнализации, чётким соблюдением
пропускного и охранного режима, особым доступом в архивохранилище,
опечатыванием и опломбированием помещений. В редких случаях вынос
документов из архива производится по особому распоряжению руководства
учреждения.
Оборудование архивохранилища Администрации Веселополянского
сельского поселения Любинского муниципального района Омской области:
 применяются металлические и деревянные стеллажи после их
соответствующей противопожарной обработки, кроме них используются
металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими
перегородками и полками,
 оборудование располагается с учётом особенностей помещения,
стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проёмами,
 не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам
здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них.
При установке стеллажей в Администрации Веселополянского сельского
поселения Любинского муниципального района Омской области выдерживаются
следующие нормы:
1. Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
2. Расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;
3. Расстояние между наружной стеной здания и стеллажами,
параллельными ей, – 75 см;
14
 4. Расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) – 45 см;
5. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа – не менее 15 см, а в
цокольных этажах – не менее 30 см;
6. Высота стеллажа – 220–240 см;
7. Ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении
коробок или связок с делами – 25–30 см;
8. Расстояние между полками по высоте – 35–40 см;
9. При высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два
яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами;
10.Документы размещаются на стеллажах с использованием первичных
средства защиты – коробок, папок, футляров.
Размещение документов в архивохранилище УФПС Рязанской области
Администрации Веселополянского сельского поселения Любинского
муниципального района Омской области:
1. Документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное
хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учётными
документами, а также оперативный поиск;
2. Документы на стеллажах располагаются с учётом дальнейшего их
поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен
располагаться с учётом резервного места для новых поступлений;
3. Документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения
в ведомственных архивах хранятся раздельно, документы личного состава также
хранятся отдельно;
4. Обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имеющие в
оформлении драгметаллы документы;
5. Учётные документы хранятся отдельно от документов архивах;
6. В ведомственном архиве документы постоянного хранения хранятся в
коробках и папках, долгосрочного хранения – в связках, краткосрочного хранения
– без связок по годам хранения;

15
 7. При хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и
полкой стеллажа не должен превышать 5 см;
8. Коробки и связки документов не должны выступать за пределы
стеллажей;
9. Связки документов формируются не более 20 см толщиной;
10.Коробки и связки документов не должны выступать за пределы
стеллажей.
Для создания оптимальных условий связанных с хранением документов в
Администрации Веселополянского сельского поселения Любинского
муниципального района Омской области. был выполнен:
 ремонт помещения, в котором расположился архив организации;
 архив Администрации Веселополянского сельского поселения
Любинского муниципального района Омской области. расположен в отдельном
помещении организации, которое после ремонта было принято в эксплуатацию
комиссией, в состав которой входили представители архива, представители от
пожарных, охранных, санитарных служб;
 архив оборудован средствами для осуществления пожаротушения,
охраны и сигнализации;
 в архиве используются технические средства, которые направлены на
то, чтобы создать нормативные условия температурно-влажностного, светового,
санитарно-гигиенического, а также охранных режимов;
 помещение архива Администрации Веселополянского сельского
поселения Любинского муниципального района Омской области. оборудовано
средствами охранной сигнализации, на окнах установлены металлические
распашные решетки;
 помещение изолировано металлическими дверями;
 использование специальных средств, связанных с хранением и
дальнейшим перемещением документов;
Эксплуатация архивного хранилища:

16
  в помещении хранилища Администрации Веселополянского сельского
поселения Любинского муниципального района Омской области. запрещено
осуществлять прокладку водоснабжения, канализации, газопровода или открытых
систем электропроводки;
 отделка и оборудование хранилища хорошо проветривается и не
собирает пыль;
 окна архивного хранилища Администрации Веселополянского
сельского поселения Любинского муниципального района Омской области.
выходят на северную сторону, что защищает хранилище от открытых солнечных
лучей;
 хранилище оборудовано внутренней сигнализацией и имеет запасной
выход;
 в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах
пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у
ответственного лица;
 в помещении хранилища запрещено курить, применять
электронагревательные приборы, использовать легковоспламеняющиеся и
взрывоопасные вещества, а также осуществлять хранение пищевых продуктов;
 постоянное хранение документов в архиве Администрации
Веселополянского сельского поселения Любинского муниципального района
Омской области. проводится в темноте;
 освещение хранилище осуществляется с помощью искусственного
рассеянного света, которое дают лампы накаливания, установленные в закрытых
плафонах с гладкой наружней поверхностью;
 уровень освещенности не превышает на вертикальной поверхности
стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк;
 помещение архива Администрации Веселополянского сельского
поселения Любинского муниципального района Омской области. оборудовано

17
регулируемым климат контролем, что дает возможность поддерживать
постоянную температуру 17 - 16°С и влажность воздуха 50-58%;
 помещение архива Администрации Веселополянского сельского
поселения Любинского муниципального района Омской области. содержится в
чистоте и образцовом порядке, который исключает появление насекомых,
грызунов, плесени, пыли
 в помещении архива проводится постоянная влажная уборка,
обеспыливание, помещение обрабатывается водными растворами антисептиков;
 в помещении архива Администрации Веселополянского сельского
поселения Любинского муниципального района Омской области. запрещено
находится в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;
Одна из работ входящая в комплекс обеспечения сохранности документов
является размещение фондов в хранилище архива. При продуманном размещении
документов происходит рациональное использование площадей стеллажных
полок: сокращаются затраты, связанные с поиском дел, обеспечиваются лучшие
условия для хранения ценных документов, в случае необходимости проведения
эвакуации для особо ценных дел создаются лучшие условия.
3. Подготовка дел к архивному хранению, в том числе: изучение
документов в целях определения сроков их хранения, нумерация листов
архивного дела, составление и оформление внутренней описи и
листазаверителя архивного дела, составление и оформление карты-
заместителя, листа использования архивного дела, составление и
оформление реквизитов обложки архивного дела, прошивка архивного дела
Все виды документов, образующиеся в результате деятельности компании,
формируются в дела по разной тематике. Дела регистрируются в ежегодно
заводимой для этой цели Номенклатуре дел, книг и журналов. В Номенклатуре
содержится информация о том, какие дела и в каком подразделении организации
ведутся, а также их срок хранения.
Номенклатура дел, книг и журналов сформирована в соответствии с
приложением № 25 Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 31
18
марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения,
комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в органах государственной власти,
органах местного самоуправления и организациях».
Действующая Номенклатура дел, книг и журналов утверждена 09.01.2023 г.
руководителем организации. В конце года номенклатура закрывается,
оформляется новая. Всего в номенклатуре зарегистрировано десять дел и 5 книг и
журналов учета.
Все документы подшиваются в дела. Каждому делу присваивается номер
согласно Номенклатуре дел. Каждое дело приобретает свой заголовок - краткое
изложение содержащихся сведений о составе документов
Сроки хранения дел в номенклатуре определены в соответствии с Приказом
Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении перечня типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков их хранения».
Все документы компании рассортированы правильно, с учетом направления
и тематики.
Рассматривая архивный фонд организации выявлено, что документы в делах
собраны в хронологическом порядке, каждый документ пронумерован простым
карандашом в верхней правой части арабскими цифрами, не касаясь основного
текста. Удалены зажимы, скрепки и пустые листы.
В каждом деле имеется внутренняя опись документов, листы внутренней
описи пронумерованы отдельно от основных документов. Также в делах имеется
лист-заверитель, который пронумерован отдельно от основных документов.
Для дел постоянного срока хранения выбрана прочная картонная обложка
стандартного размера, имеется лицевая сторона со всеми реквизитами. С
помощью иглы и нити в три прокола подшиты к обложке дела: внутренняя опись,
документы, лист-заверитель. Нить опломбирована наклейкой с оттиском
мастичной печати «Для документов» организации.
19
 Также упорядочены и документы по личному составу дистанции (приказы о
приеме на работу, переводе, перемещении, увольнении, отпуске, дисциплинарных
взысканиях). Отдельно в деле хранятся личные карточки формы Т-2, копии
трудовых книжек.
По каждому виду документов определен срок хранения согласно Перечню,
типовых управленческих архивных документов (утвержден приказом
Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. № 236).
В результате проведенного анализа выявлено, что не все документы
прошлых периодов сформированы в дела согласно Федеральному закону от
22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Некоторые документы собраны в скоросшивателе, на обложке отсутствуют
элементы описания дела и внутренняя опись. Не определен сроки хранения
согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (утвержден
приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. № 236). Причем, в
одном скоросшивателе находятся документы по разной тематике и с разными
сроками хранения.
Так, рассмотрен скоросшиватель с документами прошлых лет, среди
которых имеются следующие виды документов:
- расчеты, заключения, справки, переписка к договорам (срок хранения 5
лет);
- переписка по вопросам установления прав на движимое и недвижимое
имущество (срок хранения 3 года);
- служебные записки, сведения, справки об организации и результатах
контроля исполнения документов (срок хранения 1 год)
Все это может привести к утрате документов, а так же к их длительному
поиску в случае необходимости.
Рекомендовано:
- разобрать документы из скоросшивателя по тематическому признаку;
- определить сроки хранения дел;
- собрать их в хронологическом порядке, пронумеровать листы;
20
 - подготовить внутренние описи документов;
- отпечатать листы-заверители;
- выбрать обложку в зависимости от срока хранения дела;
- подготовить лицевые стороны для обложки дел;
- подшить к обложке дела: внутреннюю опись, документы, лист-заверитель;
- нить опломбировать наклейкой с оттиском мастичной печати «Для
документов» Администрации Веселополянского сельского поселения
Любинского муниципального района Омской области;
- присвоить номер по книге учета поступления и выбытия дел, документов
компании.
Кроме этого, в результате проведенного анализа особенностей
упорядочения документов выявлено, что часть дел с документами сформировано
за несколько лет. Вследствие чего, их объем составляет более 300 листов.
Согласно требованиям нормативных документов, объем дела для хранения в
архиве не должен превышать 250 листов.
Рекомендовано: формировать дела за один-два года, так как это значительно
уменьшит объем дел, а также облегчит поиск документов при необходимости.
При выборе документов для архивного хранения следует учитывать
несколько критериев. Первым этапом подготовки документов к архивному
хранению является проверка их ценности.
В ходе экспертизы ценности выявляются документы, подлежащие
уничтожению, и составляются акты об их выделении на уничтожение (Пример
акта в Приложении 8 к работе).
Документы, подлежащие дальнейшему хранению или уничтожению,
идентифицируются и отбираются, а для передачи отобранных документов в архив
необходимы описи дел (Примеры описей дел в Приложении 9, 10 к работе).
Предисловия к описям также должны включаться наряду с историческими
сведениями и изменениями исторической записи в наименовании, функциях,
структуре и составе документов, где это необходимо. Наконец, на остальных
документах отмечаются сроки их дальнейшего хранения.
21
 Ценность документов проверяется перед передачей их на хранение,
обеспечивая сохранение для потомков только документов, имеющих
историческое значение.
При архивном хранении важно использовать рекомендуемые форматы
документов, обеспечивающие долговременную сохранность документов. Одной
из рекомендуемых практик является создание бумажной описи всех
архивируемых документов. Данная опись должна иметь подписи и печати
архивного предприятия, подтверждающие принятие документов.
Бумажная опись выступает резервной или страховой копией на случай
отказа системы электронного учета. При архивном хранении также рекомендуется
вести бумажную опись документов.
Это связано с тем, что бумажная копия обеспечивает более осязаемую и
доступную запись хранящихся документов. Более того, бумажные реестры легче
обновлять и исправлять, чем электронные версии, в случае ошибок или
упущений. Поэтому использование бумажной описи для архивного хранения
является лучшей практикой, обеспечивающей сохранность и доступность
документов в течение длительного времени.
Контроль за правильностью архивной обработки документов
осуществляется с целью еще раз убедиться в соответствии документов дела
наименованию по номенклатуре, расположению документов внутри дела по
нескольким принципам: для дел, предусмотренных обзор; хронологически;
географически; по алфавиту и т. д.
По завершении ящик следует оградить или подвязать. Все скрепки для
бумаг и т. д. сначала извлекаются из коробки. За последним документом в деле
следует свидетельский лист. К началу дела при необходимости прикладывают
листы внутренней описи. По архивным правилам объем дела не должен
превышать 250 листов. Если в деле имеется больше документов, то материалы
дела следует разделить на тома.
Документы должны быть переплетены в прочную картонную обложку.
Поскольку в файле отложены документы разных форматов, их необходимо
22
подпилить с помощью 4-х дыроколов. В некоторых случаях документы перед
переплетом складывают.
Чехлы с длительным сроком службы следует прошивать через корпус,
включая верхнюю и нижнюю крышку. На первый лист кладется тонкий
картонный разделитель шириной до 1 см и к нему пришивается коробочка.
Поскольку считается, что срок службы такого корпуса составляет 75 лет, такая
обмотка защищает резьбу от износа и придает корпусу более эстетичный вид.
При подаче необходимо следить за тем, чтобы весь текст документов
читался и не выходил за пределы представленной части документов. Документы
со сроком действия менее 10 лет не могут быть подшиты, а остаются в подшивке.
Все листы в деле пронумерованы. Листы нумеруются черным графитным
карандашом в правом верхнем углу только на лицевой стороне листа, не касаясь
текста документа. Использование красок и цветных карандашей не допускается.
Лист размером более А4 кладется на одну сторону, разворачивается и считается
за один лист. При создании нескольких томов дела каждый том нумеруется
отдельно.
Результаты подсчета фиксируются в свидетельском листе, расположенном
внизу зашитого чехла. В листе указывается цифрами и словами количество
листов, пронумерованных в деле и отдельно через знак «+» количество листов
внутренней описи, цифр с буквами или отсутствующих.
Лист аттестатора подписывается лицом, его составившим, с указанием
должности, личной подписи, фамилии и даты составления. На крышке коробки
или на обратной стороне торцевого листа написать удостоверительную надпись
нельзя.
В случае, когда в деле содержатся особо ценные документы: в личных
делах, делах о присвоении ученых званий и о присвоении ученых званий, о
выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и
ряде других дел, внутренней описи, предметные бумаги скомпилировано.
В архивном законодательстве есть определение внутренней описи:
«Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий опись
23
документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов,
наименований, дат, номеров листов».
Внутренняя опись подшивается перед документами в начале дела и
содержит сведения о каждом из них. В конце внутренней описи указывается
количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.
После регистрации документов, нумерации, составления свидетельского
листа и внутренней описи материалов дела составляется прикрытие дела.
Опись заканчивается последней записью. При количестве предметов,
включенных в опись, первый и последний номер предмета в описи указываются
цифрами и словами, указываются особенности нумерации (цифры с буквами или
пропущенные). Опись должна быть подписана составителем с указанием его
должности и фамилии. Указывается дата составления описи.
Помимо файловых описей с постоянным сроком хранения, дел с временным
сроком хранения (свыше 10 лет), организация обязана ежегодно проводить опись
личных дел. Особое значение имеют кадровые документы – они являются
основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, стажа
работы в конкретной организации и других фактов трудовых отношений. Во
избежание утраты этих документов большинство кадровых документов
уволенных работников архивируются и хранятся в течение 75 лет.
Количество экземпляров описи определяется сроком хранения файлов.
Опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один
экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй
экземпляр описи передается в службу дошкольного образовательного
учреждения, третий – в архив организации. Четвертый экземпляр передается в
государственный или муниципальный архив.
В организациях, не сдающих документы в государственные архивы, опись
производится для дел постоянного хранения, для дел со сроком хранения 10 лет и
более, а также для личного состава в трех экземплярах.

24
 Для файлов с временным сроком хранения описи не составляются; их
заменяет номенклатура файлов, где перед каждым заголовком ставится отметка о
сроке хранения.
При подготовке дел к передаче в архив организации работник архива в
первую очередь проверяет правильность формирования, оформления и
соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству открытых дел
в соответствии с законодательством организации. номенклатура дел. Сотрудники
структурного подразделения обязаны устранить все недостатки в формировании и
оформлении дел, выявленные в ходе проверки. При выявлении недостатка
случаев оформляется соответствующая справка.
4. Составление архивной описи дел постоянного хранения. Оформление
описи дел по личному составу. Оформление описи дел временного (свыше 10
лет) срока хранения
Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой
систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия
состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и их
учета. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела
по личному составу.
Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, который
содержит перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов
дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела и является
обязательным документом для дел с особо ценной для компаний информацией.
«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в государственных органах, органах местного самоуправления и
организациях", утвержденные Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 содержат 6
форм описей:
 опись дел структурного подразделения;
 опись электронных дел, документов структурного подразделения.
 опись дел постоянного хранения;
25
  опись дел по личному составу;
 опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
 опись электронных дел, документов постоянного хранения. В
Приложении 2 - 3 примеры описей.
Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи
на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без
сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный
типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист
рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем,
чтобы под ним не образовывалось пустот.
Отображаются реквизиты дела: название министерства (фондообразователя)
и ведомства, регистрационный номер дела (индекс), название дела; дата выпуска
(том, часть); количество листов в ящике; срок службы и номер позиции по списку;
шифрование архивных файлов.
Реквизиты на обложке (титульном листе) дела составлены следующим
образом:
 наименование Министерства - указывается полностью, в
именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного
наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В
случаях, когда в течение года, на который готовятся дела, он был переименован
(преобразован), и это не привело к появлению нового сборщика средств, новое
имя также записывается с его старым именем;
 наименование отдела - его наименование зарегистрировано в
соответствии с утвержденной структурой;
 номер дела (индекс) - цифровое определение (индекс дела)
размещается согласно номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов,
то на обложке первого тома указано количество томов этого дела, а в

26
последующих томах - номер следующего тома, в последнем томе после его
номера добавляется слово «последний»;
Заголовок дела (заглавие) - переносится из номенклатуры выпусков,
согласованной с ЭПК федерального архива (при необходимости в заглавие
вносится количество приказов, протоколов и т. д.).
Название дела должно быть кратким и в то же время полностью раскрывать
содержание прилагаемых к делу документов. В заголовке указываются типы
документов в файле, их автор и для чего они предназначены. Если название дела
не раскрывает содержание представленных в нем документов («Различная
корреспонденция», «Переписка по общим вопросам» и т. д.), составляется новое
название, которое отражает содержание представленных в нем документов. чехол,
и обложка номера переиздается. Если случаю нельзя дать общее краткое
название, то заголовок составляется путем обобщения аналогичных документов
или перечисления наиболее важных из них;
Дата дела - указывает год (годы) создания и завершения дела. Датой
появления дел, содержащих административную документацию, а также дел,
состоящих из нескольких томов (частей), являются даты окончания срока
представления документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации
(составления) наиболее ранних и поздних документов, входящих в дело. В этом
случае день и год указываются арабскими цифрами, название месяца пишется,
одним словом.
Если в дело входят документы (заявления и т. д.), даты которых выходят за
рамки срока рассмотрения дела, то под датами дела с новой строки делается
отметка: «В деле есть документы для .. . год (а) ". Даты дел могут не отображаться
на обложках дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, как они
указаны в названиях дел.
Опись дел постоянного хранения составляется только в отношении дел,
которые согласно спискам, имеют «постоянный» срок. К ним относятся,
например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51
Перечня типовых распорядительных архивных документов, создаваемых в
27
процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).
В таблице описи файлов постоянного хранения отсутствует графа «Срок
хранения», так как все файлы имеют одинаковый срок хранения.
Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения. Если таких документов в
организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно
(конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год),
то можно составить опись за несколько лет.
Опись личных дел лучше всего вести по годам — архивисты не любят,
когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск
документов и создает путаницу, если изменилась структура организации; кроме
того, может быть нарушена валовая инвентаризация. Традиционно в течение года
кадровые дела систематизируются по структурным подразделениям,
формирующим кадровые документы.
Наименования дел в годовом разделе сводной описи кадровых дел
располагаются поименно с учетом следующей последовательности:
• приказы (распоряжения) по личному составу (приему, увольнению,
переводу);
• списки личного состава (например, списки служащих; списки работников,
занятых на работах с опасными условиями труда; списки ветеранов войны и т.п.);
• личные карточки увольняемых работников (унифицированная форма № Т-
2; при отсутствии описи личных дел проводится отдельная опись). Файлы
составляются по году ухода с работы и по алфавиту с указанием фамилий
сотрудников;
• личные дела уволенных сотрудников. Файлы составляются по году ухода с
работы и по алфавиту с указанием фамилий сотрудников;
• личные счета;
• незадекларированные трудовые книжки (при отсутствии отдельной
описи);
• отчеты об авариях;
28
 • реестры кадровых документов.
Если организация формирует большой объем некоторых из этих видов
документов, для них могут быть созданы самостоятельные разделы годовой
инвентаризации.
Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и
заполняется на отдельном листе. Если дело переплетено или подшито без бланка
внутренней описи, то она приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки
дела.
Внутренняя опись документов (дел) должна содержать полные сведения о
документах дела: их порядковые номера, индексы документов, даты каждого из
них, заголовки, номера листов дела и примечания и завершаться итоговой
записью, где обязательно указывается (как прописью, так и цифрами) количество
листов внутренней описи и количество документов, описанных в ней. Внутренняя
опись документов должна быть подписана составителем (с указанием должности).
Внутри дела документы можно располагать в хронологическом порядке, по
мере их поступления, в логической последовательности или в систематическом
порядке (например, объяснительная записка к отчету финансовой деятельности
предприятия, баланс, приложения). При формировании дел, связанных с
жалобами, документы следует располагать в алфавитном порядке, что позволяет
быстро отыскать нужную жалобу по фамилии ее автора.
5. Оформление документов по результатам проверки наличия и
состояния документов в архиве, о выделении к уничтожению архивных
документов, не подлежащих хранению
Передача дел в архив организации осуществляется по плану,
согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих
документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
В период подготовки бумажных дел структурного подразделения к передаче
в архив организации работник архива проверяет правильность формирования,
оформления и соответствие количества вопросов, включенных в опись,
количеству вопросов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел
29
организации. Сотрудники структурного подразделения обязаны устранить все
недостатки в формировании и оформлении дел, выявленные в ходе проверки.
Прием и передача дел в архив организации осуществляется работником
архива организации в присутствии работника структурного подразделения. В
копиях описи предметов и документов ставится знак, указывающий на наличие
дела. В конце каждого экземпляра описи указывается количество предметов,
фактически поступивших в архив, номера недостающих предметов, дата приема и
передачи предметов, а также подписи ответственного за архив и лица, которому
переданы дела, обозначаются цифрами и словами.
Передача электронных документов в архив организации осуществляется на
основании описи электронных дел, документов структурных подразделений через
информационную сеть и телекоммуникации (при наличии информационной
системы в архиве организации) или по-физически разделенные материальные
носители которые подаются в двух одинаковых экземплярах.
В ходе экспертизы ценности выявляются документы, подлежащие
уничтожению, и составляются акты об их выделении на уничтожение (Пример
акта в Приложении 4 к работе).
Документы, подлежащие дальнейшему хранению или уничтожению,
идентифицируются и отбираются, а для передачи отобранных документов в архив
необходимы описи дел.
6. Ознакомление с порядком выдачи архивных документов, оформление
шаблонов запросов на выдачу архивных документов
По каждому виду документов определен срок хранения согласно Перечню,
типовых управленческих архивных документов (утвержден приказом
Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. № 236).
За период с 15.09.2023 по 15.03.2024 была проведена 1 проверка.
Выявленные нарушения:
Несоответствие содержания дел номенклатуре дел:
 В некоторых делах отсутствовали документы, предусмотренные
номенклатурой дел.
30
  В некоторых делах были подшиты документы, не предусмотренные
номенклатурой дел.
 Некоторые дела были заведены по неверным заголовкам.
В результате проведенного анализа выявлено, что не все документы
прошлых периодов сформированы в дела согласно Федеральному закону от
22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Некоторые документы собраны в скоросшивателе, на обложке отсутствуют
элементы описания дела и внутренняя опись. Не определен сроки хранения
согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (утвержден
приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. № 236). Причем, в
одном скоросшивателе находятся документы по разной тематике и с разными
сроками хранения.
Так, рассмотрен скоросшиватель с документами прошлых лет, среди
которых имеются следующие виды документов:
- расчеты, заключения, справки, переписка к договорам (срок хранения 5
лет);
- переписка по вопросам установления прав на движимое и недвижимое
имущество (срок хранения 3 года);
- служебные записки, сведения, справки об организации и результатах
контроля исполнения документов (срок хранения 1 год)
Все это может привести к утрате документов, а так же к их длительному
поиску в случае необходимости.
Рекомендовано:
- разобрать документы из скоросшивателя по тематическому признаку;
- определить сроки хранения дел;
- собрать их в хронологическом порядке, пронумеровать листы;
- подготовить внутренние описи документов;
- отпечатать листы-заверители;
- выбрать обложку в зависимости от срока хранения дела;
- подготовить лицевые стороны для обложки дел;
31
 - подшить к обложке дела: внутреннюю опись, документы, лист-заверитель;
- нить опломбировать наклейкой с оттиском мастичной печати «Для
документов» администрация Веселополянского поселения ;
- присвоить номер по книге учета поступления и выбытия дел, документов
компании.
Кроме этого, в результате проведенного анализа особенностей
упорядочения документов выявлено, что часть дел с документами сформировано
за несколько лет. Вследствие чего, их объем составляет более 300 листов.
Согласно требованиям нормативных документов, объем дела для хранения в
архиве не должен превышать 250 листов.
Рекомендовано: формировать дела за один-два года, так как это значительно
уменьшит объем дел, а также облегчит поиск документов при необходимости.
В Администрацию Веселополянского
сельского поселения
Любинского муниципального района
Омской области
От: Петрова Ивана Ивановича
Адрес: г. Омск, ул. Ленина, д. 1, кв. 1
Телефон: +7 900 000-00-00
Запрос
Прошу выдать мне копии следующих архивных документов:
Свидетельство о рождении Петровой Марии Ивановны, 1950 года
рождения.
Выписка из домовой книги о регистрации Петровой Марии Ивановны по
адресу: г. Омск, ул. Ленина, д. 1, кв. 1.
Цель использования: Для оформления наследства.
Приложение:
Копия паспорта

Дата: 01.12.2023
[Подпись]
_______________ (И.И. Петров)

32
 ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Состав необходимой документации для деятельности учреждения
определяется его компетенцией и функциями.
Документирование организационной деятельности также регулируется
национальными нормативно-методическими документами по организации архива,
разработанными Федеральной архивной службой России.
Важную роль в организации работы с документами в любой организации
играет комплекс нормативно-методических документов, разрабатываемых самой
организацией.
Эффективность работы Администрации Веселополянского сельского
поселения Любинского муниципального района Омской области напрямую
зависит от своевременности и правильности управленческого решения, которое
основывается на информации, содержащейся в официальных документах,
поэтому руководство учреждения строго следит за соблюдением правил
документирования управленческой деятельности.
В целом существующая система архивного хранения в Администрации
Веселополянского сельского поселения Любинского муниципального района
Омской области не противоречит основным требованиям и использование новых
технологий, несомненно, будет способствовать рациональному
функционированию этого учреждения.

33
 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Нормативно-правовые акты
1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской
Федерации", "Собрание законодательства РФ", 23.10.2004, N 5, ст. 410
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу, Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Литература
3. Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и
определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, Наука, 2019. -
294 c.
4. Козлов, В. П. Архивоведение : учебник и практикум для вузов /
В. П. Козлов. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 329 с.
5. Кузнецов И. Н. Делопроизводство. Учебно-справочное пособие. 10-е изд. М.:
Дашков и Ко, 2021. 405 с.
6. Нижник В.А. Архивная опись как информационный и учетный документ
архивных учреждений // Материалы научной сессии : сб. материалов Науч. сессии
/ редкол.: Н.Л. Шамне (отв. ред.) [и др.]. – Калининград, 2017. – С. 125-127.
7. Попов, А. В. Архивоведение. Зарубежная Россика : учебник для вузов /
А. В. Попов. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 168 с.
8. Раскин, Д. И. Архивоведение. Учебник / Д.И. Раскин, А.Р. Соколов. - М.:
Юрайт, 2019. - 384 c.
9. Хорхордина Т.И. Отечественные архивы и мировое архивноесообщество:
история сотрудничества // Отечественные архивы. 2020. №5. С.3-16.
Интернет-ресурсы
10. Сайт «Архивы России». [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.rusarhives.ru/methodics/saint/shtml
11. Сайт «ВНИИДАД» [Электронный ресурс]. – Режим доступа
http://www.vniidad.ru/
12. Сайт «Архивный комитет» [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.gov.spb.ru/gov/admin/otrasl/aПКhiv_kom
34
35
 Приложение 1

Администрация Веселополянского сельского УТВЕРЖДАЮ

поселения Любинского муниципального Глава Администрации
района Омской области Подпись ФИО
15.12.2023

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Архивариуса

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и
ответственность Архивариуса.
1.2. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности в установленном
действующим трудовым законодательством порядке приказом директора организации.
1.3. Архивариус подчиняется непосредственно директору организации.
1.4. На должность Архивариуса назначается лицо, имеющее:
- Архивариус I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности
Архивариуса II категории не менее 3 лет;
- Архивариус II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности
Архивариуса не менее 3 лет;
- Архивариус: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу
работы.
1.5. Архивариус должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы,
другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся
документационного обеспечения управления;
- порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и
вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
- методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
- порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
- организацию архивного дела;
- нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации
автоматизированных информационных систем управления;
- основы программирования;
- методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
- основы эргономики, социальной психологии, социологии;
- документообразование;
- отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
- основы экономики, организации труда и управления;
- законодательство о труде;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия Архивариуса его обязанности возлагаются на начальника
отдела ДОУ.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Функциональные обязанности Архивариуса определены на основе и в объеме
квалификационной характеристики по должности Архивариуса и могут быть дополнены,
уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.
36
2.2. Архивариус:
2.2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и
документной информацией на основе использования организационной и вычислительной
техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.2.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности
службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием
делопроизводства.
2.2.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда,
рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения
управления.
2.2.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного
назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
2.2.5. Организует внедрение систем ведения документации.
2.2.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей,
сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.2.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации
хранения и экспертизе ценности документов.
2.2.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и
совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных
информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших
информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении
вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков
данных.
2.2.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области
документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические
документы по вопросам документационного обеспечения.
2.2.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации
кадров службы документационного обеспечения управления.
3. ПРАВА
3.1. Архивариус имеет право:
3.1.1. Вносить предложения по улучшению организации документооборота организации, его
рационализации с соблюдением установленных стандартов.
3.1.2. Требовать от служб организации и работников, осуществляющих подготовку
документации, соблюдения установленных стандартов и требований.
3.1.3. Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов
различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Архивариус несет ответственность за:
4.1.1. Невыполнение своих функциональных обязанностей.
4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений,
нарушение сроков их исполнения.
4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений директора организации, поручений и заданий
начальника отдела.
4.1.4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной
безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Архивариуса определяется в соответствии с Правилами внутреннего
трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2. В связи с производственной необходимостью Архивариус может направляться в служебные
командировки (в т.ч. местного значения).

Заведующая архивом Подпись П.П. Петрова

37
СОГЛАСОВАНО
Заместитель директора по общим вопросам
Подпись А.П. Косинцев
15.12.2023

Начальник юридического отдела

Подпись И.В. Чистяков
15.12.2023

Ознакомлена
Архивариус
Морозова М.М. Морозова
15.12.2023

38
 Приложение 2
Администрация Веселополянского сельского УТВЕРЖДАЮ
поселения Любинского муниципального Глава Администрации
района Омской области Подпись ФИО
15.12.2023
ОПИСЬ №1
дел постоянного хранения
за 2011 год

Администрация
№ Индекс Заголовок дела Крайние даты Срок хранения Кол-во листов Примечание
п/ дела
п
1 2 3 4 5 6 7
1 01-12 Приказы №№ 1-136 01.01.2011 – Постоянно (п. 250
директора по основной 31.05.2011 19 Приказ
деятельности Росархива от
20.12.2019 N
236)
2 01-13 Приказы №№ 137-214 01.06.2011- Постоянно (п. 189
директора по основной 31.12.2011 19 Приказ
деятельности Росархива от
20.12.2019 N
236)
3 01-14 Штатное расписание на 01.01.2011- Постоянно (п. 7
2011 год 31.12.2011 40 Приказ
Росархива от
20.12.2019 N
236)
4 01-15 Годовой бухгалтерский Постоянно (п. 87
отчет за 2011 год 268 Приказ
Росархива от
20.12.2019 N
236)

В данный раздел описи внесено__________________4 (четыре)___________________________ед.хр.,

(цифрами и прописью)
с №__________________1_____________по №____________4____________________________________, в том
числе:
литерные номера:_________нет_______________________________________________________________
пропущенные номера:________нет____________________________________________________________

Архивариус Морозов М.М. Морозов

15.01.2012

Заведующая архивом Петрова П.П. Петрова

15.01.2012

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от______________№________

39
 Приложение 3
Администрация Веселополянского сельского УТВЕРЖДАЮ
поселения Любинского муниципального Глава Администрации
района Омской области Подпись ФИО
15.12.2023

ОПИСЬ №3
Дел по личному составу
за 2011 год

№ Индекс дела Заголовок дела Крайние Срок хранения Кол-во листов Примечание
п/п даты
1 2 3 4 5 6 7
Приказы по личному составу
Приказы генерального
директора (о назначении,
освобождении от
должности, перемещении,
поощрении,
премировании) с №1 по 09.01.2011
№100 –
1 03-80 Том 1 04.04.2011 50 225
То же 26.04.2011
С №101 по №200 -
2 03-80 Том 2 06.09.2011 50 206

В данный раздел описи внесено 4 (четыре) ед. хр.,

(цифрами и прописью)
с№ 1 (один) по № 200 (двести) , в том числе:
литерные номера: нет
пропущенные номера: нет
Архивариус Морозов М.М. Морозов
15.01.2012

Заведующая архивом Петрова П.П. Петрова

15.01.2012

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от______________№________

40
 Приложение 4
АКТ
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ (АРХИВНЫХ) ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

Администрация Веселополянского сельского УТВЕРЖДАЮ

поселения Любинского муниципального Глава Администрации
района Омской области Подпись ФИО
15.12.2023

15.01.2021 г. №1

О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению

Основание: Приказ главы Администрация Веселополянского сельского поселения

Любинского муниципального района Омской области №167 от 31.12.2020
Составлен постоянно действующей экспертной комиссией:
Комиссия, руководствуясь Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении
Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449),
отобрала к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие
практическое значение документы отделов организации.
№ Заголовок дела или Крайние Номе Индекс Количество Сроки Примечание
п/ групповой заголовок даты р дела единиц хранения
п документов описей по и номера
номенклатуре статей
по
перечню
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Документы 2015 — 05-03 1 П.37
(протоколы,
изображения и
описания, заявления,
уведомления, решения)
о разработке и
регистрации
символики
организации
2 Приказы, 20125 — 06-15 2 5 лет 18
распоряжения; ЭПК
документы (справки, п.19
сводки, информации,
доклады) по
административно-
хозяйственным
вопросам
Члены комиссии:
Итого 2 дела за 2015 гг.
Должность работника, составившего акт
Документы в количестве 3 ед.хр.

41
- на бумажном носителе весом 4 кг.
Сданы на уничтожение;
В котельную путем сожжения

Заведующая архивом Петрова П.П.Петрова

42